Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Hemos diseñado el siguiente ejemplo de valor ganado en Microsoft Project para que tengas mejor control de tus proyectos, por lo que cubriremos los pasos básicos que te garantizarán un adecuado seguimiento de un proyecto con la técnica de valor ganado.
continuaci!n les describo las caracter"sticas de este ejemplo de valor ganado en Microsoft Project#
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$l proyecto tiene una duraci!n total de %& d"as
•
Fecha de inicio: 'unes, (ulio ) de *&%+
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Fecha de fin: iernes, (ulio %- de *&%+
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Calendario: $stándar, sin festivos.
•
Opciones de programación: n d"a es de / 0oras, la semana de )&
0oras y el mes es de *& d"as. •
1on ) tareas, cada una con una duraci!n dur aci!n de %& d"as. 2odas 2odas las tareas se se ejecutan en paralelo con el fin de poder comparar los resultados del valor ganado.
•
Tarea Ta rea 1 – Con un recurso de tipo traajo: 1e programarán /&
0oras 0ombre, con una tasa de 3%&&40ora. •
Tarea Ta rea ! – Con un recurso de tipo material: 1e 0ará seguimiento
por unidades 5etiqueta de material6, con una tasa estimada de 3%&& 4 unidad. $sta tarea consumirá /& unidades de cualquier producto o material. •
Tarea Ta rea " – Con un recurso de tipo costo: $n esta tarea tendrá un
costo de 3/.&&&. Podr"a asimilarse a pagarle a un proveedor dic0a suma, sin importar cuántas 0oras trabaje o cuánto material consuma.
•
Tarea Ta rea # – Con costo fijo de tarea: 7o utilizaremos recursos. 1olo
configuraremos el costo fijo. •
$l costo total planeado para el proyecto es de 38*.&&&.
•
$l método de reporte será por 9: completado;.
•
•
$n otro blog revisaremos los otros métodos de reporte de avances. Haremos un reporte de avance del proyecto, con fecha de corte $fecha de estado% al d&a jueves' ( de )ulio de !*1+' con un avance del "*, para todas las
tareas del proyecto. •
Para tener en cuenta 'a técnica, metodolog"a o 0erramienta denominada =valor ganado> te facilitará monitorear la salud de tu proyecto, permitiendo el balance adecuado entre la duraci!n, los costos y el trabajo a realizar en el proyecto.
Para que Microsoft Project calcule bien el valor ganado, debes configurar la aplicaci!n y tu proyecto de manera apropiada, por lo que para este ejercicio guiado, te recomiendo leer esta otra entrada que da una introducci!n al valor ganado en Microsoft Project. Project.
Esta es la clave del -.ito Muc0as cosas deben estar correctamente configuradas para que el valor ganado se calcule correctamente, por lo que quiero dar algunas recomendaciones ?tiles para garantizar que tengas é@ito al 0acer seguimiento de tu proyecto con esta técnica a través de Microsoft Project#
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Tarea Ta rea # – Con costo fijo de tarea: 7o utilizaremos recursos. 1olo
configuraremos el costo fijo. •
$l costo total planeado para el proyecto es de 38*.&&&.
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$l método de reporte será por 9: completado;.
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$n otro blog revisaremos los otros métodos de reporte de avances. Haremos un reporte de avance del proyecto, con fecha de corte $fecha de estado% al d&a jueves' ( de )ulio de !*1+' con un avance del "*, para todas las
tareas del proyecto. •
Para tener en cuenta 'a técnica, metodolog"a o 0erramienta denominada =valor ganado> te facilitará monitorear la salud de tu proyecto, permitiendo el balance adecuado entre la duraci!n, los costos y el trabajo a realizar en el proyecto.
Para que Microsoft Project calcule bien el valor ganado, debes configurar la aplicaci!n y tu proyecto de manera apropiada, por lo que para este ejercicio guiado, te recomiendo leer esta otra entrada que da una introducci!n al valor ganado en Microsoft Project. Project.
Esta es la clave del -.ito Muc0as cosas deben estar correctamente configuradas para que el valor ganado se calcule correctamente, por lo que quiero dar algunas recomendaciones ?tiles para garantizar que tengas é@ito al 0acer seguimiento de tu proyecto con esta técnica a través de Microsoft Project#
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tiliza la tasa estándar en recursos de tipo trabajo y materialA
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Bostos fijos en las tareas.
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'os recursos de tipo costo no calculan indicadores de valor ganado, como por ejemplo, CDB E Cndicador de rendimiento en costo 5BPC, en inglés6, CDP E Cndicador de rendimiento en programaci!n 51PC, en inglés6, entre otros. 1i el cálculo de valor ganado es cr"tico para tu proyecto, no utilices recursos de tipo costo en tu proyecto o en esas tareas cr"ticas.
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Fuarda la l"nea base para tu proyecto.
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1iempre que 0agas el seguimiento de tu proyecto, debes configurar la fec0a de estado del proyecto.
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$l valor ganado solo se calculará cuando reportes valores reales, por lo que necesitas comenzar a ejecutar o reportar el avance del proyecto para que Microsoft Project calcule el valor ganado.
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Para mantener la precisi!n de los cálculos, reprograma de manera cuidadosa el trabajo o los materiales restantes.
/as preguntas del millón de dólares Habrás notado que de acuerdo con los reportes de avance propuestos, el proyecto estará atrasado y una de las tareas tiene una sobre ejecuci!n de costos.
'as preguntas del mill!n son#
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0Cun atrasado est mi pro2ecto3
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0Cul es el rendimiento individual de cada tarea3
amos a resolverlo.
Configurar las opciones de valor acumulado para este pro2ecto 2al como se describe en el art"culo de valor ganado en Microsoft Project, es importante configurar las opciones avanzadas para calcular el valor ganado en tu proyecto. •
$n el men? rc0ivo, selecciona Gpciones.
•
$n la ventana =Gpciones de Project>, selecciona la opci!n =vanzado>.
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usca la secci!n =Gpciones de valor acumulado para este proyecto> y
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Bambia el =Método predeterminado del valor acumulado de tarea>.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Gpciones avanzadas para calcular el valor ganado
Bomo podrás ver, el método de seguimiento del valor ganado o valor acumulado es 9: completado;. 'a l"nea base principal está guardada y es la que utilizaremos para el cálculo del valor ganado.
Configurar las opciones de clculo para este pro2ecto Buando reportamos proyectos utilizando el 9: completado;, recomiendo de manera enfática que se utilice la fec0a de estado con el fin de indicarle al proyecto la fec0a de corte para ese : completado que estamos reportando. $sto permite
que el trabajo restante se programe 0acia el futuro, después de la fec0a fec0a de estado.
Por defecto, Microsoft Project no tiene configurado el comportamiento descrito en el párrafo anterior, por lo que debemos acudir nuevamente a las opciones avanzadas de configuraci!n del proyecto.
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$n el men? rc0ivo, selecciona Gpciones.
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$n la ventana =Gpciones de Project>, selecciona la opci!n =vanzado>.
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usca la secci!n =Gpciones de cálculo para este proyecto> y
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Marca las siguientes - casillas de verificaci!n# Mover el fin de las partes completadas posteriores a la fec0a de
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estado a la fec0a de estado I mover el comienzo de las partes restantes a la fec0a de
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estado •
Mover el comienzo de las partes restantes anteriores a la fec0a de estado a la fec0a de estado
•
•
I mover el fin de las partes completadas a la fec0a de estado 'as modificaciones de los porcentajes completados se e@tienden 0asta la fec0a de estado
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Gpciones de cálculo del proyecto
Por a0ora, esto es todo en lo que respecta a las opciones de cálculo.
Configurar las opciones de clculo de costos reales para este pro2ecto
Para que los indicadores de valor ganado se calculen de manera precisa, en especial el indicador de rendimiento en costos 5CDB6 o BPC en inglés, debemos ir a las las opciones de programaci!n del proyecto.
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$n el men? rc0ivo, selecciona Gpciones.
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$n la ventana =Gpciones de Project>, selecciona la opci!n =Programaci!n>.
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usca la secci!n =Gpciones de cálculo para este proyecto> y
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Marca la opci!n ='as modificaciones del costo real se e@tienden a la fec0a de estado>.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Gpciones de cálculo de costos reales
Por a0ora, esto es todo en lo que respecta a las opciones de cálculo de los costos reales.
Configurar la hoja de recursos 2 los costos de los recursos Por definici!n, es G'CF2GDCG planear los costos de un proyecto sin deseas trabajar con la técnica de valor ganado. $n el caso de Microsoft Project, no es diferente.
'a 0oja de recursos permite definir la lista de todos los recursos 5trabajo, materiales y costos6 que necesitarás en tu proyecto y que asignarás a cada una de las tareas.
$n este ejemplo, 0emos configurado 8 recursos, uno de cada tipo, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Hoja de recursos
Bomo puedes observar, los recursos de tipo trabajo y material tienen configurados la tasa estándar, es decir, el costo unitario de las 0oras 0ombre y las unidades de consumo de los materiales. 7ota que el recurso de tipo material tiene la etiqueta de material definida como =nidades>.
4signar recursos de tipo traajo a tus tareas $Tarea 1%
$n este ejemplo de valor ganado en Microsoft Project vamos a configurar la tarea % para que a ejecute un recurso de tipo trabajo.
Para asignar al recurso de tipo trabajo a la tarea, te recomiendo los siguientes pasos#
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Brea la tarea y configura su duraci!n en %& d"asA
•
A
•
•
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1elecciona la pestaña =Decursos>A grega el recurso de tipo trabajoA $n este ejemplo, se configur! la asignaci!n al %&&: 5/04d"a6
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E 2area con recurso de tipo trabajo
$sta tarea tiene una duraci!n de %& d"as y el recurso trabajo tendrá una dedicaci!n del %&&:, es decir, trabajará las /04d"a durante estos %& d"as, lo que representa un total de /& 0oras 0ombre en total.
2en en cuenta que la columna de costos se calcula automáticamente. 7ota que el costo calculado es de 3/.&&&, debido a que se trabajarán /& 0oras a una tasa de 3%&&40ora.
4signar recursos de tipo material a tus tareas $Tarea !% 'a tarea *, en este ejemplo de valor ganado en Microsoft Project, se configurará para utilizar recursos de tipo material, para lo que se 0ará seguimiento por unidades.
Para asignar al recurso de tipo material a la tarea, te recomiendo los siguientes pasos#
•
Brea la tarea y configura su duraci!n en %& d"asA
•
A
•
1elecciona la pestaña =Decursos>A
•
•
grega el recurso de tipo materialA $n la columna =unidades> definimos /& unidades de material para consumir en esta tarea.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E 2area con recurso de tipo material
$sta tarea tiene una duraci!n de %& d"as. $n esta tarea, se consumirá un total de /& unidades, durante los %& d"as.
2en en cuenta que la columna de costos se calcula automáticamente y debido a que cada unidad fue configurada con un costo de 3%&&4unidad, el costo total calculado para la tarea es de 3/.&&&.
4signar recursos de tipo costo a tus tareas $Tarea "% Bon este tipo de recursos, la configuraci!n de los costos es un poco diferente a lo que 0emos aprendido 0asta aqu".
Para asignar al recurso de tipo costo a la tarea, te recomiendo los siguientes pasos#
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Brea la tarea y configura su duraci!n en %& d"asA
•
A
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•
•
1elecciona la pestaña =Decursos>A grega el recurso de tipo costoA 5esto es lo diferente6 $n la columna =costo>, ingresa directamente el costo, que en este ejemplo es de 3/.&&&.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Decursos de tipo costo
Configurar los costos fijos de tus tareas $Tarea #% 'os costos fijos de las tareas definen el costo base de una tarea, sin importar cuánto dure la tarea o qué otros recursos tienen asignados. $sto quiere decir que el costo m"nimo de la tarea será el costo fijo que definas.
$n la siguiente imagen muestro un pantallazo de c!mo se configur! la tarea ) de nuestro ejemplo de valor ganado en Microsoft Project.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Bostos fijos en tareas
'os costos fijos funcionan bien para efectos del cálculo del valor ganado en Microsoft Project y solo tienes que insertar la columna 9Bosto fijo; en la tabla de entrada para las tareas.
$n este ejemplo, el costo fijo de la tarea es de 3/.&&&.
5uardar la l&nea ase 2odo el trabajo previo no tendrá sentido si no guardamos la l"nea base del proyecto, por lo que este es un paso cr"tico que nos garantizará un seguimiento e@itoso del proyecto con la técnica del valor ganado en Microsoft Project.
Fuardar la l"nea base es muy simple, sigue los siguientes pasos#
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$n el men? ProyectoA
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y luego en la opci!n =$stablecer l"nea baseJ> $n el cuadro de diálogo =$stablecer l"nea base>, selecciona la bot!n de
•
radio =$stablecer l"nea base> $n la lista desplegable, selecciona la primera opci!n denominada ='"nea
•
base> •
7ota# 1i seleccionas alguna de las otras l"neas base, de la % a la %&, recuerda configurar el método de seguimiento del valor acumulado para que utilice esa l"nea base al calcular el valor ganado.
•
Blic en el bot!n ceptar
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Fuardar l"nea base
Mostrar la l&nea ase en el 6iagrama de 5antt
Para aplicar el formato, sigue los siguientes pasos#
•
$n el men? Kormato
•
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Kormato de l"nea base
$n el
7evisar' validar 2 confirmar la calidad de tu plan del pro2ecto nos indicadores confiables de valor ganado dependen de lo preciso que 0ayas sido en la planeaci!n del proyecto, la correcta asignaci!n de recursos y la distribuci!n de los costos en el tiempo con Microsoft Project, por lo que recomiendo revisar de manera cuidadosa los siguientes elementos#
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Kec0as de inicio y fin, del proyectos y de cada una de las tareasA
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Predecesoras y sucesoras de las tareasA
•
2ipos de recursosA
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2asa estándar de los recursos de tipo trabajo y materialA
•
Bostos fijosA
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Métodos de seguimiento del valor ganadoA
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Precisi!n de los datos de tu l"nea base.
Configurar la fecha de estado' cada ve8 9ue va2as a reportar avances 'a fec0a de estado es un elemento clave que 0ay que configurar cuando 0ablamos del valor ganado en Microsoft Project, porque permite definir la =fec0a de corte> para la que queremos 0acer seguimiento en un proyecto.
0ora bien, casi nunca la fec0a de estado es igual a la fec0a en la que estamos 0aciendo el reporte, como en este ejemplo, donde la fec0a de corte que deseo reportar para el proyecto es (ulio L, aunque la fec0a real es *+ de agosto.
Para configurar la fec0a de estado, ejecute los siguientes pasos#
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$n el men? Proyecto
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1eleccionar la Kec0a de estado y configurarla# (ulio L de *&%+ 5(ueves6.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Bonfigurar cuadr"cula con fec0a de estado
Configurar la cuadr&cula para mostrar la fecha de estado Gtro aspecto importante es configurar la cuadr"cula para que desde el punto de vista gráfico se vea la fec0a de estado o =fec0a de corte> en la que estamos 0aciendo el reporte.
continuaci!n, te muestro la forma de configurar la cuadr"cula para mostrar la fec0a de estado#
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$n el men? Kormato
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1eleccionar el bot!n Buadr"cula
•
1eleccionar la opci!n Buadr"culaJ
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$n la lista =Bambiar la l"nea>, seleccionar la opci!n =Kec0a de estado>
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1eleccionar el tipo de l"nea y color deseado
•
Presionar la bot!n aceptar
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Bonfigurar fec0a de estado
7eportar el , completado; de cada tarea
0ora, ya tienes un plan de trabajo completo y confiable. 'o 0as compartido con los patrocinadores, equipo de trabajo y clientes el plan de trabajo, por lo que es 0ora de ejecutar el proyecto y reportar el progresoJ a la carga
'o primero es asegurar que tienes configurada la fec0a de estado, lo cual se e@plic! en el cap"tulo anterior. Para efectos de este ejemplo, la fec0a de nuestro primer reporte será (ulio L de *&%+, con un avance del 8&: completado, para todas las tareas, las cuales se ejecutan en paralelo.
Para reportar el 9: completado;, inserta la columna en la tabla de entrada y actualiza el avance al 8&:.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Deporte de : Bompletado
l observar la imagen anterior, cuando comparas la barra roja y la gris en el
Entender el detalle de las tareas en la vista
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Deporte de : Bompletado detallado
$n la imagen anterior, observa que la columna 9: completado; tiene un 8&:. $n la secci!n de detalle, Microsoft Project distribuye *) unidades reales de material consumido 5correspondiente al 8&: de /& unidades6 entre los d"as lunes ) y jueves L 5fec0a de estado6, es decir, que de acuerdo con la configuraci!n de nuestro proyecto, el : completado se report! 0asta la fec0a de corte que 0emos configurado.
Bon respecto a los costos, mira la fila 9Bosto real; para la tarea *. Microsoft Project asume que el costo real es igual al costo de l"nea base, entiéndase, costo planeado, que en este caso es de 3*.)&& distribuidos entre el d"a lunes y el jueves L de julio, fec0a de corte seg?n nuestra l"nea base.
7eportar el Costo real; de cada tarea 7uestro siguiente paso será reportar el 9Bosto real; de la tarea.
=ota: $ste procedimiento solo se podrá ejecutar siempre y cuando 0ayamos
configurado las opciones de cálculo de costos reales descritas anteriormente, al principio de este art"culo. Hasta a0ora, 0emos reportado el consumo del 8&: de nuestro material, lo que se traduce en *) unidades reales.
$n lo que al costo se refiere, nuestro costo previsto o planeado era de 3%&& por unidad. $sto representar"a una costo planeado 0asta la fec0a de 3*.)&&, equivalentes a las *) unidades reales consumidas.
'uego, por razones del mercado, la el precio cambi! a 3%%-4unidad. Bon este nuevo costo, el costo real de las *) unidades consumidas fue de 3*.L+&.
7uevamente utilizaremos la vista so de tareas. eamos la siguiente imagen.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E Deportar costo real
$n la columna 9Bosto real; reemplazamos los 3*.)&& que estima Microsoft Project por el costo real incurrido de 3*.L+& y observaremos que este valor se distribuye entre el d"a lunes y nuestra fec0a de fec0a de corte 5L de julio6.
/a tala de valor acumulado
$s 0ora de dar respuesta a las preguntas de mill!n de d!lares que formulamos anteriormente#
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0Cun atrasado est mi pro2ecto3
•
0Cul es el rendimiento individual de cada tarea3
$n nuestro ejemplo de valor ganado con Microsoft Project, 0emos 0ec0o el recorrido paso a paso de todas las configuraciones necesarias, desde las opciones de cálculo del proyecto 0asta la configuraci!n de las tareas y métodos de reporte de tareas con diferentes tipos de recursos, para asegurar tu é@ito en el seguimiento del proyecto con la técnica de valor ganado o valor acumulado.
Para efectos de este ejemplo, solo vamos a evaluar * indicadores del valor ganado#
•
Cndicador de Dendimiento en Programaci!n ! 9CDP;, también conocido como 1PC, por su siglas en inglés.
•
Cndicador de Dendimiento en Bostos ! 9CDB;, también conocido como BPC, por su siglas en inglés. Para realizar este análisis, vamos a utilizar la tabla alor cumulado y le insertaremos los * indicadores descritos anteriormente.
Project"zate E $jemplo de valor ganado en Microsoft Project E nalizar indicadores CDP 51PC6 e CDB 5BPC6
4nali8ar los indicadores del valor ganado' >7P; e >7C; Para entender estos indicadores 5CDP e CDB6, las reglas son muy sencillas con respecto al valor del indicador#
•
>gual a 1, significa que estamos cumpliendo de acuerdo con lo planeadoA
•
Ma2or 9ue 1 , significa que estamos a0orrando dinero 5BPC6 o adelantados
en la entrega de resultados 51PC6A •
Menor 9ue 1 , significa que estamos gastando más dinero 5BPC6 o
retrasados en la entrega de resultados 51PC6.
olviendo a nuestro ejemplo de valor ganado en Microsoft Project, veamos los resultados#
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Tarea 1 – Con recurso de tipo traajo
•
CDB N %A CDP N &,/
•
$n costos, estamos ejecutando de acuerdo con lo planeado, es decir, que estamos dentro del presupuesto.
•
$n programaci!n, solo estamos cumpliendo con el /&: de los entregables comprometidos, es decir, estamos atrasados.
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Tarea ! – Con recurso de tipo material
•
CDB N &,/LA CDP N &,/
•
$n costos, estamos sobre ejecutando o gastando más dinero de lo presupuestado, lo que podemos interpretarlo de la siguiente manera# Por cada %&& pesos que invertimos en el proyecto, solo /L generan el valor o los entregables comprometidos.
•
$n programaci!n, solo estamos cumpliendo con el /&: de los entregables comprometidos, es decir, estamos atrasados.
•
Tarea " – Con recurso de tipo costo
•
CDB N &A CDP N &
•
$ste es un caso especial# Bomprobamos que en Microsoft Project no se calculan indicadores de valor ganado cuando utilizamos recurso de tipo costo.
