TRABAJO ENCARGADO
Porque al ejercer su trabajo en dicha área, hará uso de un sin número de sistemas tanto contables como administrativos, entonces si no conoce lo que es un sistema, lo básico como definición, estructura y propiedades no podrá aplicar o hacer un uso correcto de los sistemas contables administrativos.
Sistema: es un todo estructurado de elementos, interrelacionados entre sí, organizados con el fin de lograr unos objetivos. Cualquier cambio o variación de cualquiera de los elementos puede determinar cambios en todo el sistema. Elemento: la parte integrante de algo, a las pieza que forman una estructura y a los componentes de una agrupación. Interrelación: La interrelación es la manera en la que interactúan una serie de elementos o partes para realizar una actividad o un proceso.
Porque está compuesta por un conjunto de elementos o subsistemas interrelacionados entre sí, que tratan de coordinarse para alcanzar el objetivo global de la empresa elementos como la (INPUTS) en forma de recursos humanos, financieros, materiales, etc.; : la adecuada transformación de energía, etc.; (OUTPUTS): los resultados en forma de productos y/o servicios como salidas del sistemas.
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva. Entonces, en base a esto podemos que un software contable si es un sistema, ya que está compuesto por un conjunto de programas, cada uno de ellos diseñado con un fin específico y que interactúan entre sí intercambiando información almacenada en los archivos definidos al efecto, para obtener un resultado a partir de procesos elementales como los son los que permiten el registro de la información, hasta aquellos que la clasifican y resumen en forma significativa, con el objeto de reflejar en términos de dinero las operaciones y los hechos de carácter financiero, como así también, el de interpretar sus resultados.
Los sistemas son importantes para la empresa, porque estos ofrecen mejoras en la toma de decisiones, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementan la capacidad de organización de la empresa, y tornan de esta manera los procesos a una verdadera competitividad.
La empresa como un sistema abierto en una constante interrelación con su
medio tiene su estructura en subsistemas que podemos diferenciar en grupos de la siguiente manera:
Sistema de negocios Sistema de producción Sistema de ventas Sistema de relaciones Análisis de sistemas Fijación de requerimiento
No. Por qué las empresas manufactureras están compuestas por una serie de procesos en los cuales entran los insumos y son transformados para lograr el producto terminado final, por lo tanto, es necesario que ésta cuente con sistemas que controlen cada uno de los procesos de producción.
Proporciona una estructura que agiliza la descripción, ejecución y el planteamiento de un proceso industrial; Son los responsables de la producción de bienes y servicios en las organizaciones; Involucran las actividades y tareas diarias de adquisición y consumo de recursos; Permiten a los administradores de operaciones tomar decisiones que se relacionan con la función de operaciones y los sistemas de transformación que se emplean.
En el siguiente cuadro explico la principales funciones de un sistema de facturación y cobranza:
-
Control de los precios de cada producto. Clasificación de productos por grupos y subgrupos. Emisión de presupuestos. Definición de comprobantes de pago. Control de pedidos de clientes. Emisión de facturas. Emisión de órdenes de entrega. Análisis de la gestión de ventas y facturaciones. Consulta de inventarios. Actualización de inventarios. Actualización de saldos de clientes.
-
-
Registras las cuentas por cobrar bajo diferentes condiciones de cobro, intereses o formas de financiamiento. Registro de cancelaciones parciales o totales. Seguimientos a los procesos de cobranza. Calculo de comisiones de vendedores. Análisis de cobranza. Emisión de notas de débito y de crédito. Emisión de estados de cuenta. Actualización de saldos. Control de gastos de cobranza.
Significa Ciclo de Vida y Desarrollo de los Sistemas y es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información.
Porque permite planificar, elaborar y controlar el proyecto de desarrollo de un sistema, ay que al seguir un ciclo de vida estas obligada a realizar etapa tras etapa por lo que no tendrás retrasos ni sorpresas ya que cada parte del ciclo requiere que finalices tareas y es requisito para la siguiente.
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas consiste en las siguientes fases: a) Planificación b) Análisis c) Diseño d) Diseño de sistema e) Implantación f) Mantenimiento
En un proceso el sistema de medida es la combinación de dos o más elementos o subconjuntos y partes necesarias para brindar un valor efectivo a una propiedad o cualidad de un evento u objeto de tal forma que lo describa.
Planificación de sistemas: La función de planificación pretende señalar y establecer prioridades sobre aquellas tecnologías y aplicaciones que producirán un máximo beneficio para la organización. El objetivo de esta fase consiste en decidir junto con el equipo humano de la empresa donde se va a implementar el sistema, los objetivos generales, específicos de la misma y elaborar los esquemas generales de la manera más clara y precisa. Análisis de los sistemas: Esta etapa ha sido clásicamente la primera del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Conlleva el estudio del sistema actual y la definición de las necesidades reales de los usuarios. Incluye las siguientes fases: Análisis de la Viabilidad del Proyecto, Análisis de los sistemas existentes, Definir necesidades de usuarios y establecer priorid ades. Diseño de sistemas: Durante esta etapa se diseña la solución informática para satisfacer las necesidades dela empresa, tal y como se especificaron. Esta etapa pierde su carácter de empresa para centrarse en cuestiones de técnica informática. El suceso que desencadena el inicio de esta fase es el documento de la declaración de necesidades de la empresa y las opiniones de los usuarios del sistema. La salida que esta etapa proporciona es la relación técnica de diseño que demuestra cómo se solucionan los problemas para los cuales se desarrolló el sistema.
Implantación de sistemas: Comienza a partir de las especificaciones de diseño técnico proporcionadas en la fase anterior. Durante esta etapa se construye el sistema y se pone en funcionamiento. El output fundamental de esta etapa es el sistema de información en sí. Mantenimiento de sistemas: Cualquier sistema implantado ha de mantenerse. Esta misión recae en un conjunto de expertos entre los que están los analistas y los programadores. El mantenimiento será necesario desde el momento en que se detecten algunas deficiencias en el sistema. Muchas veces serán los propios usuarios los que avisen de los problemas que el sistema ocasiona. Si los costes de mantenimiento fuesen demasiados altos, debería iniciarse el d esarrollo de un nuevo sistema.
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los objetivos de la misma.
La diferencia que existe entre un sistema contable y un sistema no contable es el registro de las operaciones y su centralización en una sola base de datos.
El sistema que reúne y centraliza todas las operaciones de una empresa es el Sistema Contable.
Si existe una relación, ya que al final de todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma resumida los movimientos que tengan los demás, es decir los sistemas administrativos diferentes del contable. Aquí podemos encontrar la primera forma de comunicación entre esos sistemas.
Los objetivos de un sistema de contabilidad incluyen metas pertinentes sobre una base diaria y objetivos a largo plazo para asegurar que el departamento de contabilidad de una empresa pueda planear con anticipación para futuros proyectos financieros. - Objetivos a corto plazo: Los objetivos a corto plazo de un sistema de contabilidad incluyen la realización de tareas cotidianas de contabilidad, como completar la nómina de empleados de la empresa y el seguimiento de todos los montos de ingresos y las compras. Preparar el presupuesto mensual para cada departamento es también una gran responsabilidad. - Objetivos a largo plazo: Los objetivos a largo plazo de un sistema de contabilidad incluyen producir y escribir informes financieros anuales utilizando los datos de un período anual, para tomar decisiones financieras
mejoradas para la empresa y elaborar propuestas de financiación de proyectos de la empresa. Cuando existe una red que conecte los equipos de la organización para que la información fluya entre las distintas áreas funcionales. En un sistema integrado los módulos comparten archivos e intercambian datos entre sí.
Esa relación se puede establecer Eliminar redundancia Facilitar el acceso a los - Facilitar la elaboración de informes
por de datos
varias o
razones: información información
El objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que implica el registrar, por ejemplo: Toda la facturación mensual de una empresa en forma manual y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de ventas por cliente y producto, ya que de una u otra forma los registros contables son más o menos estándares. De igual manera, tiene como objetivo compartir la información entre los sistemas que participan en la organización. Dentro del concepto de funcionamiento de un sistema integrado, deben distinguirse las siguientes etapas. Definición de parámetros Captura de la información Transferencia de la información Controles sobre la transferencia
-
Consiste en una definición inicial que se leda a un sistema para que sea tomado en cuenta para su funcionamiento. Esta definición inicial determinara claramente diferentes aspectos tales como: Grado de integración entre módulos Niveles de seguridad Tipos de operaciones a realizar Códigos de cuentas
La etapa de captura de la información en un sistema integrado se refiere al momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro. Para que exista la captura de información, los movimientos deben estar parametrizados totalmente. El objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que implica el registrar los datos.
En la transferencia de información encontramos que puede ser en forma automática o iniciada por algún usuario autorizado.
En el primer caso, es decir, cuando la transferencia de información es realizada en forma automática, previamente debe haberse definido los parámetros correspondientes en la primera etapa; en este caso, el proceso es transparente para el usuario. La segunda forma en la cual se puede transferir la información es a través de un proceso iniciado por un usuario; esto ocurre al final del día, semana o mes, cuando los movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los archivos maestros de datos .Previa a la transferencia de información, debe hacerse una relación de los datos que serán actualizados a fin de asegurar que se transfieran únicamente movimientos válidos.
Los controles sobre la transferencia de la información en un sistema integrado, se pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata, o al final de un periodo. En el primer caso, es decir, si la información es transferida y actualizada en el momento en que ocurren las operaciones, los controles sobre el ingreso de datos deben ser lo suficientemente fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos inconsistentes, incompletos o no validados. En el segundo caso, es decir, cuando la información es transferida a posteriori, los datos son validados o controlados generalmente en el momento en que se corre el proceso de transferencia correspondiente. En estos sistemas, la transferencia de información se realiza por lo general, a través de movimientos resumidos y al final de períodos previamente definidos. No hay información compartida: son módulos aislados en que cada uno funciona de forma independiente y para obtener información completa se requiere que los usuarios transfieran la información pertinente de un módulo a otro. Se refiere a una base de datos común que incluye información sobre los pagos efectuados por los clientes de las empresas participantes procedentes de los diferentes sectores de actividad. Tres niveles: - Sistemas de compras - Sistemas de inventarios - Sistemas de producción
