VALOR GANADO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS Ing. Martín Collado R. PMP, ITIL Certified
ANALISIS DEL VALOR GANADO (EVA) •
Utiliz Util izar ar la ad admi mini nisstr trac ació ión n de val alo or gan anad ado o (E (EVM VM)) en lo loss pr proy oyec ecttos es como co mo encende encenderr las luces. luces. Le brinda brinda a los administradores de proyecto una vista completa y clara del desempeño del proyect proyecto, o, “ilumi “ilumina” na” donde está está el proyecto – y donde debiera estar – en un momento dado del tiempo.
•
Es una herram herramie ient nta a de monito monitore reo o y contabilidad q ue integra la planeación de tiempo, alcance y costo para asegurar que las tres restricciones se monitorean y controlan
PREGUNTAS FRECUENTES DE LOS INVOLUCRADOS EN EL PROYECTO • • • • • • • •
¿Cuándo se va a terminar el proyecto? ¿Estamos dentro del cronograma autorizado? ¿Cuánto dinero hemos gastado? ¿Cuánto más hay que gastar? ¿Estamos dentro del cronograma autorizado? ¿Estamos dentro del presupuesto autorizado? ¿Cuánto trabajo hemos realizado? ¿Hemos hecho lo que dijimos que ibamos a hacer?
¿QUÉ ES VALOR GANADO? DEFINICIONES •
Es un método para medir el desempeño de un proyecto, compara la cantidad de trabajo que fue planeado con lo que realmente fue realizado para determinar si se desempeñó según lo previsto.
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Una metodología empleada para medir y comunicar el progreso real de un proyecto tomando en cuenta el trabajo completado, el tiempo invertido y los costos incurridos en dicho trabajo.
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Es una técnica de administración de proyectos que combina el desempeño en costo y en tiempo para responder a la pregunta: ¿Qué obtuvimos por el dinero que gastamos?
Cuando una tarea se termina, se “gana” su valor
Había una vez un proyecto… Planeado 12 meses
A la fecha 6 meses
Avance
Presupuesto
$100
$64
64% gastado
Producto
20 unidades
8 terminados 2 a la mitad
>40% terminado
¿Cómo va el proyecto? ¿Cómo evitar ser subjetivo considerando que un entregable se termina completo o no se termina?
¿QUÉ ES VALOR GANADO? CONCEPTOS BÁSICOS •
Todos las actividades dentro de un proyecto ganan valor conforme el trabajo es completado.
•
Todo el trabajo debe estar definido y planeado. Administración con relación a una línea base.
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El trabajo se descompone en componentes finitos orientados a productos.
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Los objetivos de alcance, tiempo y costo se integran a un plan por el cual se puede medir el progreso. El desempeño se requiere medir en una base frecuente. El progreso se puede medir en pesos ($$) con la finalidad de que el desempeño en tiempo y costo se analicen en los mismos términos. Facilita el uso consistente de métricas en los proyectos. Las varianzas y las desviaciones son analizadas, los impactos son proyectados, y los estimados para completar el proyecto se basan en el desempeño a la fecha y el restante.
¿QUÉ NECESITAMOS PARA USAR EL VALOR GANADO? PRIMEROS PASOS 1)
Establece el WBS ó EDT para descomponer el proyecto en “piezas” adecuadas, asignando responsables.
2)
Identifica las actividades que representen el proyecto.
3)
Determina los costos a ser gastados en cada actividad (Horas, pesos).
4)
Calendariza las actividades en el tiempo.
5)
Analiza los datos para verificar que el plan es aceptable de acuerdo a su definición, restricciones, objetivos, entre otros.
¿QUÉ NECESITAMOS PARA USAR EL VALOR GANADO? PRIMEROS PASOS Un WBS establece que cada elemento de la estructura es responsabilidad de alguien. El nivel inferior de un WBS deben ser las actividades del proyecto.
¿CÓMO USAMOS EL VALOR GANADO? PASOS SIGUIENTES 6)
Actualiza el calendario de trabajo (iniciadas, terminadas, duración restante).
7)
Actualiza los costos de actividades conforme ocurran.
las
8)
Calcula el proyecto.
del
9)
Analiza los resultados y repórtalos.
valor
ganado
VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS
BAC
PV
VALOR PLANEADO (PV)
EV
VALOR GANADO (EV)
Costo presupuestado del trabajo programado para completar una actividad hasta un momento determinado.
Costo presupuestado para el trabajo realmente completado de una actividad durante un período de tiempo determinado.
* % avance real
AC
COSTO REAL (AC) Costo total incurrido en la realización del trabajo completado durante un período de tiempo determinado.
VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS
BAC
PRESUPUESTO AL TÉRMINO O A LA CONCLUSIÓN (BAC) El valor planificado total para el proyecto. Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.
VALOR GANADO EJEMPLO Se tiene un proyecto estimado en $18,000 en 10 meses. Al término del cuarto mes se tiene un avance del 26.7%. PV= $7,200 EV= $4,806 (18,000*.267) AC= $5,600
(Valor planeado) (BAC * % avance real) (Costo real)
VALOR GANADO DEFINICIONES BASICAS VARIACIÓN DEL COSTO (CV)
CV EV – AC
Medida de rendimiento en función de los costos con relación a un proyecto. Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.
VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SV)
SV EV – PV
Medida de rendimiento del cronograma en un proyecto. Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.
VALOR GANADO EJEMPLO VARIACIÓN DEL COSTO (CV)
CV = $4,806 - $5,600 = ($794)
CV = EV – AC
Condición desfavorable
PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL COSTO (%CV)
Determina qué tan dentro o fuera del presupuesto se encuentra el proyecto.
%CV = CV / EV
%CV = ($794) / $4,806 = (0.165) Se encuentra fuera de presupuesto por 16.5%
VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV)
SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394)
SV = EV – PV
Condición desfavorable
PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (%SV)
Determina el retraso o adelanto del proyecto.
%SV = SV / PV
Se encuentra retrasado el proyecto en un 33.2%
%SV = ($2,394)/ $7,200 =(0.332)
VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS
SPI
ÍNDICE DE DESEMPEÑO CRONOGRAMA (SPI)
DEL SPI = 1 EN TIEMPO
Una medida de eficiencia en función del cronograma de un proyecto.
SPI > 1 ADELANTADO
SPI = EV/PV
Muestra el valor del trabajo realizado SPI < 1 RETRASADO comparado con lo que se había planeado
CPI
ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI)
CPI = 1 EN PRESUPUESTO
Una medida de eficiencia en función de los costos.
CPI > 1 DEBAJO PRESUPUESTO
CPI = EV/AC Muestra cuantas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo
DE
CPI < 1 POR ENCIMA DEL PRESUPUESTO
VALOR GANADO EJEMPLO VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = EV – AC
VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV) SV = EV – PV
ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI) CPI = EV / AC
ÍNDICE DE DESEMPEÑO TIEMPO (SPI) SPI = EV / PV
CV = $4,806 - $5,600 = ($794) Condición desfavorable SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394) Condición desfavorable CPI = $4,806 / $5,600 = 0.85 El proyecto está por encima del presupuesto DEL SPI = $4,806 / $7,200 = 0.66
El proyecto está retrasado
CPI>1, SPI>1 Bajo presupuesto y adelantado
CPI>1, SPI<1 Bajo presupuesto y retrasado
CPI
CSI>1.3
Índice de Costo‐Tiempo (CSI)
1.3
CSI = CPI * SPI
1.2
0.9
CPI<1, SPI<1 Sobre presupuesto y retrasado
CPI<1, SPI<1 Sobre presupuesto y adelantado
CSI = 0.85 * 0.66 CSI = 0.56
0.9
Posibilidad muy baja de que el proyecto se recupere
0.8
CSI<0.8
SPI
VALOR GANADO DEFINICIONES BÁSICAS ESTIMADO A LA CONCLUSIÓN
El costo total previsto del proyecto (ESTIMATE AT COMPLETION)
EAC EAC = BA C / CPI
ESTIMACIÓN CONCLUSIÓN
HASTA
LA El costo previsto necesario para terminar todo el trabajo restante del proyecto (ESTIMATE TO COMPLETE) ETC = EAC – AC
ETC
VARIACIÓN AL TÉRMINO (VAC)
Determina si el proyecto finalizará dentro o fuera del presupuesto.
VAC VAC = BAC – EAC
TIEMPO ESTIMADO CULMINAR EACT
PARA Cuando terminará el proyecto si la tendencia actual continua EACT = (BAC / SPI) / (BAC / MESES)
ÍNDICE DE DESEMPEÑO AL Determina la eficiencia que se debe alcanzar en el trabajo TÉRMINO (TCPI) restante para llegar a un punto determinado del proyecto. Puede ser BAC o EAC. TCPI
TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)
VALOR GANADO EJEMPLO ESTIMADO A LA CONCLUSIÓN EAC = BAC / CPI
ESTIMACIÓN CONCLUSIÓN
HASTA
LA ETC = 21,176.47 – 5,600= $15,576.47 Aún faltan por gastar $15,576.47 en el proyecto.
ETC = EAC – AC
VARIACIÓN AL TÉRMINO
VAC = 18,000 – 21,176.47 = -$3,176.47 Se deberán invertir $3,176.47 adicionales en el proyecto.
VAC = BAC – EAC
TIEMPO ESTIMADO CULMINAR
EAC = 18,000 / 0.85 = $21,176.47 El costo total del proyecto se estima en $21,176.47
PARA EACT = (18,000/0.66) / (18,000/10) =15.15 El tiempo total del proyecto continuando con la tendencia actual es de 15.15 meses.
EACT = (BAC / SPI) / (BAC / MESES)
ÍNDICE DE DESEMPEÑO AL TCPI = (18,000–4,806) / (18,000–5,600) = 1.064 TÉRMINO TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)
Para revertir la situación anterior se requiere una disciplina rigurosa para el resto del proyecto.
¿QUÉ ES VALOR GANADO? CONCLUSIONES Se pueden predecir tendencias y desviaciones, y en su caso, tomar acciones correctivas.
Provee información cuantitativa para la toma de decisiones
Provee indicadores tempranos para detectar problemas y oportunidades
Provee a la administración con información útil a nivel ejecutiva
VALOR GANADO
Permite la estimación estadística de costos proyectada al término del proyecto
Alerta a los administradores de proyecto de riesgos potenciales de costo y tiempo
Es un proceso estándar repetible y consistente (elimina subjetividades). Comunica el estado del proyecto a un momento dado
Provee de una línea documentada del desempeño del proyecto
Muchas Gracias! Martín Collado (
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