UNIVERSIDAD DEL CARIBE Escuela de Administración.
Generalidades del Presupuesto Empresarial
Nombres:
Matrícula:
Rosaurys Castro Jaquez.--------------------------------------------------------- 2010-2385 Ancelma Aquino------------------------------------ ------------------------ ----------2009-5404 Maisy Domínguez--------------------------------------------------------------------2010-5996 Yaindy Martínez----------------------------------------------------------------------2010-4585 Mary Dalia Mera Pineda-----------------------------------------------------------2010-1452
Acompañante: Luis Felipe Rosa Nolasco.
Asignatura: Presupuesto Empresarial I.
Fecha: 19/11/2012
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Índice
Introducción…………………………………………………………………………… .3
Objetivos Generales y Específicos.…………………………………………………. 4 Justificación…………………………………………………………………………… .5
Generalidades del Presupuesto Empresarial Reseña Histórica……………………………………………………………………… 7 Importancia del Presupuesto……………………………………………………….. .7 Elementos Principales del Presupuesto………………… Presupuesto………………………………… ………………………….8 ………….8 Clasificación de los Presupuestos………………………………………………… ..9 Según la Flexibilidad………………………………………………………………….9
Según el Periodo que cubran………………………………………………………..9 Según el campo de Aplicabilidad a la empresa…………………… empresa…………………………………..10 ……………..10 Según el sector en el cual se utilicen……………………… utilicen……………………………………… ………………………11 ………11 Objetivos específicos de un presupuesto……………………………………… ....13
El presupuesto y el proceso administrativo……………………………………... ..15 La planeación presupuestaria: Ventajas y Limitaciones………… Limitaciones…………………………17 ………………17 Etapas de la Formulación de los presupuestos………………………… presupuestos………………………………… ……… ..18 Ejercicios………………………………………………………………………………20
Conclusiones…………………………………………………………………………22
Bibliografía……………………………………………………………………………23 Anexos……………………… Anexos…………………………………… …………………………… …………………………… ………………………….. …………….. .24
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Introducción
Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. También los presupuestos se pueden considerar como un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto también es considerado como como el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año. La elaboración elaboración de un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. objetivos. En la presente investigación investigación presentaremos presentaremos los elementos a utilizar para la elaboración de un presupuesto que cumpla con los requerimientos necesarios para el alcance de los objetivos y metas de la organización.
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Objetivos
Objetivo General:
Conocer la importancia y el
funcionamiento del presupuesto en las
organizaciones y su utilidad para el alcance de los objetivos organizacionales.
Objetivos Específicos:
Conocer la clasificación de los presupuestos dependiendo de tiempo, lugar y sector en donde se utilice.
Destacar la importancia del presupuesto.
Señalar las diversas etapas en la elaboración un presupuesto.
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Justificación
Los presupuestos presupuestos se consideran como
herramientas necesarias en estos estos
tiempos para la planificación de las actividades de las empresas, empresas, debido a la incertidumbre que opera en la economía actual y en los precios de los bienes y servicios que permanecen en constante fluctuación y cambio; por esto los presupuestos han trascendido a un uso global. El presupuesto no se limita solamente a la planificación a nivel empresarial y organizacional sino también a la planificación a nivel gubernamental ya que son muy utilizados por los gobiernos como un mecanismo de control y planeación de los gastos con el fin de disminuir la incertidumbre y los riesgos generados por la misma.
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Generalidades del Presupuesto Empresarial.
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Reseña Histórica del Presupuesto. Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control. Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto. En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales. gubernamentales. Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados. En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional, la técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos. Por ejemplo, en 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se aprobó después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de actividad particular del sistema "presupuesto flexible". Esta innovación genera un periodo de análisis y entendimiento profundos de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar y fomenta el tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al estudio y la evaluación amplios de los costos.
El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo de efectivo.
Importancia del Presupuesto. Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. 7
Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
Elementos Principales del Presupuesto. El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará de realizar.
Integrador Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.
Coordinador Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias. 8
Operaciones Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
Recursos No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:
Presupuesto de efectivo. Presupuesto de adiciones de activos.
Dentro de un periodo futuro determinado.
Clasificación de los presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario.
1-Según la flexibilidad -Rígidos, estáticos, fijos o asignados. Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad en la que no se quiere o no se puede reajustar el costo inicialmente acordado. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico, o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utiliza el sector público.
-Flexibles o Variables. Estos presupuestos se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
2-Según el periodo que cubran . -Acorto plazo-
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Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de vida de un año.
-A largo plazo. En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del gobierno el horizonte de planeamiento consulta el periodo presidencial establecido por las normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero, o apertura mutua de los mercados internacionales. Las grandes empresas adoptan presupuestos de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. También se recurre a estos planes cuando de manera ocasional tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocida como ¨uno-cuatro¨, es decir, en el cual se detalla con amplitud el primer año y se presentan datos generales para los años restantes. Con este sistema se trata de planear a largo plazo y luego detallar y cuantificar todas las actividades del primer año. Cumplido el primer año, será necesario revisar el plan a largo plazo y, con base en las experiencias, adicionar un nuevo año a ese plan, formular planes detallados para el segundo año y cuantificarlos por medio del presupuesto.
3-Según el campo de aplicabilidad a la empresa -De operación o económicos. Incluye la presupuestación de todas las actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre estos podrían incluirse: -Ventas – ingresos operacionales -Producción -Compras -Uso de materiales -Mano de obra -Gastos operacionales- Ventas- mercadeo- Administrativos
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-Financieros (tesorería y capital) Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamental mente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables.
-Presupuesto de tesorería . Se formula con las estimaciones de fondos disponibles en caja, banco y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos (ventas al contado, recuperación de cartera, ingresos financieros, redención de inversiones temporales o dividendos reconocidos por la intervención del capital social o de otras empresas) o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deuda, amortización de créditos o proveedores o pagos de nomina, impuestos o dividendos. Se formula por periodos cortos: meses o trimestres. Es importante porque mediante el se programan las necesidades de fondos liquido de la empresa. Cuando las disponibilidades monetarias no cubran las exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos o a liquidar activos. En caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de los recursos sobrantes y evitar su ociosidad. -Presupuesto de erogaciones capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones en adquisición de terrenos, construcción o ampliación de edificios y compra de maquinarias y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. Terminadas las obras será necesario comparar las estimaciones con sus valores reales. Las tendencias inflacionarias deberán incorporarse en los pronósticos de este tipo de inversiones. Además se recomienda ser cuidadoso al estimar los costos, tener en cuenta que no es viable aplicar un índice universal de incremento de precios a todo tipo de activos fijos y, por tanto, es necesario incorporar coeficientes de inflación específicos atribuibles a la inversión de terrenos, construcciones y bienes tecnológicos.
4-Según el sector en el cual se utilicen -Sector público: Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren los gastos de funcionamiento, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión en proyectos de apoyo a la iniciativa privada (puentes, termoeléctricas, sistema portuario, centros de 11
acopio, vías de comunicación, etc.), la realización de obras de interés social (centros de salud, escuelas) y la amortización de compromisos ante la banca internacional. Este presupuesto de gastos debe ser equivalente al presupuesto de ingresos y debe cumplir las formalidades establecidas en la ley para su aprobación, ejecución y control.
-Sector privado: Los utilizan las empresas privadas como base de planificación de las actividades organizacionales. organizacionales.
-Tercer sector : Una organización del tercer sector es una asociación u organización sin ánimo de lucro constituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la sociedad; está conformada por un grupo de personas que aportan trabajo voluntario para liderar y orientar la entidad; no busca el lucro personal de ninguno de sus miembros, socios o fundadores y tiene un carácter no gubernamental. Durante las últimas décadas, el sector solidario, que también recibe el nombre de entidades sin ánimo de lucro, ha crecido al punto que emplea, más personas que el mismo sector público y ha sido reconocido como el tercer sector. Por este motivo, se ha requerido estructurar estas organizaciones de acuerdo con los principios de las ciencias económicas, administrativas, contables, financieras y fiscales, para poder cumplir con los objetivos propuestos de manera acorde con las necesidades y requerimientos de la sociedad. Estas organizaciones han venido asumiendo responsabilidades y desarrollando una importante labor como legado del sector público y de la misma sociedad y, por tanto, padecen las mismas limitaciones de disponibilidad de recursos que afectan a los otros sectores. Las necesidades de la sociedad crecen y los recursos requeridos para satisfacerlas son cada vez más escasos, de manera que las organizaciones del sector privado se ven compelidas a adquirir mayor conciencia social y las entidades del tercer sector se han visto presionadas a operar con criterios de empresa privada para lograr buenos resultados que les generan recursos y así seguir cumpliendo los objetivos propuestos de forma eficiente, eficaz y ef ectiva. Como elementos o factores a tener en cuenta al apreciar el presupuesto para las entidades del tercer sector, se destacan los siguientes: -
Planeación a corto, mediano y largo plazo.
-
Planeación por planes, programas y proyectos.
-
Presupuesto de ingresos y localización de fondos.
-
Presupuesto de inversión de los excedentes.
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-
Control, monitoreo, seguimiento y acompañamiento con indicadores de gestión (financieros y no financieros) de la eficiencia, eficacia y efectividad.
-
Adaptabilidad y flexibilidad presupuestal.
-
Integración y participación en la elaboración del presupuesto.
-
Estructura organizacional acorde con los planes y proyectos a desarrollar.
-
Practica contable financiera para entidades sin ánimo de lucro.
-
Requisitos y controles fiscales a este tipo de organizaciones
Objetivos Específicos de un Presupuesto . Los objetivos del presupuesto son: - Consideración del futuro, para que los planes trazados permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten. - Asegurar la liquidez financiera f inanciera de la empresa. - La coordinación de todas las actividades, para obtener ese fin. - Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva en relación con los objetivos establecidos. - De Previsión, de planeación, organización, Coordinación o integración, Dirección y control, control, es decir comprenden comprenden o están en todas las etapas del proceso administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que sólo los enmarcan en la planeación y en el control, pocos agregan la Dirección. Por lo que, como a continuación se cita un concepto general cada etapa del proceso Administrativo, para enseguida indicar indicar el u objetivos del presupuesto en esa etapa:
a) De Previsión Consiste en la determinación de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, la investigación investigación y valoración valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo organismo habrá de encontrarse, encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posible Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.
Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución ejecución del Presupuesto 13
b) De Planeación Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar. Camino a seguir con unificación y sistematización de actividades por medio de las cuales se establecen objetivos de la Empresa necesarios para alcanzarlos.
Objetivo del Presupuesto: Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos
c) De organización. Se refiere a la estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos humanos de una entidad, con el fin de lograr lograr su máxima eficiencia dentro de los planes planes y objetivos señalados. La elaboración de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta manera lograr el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir.
Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad, utilizando en este caso El Presupuesto Presupuesto como elemento para modificar modificar la estructura de la entidad en caso necesario.
d) De coordinación coordinación o integración. integración. Consiste en dotar a la institución de todos los procedimientos y medios necesarios de Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organización.
Objetivos del Presupuesto: Presupuesto: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este equilibrio.
e) De dirección. Consiste en la función ejecutiva para guiar, conducir conducir vigilar inspeccionar inspeccionar y coordinar las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a lo planeado. planeado. Es una guía guía para la toma de decisiones programadas programadas por los niveles ejecutivos.
Objetivos del Presupuesto: Presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una parte permite delegar las decisiones programadas.
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f) De Control. Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo. Consiste en el establecimiento de sistemas sistemas que permitan medir los resultados resultados actuales y pasados en relación con los esperados, por medio de acciones controladoras que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas. entre lo presupuestado presupuestado y Objetivo del Presupuesto: Comparación a tiempo entre los resultados obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer las correcciones, correcciones, mejoras y formulaciones formulaciones de nuevos planes para alcanzar un eficiente manejo empresarial
El presupuesto y el Proceso Administrativo. El presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar por lo que es un cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica por lo general en forma anual. Podemos definir a la Administración como “La técnica que busca obtener
resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una organización.” La administración busca siempre un fin eminentemente práctico: obtener resultados. Todo el conjunto de sus principios, sus reglas e instrumentos auxiliares, van orientados precisamente a alcanzar resultados. La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planificación. La Gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de manera eficiente, genera grandes beneficios. El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia al encarar las responsabilidades siguientes: Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los inversionistas. Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución, finanzas y relaciones industriales) en pos de un objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de las responsabilidades encomendadas. Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con las metas que justificaron su implantación.
El Presupuesto y el Proceso de Dirección. La función de los buenos presupuestos en la Administración de un negocio se comprende mejor cuando esto se relacionan con los fundamentos de la 15
Administración misma o sea, como parte de las funciones administrativas: Planeación, Organización, Coordinación, Dirección y Control. La Planeación y el Control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del Proceso de elaboración de un Presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin f in de alcanzar los objetivos. El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites razonables, mediante él se comparan unos resultados reales frente a los Presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la Administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas sin presupuesto la dirección de una Empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse. La Ausencia de Presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos producción y/o utilidades. Elementos que integran la “mecánica administrativa” son:
Previsión:(pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas. Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas.
Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los l os elementos habrá de orientarse por los objetivos.
Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc.
Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas. al ternativas.
Planificación: (plan deriva de plano). La etimología indica, así, que lo que hacemos es fijar “planos” para orientar nuestra acción. Los planes de tipo
administrativo son muy diversos. Todos pueden tener relación con la Administración, mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas, los presupuestos, los procedimientos y las políticas.
Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea, fijar tiempos precisos a cada actividad concreta, y asegurarnos después de que
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estos tiempos se cumplan con exactitud. De ahí, que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración. Los programas establecen, además, para cada tiempo, la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración. Los presupuestos: presupuestos: son planes estimados en cantidades, ya sea que estas se fijan en número, como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción. Los presupuestos representan uno de los aspectos más út iles en la Administración, estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. Los programas establecen, además, para cada tiempo, la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración. Los presupuestos: son planes estimados en cantidades, ya sea que estas se fijan en número, como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias, cien kilos al mes, etc., o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año, reducir el diez por ciento de los costos. Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración, estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias, es decir, por el “como” concreto de cada actividad.
La planeación presupuestaria: Ventajas y limitaciones . Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarla sin haber previsto el futuro.
Sus ventajas son: 1. Cada miembro de la empresa pensara en la consecución consecución de las metas metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. 2. La dirección de la firma realizara un estudio temprano de sus riesgos y oportunidades y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. 3. De manera periódica periódica se replantean las políticas, si después después de revisarlas y evaluarlas se concluyen que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. 4. Ayuda a la planeación planeación adecuada adecuada de los costos costos de producción. producción. 5. Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado adecuado de los recursos. 17
6. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficiencia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos. 7. Es el sistema más adecuado para establecer costos promedios y permite su comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad. 8. Facilita la vigilancia efectiva efectiva de cada una de las funciones y actividades actividades de la empresa.
Sus desventajas son: 1. Sus datos al ser ser estimados estarán estarán sujetos a l juicio o la experiencia experiencia de Quienes los determinaron. 2. Es solo una herramienta herramienta de la gerencia.” un plan de presupuesto se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante”.
3. Su implantación y funcionamiento necesita tiempo; por tanto sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución este plenamente convencido de las necesidades del mismo.
Etapas de la formulación de los presupuestos. Primera Etapa. Pre iniciación: En esta etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.
Segunda Etapa. Elaboración del Presupuesto: Presupuesto: Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes: En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el 18
alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia. En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de venta y las políticas sobre inventarios. Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias m aterias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios. Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos. Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos. Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.
Tercera Etapa: Ejecución: En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la "puesta en marcha de los planes" y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.
Cuarta Etapa: Control. Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.
Quinta Etapa: Evaluación. Al culminar el período de presupuestación se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos
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Ejercicios
La empresa el Presupuesto, C. por A. planea vender en el primer trimestre de 2007, 200,000 relojes a un precio de RD$ 16,000.00 cada uno. Al 1ero de enero la empresa posee 20,000 relojes a un precio de RD$8,500 cada uno. Dicha empresa programa producir 95,000 relojes en función a los siguientes costos estimados: a) Materiales directos: directos: RD$ RD$ 512 millones. b) Mano de obra directa: RD$245 millones. millones. c) Gastos indirectos de fabricación: fabricación: 25% del costo de la mano de obra directa. d) Gastos de ventas un 20% sobre las ventas. ventas. e) Gastos administrativos 30% de incremento respecto a los reportados durante el último trimestre del año 2006, los cuales ascendieron a RD$ 200 millones. Elabora: 1) Estado de costo de producción presupuestado. 2) Estado de costo de ventas presupuestado. 3) Estado de resultados o ganancias y pérdidas proyectado. proyectado.
1) Estado de costo de producción presupuestado: Para la fabricación de 95,000 relojes. Materiales: --------------------------512, 000,000 Mano de Obra: ---------------------245, 000,000 Gastos Indirectos: -----------------61, 250,000 --------------------Total de Costo de producción: 818, 250,000 / 95,000
Costo Unitario: 8,613.15
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2)
Estado de costo de venta presupuestado. Cantidad
Costo unitario
20,000 * $ 8,500 = 95,000 * $ 8,613.15 = 85,000 * $ 8,613.15= ----------200,000
Total. 170,000, 000. 818,250, 000. 732, 117,750. ---------------------1, 720, 367, 750.
Ingresos: 200,000 * 16,000= 3, 200, 000,000. Costo de Venta: 1, 720, 367, 750.
3) Estado de Resultado o de Ganancias y Pérdidas Proyectados. Ingresos
por
ventas…………………………………………………………3,200, 000,000, -Costo de Venta…………………………………………… ...1,720, 367, 750.
---------------------1,479, 632, 250.
Utilidad Bruta
-Gastos de Venta -Gastos Administrativos.
640, 000,000. 260,000, 000. -----------------------
Total de Gastos Utilidad Neta Antes de Impuestos Impuestos Sobre la Renta
Utilidad Neta Después de Impuestos. I mpuestos.
(900, 000, 000.) 579, 632,250. 168, 093, 352.5 ----------------------------411, 538,817.50
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Conclusión
Los presupuestos de acuerdo con sus diferentes clasificaciones desempeñan una parte importante de las estrategias de planeación de las empresas, organizaciones y gobiernos. Una de las funciones antes mencionadas que cumplen los presupuestos es la de ayudar en la reducción de la incertidumbre a nivel empresarial, organizacional y gubernamental disminuyendo de este modo los riesgos que enfrentan las distintas instituciones a lo largo de su vida. Desde el momento de su descubrimiento el presupuesto ha demostrado ser una herramienta eficaz a la hora de planear los gastos futuros de la empresa, ya que mediante este se permite a la administración calcular la cantidad de recursos necesarios para lograr la rentabilidad económica de la organización y así mantener las utilidades generadas por las operaciones sin temor a los posibles riesgos provocados por las variaciones en el mercado económico nacional, internacional y global.
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Bibliografía. Fuentes Utilizadas:
Presupuestos: Enfoque de Gestión, Planeación y Control de Recursos, Jorge Burbano Ruíz, 3ra Edición.
BURBANO R., Jorge E. y ORTIZ G., Alberto. Enfoque Moderno de Planeación y Control de Recursos. Segunda Edición.
Páginas de Internet consultadas: http://www.emagister.com/ http://www.wikipedia.org/ http://activaciencias.tripod.com
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Anexos
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