PROGRAMAS DE TALENTO HUMANO EMPRESA COLPENSIONES
ALVARO JOSE CUAVAS CENTENO MARCIALA MARIA MAZA ANDRES MOJICA QUITANA GERENCIA DEL TALENTO HUMANO ING. INDUSTRIAL UNIVERSIDAD DE CORDOBA
09 DE diciembre de 2013
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION………………………………………………………………… 1. Objetivos ……………………………………………………………………… 1.1. Objetivo general …………………………………………………………. 1.2. Objetivo específico……………………………………………………… 2. Generalidades de la empresa……………………………………………… 2.1. Análisis empresaria ……………………………………………………. 2.1.1. Reseña histórica………………………………………………….. 2.2. Marco estratégico………………………………………………………...
2.2.1. Visión........................... Visión....................................... .............................. .............................. .......................... ................. ... 2.2.2. Misión……………………………………………………………... 2.2.3. Políticas de colpensiones ……………………………………….. 2.2.4. Objetivos estratégicos………………………………………….. 2.2.5. Valores organizacionales ……………………………………….. 2.2.6. Focos estratégicos………………………………………………. 2.3. Estructura administrativa: organigrama ………………………………. 2.4. Ubicación ………………………………………………………………… 2.5. Naturaleza jurídica, objeto social y prospectiva de la empresa …… 2.5.1. Naturaleza jurídica ………………………………………………. 2.5.2. Objeto social ……………………………………………………… 2.5.3. Patrimonio……………………………………………………….. 2.5.4. Supervisión, vigilancia y control ………………………………. 2.5.5. Prospectiva de la empresa ………………………………………. 3. Programas de TALENTO HUMANO……………………………………….. 3.1. Reclutamiento……………………………………………………………. 3.2. Selección………………………………………………………………… 3.3. Socialización……………………………………………………………… 3.4. Capacitación……………………………………………………………. 3.5. Evaluación del desempeño …………………………………………… 3.6. Higiene y seguridad laboral…………………………………………… 3.7. Bienestar laboral………………………………………………………… 3.8. Sistemas de información o Bases de datos………………………….. 3.9. Índice de rotación de personal y ausen tismo…………………………. 4. Portafolio de productos……………………………………………………… 5. Matriz DOFA…………………………………………………………………. 6. Descripción del problema……………………………………………………
Pág. 3 4 4 4 5 5 5 7 7 8 9 9 10 12 13 15 15 15 15 16 16 16 16 17 17 18 18 20 20 23 26 29 29 30 31 32
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION………………………………………………………………… 1. Objetivos ……………………………………………………………………… 1.1. Objetivo general …………………………………………………………. 1.2. Objetivo específico……………………………………………………… 2. Generalidades de la empresa……………………………………………… 2.1. Análisis empresaria ……………………………………………………. 2.1.1. Reseña histórica………………………………………………….. 2.2. Marco estratégico………………………………………………………...
2.2.1. Visión........................... Visión....................................... .............................. .............................. .......................... ................. ... 2.2.2. Misión……………………………………………………………... 2.2.3. Políticas de colpensiones ……………………………………….. 2.2.4. Objetivos estratégicos………………………………………….. 2.2.5. Valores organizacionales ……………………………………….. 2.2.6. Focos estratégicos………………………………………………. 2.3. Estructura administrativa: organigrama ………………………………. 2.4. Ubicación ………………………………………………………………… 2.5. Naturaleza jurídica, objeto social y prospectiva de la empresa …… 2.5.1. Naturaleza jurídica ………………………………………………. 2.5.2. Objeto social ……………………………………………………… 2.5.3. Patrimonio……………………………………………………….. 2.5.4. Supervisión, vigilancia y control ………………………………. 2.5.5. Prospectiva de la empresa ………………………………………. 3. Programas de TALENTO HUMANO……………………………………….. 3.1. Reclutamiento……………………………………………………………. 3.2. Selección………………………………………………………………… 3.3. Socialización……………………………………………………………… 3.4. Capacitación……………………………………………………………. 3.5. Evaluación del desempeño …………………………………………… 3.6. Higiene y seguridad laboral…………………………………………… 3.7. Bienestar laboral………………………………………………………… 3.8. Sistemas de información o Bases de datos………………………….. 3.9. Índice de rotación de personal y ausen tismo…………………………. 4. Portafolio de productos……………………………………………………… 5. Matriz DOFA…………………………………………………………………. 6. Descripción del problema……………………………………………………
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7. Conclusión…………………………………………………………………………… 34 8. Referencias bibliográ ficas……………………………………………………….… 35
INTRODUCCION
La planeación comprende un aspecto fundamental en cualquier actividad que se desee abordar, de tal forma que esta permite analizar acciones presentes y prever acciones y efectos futuros. La planeación como proceso involucra un análisis profundo de los agentes que afecten directa o indirectamente la actividad; una organización independientemente de su naturaleza, actividad económica, y tamaño debe realizar una planeación de sus actividades, siendo la planeación estratégica la más fundamental y trascendente para toda empresa. La planeación estratégica es el arte y ciencia de formular, implementar implementar y evaluar las decisiones interfuncionales que permiten a las organizaciones alcanzar sus objetivos. Integra Integra a la la administración, mercadotecnia, finanzas y contabilidad, producción y operaciones, investigación y desarrollo y los sistemas computarizados de información para el éxito de la empresa. (Jiménez, 2003) Dicha planeación representa una herramienta que permite consolidar la organización, de tal forma que ésta se solidifique y se capacite para ofrecer servicios y/o productos que satisfagan eficazmente las necesidades y expectativas de los clientes, esto se da debido a que le permite a una empresa investigar el entorno, el mercado, así como también la parte interna de la empresa, identificando con esto sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas y orientando cada una de estas según su beneficio, definiendo así un plan plan estratégico a seguir y los aspectos a controlar. El presente estudio o investigación realizado en la la empresa Colpensiones con sucursal en la ciudad de montería tiene como principal objetivo realizar un análisis detallado de la organización, de igual forma se pretende llevar a cabo un diagnostico organizacional, esto con el fin de identificar si los ítems que componen la plataforma estratégica de la empresa cuenta con los componentes necesarios para que sean declaraciones eficaces como son la visión y misión, una situación problema mediante la aplicación y ejecución de herramientas
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administrativas como lo son la matriz DOFA y el estudio de ejes temáticos asociados.
1. OBJETIVOS 1.1. Objetivo General Realizar el pertinente análisis organizacional y plataforma estratégica de la empresa Colpensiones con sucursal en la ciudad de Montería, por medio del uso de herramientas o técnicas administrativas con el fin de contribuir a que la organización pueda lograr posicionamiento, reconocimiento y sostenibilidad en el mercado.
1.2. Objetivos Específicos
Analizar la estructura administrativa y organizacional por medio del reconocimiento o identificación de su actividad económica, plan estratégico y estructura administrativa a fin de evaluar su función organizacional. Efectuar el análisis respectivo a la misión y visión de la organización con el fin de constatar que cuenta con los componentes para que sean declaraciones eficaces. Realizar un diagnóstico interno y externo de la organización con el fin de identificar sus fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades mediante la construcción de la matriz DOFA. Identificar los ejes temáticos relacionados con la problemática de la organización para evidenciar y estudiar su influencia en la misma mediante la descripción de las variables asociadas. Realizar una descripción detallada del problema que se identificó con la ayuda del análisis dofa de la organización.
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2. Generalidades de la Empresa Colpensiones 2.1. Análisis Empresarial 2.1.1.
Reseña Histórica de la Empresa
Colpensiones es la nueva administradora de Pensiones del Estado, que tiene como objetivo ofrecer un servicio eficiente que asegure la sostenibilidad del Régimen de Prima Media, que manejó el Seguro Social. Colpensiones comienza su operación con más de un millón de pensionados y seis millones y medio de afiliados, se basa en la tecnología y en el compromiso de respuesta al usuario. El ministro de Trabajo, Rafael Pardo, al presentar Colpensiones explicó que la entidad fue diseñada con el principal propósito de utilizar la tecnología disponible para el ciudadano, el pensionado, el afiliado y el que tenga reclamación o inquietud sobre su situación pensional. "Estamos seguros que la persona que venga a Colpensiones tenga la posibilidad de salir en el mismo día y en la misma mañana, con una respuesta a su situación", sostuvo Pardo. El ministro de Trabajo explicó que poner en operación a la entidad, significa una garantía para un millón de pensionados que tiene hoy en día, para 6 millones 500 mil afiliados y para dos millones de aportantes. Por su parte el ministro de Salud, Alejandro Gaviria, dijo que con esta transición del Seguro Social a Colpensiones, los trabajadores no se verán afectados. Señaló que entre trabajadores oficiales, empleados públicos y contratistas del Seguro Social, hay aproximadamente 3 mil 600, de esos los trabajadores suman mil 28. Los trabajadores oficiales que hacían parte del ISS pasan al seguro en liquidación con los derechos convencionales y se les ofrecerá un plan concienzudo de retiro voluntario. Agregó que los contratistas siguen con sus contratos y pasan al Seguro en liquidación hasta el momento de su inspiración y posteriormente se buscará algún tipo de alternativas.
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El presidente de Col pensiones, Pedro Neil Ospina, dijo que 'sabemos que las pensiones son un tema muy importante para millones de personas. Por eso nuestra meta es clara: cumplirle a todos los colombianos. Vamos a poner en marcha un nuevo modelo de servicio de nuestras oficinas, basado en el compromiso de responder y gestionar oportunamente todas las solicitudes de los ciudadanos'. Señaló que en los Puntos de Atención de Colpensiones, se pueden resolver las inquietudes y necesidades que tenga los afiliados, aportantes, usuarios, y pensionados sin necesidad de hacer trámites en diferentes oficinas.
La entidad tiene también como responsabilidad poner en marcha los Beneficios Económicos Periódicos, un esquema flexible de protección para la vejez, se cual se caracteriza por ser adaptable y voluntario. Estos beneficios están dirigidos aquellos colombianos de menores ingresos, que con esta alternativa podrán ahorrar dentro de sus posibilidades mientras el Gobierno reconocerá este esfuerzo con un subsidio que les permita protegerse durante su retiro. 'Este nuevo mecanismo vinculará por primera vez un importante grupo de colombianos, que por sus bajos ingresos o por pertenecer a un esquema informal, hoy no cuentan con un respaldo para su vejez', afirmó el presidente de Colpensiones. La presidenta del Seguro Social en liquidación, Silvia Elena Ramírez, manifestó que el ISS por el término de seis meses haga la defensa judicial de las tutelas. "Estaremos prestando el servicio a los juzgados y las tutelas que fueron debidamente notificadas al 28 de septiembre ante el Instituto de los Seguros Sociales, serán defendidas por el ISS en liquidación y el cumplimiento de la sentencia como tal, queda en manos de Colpensiones. Cabe señalar que Colpensiones es una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo.
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2.2. Plataforma estratégica COLPENSIONES cuenta con un direccionamiento estratégico que le permitirá cumplir con los principios de eficiencia, transparencia y sostenibilidad financiera que generarán la rentabilidad social pretendida. El direccionamiento estratégico es el resultado de un trabajo realizado al interior de la empresa, a partir de la definición del componente de “arquitectura del negocio”, mediante la utilización de la metodología de “arquitectura empresarial”,
cuyo objetivo es lograr una visión integral de las relaciones que existen entre los principales elementos del negocio y los elementos de tecnología de información y de comunicación que soportan su operación, con el fin de diseñar un marco de gobierno que permita mantener alineados su funcionamiento y su futura evolución. El direccionamiento estratégico de COLPENSIONES está alineado con el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 y los Planes Sectoriales correspondientes, se operacionaliza a través de la ejecución de los Proyectos Estratégicos y de los Planes de Acción (Planes Operativos) de las dependencias y tiene cuatro (4) grandes componentes: la planeación estratégica, la planeación táctica, la planeación funcional y la ejecución, seguimiento y evaluación de resultados de la gestión, la cual retroalimenta los contenidos de los tres componentes anteriores. A continuación se presentan los elementos clave del plan estratégico de COLPENSIONES:
2.2.1.
Visión
La visión consiste en una imagen más concreta del futuro que se desea para las unidades de producción, es decir representación del futuro que se quiere crear en un plazo determinado, debe mostrar a donde o a qué situación se quiere llegar. La imagen debe ser tangible, dar inmediata dirección en el futuro y ayudar a establecer prioridades. (Alvarado, 2001)
Visión de Colpensiones Para el año 2014 seremos la Administradora de Prestaciones y Beneficios Económicos líder en el sector por la calidad y oportunidad en la atención de nuestros clientes, reconocida por nuestra responsabilidad social, generando la mayor rentabilidad social.
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2.2.2.
Misión
Según Thompson (2006) La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define: 1. Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa. 2. Lo que pretende hacer, y 3. Él para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.
Misión de Colpensiones Gestionamos integralmente las prestaciones y beneficios económicos legalmente establecidos a lo largo del ciclo de vida de nuestros clientes, en condiciones sostenibles, eficientes y trabajando por una mejor calidad de vida de los colombianos, generando la mayor rentabilidad social. En la definición anterior es necesario tener en cuenta tres (3) aspectos clave que hacen parte de la misma, así:
a) Cobertura de las prestaciones económicas: COLPENSIONES puede brindar cualquier modalidad pensional y de beneficios económicos presentes o futuros que se asignen legalmente, adicionales a la prima media. Esto es vital porque implica que la cadena de valor debe estar en capacidad de brindar diferentes modalidades de servicio y no estar atada a un producto en particular y en forma exclusiva. a. Servicio continuo: en esta consideración se reconoce que el accionar de COLPENSIONES se debe desarrollar durante todo el ciclo de vida pensional, desde el momento en que una persona se afilia y aún en el proceso de reconocimiento y al momento de verse pensionado. b. Enfoque en el cliente: COLPENSIONES centrará sus procesos en el afiliado, de manera que todas sus acciones estén encaminadas a brindarle el mejor servicio y generar la mayor rentabilidad social.
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2.2.3.
Política de Colpensiones
A continuación se transcriben las políticas establecidas por la empresa durante el desarrollo de la planeación estratégica, así: Toda la información debe estar disponible, tanto para COLPENSIONES, como para sus clientes, órganos de supervisión y de control. Para este efecto se contrastará la información del afiliado y del aportante, es decir, todo aporte debe estar conciliado. Por lo anterior, se entiende que periódicamente se les debe informar con rigor al afiliado y al aportante lo que se recaudó, la manera como fue aplicado ese recaudo y la existencia de inconsistencias o incumplimientos de manera que se les dé confiabilidad a los clientes sobre la forma como se administra la información, permitiéndoles identificar errores, inconsistencias u omisiones para realizar las correcciones de manera oportuna. •Visibilidad:
• Enfoque en el afiliado: COLPENSIONES tiene como fundamento de su objeto
social al afiliado, por lo cual todas sus acciones deben reflejarlo, como se verá en la definición de objetivos, productos, servicios, procesos, proyectos, datos, sistemas de información e infraestructura tecnológica. • Procesos predictivos: COLPENSIONES basará su servicio al cliente en una
visión prospectiva basada en la naturaleza del sistema pensional, por lo cual sus procesos deben predecir su comportamiento y sus proyecciones buscando que los afiliados cuenten con información suficiente para tomar decisiones y responsabilizarse respecto de la forma de asegurar su ingreso.
2.2.4.
Objetivos estratégicos
En la siguiente tabla se relacionan los objetivos estratégicos establecidos por COLPENSIONES y la descripción de cada uno de ellos.
Desarrollar competencias orientadas a la gestión organizacional.
Se busca promover y lograr en los empleados y contratistas de COLPENSIONES las habilidades y competencias necesarias.
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Desarrollar y promover la cultura y los valores organizacionales.
Se busca contar con una cultura empresarial ética y orientada al servicio en COLPENSIONES, inculcando en los empleados y contratistas los valores organizacionales definidos.
Mejorar y retener el capital organizacional adecuado.
Se busca garantizar la mejora continua de las personas de la organización en el desarrollo de su función y ofrecer las condiciones para su permanencia en la empresa, aportando y Compartiendo sus conocimientos.
Proveer adecuadamente los servicios informáticos.
Con este objetivo se busca contar permanentemente con los recursos tecnológicos necesarios para operar, para lo cual se realiza el seguimiento a nivel de disponibilidad y uso de los recursos informáticos.
Proveer oportunamente la infraestructura requerida.
Con este objetivo se busca disponer oportunamente de las instalaciones, equipos y servicios requeridos para la operación de la empresa y la continuidad del negocio.
Mitigar los riesgos estratégicos, financieros y operativos.
Se busca mantener dentro de los límites previstos por la empresa y la regulación los riesgos materializados, para ello se monitorea la variación y el costo de los eventos, siniestros o incidentes de carácter estratégico, financieros u operativos, midiendo de esta forma la efectividad del sistema de administración de los riesgos.
Mejorar la calidad de la información del sistema.
Con este objetivo se busca aumentar los niveles de consistencia, completitud, disponibilidad y actualización de los datos que entren y están almacenados en los sistemas
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de información, para evitar errores de forma o estructura e inconsistencias de carácter interno o externo.
Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos.
Con este objetivo se busca cumplir con la estrategia de mejoramiento continuo mediante el conocimiento y mejorar la capacidad de los procesos para cumplir sus objetivos con el uso de los recursos previstos.
Mejorar la efectividad de los proyectos.
Mediante el fortalecimiento de la cultura de proyectos al interior de la entidad se busca conocer y aumentar la efectividad de las actividades de los proyectos, en las condiciones planificadas y con el logro de los resultados previstos.
Garantizar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio.
Generar confianza en el relacionamiento con los ciudadanos.
Se busca garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas con los clientes y usuarios internos y externos, para la prestación del servicio en términos de calidad, oportunidad y confiabilidad.
Con este objetivo se busca realizar seguimiento a nivel de confianza y satisfacción de los ciudadanos, con los servicios prestados por la empresa.
Mediante el monitoreo de las proyecciones del Optimizar el flujo financiero del sistema. flujo financiero, la efectividad de los cobros y la fiscalización, se busca optimizar la provisión de recursos financieros requeridos para el
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normal funcionamiento de la empresa y de los fondos que administra.
Cumplir con la rentabilidad social esperada.
Con este objetivo se busca mantener en niveles óptimos la rentabilidad sobre los ingresos operacionales de la empresa y los rendimientos que se obtengan por la inversión temporal de los mismos.
Mediante el uso de prácticas éticas y transparentes se busca darle visibilidad a los servicios que presta la empresa, a la forma Aumentar la visibilidad y transparencia. como se interrelaciona con el ciudadano y a los impactos que causa su operación, todo ello dentro del marco de un sistema de control interno en el que prime el autocontrol. Tabla 1: Objetivos Estratégicos. Fuente: Documentos Colpensiones.
2.2.5.
Valores organizacional
Los valores corporativos representan una fuerza impulsadora de cómo realizar un trabajo; permiten, entre otras cosas posicionar una cultura empresarial, evitar fracasos en implantación de estrategias en la organización, además promueve el cambio en el pensamiento organizacional. (Plaza, 2011) La empresa COLPENSIONES ha definido los valores que a continuación se citan, a partir de la afirmación “SOMOS ÍNTEGROS. Nos debemos a nuestra palabra y compromisos” , así: •
Integridad: Características por la cual se determina actuar con base en la verdad y en la rectitud.
Respeto: reconocimiento de las ideas, creencias y/o prácticas externas o ajenas, asignándoles valor y consideración por sí mismas a pesar de las diferencias. •
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Transparencia: dar a conocer lo que se piensa y lo que se siente con claridad, sin ocultar lo que verdaderamente corresponde, sin segundas intenciones y con respeto a los demás. •
Lealtad: se refiere a una posición permanente de correspondencia y gratitud, anteponiendo el deber ante las exigencias y las circunstancias. •
Equidad: dar a cada quien lo que le corresponde, actuar bajo el principio de igualdad. No beneficiar o discriminar una parte perjudicando otra. •
2.2.6.
Focos estratégicos
• Controlar y optimizar la operación: controlar los procesos y la información, así
como la manera en que se desarrollan, para garantizar articulación y complementariedad, y evitar cuellos de botella en su ejecución. • Mitigar los riesgos: realizar la gestión de riesgos que permita evitar su
ocurrencia o minimizar su impacto, al igual que los problemas propios del sistema. • Garantizar la continuidad: garantizar al cliente el normal funcionamiento del
sistema por encima de las situaciones problemáticas que se presenten. • Garantizar el enfoque al ciudadano: orientando todos los procesos de la
empresa a la prestación de servicios que identifiquen y satisfagan completamente las necesidades de los afiliados, aportantes, pensionados, beneficiarios y la ciudadanía en general. • Calidad de información y gobierno de datos: garantizar que la información se
depura constantemente y se gobierna con su calidad es un requisito imprescindible para operar, dado que el principal servicio que presta la empresa es entregar información exacta y completa de manera oportuna.
2.3. Estructura Administrativa: Organigrama Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan. Los organigramas son representaciones graficas de los diferentes niveles de autoridad que van de mayor a menor jerarquía. Cada puesto se representa mediante un rectángulo que encierra el nombre del puesto o en ocasiones el nombre de quien lo ocupa: la unión de los cuadros mediante líneas representa los canales de autorización y responsabilidad. (Suarez, 2011).
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Figura 1: organigrama de la organización. Fuente: Documentos de Colpensiones.
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2.4. Ubicación Colpensiones es una organización reconocida a nivel nacional por ello cuenta con diversos puntos estratégicos de prestación del servicio de prima media pensional. En la ciudad de Montería posee una sucursal en la dirección Cll 25 N° 6-48., Tel.: 18000410912, página web www.colpensiones.gov.co A demás ofrece un horario de atención a todos sus clientes de lunes a viernes de 8 am a 1 pm y de 3 pm a 6 pm
2.4. Ubicación Colpensiones es una organización reconocida a nivel nacional por ello cuenta con diversos puntos estratégicos de prestación del servicio de prima media pensional. En la ciudad de Montería posee una sucursal en la dirección Cll 25 N° 6-48., Tel.: 18000410912, página web www.colpensiones.gov.co A demás ofrece un horario de atención a todos sus clientes de lunes a viernes de 8 am a 1 pm y de 3 pm a 6 pm
Figura 2: Instalaciones de la organización Fuente: Colpensiones.
2.5. Naturaleza jurídica, objeto social y prospectiva de la organización
2.5.1. Naturaleza jurídica La Administradora Colombiana de Pensiones-COLPENSIONES, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, para que ejerza las funciones señaladas en el presente decreto y en las disposiciones legales vigentes, con la finalidad de otorgar los derechos y beneficios establecidos por el sistema general de seguridad social consagrado en el artículo 48 de la Constitución Política.
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2.5.2. Objeto social Administración estatal del Régimen Solidario de Prima Media con prestación definida en los términos previstos en la Ley 1151 de 2007, como también las prestaciones especiales que las normas legales le asignen, y la administración del Sistema de Ahorros de Beneficios Económicos periódicos de que trata el acto legislativo 01 de 2005, en los términos que determine la constitución y la ley, en su calidad de entidad financiera de carácter especial.
2.5.3. Patrimonio El patrimonio de COLPENSIONES está conformado por los activos que reciba para el funcionamiento y la acumulación de los traslados que se haga de otras cuentas patrimoniales, las transferencias del presupuesto general de la nación, los activos que le transfiera la Nación y otras entidades públicas del orden nacional, y los demás activos e ingresos que a cualquier título perciba.
2.5.4. Supervisión, vigilancia y control La supervisión y vigilancia a COLPENSIONES será ejercida por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Contraloría General de la República.
2.5.5. Prospectiva de la organización COLPENSIONES se proyecta en el mediano y largo plazo como una empresa líder en el sector por la calidad y oportunidad en la atención de nuestros clientes; para ello, desde ya se ha diseñado una estrategia de transformación que permitirá este propósito. Para el desarrollo de la estrategia de transformación será necesario desarrollar nuevas alianzas estratégicas y fortalecer las relaciones que tiene COLPENSIONES con diversas entidades públicas y privadas, entre las cuales se pueden mencionar las siguientes: • Asofondos. • Ceniss. • Registraduría Nacional del Estado Civil. • Consorcio Prosperar. • Operadores bancarios. • Operadores de información. • Corresponsales no bancarios.
De otra parte, la estrategia de transformación debe permitir:
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• • • •
Un nuevo sistema de información predictivo y automatizado. El cumplimiento de altos estándares de calidad en la información. Tercerizar tareas de apoyo en operadores especializados. Gestión de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS).
COLPENSIONES apunta a una relación de largo plazo con sus afiliados y aportantes y para ello, desde ya ha definido tres (3) focos estratégicos a largo plazo que asegurarán el logro de la visión de la empresa. Estos son: a) transformación de la operación b) mitigar riesgos c) mantener la operación estable de la empresa.
3. Programas de TALENTO HUMANO 3.1 Reclutamiento El reclutamiento del personal recae en la vicepresidencia de talento humano la cual debe dirigir y diseñar políticas y planes para el reclutamiento, lo cual general mente hace con convocatorias abiertas realizadas por una empresa externa de recursos humanos como Adecco Colombia S.A Los interesados deben registrar su hoja de vida junto con los siguientes documentos en medio magnético: a) Documento de identidad b) Título de educación formal c) Título de postgrado d) Tarjeta profesional e) Certificados laborales f) Certificado de otros logros académicos y laborales g) Certificado de antecedentes disciplinario h) Constancia laborales del ejercicio laboral i) Certificado de responsabilidad fiscal
3.2 Selección El proceso de selección de un cargo de terminado recae sobre el presidente el cual cede esta responsabilidad por línea directa a la vicepresidencia de talento humano la cual se encarga de la selección, pero si es la selección de una
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convocatoria abierta la cual se hace cuando se van reclutar gran cantidad de personal lo hace la misma empresa que realiza el reclutamiento la cual es contratada por la organización que últimamente lo esta realizando Adecco Colombia S.A
3.3 Socialización Los procesos de socialización, selección, capacitación, inducción, bienestar del personal se encuentran documentados en el Macroproceso “Gestión de Talento Humano” Durante el primer semestre y hasta agosto de 2012 se culminó el poblamiento de la planta de personal y se ejecutaron los planes de capacitación y bienestar. En el último trimestre del 2012 se llevaron a cabo las evaluaciones de período de prueba a 812 servidores públicos y la realización de pruebas de aprendizaje organizacional. Se reforzó la práctica de los valores definidos en el Código de Ética en el proceso de inducción y a través de mecanismos de comunicación interna como el Boletín "COLPENSIONES AL DÍA". De igual manera la Oficina de Control Interno Disciplinario por su parte organizó charlas de sensibilización en el nivel central relacionadas con la aplicación del Código Único Disciplinario, las medidas anticorrupción, la gestión ética institucional y la importancia del buen manejo y administración de la información institucional. Se evidencia el compromiso y respaldo de la dirección para el ejercicio del control interno, a través de mecanismos como la aprobación del código de buen gobierno, la adopción del Sistema Integrado de Gestión; el apoyo permanente materializado en recursos para dar continuidad y mejorar los procesos y la consecución de herramientas informáticas y la conformación de diferentes comités tales como: Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, Comité de Gobierno en Línea y Anti trámites; el Comité de Conciliación y Defensa Judicial, Comité de Convivencia Laboral, entre otros.
3.4 Capacitación El proceso de capacitación en colpensiones está muy bien establecido como lo dice en la Resolución 188 de 2012. La dice que se compromete al artículo 54 de la Constitución Nacional establece como obligación estatal y de todos los empleadores y de todos los empleados, promover la capacitación de sus empleados. Que el Decreto-ley 267 de 2000, artículo 5o, numeral 5, establece, dentro de las funciones de la Contraloría General de la República; “Desarrollar actividades
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educativas formales y no formales en las materias de las cuales conoce la Contraloría General, que permitan la profesionalización individual y la capacitación integral y específica de su talento humano, de los órganos de control fiscal territorial y de los entes ajenos a la entidad, siempre que ello esté orientado a lograr la mejor comprensión de la misión y objetivos de la Contraloría General de la República y a facilitar su tarea”.
También posee reglamento interno en el cual se fija los criterios y las condiciones para acceder a los programas de capacitación”. ARTÍCULO 1o. Adicionar el artículo 6o de la Resolución Orgánica 05484 del 5 de mayo de 2003, con el siguiente parágrafo: “Parágrafo. Los viáticos a que tienen derecho los funcionarios de la Contraloría
General de la República, por comisiones de servicios en el interior del país o en el exterior, que tengan como fines la capacitación, la formación, la cooperación o la aceptación de invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos multilaterales o entidades públicas o privadas sean estas nacionales o extranjeras, podrán liquidarse en un porcentaje inferior al 100% del valor previsto en la escala de viáticos contenida en el decreto que el Gobierno Nacional expida para la correspondiente vigencia fiscal, de acuerdo con el criterio del ordenador del gasto, frente a las condiciones particulares de cada comisión, el costo de vida en el lugar de destino y tomando en consideración si los gastos de alojamiento y/o manutención serán cubiertos en efectivo o en especie, total o parcialmente, por la propia CGR o por otras instituciones. En estos casos, podrá conferirse la comisión sin viáticos, con un complemento de viáticos o con un porcentaje diario de viáticos inferior al máximo establecido por el Gobierno Nacional. La Contraloría General de la República, en general, reconocerá a los servidores públicos de esta Entidad, por concepto de viáticos, como máximo, la siguiente proporción frente al límite máximo establecido en la escala de viáticos correspondiente: Cargos, Nivel y Grado Salarial
Porcentaje de la Asignación de Viáticos para capacitación Contralor y Vice contralor 100% Nivel Directivo grados 04, 03, 02 y 01 65% Asesor, grado 02 70% Asesor grado 01 y Coordinador grado 03 85% Coordinador grados 02 y 01 90% Niveles Profesional, Técnico y Asistencial 100%
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3.5 Evaluación de desempeño Colpensiones posee los siguientes de control de evaluación
AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación de la Gestión La Entidad realiza actividades permanentes de autoevaluación tendientes a verificar el grado de cumplimiento de las metas y compromisos asociados al plan de acción que busca corregir el atraso estructural del régimen de prima media, presentado a la Defensoría del Pueblo. Los resultados de esta evaluación son socializados y analizados semanalmente por el personal directivo de la Organización. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Auditoría Interna En desarrollo del Plan Anual de Auditorías 2013 de la Oficina Nacional de Control Interno aprobado por el Comité de Auditoría de la Entidad, se ha llevado a cabo la realización y entrega oportuna de los respectivos informes de Ley, las actividades programadas para el primer semestre de 2013 y la ejecución de actividades adicionales a las planeadas, haciendo énfasis en el seguimiento al cumplimiento del Plan de Acción para corregir el atraso estructural del Régimen de Prima Media y el plan de mejoramiento de PQR´s. Igualmente con el fin de optimizar el proceso de evaluación independiente se ha avanzado en la automatización del mismo; para ello, se ha realizado acompañamiento y supervisión a las pruebas técnicas realizadas por la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología como requisito para la firma del contrato de adquisición del software de auditoría. PLANES DE MEJORAMIENTO Plan de Mejoramiento Institucional y Por Procesos mejoramiento producto de las auditorías internas realizadas por la Oficina Nacional de Control Interno, la Contraloría General de la República y la Superintendencia Financiera de Colombia. Adicionalmente, la Entidad formuló el Plan de acción para corregir el atraso estructural del Régimen de Prima Media, sobre los cuales se están adelantando los respectivos seguimientos.
Plan de Mejoramiento Individual fundamento es el SER, SABER y HACER y bajo el marco de los valores institucionales y las competencias comportamentales y funcionales, se definió la metodología para desarrollar los Planes de Desarrollo Individual, la cual se prevé
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ejecutar a durante el año 2014, una vez realizado el proceso de evaluación del desempeño. el plan de desarrollo individual se encuentra publicado en el aplicativo Google Docs como único mecanismo oficialmente dispuesto para el manejo y control de la documentación del SIG. También resuelve la RESOLUCION 209 DE 2013 Los siguientes artículos
ARTÍCULO 1o. El artículo 84 de la Resolución Reglamentaria número 043 del 2006 quedará así: ESCALA Y RANGOS DE CALIFICACIÓN. Para la calificación de los Objetivos de Resultados de Trabajo y los Objetivos de Competencias de Mejoramiento, se tendrá una escala única de medición con los siguientes rangos:
EXCELENTE (de 90 a 100 puntos): Cuando los resultados obtenidos en el desempeño integral de la labor EXCEDEN AMPLIAMENTE los objetivos concertados. ALTO (de 80 a 89 puntos): Cuando los resultados obtenidos en el desempeño integral de la labor SUPERAN los objetivos concertados. BUENO (de 70 a 79 puntos): Cuando los resultados obtenidos en el desempeño integral de la labor CUMPLEN con los objetivos concertados. NO SATISFACTORIO (de 60 a 69 puntos): Cuando en el desempeño integral de la labor NO SE LOGRAN los resultados propuestos en los objetivos concertados. PARÁGRAFO 1o. Tanto en las calificaciones parciales como en las calificaciones finales, que den como resultado final un decimal, se aproximarán matemáticamente. Cuando el decimal es mayor o igual a cinco se aumentará al Siguiente valor entero; si el decimal es menor a cinco la calificación mantiene su valor entero. PARÁGRAFO 2o. Las equivalencias entre los puntajes y rangos establecidos en el artículo 84 de la Resolución número 0043 de 2006 y los establecidos en la presente Resolución Reglamentaria son:
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PUNTAJE ARTÍCULO 84 RES. 043-06
120 119 118 117 116 115 114 113 112 111 110 109 108 107 106 105 104 103 102 101 100 99 98 97 96 95 94 93 92 91 90 89 88 87 86 85 84 83 82 81 80
PUNTAJE EQUIVALENTE
100 99 98 97 96 95 94 93 92 91 90 89 88 87 86 85 84 83 82 81 80 79 78 77 76 75 74 73 72 71 70 69 68 67 66 65 64 63 62 61 60
RANGO DE CALIFICACIÓN
EXCELENTE
ALTO
BUENO
NO SATISFACTORIO
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ARTÍCULO 2o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, y deroga explícitamente el artículo 84 de la Resolución Reglamentaria número 043 de 2006. ARTÍCULO 3o. TRANSITORIO. La Evaluación del periodo ordinario 2012-2013 se efectuará en la escala de 80 a 120 puntos. Los puntajes y escalas definidos en la presente resolución deberán dárseles aplicación a partir del periodo ordinario 2013-2014. En lo que respecta al término para la concertación de que trata el artículo 65 de la Resolución Reglamentaria número 043 de 2006, para dicho proceso en el periodo 2013-2014, el término máximo de concertación será el 5 de abril de 2013
3.6 Higiene y seguridad laboral Colpensiones pertenece a la Clase I, Riesgo Mínimo, por lo que el amparo a las contingencias se hace a través de la Administradora de Riesgos Laborales ARL POSITIVA, entidad que hace acompañamiento a la oficina Administrativa del ente de control, con el fin de que aunando esfuerzos se garantice un ambiente laboral sano y armónico. Lo anterior, debido a que el trabajador está expuesto a diferentes condiciones de trabajo, lo cual puede generar un impacto positivo o negativo, constituyéndose con diferentes variables (factores medioambientales, labores y la organización de la entidad) que van a determinar las reales condiciones de trabajo existentes dentro de la Organización. en cumplimento de las normas que regulan la Salud Ocupacional en el país, se hace necesario establecer el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de la Contraloría General de la República, identificada con NIT número 899999067-2 ubicada en la Av. La Esperanza No. 62-49 de la ciudad de Bogotá, departamento de Cundinamarca, con línea telefónica 6477000, conformado por el nivel central y 31 Gerencias Departamentales. Está afilada a la Aseguradora de Riesgos Laborales Positiva cuyo NIT es el número 860011153-2; se encuentra en la clase de riesgo I, es una entidad de carácter técnico, cuya función pública es la de vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejan fondos o bienes de la nación y su actividad económica corresponde al código 1751201 de acuerdo con el Decreto 1607 del 31 de julio de 2002. En cumplimento de las disposiciones legales vigentes tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren una adecuada y oportuna prevención de los accidentes de trabajo y enfermedad laborales, de conformidad con la Ley 9ª de 1979, Decretos números 614 de 1984 y 1295 de 1994, Resoluciones números 2400 de 1979 y 6398 de 1991 del Ministerio de Trabajo y 2013 de 1986, 1016 de 1989,
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expedidas conjuntamente por los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud de la época, la Ley 1562 del 2012 y demás normas que con tal fin se establezcan. En mérito de lo expuesto,
ARTÍCULO 1o. La entidad promoverá y garantizará la constitución y funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional, de conformidad con lo establecido en los Decretos números 614 de 1984 y 1295 de 1994, Resoluciones números 2013 de 1986 y 1016 de 1989 expedidas por los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud de la época; conforme a los considerandos de la presente resolución. ARTÍCULO 2o. La entidad se compromete a destinar los recursos necesarios para desarrollar actividades permanentes de conformidad con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo elaborado de acuerdo al Decreto número 614 de 1984, la Resolución número 1016 de 1989 y la Ley 1562 del 2012, el cual contempla como mínimo los siguientes aspectos: Subprograma de medicina preventiva y del trabajo: Orientado a promover y mantener el más alto grado de bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todos los oficios, prevenir daño de su salud, ocasionados por las condiciones de trabajo, protegerlos en su empleo de los riesgos generales por la presencia de agentes y procedimientos nocivos, colocar y mantener al trabajador en una actividad acorde con sus aptitudes fisiológicas y psicosociales. Subprograma de higiene y seguridad industrial: Dirigido a establecer las mejores condiciones de saneamiento básico industrial y a crear los procedimientos que conlleven a eliminar o controlar los factores de riesgos que se originen en los lugares de trabajo que puedan ser causa de enfermedad, disconfort o accidente.
ARTÍCULO 3o. Los factores de riesgos existentes en la entidad, están constituidos principalmente por: Factores de Riesgos Físicos: temperaturas extremas (confort térmico, iluminación, ruido, radiaciones no ionizantes). Factores de Riesgos Biológicos. Factores de Riesgos Ergonómicos. Factores de Riesgos Psicolaborales. Otros Riesgos. Condiciones de seguridad: Accidente de tránsito, locativo, eléctrico, orden público, mecánico. Tecnológicos: Incendios de sólidos, eléctricos, combinados. Fenómenos Naturales: Sismos, terremotos, inundaciones y tempestades.
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PARÁGRAFO. A efecto de que los riesgos presentados en el presente artículo, no se traduzcan en accidentes de trabajo o enfermedad laboral, la Contraloría General de la República ejerce su control en la fuente, en medio trasmisor o en trabajador, de conformidad con lo estipulado en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de la entidad, el cual se da a conocer a todos los trabajadores al servicio de ella. ARTÍCULO 4o. La Contraloría General de la República y sus trabajadores darán estricto cumplimiento a las disposiciones legales, así como a las normas técnicas e internas que se adopten para lograr la implantación de las actividades de medicina preventiva y del trabajo, higiene y seguridad industrial, que sean concordantes con el presente reglamento y con el Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la entidad. ARTÍCULO 5o. La entidad ha implementado un proceso de inducción del trabajador a las actividades que debe desempeñar, capacitándolo respecto a las medidas de prevención y seguridad que exija el medio ambiente laboral y el trabajo específico que vaya a realizar. ARTÍCULO 6o. Este reglamento permanecerá exhibido en un lugar visible de la entidad, para el conocimiento de los funcionarios. ARTÍCULO 7o. El presente reglamento tendrá vigencia durante el tiempo que la entidad conserve sin cambios sustanciales, las condiciones existentes en el momento de su aprobación, tales como actividad económica, métodos de producción, instalaciones locativas o cuando se dictan disposiciones gubernamentales que modifiquen las normas del reglamento o que limiten su vigencia, trámite que estará a cargo de la Gerencia del Talento Humano. ARTÍCULO 8o. La presente resolución deroga la Resolución Orgánica 05603 del 30 de agosto de 2004, y las demás que le sean contrarias.
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3.7 Bienestar laboral AMBIENTE DE CONTROL Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos estrategia de comunicación a partir de la Revista Virtual “La Lupa” a través de la
cual difunde información relativa a temas disciplinarios y sensibiliza sobre el conocimiento y aplicación de los Códigos de Ética y Buen Gobierno.
Desarrollo de Talento Humano personal de trabajadores Oficiales de la Entidad. Este documento ha sido sujeto de tres (3) modificaciones que no afectaron la cantidad de cargos aprobada inicialmente y su objetivo principal fue el de fortalecer la gestión de la Empresa en áreas como Tesorería, Ingeniería de Procesos, Tecnología y Jurídica. Las mencionadas modificaciones se llevaron a cabo mediante los Acuerdos de Junta Directiva Nº 024, 029 y 038 de 2012. Empleados Públicos y de los Trabajadores Oficiales fueron definidos mediante las Resoluciones 152 de 2011 y 021 de 2010, respectivamente. Dentro de las actividades de socialización de la documentación propia del Sistema Integrado de Gestión, se observó que estos documentos se encuentran publicados en el nomograma institucional divulgado en la página web de la Entidad. Puntos de Atención al Ciudadano - PAC’s, Gerencias Regionales y Sedes del Nivel Central de la Entidad. l de Cobro, en el cual se definieron los compromisos relacionados con el cumplimiento de las responsabilidades asociadas al cargo. el cual se incluyeron entre otras actividades: Jornadas de Inducción, reinducción y entrenamiento en puestos de trabajo, escuelas de aprendizaje y jornadas de actualización que comprenden programas transversales e Individuales. álisis de la información obtenida en la encuesta de necesidades de bienestar laboral y desde las dimensiones del “Ser”, “Hacer”, “Saber Hacer” y “Saber Estar”, el cual se
encuentra actualmente en ejecución con el apoyo de las empresas: Cajas sin Fronteras y Compensar.
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la vigencia 2013, el cual contempla todos los aspectos relacionados con Salud Ocupacional bajos tres enfoques: Autocuidado, Comportamiento Seguro y Salud Responsable, el cual busca garantizar la adecuada planeación, implementación y monitoreo del Sistema, administrar los riesgos y disminuir los accidentes y enfermedades laborales. Convivencia Laboral de las ocho (8) Gerencias Regionales de la Entidad.
Estilo de Dirección Dirección frente al Sistema Integrado de Gestión, evidenciado mediante la asignación de recursos económicos, tecnológicos y humanos. rocesos, mejorar la prestación de los servicios institucionales y articular la implementación de los Sistemas de Gestión de la Entidad, se formuló en la presente vigencia el proyecto “Diseño e Implementación de Nuevos Componentes del SIG”, el cual incluye los modelos de
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. direccionamiento, la Entidad cuenta con doce (12) Comités Institucionales, cinco (5) de los cuales se pretende integrarlos en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6º del Decreto Nº 2482 de 2012, específicamente en lo relacionado con políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. la Contaduría General de la Nación, la Entidad se encuentra adelantando las acciones pertinentes para la adopción y puesta en funcionamiento del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, el cual operará como una instancia asesora del área contable, que analizará y recomendará la adopción de directrices, políticas y procedimientos, dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos contables.
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3.8 Sistemas de información o Base de datos Los principios para la administración de datos personales en colpesiones , todos ellos destinados a crear fórmulas armónicas de regulación que permitan la satisfacción equitativa de los derechos de los titulares, fuentes de información, operadores de bases de datos y usuarios, son: 1. Principio de libertad : de acuerdo con este principio las actividades de registro y divulgación de los datos personales sólo pueden ejercerse con el consentimiento libre, previo y expreso del titular de esa información, esto es, el sujeto concernido. Así, esos datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin esa previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve de ese consentimiento. 2. Principio de necesidad: implica que la información personal concernida debe ser aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base de datos. Esta previsión trae como consecuencia que se encuentre prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden una relación estrecha con el objetivo de la base de datos. Adicionalmente y de manera lógica, el principio de necesidad también contrae la obligación que cada base de datos identifique de manera clara, expresa y suficiente, cuál es el propósito de la recolección y tratamiento de la información personal. 3. Principio de veracidad: los datos personales deben corresponder a situaciones reales, lo que impone la prohibición de recopilar, procesar y circular información falsa, errónea o equívoca. 4. Principio de integridad: impone la obligación a las fuentes de información y a los operadores de suministrar y recopilar datos personales completos, de tal forma que está prohibido el registro y divulgación de información parcial, incompleta o fraccionada. El alcance de este principio, salvo casos excepcionales, no debe entenderse de modo tal que faculte la constitución de sistemas de información que, a través de una única base de datos pueda compilar datos que, sin valerse de otras bases de datos, permitan realizar un perfil completo de las personas. 5. Principio de finalidad : las actividades de acopio, procesamiento y divulgación de la información personal deben obedecer a un fin constitucionalmente legítimo y que, a su vez, debe ser definido de forma clara, suficiente y previa. Esto implica que quede prohibida (i) la recopilación de información personal sin que se establezca el objetivo de s incorporación a la base de datos; y (ii) (ii) la recolección, procesamiento y divulgación de información personal para un propósito diferente al inicialmente previsto y autorizado por el titular del dato.
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6. Principio de utilidad: las actividades de acopio, procesamiento e información de datos personales deben cumplir una función determinada, acorde con el ejercicio legítimo de la administración de los mismos. En conse cuencia, queda proscrita la divulgación de datos que, al carecer de función, no obedezca a una utilidad clara y suficientemente determinable. 7. Principio de circulación restringida : implica que las actividades de recolección, procesamiento y divulgación de información personal estén sometidas a los límites específicos determinados por el objeto de la base de datos, por la autorización del titular y por el principio de finalidad. Por lo tanto, queda prohibida la divulgación indiscriminada de datos personales. 8. Principio de incorporación: en los casos en que la recolección de información personal en bases de datos signifique situaciones ventajosas para su titular, el operador de la base estará obligado a incorporarlos, si el titular reúne los requisitos que el orden jurídico exija para tales efectos. Por ende, está prohibida la negativa injustificada a la incorporación de datos personales de dicho carácter. 9. Principio de caducidad estipula que la información desfavorable del titular debe ser retirada de las bases de datos, de forma definitiva, con base en criterios de razonabilidad y oportunidad. En consecuencia, se prohíbe la conservación indefinida de datos personales, después que hayan desaparecido las causas que justificaron su acopio y administración. 10. Principio de individualidad: los operadores deben mantener separadas las bases de datos que se encuentren bajo su administración, de manera que está prohibida la conducta que tenga por objeto facilitar el cruce de datos a partir de la acumulación de informaciones provenientes de diferentes bases de datos.
3.9 Índice de rotación de personal y ausentismo Colpensiones maneja un índice normal de rotación de personal por esta razón hace contrataciones semestralmente. Ahora bien, el desconocimiento de los aspectos ocupacionales en el origen de las enfermedades profesionales ha conllevado no solamente un notable deterioro en la calidad de vida y en la salud de los trabajadores de la organización, sino también perjuicios al interior de la entidad, por el mayor índice de ausentismo y el menor rendimiento de los trabajadores. Además de los problemas de orden jurídico laboral, cuando no se cumplen los requerimientos establecidos por la ley.
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4. Portafolio de productos El portafolio de productos de COLPENSIONES incluye a la fecha lo siguiente: a) Prestaciones económicas. • Pensión de vejez: Régimen General y de Transición. • Pensión de invalidez. • Pensión de sobrevivientes. • Indemnización sustitutiva. • Auxilio funerario.
b) Beneficios Económicos Periódicos BEPS • Personas que no cumplan con las condiciones para tener derecho a una pensión. • Ahorro individual para tener derecho a un ingreso periódico en la vejez. • Voluntario.
c) Microbeneficios para afiliados y pensionados • Financieros excepto créditos. • Seguros. • Transacciones y trámites vía celular, y otras TICS.
d) Administración de información • Afiliados. • Aportantes. • Pensionados. • Ciudadanos respecto de los aportes que en alguna etapa de su vid a laboral
realizaron al Régimen de Prima Media.
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5. Matriz DOFA Según Antognolli (2008) la matriz DOFA es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la situación real en que se encuentra la organización. Este método, denominado así por las primeras letras de los elementos a analizar: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, consiste en analizar la organización mirándola desde afuera, como si fuéramos observadores externos. Es aquí donde debemos preguntarnos exhaustivamente y respondernos muy sinceramente que fortalezas y debilidades tiene nuestra organización. Debemos analizar y estudiar a fondo que oportunidades y amenazas encontramos en el entorno (nacional e internacional) y en la coyuntura actual (social, económica, tecnológica y política). Después de una serie de visitas y observaciones a la organización Colpensiones con sucursal en la ciudad de montería, se identificó que presenta mayores dificultades en el desarrollo de sus actividades, por lo cual se hace necesario revisar las posibles fallas que se están presentando y de esta forma encontrar alternativas de solución.
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MATRIZ DOFA COLPENSIONES AN LISIS INTERNO FORTALEZAS
AN LISIS EXTERNO OPORTUNIDADES
F1: Flexibilidad con los clientes F2: Trabajo en equipo sólido F3: Integridad F4: Respeto F5: Única entidad que administra el Régimen de prima media (RPM). F6: Personal altamente capacitado. F7: Existencia de un Direccionamiento estratégico alineado con el Plan Nacional de Desarrollo 2012-2014 y los Planes Sectoriales correspondientes. F8: Uso correcto de los servicios informáticos. F9: Estructura organizacional sólida. F10: Independencia al comportamiento del mercado financiero en cuanto a que las contribuciones se dirigen a un fondo común de naturaleza pública, lo cual genera seguridad a los beneficiarios. F11: Centralización de los datos y descentralización de la información. F12: Se caracteriza por el respeto de los derechos propios y de los otros. F13: Excelente transparencia porque por medio de ella permite a los demás conocer la razón de ser y, porque actúa de forma abierta y visible. F14: Buena equidad dado que sin importar su condición da a las personas por principio de igualdad los mismos derechos y oportunidades. F15: Responsabilidad con sus deberes y derechos como entidad de prestación de pensiones. F16: Solidario y tolerante con los afiliados. F17: Buena comunicación dado que toma las decisiones, opiniones y criterios se dan de forma libre a través de canales institucionales. F18: Garantiza la continuidad al cliente con un normal funcionamiento del sistema. F19: Buena infraestructura. F20: Actúa bajo los principios de lealtad, verdad y rectitud.
DEBILIDADES
O1: Constantes reformas pensionales que aumentan la permanencia del aportante en la empresa, a causa del incremento de la edad de jubilación y el número de semanas laborales que deben cumplir para acceder a la pensión de vejez. O2: El mayor número de colombianos laboralmente activos devengan ingresos cercanos al salario mínimo legal mensual vigente. O3: Implementación y administración de los Beneficios Económicos Periódicos (BEP) que van orientados a los siete de los 23 millones de colombianos laboralmente activos, que no alcanzan a devengar un salario mínimo ni cuentan con un mecanismo de protección para la vejez.
O4: Apertura de nuevas oficinas o puntos de servicio al cliente. O5: Mejoramiento del servicio al cliente. O6: Incremento de nuevos afiliados. O7: Desarrollar nuevas alianzas estratégicas. O8: Un nuevo sistema de información predictivo y automatizado. O9: Desarrollo de nuevos portafolios de productos. O10: Desarrollo de nuevos servicios. O11: El adoptar de altos estándares de calidad en la información.
AMENAZAS
Matriz DOFA COLPENSIONES
D1: Limitación en las modalidades de pensión al no ofrecer retiro programado y retiro programado con renta vitalicia diferida sino exclusivamente renta vitalicia, debido a q ue COLPENSIONES es la administradora del RPM. D2: Apertura anticipada de la prestación del servicio, por lo cual la instalación es provisional y los recursos tales como la información aún no están disponibles en su totalidad.
A1: Poca credibilidad de las personas para afiliarse debido al aumento de la edad de jubilación y el número de semanas laboradas. A2: Perdida de clientes potenciales debido a beneficios que ofrecen las entidades pertenecientes al RAIS como no tener un valor límite de la mesada de la pensión, retirarse antes de cumplir con la edad al acumular el monto establecido, posibilidad de aumentar el capital destinado para la pensión. A3: Dependencia de otras entidades tales como antiguo ISS e instituciones bancarias encargadas del recaudo y pago de las mesadas de los pensionados. A4: Competidores locales cada vez más agresivos
comercialmente. A5: Unión entre dos empresas de servicios de prestación de fondos de pensiones, dado que aumentan su capital y a su vez su número de afiliados
Figura 3: Matriz DOFA Fuente: Los autores
CONCLUSIONES
Debido a que el mundo está en su auge de evolución y globalización afecta directamente la prospectiva organizacional que se debe desarrollar en una empresa, sin duda alguna el poseer una empresa sólida y capaz de sobrevivir a cualquier dificultad y sacar provecho de esta es un aspecto de vital importancia actualmente, puesto que representa una ventaja competitiva frente a la competencia. Por ello, con la realización de la presente investigación se logró conceptualizar los temas respectivos en el área administrativa más eficaces a la hora de posicionar una empresa en el mercado y consolidarla desde su estructura administrativa y organizacional. Donde se analizó la estructura administrativa y organizacional de la empresa Colpensiones con sucursal en la ciudad de montería con la identificación de la plataforma estratégica. Además fue posible identificar mediante un análisis DOFA un problema progresivo en dicha sucursal, con esto se analizaron habilidades de mejoramiento relacionadas con el marketing y publicidad proyectadas para el acogimiento de esta misma y la atracción de nuevos clientes. Por último se permitió evidenciar los aspectos potenciales directamente relacionados y a controlar con el desarrollo de tácticas que permitían crear alternativas de solución a las debilidades y amenazas existentes en el entorno, que lograr aumentar las fortalezas y crecimiento continuo.
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