Kerangka Acuan ORIENTASI KARYAWAN BARU
PENDAHULUAN (Berisi gambaran umum tentang program) Orang yang memulai suatu pekerjaan baru membutuhkan perkenalan yang sama terhadap pekerjaan dan organisasi di mana dia akan menjalankan pekerjaannya.Perkenalan inilah yang kita sebut orientasi.Orientasi dirancang untuk memberikan kepada karyawan baru informasi yang dibutuhkannya agar dapat bekerja dengan nyaman, efektif, dan efisien dalam tempatnya bekerja. LATAR BELAKANG (Justifikasi kenapa program perlu dilakukan) Banyak penelitian menunjukkan bahwa para karyawan merasa gelisah ketika pertama kali memasuki suatu tempat kerja baru.Mereka merasa was-was tentang seberapa jauh mereka dapat berprestasi di tempat kerjanya,bagaimana bekerjasama dengan rekan-rekan kerja baru yang belum begitu mereka kenal.Mereka merasa tidak sebanding dengan rekan kerja yang lebih berpengalaman.Hal tersebut di perparah ketika para karyawan tersebut kurang memahami posisi dirinya dalam suatu lingkungan kerja dan harapan perusahaan atau atasan terhadap dirinya.Hal-hal seperti itulah yang menyebabkan banyak ketidaksinkronan antara karyawan baru dengan organisasi tempatnya bekerja,walaupun mungkin dari sisi skill para karyawan baru tersebut telah memenuhi standar atau bahkan memiliki banyak nilai tambah.Kondisi tersebut selain menyebabkan hasil kerja yang tidak memuaskan bahkan tidak jarang menimbulkan perselisihan antar bagian dalam tempat kerja dan hasil akhirnya adalah penurunan kualitas output perusahaan.Oleh karena itulah sangat dibutuhkan suatu program orientasi bagi para karyawan baru termasuk di Rumah Sakit Umum Islam Kustati dalam rangka menjebatani proses adaptasi para karyawan baru terhadap lingkungan kerjanya sehingga mereka dapat bekerja dengan nyaman dan memberikan hasil sesuai yang diharapkan oleh Rumah Sakit. TUJUAN UMUM (tujuan program secara garis besar) Meningkatkan mutu layanan rumah sakit melalui pembentukan sumber daya manusia (karyawan) yang bekerja dengan memahami kedudukan, fungsi,dan tugasnya di dalam rumah sakit. KHUSUS (rincian tujuan umum ) 1. Mengenalkan karyawan baru tentang profil Rumah Sakit Umum Islam kustati 2. Mengenalkan karyawan baru tentang hak dan kewajibannya sebagai karyawan Rumah Sakit Umum Islam Kustati. 3. Mengenalkan karyawan baru tentang tata tertib yang berlaku di RSUI Kustati. 4. Mengenalkan karyawan baru terhadap unit lingkungan kerja dan pekerjaannya. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Kegiatan pokok (inti kegiatan) Mengadakan orientasi bagi karyawan baru terhadap RSUI Kustati secara umum dan tehadap unit kerja secara khusus. Rincian kegiatan (jenis –jenis kegiatan yang akan di laksanakan dlm program tersebut) 1. Menyusun jadwal agenda dan silabus materi kegiatan orientasi karyawan baru. 2. Menginventarisasi karyawan baru di RSUI Kustati
3. Menyampaikan materi orientasi sesuai kebijakan direksi kepada karyawan baru 4. Memberikan orientasi unit kerja kepada karyawan baru. 5. Melakukan pengawasan dan evaluasi kegiatan orientasi karyawan baru. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN (menggambarkan alur kegiatan secara real di lapangan) 1. Menyusun jadwal agenda kegiatan dan silabus materi orientasi karyawan baru. 2. Berkoordinasi dengan bagian personalia tentang daftar karyawan baru yang ada di RSUI Kustati. 3. Berkoordinasi dengan bagian- bagian yang akan memberi materi orientasi kelas (Direksi, Sekretariat, Kepegawaian, KMKPRS, Panitia K3 RS, PPI, kerohanian) 4. Memberikan surat panggilan untuk pelaksanaan kegiatan orientasi kepada karyawan baru . 5. Menyampaikan materi orientasi kepada karyawan baru dalam bentuk orientasi kelas/ materi umum. 6. Menyerahkan karyawan baru kepada unit kerja terkait untuk mengikuti orientasi unit kerja. 7. Berkoordinasi dengan bagian personalia dan KMKPRS dalam pengawasan dan evaluasi kegiatan orientasi melalui laporan kasus yang melibatkan karyawan baru. SASARAN (SMART dan lihat rincian kegiatannya) 1. Tercapainya 100% karyawan baru yang mengikuti kegiatan orientasi. SKEDUL (Jadwal pelaksanaan kegiatan) (lihat cara melaksanakan kegiatan) NO
Kegiatan
1
1 Menyusun jadwal agenda kegiatan dan X silabus materi orientasi karyawan baru.
2
3
Berkoordinasi dengan bagian personalia tentang daftar karyawan baru yang ada di RSUI Kustati Berkoordinasi dengan bagian- bagian yang akan memberi materi orientasi kelas (Direksi, Sekretariat, Kepegawaian, KMKPRS, Panitia K3 RS, PPI, kerohanian)
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11 12
Disesuaikan dengan jadwal perekrutan karyawan baru oleh bagian kepegawaian(Personalia) Disesuaikan dengan jadwal agenda Orientasi kelas, dilakukan minimal H-2
4
Memberikan surat panggilan untuk Waktu menyesuaikan dengan ada tidaknya perekrutan pelaksanaan kegiatan orientasi kepada karyawan baru. karyawan baru .
5
Menyampaikan materi orientasi kepada Dilaksanakan pada hari pertama dan kedua orientasi. karyawan baru dalam bentuk orientasi kelas/ materi umum.
6
Menyerahkan karyawan baru kepada Dilaksanakan pada hari ketiga orientasi dan selanjutnya unit kerja terkait untuk mengikuti kegiatan orientasi berjalan sesuai dengan program dari orientasi unit kerja. unit kerja terkait.
7
Berkoordinasi dengan bagian X kepegawaian (personalia) dan KKPRS dalam pengawasan dan evaluasi kegiatan orientasi melalui laporan kasus yang melibatkan karyawan baru.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANNYA 1. Setiap bulan Kepala Bagian Diklitbang melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program orientasi karyawan baru yang sedang berjalan. 2. Pelaporan dilakukan dengan mengumpulkan data orientasi karyawan baru yang sedang berjalan setiap bulannya dan membandingkan kesesuaiannya dengan skedul yang ada dan dilaporkan kepada Direksi RSUI Kustati. PENCATATAN,PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
JUDUL DIMENSI MUTU TUJUAN
DENOMINATOR
Orientasi karyawan baru Sumber daya manusia Menekan angka IKP dan masalah administrative yang disebabkan misadaptasi karyawan baru Orientasi karyawan baru adalah acara pengenalan karyawan baru kepada RSUI Kustati umum dan unit kerjanya secara khusus Setiap bulan disesuaikan dengan adanya penerimaan karyawan baru oleh bagian kepegawaian 3 bulan jml Karyawan Baru satu periode yg ikut acr orientasi penuh Jumlah seluruh Karyawan Baru yg diterima periode tsb
SUMBER DATA STANDAR PENANGGUNG JAWAB
Kepegawaian, KMKPRS 100% Kepala Diklitbang
DEFINISI OPERASIONAL
FREKUENSI PENGUMPULAN DATA PERIODE ANALISA NUMERATOR
1. Pencatatan dokumen : a. Formulir Daftar Karyawan baru yang diterima RSUI Kustati, berasal dari data kepegawaian b. Undangan acara orientasi kelas c. Absensi acara orientasi kelas d. Salinan Materi/ silabus/ jadwal orientasi kelas e. Formulir penyerahan orientasi unit kepada unit yang terkait f. Salinan Absensi acara orientasi unit g. Salinan materi/ silabus/ jadwal acara orientasi unit h. Salinan laporan kasus yang melibatkan karyawaian baru dari kepegawaian dan KKPRS 2. Pelaporan program Pelaporan dibuat sesuai jenis sasaran: a. Untuk sasaran pertama (Tercapainya 100% karyawan baru yang mengikuti kegiatan orientasi) dibuat dengan membandingkan data karyawan baru suatu periode yang mengikuti acara orientasi secara penuh (kelas dan unit) di bandingkan dengan data jumlah karyawan baru yang diterima pada periode tersebut dan dikalikan 100 %, hasil dilaporkan kepada Direksi setiap bulan dalam rapat koordinasi. Rumus : jml KB satu periode yg ikut acr orientasi pnh Angka capaian Orientasi KB = x 100% Jmlh seluruh KB yg diterima periode tsb b. Untuk sasaran kedua (Tercapainya adaptasi yang baik para karyawan baru terhadap lingkungan kerjanya dengan parameter tidak adanya (0%) laporan kasus yang melibatkan karyawan baru dalam jangka waktu satu tahun awal masa kerjanya sejak penerimaannya
sebagai karyawan) di buat dengan membandingkan data karyawan baru yang dilaporkan bermasalah (data berasal dari bagian kepegawaian dan KKPRS) dalam satu tahun awal masa kerjanya dengan jumlah seluruh karyawan baru yang masa kerjanya kurang atau sama dengan setahun dan pernah mengikuti acaara orientasi dikalikan 100 %, hasilnya dilaporkan kepada Direksi setiap bulan dalam rapat koordinasi. Rumus : jml KB (ms krj ≤ 1 th) yg bermasalah Angka misadaptasi KB =
x 100% Jmlh slrh KB (ms krj≤1th)& prnh menjalani orientasi
3. Evaluasi kegiatan orientasi karyawan baru secara keseluruhan dilakukan setiap akhir tahun dengan membandingkan data capaian akhir dengan sasaran/ standar tentang jumlah karyawan baru yang bisa ikut dalam acara orientasi penuh (kelas dan unit) dan angka misadaptasi karyawan baru dalam jangka waktu ≤ satu tahun masa kerjanya, hasil yang diperoleh berupa kriteria program TERCAPAI atau TIDAK. Hasil tersebut nantinya berguna untuk: a. Menilai apakah program ini bermanfaat untuk menekan angka kasus yang diakibatkan oleh Karyawan baru b. Apakah program ini layak dilanjutkan di tahun berikutnya c. Mengevaluasi metode dan materi orientasi
Surakarta, 3 desember 2013 Kepala Bagian Diklitbang
hhhhHHHHHHHHHHHHH
