TUJUAN PENILAIAN PREST PRESTASI ASI Penilaian prestasi memberikan sumbangan yang besar kepada hak dan cara sesuatu organisasi untuk merancang masa depannya yang berkaitan dengan aktor! aktor kemanusian kemanusian " #enurut #ondy dan Noe $ #ondy % &''( ) *+,!*+- . penilaian prestasi adalah bertu/uan sepertimana berikut ) a" Perancangan sumber manusia 0engan adanya sistem penilaian prestasi prestasi yang bersistematik % pihak pengurusan dapat mengenalpasti /enis latihan yang diperlukan oleh peker/a " Ia /uga akan membantu menentukan keupayaan dan kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu ker/a di samping dapat mengenalpasti kekuatan dan kelemahan ahli!ahli dalam organisasi " b" Pengambilan dan pemilihan Peranan penilaian prestasi seterusnya ialah ia membolehkan ramalan!ramalan dibuat mengenai prestasi calun!calun yang memohon untuk beker/a dalam sesebuah organisasi " Penilaian prestasi yang dibuat ke atas peker/a yang sedia ada membolehkan pengurus membuat ramalan tentang kebolehan calun!calun yang datang dari latarbelakang pendidikan pendidikan yang sama 1 berbe2a atau dari pusat!pusat penga/ian tinggi yang sama 1 berbe2a dengan peker/a!peker/a yang telah sedia ada " c" Pembangunan Sumber #anusia Penilaian prestasi /uga seharusnya dapat menun/ukkan kapada pengurus keperluan! keperluan tertentu terhadap latihan % pela/aran dan perkembangan diri seseorang peker/a " Selaras dengan ini pihak pengurus dapat merancangkan program!program untuk meningkatkan prestasi dan mengurangkan kelemahan peker/a dan /abatan " d" Perkembangan ker/aya 0ata yang diperolehi daripada penilaian prestasi boleh menolong para pengurus mengenalpasti dan membuat anggaran terhadap kekuatan dan kelemahan peker/a mereka " 3erasaskan data!data ini mereka boleh membimbing dan menolong peker/a memperkembangkan dan melaksanakan rancangan!rancangan kema/uan ker/aya mereka " e" Program 4ang 3erkaitan 5an/aran Penilaian prestasi adalah berguna sebagai asas kapada pengurus membuat keputusan bagi memberikan gan/aran kapada kakitangan " Sisitem penilaian
prestasi yang baik boleh mendorong kakitangan untuk terus berusaha sebaik mungkin atas kepercayaan baha6a semakin baik mereka beker/a % maka semakin tinggi /umlah gan/aran yang akan diperolehi " Sistem penilaian yang baik /uga boleh mendorong kakitangan yang lemah untuk mengubah sikap dan bergerak setanding serta boleh ditukar dengan rakan mereka yang berprestasi tinggi " Untuk menggalakkan prestasi yang baik maka gan/aran yang berasaskan prestasi adalah perlu diapplikasikan " " Perhubungan 0alaman Peker/a 0i dalam perkara ini % data!data yang diperolehi daripada penilaian prestasi adalah berguna bagi proses!proses menentukan peker/a!peker/a yang manakah boleh dinaikkan pangkat % turun pangkat % ditamatkan perkhidmatan atau di tukarkan " Jika data!data ini menun/ukkan kapada pengurus % kebolehan seseorang peker/a itu melakukan ker/a!ker/a lain dalam tahap yang sama % maka peker/a tersebut boleh ditukar /ika perlu " Ataupun /ika data tersebut menun/ukkan prestasi yang memuaskan maka ianya berguna untuk proses kenaikan pangkat " Jika didapati seseorang itu berprestasi rendah maka kemungkinnan ia akan terlibat di dalam proses 7 Lay 8 out 9 dan sebagainya " g" #enilai Potensi Peker/a :ebanyakan organisasi menilai kebolehan peker/anya berdasarkan ke/ayaan di masa!masa lalu " 3agaimanapun langkah ini kurang bi/ak kerana kmungkinan seseorang yang menun/ukkan potensi yang baik dlam sesuatu ker/a % tidak semistinya ber/aya atau menun/ukkan pestasi yang cemerlang di dalam ker/a!ker/a yang lain " ;leh itu sistem penilaian prestasi yang boleh memberi okus kepada prestasi peker/a di masa hadapan % dapat mengenalpasti peker/a!peker/a yang berpotensi dan mempunyai harapan untuk meningkat serta mengekalkan prestasi ker/anya di dalam ker/a yang baru $ < " Patten % &'+, )&* . "
JENIS 0AN TE#P;< PENILAIAN PRESTASI 0i dalam sesuatu organisasi biasanya terdapat dua /enis penilaian ) = Penilaian inormal " = Penilaian bersistematik " Penilaian inormal dilakukan dari hari ke hari di mana penyelia secara spontan memberitahu tahap ker/a yang dibuat oleh seseorang peker/a itu memuasan atau tidak " Penilaian secara inormal /uga berlaku apabila seseorang peker/a menemui pengurusnya atau penyelianya untuk memgetahui komen pengurus atau penyelia
itu terhadapnya " :eadaan ini bagaimanapun bergantung setakat mana rapatnya hubungan di antara pihak pengurus dengan peker/anya itu " Penilaian prestasi secara inormal biasanya berlaku di dalam organisasi yang kecil dan tidak ramai peker/a " Ianya /uga boleh meningkatkan prestasi dan menghindarkan sebarang bentuk kemerosotan prestasi dengan lebih buruk kerana penilaian dibuat dengan cepat " Sementara penilaian bersistematik pula dilakukan dengan menggunakan kaedah! kaedah tertentu $ ormali2ed basis . dan dibuat dalam /arak masa setahun sekali ataupun setengah tahun sekali $ Stoner % &'+( ) >,* . " ?ara ini menggunakan ormat tertentu dan kreteria!kreteria yang telah ditetapkan oleh satu!satu organisasi" @alau bagaimanpun penilaian prestasi yang baik tidak seharusnya menetapkan satu!satu tempoh masa yang khusus atau tertentu " Pengurus sepatutnya sentiasa bersedia untuk melakukan penilaian prestasi apabila didapati ianya berlaku berulangkali dan berlarutan " 3egitu /uga /ika didapati seseorang peker/a itu mencapai peningkatan yang baik " :er/anya harus dinilai dan dicatat untuk memberi perangsang kapadanya supaya lebih kreati dan ra/in $ #icheal % &'+ ) *> . " Jika penilaian prestasi peker/a tidak dibuat secara yang ormal atau tidak dilakukan secara berterusan atau tidak dibuat dalam /angkamasa yang lama umpamanya dalam tempoh dua ke tiga tahun sekali B maka penilaian prestasi tidak akan memberi makna " Pada dasarnya setiap peker/a mahukan maklumbalas yang berterusan ke atas prestasi ker/a mereka " Tanpa mklumbalas ini peker/a tidak mengetahui tahap mana sebenarnya mereka berada " 0engan itu mereka akan kehilangan semangat untuk beker/a dan lebih buruk lagi /ika mereka menganggap pihak pengurusan tidak lansung memberi perhatian kapada mereka $ < " Pattern % &'+, ) ( . " 0engan itu para pengurus hendaklah menentukan agar penilaian prestasi ini dilakukan secara berterusan atau dibuat dalam /angkamasa yang diCkirkan sesuai dan ada kesinambungan " :AE0A< PENILAIAN 0alam kebanyakkan organisasi % /abatan sumber manusia akan bertanggung/a6ab untuk membentuk atau merangka program penilaian prestasi " 3agaimanapun % tanggung/a6ab untuk membuat penilaian prestasi berbe2a dari satu organisasi ke satu organisasi yang lain " Pengurus kini mistilah terlibat secara langsung dalam aktiDiti " Stoner $ &'+ ) >,> . organisasi biasanya membuat penilaian prestasi melalui pendekatan!pendekatan yang berikut ) i" :etua menilai peker/a
?ara ini digunakan dikebanyakkan organisasi " Namun begitu halacara lain telah mula men/adi popular dan mengantikan cara ini" ii" Satu :umpulan ketua memberi nilaian ker/a Ini dibuat dimana satu /a6atankuasa penilaian ditubuhkan untuk membuat penilaian dengan menggunakan borang penilaian yang berbe2a " ?ara ini dikira lebih memberi kesn kerana nilaian mengikut pandangan ramai" Ianya mengambil masa yang lama dan memungkinkan hilangnya perasaan akauntibiliti peker/a keatas hakikinya $ Immediate superior . " iii" :umpulan rakan seker/a Nilaian dibuat oleh teman seker/anya yang mempunyai tara yang sama di dalam organisasi " ;rganisasi perniagaan /arang menggunakan cara ini kerana sukar mendapatkan para penilai terutama sekali bila nilaian itu bertu/uan untuk kenaikan ga/i atu pangkat " 3iasanya cara ini digunakan oleh tentera khasnya di pusat latihan untuk mengenalpasti potensi kepimpinan " iD" Peker/a menilai ketua Ini biasanya dibuat di maktab!maktab atau pusat penga/ian bilamana pela/r!pala/ar diminta menilai tenaga penga/ar mereka " Sungguhpun penggunaan cara ini tidak meluas di kalangan organisasi perniagaan % tetapi ianya digunakan sebagai satu cara untuk menilai prestasi ker/a pihak pengurusan untuk membantu mereka memperbaiki prestasi " D" #enilai diri sendiri" Peker/a!peker/a diberi peluang untuk menilai dirinya sendiri " 3iasanya peluang ini diperolehi dalam organisasi di mana pengurusnya memberi keutamaan kapada penglibatan peker/a dalam setiap aktiDiti organisasinya " 3agaimanpun cara ini hanya akan berkesan /ika peker/a itu mengetahui apakah ob/ekti yang patut mereka capai ataupun pencapaian yang patut mereka lakukan " Salah satu kebaikan cara ini ialah ia boleh membuatkan peker/a lebih bermotiDasi dan bertanggung/a6ab $ #ondy % &''( ) *'& . " D" ?ampuran" ?ara ini sesuai untuk mencari /a6apan sa/a " Sebenarnya pengurus sepatutnya diberi tanggung/a6ab membuat penilaian " Seseorang pengurus mungkin akan dinilai secara berasingan oleh peker/a ba6ahanya " 3oleh /uga oleh dua atau tiga orang rakannya dan oleh beerapa orang pega6ai atasanya " ?ara ini menurut
#ondy $ #ondy % &''( ) *', . akan memberi makna yang sebenar kerana penilaian yang dibuat oleh penilai!penilai yang berasingan ini akan mengambarkan prestasi sebenar seseorang " ?IRI!?IRI NILAIAN" 0i dalam usaha untuk mengu/udkan satu cara atau ormat penilaian prestasi yang baik dan menepati kehendak dan ob/ekti organisasi % beberapa cirri nilaian haruslah tidak dilupakan dan perlu diberi perhatian " Pertamanya % penilaian prestasi yang dibuat haruslah dan semistinya menumpukan kepada kriteria!kriteria yang berkaitan dengan peker/aan seseorang peker/a saha/a " Jika ciri!ciri ini tidak dititikberatkan maka penilaian prestasi ini tidak akan memba6a erti yang besar pada para peker/a dan organisasi " Juga ia adalah sesuatu yang tidak adil " ?iri kedua ialah /angkaan pencapaian atas peker/aan $ perormance eFpeFtation . " 0i sini ia bermaksud apakah yang di/angkakan oleh pihak pengurus kapada setiap orang peker/aanya " Jangkaaan!/angkaan ini hendaklah menasabah dan di dalam kemampuan semua peker/a " Ini bagi memberi keadilan pada peker/a dan bukan men/adikan penilaian prestasi sebagai satu cara mengkhianati peker/a " ?iri kitiga pula ialah 7 standardi2ation 9 " Gormat penilaian prestasi mistilah sesuatu yang standard di mana ia handaklah sama dan dapat diterima oleh semua bahagian di dalam satu!satu organisasi " Jika ciri ini tiada maka sistem penilaian satu!satu organisasi itu tidak akan diakui oleh peker/anya sebagai sesuatu yang benar " ?iri ke empat pula ialah penilai yang layak $ HualiCed appraisers . " 0i sini penilai! penilai yang membuat satu!satu penilaian seharusnyalah seorang yang layak untuk membuat nilaian " :elayakan ini memba6a maksud ia hendaklah seorang yang mengetahui selok!belok peker/a berkenaan dan Ia terlatih di dalam bidang berkenaan " Pengetahuan seseorang ketua hendaklah secara langsung terhadap seseorang peker/a maka ini boleh dianggap dan diterima sebagai mempunyai kelayakan untuk membuat satu!satu nilaian terhadap peker/aannya " ?iri ke lima ialah komunikasi terbuka $ open communication . " Ia memba6a maksud penilaian prestasi ini hendaklah men/adi satu cara di mana kedua!dua pihak dapat bertukar pandangan mengenai perkara!perkara yang dinilai " Penilaian prestasi hendaklah men/adi suatu komunikasi yang terbuka di mana kedua!dua pihak dapat berbincang mengenai perkara!perkara yag dinilai " 0an ini memba6a maksud nilaian itu lebih tepat dan kedua!dua pihak berpuashati " ?iri ke enam ialah penilaian prestasi mistilah bercirikan 7 Employee access to result 9 " Penilaian prestasi /uga tidak semistinya ditu/ukan kapada peker/a!peker/a yang
dinilai saha/a " Peker/a!peker/a hendaklah diberi peluang untuk berbincang nilaian yang dibuat ke atas mereka dan ia boleh dicabar " 0i dalam kaedah ini ia akan memba6a kebaikan di mana ia dapat mengelakkan seseorang ketua men/adi hakim semasa membuat sesuatu nilaian " Sementara peker/a pula dengan cara ini dapat memperbaiki kelemahan yang dinilai oleh ketua mereka "
PR;SES PENILAIAN PRESTASI" 0alam men/alankan proses penilaian prestasi % para pengurus atau penyelia tidak dapat mengelak diri mereka daripada pelbagai aktor persekitaran yang akan mempengaruhi proses penilaian yang akan dibuat " Gaktor!aktor ini dapat dibahagikan kapada dua iaitu aktor persekitaran luaran dan aktor persekitaran dalaman $ #ondy % &''( ) *+' . " Gaktor luaran yang akan dihadapi oleh organisasi untuk tu/uan ini ialah seperti tenaga ker/a % undang!undang dan peraturan % masyarakat % kesatuan seker/a % pemegang saham % saingan % pelanggan dan teknologi " Perkara!perkara sama secara tersendiri atau bergabung % akan secara lansung atau tidak akan mempengaruhi tindakan pengurus atau penyelia dalam membuat penilaian prestasi " 0engan sebab yang demikian para pengurus seharusnyalah mengenalpasti aktor! aktor ini dan membuat /angkaan terhadap kesan akan ditimbulkannya " $ #ondy % &''( ) >& . " Sementara persekitaran dalaman pula merupakan beberapa aktor yang akan memberi kesan kapada pengurus sumber manusia dari dalam organisasi sendiri " Gaktor!aktor ini terdiri daripada 7 mission 9 iaitu tu/uan dan sebab organisasi ditubuhkan % polisi % budaya korporat organisasi berkenaan " $ #ondy % &''( ) > . " Proses penilaian prestasi bermula dengan mengenalpasti tu/uan utama penilaian itu diadakan " Tu/uan ini mungkin untuk pembangunan sumber manusia atau mungkin mempunyai okus terhadap perkara pentadbiran " Apabila mengenalpasti tu/uan ini maka satu penilaian yang spesiCk bolehlah dibentuk dan tahap $ standard . pencapaian akan ditentukan " Selepas mengenalpasti tu/uan penilaian ini % maka para peker/a hendaklah diberitahu tahap pencapaian yang harus dicapai oleh mereka " Perkara ini boleh dibuat melalui ka/ian!ka/ian terhadap analisa ker/a dan spesiCkasi tugas " Apabila peker/a mengetahui tahap mana yang harus dicapai oleh mereka % maka para pengurus atau penyelia akan membuat pemerhatian ke atas pencapaian ker/a " :emudian akan menilai dengan memandingkan dengan tahap ker/a yang telah ditetapkan terlebih dahulu " Selepas penilaian dihantar % hasilnya akan diberitahu kapada para peker/a samada mereka telah mencapai tahap yang
dikehendaki " 0i samping itu /uga penyelia hendaklah menekankan semula keperluan!keperluan ker/a kapada peker/a dengan harapan peker/a akan dapat memperbaiki sebarang kelemahan yang berlaku " $ #ondy % &''( ) *++ !*+' . "
TE:NI: PENILAIAN PRESTASI Terdapat beberapa teknik atau cara yang sering dilakukan dalam membuat penilaian prestasi peker/a " 0i antaranya ialah ) i" S:ALA PE#ERIN5:ATAN #erupakan teknik yang tertua dan paling popular " Teknik ini terbahagi kapada dua iaitu Skala 5raCk dan skala berbagai Tahap " #c ?ormik dan Tiar dalam bukunya Industrial Psychology $ &'- . % menyatakan dalam skala graCk seseorang penilai dikehendaki melakukan penilaian dengan hanya mencatat atau menanda di mana! mana tempat di atas satu garisan yang me6akili bidang penilaian ke atas sesuatu perkara mengikut penilaiannya " Sementara Skala Pelbagai Tahap pula ia mengandungi beberapa kategori % biasanya di antara ! ' " 0i dalam skala Pelbagai Tahap ini /uga terdapat keterangan ringkas bagi setiap kategori " Penilai semasa membuat penilaian dengan memberi tanda pada ruangan atau tempat yang di sediakan bagi setiap kategori " $ Arin % &'+ ) &*( . "
Ra/ah ,
?ontoh Skala Pemeringkatan ii" Sistem Perbandingan Personnel Sistem ini dibuat dengan cara membandingkan seseorang indiDidu dengan indiDidu lain iaitu susunan pangkatan dan perbandingan berpasangan dan sisitem Taburan #isti " Susunan Pangkatan ini dilakukan dengan menyusun indiDidu!indiDidu secara merit daripada yang tertinggi dan terendah berasaskan kretiria prestasi yang telah di tetapkan terhadap sesuatu unsure $ sub/ek . % $ Sloan % &'+* ) ,,> . satu cara yang agak mudah untuk membuat penilaian ialah dengan seorang yang diberi pangkatan yang paling tinggi dan seorang lagi yang paling rendah dalam satu kumpulan ker/a " #ereka akan dikeluarkan dari kumpulan tersebut % kemudian dipilih lagi seorang
yang paling tinggi dan paling rendah prestasinya daripada baki dalam kumpulan tersebut " 3egitulah seterusnya sehingga tiada lagi peker/a yang tinggal " $ Arin % &'+ ) &*& . " iii" Sistem 3erpasangan Sistem ini memerlukan penilai membuat penilaian dengan perbandingan seseorang indiDidu dengan setiap indiDidu lain dalam satu!satu kumpulan iaitu dengan membandingkan ) = = = = =
A dengan 3 3 dengan 0 3 dengan ? 3 dengan E A dengan 0 ? dengan 0 A dengan E ? dengan E 3 dengan ? 0 dengan E
Sekiranya terdapat ramai peker/a % ormula berikut bolehlah digunakan ) = 3ilangan Pasangan n $ n ! & . , = $ K n ialah bilangan peker/a yang ada . iD" Sistem Taburan #isti Sisitem ini memerlukan penilai menetapkan /umlah peratus $ percentage . peker/a dalam setiap tahap " #isalnya &( M misti berada dalam kategori tertinggi % ,( M di ba6ahnya % >( M di pertengahan dan ,( M di ba6ah pertengahan " Pendeknya penilai dimistikan mengkategorikan semua indiDidu kapada kategori terentu mengikut peratus yang telah ditentukan " Sungguhpun kaedah ini merupakan kaedah yang digunakan dengan meluas % namun ia dianggap pre/udis kerana peratus telah ditentukan terdahulu " Ianya /uga dikatakan 7 mengikut 9 peker/a! peker/a yang dinilai $ Sloan % &'+* ) ,, . " D" Teknik :e/adian 5enting Teknik ini memerlukan satu catatan rekod dibuat berkaitan dengan prilaku kritikal peker/anya yang 7 highly arDorable 9 dan 7 highly unaDorable 9 yang mana tingkahlaku ini memberi kesan yang signiCkan kapada organisasi " Pada pengakhir tempoh penilaian % penilai akan menggunakan catitan rekod ini bersama dengan lain!lain data untuk membuat penilaian " Satu kelemahan teknik ini ia akan memakan banyak masa untuk merekod /ika mempunyai peker/a yang ramai $ #oody % &''( )*'> ! *' . "
Di" Esei #elalui cara ini penilai akan menulis secara ringkas mengenai prestasi seseorang peker/a " 3iasanya okus penilai adalah terhadap tingkahlaku peker/a yang melampau $ eFtreme . " ?orak penilaian akan bergantung kapada kebolehan penulisan penilai % umpamanya /ika penilai lemah dalam penggunaan bahasa maka penilaian yang dibuat tidak dapat menggambarkan keadaan prestasi sebenar peker/a " 3egitu /uga /ika penilai merupakan seorang bi/ak memainkan perkataan % ia akan memutarbelitkan kenyataan sehingga peker/a yang berprestasi buruk dapat digambarkan sebagai seorang yang berprestasi baik " Dii" Tahap 4ang 0itetapkan $ 6ork Standard . Prestasi seseorang peker/a akan dibandingkan dengan tahap ker/a yang ditetapkan " 3iasanya cara ini digunakan dalam peker/aanya yang berorientasikan kuantiti pengeluaran " Terdapat pelbagai pendekatan berkaitan dengan cara ini " Ia seperti membandingkan masa yang digunakan dan contoh ker/a $ 6ork sampling . " Jika menggunakan cara ini peker/a hendaklah diberitahu terhadap sebarang perubahan 7 standard 9 ker/a /ika berlaku " $ mondy %&''( )>(, . " Diii" :aedah Pengurusan #elalui ob/ekti :aedah ini memerlukan lima langkah asas iaitu ) = IndiDidu merancang diskripsi tugas dengan ketua masing!masing untuk menentukan kandungan ker/a dan relati tugas yang utama " = IndiDidu mengemukakan target atau sasaran prestasi bagi setiap tugas dalam penilaian yang dibuat " = IndiDidu berbincang dengan ketua bagi meetapkan program sasaran " = #enentukan terdapatnya cara untuk mengukur kema/uan " = :etua dan peker/a akan bertemu di penghu/ung tempoh penilaian bagi membincangkan prestasi indiDidu untuk mencapai sasaran yang ditetapkan " 3agaimanapun seperti kaedah lain /uga % kaedah ini ada kebaikan dan kelemahannya " 0iantara kebaikanya ialah ia boleh meningkatkan penglibatan peker/a kapada kema/uan organisasi sebenar dapat dikenalpasti B pengurus dan peker/a ba6ahan dapat berkomunikasi dan beker/asama di antara satu sama lain " 3agaimanapun di antara kelemahan yang berlaku melalui kaedah ini ialah terdapatnya kecenderungan untuk menilai aktiDiti yang tidak dapat dinilai secara kuantiti " Tumpuan hanya kapada /angkamasa pendek dengan memberi perhatian yang sedikit kapada /angkamasa pan/ang dan di kalangan peker/a pula mereka tidak meeyumbang seperti maklumat dan kuasa yang sepatutnya selaras dengan penglibatan mereka ke arah kema/uan organisasi $ 5raham % &''( ) ,&(. "
PER#ASALA
timbullah pertelingkahan dari segi perkara sebenar yang patut dinilai " =
penilaian tugas mahupun semasa membincangkanya dengan peker/a " #enurut ?herrington dalam 7 Pesonnel #anagement 9 mengariskan ciri penilai yang baik seperti berikut ) = Penilai mengetahui tanggung/a6ab ker/a orang yang dinilai " = Penilai mempunyai maklumat lengkap dan tepat berkaitan prestasi tugas peker/a " = #empunyai pertimbangan yang standard berkaitan tahap kecekapan prestasi yang di/adikan asas ukuran kapada semua peker/a " = 3erkebolehan memberitahu hasil nilaian kapada peker/a dan menerangkan asas yang digunakan dalam membuat keputusan"
