UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ
FACULTAD DE CONTABILIDAD TESIS “DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO Y SU INFLUENCIA EN LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA VASO DE LECHE EN LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO”
PRESENTADO POR: Bach. VALLADARES ZACARÍAS Nataly Yessenia PARA OPTAR TÍTULO PROFESIONAL DE: CONTADOR PÚBLICO HUANCAYO – PERÚ – 2014
ASESOR: Dr. Eleazar Delfín Mendoza Ruíz.
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AGRADECIMIENTO: Deseo expresar muestra de agradecimientos: A DIOS Por su amor incondicional y paciencia, por darme sabiduría y fortaleza, por ser mi luz y guía a lo largo de toda la vida. A MIS ABUELOS A mi mamá Raquel Ferrer Torres (Q.E.P.D.), por haberme enseñado el temor a Dios y a mi abuelo Casio Zacarías Vásquez, por haberme enseñado lo que es el optimismo. A MI MAMÁ Y A MIS TIOS A mi mamá Alicia Zacarías Ferrer, por su fortaleza, esfuerzo y apoyo incondicional, a mis tíos Hugo Zacarías Ferrer y Ernesto Zacarías Ferrer, por sus enseñanzas y a toda mi familia que de una y otra manera me apoyaron y creyeron en mí. A MI ASESOR Por su dedicación, enseñanza, guía y apoyo constante en el desarrollo de la tesis. A MIS MAESTROS Por haberme transmitido y compartido sus conocimientos en todo lo largo de la vida universitaria.
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DEDICATORIA: A Dios, mi mamá Alicia, mis abuelos Raquel y Casio, mis tíos Hugo y Ernesto, por haberme alentado en todo momento a perseverar y ser constante en mis decisiones y metas.
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PRESENTACIÓN El presente trabajo de investigación titulado “DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO Y SU INFLUENCIA EN LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO”, tienen como propósito fundamental diseñar un Modelo de Control Interno que mejore la gestión del Programa del Vaso de Leche empleando un conjunto sistemático de pasos y operaciones estratégicas para desarrollar el presente trabajo de investigación.
Sin duda los resultados de esta labor investigativa, además de permitirme obtener el título profesional, constituirá una fuente de información muy útil para resolver el problema de la implementación del Control Interno en el Programa del Vaso de Leche de toda municipalidad provincial y distrital del país.
En la elaboración de este trabajo de investigación se han tomado en cuenta los pasos metodológicos y procedimientos que comprende el proceso de investigación científica; el tal sentido, espero haber cumplido con las exigencias técnicas del jurado evaluador y de la Universidad Nacional del Centro del Perú.
El presente trabajo consta de los siguientes capítulos:
Capítulo I: Planteamiento Metodológico de la Investigación, que contiene el planteamiento
del
problema,
formulación
de
objetivos,
justificación
de
la
investigación, delimitaciones, planteamiento de la hipótesis, metodología de trabajo, tipo y nivel de investigación, métodos y estudio de investigación y las técnicas de investigación.
Capítulo II: Control Interno en las Entidades Públicas: desarrollo de conceptos importantes tales como: antecedentes de la investigación, el Modelo COSO I y II, Normas de Control Interno del Estado, Guía de Implementación de las Normas de Control Interno.
Capítulo III: El Programa del Vaso de Leche: desarrollo de la normativa del Programa, fases, Informe Macro de la Gestión del PVL emitida por la Contraloría v
General de la República y la información a ser enviada a la Contraloría General de la República con relación al Gasto y Ración del Programa del Vaso de Leche.
Capítulo IV: Control Interno y la mejora de la Gestión del PVL en la Municipalidad Provincial de Huancayo: se desarrolla la solución de la problemática planteada al inicio del trabajo de investigación, a través de la descripción del diagnóstico de la situación actual, análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), diseño del Modelo de Control Interno en el PVL y validación del Modelo a través de la aplicación en la Municipalidad Provincial de Huancayo.
Luego se determinan las conclusiones y recomendaciones.
Finalmente se presentan las referencias bibliográficas y los anexos.
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ÍNDICE INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................1 CAPÍTULO I............................................................................................................................................2 PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN .................................................2 1.1
Planteamiento del problema. ...................................................................................................2
1.1.1
Descripción de la realidad problemática. .......................................................................2
1.1.2
Formulación del problema................................................................................................5
1.1.3
Objetivos de la investigación. ..........................................................................................6
1.1.4
Justificación de la investigación. .....................................................................................7
1.1.5
Alcance y delimitaciones. .................................................................................................8
1.2
Hipótesis de la investigación. ..................................................................................................8
1.2.1
Hipótesis general. ..............................................................................................................8
1.2.2
Hipótesis específicas. .......................................................................................................8
1.3
Identificación clasificación de variables. ................................................................................9
1.4
Operacionalización de las variables. ................................................................................... 10
1.5
Metodología de la investigación. .......................................................................................... 10
1.5.1
Tipo y nivel de investigación. ........................................................................................ 10
1.5.2
Diseño de investigación................................................................................................. 10
1.5.3
Población y muestra....................................................................................................... 11
1.5.4
Métodos de estudio de la investigación. ..................................................................... 11
1.5.5
Técnicas de investigación: ............................................................................................ 12
CAPÍTULO II ....................................................................................................................................... 13 CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS ............................................................ 13 2.1
Antecedentes internacionales de la investigación. ........................................................... 13
2.2
Antecedentes nacionales de la investigación. ................................................................... 16
2.3
Historia del Control Interno. .................................................................................................. 19
2.4
Marco Histórico del Control Interno en el Perú. ................................................................. 20
2.5
Definición de Control Interno. ............................................................................................... 23
2.6
Objetivos gerenciales del Control Interno........................................................................... 23
2.7
Tipos de Control Interno. ....................................................................................................... 23
2.7.1
Control Interno Administrativo. ..................................................................................... 23
2.7.2
Control Interno Contable. .............................................................................................. 23
2.7.3
Control Interno financiero. ............................................................................................. 24
2.7.4
Control Interno previo. ................................................................................................... 24
2.7.5
Control Interno concomitante o simultáneo. ............................................................... 24 vii
2.7.6
Control Interno posterior. ............................................................................................... 24
2.7.7
Control Gubernamental. ................................................................................................ 25
2.8
El Sistema de Control Interno............................................................................................... 25
2.9
Organización del Sistema de Control Interno. ................................................................... 25
2.10
Principios aplicables al Sistema de Control Interno. ......................................................... 25
2.11
Roles y Responsabilidades en el Control Interno. ............................................................ 26
2.12
Limitaciones a la Eficacia de Control Interno. .................................................................... 27
2.13
El COSO I y el COSO II......................................................................................................... 28
2.14
Estructura de Sistema de control Interno. .......................................................................... 33
2.15
Concepto de las Normas de control Interno. ...................................................................... 34
2.16
Objetivos de la Normas de Control Interno. ....................................................................... 34
2.17
El Ambiente de Control. ......................................................................................................... 34
2.18
Evaluación de Riesgos. ......................................................................................................... 36
2.19
Actividades de Control Gerencial......................................................................................... 37
2.20
Información y Comunicación: ............................................................................................... 39
2.21
Supervisión. ............................................................................................................................. 42
2.22
Implemenación del Sistema de Control Interno................................................................. 44
2.23
Procesos que requieren especial atención en la gestión municipal............................... 49
CAPÍTULO III ...................................................................................................................................... 54 EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE ....................................................................................... 54 3.1
Creación del Programa del Vaso de Leche. ...................................................................... 54
3.2
Normativa del Programa del Vaso de Leche. .................................................................... 55
3.3
Financiamiento del Programa del Vaso de Leche. ........................................................... 56
3.4
Utilización de Recursos del Programa del Vaso de Leche. ............................................. 56
3.5
Asignación de Recursos al Programa del Vaso de Leche. .............................................. 57
3.6
Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche. ......................................... 57
3.7
Responsabilidad de las Municipalidades. ........................................................................... 59
3.8
Fases de Ejecución del Programa Vaso de Leche. .......................................................... 59
3.9
La Fase Selección de Beneficiarios en el PVL: ................................................................. 60
3.9.1
Sistema de Focalización de Hogares. ......................................................................... 61
3.9.2
Focalización..................................................................................................................... 61
3.9.3
Instrumentos de Focalización. ...................................................................................... 62
3.9.4
Organización Institucional del SISFOH. ...................................................................... 62
3.9.6
Importancia del SISFOH. .............................................................................................. 63
3.9.7
Operación del SISFOH. ................................................................................................. 63
viii
3.9.8
Información que proporciona el SISFOH. ................................................................... 64
3.9.9
Fases de la focalización. ............................................................................................... 65
3.10
La Fase de Programación en el PVL. ................................................................................. 65
3.11.
La Fase de Distribución en el PVL. ................................................................................. 71
3.12.
La Fase de Supervisión y Evaluación. ............................................................................ 74
3.13.
Supervisión y Control a cargo de la CGR. ...................................................................... 74
3.15.
Informe Macro 2011. .......................................................................................................... 78
CAPÍTULO IV ...................................................................................................................................... 86 CONTROL INTERNO Y LA MEJORA DE LA GESTIÓN DEL PVL EN LA MUNICIPALIDAD DE HUANCAYO ................................................................................................................................. 86 4.1
Creación Histórica de la Municipalidad Provincial de Huancayo. ................................... 86
4.2
La Municipalidad Provincial de Huancayo. ......................................................................... 86
4.3
Competencias de la Municipalidad Provincial de Huancayo. .......................................... 88
4.4
Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo. ................................................. 90
4.5
La Gerencia de Desarrollo Social. ....................................................................................... 90
4.6
Antecedentes de la Gestión del PVL en la MP Huancayo. .............................................. 91
4.6.1
Rol de Municipalidad Provincial de Huancayo en el PVL. ....................................... 91
4.6.2
Transferencia del Ministerio de Economía y Finanzas. ............................................ 92
4.6.3
Miembros del Comité de Administración del PVL. .................................................... 92
4.6.4
Cantidad de Beneficiarios del PVL por sectores. ...................................................... 94
4.6.5
Análisis de tiempos en el PVL. ..................................................................................... 94
4.6.6
Entrega de productos por mes. .................................................................................... 95
4.9.1.
Programas especiales desarrollados en el PVL. ....................................................... 96
4.6.7
Desarrollo de Talleres. ................................................................................................... 97
4.7
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL. ................................................................. 98
4.7.1
Administración Municipal............................................................................................... 98
4.7.2
La Selección de Beneficiarios: ..................................................................................... 99
4.7.3
La Programación. ......................................................................................................... 101
4.7.4
El Almacenamiento. ..................................................................................................... 117
4.7.5
La Distribución. ............................................................................................................. 118
4.7.6
La Supervisión y Evaluación....................................................................................... 124
4.8
ANÁLISIS FODA:.................................................................................................................. 126
4.8.1
Fase de Selección de Beneficiarios. ......................................................................... 126
4.8.2
Fase de Programación. ............................................................................................... 127
4.8.3
Fase de Almacenamiento. .......................................................................................... 129
4.8.4
Fase de Distribución. ................................................................................................... 130 ix
4.8.5
Fase de Supervisión y Evaluación. ............................................................................ 131
4.9 DISEÑO DEL MODELO DE CONTROL INTERNO EN EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE. ........................................................................................................................................ 132 4.9.1
Normas de Control Interno para la Fase de Selección de Beneficiarios. ............ 134
4.9.2
Normas de Control Interno para la Fase de Programación. .................................. 141
4.9.4
Normas de Control Interno para la Fase de Distribución. ...................................... 164
4.9.5
Normas de Control Interno para la Fase de Supervisión y Evaluación. .............. 169
4.9.6
Resumen de fechas importantes. .............................................................................. 172
4.10 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE: .............................................................................................................................................. 174 4.11
FLUJOGRAMAS LAS PRINCIPALES FASES: ............................................................... 175
4.12 ENUNCIADO DE LA APLICACIÓN DEL MODELO DE CONTROL INTERNO DISEÑADO EN EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO. ..................................................................................................... 177 4.13
RESULTADOS...................................................................................................................... 201
CONCLUSIONES. ............................................................................................................................ 217 RECOMENDACIONES.................................................................................................................... 219 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................................................. 220 ANEXOS ............................................................................................................................................ 222
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RESUMEN El trabajo de investigación “DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO Y SU INFLUENCIA EN LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO”, se enmarca dentro del tipo de investigación aplicada y nivel de investigación descriptiva explicativa, teniendo como objetivo general diseñar un Modelo de Control Interno para mejorar la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
Se plantea como hipótesis general que el Modelo de Control Interno diseñado mejora la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
Las variables que se han considerado en la investigación son: Control Interno y Gestión del Programa del Vaso de Leche, como variable independiente y dependiente, respectivamente.
En cuanto a la metodología a utilizar, esta investigación consiste en el estudio del diagnóstico de la situación actual, análisis FODA, diseño del Modelo de Control Interno por cada una de las fases del Programa del Vaso de Leche y la validación a través de la aplicación en la Municipalidad Provincial de Huancayo.
La aplicación del Modelo de Control Interno diseñado por el presente trabajo de investigación, así como la encuesta aplicada, ha permitido confirmar nuestra hipótesis concluyendo que el Modelo de Control Interno diseñado mejora la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
Asimismo se recomienda que el Órgano de Control Institucional de la Municipalidad realice el constante monitoreo en el desarrollo de la implementación del Modelo de Control Interno diseñado, a fin de corregir errores y retroalimentar el proceso.
xi
INTRODUCCIÓN El presente trabajo de tesis titulado “DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO Y SU INFLUENCIA EN LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO”, tiene como propósito principal mostrar la problemática de la entidad en estudio, teniendo como finalidad poner el trabajo de investigación al alcance de las distintas entidades gubernamentales ejecutoras del Programa del Vaso de Leche, para que tengan como base en su implementación del Control Interno, a fin de incidir favorablemente en la consecución de sus objetivos institucionales.
El control interno surgió como un fenómeno socioeconómico que buscaba responder a las necesidades de un mejor control en las empresas y entidades que se encontraban con problemas administrativos, financieros y económicos.
La siguiente investigación pretende diseñar un Modelo de Control Interno en el Programa del Vaso de Leche que mejore su gestión, a través de la aplicación de las Normas de Control Interno, la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Ley del Programa del Vaso de Leche y sus normas complementarias, recomendaciones de los distintos Informe Macros del Programa del Vaso de Leche emitidos por la Contraloría General de la República.
De tal manera, considero que es oportuno e importante el desarrollo del siguiente trabajo de investigación, ante los distintos problemas que se encuentran en la realidad peruana, en las entidades públicas, con la finalidad de demostrar la importancia que conlleva un eficiente control interno en las distintas áreas de la entidad, en esta oportunidad el Programa del Vaso de Leche.
La Autora.
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CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN 1.1 Planteamiento del problema. 1.1.1 Descripción de la realidad problemática. EL Programa del Vaso de Leche (PVL), es un plan de apoyo social alimentario que implementa el Estado peruano a través de las municipalidades a nivel nacional, cuyo objetivo es complementar la alimentación de los beneficiarios, prioritariamente de los niños en situación de pobreza y pobreza extrema, de 0 a 6 años de edad, mujeres gestantes y madres lactantes, a fin de contribuir con la población más vulnerable en sus niveles nutricionales. En el marco legal que regula la ejecución del Programa Vaso de Leche, responsabiliza a las municipalidades provinciales y distritales a nivel nacional a ejecutar la implementación de dicho programa, debiendo conformarse un Comité de Administración y tener como encargado del Programa a una responsable que desarrolla y gestiona las distintas fases, siendo estas: la selección de beneficiarios, la programación, las distribución y la supervisión y evaluación, quedando terminantemente prohibido toda politización del Programa Vaso de Leche bajo cualquier modalidad.
La Contraloría General de la República cada año realiza la consolidación de la información remitida por la municipalidades a nivel nacional sobre la ejecución del Programa del Vaso de Leche, asimismo consolida los resultados de la labor del control preventivo de visitas inopinadas y sobre los resultados de las auditorías realizadas a este programa, emitiendo como producto los Informes Macro de la Gestión del Programa del Vaso de Leche , motivo por el cual la problemática ha identificado diversas razones de estudio, detalladas en el Informe n.° 724-2011-CG/PSC-IM “Informe Macro sobre la Gestión del 2
Programa Vaso de Leche, periodo enero - diciembre 2010”, del Departamento de Programas Sociales de la Contraloría General de la República, cuyas recomendaciones derivadas del referido informe debieron ser implementadas en cada municipio en el año 2012. El Informe Macro 2010 identifica 72 diferentes riesgos distribuidos en cada fase del Programa como resultado de las visitas inopinadas a 89 municipalidades a nivel nacional, siendo el riesgo de mayor incidencia en la etapa de selección de beneficiarios el empadronamiento de los beneficiarios sin la aplicación de una ficha socioeconómica que permita medir los niveles de carencias y necesidades de los potenciales beneficiarios, la no focalización en la atención de los beneficiarios de primera prioridad y la desactualización de padrones, en la etapa de programación, se identificó la mayor cantidad de riesgos, siendo el de mayor incidencia que el Comité Especial no cuenta con una veedora ad honoren perteneciente a las Organizaciones Sociales de Base en los procesos de selección, asimismo de no haberse contado con la participación del representante del Ministerio de Salud en la formulación de la ración alimentaria, en la etapa de distribución, el riesgo de mayor incidencia es la distribución cruda de la ración, no contar con un plan de distribución de los alimentos, falta de almacenes, condiciones físicas inadecuadas y carencias de manuales para almacenamiento de alimentos, en la etapa de supervisión y evaluación, se identificaron riesgos como la carencia de un plan de supervisión y evaluación, no contar con indicadores para medir el grado de eficiencia del programa.
Asimismo la Cooperación Alemana Desarrollo a través del Programa de Gobernabilidad e Inclusión de la GTZ y en coordinación con la Contraloría General de la República, realizó la publicación del Manual de Orientaciones básicas para el Fortalecimiento del Control Interno en Gobiernos Locales, a fin de ayudar a las autoridades municipales a alcanzar las metas de su gestión a través del efectivo uso de los recursos, teniendo como herramienta clave el buen desempeño y la acción ética, dentro del contenido del referido manual se encuentran elementos importante para que la gestión municipal pueda iniciar el proceso de implementación del control interno ya sea a nivel de entidad (a través de los cinco componentes del control interno) y a nivel de procesos (procesos que requieren especial atención), producto de un estudio realizado para identificar procesos que requieren especial atención en la gestión 3
municipal, el manual ha determinado cinco procesos que se presentan de manera común y recurrente en los gobiernos locales y que afectan negativamente a la gestión municipal, estos procesos son los siguientes: las contrataciones,
la
ejecución
de
obras
por
administración
directa,
la
administración de bienes muebles e inmuebles, la gestión de almacenes y la gestión del Programa del Vaso de Leche. Tal como establece el estudio en el Manual, el Programa del Vaso de Leche constituye un proceso que requiere especial atención dentro de la gestión municipal, debido a que es vulnerable y se encuentra expuesta a riesgos, la implementación del control interno para el Programa del Vaso de Leche como proceso, es fundamental.
De igual modo, el Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huancayo, incorporó en su Plan Anual de Control 2011, el desarrollo del “Examen Especial al Programa Vaso de Leche”, teniendo como resultado tres (3) observaciones de naturaleza administrativa y ocho (8) observaciones contenidas en el Memorando de Control Interno, todas ellas relacionadas principalmente en las fases de selección de beneficiarios, programación y distribución del Programa.1 Asimismo del Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno 2012 de la Municipalidad Provincial de Huancayo, el Órgano de Control Institucional comunica a la Contraloría General de la República que se han elaborado encuestas por cada uno de los componentes de control interno otorgándoles un valor optimo a cada componente a fin de evaluar la implementación de los controles internos dentro del municipio, cuyo resultado ha determinado que no se ha llevado un proceso formal e integral de la implementación del Sistema de Control Interno, de modo que la entidad se encuentra expuestas a riesgos internos y externos.2
Asimismo, dentro la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo se pueden observar diferentes riesgos en cada una de las fases, siendo uno de los principales riesgos en la fase de selección de beneficiarios, la falta de normativa que regule la salida de los beneficiarios y periodo de actualización de los padrones, no se difunde la obligatoriedad que los potenciales beneficiarios estén dentro del Sistema de 1 2
Reporte obtenido del Ex – Sistema de Auditoría Gubernamental. Reporte obtenido del Sistema Integrado de la Contraloría General de la República.
4
Focalización de Hogares, siendo un riesgo que se pueda empadronar a beneficiarios no pertenecientes a la jurisdicción territorial o que el beneficiario también este empadronado en otra jurisdicción territorial. En la fase de programación existen riesgos como la falta de actualización de la normativa interna vigente, las normas internas no contienen las recomendaciones de la CGR y no se encuentran alineadas con el Reglamento de Alimentación Infantil y Normas Sanitarias para la Fabricación de Alimentos a Base de Granos destinados a Programas Sociales de Alimentación, la elección tardía de las representantes de las Organizaciones Sociales de Base para ser integrantes del Comité de Administración, que trae como consecuencia la conformación tardía del Comité de Administración del PVL, proceso de selección para la adquisición de alimentos prolongados hasta por un periodo de 10 meses aproximado, no existe una normativa que regule el monitoreo del proceso de selección de adquisición del alimentos, no todos los postores realizan la prueba de aceptabilidad, la responsable del PVL no tiene capacitaciones en gestión de logística y es parte del Comité Especial. En el internamiento de los alimentos al almacén, en algunas ocasiones se realiza la contra muestra de los alimentos y existe un débil control de Kardex. En la fase de distribución el peso mínimo deshidratado de la ración es inferior a lo establecido, se distribuye en forma cruda la ración, no se distribuye oportunamente la ración a consecuencia de las demoras en el proceso de contratación y la gestión no cuenta con un plan de distribución de alimentos. En la fase de supervisión y evaluación el Comité de Administración no realiza supervisiones a ningún de las fases del PVL, no existe control de calidad en la información a ser enviada a la CGR y la Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva se realiza una vez al año.
1.1.2 Formulación del problema.
a) Problema general. ¿Cuál es el Modelo de Control Interno que mejora la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo?
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b) Problemas específicos. 1. ¿Cuál es la situación actual de la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo?
2. ¿Cuáles son las Normas del Modelo de Control Interno del Programa del Vaso de Leche que deberían de ser implementadas en la Municipalidad Provincial de Huancayo?
3. ¿Es necesario un Modelo de Control Interno para mejorar la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo? 1.1.3 Objetivos de la investigación.
a) Objetivo general. Diseñar un Modelo de Control Interno para mejorar la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
b) Objetivos específicos. 1. Diagnosticar la situación actual de la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
2. Normar un Modelo de Control Interno del Programa del Vaso de Leche para su implementación en la Municipalidad Provincial de Huancayo. 3. Validar el Modelo de Control Interno diseñado aplicándolo al Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
6
1.1.4 Justificación de la investigación.
a) Justificación teórica. El marco teórico respecto al Programa del Vaso de Leche en la actualidad es insuficiente, la existencia de investigaciones respecto al control gubernamental de éste Programa es escasa y la normatividad que la regula también es limitante; sobre todo al referirse a las fases que se desarrollan dentro del Programa, siendo éstas: la selección de beneficiarios, la programación, la distribución y la supervisión y evaluación, no explicando detalladamente que subprocesos o subfases incluye cada una de ellas, motivo por el cual la investigación ayudará a ampliar la base teórica del Programa social.
b) Justificación metodológica. El diseño de un Modelo de Control Interno aplicado al Programa del Vaso de Leche se proyecta a generar una nueva metodología o estrategia de implementación, aplicación y evaluación del Control Interno a todas las entidades del Estado peruano ejecutoras de este programa.
c) Justificación práctica. El diseño del Modelo de Control Interno contribuirá a la correcta ejecución y gestión de las fases del Programa del Vaso de Leche, así como de la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los bienes y recursos del Estado.
d) Justificación académica. El diseño del Modelo se Control Interno favorecerá al incremento de información y conocimiento en la formación académica, sobre todo, servirá como antecedentes de futuras investigaciones respecto al control gubernamental.
e) Justificación legal. El trabajo de investigación se realizará en cumplimiento a todas las normas legales existentes del Programa del Vaso de Leche y Control Interno. 7
1.1.5 Alcance y delimitaciones.
a) Alcance. La investigación se desarrollará de acuerdo a las Normas de Control Interno y la normativa del Programa del Vaso de Leche, abarcando todo el año 2013.
b) Delimitaciones geográficas. La investigación estudiará únicamente a la Municipalidad Provincial de Huancayo.
c) Delimitaciones teóricas. La investigación analizará solo el Programa Vaso de Leche de la Provincia de Huancayo, dejando de lado a otros programas sociales tales como: Juntos, Pensión 65, PRONAA, etc.
d) Delimitación temporal. Con énfasis en el periodo comprendido del 2013, es decir sobre hechos de acontecimientos recientes y experiencias más relevantes, se estudia la el diseño modelo de control interno como mejora de la gestión en el Programa Vaso de Leche.
1.2 Hipótesis de la investigación.
1.2.1 Hipótesis general. El Modelo de Control Interno diseñado mejora la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
1.2.2 Hipótesis específicas. 1. Existe mejora en la situación actual de la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
2. La implementación de las normas del Modelo de Control Interno del Programa del Vaso de Leche ayudan a mejorar las fases. 8
3. Sí es necesario un Modelo de Control Interno para mejorar la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
1.3 Identificación clasificación de variables. El Modelo de Control Interno diseñado mejora la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, 2013.
Variable independiente (CAUSA). CONTROL INTERNO (X).
Dimensiones: -
Normas de control interno gubernamentales.
Variable dependiente (EFECTO). GESTIÓN DEL PROGRAMA VASO DE LECHE (Y).
Dimensiones: -
Selección.
-
Programación
-
Distribución.
-
Supervisión y evaluación
Diseño: Se utilizará el método explicativo.
X
Y
Dónde: X = Control Interno Y = Gestión del Programa del Vaso de Leche
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1.4 Operacionalización de las variables.
Cuadro n.° 1 Operacionalización de variables. Variables Variable independiente: Control Interno.
Variable dependiente: Gestión del Programa del Vaso de Leche.
Dimensiones
Indicadores Componentes del Control Norma de control Interno. Tipos de Control. interno gubernamentales Reglamentos. Actividad Pública. Sisfoh Selección de Beneficiarios. Empadronamiento. Comité de Administración. Normas Internas. Programación. Elección de la ración Proceso de Selección. Capacitaciones. Almacenamiento. Distribución Ración. Plan de distribución. Supervisión y Supervisión interna. evaluación. Supervisión de externa.
Fuente: Elaboración Propia.
1.5 Metodología de la investigación.
1.5.1 Tipo y nivel de investigación.
a) Tipo de investigación. Aplicativo
b) Nivel de investigación. Descriptivo Explicativo.
1.5.2 Diseño de investigación. De acuerdo a la naturaleza del estudio, presenta un diseño “No experimental”, por la naturaleza de la investigación, debido a que éste tipo de estudio se oriente a describir fenómenos, situaciones y eventos detallando como son y en el modo en que se manifiestan para después analizarlos. 10
1.5.3 Población y muestra. a) Población. Órgano de Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
b) Muestra. Órgano de Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
c) Muestreo. No Probabilístico.
1.5.4 Métodos de estudio de la investigación. El método implementado durante el desarrollo de este proyecto de investigación es de carácter inductivo, ya que se parte de lo particular; como es el concepto de Control Interno y del Programa del Vaso de Leche, para lograr una aplicación general, elaborando una herramienta estándar que se pueda adaptar a las demás municipalidades.
La metodología empleada para la investigación constará de los siguientes pasos:
a) Paso 1: Revisión bibliográfica. Exploración sobre los temas que se van abarcar en la investigación: Control Interno y Programa del Vaso de Leche.
b) Paso 2: Diagnóstico de la situación actual. Explicación descriptiva de la situación actual de la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
c) Paso 3: Análisis FODA. A partir del diagnóstico de la situación actual, se realizará el análisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo. 11
d) Paso 4: Diseño del Modelo de Control Interno. Se realizará el diseño del Modelo de Control Interno por cada una de las fases del Programa del Vaso de Leche a través de normas.
e) Paso 5: Aplicación y validación práctica. En concordancia al diagnóstico de la situación actual y de la evaluación y aplicación del Modelo de Control Interno diseñado se realizará la validación mediante una aplicación práctica y la aplicación de una encuesta.
1.5.5 Técnicas de investigación:
a) Técnicas para el acopio de información:
Entrevistas no estructurada.
Cuestionario de encuesta.
b) Técnicas para el tratamiento de datos:
Ubicación.
Selección.
Clasificación.
Ordenamiento.
Presentación.
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CAPÍTULO II CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS 2.1 Antecedentes internacionales de la investigación. Cisneros, C. Hernández, M. y Hernández, L. (2010) realizaron la investigación: ”Diseño de un Sistema de Control Interno en base al enfoque COSO ERM para el manejo de inventarios en el proceso de elaboración y venta de alimentos en entidades de beneficencia pública”, Universidad de El Salvador - San Salvador. La investigación ha llegado a las siguientes conclusiones:
1. Según los resultados obtenidos en el trabajo de investigación, se constató que la asociación no posee manuales ni procedimientos de control interno de inventarios en base al Enfoque “COSO ERM” de manera escrita, los cuales facilitan la realización de las actividades.
2. Se observó que en el departamento de cocina no existe un control físico de la cantidad de materia prima utilizada en los platos preparados. 3. Durante la investigación se determinó que la asociación posee controles o lineamientos básicos, pero no se toman en cuenta otros factores que influyen y los cuales son determinantes para la toma de decisiones, como son: almacenar e invertir en productos que tienen poca demanda, pérdida de materia prima por vencimiento o por ser producto semi-preparado y que hayan entrado en estado de descomposición.
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4. Se verificó que en un promedio de tres veces por semana se realizan compras de emergencia, lo cual genera un aumento en los costos y por lo tanto una menor utilidad. 5. Se pudo observar que el departamento de cocina tiene establecido un menú diario para los empleados, el cual generalmente es irrespetado por el desabastecimiento de productos que ellos mismos provocan, debido a que toman productos también del stock establecido para la venta. 6. Se confirmó que a los meseros hasta el momento de presentar la comanda en cocina, se les informa que el plato ordenado por el cliente no se encuentra disponible por falta de un ingrediente para su preparación. Changoluiza, L. (2012) realizó la investigación: “Diseño e Implementación de un Sistema de Control Interno Administrativo aplicado la empresa Compuenginé Cía. LTA.”, Universidad Central del Ecuador – Ecuador. La investigación ha llegado a las siguientes conclusiones:
1. A través de la definición de la misión, visión, principios y valores corporativos, políticas y estrategias para Compuengine Cía. Ltda. se propone el logro de sus objetivos promoviendo y facilitando un medio adecuado de evaluación.
2. Toda Compañía debe adoptar un sistema de control interno que garantice una seguridad razonable en el cumplimiento de sus objetivos y medición periódica para determinar el grado de cumplimiento de dichos objetivos planteados. 3. Para el diseño de los manuales de funciones, procedimientos y de políticas contables, se requirió planear las actividades y asignar el tiempo correspondiente para investigar las características propias de la Compañía, observar su estructura organizacional, el tipo de control existente, conocer el objeto social y económico de la misma, y por medio de esta convivencia determinar los procesos principales y opciones para la elaboración de los manuales.
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4. El diseño y la implementación de los manuales de funciones, procedimientos y políticas contables, son instrumentos básicos para salvaguardar los recursos de la Compañía, garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas sus operaciones, suministrando los lineamientos para la adecuada ejecución de las operaciones, y conocer la eficiencia del sistema de control interno y poder evaluarlo. 5. El control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de la Compañía, debe proporcionar confianza moderada de que sus acciones administrativas y ajustarse a los objetivos y normas legales y estatutarias. Páramo, B. (2013) realizó la investigación: “Propuesta para la elaboración de un Manual de Control Interno basado en el Modelo COCO; y evaluación de la gestión operativa al Centro Comercial La Playa Megastore, ubicado en la ciudad de Azogues, en la Provincial de Cañar, año 2013”, Universidad Politécnica Salesiana – Ecuador. La investigación ha llegado a las siguientes conclusiones:
1. Toda empresa indispensablemente necesita de un buen sistema de control interno ajustado a las necesidades de la misma, permitiéndole mantener una seguridad razonable de que las acciones dispuestas por la administración concuerden con los objetivos corporativos.
2. El desconocimiento y la inexistencia de un sistema de control interno en el centro comercial “Playa Megastore” ha generado dificultades y problemas en el correcto funcionamiento de los departamentos analizados en este trabajo generando pérdidas económicas por la mala utilización de los recursos. 3. El centro comercial no cuenta con objetivos claros y alcanzables que sirvan de orientación y camino para el desarrollo de la empresa. 4. El centro comercial actualmente carece de controles para diferentes áreas y sus responsables de áreas tiene la total libertad de actuar cosa que no puede ser ya que deben de seguir lineamientos y normas.
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5. La aplicación de los cuestionarios de control interno nos reveló una administración totalmente desordenada. 6. Existen muchas debilidades en la organización de las actividades que se desarrollan dentro de bodega, careciendo de seguridades que permitan salvaguardar las mercaderías produciendo esto grandes pérdidas para la empresa. 7. Para el área de compras no existe el suficiente personal para cubrir las funciones que se desempeñan en la empresa, al existir una sola persona existe sobrecarga de labor en este departamento.
2.2 Antecedentes nacionales de la investigación. Campos, C. (2003) realizó la investigación: “Los procesos de Control Interno en el departamento de ejecución presupuestal de una Institución del Estado”, Universidad Nacional Mayor de San Marcos. La investigación ha llegado a las siguientes conclusiones:
1. Con relación a la Ejecución Presupuestal las políticas utilizadas en el control interno son coherentes, observándose las normas y procedimientos en todas las actividades del proceso de abastecimientos, influyendo favorablemente en el trabajo que se efectúa; sin embargo, se amerita un manual para su ejecución.
2. Los objetivos que se establecen para el Control Interno, se alcanzan en forma satisfactoria lo cual permite que la gestión en el Departamento de Ejecución Presupuestal sea la adecuada conforme a lo esperado. 3. El planeamiento que se desarrolla en el Departamento de Ejecución Presupuestal, viene ayudando a la gestión en esta organización, teniendo gran influencia en la obtención de resultados, ya que se tiene pleno conocimiento del organismo y se evitan que ocurran distorsiones en el sistema; por consiguiente es la etapa más importante del proceso de control. 4. Las estructuras existentes para ejecutar el Control Interno se encuentran establecidas a nivel del Departamento de Ejecución Presupuestal, siendo los 16
resultados medianamente favorables, lo que influye en la
gestión
administrativa que se realiza debido principalmente al ambiente de control, recursos materiales y humanos. 5. Los estándares deseados en la administración del Departamento de Ejecución Presupuestal, respecto al Control Interno que se viene aplicando de acuerdo a la normas y procedimientos para tal fin, ha permitido establecer criterios y políticas que fomentan prácticas y condiciones uniformes que optimizan dicha tarea, significando que los estándares de trabajo y rendimiento son similares a la de otros organismos del sector público encargado de realizar el control interno, igualmente dentro de la institución existente correlación con el de otras dependencias. 6. Por la inmediatez de las acciones correctivas en el control interno, se subsana rápidamente superando las deficiencias que existieran, lo cual permite que la gestión administrativa no tenga inconvenientes durante su desarrollo. Vílchez, D. (2008) realizó la investigación: “Control Interno y su incidencia en la ejecución de gastos en la Municipalidad Provincial de Huamanga”, Universidad San Cristóbal de Huamanga. La investigación ha llegado a las siguientes conclusiones:
1. En la Municipalidad Provincial de Huamanga no está implementado un Sistema de Control Interno en las oficinas y unidades orgánicas encargadas de la ejecución de gastos, que verifique todas las operaciones, de acuerdo a las normas técnicas y según la documentación que sustente el gasto; no existe personal idóneo y capacitado que aplique las Normas de Control Interno; pues se ha observado que no se realiza el trabajo de Control Previo, porque creen que es la Oficina de Control Institucional que debe hacerlo y dejan pasar con total negligencia e indiferencia las irregularidades, ya que no se aplica de manera integral y coherente los principios, sistemas y procedimientos técnicos de Control; en consecuencia no hay un uso óptimo, eficaz y eficiente de los recursos, porque es escaso la incidencia del Control Interno durante la ejecución de gastos.
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2. No cuenta con personal idóneo, capacitado, especializado; a falta de una selección mediante concurso público de plazas, existiendo cantidad de personal contratado por favores políticos y familiares, que en su mayoría son profesionales de otras materias, que desconocen la administración municipal, no hay políticas de capacitación técnica al personal; además que los documentos normativos de gestión como el ROF, CAP, MOF se encuentran desactualizados; por consiguiente limitan la implementación efectiva de los planes y programas, generando el incumplimiento de los objetivos y metas institucionales, por desconocimiento y negligencia del personal en el cumplimiento de sus funciones.
3. El conjunto de planes, métodos y elementos de Control Interno no son evaluados; a falta del manual de procedimientos y guías por cada área, que describan los procedimientos específicos de manera detallada y definan las funciones del personal; entonces el calendario de compromisos que es una herramienta para el control presupuestal del gasto, se efectúe de manera incorrecta, pues no hay control de los compromisos de gasto, que permita asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestales relativas a las metas programadas, no contándose con información actualizada sobre los saldos presupuestales disponibles y de los montos comprometidos que permanecen pendiente de ejecución; dificultando la distribución de los gastos por cada período. 4. No se implementan las medidas correctivas derivadas de la Evaluación del Sistema de Control Interno, porque el Alcalde simplemente no lo toma en cuenta, pues tales recomendaciones se archivan, en consecuencia el trabajo es estéril, pues nadie se entera de los errores y debilidades existentes en las diferentes áreas, pues se siguen ejecutando gastos, destinando mayor presupuesto a gastos corrientes, respecto a gastos de capital; además se observa que la ejecución financiera se da en un mayor porcentaje, pero en cuanto al avance físico de obras es mínimo.
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Gálvez, M. (2011) realizó la investigación: “El Control Interno y su influencia en la optimización de la gestión del área de logística de la Municipalidad de San Martín de Porres, 2010”, Universidad César Vallejo. La investigación ha llegado a las siguientes conclusiones:
1. El control interno representa un mecanismo integrado que permite organizar, planificar, controlar y dirigir los procesos de la entidad, a través de normas, mecanismos, técnicas y procedimientos, las cuales permiten conseguir resultados óptimos, concluyendo que el control interno influye positivamente en la optimización de la gestión del área de logística.
2. Se determina que el ambiente de control, en el área de logística es de suma importancia para su gestión, debido a que este componente del control interno es la base para establecer conductas, políticas, valores y reglas que generan una cultura de control, brindando la eficiencia de control. 3. Se determina que el control interno de la entidad debe proponer y cumplir los controles internos previos y simultáneos, lo cual permite evitar irregularidades, despilfarros y malos manejos de parte de la gestión de la entidad y así realizar toma de decisiones correctas. 4. Se concluye que el funcionamiento técnico y profesional de los procesos logísticos es importante; a través de su funcionamiento coordinado y sincronizado, para controlar las actividades del área de logística, para una eficiente gestión. 5. Se verifica que la gestión del área de logística tiene que velar que los procesos técnicos del sistema nacional de abastecimiento se deben aplicar a todas sus actividades operativas y administrativas, además de realizar el seguimiento y supervisión correspondiente.
2.3 Historia del Control Interno. El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses. 19
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización, conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades.
Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales.
2.4 Marco Histórico del Control Interno en el Perú. La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores- INTOSAI, fundada en el año 1953 y que reúne entre sus miembros a más de ciento setenta (170) Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS); entre ellas la Contraloría General de la República de Perú (CGR), aprobó en el año 1992 las “Directrices para las Normas de Control Interno”. Anteriormente, en el año 1990 se había publicado el documento “Control Interno – Marco Integrado” (Internal Control – Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of The Treadway Comisión, 1990) elaborado por la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta, conocida como la Comisión Treadway. El Informe COSO incorporó en una sola estructura conceptual los distintos enfoques existentes en el ámbito mundial y actualizó los procesos de diseño, implantación y evaluación del control interno, definiendo al control interno como un proceso que constituye un medio para lograr un fin, y no un fin en sí mismo, ejecutado por personas en cada nivel
de
una organización
y
proporciona
seguridad razonable para la consecución de los objetivos.
20
En julio de 1998, la Contraloría General de la República del Perú, emitió las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobadas mediante R.C n. º 072-98-CG de 26 de junio de 1998. Dichas normas tuvieron inicialmente el siguiente contenido:
Gráfico n.° 1 Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público.
Normas generales de control interno.
Normas de control interno para el área de obras públicas.
Normas de control interno para la administración financiera gubernamental.
Normas de control interno para sistemas computarizados.
Normas de control interno para el área de abastecimiento y activos fijos. Normas de control interno para el área de administración de personal
Fuente: R.C n. º 072-98-CG de 26 de junio de 1998.
Posteriormente, la CGR incorporó mediante R.C. n. °123-2000-CG de 23 de junio de 2000 y R.C. n. ° 155-2005-CG de 30 de marzo de 2005 respectivamente, las normas siguientes: Normas de control interno para una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la función pública. Normas de control interno ambiental. En septiembre del 2004, el COSO emite el documento “Gestión de Riesgos Corporativos - Marco Integrado”, promoviendo un enfoque amplio e integral en empresas y organizaciones gubernamentales. Asimismo este enfoque amplía los componentes propuestos en el Control Interno – Marco Integrado. 21
En el XVIII INCOSAI, realizado el 2004 en Budapest, se aprobó la “Guía para las Normas de Control Interno del Sector Público”, que define al control interno como: “Un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal y que está diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales”:
Gráfico n.° 2 Objetivos Gerenciales del Control Interno.
Ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones. Cumplimiento de las obligaciones de respondabilidad. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables Salvaguarda de recursos para evitar pérdidas, mal uso y daño.
Fuente: Resolución de Contraloría General n. ° 320-2006-CG.
En nuestro país, el marco normativo para el control gubernamental lo proporciona la Ley n. º 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, vigente a partir de 24 de julio de 2002, que establece las normas que regulan el ámbito, organización y atribuciones del Sistema Nacional de Control (SNC) y de la Contraloría General de la República y la Ley n. º 28716 “Ley de Control Interno de las Entidades del Estado”.
Posteriormente la Resolución de Contraloría n. º 072-98-CG, descrita anteriormente fue derogada por la Resolución de Contraloría General n. ° 320-2006-CG “Normas de Control Interno”, asimismo el 30 de octubre de 2008 se publicó la Resolución de Contraloría General n.° 458-2008–CG denominada “Guía de Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado”.
22
2.5 Definición de Control Interno. Según la Resolución de Contraloría General 320-2006-CG, es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad se alcanzarán objetivos gerenciales.
2.6 Objetivos gerenciales del Control Interno.
Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta.
Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.
Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.
Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.
Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuentas por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
2.7 Tipos de Control Interno. 2.7.1
Control Interno Administrativo.
Son los mecanismos, procedimientos y
registros que conciernen a los
procesos de decisión, que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas programados. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y
economía de los procesos de
decisión.
2.7.2
Control Interno Contable.
Como consecuencia del control interno administrativo sobre el sistema de información, surge como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
Que todas las operaciones se registren oportunamente.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado. 23
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones.
Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización administrativa.
2.7.3
Control Interno financiero.
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguardar los
recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y
confiabilidad de los registros contables y de los estados e informes financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y demás derechos y obligaciones de la organización. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado los recursos financieros a través de los presupuestos respectivos.
2.7.4
Control Interno previo.
Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecución de las operaciones o de que sus actos causen efectos, se refieren a actividades simples, quizá como preguntarse antes de autorizar la compra de algo, si no existe en los almacenes, o si existe partida presupuestaria para proceder a comprometer los recursos. Es muy importante que se definan y se desarrollen los procedimientos de los distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la información a producir.
Los controles previos son los que más deben cuidarse porque son fuentes de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse en
compras
innecesarias, decisiones inconvenientes, compromisos no autorizados, etc.
2.7.5
Control Interno concomitante o simultáneo.
Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el mismo momento de su ejecución, lo cual está relacionado básicamente con el control de calidad.
2.7.6
Control Interno posterior.
Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se practica por medio de la Auditoría Gubernamental. 24
2.7.7
Control Gubernamental.
Según la ley n.° 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República”, se establece el Control Gubernamental como la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como el cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, ejerciendo el control gubernamental interno y externo
2.8 El Sistema de Control Interno. La Ley Nº 28716 “Ley de Control Interno de la Entidades del Estado”, define como sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales.
La Administración y el Órgano de Control Institucional forman parte del Sistema de Control Interno de conformidad con sus respectivos ámbitos de competencia.
2.9 Organización del Sistema de Control Interno. La adecuada implantación y funcionamiento sistémico del control interno en las entidades del Estado, exige que la administración institucional prevea y diseñe apropiadamente una debida organización y promueva niveles de ordenamiento, racionalidad y aplicación de criterios uniformes, que contribuyan a una mejor implementación y evaluación integral.
La
organización
institucionalmente
sistémica teniendo
del en
control cuenta
interno
las
se
diseña
y
establece
responsabilidades
de
dirección,
administración y supervisión de sus componentes funcionales, para lo cual en su estructura se preverán niveles de control estratégico, operativo y de evaluación.
2.10 Principios aplicables al Sistema de Control Interno. a) Principio de Autocontrol. En cuya virtud todo funcionario y servidor del Estado debe controlar su trabajo, 25
detectar deficiencias o desviaciones y efectuar correctivos para el mejoramiento de sus labores y el logro de los resultados esperados.
b) Principio de la Autorregulación. Como la capacidad institucional para desarrollar las disposiciones, métodos y procedimientos que le permitan cautelar, realizar y asegurar la eficacia, eficiencia, transparencia y legalidad en los resultados de sus procesos, actividades u operaciones.
c) Principio de la Autogestión. Por la cual compete a cada entidad conducir, planificar, ejecutar, coordinar y evaluar las funciones a su cargo con sujeción a la normativa aplicable y objetivos previstos para su cumplimiento. 2.11 Roles y Responsabilidades en el Control Interno. El control interno es efectuado por diversos niveles jerárquicos de la entidad, el titular, funcionarios y todo el personal de la entidad son responsables de la aplicación y supervisión del control interno, así como en mantener una estructura sólida de control interno que promueva el logro de sus objetivos, la eficiencia, la eficacia y la economía de las operaciones.
Por lo que se describe algunos criterios:
a) Apoyo institucional a los controles internos. El titular, los funcionarios y todo el personal de la entidad deben mostrar y mantener una actitud positiva y de apoyo al funcionamiento adecuado de los controles internos.
b) Responsabilidad sobre la gestión. Todo funcionario público tiene el deber de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
c) Clima de confianza en el trabajo. El titular y los funcionarios deben fomentar un apropiado clima de confianza 26
que asegure el adecuado flujo de información entre los empleados de la entidad.
d) Transparencia en la gestión gubernamental. La transparencia en la gestión de los recursos y bienes del Estado, con arreglo a la normativa respectiva vigente, comprende tanto la obligación de la entidad pública de divulgar información sobre las actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines, así como la facultad del público de acceder a tal información, para conocer y evaluar en su integridad, el desempeño y la forma de conducción de la gestión gubernamental.
e) Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno. La estructura de control interno efectiva proporciona seguridad razonable sobre el logro de los objetivos trazados. El titular o funcionario designado de cada entidad debe identificar los riesgos que implican las operaciones y estimar sus márgenes aceptables en términos cuantitativos y cualitativos, de acuerdo con las circunstancias.
2.12 Limitaciones a la Eficacia de Control Interno. Una estructura de control interno no puede garantizar por sí misma una gestión eficaz y eficiente, con registros e información financiera íntegra, precisa y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes. La eficacia del control interno puede verse afectada por causas asociadas a los recursos humanos y materiales, tanto como a cambios en el ambiente externo e interno:
a) Recursos Humanos. El funcionamiento del sistema de control interno depende del factor humano, que puede verse afectado por un error de concepción, criterio, negligencia o corrupción; por ello, aun cuando pueda controlarse la competencia e integridad del personal que aplica el control interno, mediante un adecuado proceso de selección y entrenamiento, estas cualidades pueden ceder a presiones externas o internas dentro de la entidad; sobre todo, si el personal que realiza el control interno no entiende cuál es su función en el proceso o decide ignorarlo, el control interno resultará ineficaz.
27
b) Recursos Materiales. Otro factor limitante son las restricciones en términos de recursos materiales que, como consecuencia se deben considerarse los costos de los controles en relación a su beneficio. Mantener un sistema de control interno con el objetivo de eliminar el riesgo de pérdida no es realista y conllevaría a costos elevados que no justificarían los beneficios derivados; por ello, al determinar el diseño e implantación de un control en particular, la probabilidad de que exista un riesgo y el efecto potencial de éste en la entidad deben ser considerados junto con los costos relacionados a la implantación del nuevo control.
c) Cambios en el ambiente interno y externo. Los cambios en el ambiente externo e interno de la entidad, tales como: los cambios organizacionales, la actitud del titular y funcionarios, pueden tener impacto sobre la eficacia del control interno y sobre el personal que opera los controles; por esta razón, el titular o funcionario designado debe evaluar periódicamente los controles internos, informar al personal de los cambios que se implementen y respetar el cumplimiento de los controles, dando un buen ejemplo a todos.
2.13 El COSO I y el COSO II. Con el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations) de 1990, se modificaron los principales conceptos del Control Interno, dándole a este una mayor amplitud, es un manual de control interno que publica el Instituto de Auditores Internos de España en colaboración con la empresa de auditoría Coopers & Lybrand, se trata de un trabajo que encomendó el Instituto Americano de Contadores Públicos, la Asociación Americana de Contabilidad, el Instituto de Auditores Internos que agrupa a alrededor de cincuenta mil miembros y opera en aproximadamente cincuenta países, el Instituto de Administración y Contabilidad y el Instituto de Ejecutivos Financieros.
El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. 28
La seguridad a la que aspira solo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante del costo en que se incurre por el control, que debe estar en concordancia con el beneficio que aporta; y además, siempre se corre el riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes.
De una orientación meramente contable, el Control Interno pretende garantizar:
Gráfico n.° 3 Objetivos del Control Interno.
Salvaguardia de los recursos.
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
Confiabilidad de la información financiera.
Fuente: Elaboración Propia
A través de la implantación de 5 componentes que son: Ambiente de control: Marca el comportamiento en una organización, tiene influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al control. Evaluación de riesgos: Mecanismos para identificar y evaluar riesgos para alcanzar los objetivos de trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio. Actividades de control: Acciones, normas y procedimientos que tiende a asegurar que se cumplan las directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos identificados.
29
Información y comunicación: Sistemas que permiten que el personal de la entidad capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. Supervisión: Evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.
El informe COSO plantea una estructura de control de la siguiente forma:
Gráfico n.° 4 Estructura del Informe COSO I.
Fuente: Auditol “Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno” – Búsqueda Internet.
Las empresas trazaran objetivos anuales encaminados a la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las leyes y la salvaguarda de los recursos que mantienen. Identificarán y evaluarán los riesgos que pongan en peligro la consecución de estos objetivos, trazarán actividades de control para minimizar el impacto de estos riesgos y activarán sistemas de supervisión para evaluar la calidad de este proceso. Todo lo anterior, con el sostén de un ambiente de control eficaz y retroalimentado con un sistema de información y comunicación efectivo. 30
El Marco de Control denominada COSO II de Septiembre del 2004, establece nuevos conceptos que, como se explicó anteriormente, no entran en contradicción con los conceptos establecidos en COSO I. El nuevo marco amplia la visión del riesgo a eventos negativos o positivos; o sea, a amenazas u oportunidades, a la localización de un nivel de tolerancia al riesgo, así como al manejo de estos eventos mediante portafolios de riesgos. Estos son los componentes de la administración de riesgos COSO II:
Gráfico n.° 5 Componentes de la Administración de Riesgos COSO II.
Ambiente interno. Establecimiento de objetivos.
Monitoreo.
Información y comunicación.
Identificación de riesgos
Actividades de control.
Evaluación de riesgos. Respuesta a los riesgos.
Fuente: Elaboración Propia.
Siendo los componentes integrados: Establecimiento de objetivos: Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que afecten su consecución. La administración de riesgos corporativos asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella, además de ser consecuentes con el riesgo aceptado.
31
Identificación de riesgos: Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.
Técnicas e identificación de riesgos Existen técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro Existen técnicas de diverso grado de sofisticación Análisis PEST (Factores políticos o gubernamentales, económicos, tecnológicos y sociales). Análisis DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas)
Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o combinado, representando los primeros riesgos inmediatos, medianos o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del ERM. Respuesta al riesgo: La dirección selecciona las posibles respuestas para evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos, desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.
Las categorías de respuesta al riesgo son:
a) Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuarlas actividades que generan riesgo.
b) Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos. c) Compartirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo. d) Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo.
32
En cuanto a la visión del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, ERM establece:
ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la entidad en su conjunto de riesgos.
Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de unidades de negocio como a nivel de la entidad.
Es necesario considerar como los riesgos individuales se interrelacionan.
Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad está acorde con su apetito de riesgo global.
Gráfico n.° 6 Comprendiente el Modelo COSO II.
Fuente: Auditol “Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno” – Búsqueda Internet.
2.14 Estructura de Sistema de control Interno. Este
sistema
se
encuentra
organizado
en
cinco
componentes
que
son
complementarios entre sí, estos componentes son reconocidos internacionalmente por las principales organizaciones mundiales especializadas en materia de control interno, descritas anteriormente y si bien su denominación y elementos pueden variar, su utilización facilita la implementación estandarizada del control interno en las entidades del Estado, contribuyendo igualmente a una evaluación ordenada, uniforme e integral por parte de los órganos de control competentes.
33
2.15 Concepto de las Normas de control Interno. Según la Resolución de Contraloría General n.° 320- 2006-CG, constituyen lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades, se dictan con el propósito de promover una administración adecuada de los recursos públicos en las entidades del Estado.
2.16 Objetivos de la Normas de Control Interno. Las Normas de Control Interno tienen como objetivo propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública, en relación a la protección del patrimonio público y al logro de los objetivos y metas institucionales.
2.17 El Ambiente de Control. El componente ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno. Incluye lo siguiente:
Gráfico n.° 7 Normas Básicas para el Ambiente de Control.
1.1. Filosofía de la Dirección
1.2. Integridad y los valores éticos
1.3. Administración estratégica
1.4. Estructura organizacional
1.5. Administración de recursos humanos
1.6. Competencia profesional
1.7. Asignación de autoridad y responsabilidades
1.8. Órgano de Control Institucional.
Fuente: Elaboración propia.
a) Filosofía de la Dirección. Comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestión de la entidad con respecto del control interno, debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno. 34
b) Integridad y valores éticos. La integridad y valores éticos del titular, funcionarios y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y estilos de gestión.
c) Administración estratégica. Las entidades del Estado requieren la formulación sistemática y positivamente correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control efectivo, de los cuales se derivan la programación de operaciones y sus metas asociadas, así como su expresión en unidades monetarias del presupuesto anual. d) Estructura organizacional. El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecución de su misión. e) Administración de los recursos humanos. Es necesario que el titular o funcionario designado establezca políticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio a la comunidad. f) Competencia profesional. El
titular
esencial
o
funcionario
designado
debe
reconocer
como
elemento
la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y
responsabilidades asignadas en las entidades del Estado. g) Asignación de autoridad y responsabilidad. Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, así como establecer relaciones de información, niveles y reglas de autorización, así como los límites de su autoridad. h) Órgano de Control Institucional. La existencia de actividades de control interno a cargo de la correspondiente 35
unidad orgánica especializada denominada Órgano de Control Institucional, que debe estar debidamente implementada,
contribuye
de
manera
significativa al buen ambiente de control. 2.18 Evaluación de Riesgos. El componente evaluación de riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos. La evaluación de riesgos es parte del proceso de administración de riesgos, que incluye lo siguiente:
Gráfico n.° 8 Normas Básicas para la Evaluación de Riesgos.
1.1.Planeamiento de la gestión de riesgos
2.2. Identificación de los riesgos
2.3. Valoración de los riesgos
2.4. Respuesta al riesgo.
Fuente: Elaboración propia.
a) Planeamiento de la administración de riesgos. Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.
b) Identificación de los riesgos. En la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. c) Valoración de los riesgos. El análisis o valoración del riesgo le permite a la entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido 36
evaluar.
El propósito es obtener la suficiente información acerca de las
situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias. d) Respuesta al riesgo. La administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo - beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. 2.19 Actividades de Control Gerencial. El
componente
actividades
de
control
gerencial
comprende
políticas
y
procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos. Este componente incluye lo siguiente: Gráfico n.° 9 Normas Básicas para la Actividades de Control Gerencial.
3.1. Procedimientos de autorización y aprobación
3.2. Segregación de funciones
3.3. Evaluación costo-beneficio
3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
3.5. Verificaciones y conciliaciones
3.6. Evaluación de desempeño
3.7. Rendición de cuentas
3.8. Revisión de procesos, actividades y tareas
3.9. Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC).
Fuente: Elaboración propia.
37
a) Procedimientos de autorización y aprobación. La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecución de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo. b) Segregación de funciones. La segregación de funciones
en
los
cargos
o equipos de trabajo debe
contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas; es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea. c) Evaluación costo-beneficio. El diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo – beneficio, considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro de los objetivos, entre otros. d) Controles sobre el acceso a los recursos o archivos. El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización o custodia de los mismos. e) Verificaciones y conciliaciones. Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior. f) Evaluación de desempeño. Se debe efectuar una evaluación permanente de la gestión, tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicables.
38
g) Rendición de cuentas. La entidad, los titulares, funcionarios y servidores públicos están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales, así como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deberá brindar la información y el apoyo pertinente. h) Documentación de procesos, actividades y tareas. Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados. i) Revisión de procesos, actividades y tareas. Los procesos, actividades y tareas deben ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos, políticas, procedimientos vigentes y demás requisitos. j) Controles para las TIC. La información de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC), las TIC abarcan datos, sistemas de información, tecnología asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la información para el cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad, debiendo estar diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas. 2.20 Información y Comunicación: Se entiende por el componente de información y comunicación, los métodos, procesos, canales, medios y acciones que con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad, esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales. Este componente incluye:
39
Gráfico n.° 10 Normas Básicas para la Información y Comunicación.
4.1 Funciones y características de la información
4.2. Información y responsabilidad
4.3. Calidad y suficiencia de la información
4.4. Sistemas de información
4.5. Flexibilidad al cambio
4.6. Archivo institucional
4.7. Comunicación interna
4.8. Comunicación externa
4.9. Canales de comunicación.
Fuente: Elaboración propia.
a) Funciones y características de la información. La información es resultado de las actividades operativas, financieras y de controles provenientes del interior o exterior de la entidad, debe transmitir una situación existente en un determinado momento, reuniendo las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de gestión.
b) Información y responsabilidad. La información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados,
identificados,
seleccionados,
registrados,
estructurados
en
información y comunicados en tiempo y forma oportuna. c) Calidad y suficiencia de la información. El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. Para ello se debe diseñar, evaluar e implementar mecanismos 40
necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno. d) Sistemas de información. Los sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello deberá ajustarse a las características, necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas. e) Flexibilidad al cambio. Los sistemas de información deben ser revisados periódicamente y de ser necesario, rediseñados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia, políticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones necesarias. f) Archivo institucional. El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, tales como los
informes y registros contables,
administrativos y de gestión, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento. g) Comunicación interna. La comunicación interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo, a través de y hacia arriba de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios. h) Comunicación externa. La comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, 41
generando confianza e imagen positivas a la entidad. i) Canales de comunicación. Los canales de comunicación son medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecánica de distribución formal, informal y multidireccional para la difusión de la información. Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en la, cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos, actividades y tareas. 2.21 Supervisión. El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello la supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. Se establece lo siguiente:
Gráfico n.° 11 Normas Básicas para la Supervisión.
5.1. Normas básicas para las actividades de prevención y monitoreo
5.2. Normas básicas para el seguimiento de resultados
5.3. Normas básicas para los compromisos de mejoramiento
Fuente: Elaboración propia.
a) Normas básicas para las actividades de prevención y monitoreo.
Prevención y monitoreo.
El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se 42
adoptan las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos.
Monitoreo oportuno del control interno.
La implementación de las medidas de control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad, debe ser objeto de monitoreo oportuno con el fin de determinar su vigencia, consistencia y calidad, así como para efectuar las modificaciones que sean pertinentes para mantener su eficacia. El monitoreo se realiza mediante el seguimiento continuo o evaluaciones puntuales. b) Normas básica para el seguimiento de resultados.
Reporte de deficiencias.
Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición de los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección.
Implantación y seguimiento de medidas correctivas.
Cuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora, la entidad deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos institucionales, efectuándose el seguimiento correspondiente a su implantación y resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control. c) Normas básica para los compromisos de mejoramiento.
Autoevaluación.
Se debe promover y establecer la ejecución periódica de autoevaluaciones sobre la gestión y el control interno de la entidad, por cuyo mérito podrá verificarse el comportamiento institucional e informarse las oportunidades de mejora identificadas. Corresponde a sus órganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluación, mediante compromisos de mejoramiento institucional. 43
Evaluaciones independientes.
Se deben realizar evaluaciones independientes a cargo de los órganos de control competentes para garantizar la valoración y verificación periódica e imparcial del comportamiento del sistema
de
control
interno
y del
desarrollo de la gestión institucional, identificando las deficiencias y formulando las recomendaciones oportunas para su mejoramiento.
2.22 Implementación del Sistema de Control Interno. Para la correcta implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado, la Contraloría General de la República del Perú, ha establecido mediante Resolución de Contraloría n.° 458-2008-CG la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado”, esta guía reúne lineamientos, herramientas y métodos que permite realizar una adecuada implementación del Sistema de Control Interno (SCI) en la gestión de las operaciones de la entidad, con la finalidad de fortalecer la organización y contribuir al logro de sus objetivos, de acuerdo con la naturaleza de sus actividades. Para el proceso de implementación del SCI la guía considera tres fases:
a) La Planificación. La fase de planificación tiene por finalidad desarrollar un plan de trabajo que permita a la entidad implementar progresivamente su SCI, para esto se plantean, algunos procedimientos que facilitarán la elaboración de un diagnóstico de la situación actual del SCI de la entidad. Las acciones sugeridas en esta fase son las siguientes:
Compromiso de la Alta Dirección.
Es importante que el Titular y la Alta Dirección se comprometan formalmente en la implementación del SCI, así como velar por su eficaz funcionamiento, por lo que se sugiere elaborar un Acta de Compromiso u otro documento similar, así como la designación formal de los responsables; en tal sentido, se formará el Comité, cuyos integrantes serán designados por la Alta Dirección y constituirá una instancia a través de la cual se monitoreará el proceso de implementación del SCI. La participación del Jefe de OCI o su representante se da en calidad de 44
veedor en las sesiones, procesos o actos que realice el Comité.
Diagnóstico:
El Diagnóstico se presenta como un medio de análisis para determinar el estado situacional actual del SCI, con respecto a lo establecido por las NCI aprobadas por la CGR; en este sentido, la información obtenida constituye el insumo principal para la implementación del SCI, este diagnóstico será ejecutado por el Comité y debe ser realizado bajo el enfoque conocido como top down (descendente, de lo general hacia lo particular), esto quiere decir que, se empieza con un diagnóstico de los controles que están a un nivel general de la entidad, para luego pasar de manera progresiva a los controles que están a nivel de procesos o actividades, la información obtenida deberá ser plasmada en un informe que será presentado a la Alta Dirección de la entidad, el cual constituirá la base para la formulación del Plan de Trabajo para la implementación del SCI, los pasos para realizar el diagnóstico son:
Programa de trabajo: Para dar inicio al proceso de diagnóstico, será necesario que el Comité elabore y apruebe un programa de trabajo, el cual contendrá las actividades a desarrollar y su cronograma.
Recopilación de información: Se deberá identificar, clasificar y seleccionar la información interna de tipo documental que regule o contenga información relacionada con los controles establecidos en la entidad y sus procesos, a través de técnicas que permitan obtener información.
Análisis de información: El Comité de Control interno efectuará el análisis a la información obtenida como resultado de la aplicación del programa de trabajo, con el fin de identificar las debilidades de control que presente el SCI de la entidad, en relación con las NCI.
Análisis Normativo: Como parte del diagnóstico se realizará un análisis de la normativa interna que existe con respecto de las NCI, éste consistirá en elaborar una concordancia del marco normativo 45
interno de la entidad (resoluciones, directivas, reglamentos entre otros) con las NCI. El análisis de la normativa interna deberá ser realizado considerando los objetivos de cada uno de los componentes de las NCI.
Identificación de debilidades y fortalezas: Finalmente, tomando en consideración el análisis efectuado a la entidad con respecto a las NCI, se podrá mostrar los resultados de forma agrupada, por cada componente, identificando las debilidades (con sus causas) y las fortalezas del SCI.
Informe de Diagnóstico: Es el documento que contiene los resultados del diagnóstico al SCI, el cual se presentará al titular o a quien haga sus veces. Su objetivo es proporcionar información a la Dirección para su toma de decisiones en lo que respecta a la adecuada implementación y mejora del SCI.
Plan de Trabajo.
El Plan de Trabajo es el documento por el cual se definirá el curso de acción a seguir para la implementación del SCI. Como insumo principal para la elaboración del Plan de Trabajo, se considerarán los resultados proporcionados del Informe de Diagnóstico. Las acciones consideradas en el Plan de Trabajo deben guardar correlación con los planes operativos de la entidad, con el fin de asegurar los recursos necesarios y la sostenibilidad del mismo.
b) La Ejecución. En esta etapa se señalaran pautas y buenas prácticas para la implementación o adecuación de SCI de acuerdo a lo señalado por la normativa vigente, aquí se desarrollan detalladamente cada uno de los componentes señalados en las NCI y se proponen herramientas que pueden ayudar a la gestión de las entidades del Estado a su implementación.
El Comité o equipo encargado de la implementación o adecuación del SCI empezará tomando en cuenta el Plan de Trabajo elaborado en la etapa de 46
planificación, la implementación se desarrollará de manera progresiva tomando en cuenta las siguientes fases:
Implementación a nivel entidad.
Esta fase se inicia con el diseño e implementación de aquellos controles que están a nivel entidad o general, estos afectan al mismo tiempo a toda la entidad es decir a todos los procesos, actividades y unidades de la organización. Se establece las políticas y normativas de control necesarias para la salvaguarda de los objetivos institucionales, bajo el marco de las NCI. A continuación se desarrollan detalladamente cada uno de los componentes señalados en las NCI y se proponen herramientas, políticas y buenas prácticas de control que ayuden a la gestión de las entidades en el proceso de implementación:
Implementación del componente ambiente de control: El ambiente de control es la base que sostiene a los demás componentes del control interno. Sin un sólido ambiente de control el adecuado establecimiento de los demás componentes resulta ineficaz, tal como en toda buena construcción es fundamental colocar buenos cimientos, ya que sin ellos sería imposible que una construcción sea estable y duradera. Es preciso señalar que los controles que se establecerán en este componente son aquellos que afectarán a toda la organización (nivel de entidad).
Implementación del componente evaluación de riesgos: Para implementar el presente componente se diseñará y aplicará una metodología
para
la
administración
de
riesgos,
identificando,
analizando, valorando y dando respuesta a los riesgos que está expuesta la institución, optimizando los recursos disponibles a través de la minimización de las pérdidas que pudieran presentarse como por la no consecución de sus objetivos. Es preciso señalar que el presente componente permitirá la identificación de riesgos a nivel de entidad y a nivel de procesos, para el primer caso estarán en función a los objetivos institucionales de carácter general y el segundo en función de los objetivos de cada proceso. 47
Implementación del componente actividades de control gerencial: La implementación del componente actividades de control gerencial estará relacionada con el anterior componente de evaluación de riesgos y deberá ser aplicada de manera conjunta y en forma continua. Asimismo, las actividades de control gerencial que se presentan en la NCI podrán ser implementados tanto a nivel de entidad como a nivel de procesos.
Implementación del componente de información y comunicación: El presente componente busca implementar los mecanismos y soportes de la información y comunicación dentro de una entidad, para lo cual la Resolución de Contraloría General n.° 458-2008-CG ha establecido
lineamientos
y
políticas
que
puedan
permitir
su
implementación.
Implementación
del
componente
supervisión:
El
presente
componente permitirá cerrar el proceso de control interno dentro de una entidad buscando garantizar la adecuada implantación de los controles y su funcionamiento.
Implementación a Nivel de Procesos.
La adecuación a una gestión por procesos por parte de la entidad, será fundamental para el desarrollo de una implementación o mejoramiento de controles a este nivel. El tener identificados los procesos contribuye a que la entidad pueda identificar debilidades y aportar en la eficiencia de las operaciones, el hecho de contribuir a mejoras en la entidad, constituye el mejoramiento continuo a través del cual se logra ser más productivo y competitivo. Al implementar y analizar los procesos que utiliza la entidad, permite mejorar y corregir los mismos procesos que utilizan y corregir las desviaciones. Para efectos de implementar el SCI a nivel de procesos, será necesario que las entidades cuenten con la identificación y documentación de sus procesos, así como la implementación de las políticas y directivas necesarias para el cumplimiento de las NCI a nivel entidad. 48
c) La Evaluación. Este proceso de evaluación deberá ser efectuado en concordancia con las necesidades y consideraciones que la entidad establezca como pertinentes, las cuales tendrán como objetivo principal determinar con certeza que los procedimientos y mecanismos establecidos se desarrollen de forma adecuada.
En los casos que como producto de esta evaluación se detecten desviaciones o incumplimientos sustanciales, se deberá tomar las medidas que modifiquen los procedimientos para reorientar el cumplimiento del objetivo programado. El resultado de esta evaluación busca obtener información que aporte a la retroalimentación en el proceso de implementación del SCI.
2.23 Procesos que requieren especial atención en la gestión municipal. Tal como establece la Resolución de Contraloría n.° 458-2008-CG la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado”, en la ejecución para la implementación del control interno en las entidades púbicas, se puede realizar a través de la implementación a nivel de entidad y a nivel de procesos, siendo su aplicación de diferente metodología para cada uno, la implementación a nivel de entidad se realiza a través de la implementación por cada uno de los componentes de las normas de control interno y para la implementación a nivel de procesos, se realiza a través de la identificación de procesos que requieren especial atención en la gestión municipal, motivo por el cual es importante explicar el concepto de un proceso:
a) Procesos. Se denomina proceso a la secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que transforman insumos en determinados productos o resultados, para este fin, los procesos requieren de recursos para su ejecución, los cuales pueden ser financieros, tecnológicos, humanos, etc.; así como requiere también de un marco normativo o documentación de referencia bajo la cual se desarrollan. Esta definición se visualiza en el esquema siguiente, el cual muestra la existencia de un sistema de control, el cual interviene en cada etapa del proceso (Entrada-Transformación-Salida).
49
Por ejemplo, para la construcción de una obra pública, se requieren de materiales, tales como ladrillos, cemento (Entrada), personas y el dinero para empezar el proyecto (Recursos), una vez que se cuenta con los recursos necesarios, viene el proceso de Transformación, que son todas las acciones que llevo a cabo como gerente para que la obra sea concluida. Finalmente, entrego a los beneficiarios o usuarios, la obra concluida que es el producto final (salida).
Asimismo, cabe resaltar que en cada secuencia de Entrada-TransformaciónSalida, interviene el control interno, en el sentido de que para empezar la obra (entrada), necesito contar por ejemplo con la aprobación del expediente técnico y tener toda la documentación pertinente en orden; lo cual es en efecto una acción de control interno. De la misma forma en la transformación, el Gerente de Obras debe tener en cuenta que para el logro de sus objetivos, sus acciones deben estar alineadas a las directivas de ejecución de obras que maneja la entidad (marco normativo). En consecuencia, cada etapa, se asocia a mecanismos de control interno, lo cual favorece a la generación de procesos óptimos al interior de las instituciones.
En una municipalidad podemos identificar varios procesos que siguen este mismo esquema, por ejemplo:
Los procesos de contratación de bienes, servicios u obras;
La gestión del Programa del Vaso de Leche;
El proceso de inventario físico,
El servicio de limpieza pública,
La ejecución de una obra, 50
La elaboración del presupuesto municipal,
La aprobación de un proyecto de inversión pública, entre otros.
b) Factores que influencian en los procesos. En general todo proceso está condicionado o influenciado por cinco factores a tomar en cuenta:
El tipo de gerencia que guía el proceso.
¿Es una gerencia que coloca el énfasis en la cantidad o en la calidad?, ¿es autocrática o democrática?, ¿practica controles internos en cada etapa?, ¿facilita u obstaculiza el proceso?, ¿motiva al personal?, ¿mide el desempeño?
El tipo de insumos y recursos empleados.
¿El suministro de materiales se entrega en la cantidad y calidad requeridas?, ¿se provee de información oportuna?, ¿se entregan las pautas normativas?, ¿las personas están capacitadas para el proceso a desarrollar?, ¿las personas están motivadas?
Los métodos aplicados.
¿Los procedimientos establecidos son los adecuados?, ¿las instrucciones se han emitido con claridad y de manera oportuna?, ¿los métodos facilitan u obstaculizan el trabajo?, ¿los métodos están acordes con las normas?
La tecnología y equipamiento.
¿Existe el equipamiento necesario para desarrollar el proceso?, ¿se realiza manualmente o con tecnologías apropiadas?, ¿el personal conoce y maneja la tecnología que se aplica?
El ambiente organizacional.
¿Existe el clima organizacional favorable al proceso?, ¿existen las condiciones de salud ocupacional adecuadas tales como, la iluminación, temperatura, aspectos ergonómicos entre otros?, ¿se han previsto los riesgos para las personas que participan en el proceso?
51
c) Tipos de procesos requieren especial atención en la gestión municipal. El grado de fallas o deficiencias en la atención de alguno de los factores anteriormente descritos, determina lo que denominados como los “procesos que requieren especial atención”, asimismo aquellos que presentan alguna de las siguientes características:
Como resultado del proceso se entrega productos o resultados deficientes.
Es decir que no satisface a los usuarios o demandantes del producto. Por ejemplo: una orden de servicio mal elaborada, un expediente técnico incompleto
o
técnicamente
deficiente,
alimentos
entregados
a
beneficiarios sin el adecuado balance nutricional, entre otros.
El proceso seguido no ha cumplido con las leyes y normas establecidas que lo regulan:
Por ejemplo: procesos de selección no informados a través del SEACE, bases que no cumplen con sus contenidos mínimos, expedientes de contratación no aprobados, obras no liquidadas luego de la terminación de los trabajos, ausencia del residente de obra durante la fase de ejecución, entre otros.
El proceso no ha utilizado la metodología establecida o no ha considerado los estándares técnicos o normativos definidos previamente.
Por ejemplo: un proceso de selección que no ha cumplido con los plazos establecidos, la aprobación de adicional de obra sin sustento técnico o verificación de disponibilidad presupuestal, la ausencia de la ficha nutricional apropiada en los procesos de compra del Programa del Vaso de Leche, la omisión en los controles de calidad al momento de recibir los bienes adquiridos.
El proceso ha sido logrado pero ha generado sobrecostos a la entidad:
Esto sucede cuando los productos terminados implicaron costos elevados. Es decir, cuando por ejemplo no se calculó adecuadamente los insumos requeridos para el proceso. Asimismo, el desconocimiento de las 52
personas generan retrasos y correctivos constantes; en consecuencia, los plazos de entrega de los productos se alargan más de lo previsto.
Bajo esta lógica, una tarea importante para los funcionarios de las municipalidades consistiría entonces en identificar los procesos que requieren especial atención viendo si los procesos de sus entidades presentan las deficiencias antes señaladas, para luego implantar correctivos considerando los componentes del sistema de control interno.
d) Procesos más comunes que requieren especial atención. La Cooperación Alemana al Desarrollo en coordinación con la Contraloría General de la República, realizó un levantamiento de información de campo orientado a identificar los principales procesos que requieren especial atención en una muestra de municipalidades 17. Producto de este estudio, se ha determinado cinco procesos que se presentan de manera común y recurrente en los gobiernos locales y que afectan negativamente la efectividad de la gestión municipal.
Estos procesos son los siguientes:
Las contrataciones
La ejecución de obras por administración directa
La administración de bienes muebles e inmuebles
La gestión de almacenes
La gestión del Programa del Vaso de Leche
Es importante señalar sin embargo que si bien estos procesos son los más recurrentes, no son los únicos que existen. En cada municipalidad, dependiendo de sus particularidades y prácticas, pueden presentarse otros procesos que también requieren especial atención (por ejemplo: servicios públicos, procesos de recaudación tributaria, presupuesto participativo, cobranza coactiva, proceso de pagos, demarcación territorial, entre otros).
53
CAPÍTULO III EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE 3.1 Creación del Programa del Vaso de Leche. El Programa del Vaso de Leche, es un programa social alimentario, creado mediante Ley n.º 24059 "Ley de Creación del Vaso de Leche en todos los Municipios Provinciales de la República”, destinado a la población materno – infantil en sus niveles de niños de 0 a 6 años de edad, madres gestantes y madres lactantes, cuya finalidad es de abastecer con una ración alimenticia diaria de 250 cc. de leche o alimento equivalente.
Desde la puesta en vigencia de la Ley n. º 24059 de 21 de diciembre de 1984 y las consiguientes disposiciones complementarias, así como las medidas de orden presupuestal dictadas por el Gobierno, los mecanismos de carácter organizativo, operativo y normativo del Programa del Vaso de Leche se han ido fortaleciendo paulatinamente a nivel nacional.
Este programa surge como una respuesta social ante la inseguridad alimentaria de amplios sectores de la población, teniendo como principal propósito ayudar a la población más vulnerable a prevenir las carencias nutricionales, a elevar su nivel nutricional y así contribuir a mejorar la calidad de vida que por su precaria situación económica, no estaría en condiciones de atender sus necesidades elementales.
El Programa del Vaso de Leche es uno de los pocos programas sociales que tiene cobertura nacional, pues llega a los 1834 municipios del país, entre provinciales y distritales.
54
3.2 Normativa del Programa del Vaso de Leche. Ley n.° 24059 del 4 de enero de 1985. Creación de Programa Vaso de Leche. Ley n.° 27470 del 1 de junio de 2001. Ley que Establece las Normas Complementarias para la Ejecución del Programa Vaso de Leche y su modificatoria. Decreto de Urgencia n.° 039-2008 de 29 de agosto de 2008. Dictan medidas para la determinación del Presupuesto del Programa Vaso de Leche correspondiente al Año Fiscal 2009, así como la implementación del Registro único de Beneficiarios. Decreto Supremo n.° 009-2006-SA del 16 de junio del 2006. Aprueban Reglamento de Alimentación Infantil. Decreto Supremo n.° 066-2004-PCM de 2 de setiembre de 2004. Aprueban Estrategia Nacional de Seguridad Alimentaria de Seguridad Alimentaria 2004-2015. Resolución Ministerial n.° 457-2008-EF/15 del 24 de junio de 2008. Aprueban índices de distribución de los recursos del Programa Vaso de Leche para el año fiscal 2008. Resolución de Contraloría General n.° 388-2013-CG de 24 de octubre de 2013, que aprueba la Directiva n.° 015-2013-CG/CRL “Información a ser enviada por la Contraloría General de la República con relación al Gasto y Ración del Programa del Vaso de Leche” Resolución de Contraloría n.° 027-2008-CG de 30 de enero de 2008, Contralor General aprueba Lineamientos para el control de Programas Sociales. Resolución Jefatural n.° 217-2006 del 20 de julio de 2006. Aprueban Normas Técnicas sobre la Remisión del Resumen de Empadronamiento Distrital del Programa Vaso de Leche. Resolución Ministerial n.° 711-2002-SA/DM del 17 de abril de 2002. Aprueban Directiva denominada “Valores Nutricionales Mínimos de la Ración del Programa Vaso de Leche. Resolución de Contraloría n.° 118-99-CG de 1 de octubre de 1999, Contralor General aprueba Directiva n.° 07-99-CG/SDE “Lineamientos para la Auditoría al Programa Vaso de Leche por los Órganos de Auditoría del
55
Sistema Nacional de Control y Sociedades de Auditoría designadas, en el ámbito de Gobiernos Locales”. Comunicado 02-2013-DGGU - Ministerio de Desarrollo e Inclusión “El MIDIS asumirá la gestión del aplicativo RUBPVL dentro del marco de la Implementación del registro único de usuarios –RNU.
3.3 Financiamiento del Programa del Vaso de Leche. Los recursos que pueden financiar el Programa del Vaso de Leche pueden ser:
Gráfico n.° 12 Financiamiento del Programa del Vaso de Leche. Tesoro Público
Donaciones de Cooperación Internacional
Recursos asignados por la propia municipalidad Intereses de depósitos que se efectuan a la cuenta de ahorros
Fuente: Ley n. ° 27470 “Ley que Establece las Normas Complementarias para la Ejecución del Programa Vaso de Leche y su modificatoria”.
El Ministerio de Economía y Finanzas asigna mensualmente a las municipalidades a nivel nacional, a través de los calendarios de compromisos que autoriza la Dirección Nacional de Presupuesto Público, los recursos que por concepto del Programa del Vaso de Leche se encuentren aprobados en la Ley de Anual de Presupuesto y conforme a la programación mensual efectuada sobre la Base del Presupuesto Institucional de Apertura.
3.4 Utilización de Recursos del Programa del Vaso de Leche. La transferencia del Ministerio de Economía y Finanzas por concepto del Programa del Vaso de Leche (recursos ordinarios) financia únicamente el valor de la ración alimentaria pudiendo cubrir, de acuerdo con la disponibilidad existente, el valor de la azúcar. Los gastos de operación o de funcionamiento del Programa del Vaso de 56
Leche pueden ser cubiertos con recursos directamente recaudados e intereses (previamente incorporados al presupuesto municipal). Los intereses generados por depósitos en el sistema financiero de los recursos correspondientes al Programa del Vaso de Leche, se incorporan al presupuesto municipal y se destinan a la adquisición de insumos y/o gastos de operación del programa. Todos los excedentes de recursos financieros que se generen como resultado de uso alternativo de donaciones en especie de productos, se orientan necesariamente a la adquisición de los alimentos complementarios para el Programa del Vaso de Leche.
3.5 Asignación de Recursos al Programa del Vaso de Leche. Los recursos son asignados por el
Ministerio de Economía y Finanzas, quien
aprueba mediante resolución ministerial los índices de distribución de recursos que destina para financiar el Programa del Vaso de Leche de las municipalidades a nivel nacional, considera entre los criterios de distribución, principalmente el índice de pobreza extrema y el índice demográfico de acuerdo con los beneficiarios a ser atendidos. Gráfico n.° 13 Criterios de Asignación de Recursos.
Índice Demográfico
Índice de Pobreza Extrema
Fuente: Ley n. ° 27470 “Ley que Establece las Normas Complementarias para la Ejecución del Programa Vaso de Leche y su modificatoria”.
3.6 Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche. La Ley N°27470, Ley que Establece las Normas Complementarias para la Ejecución del Programa del Vaso de Leche, establece que en cada municipalidad provincial y distrital deberá de conformarse un Comité de Administración del Programa del Vaso 57
de Leche, cuya conformación es aprobada mediante Resolución de Alcaldía con acuerdo del Concejo Municipal, el cual deberá de estar integrado por: El Alcalde o el Funcionario que delegue de acuerdo a Ley. Un funcionario municipal (puede ser el Jefe del PVL). Un representante del Ministerio de Salud. Un representante de la Asociación de Productores Agropecuarios de la Zona, debidamente acreditado por el Ministerio de Agricultura. Tres representantes de la Organización del Vaso de Leche, elegidas democráticamente por sus bases de acuerdo con los estatutos de su organización.
El Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche deberá de tener un Reglamento de Organizaciones y Funciones el cual estará aprobado por el mismo y deberá de ser reconocido por el Concejo Municipal, es el responsable de la selección de los insumos, previa consulta a las beneficiarias conforme al procedimiento que establecido en el reglamento. Los integrantes del Comité de Administración ejercen sus funciones máximo hasta por un periodo de dos (2) años consecutivos, no pudiendo ser reelectos en forma inmediata. El Comité de Administración tiene la responsabilidad de la selección de los insumos alimenticios bajo los siguientes criterios: Gráfico n.° 14 Criterios de Selección de Insumos Alimentarios. Criterios de Selección de Insumos Alimetnarios:
Productos de Origen Nacional al 100%
Alimentos que contengan como mínimo el 90% de insumos nacionales
Alimentos de:
Mayor valor nutricional
Balanceados
El Instituto Nacional de Salud determina el valor nutricional mínimo de la ración alimentaria
Menor costo
Fuente: Ley n. ° 27470 “Ley que Establece las Normas Complementarias para la Ejecución del Programa Vaso de Leche y su modificatoria”.
58
3.7 Responsabilidad de las Municipalidades. Las Municipalidades distritales y provinciales tienen diversas responsabilidades frente a la administración del Programa del Vaso de Leche: Empadronar a los beneficiarios. Definir el tipo de alimentos con el cual ejecuta el PVL. Distribuir la ración como alimento preparado a través de Clubes de Madres. Buscar eficiencia en la utilización del producto y ejecución del gasto. Que los excedentes de recursos financieros se utilicen en adquisición de alimentos complementarios para el PVL. Obtener de los proveedores una declaración jurada que especifique la procedencia u origen de los productos y de los insumos utilizados. Conservar la documentación sustentatoria de los gastos del Programa para el control posterior de la Contraloría General de la República. Coordinar y ejecutar la implementación del PVL. El titular del pliego es el responsable del cumplimiento de la norma, solidariamente con los miembros del Comité de Administración.
3.8 Fases de Ejecución del Programa Vaso de Leche. Las municipalidades son responsables de la ejecución del programa, en coordinación con la Organización del Vaso de Leche.
Gráfico n.° 15 Fases del Programa del Vaso de Leche.
Organiza
Coordina
Ejecuta
La Implementación del Programa del Vaso de Leche
En sus fases de: Selección de Beneficiarios
Distribución
Programación
Supervisión y Evaluación
Fuente: Ley n. ° 27470 “Ley que Establece las Normas Complementarias para la Ejecución del Programa Vaso de Leche y su modificatoria”.
59
3.9 La Fase Selección de Beneficiarios en el PVL: El Programa del Vaso de Leche fue creado para el abastecimiento de la población materno – infantil, sin embargo en la selección de beneficiarios se establece dos prioridades: Gráfico n.° 16 Tipos de Beneficiarios.
Segunda Prioridad: • Niños de 7 a 13 años. • Ancianos. • Personas afectadas por la Tuberculosis. • Discapacitados.
Primera Prioridad: • Niños de 0 a 6 años. • Madres Gestante. • Madres Lactantes
Fuente: Ley n. ° 27470 “Ley que Establece las Normas Complementarias para la Ejecución del Programa Vaso de Leche y su modificatoria”.
La ley n.° 27751 “Ley que elimina la Discriminación de las personas con Discapacidad por Deficiencia Intelectual y/o física en Programas de Salud y Alimentación a cargo del Estado”, establece en el artículo 1°; “En los programas de salud y alimentación que brinda el Estado, no se aplicará el requisito de límite de edad, establecidos por estos, a las personas con discapacidad por deficiencia intelectual y/ o física. Las personas con discapacidad que serán beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, deberán de ser acreditados mediante el certificado emitido por el CONADIS.
Es importante señalar que de acuerdo al Art.° 6 de la Ley n. °27470 “Ley que Establece Normas Complementarias para la Ejecución del Programa Vaso de leche” se establece criterios de selección de beneficiarios: “Las municipalidades dan cobertura a los beneficiarios del Programa Vaso de leche: niños de 0 a 6 años, madres gestante y en periodo de lactancia, priorizando entre ellos la atención a quienes presenten estado de desnutrición o se encuentren afectados por tuberculosis…”
60
Este artículo fue modificado mediante el Art°. 3 del Decreto de Urgencia n. ° 0392008 “Dictan Medidas para la Determinación del Presupuesto del Programa Vaso de Leche 2009”, el cual decreta: “La atención a la población beneficiaria a que se refiere el artículo n. °6 de la Ley 27470 (…) corresponde a la población en situación de pobreza y pobreza extrema”
Estos beneficiarios son seleccionados mediante el Sistema de Focalización de Hogares SISFOH, creado mediante Resolución Ministerial n.° 399-2004-PCM, en concordancia con la Resolución Ministerial 400-2004–PMC “Índice Socioeconómico de Asignación Geográfica, Ficha Socioeconómica y Metodología de Cálculo del Índice Focalización de Hogares”, aprobados el día 20 de diciembre de 2004.
3.9.1
Sistema de Focalización de Hogares.
EL SISFOH es un sistema que brinda información sobre las características socioeconómicas de los hogares y permite identificar a los potenciales usuarios de los programas sociales, a fin de priorizar la atención de los más pobres y vulnerables. Para ello el SISFOH emplea un conjunto de criterios, reglas, y procedimientos que permiten al Estado asignar los recursos públicos a grupos poblacionales priorizados en el marco de una política de inclusión social.
Por la Ley N° 29951, la Unidad Central de Focalización (UCF), a cargo de la operación del SISFOH se encuentra bajo el ámbito de la Dirección General de Gestión de Usuarios del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social, con carácter permanente.
3.9.2
Focalización.
La focalización es un instrumento de gestión pública para mejorar la eficiencia del gasto social, que permite reducir la filtración y la sub cobertura de los programas sociales. A través de la focalización se identifica a las personas que necesitan ayuda del Estado para que puedan ser incluidas en los programas sociales.
El Estado peruano pierde por filtraciones, duplicaciones y suplantaciones S/.1,000.00 millones anuales. 61
3.9.3
Instrumentos de Focalización.
Los recursos públicos se asignan a los beneficiarios en función a dos instrumentos de focalización: Índice Socioeconómico para la asignación de recursos que se utiliza para la distribución equitativa de los recursos en zonas geográficas. Ficha Socioeconómica Única (FSU) para la calificación de hogares potencialmente beneficiarios. 3.9.4
Organización Institucional del SISFOH.
Son componentes del SISFOH:
Gráfico n.° 17 Componentes del Sistema de Focalización de Hogares.
Fuente: SISFOH “Metas de Focalización de Hogares en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal del año 2012” (DS N° 004-2012-EF).
3.9.5
Procesos del SISFOH. a) Planificación. Consiste en la elaboración de planes estratégicos y operativos.
62
b) Desarrollo. Consiste en el diseño y actualización de los instrumentos, técnicas y metodologías a ser empleados en el levantamiento y procesamiento de información para la calificación de hogares o para la evaluación del sistema.
c) Registro. Consiste en el levantamiento de información de hogares a partir de la aplicación de la Ficha Socioeconómica Única, así como el procesamiento y depuración de la referida información y la elaboración de base de datos de hogares.
d) Calificación. Consiste en la aplicación del algoritmo correspondiente, para asignar puntajes a los hogares
comprendidos en el proceso de registro.
Comprende la generación del Padrón General de Hogares (PGH), que constituye la base para la elaboración de los padrones de beneficiarios de los programas sociales usuarios del SISFOH.
e) Seguimiento y evaluación. Consiste en el análisis de la ejecución de procesos y resultados obtenidos.
3.9.6
Importancia del SISFOH.
A partir del año 2011, para la incorporación de nuevos usuarios en todos los programas sociales de focalización individual es necesario que se identifiquen con el Documento Nacional de Identidad (DNI) y se seleccionen tomando en cuenta la calificación socioeconómica realizada por el Sistema de Focalización de Hogares (SISFOH).
3.9.7
Operación del SISFOH.
El Sistema de Focalización de Hogares es operado por los siguientes componentes:
63
a) La Unidad Central de Focalización (UCF). La Unidad Central de focalización (UCF) es el órgano que se encarga de la operación del Sistema de Focalización de Hogares, además administra y actualiza el Padrón General de Hogares (PGH) y brinda asistencia técnica a las Unidades Locales de Focalización a nivel nacional.
b) La Unidad Local de Focalización (ULF). Es un órgano del municipio, constituido mediante resolución de alcaldía, que aplica la Ficha Socioeconómica Única (FSU) a los hogares de su jurisdicción bajo la modalidad de empadronamiento a demanda en coordinación con la Unidad Central de Focalización (UCF).
3.9.8
Información que proporciona el SISFOH. a) Elegibilidad. SISFOH identifica a los hogares o personas que son potenciales beneficiarias de los programas sociales y de subsidios. La determinación de la elegibilidad se establece en la Resolución Ministerial n.° 320-2010.
Gráfico n.° 18 Elementos para determinar la elegibilidad en el Sisfoh.
Información Financiera y Servicios Básicos (Agua, electricidad).
Calidad de Vida
Suledos y Salarios (Planillas)
Potencial Beneficiario
Fuente: SISFOH “Metas de Focalización de Hogares en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal del año 2012” (DS N° 004-2012-EF).
b) Identificación. El SISFOH autentica la identidad de la persona consultando a RENIEC.
c) Dirección. Ubicación de la vivienda del hogar. 64
3.9.9
Fases de la focalización.
La focalización repara funciones: a) Etapa respecto del Sistema de Focalización. Construcción del Padrón General de Hogares. Determinación de la calidad de vida del hogar. Identificar potenciales usuarios.
b) Etapa respecto de los Programas Sociales. Seleccionan a sus beneficiarios. Recertificación de la elegibilidad de hogar (cada 3 años). Graduación.
3.10 La Fase de Programación en el PVL. En la etapa de Programación del Programa del Vaso de Leche, se realizan diversas actividades, las cuales son descritas a continuación:
Gráfico n.° 19 Actividades propias de la Fase de Programación.
Elaboración de Manuales, Directivas y otros docuementoas de gestión.
Realizar el empadronamiento a los beneficiarios.
Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones de la Municipalidad las compras de los alimentos del PVL.
Realizar el Proceso de selección de Proveedores.
Programar la fecha de repartición de alimentos a los benficiarios y periodicidad de distribución.
Fuente: Elaboración Propia.
65
a) Proceso de Contratación. Gráfico n.° 20 Proceso de Contratación.
Programación y Actos preparatorios.
Ejecución contractual
Ejecución del Proceso de Sleección
Fuente: Elaboración Propia.
b) Proceso de selección – Adquisición de alimentos. El proceso de adquisición de alimentos se realiza de acuerdo a la normatividad de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento: Decreto Legislativo n.° 1017 de 3 de junio de 2008 aprueba la Ley de Contrataciones del Estado. Decreto Supremo n.° 184- 2008-EF de 31 de diciembre de 2008, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
A continuación se describe algunos conceptos importantes de la Ley de Contrataciones con el Estado y su Reglamento acerca de los procesos de selección.
Elaboración del Plan Anual de Contrataciones.
En la fase de programación y formulación del Presupuesto Institucional, cada
una de las dependencias de la entidad determinará, dentro del
plazo señalado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en función de sus metas presupuestarias establecidas, señalando la programación de acuerdo a sus prioridades. 66
Los requerimientos serán incluidos en el cuadro de necesidades que será remitido al órgano encargado de las contrataciones para su consolidación, valorización y posterior inclusión en el Plan Anual de Contrataciones. Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el órgano encargado de las contrataciones revisará, evaluará y actualizará el proyecto de Plan Anual de
Contrataciones
sujetándolo
a
los
montos
de
los
créditos
presupuestarios establecidos en el citado Presupuesto Institucional.
Expediente de Contratación.
El Expediente de Contratación se inicia con el requerimiento del área usuaria, dicho Expediente debe contener la información referida a las características técnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso.
Características técnicas de lo que se va a contratar.
El área usuaria es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones.
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado.
Sobre la base de las especificaciones técnicas o términos de referencia por el área usuaria, el órgano encargado de las contrataciones tiene la obligación de evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar lo siguiente: El valor referencial. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores. La posibilidad de distribuir la Buena Pro. Información que pueda utilizarse para la determinación de los factores de evaluación. La pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar. 67
Para realizar el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, debe emplearse, como mínimo, dos (2) fuentes, presupuestos y cotizaciones actualizados, los que deberán provenir de personas naturales o jurídicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes.
El valor referencial.
Es el monto determinado por el órgano encargado de las contrataciones. El valor referencial se calculará incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y de ser el caso, los costos laborales respectivos conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar. Las cotizaciones de los proveedores deberán incluir los mencionados componentes.
Disponibilidad presupuestal.
Una vez que se determine el valor referencial de la contratación, se debe solicitar a la Oficina de Presupuesto la que haga sus veces, la disponibilidad presupuestal a fin de garantizar que se cuente con el crédito presupuestario, suficiente para comprometer un gasto en el años fiscal correspondiente.
Tipos de procesos de selección.
Son procesos de selección los siguientes:
Licitación Pública, que se convoca para la contratación de bienes y obras,
dentro
de
los
márgenes
que
establecen
las
normas
presupuestarias.
Concurso Público, que se convoca para la contratación de servicios, dentro de los márgenes establecidos por las normas presupuestarias.
Adjudicación Directa, que se convoca para la contratación de bienes, servicios y ejecución de obras, conforme a los márgenes establecidos
68
por las normas presupuestarias. La Adjudicación Directa puede ser Pública o Selectiva.
La Adjudicación Directa Pública Se convoca cuando el monto de la contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo establecido
para
la
Adjudicación
Directa
en
las
normas
presupuestarias. En caso contrario, se convoca a Adjudicación Directa Selectiva.
Adjudicación de Menor Cuantía, puede ser Adjudicación de Menor Cuantía y Adjudicación de Menor Cuantía Derivada.
Etapas de los Procesos de Selección.
Los procesos de selección contendrán las etapas siguientes. Convocatoria. Registro de participantes. Formulación y absolución de consultas. Formulación y absolución de observaciones. Integración de las Bases. Presentación de propuestas. Otorgamiento de la Buena Pro.
El incumplimiento de alguna de las disposiciones que regulan el desarrollo de estas etapas constituye causal de nulidad de las etapas siguientes del proceso, de anterior a aquél en que se produjo dicho incumplimiento. Los procesos de selección culminan cuando se produce alguno de los siguientes eventos: Se suscribe el contrato respectivo o se perfecciona éste. Se cancela el proceso. Se deja sin efecto el otorgamiento de la Buena Pro por causa imputable a la Entidad.
Comité Especial.
El Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designará por escrito a los integrantes titulares y suplentes del 69
Comité Especial, indicando los nombres completos y quién actuará como presidente y cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente. El
Competencias del Comité Especial. Comité
Especial conducirá
el proceso
encargándose
de
su
organización, conducción y ejecución, desde la preparación de las Bases hasta la culminación del proceso. El Comité Especial es competente para: Consultar los alcances de la información proporcionada en el Expediente de Contratación y sugerir de ser el caso, las modificaciones que considere pertinente. Cualquier modificación requerirá contar previamente con la conformidad del área usuaria y/o del órgano encargado de las contrataciones, según corresponda. La modificación
requerirá una nueva aprobación del Expediente de
Contratación. Elaborar las Bases. Convocar el proceso. Absolver las consultas y observaciones. Integrar las Bases. Evaluar las propuestas. Adjudicar la Buena Pro. Declarar desierto.
Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el consentimiento de la Buena Pro.
Consideraciones del Comité Especial en el PVL.
En el proceso de selección de proveedores, el Comité Especial deberá de tomar en cuenta los siguientes criterios de evaluación respecto a la ración alimentaria.
70
Gráfico n.° 21 Consideraciones del Comité Especial en el PVL. Valores nutricionales
Preferencia de los consumidores
Experiencia del postor
Condiciones de procesamiento
Porcentaje de componentes nacionales
Fuente: Elaboración Propia.
Cada municipalidad es responsable de definir el tipo de alimento con el cual ejecuta el Programa del Vaso, debiendo buscar la eficiencia en la utilización de producto y ejecución del gasto.
3.11. La Fase de Distribución en el PVL. En la etapa de Distribución del Programa del Vaso de Leche, se consideran diversas actividades, las cuales son descritas a continuación: Gráfico n.° 22 Actividades Propias de la Fase de Distribución. Distribución de los 7días de la semana a los niños con una ración que cumpla con el valor nutricional mínimo. Distribución a la población jurisdiccional. Donaciones de alimentos no es procedente tanto el sectro público y privado. Alimento deberá de ser preparado a travez de Clubes de Madres de Vaso de Leche. La distribución de ración cruda para 7 días, previa autorización por Resolución de Alcaldía, en lugares que se encuentran alejados del Centro de Distribución. Instruir a los Comités para la preparación de alimentos. Conservar documentanción que sustente la distribución a los Comités.
Fuente: Elaboración Propia.
71
a) Concepto de ración: Es la cantidad de Leche y/o alimento equivalente que le corresponde a cada beneficiario por día. De acuerdo a la disponibilidad de recursos puede incluir azúcar.
b) Composición de la ración. La ración alimentaria diaria debe de estar compuesta por productos de origen nacional al 100% en aquellas zonas en que la oferta de productos cubre la demanda, pudiendo ser prioritariamente leche en cualquiera de sus formas u otro producto, los cuales a fin de alcanzar el valor nutricional mínimo, serán complementados con alimentos que contengan un mínimo de 90% de insumos de la localidad, tales como harina de kiwicha, habas, maca cebada, avena, arroz, soya y otros productos nacionales. Se deberá de adquirir alimentos de mayor valor nutricional adecuadamente balanceado y que tenga el menor costo, siendo el Ministerio de Salud quien determinará el valor nutricional mínimo.
c) Valores Nutricionales Mínimos. La Directiva de Valores Nutricionales Mínimos de la Ración del Programa del Vaso de Leche, aprobada mediante Resolución Ministerial n.° 711-2002-SADM, establece los valores nutricionales mínimos que deberán de contener cada ración alimentaria, definiéndose como la cantidad mínima de macro y micro nutrientes que debe contener la ración para cubrir, para el niño menor de 6 años
el
15%
del
requerimiento
diario
de
energía,
100%
de
las
recomendaciones de vitaminas A, C y hierro y 60% las recomendaciones de las demás vitaminas y minerales. El Instituto Nacional de Salud, a través del Centro Nacional de Alimentación y Nutrición establece, revisa y actualiza los valores nutricionales mínimos que debe contener la ración diaria del Programa del Vaso de Leche. Cuadro n.° 2 Requerimiento Mínimo de Energía por Ración/ día.
Energía
Cantidad (Kcal) 207
Fuente: Resolución Ministerial n.° 711-2002-SA-DM
72
Cuadro N.° 3 Requerimiento Mínimo de Vitaminas y Minerales por Ración/ día. Vitaminas Vitamina A – μg de retind Vitamina C – mg Tiamina – mg Riboflavina– mg Vitamina B6 – mg Vitamina B12 –μg Niacina –mg Acido Fólico –μg
Cantidad 425 41.5 0.45 0.49 0.6 0.46 5.85 41.25
Minerales Hierro – mg Yodo –μg Calcio - mg Fósforo – mg Zinc – mg
Cantidad 10 42 465 390 6
Fuente: Resolución Ministerial n.° 711-2002-SA-DM.
Cuadro N.° 4 Distribución Energética diaria por ración del Programa del Vaso de Leche.
Nutriente
Distribución Energética
Cantidad
(%)
(g)
Proteínas
12
15
6.21
7.76
Grasas
20
25
4.6
5.75
Carbohidratos
68
60
35.19
31.05
Total
100
100
Fuente: Resolución Ministerial n.° 711-2002-SA-DM.
d) Tipos de raciones. Las raciones de clasifican según el número de alimentos que incluye, pudiendo ser:
73
Raciones simples.
Compuestas por un solo alimento, por ejemplo: ración de leche evaporada entera o ración de hojuela de quinua avena.
Raciones compuestas por 2 o más alimentos.
Son raciones como su nombre lo dice, compuestas por 2 o más alimentos, por ejemplo: ración de leche evaporada entera con hojuela de quinua avena o ración de leche fresca con enriquecido Lácteo.
e) Cálculo de una ración. Se realiza el cálculo de la cantidad entregada a cada beneficiario por día atendido:
Cantidad de alimento líquido.
La cantidad resultada esta expresada en centímetros cúbicos. Ración = (cantidad distribuida / n.° de beneficiarios / n.° de días atendidos) x 1000 Ración: 3950 litros / 510 beneficiarios / 31 días x 1000 250 cc
Cantidad de alimento sólido.
La cantidad resultada esta expresada en gramos. Ración = (cantidad distribuida / n.° de beneficiarios / n.° de días atendidos) x 1000 Ración: 250 kg. / 510 beneficiarios / 31 días x 1000 15.80 g
3.12. La Fase de Supervisión y Evaluación. En la supervisión y la Evaluación del Programa del Vaso de Leche, se deberán establecer controles permanentes en las diferentes fases a fin de verificar el cumplimiento de los lineamientos establecidos, también se evaluará la calidad, cantidad y oportunidad de la atención, eficiencia del gasto, etc., estableciendo recomendaciones para mejorar la gestión.
3.13. Supervisión y Control a cargo de la CGR. A través de la Resolución de Contraloría 142-2008-CG, se emite la Directiva n.° 0052008-CG/PSC “Información a ser recibida por la Contraloría General de la República 74
con relación al Gasto y Ración del Programa del Vaso de Leche”, posteriormente el día 24 de octubre de 2013, se emite la Directiva n.° 015-2013-CG/CRL “Información a ser enviada a la Contraloría General de la República con relación al Gasto y Ración del Programa del Vaso de Leche”, aprobada mediante Resolución de Contraloría n.° 388-2013-CG, el cual describe el registro y envió que deben cumplir las municipalidades provinciales y distritales a través del Sistema del Programa del Vaso de Leche, a través de los siguientes formatos:
a) Formato PVL. El Formato PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche”, este formato deberá llenarse por cada mes en que se reciba recursos del Tesoro Público, consignando el monto total de los compromisos efectuados en el mes, que incluye los montos pagados y los compromisos pendientes de pago con cargo a recursos del programa, debe contener la información del gasto efectuado, referida a tipo de alimentos adquiridos, datos del proveedor de cada producto, cantidades e importes comprados o recibidos como donación, gastos operativos del Programa y fuentes de financiamiento.
Cuadro N.° 5 Formato PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del PVL”. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS E INGRESOS DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE
FORM A TO P VL
DA TOS GENERA LES 1
NOM B RE DE LA M UNICIP A LIDA D
4
M UNICIP A LIDA D P ROVINCIA L
5
M UNICIP A LIDA D DISTRITA L
UB ICA CIÓN
DEP .
GEOGRÁ FICA
P ROV.
2
M ES REP ORTA DO
3
A ÑO
6
FECHA DE REP ORTE
GA STOS EN LECHE Y/O A LIM ENTOS EQUIVA LENTES (A VENA , SOYA , KIWICHA , ENRIQUECIDO LÁ CTEO, ETC.) 7
8
9
10
11
12
13
Nº
TIP O DE
14
15
COM P ROB . COM P ROB . DE P A GO (P )
LECHE Y/O A LIM ENTOS EQUIVA LENTES
M A RCA
ORIGEN
P ROVEEDOR
RUC
DE P A GO
SERIE
NÚM ERO
16
17
18
FECHA DE
CA NTIDA D
CA NTIDA D
EM ISIÓN
KILOS (Kgs)
LITROS (Lts)
IM P ORTE S/.
1 2 3 4 ( P) = A - Adjudicación Direct a Select iva, B - Adjudicación Direct a Pública, C - Adjudicación Direct a de M enor Cuant í a, D - Licit ación Pública
TOTA L COM P RA S S/.
19
GA STOS EN INSUM OS COM P LEM ENTA RIOS (A ZÚCA R, COCOA . CA NELA , P A N, ETC.). 20
21
22
23
24
25
26
Nº
TIP O DE
COM P ROB . (P )
INSUM OS COM P LEM ENTA RIOS
M A RCA
ORIGEN
P ROVEEDOR
RUC
DE P A GO
27
28
COM P ROB . DE P A GO SERIE
NÚM ERO
29
30
31
FECHA DE
CA NTIDA D
CA NTIDA D
EM ISIÓN
KILOS (Kgs)
LITROS (Lts)
IM P ORTE S/.
1 2 3 ( P) = A - Adjudicación Direct a Select iva, B - Adjudicación Direct a Pública, C - Adjudicación Direct a de M enor Cuant í a, D - Licit ación Pública
TOTA L COM P RA S S/.
32
VA LORIZA CIÓN DE LECHE/A LIM ENTOS EQUIVA LENTES/INSUM OS COM P LEM ENTA RIOS DONA DOS O A DQUISICIONES CON DONA CIONES 33
34
35
36
37
Nº LECHE Y/O A LIM ENTO EQUIVA LENTE / INSUM OS COM P LEM ENTA RIOS
M A RCA
ORIGEN
DONA NTE
39 ,
38 CA NTIDA D
CA NTIDA D
KILOS (Kgs)
LITROS (Lts)
IM P ORTE S/.
1 2 3 TOTA L DONA CIONES RECIB IDA S S/. 41
TOTA L GA STOS OP ERA TIVOS DEL P ROGRA M A
42
TOTA L GA STOS (SUM A R CA SILLEROS 19+32+40+41)
40 ,
FUENTES DE FINA NCIA M IENTO 43
SA LDO INICIA L RECURSOS TRA NSFERIDOS DEL TESORO P ÚB LICO
44
TRA NSFERENCIA DEL TESORO P ÚB LICO DEL M ES REP ORTA DO
45
RECURSOS DIRECTA M ENTE RECA UDA DOS
46
FONDO DE COM P ENSA CIÓN M UNICIP A L (FONCOM UN)
47
TOTA L DONA CIONES
48
INTERESES
49
TOTA L RECURSOS
S/.
(SUM A R CA SILLEROS Nºs 43 + 44 + 45 + 46 + 47 + 48)
50
SA LDO FINA L DE RECURSOS TRA NSFERIDOS DEL TESORO P ÚB LICO (RESTA R CA SILLERO Nº 49 - Nº 42)
51
A P ELLIDOS Y NOM B RES DEL P RESIDENTE DEL COM ITÉ DE A DM INISTRA CIÓN
52
A P ELLIDOS Y NOM B RES DEL DIRECTOR DE A DM INISTRA CIÓN
Fuente: Directiva n.° 015-2013-CG/CRL.
75
b) Formato RACIÓN A. Las municipalidades provinciales y distritales cuyas transferencias mensuales de recursos por concepto del Programa del Vaso de Leche sean mayores a una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), deberán llenar y presentar adjunto al Formato PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche”, el Formato RACIÓN A “Información de la Ración Mensual Distribuida por el Programa del Vaso de Leche”, en el que se reportarán los datos de la(s) ración(es) distribuidas en el mes, días de atención, certificados de calidad de los alimentos adquiridos y número de beneficiarios atendidos.
Cuadro N.° 6 Formato A “Información de la Ración Mensual Distribuida por el PVL”. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA INFORME DE LA RACIÓN MENSUAL DISTRIBUIDA POR EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE FORM A TO DA TOS GENERA LES 1 NOM B RE DE LA M UNICIP A LIDA D
4
sa M UNICIP A LIDA D P ROVINCIA L
5
M UNICIP A LIDA D DISTRITA L
UB ICA CIÓN
DEP .
GEOGRÁ FICA
P ROV.
2
M ES REP ORTA DO
3
A ÑO
6
FECHA DE REP ORTE
RA CIONES O FÓRM ULA S DISTRIB UIDA S RA CIONES COM P UESTA S P OR UN SOLO A LIM ENTO (llenar la info rmació n po r cada alimento en fo rma ho rizo ntal desde el Casillero N° 7 al N° 13): N° 7 CA NTIDA D P OR RA CIÓN DÍA S A TENDIDOS LECHE Y/O A LIM ENTOS EQUIVA LENTES CENTÍM ETROS P OR SEM A NA 8 GRA M OS (g) 9 CÚB ICOS (cc) 1º PRIORIDAD 2º PRIORIDAD 10 11
12
RA CIÓN
A
TIP O DE RA CIÓN DISTRIB UIDA PREPARADA 13
CRUDA
1 2 3 4 RA CIONES COM P UESTA S P OR DOS O M Á S A LIM ENTOS (llenar la info rmació n po r cada ració n en fo rma ho rizo ntal desde el Casillero N° 14 al N° 26): N° 14 CANTIDAD POR 17 CANTIDAD POR 20 CANTIDAD POR DÍ A S A TENDIDOS LECHE/ A LIM ENTO
LECHE/ A LIM ENTO
RACIÓN
EQUIV A LENTE/ INSUM O COM PLEM ENTA R.
15 g
16 cc
LECHE/ A LIM ENTO
RACIÓN
EQUIV A LENTE/ INSUM O COM PLEM ENTA R.
18 g
RACIÓN
EQUIV A LENTE/ INSUM O COM PLEM ENTA R.
19 cc
21
22 cc
g
TIPO DE RA CIÓN DISTRIB UIDA
POR SEMANA
23
.24.
1º
PRIORIDAD
25
2º
PRIORIDAD
26
CRUDA
PREPARADA
1 2 3 4 INFORM A CIÓN SOB RE LA DISTRIB UCIÓN DE A LIM ENTOS, SEGÚN HOJA DE DISTRIB UCIÓN O ENTREGA 27 N°
LECHE/A LIM ENTOS EQUIVA LENTES/INSUM OS COM P LEM ENTA RIOS
CA NTIDA D DISTRIB UIDA 28 CA NTIDA D EN 29 CA NTIDA D KILOGRA M OS (Kg) EN LITROS (L)
30
FECHA DE DISTRIB UCIÓN (dd/mm/aa)
31
FECHA DE A TENCIÓN DEL 32 AL (dd/mm/aa) (dd/mm/aa)
1 2 3 4 5 6 7 INFORM A CIÓN DEL CERTIFICA DO DE CA LIDA D FÍSICO QUÍM ICO Ó B ROM A TOLÓGICO DE UN LA B ORA TORIO 33 N°
34
LECHE/A LIM ENTOS EQUIVA LENTES/INSUM OS COM P LEM ENTA RIOS
NOM B RE DEL LA B ORA TORIO
37 . PROV .
35
36
NÚM ERO DE CERTIFICA DO FÍSICO QUÍM ICO O
FECHA DE EM ISIÓN DE CERTIFICA DO
B ROM A TOLÓGICO
38
PRESENTO
39
Nº DE
CERTIFICA DO LOTE M ICROB IOLOG. P RODUC.
SI
NO
FECHA DE VTO. DE LOTE P RODUC.
1 2 3 INSUM OS QUE COM P ONEN LA LECHE Y/O A LIM ENTOS EQUIVA LENTES DISTRIB UÍDOS, SEGÚN ESP ECIFICA CIONES TÉCNICA S O DECLA RA CIÓN JURA DA P RESENTA DA P OR EL FA B RICA NTE A L SOLICITA R EL REGISTRO SA NITA RIO (no indicar aditivo s, co nservantes, co lo rantes, vitaminas ni minerales añadidas). 40
41 N°
43
NOM B RE DE LECHE Y / O A LIM ENTO EQUIV A LENTE:
INSUM OS QUE
42 P ORCENTA JE (%)
COM P ONEN LA M EZCLA
DE COM P OSICIÓN
NOM B RE DE LECHE Y / O A LIM ENTO EQUIV A LENTE:
44 N°
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
7
7
INSUM OS QUE COM P ONEN LA M EZCLA
45
P ORCENTA JE (%) DE COM P OSICIÓN
B ENEFICIA RIOS ZONA L RURA L 46 47 , M ENORES NIÑOS DE 1A 6 DE 1A ÑO A ÑOS
48 M A DRES GESTA NTES
49 M A DRES LA CTA NTES
50 7 A 13 A ÑOS
51 P ERSONA S CON TB C
52 A NCIA NOS
53 , DISCA P A CITA DOS
54 TOTA L
B ENEFICIA RIOS ZONA L URB A NA 55 56 , M ENORES NIÑOS DE 1A 6 DE 1A ÑO A ÑOS
57 M A DRES GESTA NTES
58 M A DRES LA CTA NTES
59 7 A 13 A ÑOS
60 P ERSONA S CON TB C
61 A NCIA NOS
62 , DISCA P A CITA DOS
63 TOTA L
60 64 CA NTIDA D DE COM ITÉS DEL P VL A TENDIDOS 65
A P ELLIDOS Y NOM B RES DEL P RESIDENTE DEL COM ITÉ DE A DM INISTRA CIÓN
66
A P ELLIDOS Y NOM B RES DEL REP RESENTA NTE DEL M INISTERIO DE SA LUD
FIRM A Y SELLO 67 .
P ROFESIÓN Ó GRA DO TÉCNICO FIRM A Y SELLO
Fuente: Directiva n.° 015-2013-CG/CRL.
76
c) Formato RACIÓN B. Aquellas municipalidades provinciales y distritales, cuyos montos de asignación mensual para atender el Programa del Vaso de Leche, sean menores a una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), deberán llenar y presentar adjunto al Formato PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche”, el Formato RACIÓN B “Información de la Ración Mensual Distribuida por el Programa del Vaso de Leche” informando los datos de la(s)ración(es) distribuidas en el mes, días de atención y número de beneficiarios atendidos.
Cuadro N.° 7 Formato B “Información de la Ración Mensual Distribuida por el PVL”. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA INFORME DE LA RACIÓN MENSUAL DISTRIBUIDA POR EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE FORM A TO RA CIÓN DA TOS GENERA LES 1 NOM B RE DE LA M UNICIP A LIDA D
4
sa M UNICIP A LIDA D P ROVINCIA L
5
M UNICIP A LIDA D DISTRITA L
UB ICA CIÓN
DEP .
GEOGRÁ FICA
P ROV.
2
M ES REP ORTA DO
3
A ÑO
6
FECHA DE REP ORTE
RA CIONES O FÓRM ULA S DISTRIB UIDA S RA CIONES COM P UESTA S P OR UN SOLO A LIM ENTO (llenar la info rmació n po r cada alimento en fo rma ho rizo ntal desde el Casillero N° 7 al N° 13): N° 7 CA NTIDA D P OR RA CIÓN DÍA S A TENDIDOS LECHE Y/O A LIM ENTOS EQUIVA LENTES CENTÍM ETROS P OR SEM A NA 8 GRA M OS (g) 9 CÚB ICOS (cc) 2º PRIORIDAD 10 1º PRIORIDAD 11
12
B
TIP O DE RA CIÓN DISTRIB UIDA PREPARADA 13
CRUDA
1 2 3 4 RA CIONES COM P UESTA S P OR DOS O M Á S A LIM ENTOS (llenar la info rmació n po r cada ració n en fo rma ho rizo ntal desde el Casillero N° 14 al N° 26): N° 14 CANTIDAD POR 17 CANTIDAD POR 20 CANTIDAD POR DÍ A S A TENDIDOS LECHE/ A LIM ENTO
LECHE/ A LIM ENTO
RACIÓN
EQUIV A LENTE/ INSUM O COM PLEM ENTA R.
15 g
16 cc
LECHE/ A LIM ENTO
RACIÓN
EQUIV A LENTE/ INSUM O COM PLEM ENTA R.
18 g
RACIÓN
EQUIV A LENTE/ INSUM O COM PLEM ENTA R.
19 cc
21 g
22 cc
TIPO DE RA CIÓN DISTRIB UIDA
POR SEMANA
23
1º
PRIORIDAD
.24.
25
2º
PRIORIDAD
CRUDA
26 PREPARADA
1 2 3 4 INFORM A CIÓN SOB RE LA DISTRIB UCIÓN DE A LIM ENTOS, SEGÚN HOJA DE DISTRIB UCIÓN O ENTREGA 27 N°
LECHE/A LIM ENTOS EQUIVA LENTES/INSUM OS COM P LEM ENTA RIOS
CA NTIDA D DISTRIB UIDA 28 CA NTIDA D EN 29 CA NTIDA D KILOGRA M OS (Kg) EN LITROS (L)
30
FECHA DE DISTRIB UCIÓN (dd/mm/aa)
31
FECHA DE A TENCIÓN DEL 32 AL (dd/mm/aa) (dd/mm/aa)
1 2 3 4 5 6 7 INSUM OS QUE COM P ONEN LA LECHE Y/O A LIM ENTOS EQUIVA LENTES DISTRIB UÍDOS, SEGÚN ESP ECIFICA CIONES TÉCNICA S O DECLA RA CIÓN JURA DA P RESENTA DA P OR EL FA B RICA NTE A L SOLICITA R EL REGISTRO SA NITA RIO (no indicar aditivo s, co nservantes, co lo rantes, vitaminas ni minerales añadidas). 33
34 N°
36 NOM B RE DE LECHE Y / O A LIM ENTO EQUIV A LENTE:
NOM B RE DE LECHE Y / O A LIM ENTO EQUIV A LENTE:
INSUM OS QUE
35 P ORCENTA JE (%)
COM P ONEN LA M EZCLA
DE COM P OSICIÓN
37 N°
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
7
INSUM OS QUE COM P ONEN LA M EZCLA
38
P ORCENTA JE (%) DE COM P OSICIÓN
7
B ENEFICIA RIOS ZONA L RURA L 39 40 , M ENORES NIÑOS DE 1A 6 DE 1A ÑO A ÑOS
41 M A DRES GESTA NTES
42 M A DRES LA CTA NTES
43 7 A 13 A ÑOS
44 P ERSONA S CON TB C
45 A NCIA NOS
46 , DISCA P A CITA DOS
47 TOTA L
B ENEFICIA RIOS ZONA L URB A NA 48 49 , M ENORES NIÑOS DE 1A 6 DE 1A ÑO A ÑOS
50 M A DRES GESTA NTES
51 M A DRES LA CTA NTES
52 7 A 13 A ÑOS
53 P ERSONA S CON TB C
54 A NCIA NOS
55 , DISCA P A CITA DOS
56 TOTA L
60 57 CA NTIDA D DE COM ITÉS DEL P VL A TENDIDOS 58
A P ELLIDOS Y NOM B RES DEL P RESIDENTE DEL COM ITÉ DE A DM INISTRA CIÓN
59
A P ELLIDOS Y NOM B RES DEL REP RESENTA NTE DEL M INISTERIO DE SA LUD
FIRM A Y SELLO 60 .
P ROFESIÓN Ó GRA DO TÉCNICO FIRM A Y SELLO
Fuente: Directiva n.° 015-2013-CG/CRL.
77
d) Plazo para el envío de la información. El envío virtual de los formatos relacionados a la ejecución del programa se deberá efectuar dentro de los 15 días hábiles siguientes, contados a partir de la finalización de cada trimestre. La omisión o incumplimiento del registro de la información en el aplicativo “Sistema del Programa de Vaso de Leche” y la presentación de la información impresa señalada en la presente Directiva, constituye infracción conforme lo establecido en el inciso e) del Artículo 15° del Reglamento de Infracciones y Sanciones, aprobado con Resolución de Contraloría N° 367-2003-CG, modificado por Resolución de Contraloría N° 017-2004-CG.
3.15. Informe Macro 2011. Es el Informe n.° 080-2013-CG/PSC-IM “Informe Macro de la Gestión del Programa del Vaso de Leche Periodo 1 de enero al 31 de diciembre de 2011”, este informe consolida la información remitida por las municipalidades a nivel nacional sobre la ejecución del Programa del Vaso de Leche, ejecución presupuestal reportada en los formatos PVL, información sobre proveedores que abastecieron al PVL, raciones distribuidas a los beneficiarios de acuerdo a lo Reportado en los formatos Ración A y B y los resultados de las labores del control preventivo.
El objetivo del Informe Macro 2011 es determinar si el programa del Vaso de Leche se desarrolla dentro de los parámetros establecidos en su marco normativo, mostrando su desempeño e identificando oportunidades de mejora expresadas en recomendaciones que contribuyan a optimizar el impacto del programa a los beneficiarios. A continuación se describe algunos aspectos importantes descritos en el informe Macro 2011:
a) Asignación de recursos. El estado mediante el tesoro público, asignó para la atención del PVL durante el año 2011, un presupuesto de S/. 363 millones, distribuidos entre las 1834 municipalidades a nivel nacional, según los índices de distribución aprobados por el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Rurales.
78
Gráfico n.° 23 Asignación de Recursos – Informe Macro 2011.
Fuente: Informe n.° 080-2013-CG/PSC-IM.
b) Ingresos por toda fuente de financiamiento. Los ingresos por toda fuente de financiamiento del PVL para el año 2011, reportados por 1633 municipalidades fueron aproximadamente de 345,7 millones de los cuales 93.8% corresponden a la transferencia del Tesoro Público, 3.8% a los recursos propios o directamente recaudados, 2.2% Foncomún y donaciones y 0.1% el saldo inicial del año tal como se muestra:
Gráfico n.° 24 Ingresos por Fuente de Financiamiento – Informe Macro 2011.
Fuente: Informe n.° 080-2013-CG/PSC-IM.
c) Beneficiarios y tipo de población. El siguiente dato describe la evolución y porcentaje de beneficiarios del Programa del Vaso de Leche:
79
Gráfico n.° 25 Beneficiario y tipo de población – Informe Macro 2011.
Fuente: Informe n.° 080-2013-CG/PSC-IM.
d) Aporte nutricional de la ración del PVL. De las 1018 municipalidades que presentaron entre 44,6g – 100g de alimento deshidratado, solo 232 (22.8%) alcanzaron o superaron, por lo menos en un año al aporte nutricional establecido en energía (207 Kcal), mientras que 786 (77.2%)
restantes durante todo el año entregaron raciones con aportes
nutricionales menores a los mínimos establecidos.
Gráfico n.° 26 Aporte nutricional de la ración – Informe Macro 2011.
Fuente: Informe n.° 080-2013-CG/PSC-IM.
e) Recomendaciones del Informe Macro 2011. Las municipalidades provinciales y distritales deberán de implementar cada una de las recomendaciones derivadas del Informe Macro 2011 en el Programa del Vaso de Leche de su jurisdicción el presente año 2013. Siendo las siguientes recomendaciones: 80
Recomendación n.° 1: Evaluar la inclusión de las metas e indicadores relacionados con el Programa del Vaso de Leche en el Plan Operativo Institucional, los mismos que deberán de reflejar la lucha contra la desnutrición infantil y la pobreza.
Recomendación n.° 2: Que el Comité Especial, en caso que la ración del Programa del Vaso de Leche contenga alimento donado y que el donante sea el propio beneficiario, deberá contar con un Informe Técnico que señale que la donación es adicional al aporte nutricional de la ración que debe recibir del programa; teniendo en cuenta que el espíritu de la norma es la distribución gratuita de raciones que cumplan con el valor nutricional mínimo establecido en la Directiva “Valores nutricionales mínimos de la ración del Programa del Vaso de Leche”.
Recomendación n.°3: Que el Comité de Administración y el órgano responsable de la ejecución del Programa del Vaso de Leche, para la determinación de la ración considere; a) el peso mínimo deshidratado de la ración de 48.7 g, b) la elección del producto alimenticio de mayor valor nutricional, c) el cumplimiento del valor nutricional mínimo de energía (207kcal), cantidad de macro nutrientes y distribución energética; así como de micronutrientes (vitaminas y minerales), precisando el tipo de producto industrializado (de ser el caso), y el alimento que contendrá la fortificación con micronutrientes, d) el informe de evaluación nutricional teórica de la ración Programa del Vaso de Leche, alcanzado por el representante del Ministerio de Salud; y e) la dosificación de alimento, previamente degustado y aceptado por los niños. Los cinco (5) criterios antes mencionados, deberán ser alcanzados al Comité Especial y formarán parte del Expediente Técnico motivo del proceso de selección.
Recomendación n.° 4: Que el órgano responsable de la ejecución del programa en coordinación con el Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche para la selección de beneficiarios tengan en cuenta: i) identificación con Documento Nacional de Identidad, ii) 81
evaluación de elegibilidad realizada por el Sistema de Focalización de Hogares,
debiendo
difundir
el
procedimiento
que
el
potencial
beneficiario debe seguir para solicitar su evaluación de elegibilidad.
Recomendación n.° 5: Que el órgano responsable de ejecución del programa en coordinación con el Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche elabore los criterios de salida de los beneficiarios, teniendo en cuenta el marco legal vigente, debiendo socializarlo con todos los beneficiarios.
Recomendación n.° 6: Que el órgano responsable de la ejecución del programa mantenga actualizado el aplicativo informático que se disponga, para el registro de los beneficiarios del Programa de Vaso de Leche que pertenecen a su jurisdicción, en el modo y oportunidad que se establezcan.
Recomendación n.° 7: Que el órgano responsable de la ejecución del programa incluya entre los indicadores los siguientes: i) número de días/ año atendidos; ii) proporción de desnutrición crónica en niños menores de 5 años beneficiarios del programa; iii) prevalencia de la lactancia ,materna exclusiva en niños menores de 6 meses de madres beneficiarios del programa; iv) número de madres capacitadas en alimentación y nutrición del infante niño pequeño; v) porcentaje de Comités de Vaso de Leche y Clubes de Madres supervisados; vi) porcentaje de Comités de Vaso de Leche y Clubes de Madres sensibilizados
sobre
desnutrición
infantil
y
deficiencia
de
micronutrientes.
Recomendación n.° 8: Que el órgano responsable de la ejecución del programa en coordinación con la gerencia municipal o quien haga sus veces adopten medidas para fortalecer, promover e incentivar el compromiso de las organizaciones sociales de base para distribuir una ración preparada al beneficiario, principalmente en zonas urbanas del distrito.
82
Se reitera las recomendaciones formuladas en el informe Macro de los años 2010:
Recomendación n.° 9: Que la administración municipal promueva el fortalecimiento de capacidades técnicas debidamente certificado en contrataciones públicas o en gestión logística, de los funcionarios y servidores del órgano encargado de las contrataciones, para la oportuna adquisición de los alimentos y evitar la dilación de los procesos que traen como consecuencia la entrega acumulada de los mismos.
Recomendación n.° 10: Que la administración municipal promueva el fortalecimiento de las capacidades técnicas debidamente certificado, de los responsables del Programa del Vaso de Leche: i) vigilancia sanitaria y nutricional de los alimentos que adquieren y distribuyen en el Programa a fin de asegurar el cumplimiento de la calidad nutricional de los alimentos; y ii) proporcionar una alimentación y nutrición saludable en el marco de la reducción de la desnutrición infantil; incluyendo la lactancia materna y las prácticas óptimas para la alimentación del lactante.
Recomendación n.° 11: Que el Comité Especial y el órgano encargado de las contrataciones de la entidad cautele que en las bases administrativas se incluya en el rubro de “ Especificaciones Técnicas y Requerimientos
Técnicos
Mínimos”
la
información
siguiente:
i)
descripción general del producto; ii) composición química y aporte de nutrientes ( en 100g y por porción); iii) especificaciones alimentarias (ingredientes permitidos , optativos y prohibidos), iv) especificaciones físico químicos; v) especificaciones microbiológicas (según Norma Técnica Peruana o Norma Sanitaria vigente); vi) especificaciones sensoriales; vii) envase individual; viii) rotulado que, además, incluya mensajes alusivos a la promoción de la lactancia materna: ix) vida útil del producto; x) sanciones por incumplimiento de especificaciones técnicas; xi) valor nutricional mínimo de la ración y peso deshidratado, en el que incluirá el o los alimentos que conforman la ración; xii) 83
frecuencia de la atención; xiii) número de beneficiarios. En el caso de enriquecidos lácteos o similares, deberá detallar las especificaciones del producto terminado en polvo y especificaciones del producto reconstituido. Adicionalmente, deberá considerar en las bases, el procedimiento para la prueba de aceptabilidad de la ración.
Recomendación n.° 12: Que el comité especial y el órgano encargado de las contrataciones de la entidad cautele que para la determinación de la presentación y tipo de envase la entidad cuente con un estudio del mercado que acredite la pluralidad de proveedores y marcas en condiciones de ofertar el producto requerido y con un informe técnico que evidencia las razones por las cuales el tipo de envase elegido se adecúa a las necesidades y condiciones de la Entidad; pese a que podría resultar más oneroso en comparación con otros tipos de envase.
Recomendación n.° 13: Que el órgano responsable de la ejecución del programa supervise a todos los clubes de Madres y Comités de Vaso de Leche para asegurar la adecuada atención y distribución de las raciones preparadas; asimismo, verifique el consumo de la misma por parte de los beneficiarios y en los casos que se justifique la entrega de raciones crudas, verificar periódicamente el consumo de alimento por parte del beneficiaria, para disminuir riesgo de dilución intrafamiliar.
Recomendación n.° 14: Que el órgano responsable de la ejecución del programa difunda información adecuada a propósito de la alimentación del lactante, dirigida particularmente a las mujeres gestante y madres lactantes beneficiarias del programa, a fin de promover la lactancia materna exclusiva durante los primeros seis meses de vida, el inicio de la lactancia dentro de la primera hora de vida, el inicio de la alimentación complementaria después de los 6 meses y la continuidad de la lactancia materna hasta los dos años a mas, en el marco de los objetivos sanitarios de reducir la desnutrición crónica infantil.
Se reitera las recomendaciones formuladas en el informe Macro de los años 2009 y 2010: 84
Recomendación n.° 15: Que el comité de administración del programa cautele que las organizaciones sociales de base alcancen sus propuestas de alimentos que conforman la ración alimentaria, precisando el tipo de alimento, previa consulta de los beneficiarios quienes deberán estar informados de la producción local y las posibilidades que ofrece el mercado en cuanto a productos locales y nacionales, en particular de las alimentos andinos, por su alto valor nutricional. Asimismo, cautelar que esta propuesta no esté orientada hacia un tipo de marca, envase y/o presentación, en particular.
Recomendación n.° 16: Que la administración municipal: i) alinee la normativa interna del programa con el Reglamento de Alimentación Infantil y normas sanitarias para la fabricación de alimentos en base a granos y otros destinados a Programas Sociales de Alimentación; e ii) incluya en la normativa interna del programa las recomendaciones de la CGR.
85
CAPÍTULO IV CONTROL INTERNO Y LA MEJORA DE LA GESTIÓN DEL PVL EN LA MUNICIPALIDAD DE HUANCAYO 4.1 Creación Histórica de la Municipalidad Provincial de Huancayo. La Municipalidad Provincial de Huancayo es una institución moderna y funcional al servicio de la población que con la concertación y participación ciudadana de la sociedad civil organizada promueve programas y proyectos de inversión privada, pública y de cooperación internacional para superar la pobreza e impulsar el desarrollo humano integral de la provincia.
Es una de las nueve provincias que conforman el Departamento de Junín, bajo la administración del Gobierno regional de Junín, creada el 16 de noviembre de 1864 por ley dada en el congreso de la república, durante el gobierno del Presidente Juan Antonio Pezet, se decretó la creación de la Provincia de Huancayo, separando a la cuidad de la hegemonía de la ciudad de Jauja.
4.2 La Municipalidad Provincial de Huancayo. La Municipalidad Provincial de Huancayo es una entidad básica de la organización territorial del Estado, promotora del desarrollo local, y siendo un elemento esencial de gobierno local, ejerce en la circunscripción de Huancayo, las atribuciones, competencias y funciones que le asigna la Constitución Política, la Ley Orgánica de Municipalidades y la Ley de Bases de la Descentralización.
La Municipalidad Provincial de Huancayo representa al vecindario, promueve la adecuada prestación de servicios públicos locales y el desarrollo integral, sostenible 86
y armónico de la Provincia. Promueve el desarrollo local en coordinación y asociación con los niveles de gobierno provincial, regional y nacional, con el objeto de facilitar la competitividad local y propiciar las mejores condiciones de vida de su población.
En uso de su autonomía política, económica y administrativa la Municipalidad Provincial de Huancayo realiza la planeación local estableciendo políticas públicas, teniendo en cuenta las competencias y funciones que le otorga la Ley, este proceso de planeación tiene como principios la participación ciudadana a través de sus vecinos y organizaciones vecinales, la transparencia en la gestión moderna y rendición de cuentas y la eficiencia, eficacia y equidad en la administración de los recursos escasos.
Misión. “La Municipalidad Provincial de Huancayo es un gobierno local democrático, transparente y eficaz que genera oportunidades para el desarrollo humano de la Nación Wanka”
Visión. “Al 2014, la Municipalidad Provincial de Huancayo es una institución moderna con estándares de calidad, reconocida socialmente”
Valores. Honestidad Compromiso Calidad Total Equidad Trabajo en Equipo
Organigrama institucional. El organigrama institucional vigente fue aprobada mediante Ordenanza Municipal n.° 204-MPH/CM de 3 de setiembre de 2004.
87
Gráfico n.° 27 Organigrama Institucional de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
Fuente: Plan Estratégico 2011-2014 Municipalidad Provincial de Huancayo.
4.3 Competencias de la Municipalidad Provincial de Huancayo. Según la Ley Orgánica de Municipalidades, las Competencias Municipales son las áreas de la gestión pública en la que les corresponde actuar, las que se pueden clasificar en las siguientes:
88
Cuadro n. ° 8 Competencias de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
COMPETENCIAS
ALCANCES
Zonificación. Catastro urbano y rural. Habilitación urbana. Saneamiento físico legal de asentamientos Organización del humanos. espacio físico y uso Acondicionamiento territorial. del suelo Renovación urbana. Infraestructura urbana o rural básica. Vialidad. Patrimonio histórico, cultural y paisajístico. Saneamiento ambiental, salubridad y salud. Tránsito, circulación y transporte público. Educación, cultura, deporte y recreación. Programas sociales, defensa y promoción de derechos ciudadanos. Seguridad ciudadana. Abastecimiento y comercialización de productos Servicios públicos y servicios. locales Registros civiles. Promoción del desarrollo económico local. Establecimiento de parques zonales, parques zoológicos, jardines botánicos, bosques naturales directamente o mediante concesiones. Otros servicios públicos no reservados a entidades de carácter regional y/ nacional. Plan y políticas ambientales locales. Proposición de creación de áreas de conservación ambiental. Educación e investigación ambiental. Protección y conservación del Participación ciudadana. ambiente. Coordinación de la aplicación de los instrumentos de planeamiento y de gestión ambiental, en el marco del sistema nacional y regional de gestión ambiental. Prevención y rehabilitación del consumo de Prevención drogas y alcoholismo. rehabilitación y lucha contra el Convenios de cooperación internacional para la consumo de drogas. erradicación del consumo de droga. Fuente: Plan Estratégico 2011-2014 Municipalidad Provincial de Huancayo.
89
4.4 Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo. Las Funciones generales que deben cumplir la Municipalidad son:
Cuadro n. ° 9 Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo. TIPO DE FUNCIONES
ALCANCES
Normativa y reguladora
Elaboración y aprobación de normas de alcance local, regulando los servicios de su competencia.
De planeamiento
Diseño de políticas, prioridades, estrategias, programas y proyectos que promuevan el desarrollo local de manera concertada y participativa, conforme a la Ley de Bases de la Descentralización y a la Ley orgánica de Municipalidades.
Administrativa y ejecutora
Organización, dirección y ejecución de los recursos financieros, bienes, activos y capacidades humanas, necesarios para la gestión local, con arreglo a los sistemas administrativos nacionales
De promoción de inversiones
Incentivo y apoyo a las actividades del sector privado nacional y extranjero, orientados al impulso del desarrollo de los recursos regionales, creando los instrumentos necesarios para tal fin.
De supervisión, evaluación y control
Fiscalización de la gestión administrativa local, el cumplimiento de normas, los planes locales y la calidad de los servicios, fomentando la participación de los ciudadanos de manera individual o colectiva.
Fuente: Plan Estratégico 2011-2014 Municipalidad Provincial de Huancayo.
4.5 La Gerencia de Desarrollo Social. Es el órgano de línea encargado y responsable de planificar, coordinar, dirigir, organizar, supervisar, controlar y evaluar los programas sociales y actividades de defensa y promoción de derechos, asistencia, bienestar social, lucha contra la 90
violencia familiar, desarrollo de capacidades, protección de los grupos sociales de mayor riesgo: madres, niños, niñas adolescentes, adulto mayor, discapacitados; la administración del Programa del Vaso de Leche, Defensoría Municipal de la madre, niño y adolescente (DEMUNA), Casa de Refugio Temporal de víctimas de violencia familiar, fomento de la participación vecinal, concertación ciudadana y desarrollo rural. El Programa del Vaso de Leche depende de la Gerencia de Desarrollo Social, tal como se describe en el presente organigrama:
Gráfico n.° 28 Organigrama Institucional de la Gerencia de Desarrollo Social.
Fuente: Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
4.6 Antecedentes de la Gestión del PVL en la MP Huancayo. 4.6.1
Rol de Municipalidad Provincial de Huancayo en el PVL.
Atendiendo a la población en situación pobre y pobreza extrema, siendo el rol de la Municipalidad Provincial de Huancayo el siguiente:
91
Gráfico n.° 29 Roy de la Municipalidad Provincial de Huancayo en el PVL.
Rol Municipal
Organización:
Distribución efectiva de los Productos.-
Supervisión Eficaz
Fortalecimiento organizacional (registros, procesos eleccionarios etc.)
Organización del reparto a los comités
No dilución intrafamiliar del producto
Verificación domiciliaria
Actualización de datos de los beneficiarios
Fiscalización del reparto y entrega de productos a los beneficiarios
Beneficiarios
Niños que toman desayuno
Niños que van a Inical
Fuente: Memoria Institucional 2012 - Municipalidad Provincial de Huancayo.
4.6.2
Transferencia del Ministerio de Economía y Finanzas.
El MEF transfiere a la Municipalidad Provincial de Huancayo el monto mensual de S/. 92,114.00 siendo la Contraloría General de la República responsable de la supervisión y control del gasto de Programa del Vaso de Leche.
4.6.3
Miembros del Comité de Administración del PVL.
Mediante Acuerdo Municipal n. °007-2013- MPH/CM de 24 de enero de 2013, se conformó el Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, periodo 2013-2014, el cual fue reconocido mediante Resolución de Alcaldía n.° 023-2013–MPH/ A de 25 de enero de 2013, fue integrado por: 92
Cuadro n.° 10 Miembros del Comité de Administración del PVL. Miembros
Cargo
Abog. Bertha Margarita Villaverde Cisneros
Presidenta
Eco. Sahara Esther Julia Perea Valencia
Funcionaria Municipal - MPH
Lic. Silvia Rosario Villegas Lazo
Representante del MINSA
Sra. Aida Inga de Dávila
Representante de Productores Agropecuarios.
Fuente: Elaboración propia.
Posteriormente mediante Acuerdo Municipal n.° 071-2013-MPH/CM de 7 de agosto de 2013, se modifica los integrantes del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Resolución de Alcaldía n.° 208-2013- MPH/A de 20 de agosto de 2013, con los siguientes miembros:
Cuadro n.° 11 Miembros del Comité de Administración del PVL. Miembros
Cargo
Eco. Mery Nancy Cáceres Surichaqui
Presidenta
Eco. Sahara Esther Julia Perea Valencia
Funcionaria Municipal - MPH
Lic. Silvia Rosario Villegas Lazo
Representante del MINSA.
Sra. Aida Inga de Dávila
Representante de Productores Agropecuarios.
Sra. Mery Luz Artica Fierro
Representante del PVL.
Sra. Rocío Parado Flores
Representante del PVL
Sra. Natalia Alvarado Soro
Representante del PVL
Fuente: Elaboración propia.
Los Comités del Vaso de Leche están conformados por madres de familia que tienen niños menores de 6 años y madres gestantes y lactantes.
93
4.6.4
Cantidad de Beneficiarios del PVL por sectores.
La Municipalidad Provincial de Huancayo, al 2012 tiene organizado 87 Comités del Programa del Vaso de Leche y atiende a 5977 beneficiarios ubicados en 5 sectores, a quienes provee 4 tarros de leche de 250 cc. y 1 bolsa de hojuela de cereales de 1050 gr, mensualmente y que equivale a 15.38 soles por mes por beneficiario. Cuadro n° 12 Beneficiarios 2011-2012 y los Reemplazados por SISFOH, 2012. Comités por sectores
Total 2011
Total 2012
Reemplazados/SISFOH
Sector I Sector II Sector III Sector IV Sector V TOTAL
1537 1157 1038 1114 1131 5977
1194 1193 1262 1208 1120 5977
25 40 80 36 16 197
Fuente: Memoria Institucional 2012 - Municipalidad Provincial de Huancayo.
En los últimos 3 años, en promedio, el 50% de los beneficiarios del programa del Vaso de leche son niños menores de 3 años de edad y el 18% son madres gestantes y lactantes.
Cuadro n.° 13 Resumen de Beneficiarios (%) – 2012. Beneficiarios
Edad de Beneficiarios
Gestantes
Lactantes
100
0-11
1
2
3
4
5
6
O7-13
Meses
Año
Años
Años
Años
Años
Años
2012
11
14
13
13
13
11
11
0
3
11
100
2011
11
13
13
12
12
12
11
0
5
11
100
2010
13
12
12
12
12
11
10
0
6
12
100
Fuente: Memoria Institucional 2012 - Municipalidad Provincial de Huancayo.
4.6.5
Análisis de tiempos en el PVL.
Haciendo un cálculo grueso del aporte (tiempo y económico) de las madres al programa, se tiene que “invierten” 30 horas y 20 minutos mensual no remunerado con su participación en el Programa del Vaso de leche: 94
Cuadro n. ° 14: Análisis de Tiempos. TIEMPO
CONCEPTOS
QUIEN REALIZA
HORAS/MES
Recojo del producto
2
Presidenta y tesorera
Almacenaje del producto
0.25
Presidenta y/o integrantes
Alquiler de ambiente para almacenaje
15
Presidenta
Distribución del producto
12
Presidenta y Junta Directiva
Reuniones de capacitación
4
Presidenta y Junta Directiva
Asistencia a reuniones de coordinación
6
Presidenta
Convocatoria y organización del Comité
4
Presidenta
Recojo de hoja de distribución
2
Presidenta
TOTAL
FINANCIAMIENTO
no remunerado
30 HORAS Y 20 MINUTOS
Fuente: Memoria Institucional 2012 - Municipalidad Provincial de Huancayo.
4.6.6
Entrega de productos por mes.
Indicador de cumplimiento de entrega de alimentos refleja que, solo el 25% de alimentos fueron entregados en el periodo programado.
Cuadro n. ° 15: Fechas de Reparto de Productos a los Comités del Vaso de Leche - 2012. MESES
ENTREGA DE PRODUCTOS Fecha programada para entrega de productos
Fecha de entrega de productos
ENERO
Enero
FEBRERO
Febrero
MARZO
Marzo
ABRIL
Abril
MAYO
Mayo
JUNIO
Junio
JULIO
Julio
Enero, febrero, marzo, abril
AGOSTO
Agosto
Mayo, Junio
SETIEMBRE
Setiembre
Julio, agosto
OCTUBRE
Octubre
Setiembre, octubre
NOVIEMBRE
Noviembre
Noviembre
DICIEMBRE
Diciembre
Diciembre
Fuente: Memoria Institucional 2012 - Municipalidad Provincial de Huancayo.
95
Los alimentos para el Programa del Vaso de Leche se deben entregar mensualmente. El año 2012, solo los meses de octubre, noviembre y diciembre se han entregado oportunamente. El 75% de las entregas de productos a los beneficiarios fue a destiempo, perjudicando a los beneficiarios en la prevención de las carencias nutricionales.
4.9.1. Programas especiales desarrollados en el PVL.
Cuadro n. ° 16 Beneficiarias que Cumplen Programas Especiales - 2012 Población Beneficiaria del PVL
OBSERVACIONES / EXPLICACIONES
Niños menores de 2 años que tienen sus vacunas completas
95%
Para la inscripción en el Programa del Vaso de Leche deben presentar la Tarjeta de vacuna del niño
Niños menores de 5 años que asisten a Wawawasi
S/D
Niños de 4 y 5 años que asisten a I.E. Inicial
100%
Niños de 6 a más que asisten a I.E. Primaria con partida de nacimiento/DNI
97%
Madres gestantes que tienen sus Fichas de control materno completas
100%
Madres beneficiarias que ocuparon la Presidencia del Comité del Programa del Vaso de Leche
9%
POBLACIÓN BENEFICIARIA
Todos los niños asisten a I.E de inicial
Todas las madres gestantes que son beneficiarias deben tener sus tarjetas de control.
Las madres del sector 5 no tuvieron representante en el Comité de Administración 2011-2012
Madres beneficiarias que conformaron el Comité de Administración del P.V.L. Madres beneficiarias que Ocupan la Junta Directiva en el Colegio de sus hijos
10%
En colegios estatales
Comités del Vaso de Leche que llevaron CASOS SOCIALES
3 Promotoras de salud
2 beneficiarias se capacitaron como Promotoras de Salud.
Fuente: Memoria Institucional 2012 - Municipalidad Provincial de Huancayo.
96
4.6.7
Desarrollo de Talleres.
El año 2012, la Promotoras del Programa del Vaso de Leche intensificaron su trabajo con el desarrollo de talleres para promover y fortalecer habilidades en las beneficiaras:
a) Objetivo de las beneficiarias: Incrementar el ingreso familiar. Adquirir habilidades en Bisutería, Chocolatería, Tejido en macramé. Participación: voluntaria. Tipo de talleres: practico. Periodo de capacitación: de mayo a noviembre 2012. Todos los viernes.
b) Resultados: Concluyeron todos los talleres: 149 beneficiarias Edad de las beneficiarias: 22 a 45 años de edad. La mayoría menor de 35 años. El 90% de las participantes tienen educación secundaria completa e incompleta El 61% son amas de casa El 40% son vendedores: temporales y ambulantes. El 47% de las participantes elaboran aretes, collares, pulseras, anillos y venden los productos, de esta manera incrementan el ingreso familiar. 6 madres planean abrir talleres propios en las habilidades adquiridas.
c) Dificultades: Las supervisiones encuentran muy difícil la prevención de la no dilución intrafamiliar del producto del programa del vaso de leche que se reparte en los hogares.
El 2012, 149 beneficiarias del programa del Vaso de Leche, menores de 35 años, se capacitaron en bisutería, chocolatería y tejido en macramé, 6 madres planean abrir talleres propios.
97
4.7
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL.
A través de la recopilación directa de información del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, realizado mediante la aplicación de instrumentos de recopilación de información, se ha determinado que la Gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo se realiza de la siguiente manera:
4.7.1
Administración Municipal.
El programa del Vaso de la Municipalidad Provincial de Huancayo se encuentra a cargo de la Gerencia de Desarrollo Social y su administración a cargo de la responsable Bach. en Trabajo Social Diana Chirinos Molina, con la colaboración de las Promotoras de los cuatro sectores (Sector I, Sector II, Sector III y Sector IV), los cuales agrupan a un conjunto de Organizaciones Sociales de Base (Comités o clubes de Madres).
Gráfico n.° 30 Organigrama del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo. PVL
Bach. Trabajo Social Diana Chririnos Molina
Promotora Sector I
Promotora Sector II
Promotora Sector III
Promotora Sector IV
Organizaciones Sociales de Base
Organizaciones Sociales de Base
Organizaciones Sociales de Base
Organizaciones Sociales de Base
Beneficiarios
Beneficiarios
Beneficiarios
Beneficiarios
Fuente: Elaboración propia.
Apreciación n.° 1: La división por sectores de las organizaciones sociales de base en el Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, hace que la relación y la comunicación entre beneficiario y 98
municipalidad sean más directas y controladas, la cantidad de beneficiarios que debe atender el Programa no abastecería la administración tan solo de la responsable, por lo que las Promotoras son de gran ayuda en todo el proceso.
4.7.2
La Selección de Beneficiarios:
Esta etapa es realizada por las cuatro Promotoras de los sectores (sectores que está divido la administración del Programa del Vaso de Leche de la Provincia de Huancayo), a través de la visita al domicilio de los posibles beneficiarios, a fin de solicitar los requisitos para su evaluación.
Posteriormente la cantidad de posibles beneficiarios inscritos son evaluados mediante la aplicación del Sistema de Focalización de Hogares, el cual brinda información de la capacidad socioeconómica de las familias, de la elegibilidad de los beneficiarios; es decir, se realiza la selección de los beneficiarios en condiciones de “pobreza” o “pobreza extrema”. Después de haber realizado la depuración mediante del Sisfoh se realiza el empadronamiento de los beneficiarios. La Municipalidad Provincial de Huancayo, anteriormente realizaba la selección de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche a través de la aplicación de la ficha de evaluación socioeconómica, tal como recomendaba el Informe Macro 2010 de la CGR.
Gráfico n.° 31 Requisitos para la inscripción al Programa del Vaso de Leche.
Copia de DNI
Tarjeta de Vacuna.
Madres en periodo de gestación: Tarjeta de Control de Embarazo
Declaración Jurada Simple de que los documentos presentados son auténticos.
Constancia de ser benenficiarios de SIS.
Recibo de luz o agua
Fuente: PVL Municipalidad Provincial de Huancayo.
99
La cantidad de beneficiarios empadronados para el año 2013 (año de estudio para la tesis) es de 4,931 beneficiarios perteneciente a la Primera Prioridad (niños de 0 a 6 años, madres gestante y lactantes), organizados a través de 76 Organizaciones Sociales de Base, integrados dentro de los cuatro sectores.
Cuadro n.° 17 Cantidad de Beneficiarios del PVL correspondiente a la Primera Prioridad. Edad de Beneficiarios Beneficiarios
Gestantes Lactantes
Total
0-11
1
2
3
4
5
6
meses
año
años
años
años
años
años
2013
575
641
625
608
608
559
526
0
230
559
4931
%
12
13
13
12
12
11
11
0
5
11
100
O7-13
Fuente: PVL Municipalidad Provincial de Huancayo.
Los padrones contienen los datos completos de los beneficiarios, así como los datos de las madres, las firmas, huellas digitales y la dirección domiciliaria, a fin de acreditar la presencia física de los beneficiarios
En cuanto a la salida de los beneficiarios, en la Municipalidad Provincial de Huancayo la responsable menciona que, la salida de los beneficiarios del programa se da principalmente por el cumplimiento de la edad de los niños; es decir, cuando estos cumplen los 7 (siete) años de edad, entre otras condiciones de salida está la doble inscripción en cualquier otro comité, cambio socioeconómico, cambio domiciliario y la falsificación de documentos, otras condiciones aún no están normadas ni establecidas.
Por otro lado, en cuanto al periodo de actualización del padrón de beneficiarios del Programa del Leche, la Municipalidad Provincial de Huancayo no determina cada cuanto tiempo dentro del año deberá de actualizarse, su actualización se da tan solo por las razones anteriormente descritas. La Municipalidad de Huancayo cumple con el informe semestral del Registro Único de Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche (RUBPVL) al Ministerio de Inclusión y Desarrollo Social.
100
Apreciación n.° 2: El procedimiento de selección de beneficiarios que realiza la Municipalidad Provincial de Huancayo, cumple con lo establecido en la normatividad; sin embargo, las recomendación n.° 5 del Informe Macro de la CGR establece normar criterios de salida de beneficiarios y el periodo de actualización del padrón, los cuales no se encuentran establecidos en las normas internas del Programa, siendo esto una debilidad encontrada y un riesgo de que se incluyan beneficiarios no considerados por ley y que el programa no cumpla con cubrir las necesidades de los beneficiarios, desviándose los escasos recursos disponibles.
Por otro lado, la Municipalidad Provincial de Huancayo no difunde información respecto al procedimiento que el potencial beneficiario debe de seguir para solicitar su evaluación de elegibilidad, debido a la aplicación obligatoria del Sistema de Focalización de Hogares en todos los Programas sociales a partir de este año 2013 y la existencia de la brecha censal (población no censada por el Sisfoh) hace que algunos potenciales beneficiarios no accedan al Programa por falta de información, por lo que la municipalidad debería de difundir el procedimiento de evaluación para acceder al programa, tal como establece la recomendación n.° 4 del Informe Macro de la CGR
4.7.3
La Programación.
Dentro de esta fase se tomarán en cuenta la descripción diversos puntos importantes, para un mejor entendimiento, la investigación ha visto conveniente describirlo de la siguiente manera:
a) Comité de Administración del PVL. El Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo 2013-2014, fue conformado inicialmente mediante Acuerdo Municipal n. ° 007-2013- MPH/CM de 24 de enero de 2013, reconocido mediante Resolución de Alcaldía n.° 0232013–MPH/ A de 25 de enero de 2013, por:
101
Cuadro n.° 18 Primer Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche 2013 - 2014. Miembros
Cargo
Abog. Bertha Margarita Villaverde Cisneros
Presidenta
Eco. Sahara Esther Julia Perea Valencia
Funcionaria Municipal - MPH
Lic. Silvia Rosario Villegas Lazo
Representante del MINSA
Sra. Aida Inga de Dávila
Representante de Productores Agropecuarios.
Fuente: Elaboración propia.
Posteriormente mediante Acuerdo Municipal n.° 071-2013-MPH/CM de 7 de agosto de 2013, se modifica los integrantes del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Resolución de Alcaldía n.° 208-2013- MPH/A de 20 de agosto de 2013, con los siguientes miembros:
Cuadro n.° 19 Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche 2013 - 2014. Miembros
Cargo
Eco. Mery Nancy Cáceres Surichaqui
Presidenta
Eco. Sahara Esther Julia Perea Valencia
Funcionaria Municipal - MPH
Lic. Silvia Rosario Villegas Lazo
Representante del MINSA.
Sra. Aida Inga de Dávila
Representante de Productores Agropecuarios.
Sra. Mery Luz Artica Fierro
Representante del PVL.
Sra. Rocío Parado Flores
Representante del PVL
Sra. Natalia Alvarado Soro
Representante del PVL
Fuente: Elaboración propia.
El Alcalde no preside el Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, ya que desde el año 2003 delega funciones. La incorporación reciente de las tres representantes del PVL al Comité de Administración 102
en el mes de agostos, se debe a la
intervención de la Comisión de
Regidores de Desarrollo Social en el Programa del Vaso de Leche, ya que estos observaron la elección de las representantes y exigieron su participación. El cambio de la presidencia en el Comité de Administración, fue dado por el cambio de Gerente en la Gerencia de Desarrollo Social (cargo de confianza), inmediatamente la Eco. Mery Cáceres Surichaqui salió de licencia, todos estos actos retrasaron la elección de los miembros.
Apreciación n.° 3: La Municipalidad de Huancayo no cumple con lo establecido en el artículo 2° de la Ley 27470, debido a la incorporación tardía al Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche de la presidenta y de las tres (3) representantes de la Organizaciones Sociales de Base en el mes de agosto, ya que la referida norma no contempla la conformación incompleta de los miembros del Comité, este hecho trae como consecuencia la gestión tardía del Comité, sobre todo en la emisión o actualización de las normas internas, toma de decisiones, supervisión, control y demás funciones inherentes al mismo, por lo que se debería establecer una fecha límite en que las tres representantes de la Organizaciones Sociales de Base quedan elegidas para su posterior y oportuna incorporación al Comité de Administración y que éste sea conformado y reconocido al inicio de cada periodo.
b) Emisión de Normas Internas. En la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ha realizado la emisión de las siguientes de normas internas: Reglamento de Organización y Funciones del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, aprobado mediante Ordenanza Municipal n.° 298-MPH/CM, de 14 de julio de 2006 Reglamento del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Decreto de Alcaldía n.° 009-2006-MPH/AL, de 15 de diciembre de 2006. 103
Directiva n.° 001-2006-GDS/MPH “Normas para los procesos de Empadronamiento, Distribución, Supervisión y Control del Programa del Vaso de Leche”, aprobada mediante Resolución de Gerencia Municipal n.° 236-2006-MPH/GM, de 28 de diciembre de 2006. Reglamento de los Comités de Vaso de Leche del Distrito de Huancayo. Reglamento de Elección de Representes del Programa del Vaso de Leche.
Las normas descritas anteriormente tienen como fecha de emisión el año 2006, por lo que a la fecha tienen 8 años de antigüedad y se encuentran desactualizadas, la responsable del Programa del Vaso de Leche menciona que, se había intentado actualizar las normas en el año 2012, sobre todo la directiva de empadronamiento; sin embargo, por la exigida participación de la Comisión de Regidores de Desarrollo Social, esta norma fue observada (por ejemplo, forma de elección de representantes), por otro lado, la tardía conformación del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche hicieron retrasar el cambio de la normativa interna.
Es importante mencionar que ninguna de estas normas internas establece los procedimientos que permita el constante monitoreo de los procesos de adquisición, así como situaciones de desabastecimiento. La normativa existente en el Programa del Vaso de leche no tiene contenidos respecto al Reglamento de Alimentación Infantil y Normas Sanitarias para la Fabricación de Alimentos a Base de Granos destinados a Programas Sociales de Alimentación, ni se incluye las recomendaciones de la Contraloría General de la República.
Apreciación n.° 4: La Municipalidad Provincial de Huancayo no cumple con la actualización de las normas internas del Programa del Vaso de Leche, la normatividad interna de toda entidad del Estado debe estar 104
actualizada y correlacionada con los planes estratégicos y los objetivos de la institución, tal como contempla la Norma 1.3 Administración Estratégica de las Normas de Control Interno del Estado, el cual dispone que las entidades del estado requieren de la formulación sistemática y positivamente correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control, una norma interna con 7 años de antigüedad constituye una debilidad en la gestión del Programa y un riesgo de que éste no sea eficiente.
Es importante también la incorporación de algunos artículos del Reglamento de Alimentación Infantil y Normas Sanitarias para la Fabricación de Alimentos a Base de Granos destinados a Programas Sociales de Alimentación y las recomendaciones de la CGR en la normativa interna existente o la emisión de una nueva directiva, tal como establece la recomendación n.° 16 del Informe Macro 2011 de la CGR, debido a que estos son recomendaciones de observancia obligatoria y que su incumplimiento traería como consecuencia la emisión de observaciones en el control posterior.
c) Elección de alimentos a distribuir. Con fecha 19 de setiembre de 2012, se realiza la reunión ordinaria de los Comités de Vaso de Leche de Huancayo para la elección del productos a ser distribuidos en el año 2013; es importante mencionar que, esta reunión es llevada a cabo por todas la presidentas de los Comités del Programa del Vaso de Leche (Asamblea General de Presidentas), quienes llevan las propuestas de alimentos a ser distribuidos por parte de sus Organizaciones Sociales de Base (beneficiarias), previa capacitación de la Micro Red La Libertad, de la reunión realizada queda elegido por mayoría la distribución de Leche Evaporada Entera x 410 gr. y la Hojuela de quinua, avena y kiwicha precocido y fortificado con vitaminas y minerales en bolsa de 1,231.2 gr.
Apreciación n.° 5: El procedimiento de alcance de las propuestas de alimentos a distribuir y que estos sean elegidos por las Organizaciones Sociales de Base, cumple con lo establecido en la normatividad legal 105
vigente, la fecha de elección de los alimentos facilitaría el proceso legal que debería seguir para la adquisición de los mismos y que estos posteriormente sean distribuidos a tiempo.
d) Informe de Evaluación Nutricional Teórica de la ración del Programa del Vaso de Leche. Este informe es realizado por parte del representante del Ministerio de Salud, tal como lo establece por el Informe Macro 2011, por lo que forma parte del Expediente de Contratación.
Apreciación n. °6: La Municipalidad de Huancayo cumple con lo establecido en la normativa legal vigente debido a que el representante del Ministerio de Salud cumple con elaborar el Informe de Evaluación Nutricional Teórica de la Ración.
e) Proceso de Adquisición de Alimentos. Es importante el análisis del proceso de adquisición de los alimentos del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial del Huancayo, debido a diversos contratiempos que ocurrieron en el proceso de selección.
Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos: En las Bases Administrativas del proceso de selección LP n.° 002-2013-MPH se ha establecido las Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos de acuerdo a las recomendaciones del Informe Macro 2011 de la Contraloría General de la República, estas Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos fueron realizados por el área usuaria y adjuntada al Expediente de Contratación.
Es importante describir que la elección del tipo de envase seleccionado para la hojuela, fue realizado mediante un Informe Técnico del área usuaria, en donde se evidencia las razones por las cuales el envase elegido se adecua a las necesidades y condiciones de la entidad, tal como establece la recomendación n.° 12 del Informe Macro 2011 de la CGR, pese a que podría resultar más oneroso en comparación a otros 106
envases, el cual fue materia de observación en las Bases Administrativas del proceso por los participantes, asumiendo que no todos los proveedores están en la capacidad de asumir y que se atentaría ante el principio de economía.
Apreciación n.° 7: En la elaboración de las Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos para el proceso de selección de productos del PVL, el área usuaria ha considerado las exigencias establecidas en la normativa legal vigente, así como en la elección del tipo de envase de la hojuela, el cual también cuenta con su respectivo informe técnico, por lo que se concluye que la Municipalidad Provincial de Huancayo ha cumplido con lo establecido.
El Valor referencial: Para la determinación del Valor Referencial se ha establecido la siguiente cotización, el cual cumple con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado:
Cuadro n.° 20 Determinación del Valor Referencial de los productos del PVL. DETERMINACION DEL VALOR REFERENCIAL Articulo 27º de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante D.L Nº 1017 con Ley Nº 29873 concordante con lo establecido en los Articulos Nº 12 y 13 del Reglamento aprobado mediante D.S Nº 184-2008-EF Y sus modificatorias.
PEDIDO DE COMPRA Nº 01237, 01238-2013-MPH-PVL ADQUISICION DE ALIMENTOS PARA EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE DEL EJERCICIO 2013 DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO Huancayo, 22 de marzo del 2013 COTIZACIONES
ITEM CANT
U.M
CARACTERISTICAS Y ESPECIFICACIONES TECNICAS
NIISA CORPRATION S.A RUC: 20502503180 P.UNT
LECHE EVAPORADA ENTERA X 410 G
1
177,516 UND
2
HOJUELA DE QUINUA AVENA KIWICHA PRECOCIDO Y FORTIFICADO CON 44,379 BOLS VITAMINAS Y MINERALES EN BOLSA DE 1,231.2 gr C/U SEGÚN ESPECIFICACIONES TECNICAS TOTAL VALOR REFERENCIAL
TOTAL
S/. 2.60
S/. 461,541.60
8.25
366,126.75
S/. 827,668.35
INSUMOS MANTARO S.T.LTDA
DIZA S.R.L
RUC: 20143054323 P.UNT
TOTAL
RUC: P.UNT
TOTAL
PRANDIUM E.I.R.L RUC: 20541596331 P.UNT
TOTAL
CIA INVERSORA FOZ DEL PACIFICO S.A.C. RUC: 20520741349 P.UNT
TOTAL
S/. 2.50 S/. 443,790.00 S/. 2.55 S/. 452,665.80
8.86
393,197.94
S/. 393,197.94
8.37
371,452.23
-
S/. 443,790.00
S/. 452,665.80
VALOR REFERENCIAL (*) VALOR UNIT.
VALOR TOTAL
S/. 2.55
S/. 452,665.80
S/. 8.49
376,925.64
S/. 829,591.44
Fuente: Expediente de Contratación.
107
El valor referencial de S/. 829,443.51 contenidas en la Bases Administrativas del proceso de selección, difiere del cuadro anterior por los decimales del precio unitario de producto del ítem II (8.4933333 y 8.49) y que corresponde aproximadamente a 9 meses restante de transferencia del Ministerio de Economía y Finanzas por concepto de Vaso de Leche (recursos ordinarios), los meses anteriores (enero, febrero y marzo 2013) fueron gastados mediante la adenda al contrato con los proveedores del año 2012, través de la exoneración al proceso de selección, para ser distribuidos con fin de no existir situación de desabastecimiento, tal como establece la Ley de Contrataciones del Estado.
Apreciación n.° 8: El valor referencial determinado para el proceso de adquisición de los productos del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, contiene todos los tributos y otros gastos como transporte, inspecciones, pruebas, etc. tal como establece el artículo 27° de la Ley de Contrataciones del Estado y el artículo 13° de su Reglamento.
Comité Especial: Mediante Resolución de Gerencia Municipal n.° 050.2013-MPH/GM de 30 de enero de 2013, se conformó el Comité Especial, quien se encargó de llevar el proceso de selección de los productos del PVL, siendo designados:
Cuadro n.° 21 Comité de Especial del PVL. Miembros
Cargo
Abog. Bertha Margarita Villaverde Cisneros
Presidente- Titular
CPC. Enma María Rodas Romero
Miembro- Titular
Ing. Jesús Alberto Vila Retamozo
Miembro – Titular
Bach. T.S. Diana Margot Chirinos
Presidente- Suplente
Sr. Jesús Daniel Pineda Chahuayla
Miembro- Suplente
Ing. Esther Nidia Obregón Carri
Miembro – Suplente
Fuente: Elaboración propia
108
Posteriormente mediante Resolución de Gerencia Municipal n.° 219-2013MPH/GM de 4 de junio de 2013 se modifica la designación de los miembros Comité Especial asumiendo los suplentes como titulares, respectivamente.
Apreciación n.° 9: Se ha realizado la debida conformación y cambio del Comité Especial para la adquisición de productos del Programa del Vaso de Leche.
Expediente de Contratación: El expediente de contratación fue aprobado el 22 de marzo de 2013, mediante memorando n.° 356-2013MPH/GA, realizándose la convocatoria el 26 de marzo de 2013.
Apreciación n.° 10: La aprobación del expediente de contratación se realizó oportunamente.
Proceso de Selección: El siguiente gráfico resume el proceso de selección llevado a cabo por la Municipalidad Provincial de Huancayo:
109
Gráfico n. °32 Proceso de Selección de los productos del Programa del Vaso de Leche 2013 – LP n.° 002-2013-MPH.
13-08-2013
12-07-2017
19-09-2012
2013
30-01-2013
22-03-2013
26-03-2013
05-06-2013
14-05-2013
21-06-2013
18-07-2013
12-08-2013
01-08-2013
09-07-2013
Se eleva la
Inicio del proceso de selección LP n.° Designación del Comité
002-2013-MPH.
Especial: Resolución de
Nulidad de Oficio (retrotraen el proceso hasta la absolución de
Gerencia Municipal n.°
observaciones):
050-.2013-MPH/GM
Aprobación del
Selección de
Expediente de
productos del
Contratación:
PVL
A través de Oficio
observaciones al
n.° 808-2013/DSU
OCSE para su
el OSCE comunica
revisión mediante:
a la entidad una
Oficio n.° 014-
denuncia por la
2013-
inadecuada
MPH/CEPLP...
integración de Bases.
Resolución de Alcaldía Integración de Bases.
n.° 149-2013-MPH/A.
Memorando n.° 3562013-MPH/GA,
absolución de las
Nulidad de Oficio
OSCE emite el Pronunciamiento n.° 610-2013/DSU.
Resolución de
Fuente: Elaboración propia
Se declara Desierto el Ítem I (Leche evaporada entera)
Se declara Nulidad de Oficio (retrotraen el proceso hasta la
Se otorga la Buena Pro a la empresa Insumos Mantaro S.R.L. (ítem II)
integración de Bases): Resolución de Alcaldía n.° 185-2013-MPH/A.
Alcaldía n.° 1272013-MPH/A.
110 140 días – 4 meses y 20 días
04-09-2013
13-08-2013
11-09-2013
19-09-2013
25-09-2013
03-10-2013
17-10-2013
07-11-2013
02-09-2013
16-08-2013
Nulidad de Oficio (retrotraen el Inicio de la AMC
admisión de
100-2013-MPH, Modificación del Expediente de
Se Declara Desierto
proceso hasta la propuestas):
derivado de la LP
Cuarta convocatoria AMC n.° 1002013-MPH
Resolución de
n.° 001-2013-MPH
Alcaldía n.° 216-
Contratación:
2013-MPH/A.
Memorando n.° 1113-2013-
Comunicación mediante
MPH/GA
oficio n.° 003-2013CG/CRC-MPH-AMC100 de la Contraloría General de República, producto de la veeduría efectuada a la entidad, en donde comunican observaciones al proceso.
Fuente: Elaboración propia
Primera entrega de los productos.
Segunda convocatoria AMC n.° 100-2013-MPH Se Declara Desierto
Tercera convocatoria AMC n.° 1002013-MPH.
Otorgamiento de la Buena Pro (ítem I leche evaporada entera) a la empresa NIISA Corporation S.A.
65 días desde el otorgamiento de la buena pro ítem II 205 días desde la 1ra convocatoria.
111
La primera Nulidad de Oficio fue aprobada mediante la Resolución de Alcaldía n.° 127-2013-MPH/A de 14 de mayo de 2013 a causa del incumplimiento del pago de tasa por parte de un postor en la etapa de absolución de observaciones después de vencido el plazo de dos días para la subsanación y que correspondía a la Entidad suspender
el
proceso, de modo que implicaba la postergación de la etapa de Integración de Bases y la modificación del cronograma original
.
La segunda Nulidad de Oficio aprobado mediante la Resolución de Alcaldía n.° 149-2013-MPH/A de 5 de junio de 2013, en el cual retrotraen el proceso hasta la absolución de observaciones, es emitida a causa de la observación realizada por el participante NIISA Corporation S.A. en relación al factor de calificación III del capítulo IV de la Sección Específica de las Bases Administrativas, el cual fue modificado por el Comité Especial de la siguiente manera:
Cuadro n.° 22 Modificación del factor de evaluación. III Porcentaje de Componentes Nacionales (insumos)
Puntaje
92.35 a 94.54%
10
90.16 a 92.28%
5
Fuente: Resolución de Alcaldía n.° 149-2013-MPH/A.
El Comité Especial omitió considerar un rango de 0.07% el cual resultaría inconveniente al momento de evaluar las propuestas, motivo por el cual se declara la nulidad de oficio del proceso. El Comité Especial sustenta este error como involuntario producto del tipeo.
La tercera nulidad de oficio realizada a este proceso de LP n.° 002-2013MPH, es aprobada mediante la Resolución de Alcaldía n.° 185-2013MPH/A de 1 de agosto de 2013, en donde retrotraen el proceso hasta la integración de Bases, debido a la existencia de una denuncia en el OSCE por la inadecuada integración de Bases y que de la revisión efectuada se desprende de que el Comité Especial no se ha sujetado de manera 112
estricta al pronunciamiento dispuesto por el Organismo Supervisor (Pronunciamiento 610-2013-DSU).
La Adjudicación en Menor Cuantía n.° 100-2013-MPH, derivada de la Licitación Pública n.° 002-3013-MPH (primera convocatoria) para la selección del ítem I “Leche Evaporada Entera”, también fue declarada Nulidad de Oficio, mediante la Resolución de Alcaldía n.° 216-2013MPH/A de 4 de setiembre de 2013, en donde retrotraen el proceso hasta la admisión de propuestas, debido a la comunicación efectuada por la Contraloría General de la República a causa de la veeduría efectuada al referido proceso, detallando que la propuesta técnica del portor Niisa Corporation S.A. se aprecia que la declaración jurada para acreditar los requerimientos técnicos mínimos, presenta cantidades inferiores para algunos requisitos solicitados, además que el porcentaje máximo de las proteínas en sólidos no grasos fue según las Bases de 7.31%, el cual otorga una calificación máxima de 20 puntos, resulta incongruente el puntaje otorgado al participante, ya que este declara un porcentaje de 35.16%, porcentaje que no estaba considerado como rango para acceder a calificación y sin embargo se le otorgó 20 puntos.
Apreciación n.° 11: Del análisis a todo el proceso de selección se ha determinado que la Municipalidad de Huancayo no cumple con el debido proceso oportuno en la selección de proveedores para la adquisición de alimentos del Programa del Vaso de Leche, debido a diversos problemas que se originaron en cada etapa del proceso de selección, los cuales de acuerdo a ley fueron retrotraídos mediante la emisión de Resoluciones de Alcaldía que aprobaron Nulidades de Oficio, estos documentos fueron emitidos principalmente a causa de la negligencia de los responsables del proceso, la municipalidad no ha determinado ninguna responsabilidad administrativa a los miembros del Comité Especial a fin de dar sanción correspondiente, es importante describir que en años anteriores, los procesos de selección para la adquisición de los alimentos del Programa del Vaso de Leche también fueron defectuosos y prolongados; por lo que, la municipalidad debería de implementar mecanismos para disminuir el riesgo, como la implementación de directivas que permitan el constante 113
monitoreo de los procesos de adquisición o la obligatoriedad de que las áreas responsables antes de cada proceso sean instruidos respecto a la normativa legal, dando cumplimiento de esta manera con lo establecido en la Norma de Control Interno n.° 5.1.1 Prevención y Monitoreo, en donde se dispone que el monitoreo a los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos y la Norma de Control Interno n.° 1.6 Competencia Profesional, en donde establece que ésta debe de estar acorde a las funciones y responsabilidades.
Desde el inicio de la convocatoria hasta el otorgamiento de la buena pro del último producto a distribuir (leche evaporada entera), la Municipalidad Provincial de Huancayo ha demorado 205 días calendarios en el proceso de selección de proveedores, el cual constituye un promedio de 7 meses de desabastecimiento a la población vulnerable objetivo del Programa.
Degustación del Producto: Se ha cumplido con la degustación del producto por algunos postores, tal como menciona las Bases del proceso de selección y las recomendaciones del informe macro 2011. En el alimento Hojuela de quinua, avena y kiwicha precocido y fortificado con vitaminas y minerales, de los dos postores; Insumos Mantaro S.A. y la Procesadora de Alimentos Falconi S.A., sólo Insumos Mantaro S.A. realizó la prueba de aceptabilidad con un 96% y en el caso de la Leche Evaporada Entera, la empresa Niisa Corporation S.A. realizo la prueba de aceptabilidad con un 100%, tal como se sustenta en actas del Expediente de Contratación.
Apreciación n.° 12: La Municipalidad de Huancayo cumple con realizar la prueba de aceptabilidad o la denominada también
degustación de
productos en el proceso de selección de proveedores del PVL, tal como establece la normativa; sin embargo, este requisito debería de ser normado como obligatorio para todo postor o participante, ya que de la 114
revisión a las Bases del proceso, se visualiza que la puntuación máxima a la evaluación técnica es de 100 puntos, puntaje mínimo de 60 puntos y que en éste rubro se considera un puntaje de 20 puntos; por lo que, se observa la existencia de un riesgo de que un postor podría obtener un puntaje de 80 puntos sin la necesidad de realizar la prueba de aceptabilidad, sobrepasando el puntaje mínimo, también existe la probabilidad de que éste sea ganador; asimismo, de que el producto a distribuir no sea del agrado de los beneficiarios ni aceptado por ellos.
Veedora Ad Honoren: Se consideró como veedora ad honoren la señora Lucy Violeta Cóndor Rodríguez, identificada con DNI n.° 20084052, representante de las Organizaciones Sociales de Base (Comités del Programa del Vaso de Leche), tal como establece la ley.
Apreciación n. ° 13: La consideración de una veedora ad honoren en representación de las Organizaciones Sociales de Base dentro del proceso de selección cumple con lo establecido en la normativa legal vigente del PVL.
Declaración Jurada de Producto Nacional: El Comité Especial incluyó como documentación obligatoria a presentar en las Bases del proceso de selección, la Declaración Jurada de Producto Nacional; por lo que, los postores cumplieron en presentar, de acuerdo a la normativa legal vigente.
Apreciación n.° 14: La Municipalidad Provincial de Huancayo da cumplimiento a lo establecido en el numeral 4.1 del artículo 4° de la Ley n.° 27470.
f) Fortalecimiento de Capacidades Técnicas. En el desarrollo del fortalecimiento de capacidades técnicas respecto a vigilancia sanitaria y promoción de la alimentación y nutrición saludable, tanto de la Responsable de la Administración y de las Promotoras del Programa del Vaso de Leche, se encuentran realizados y debidamente certificado (el POI 2013 contempla 3 capacitaciones por la Micro Red 115
Libertad). En cuanto a las capacitaciones de parte del órgano encargado de las contrataciones, también existen capacitaciones certificadas.
Apreciación n.° 15: El órgano encargado de la administración del PVL y el órgano encargado de las contracciones ha cumplido con las capacitaciones respectivas y requeridas mediante la recomendaciones n.° 9 y 10 del Informe Macro 2011 de la CGR; sin embargo, es necesario las capacitaciones en contrataciones públicas o gestión de logística de la Responsable de la Administración y de las Promotoras del Programa del Vaso de Leche, sobre todo de la Responsable de la Administración del PVL, debido a su intervención y participación directa en los procesos de selección (Comité Especial).
g) Difusión de Información. En cuanto a la difusión de información hacia los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche; sobre todo mujeres gestantes y madres lactantes, el órgano responsable ha ejecutado diversas capacitaciones y talleres a fin de promover la lactancia materna y desnutrición crónica infantil. El siguiente formato evidencia lo descrito:
Gráfico n. ° 33 Formado n.° 1.2. del POI MP Huancayo. FORMATO Nº 1.2 MATRIZ DE ARTICULACIÓN DEL PEI, PIA, POI Y CUADRO DE NECESIDADES – POI 2013 FORMATO Nº 1.2 MATRIZ DE ARTICULACIÓN DEL PEI, PIA, POI Y CUADRO DE NECESIDADES – POI 2013 UNIDAD ORGÁNICA: GDS/ PROGRAMA VASO DE LECHE OBJETIVOS ESPECIFICOS
Nº
ACTIVIDADES
TAREAS ESPECIFICAS Y/O ACCIONES
RESULTADOS A FIN DE AÑO 2013
PRESUPUESTO POR ACTIVIDAD O TAREA S/.
ACTIVIDADES RUTINARIAS:
1
2
3
Verificación domiciliaria Registro actualizacion mensual de padron benef. Organización del reparto Distribución Fiscalización del reparto a los comités eleccion de productos por la beneficiarias Atencion oportuna para suministro de productos alimenticios de calidad sensibilizacion de para la distribucion de los productos preparados del PVL proceso de compra de los productos (contrarata de asesor (a)) Compra de vehiculo fiscalizacion de entrega de productos Fiscalizacion de reparto fiscalizacion de no dilusion intrafamiliar de los productos Actualizacion del padron de beneficiarias
Focalizacion adecuada de beneficiarias
Distribucion oportuna de alimentos
5,000
90 comites fiscalizados
4
Capacitacion
3,016
Mujeres sensibilizadas para ejecrcer sus derechos
capacitacion a representantes del CAPVL 5
6
Actualizacion de Registro Unico de beneficiarios
Planificacion
Promocion referente a políticas sociales y lucha contra la desnutricion 7
8
Celebracion de Fechas conmemorativas
Entrega semestral de informacion de beneficiarios al SISFOH capacitacion Elaboracion del Plan Operativo Institucional diseño, ejecucion, seguimiento y evaluacion de los planes y actividades del area participacion de Proceso de Compra de Productos evaluacion nutricional y prevalencia de la lactancia exclusiva
3,658 3,016
organización talleres violencia familiar Fortalecer y mejorar la efectividad de los programas de asistencia alimentaria(especialmente los que contribuyan a disminuir la Desnutricion Infantil) , proteccion y apoyo focalizado yreorientado hacia la poblacion realmente vulnerable
1,668
84,000 3,516
Organización talleres de derechos humanos diseño y ejecucion de capacitacion a promotoras y fortalecimiento de capacidades personal del PVL en seguridad alimentaria
3,506 3,834 3 916 3,516 1,107,993 3,616 1,000
3,716 3,716
Cumplimiento de metas
3,616 3,616 3,666
Ejecucion planificada de las actividades programadas
2,916 3,616
Informacion estadistica
800
Mujeres capacitadas y sensibilizadas
1150
seguimiento y apoyo al cumplimiento de politicas sociales beneficiarios empadronados con coodinacion interinstitucional pleno ejercicio de sus derechos e difusion instituciones que apoyan el trabajo. Dia Internacional de la Mujer Dia de la Madre Semana de los Derechos del Niño participacion activa y sensibilzacion Dia de la no Violencia contra la mujer de beneficiarias Aniversario del PVL Celebracion Navideña otras actividades de identidad cultural (No Carnavalon, Pasacalle de Santiago, etc.) PRESUPUESTO TOTAL(INC.PERSONAL CONTRATADO)
3,716 2,916 3,316 2,216 2,616 2,472
capacitacion: nutricion : alimentacion de la mujer gestante, madre lactante, niño (a) lactante y consecuencias de la desnutricion
2,916 2,616 3,216 3,216
1,283,367.00
Fuente: POI Municipalidad Provincial de Huancayo.
116
Apreciación n.° 16: La Municipalidad Provincial de Huancayo cumple con el desarrollo de talleres y capacitaciones en lactancia materna y desnutrición crónica infantil, muy independiente a los talleres de costura o tejido que se realiza, dando cumplimiento a la normativa legal vigente.
4.7.4
El Almacenamiento.
El almacenamiento de los productos del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo se encuentra ubicado en antiguo Mercado del Pueblo, ambientado, adecuado e implementado en condiciones de almacén, cuenta con un responsable designado por la Gerencia de Logística, además de parihuelas para el almacenaje de los productos.
La entrada de los alimentos del Programa del Vaso de Leche al almacén de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se realiza con la debida Certificación de Calidad de los Productos, el cual es entregado por el proveedor, la Municipalidad si cree conveniente realiza la contra muestra de los productos entregados, a fin de validar el Certificado de Calidad entregado por el proveedor, este año 2013 se realizó la contra muestra de la Hojuela de quinua, avena y kiwicha fortificado con vitaminas y minerales. La salida de los alimentos del almacén, se realiza mediante documentos administrativos, no se existe control de almacén a través de Kardex, debido a que los productos tienen salida rápida por su totalidad y no se encuentran almacenados por periodos largos.
La Municipalidad Provincial de Huancayo, cuenta con un Manual de Almacenamiento, también realiza controles de temperatura, humedad y calidad de alimentos en el almacén.
Apreciación n.° 17: La Norma de Control Interno n.° 3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas, establece que los procesos, actividades y tareas deberían de tener la debida documentación para su adecuado desarrollo y facilitar la revisión posterior, por lo que la Municipalidad de Huancayo no ha cumplido con lo establecido, debido a que en la salida de los alimentos del PVL del almacén para su posterior distribución a los beneficiarios, no utiliza el instrumento de control de almacén denominado “Kardex”, el cual debería de ser 117
usado obligatoriamente, muy a pesar de que no existiese control de costos y que su almacenamiento sea rápido, evitando el riesgo de que las cantidades salidas del almacén y los alimentos entregados a los Comités no coincidan
Por otro lado, es necesario que la municipalidad realiza la verificación obligatoria de los niveles de salubridad y especificaciones técnicas mínimas requeridas de los alimentos entregados por lo proveedores; es decir, deberían de realizar la contra muestra de los alimentos recepcionados en almacén, de manera aleatoria, pues certificarían la calidad de los productos entregados por los proveedores, muy independiente al Certificado de Calidad facilitado por ellos.
4.7.5
La Distribución.
En esta fase del Programa del Vaso de Leche se toman en cuenta diversos criterios, motivo por el cual es importante su desarrollo: a) Tipo de ración. La ración distribuida es compuesta por 2 o más alimentos, ya que contiene: Leche Evaporada Entera. Hojuela de quinua, avena y kiwicha precocido y fortificado con vitaminas y minerales.
Apreciación n.° 18: El municipio cumple con la distribución recomendada de la ración, debido a que distribuye una ración compuesta por dos o más alimentos. b) Composición de la Ración. La ración está compuesta por: Cuadro n.° 23 Composición Nacional de la Ración. Alimento: Leche Evaporada Entera
% de Composición de productos nacionales: 99.73%
Hojuela de quinua, avena y kiwicha precocido y 94.54% fortificado con vitaminas y minerales. Fuente: Acta de evaluación para el otorgamiento de la Buena Pro LP n.° 002-2013-MPH y AMC n.° 100-2013-MHP.
118
Apreciación n.° 19: La composición del productos nacionales que contiene la ración que se distribuye a los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, cumple con lo establecido en la normativa legal vigente, por lo que constituye una fortaleza en la gestión.
c) Valores Nutricionales Mínimos. La ración contiene los siguientes Valores Nutricionales Mínimos, tal como establece la normativa.
Cuadro n.° 24 Valores Nutricionales Mínimos de la Ración. Leche Evaporada + Hojuelas de quinua, avena y kiwicha y precocido y fortificado con vitaminas y minerales (Bolsa 1231.2 Grs.)
Alimentos Leche Evaporada Entera Hojuelas de Quinua, Avena y Kiwicha, Precocido y Fortificado con Vitaminas y Minerales
Nombre del alimento
Cantidad
Carbohidratos
Grasa
Proteína
(g)
gramos
Kcal
gramos
K cal
gramos
Kcal
Leche evaporada entera
54.66
5.41
21.64
4.21
37.89
3.44
13.76
Hojuela de Quinua
34
26.72
106.88
1.26
11.34
2.89
11.56
Hojuela de Avena
1.8
1.11
4.44
0.07
0.63
0.24
0.96
Hojuela de Kiwicha
3
1.79
7.16
0.2
1.8
0.38
1.52
Vitaminas y Minerales
2,24
-
-
-
-
-
Total
95,70
35.03
5.74
51,66
6.95
27,8
Energía total (Kcal)
219.58
140,12
Distribución Energética
63.81%
23.53%
12.66%
Requisitos Resolución Ministerial N°711
60-68 %
20-25%
12-15%
Fuente: Bases Administrativas de LP n.° 002-2013-MPH.
La ración diaria por producto desagregando los micronutrientes de cada insumo se visualiza en el siguiente cuadro:
119
Cuadro n.° 25 RACION DIARIA POR PRODUCTO DESAGREGANDO LOS NUTRIENTES DE CADA INSUMO ACORDE A LA RESOLUCION MINISTERIAL N° 711-2002-SA/DM
Alimentos Leche Evaporada Entera
PRODUCTO
CANTIDAD (g)
Leche evaporada entera
54.66
hojuela 34 Hojuelas de Quinua Quinua, Hojuela 1.8 Avena y Avena Kiwicha, Hojuela 3 Precocido y Kiwicha Fortificado Micronutrient con es (fosfato Vitaminas y tricálcico 2.12 2.24 Minerales y premix 0.12) TOTAL 95.7 APORTE CALÓRICO DISTRIBUCIÓN Requisitos: Resolución Ministerial N° 711-2002SA/DM
PROTEINA GRASA (g) (g)
CHO (g)
VIT. A (ug)
VIT. C (mg)
TIAMINA (mg)
RIBOFLAVINA (mg)
VIT. B6 VIT. B12 (mg) (ug)
NIACINA (mg)
ACID. FÓLICO (ug)
3.44
4.21
5.41
35.53
0
0.02
0.36
0
0
0.17
0
2.89
1.26
26.72
0
0
0.04
0.13
0
0
0.37
0.24
0.07
1.11
0
0
0
0
0
0
0.02
0.38
0.2
1.79
0
0.04
0
0.01
0
0
0
0
0
425
41.5
0.45
0.49
0.6
35.03
460.5
41.54
0.51
0.99
0.6
6.95 12.66
5.74 219.58 23.53
12-15%
ZINC (mg)
0
0
126.26
110.96
0.42
0
1.6
0
38.76
20.4
0
0
0.07
0
0.88
7.33
0.07
0.05
0
0.22
0
7.08
13.59
0.08
0.46
5.85
41.25
10
42
465
390
6
0.46
6.46
41.25
11.89
42
637.98
542.28
6.57
42
465
390
6
REQUERIMIENTO MÍNIMO DE VITAMINAS Y MINERALES
63.81
20-25% 60-68%
HIERRO YODO CALCIO FOSFORO (mg) (ug) (mg) (mg)
425
41.5
0.45
0.49
0.6
0.46
5.85
41.25
10
Fuente: Bases Administrativas de LP n.° 002-2013-MPH.
Los días de atención son los 30 días al mes, el peso total de una ración diaria es de 41.04 gramos y la composición la ración diaria del cereal es: Item
Ración para el mes
Leche Evaporada Entera
Leche evaporada entera
Hojuelas de Quinua, Avena y Kiwicha, Precocido y Fortificado con Vitaminas y Minerales
( 30 días )
4
Latas
Cereales
1231.2
Gr
Hojuela de Quinua
1020
Gr
Hojuela de Avena
54
Gr
Hojuela de Kiwicha
90
Gr
Vitaminas y minerales
67.2
Gr
Hojuelas de Quinua, Avena y Kiwicha, Precocido y Fortificado con Vitaminas y Minerales
Hojuela de Quinua
34
g
82.85
%
Hojuela de Avena
1,80
g
4. 38
%
3
g
7.31
%
2.24
g
5.46
%
41.04
g
100
%
Hojuela de Kiwicha Vitaminas y Minerales (*) TOTAL
Fuente: Bases Administrativas de LP n.° 002-2013-MPH.
120
La cantidad de micronutrientes por ración diaria es descrita en el siguiente cuadro: Cuadro n.° 26 Cantidad de Micronutrientes de la Ración.
Leche Evaporada Entera
Hojuela de quinua, avena, kiwicha precocido y fortificado con vitaminas y minerales MICRONUTRIENTES
54.66g
41.04 g
35.53
Vitamina C (mg) Tiamina (mg) Riboflovina (mg)
RACION
Requisito Mínimo de Micronutrientes RM n.° 711-2002SA/DM
425
460.53
425
-
41.54
41.54
41.5
0.02
0.49
0.51
0.45
0.36
0.63
0.99
0.49
Vitamina B6 ( mg)
-
0.6
0.6
0.6
Vitamina B12 (µg)
-
0.46
0.46
0.46
Niacina (mg)
0.17
6.29
6.46
5.85
Ácido fólico (µg)
-
41.25
41.25
41.25
Hierro (mg)
-
11.89
11.89
10
Yodo (mg)
-
42
42
42
Calcio (mg)
126.26
511.72
637.98
465
Fósforo (mg)
110.96
431.32
542.28
390
Zinc (mg)
0.42
6.15
6.57
6
Descripción
Vitamina A (µg retinol)
Fuente: Bases Administrativas de LP n.° 002-2013-MPH.
Es importante detallar que, según lo establecido mediante el Informe Macro 2011 de la Contraloría General de la República, se establece un mínimo de peso deshidratado del 48.7 gramos, el cual difiere con el contenido (41.04 gramos).
La ración cumple con el valor nutricional mínimo de 207 Kcal, ya que contiene 219.58 Kcal.
Apreciación n.° 20: Los Valores Nutricionales Mínimos que contiene la ración que distribuye la Municipalidad de Huancayo a la población beneficiaria cumple con lo establecido en la Resolución Ministerial n.° 711121
2002-SA/DM; sin embargo, existe un incumplimiento respecto al peso deshidratado de la ración, ya que de acuerdo a la recomendación n.° 2 del Informe Macro 2011 de la CGR estable el peso mínimo deshidratado de la ración de 48.7 gramos, diferenciando al peso que contiene la ración distribuida de 41.04 gramos, por lo que constituye una debilidad encontrada respecto al incumplimiento de la normativa.
d) Cantidad de días distribuidos. La distribución de la ración es única y cubre para el abastecimiento de (30) treinta días.
Apreciación n.°21: La norma legal establece el abastecimiento de la ración preparada los siete días a la semana y que excepcionalmente se podrá distribuir en una sola oportunidad en forma semanal la ración equivalente a toda la semana, previa autorización mediante Resolución de Alcaldía, la forma de distribución que realiza la municipalidad es justificada ya que son raciones crudas.
e) Ración preparada o cruda. La ración distribuida a los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo es cruda; asimismo, el órgano responsable ha establecido en el POI 2013, la tarea de sensibilización para la distribución de alimentos preparados del Programa del Vaso de Leche, tal como establece el Informe Macro 2011 de la CGR; sin embargo, esta recomendación se encuentra en proceso de implementación, debido a que los beneficiarios prefieren la distribución cruda de la ración.
Apreciación n.° 22: La Municipalidad de Huancayo no cumple con la distribución preparada de la ración, las Organizaciones Sociales de Base no tienen interés de distribuir la ración preparada, aumentando de esta manera el riesgo del consumo intrafamiliar de la ración, puesto que no existe la certeza que el beneficiario consuma la ración, pese a las supervisiones que realiza el municipio, por lo que sería conveniente que la municipalidad 122
programe aleatoriamente la preparación de la ración en los Comité de Vaso de Leche (Organizaciones Sociales de Base) con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 4.5 del artículo 4° de la Ley n.° 27470 y la recomendación n.° 8 del Informe Macro 2011 de la CGR.
f) Plan de Distribución de Alimentos. La Municipalidad Provincial de Huancayo no cuenta con un Plan de Distribución de Alimentos, pero si se elabora el Cronograma de Reparto por Sectores, el cual fue formulado de acuerdo al tardío proceso de selección de proveedores, trayendo como consecuencia que los productos no son entregados oportunamente a los beneficiarios, realizándose la distribución retroactiva de los alimentos.
Apreciación n.° 23: La Municipalidad de Huancayo debería de elaborar un Plan de Distribución de Alimentos, ya que la aplicación de éste disminuye el riesgo de que las raciones no lleguen a los verdaderos beneficiarios, sobre todo si existen intermediarios en la distribución.
g) Documentación de la Distribución. Para la salida de los productos del Programa del Vaso de Leche del almacén, el órgano encargado de la administración del PVL emite los siguientes documentos administrativos:
Gráfico n.° 34 Documentos emitidos para la distribución de alimentos del PVL. Pecosa Número de beneficiarios
Cuadros de Distribución Sector
Nombre de Comité
Menorando de Programación. Logística Almacén Fuente: PVL Municipalidad Provincial de Huancayo.
123
En la entrega de la ración a los beneficiarios, se utiliza las Hojas de Distribución, en donde cada beneficiario firma las referidas hojas, en conformidad de la entrega de productos, por ningún motivo la beneficiaria firma en blanco.
Apreciación n.° 24: La Municipalidad cumple con el correcto trámite administrativo que se debe realizar para la autorización de salida de los alimentos del PVL, por lo que garantiza la transparente gestión del órgano encargado, sobre todo la conservación de la documentación respecto a la distribución de las raciones (Hojas de Distribución), los cuales sustentan la conformidad de recepción de los alimentos por parte de los beneficiarios, principalmente si esto está sujeto a control posterior por parte de la CGR o por cualquier motivo inherente al mismo (conflictos de distribución con los beneficiarios).
4.7.6
La Supervisión y Evaluación.
En el desarrollo de la fase de supervisión y evaluación, el órgano encargado de la administración del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, ha realizado la Supervisión de No Dilución Intrafamiliar de la Ración, mediante la visita a las beneficiarias de los Comités de Vaso de Leche por cada Sector (selección aleatoria), a fin de verificar periódicamente el consumo de la ración por parte de los beneficiarios para disminuir el riesgo de dilución intrafamiliar (consumo familiar de la ración), en la Municipalidad Provincial de Huancayo se ha realizado dos supervisiones en el año 2013, el primero fue realizo en el mes de marzo y el segundo en el mes de noviembre, cada uno de ellos sustentado con su respectivo informe de supervisión.
El Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche no realiza ningún tipo de supervisión a cada una de fases anteriormente descritas.
La Contraloría General de la República ha realizado una Veeduría al Proceso de Selección AMC n.° 100-2013-MPH derivado de la LP n.° 002-2013-MPH, comunicando riesgos mediante Oficio n.° 003-2013-CG/CRC- MPH-AMC100. En 124
cuanto a la presentación del Informe Trimestral de la Ejecución Mensual del Programa del Vaso de Leche (formatos PVL y Ración) a la Contraloría General de la República, la Municipalidad Provincial de Huancayo ha cumplido con su remisión y presentación dentro de los plazos establecidos. Se ha cumplido también con la remisión del Informe de Implementación de las Recomendaciones del Informe Macro 2011 a la CGR, algunas recomendaciones están en proceso y otras implementadas.
Existe programado en el POI 2013 la Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva, el cual fue realizado en el mes de agosto de 2013.
Apreciación n.° 25: El Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche no cuenta con un plan de supervisión ni realiza controles en cada una de las fases del PVL, incumpliendo con lo establecido en la Norma de Control Interno n.° 5.1.1 Prevención y Monitoreo, el cual dispone que el monitoreo a los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos. El Comité de Administración del PVL debería de realizar supervisiones aleatorias en cada una de las fases del PVL, sobre todo en el proceso de proveedores
para
la
adquisición
de
alimentos,
para
selección de luego
realizar
recomendaciones con la finalidad de retroalimentar el proceso y disminuir riesgos.
La Municipalidad debería también de establecer controles de calidad respecto a la información que va ser emitida a la CGR, tal como establece la Norma de Control Interno n.° 3.5 Verificaciones y Conciliaciones, el cual dispone que los procesos, actividades y tareas deben de ser verificados antes y después de realizarse con la finalidad que su ejecución cumpla con los parámetros técnicos y plazos previstos. La aplicación de esta norma ayudaría a evitar que los formatos fueran devueltos en estado de “registro” y no en estado “aprobado”, así como las reiteradas notificaciones de la CGR hasta la respectiva corrección, desperdiciando de esta manera horas de trabajo. 125
La emisión de un solo informe de Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva en todo el año, no es beneficioso y ni óptimo pues no se tendía control estadístico de la evolución de estos indicadores, una evaluación trimestral sería más adecuada.
4.8 ANÁLISIS FODA: Después del análisis de la Situación Actual, se identificarán por cada una de las fases del Programa del Vaso de Leche las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), el cual contribuirá a la investigación a diseñar el modelo de control interno.
4.8.1
Fase de Selección de Beneficiarios.
Cuadro n.° 27 Identificación de Fortalezas en la Fase de Selección de Beneficiarios.
N° 1 2 3 4 5 6
Fortalezas en la Fase de Selección de Beneficiarios. Proceso realizado por las Promotoras de los cuatro Sectores. Visita domiciliaria a los posibles beneficiarios. Identificación de los beneficiarios mediante el DNI. Evaluación de beneficiarios mediante el SISFOH. Los padrones contienen datos detallados de los beneficiarios. Cumplimiento del envió del Informe Semestral del RUBPVL.
Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 28 Identificación de Debilidades en la Fase de Selección de Beneficiarios.
N°
Debilidades en la Fase de Selección de Beneficiarios.
1
No se encuentra normado los criterios de salida de los beneficiarios. No se difunde el procedimiento que el posible beneficiario debe seguir para solicitar su evaluación de elegibilidad. No se encuentra normado el periodo de actualización del padrón de beneficiarios.
2 3
Fuente: Elaboración propia.
126
Cuadro n.° 29 Identificación de Oportunidades en la Fase de Selección de Beneficiarios. N° 1 2
Oportunidades en la Fase de Selección de Beneficiarios. Obligatoriedad de aplicar a todos los potenciales beneficiarios de programas sociales del Estado peruano la evaluación socioeconómica de elegibilidad mediante el Sistema de Focalización de Hogares. Políticas de Inclusión Social del Gobierno Central.
Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 30 Identificación de Amenazas en la Fase de Selección de Beneficiarios.
N°
Amenazas en la Fase de Selección de Beneficiarios.
1
Empadronamiento a beneficiarios que no pertenecen a la jurisdicción territorial.
2
Doble empadronamiento de beneficiarios en otra jurisdicción territorial.
Fuente: Elaboración propia.
4.8.2
Fase de Programación.
Cuadro n.° 31 Identificación de Fortalezas en la Fase de Programación. N°
Fortalezas en la Fase de Programación.
1
Existencia y reconocimiento del Comité de Administración del PVL. Existencia del Reglamentos de Organización y Funciones del Comité de Administración del PVL. Existencia de normativa interna. Las Organizaciones Sociales de Base alcanzan la propuesta de alimentos de la ración a ser distribuida. Se ha elegido la ración de mayor valor nutricional. Las Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos fueron realizados por el área usuaria y contiene la información requerida por las recomendaciones del Informe Macro 2011 de la CGR. Cuenta con Informe Técnico que evidencie las razones por las cuales el tipo de envase elegido se adecua a las necesidades y condiciones de la entidad. Cuenta con el Informe de Evaluación Nutricional Teórica de la ración del Programa del Vaso de Leche, el cual fue elaborado por el Representante del Ministerio de Salud.
2 3 4 5 6 7 8
127
9 10 11 12 13 14
La determinación del Valor Referencial cumple con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Se ha cumplido con la degustación del alimento (prueba de aceptabilidad). Se consideró una veedora ad honoren que representa a la Organización Social de Base en el proceso de selección. Se solicitó a los participantes del proceso de selección la Declaración de Producto Nacional de los alimentos. Se realiza la capacitación de la Responsable y Promotoras del PVL en vigilancia sanitaria y promoción de la alimentación y nutrición saludable Se realiza la difusión de información hacia los beneficiarios sobre lactancia materna y desnutrición crónica infantil.
Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 32 Identificación de Debilidades en la Fase de Programación.
N° 1 2 3
4 5 6 7 8
Debilidades en la Fase de Programación. Elección tardía de las tres (3) representantes de las Organizaciones Sociales de Base al Comité de Administración del PVL. No cuentan con normativa interna actualizada. No cuenta con directivas que permitan el constante monitoreo del proceso de adquisición de los alimentos del PVL, con la finalidad de evitar situaciones de desabastecimiento. Las normas internas no se encuentran alineadas con el Reglamento de Alimentación Infantil y Normas Sanitarias para la Fabricación de Alimentos a Base de Granos destinados a Programas Sociales de Alimentación. Las normativas internas no incluyen las recomendaciones de la CGR. Deficiencias en el proceso de selección para la adquisición de los alimentos del PVL, originaron retrasos en el mismo proceso y en la distribución de los alimentos a los beneficiarios del PVL. No se establece la obligatoriedad de realizar la degustación o prueba de aceptabilidad a los participantes del proceso de selección. No se realiza la capacitación en contrataciones o en gestión de logística de la responsable del PVL.
Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 33 Identificación de Oportunidades en la Fase de Programación.
N°
Oportunidades en la Fase de Programación.
1
Políticas de Inclusión Social.
2
Cambios en la Normativa del PVL por parte de la CGR.
Fuente: Elaboración propia.
128
Cuadro n.° 34 Identificación de Amenazas en la Fase de Programación. N° 1
Amenazas en la Fase de Programación. Desconocimiento de la normativa del PVL por la población beneficiaria.
Fuente: Elaboración propia.
4.8.3
Fase de Almacenamiento. Cuadro n.° 35 Identificación de Fortalezas en la Fase de Almacenamiento.
N° 1 2 3 4 5
Fortalezas en la Fase de Almacenamiento El ingreso a almacén de los productos previo alcance del Certificado de Calidad de los Productos por parte del proveedor. Uso de documentos administrativos para la salida de alimentos de almacén. Se cuenta con Manual de Almacenamiento. Se realiza controles de temperatura, humedad y calidad de alimentos en el almacén. El almacén es adecuado e implementado.
Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 36 Identificación de Debilidades en la Fase de Almacenamiento.
N° 1 2
Debilidades en la Fase de Almacenamiento En algunas ocasiones se realiza la contra muestra de los alimentos que ingresan a almacén. Débil control de Kardex en el almacén de los productos del PVL.
Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 37 Identificación de Oportunidades en la Fase de Almacenamiento. N° 1
Oportunidades en la Fase de Almacenamiento. Intervención de DIGESA en el control de almacenes.
Fuente: Elaboración propia
129
Cuadro n.° 38 Identificación de Amenazas en la Fase de Almacenamiento. N°
Amenazas en la Fase de Almacenamiento.
1
Entrega de certificados de calidad adulterados.
2
Los productos tengan fecha de vencimiento corto.
Fuente: Elaboración propia
4.8.4
Fase de Distribución. Cuadro n.° 39 Identificación de Fortalezas en la Fase de Distribución.
N°
Fortalezas en la Fase de Distribución.
1
La ración está compuesta por dos alimentos. La composición de la ración es de más del 90% de insumos nacionales y son 2 del 100% de origen nacional. La ración cumple con los Valores Nutricionales Mínimos (más de 207 Kcal y 3 complementos). 4 La ración contiene fortificación con micronutrientes. 5 La distribución de la ración es para atender los 30 días al mes. Se ha establecido medidas para fortalecer, promover e incentivar a la 6 preparación de la ración en el POI. 7 Se cuenta con un Cronograma de Reparto por Sectores de Alimentos. 8 Se conserva la documentación de la distribución. 9 Uso de documentos administrativos para la salida de alimentos de almacén. 10 Uso de Hojas de Distribución para el reparto de alimentos. Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 40 Identificación de Debilidades en la Fase de Distribución.
N° 1 2 3 4 5
Debilidades en la Fase de Distribución. El peso mínimo deshidratado es de 41.04 g. inferior a lo establecido. La distribución de la ración es cruda a los beneficiarios. Distribución de retroactiva de alimentos. Los productos no son entregados oportunamente. No se cuenta con un Plan de Distribución de Alimentos.
Fuente: Elaboración propia.
130
Cuadro n.° 41 Identificación de Oportunidades en la Fase de Distribución.
N°
Oportunidades en la Fase de Distribución.
1
Espacio para la preparación de alimentos en algunos Comités de Vaso de Leche.
Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 42 Identificación de Amenazas en la Fase de Distribución.
N°
Amenazas en la Fase de Distribución.
1
Consumo Intrafamiliar de la ración. Los alimentos no lleguen a los beneficiarios y sean desviados a otros grupos de interés. Venta de los alimentos del PVL por los beneficiarios.
2 3
Fuente: Elaboración propia.
4.8.5
Fase de Supervisión y Evaluación.
Cuadro n.° 43 Identificación de Fortalezas en la Fase de Supervisión y Evaluación.
N°
Fortalezas en la Fase de Supervisión y Evaluación.
1
Se realiza la supervisión de la No Dilución Intrafamiliar. Presentación oportuna del Informe Trimestral de la Ejecución Mensual del Programa del Vaso de Leche (formatos PVL y Ración). Presentación oportuna del Informe de Implementación de Recomendaciones del Informe Macro 2011 de la CGR. Se realiza la Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva.
2 3 4
Fuente: Elaboración propia.
131
Cuadro n.° 44 Identificación de Debilidades en la Fase de Supervisión y Evaluación.
N°
Debilidades en la Fase de Supervisión y Evaluación. El Comité de Administración no realiza supervisiones a ninguna de las fases del PVL No existe control de calidad de la información antes en la presentación del Informe Trimestral de la Ejecución Mensual del Programa del Vaso de Leche (formatos PVL y Ración). Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva una vez al año.
1 2 3
Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 45 Identificación de Oportunidades en la Fase de Supervisión y Evaluación.
N° 1
Oportunidades en la Fase de Supervisión y Evaluación. Acciones o actividades de control de parte del Sistema Nacional de Control.
Fuente: Elaboración propia.
Cuadro n.° 46 Identificación de Amenazas en la Fase de Supervisión y Evaluación.
N° 1
Amenazas en la Fase de Supervisión y Evaluación. Politización del Programa.
Fuente: Elaboración propia.
4.9 DISEÑO DEL MODELO DE CONTROL INTERNO EN EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE. Se diseñará el modelo se control interno para el Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo por cada una de las fases anteriormente descritas, motivo por el cual la investigación propone:
132
Gráfico n. ° 35: Modelo de Control Interno para el Programa del Vaso de Leche.
Selección de Beneficiarios Diagnóstico de la Situación Actual
Programación
FASE INCIAL Almacenamiento Diagnóstico FODA
Distribución Supervisión y Evaluación
NCIPVL para la Convocatoria NCIPVL para la inscripción de Potenciales Beneficiarios. NCIPVL para la evaluación de Potenciales Beneficiarios. Normas de Control Interno PVL para la Fase de Selección de Beneficiarios.
M O D E L O
NCIPVL para las Visitas Domiciliarias. NCIPVL para el empadronamiento. NCIPVL de Criterios de Salida de Beneficiarios. NCIPVL para la actualización del Padrón. NCIPVL para realizar el Informe del RUBPVL. NCIPVL para la conformación del Comité de Administración.
D E C O N T R O L
NCIPVL para la emisión de Normas Internas de Gestión. Normas de Control Interno PVL para la Fase de Programación.
NCIPVL para la elección de Alimentos a Distribuir. NCIPVL para la elaboración del Informe de Evaluación Nutricional NCIPVL para el Proceso de Adquisición de Alimentos. NCIPVL para el Fortalecimiento de Capacidades Técnicas.
FASE DEL PROCESO
NCIPVL para la Difusión de Información.
RETROALIMENTACIÓN
Normas de Control Interno PVL para la Fase de Almacenamiento.
I N T E R N O
NCIPVL para la elección del Tipo de Ración NCIPVL para la Composición de la Ración. NCIPVL Valores Nutricionales Mínimos que debe contener la Ración. Normas de Control Interno PVL para la Fase de Distribución.
NCIPVL Cantidad de días a distribuir la Ración. NCIPVL para la Distribución de la Ración. NCIPVL para elaboración del Plan de Distribución. NCIPVL Documentación en la Distribución de los Alimentos.
Normas de Control Interno PVL para la Fase de Supervisión y Evaluación.
FASE DE EVALUACIÓN
Fuente: Elaboración Propia.
Aplicación del Cuestionario de Control Interno
133
4.9.1
Normas de Control Interno para la Fase de Selección de Beneficiarios. 1. La fase de selección de beneficiarios debe de iniciarse como mínimo la segunda semana del mes de enero y debería de ser culminada como máximo a finales del mes de febrero, la duración es un promedio de 8 semanas.
2. Deberá de formularse el cronograma del proceso de selección de beneficiarios. El siguiente cuadro propuesto describe en términos generales la estructura del cronograma de la fase de selección de beneficiarios: Cuadro n.° 47 Cronograma Propuesto para la Fase de Selección de Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche.
Actividad Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem5 Sem6 Sem7 Sem8 Convocatoria en los X medios de comunicación. Inscripción de los X x X potenciales beneficiarios. Evaluación de los x X X X potenciales beneficiarios. Visita domiciliaria de las Promotoras en cada uno X X x de sus sectores. Inscripción en el Padrón x X x de Beneficiarios. Fuente: Elaboración propia.
De la Convocatoria. 3. La convocatoria se difundirá durante la primera semana de iniciado la fase de selección de beneficiarios, tal como se describe en el cuadro anterior.
4. Se deberá de realizar la convocatoria en los medios de comunicación más sintonizados de la ciudad de Huancayo, en donde informarán el cronograma y los requisitos para su inscripción. 134
5. Adicionalmente las Juntas Directivas de los Comités del Programa del Vaso de Leche deberán de publicar la convocatoria en cada una de sus respectivas sedes; asimismo, deberán de publicar el cronograma y requisitos para la inscripción de los potenciales beneficiarios.
De la Inscripción. 6. Los potenciales beneficiarios deberán de estar identificados mediante el Documento Nacional de Identidad (Informe Macro 2011 CGR). 7. Son requisitos que deberán de presentar los potenciales beneficiarios (Normativa y procedimiento interno MP. Huancayo): Documentación a presentar para los niños de 0 a 6 años de edad: Copia de DNI del menor. Copia de DNI de la madre. Copia de Tarjeta de Vacuna. Copia de Recibo de agua o energía eléctrica. Declaración Jurada Simple de que documentos presentados son auténticos. Constancia de tener SIS (opcional)
Documentación a presentar para las madres gestantes: Copia de DNI de la madre gestante. Copia de Tarjeta de Control de embarazo. Copia de Recibo de agua o energía eléctrica. Declaración Jurada Simple de que documentos presentados son auténticos. Constancia de tener SIS (opcional)
Documentación a presentar las madres lactantes. Copia de DNI del menor. Copia de DNI de la madre. Copia de Tarjeta de Vacuna. 135
Copia de Recibo de agua o energía eléctrica. Declaración Jurada Simple de que documentos presentados son auténticos. Constancia de tener SIS (opcional)
8. Los potenciales beneficiarios inscritos deberán de ser ingresados a una base de datos por Comité de Vaso de Leche y por Sector, la base de datos deberá de contener como mínimo los siguientes datos: Número de expediente. Fecha de inscripción. Sector. Comité de Vaso de Leche. Nombres y apellidos del potencial beneficiario y de la madre (según sea el caso). Dirección. Documentos presentados.
9. Las Promotoras de los cuatro sectores son responsables de la elaboración y custodia de la base de datos de los potenciales beneficiarios inscritos.
10. Cada potencial Beneficiario inscrito deberá de tener un Número de Expediente, el cual estará compuesto por el número del sector, las siglas del nombre de Comité de Vaso de Leche al que pertenece y el número correlativo que le corresponde, Por ejemplo: Cuadro n.° 48 Codificación de Expedientes de Potenciales Beneficiarios inscritos Sector
Comité de Vaso de Leche
Número
I
VDLA (Virgen de la Asunción)
001
Fuente: Elaboración propia.
136
11. En las oficinas del Programa del Vaso de Leche y la Gerencia de Desarrollo Social se deberá de publicar el procedimiento que debe de seguir el potencial beneficiario para solicitar su evaluación de elegibilidad en el Sisfoh, mediante propagandas publicitarias (Informe Macro 2011 CGR).
De la evaluación. 12. Es de responsabilidad de las Promotoras de los cuatros sectores realizar la evaluación a los potenciales beneficiarios inscritos en coordinación con la Responsable del PVL.
13. Los
potenciales
beneficiarios
deberán
de
tener
la
Evaluación
Socioeconómica del Sistema de Focalización de Hogares y ser integrantes del Padrón General de Hogares.
14. Se deberá de realizar la evaluación de los potenciales beneficiarios inscritos mediante la aplicación del Sistema de Focalización de Hogares y ser elegibles por este (población en pobreza o pobreza extrema), en cumplimiento a la normativa legal (Normativa Sisfoh - Informe Macro 2011 CGR). De las visitas domiciliarias. 15. Se realizarán visitas domiciliarias por parte de las Promotoras de los cuatro sectores en los siguientes casos: Necesidad de obtener datos adicionales. Necesidad de constatar la legalidad de datos. Necesidad de constatar y evaluar la condición económica.
Estas visitas deberán de ser realizadas con la ayuda de las presidentas de cada Comité del Programa del Vaso de Leche.
137
Del empadronamiento. 16. Solo se empadronarán a potenciales beneficiarios que se identifiquen con el Documento Nacional de Identidad (Informe Macro 2011 CGR).
17. Por ningún motivo se empadronará a potenciales beneficiarios que no cuentan con la elegibilidad del Sisfoh o no tengan la evaluación de este. 18. Si el número de beneficiarios fuera cubierto totalmente, tan solo con la evaluación del Sisfoh, se procederá al empadronamiento. 19. Si la cantidad de beneficiarios que fueron elegidos por el Sisfoh fuera mayor al número de cupos, se deberá de realizar una base de datos de potenciales beneficiarios a la espera de cupos. 20. A los beneficiarios empadronados se les asignará un Código de Beneficiario, el cual estará compuesto por: Número de Sector. Las siglas del nombre de Comité de Vaso de Leche. Tipo de Beneficiario. 0 a 6 años de edad: M Madre Lactante: L Madre Gestante: G Número correlativo. Por ejemplo: Si existe un beneficiario de la edad de 5 años perteneciente al Comité de Vaso de Leche Virgen de la Asunción la asignación del código sería lo siguiente: Cuadro n.° 48 Modelo de Codificación de Beneficiarios. Sector Comité de Vaso de Leche Tipo de Beneficiario Número I
VDLA
M
001
Fuente: Elaboración propia.
138
Esta codificación contribuirá a efectuar un control íntegro de la modificación constante del padrón de beneficiarios 21. Los potenciales beneficiarios que reemplazan a los beneficiarios retirados se les asignará el código de beneficiario consecuente según el padrón.
22. Los beneficiarios que pasan de una condición a otra (ejemplo de la condición gestante a lactante), también se les asignarán un código consecuente según el padrón. 23. El padrón de beneficiarios deberá de contener como mínimo los siguientes datos:
Beneficiarios de 0 a 6 años: Código asignado como beneficiario Datos completos de los beneficiarios Datos completos de las madres de los beneficiarios. Dirección domiciliaria. Firma Huella digital. Beneficiarios madres gestantes y lactantes: Código asignado como beneficiario Datos completos de los beneficiarios Dirección domiciliaria. Firma Huella digital.
24. Cada sector deberá de tener adicionalmente una base de datos en la que se digitalizarán los contenidos del padrón, añadiéndose los siguientes datos: Niños de 0 a 6 años de edad: Fecha de nacimiento y mes en que cumple los 7 años.
139
Madres Gestantes: Fecha en que cambia de condición a madre lactante. Madre Lactante: Fecha de término de condición de lactancia.
Esta base de datos ayudará también a efectuar un control íntegro de la modificación constante del padrón de beneficiarios.
De los criterios de salida de los beneficiarios. 25. Los criterios de salida de los beneficiarios son los siguientes: Cumplimiento de 7 años de edad (niños de 0 a 6 años). Término de Lactancia. Cambio socioeconómico. Cambio domiciliario (no pertenecer a la jurisdicción territorial). Falsificación de documentos o datos. Empadronamiento
en
otros
distritos
o
provincias
(ser
beneficiario en otra jurisdicción territorial). Defunción. Venta comprobada de la ración a terceros.
Estos criterios de salida de beneficiarios deberán de ser concordantes con la normativa interna.
De la actualización del padrón: 26. La
actualización
del
padrón
de
beneficiarios
deberá
de
ser
mensualmente, de acuerdo a los criterios de salida de beneficiarios (descritos anteriormente) y con la ayuda de la base de datos, en concordancia a la normativa interna.
Del Informe del RUBPVL: 27. El Informe del Registro Único de Beneficiario del Programa del Vaso de Leche se realizará en forma semestral en cumplimiento a la normativa legal vigente.
140
28. La responsable de la administración del PVL en coordinación con las Promotoras de cada sector elaboraran el Informe del RUBPVL para su posterior envío al Ministerio de Inclusión Social.
29. Es de responsabilidad de la encargada de la administración del PVL el cumplimiento oportuno del envío del Informe del Registro Único de Beneficiario del Programa del Vaso de Leche RUBPVL al Ministerio de Inclusión Social; así como, de mantener actualizado el aplicativo informático (Informe Macro 2011 CGR). En resumen las Normas de Control Interno para la Fase de Selección de Beneficiarios se constituye de veintinueve (29) normas, desde la norma n.° 1 hasta la norma n. ° 29. 4.9.2
Normas de Control Interno para la Fase de Programación.
Del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche. 1. El Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche deberá de estar integrado por (Normativa del PVL): Presidente. Funcionario Municipal. Un representante del Ministerio de Salud. Un
representante
de
la
Asociación
de
Productores
Agropecuarios. Tres representantes de las Organizaciones Sociales de Base.
2. El Comité de Administración del PVL deberá de estar conformado e integrado como máximo la primera semana del mes de enero, para su posterior aprobación y reconocimiento.
3. El Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche deberá de ser reconocido y aprobado mediante resolución de Alcaldía previo acuerdo de Consejo Municipal, teniendo como plazo máximo dentro de la segunda semana del mes de enero (Normativa del PVL – Propuesta).
141
4. El periodo de gobierno del Comité de Administración del PVL deberá de ser dos (2) años, no pudiendo ser reelectos en forma inmediata (Normativa del PVL). 5. La titularidad de Comité de Administración del PVL lo preside el Alcalde; sin embargo, éste podrá designar funciones dentro la municipalidad de acuerdo a ley (Normativa del PVL).
6. El Funcionario Municipal que deberá de integrar el Comité de Administración del PVL, será designado por el Alcalde en coordinación con la Gerencia de Desarrollo Social.
7. Los Representantes del Ministerio de Salud
y de la Asociación de
Productores Agropecuarios, deberán de ser solicitados mediante oficio al Ministerio de Salud y a la Asociación de Productores Agropecuarios respectivamente, para su integración al Comité de Administración del PVL.
8. Para la elección de las tres Representantes de las Organizaciones Sociales de Base para el Comité de Administración del PVL, se deberá de realizar mediante el voto democrático de los miembros de la Asamblea General de Presidentas (Normativa Interna MP. Huancayo). 9. El proceso electoral será realizado sólo si existiese la participación de la mayoría de los miembros de la Asamblea General de Presidentas; es decir, la mitad más uno de sus miembros, de no ser así se suspenderá la elección y se programará en una nueva fecha.
10. Se deberá de contar como máximo la postulación de 10 candidatas y como mínimo de 7 candidatas, los cuales deberán de ser propuestos por la Asamblea General de Presidentas.
142
11. La elección se realizará mediante voto de igual valor a mano alzada, el cual estará dirigida por la Responsable de la Administración del PVL.
12. El proceso electoral realizado para la elección de las tres Representantes de las Organizaciones Sociales de Base para Comité de Administración será escrito y constatado mediante actas de sesión.
13. La documentación de la elección de las tres Representantes de las Organizaciones Sociales de Base para el Comité de Administración del PVL, deberá de ser custodiado por el órgano de la administración del PVL de la Municipalidad.
14. Se establece como plazo límite para la elección de las tres Representes de las Organizaciones Sociales de Base la quincena del mes de diciembre del último año del periodo de gobierno del Comité de Administración saliente. 15. El Comité de Administración saliente deberá de realizar un informe detallado de su gestión, el cual deberá de ser presentado al órgano encargado de la administración del PVL. 16. En el caso de renuncias de algún integrante del Comité de Administración del PVL, este deberá de ser sustituido dentro de los quince (15) días de ocurrido el hecho.
17. Si fuera renunciante una integrante de las Representantes de la Organizaciones Sociales de Base se procederá a realizar una nueva elección y será repuesta como máximo dentro de los 20 días de ocurrido el hecho. 18. Es de responsabilidad del Comité de Administración cautelar que las Organizaciones Sociales de Base alcancen su propuesta de alimentos que conforman la ración alimentaria; asimismo, de la elección del tipo de 143
alimento para la atención del programa de acuerdo a criterios establecidos por ley (Informe Macro 2011 CGR). 19. El Comité de Administración es responsable de que los alimentos del PVL no sean donados o transferidos a otra entidad del sector público ni privado,
bajo
responsabilidad
administrativa,
sin
perjuicio
de
la
responsabilidad penal o civil de quien transgreda (Normativa Interna MP. Huancayo).
De la emisión de Normas Internas. 20. El Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche deberá de contar con un Reglamento de Organización y Funciones, el cual tendrá que ser aprobado por dicho comité y deberá de ser reconocido por el Consejo Municipal (Normativa del PVL).
21. La administración del Programa del Vaso de Leche deberá de contar con un Reglamento Interno, el cual tendrá que ser aprobado mediante Decreto de Alcaldía. 22. Del mismo modo la administración del Programa del Vaso de Leche deberá de contar con una Directiva que norma los procesos de empadronamiento,
programación,
distribución,
almacenamiento
y
supervisión del Programa; asimismo, deberá de integrar procedimientos que permiten el constante monitoreo a los procesos de adquisición de los alimentos
del
PVL,
con
la
finalidad
de
evitar
situaciones
de
desabastecimiento, por ejemplo se incorporará: Situaciones que establecen el inicio de la supervisión o monitoreo. Responsables de realizar el monitoreo. Periodo de monitoreo. Plan de monitoreo. Contenido del Plan. Emisión de informes. 144
Situaciones de desabastecimiento. Consideraciones para el inicio de compras complementarias. Consideraciones para el inicio de compras exoneradas.
23. La Directiva deberá de contener algunos artículos del Reglamento de Alimentación Infantil y Normas Sanitarias para la Fabricación de Alimentos a Base de Granos destinados a Programas Sociales de Alimentación, así como de las recomendaciones de la CGR (Informe Macro 2011 CGR). 24. Los Comités del Programa del Vaso de Leche (Organizaciones Sociales de Base) deberán de tener un Reglamento Interno, el cual estará reconocido por la municipalidad. 25. La revisión y actualización de la normativa interna del Programa del Vaso de Leche deberá de ser constante, teniendo como plazo máximo de vigencia de dos (2) años, en concordancia a la elección del Comité de Administración de PVL, a fin de que éstos sean correlacionados con los planes estratégicos y objetivos de la entidad. 26. Es de responsabilidad del Comité de Administración la revisión y modificación constante de la normativa interna del PVL, principalmente al inicio de su periodo. De la elección de los alimentos a distribuir. 27. Las Organizaciones Sociales de Base alcanzarán sus propuestas de alimentos que conforman la ración (Informe Macro 2011 CGR).
28. Se realizará la elección de la ración a distribuir en una reunión de la Asamblea General de Presidentas, mediante votación de igual valor de sus miembros, el cual será escrito y constará en actas de sesión. 29. Se elegirá la ración de mayor valor nutricional (Informe Macro 2011 CGR). 145
30. Los alimentos a ser distribuidos en el año siguiente deberán de estar elegidos como máximo la quincena del mes de diciembre. Del Informe de Evaluación Nutricional Teórica de la Ración. 31. El Informe de Evaluación Nutricional Teórica de la Ración deberá de ser elaborado por el Representante del Ministerio de Salud y será adjuntado obligatoriamente al Expediente de Contratación (Informe Macro 2011 CGR).
32. Este informe deberá de ser elaborado en concordancia a la Resolución Ministerial n.° 711-2002-SA/DM “Directiva de Valores Nutricionales Mínimos de la Ración del Programa del Vaso de Leche” (Normativo). 33. La fecha límite para la presentación del Informe de Evaluación Nutricional Teórica de la Ración será la primera semana del mes de enero.
Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos. 34. La elaboración de las Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos deberá de ser realizado por el área usuaria; es decir, por la responsable de la administración del Programa del Vaso de Leche con la colaboración del Comité de Administración del PVL y el órgano encargado de las contrataciones (Normatividad de Contrataciones).
35. Las Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos deberán de contener con precisión las características, condiciones y calidad de los alimentos que se requieren en el PVL, debiendo contener la siguiente información (Informe Macro 2011 CGR) : Descripción general del producto. Composición química y aporte de nutrientes (en 100g y por porción). Especificaciones alimentarias (ingredientes permitidos, optativos y prohibidos). 146
Especificaciones físico químicos. Especificaciones
microbiológicas
(según
Norma
Técnica
Peruana o Norma Sanitaria vigente) Especificaciones sensoriales. Envase individual. Rotulado que, además, incluya mensajes alusivos a la promoción de la lactancia materna. Vida útil del producto. Sanciones por incumplimiento de especificaciones técnicas. Valor nutricional mínimo de la ración y peso deshidratado, en el que incluirá el o los alimentos que conforman la ración. Frecuencia de la atención. Número de beneficiarios. En el caso de enriquecidos lácteos o similares, deberá detallar las especificaciones del producto terminado en polvo y especificaciones del producto reconstituido. Adicionalmente,
deberá
considerar
en
las
Bases,
el
procedimiento para la prueba de aceptabilidad de la ración.
36. Adicionalmente, el área usuaria deberá de elaborar un Informe Técnico que evidencie las razones por las cuales el envase elegido se adecua a las necesidades y condiciones de la entidad (Informe Macro 2011 CGR).
37. El Informe Técnico deberá de contener también el estudio de mercado que acredite la pluralidad de proveedores y marcas en condiciones de ofertar el producto (Informe Macro 2011 CGR).
38. El Comité Especial y el órgano encargado de las contrataciones de la entidad, deberán de cautelar que se incluya en las Bases del proceso de selección el rubro de “Especificaciones Técnicas y Requerimientos Técnicos Mínimos”; asimismo, la elaboración del Informe Técnico que sustenta la elección del envase elegido (Normativa de Contrataciones).
147
Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Determinación del Valor Referencial. 39. El órgano encargado de las contrataciones de la entidad determinará el valor referencial de contratación en concordancia al presupuesto asignado, con la colaboración del área usuaria (Normativa de Contrataciones).
40. El valor referencial de los alimentos del PVL, deberán de determinarse en base de un estudio de las posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, en función del análisis de los niveles de comercialización, a partir de las especificaciones técnicas o términos de referencia y los costos estimados en el Plan Anual de Contrataciones. Se calculará incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas, costos laborales, así como cualquier otro tipo de concepto que le sea aplicable (Normativa de Contrataciones).
41. Para la determinación del Valor referencial se realizarán cotizaciones de precios como mínimo a tres (3) proveedores por cada producto o ítem. 42. El valor referencial no puede ser mayor a tres (3) meses contados a partir de
aprobado
el
Expediente
de
Contratación
(Normativa
de
Contrataciones). 43. Toda la documentación referente a la determinación del Valor Referencial deberá de ser parte del archivo del órgano encargado de la administración del PVL, así como del Expediente de Contratación (Normativa de Contrataciones). 44. Cualquier otro punto específico deberá de procederse conforme al artículo 27° de la Ley de Contracciones del Estado, artículo 13° de su Reglamento y demás artículos referentes al tema.
148
Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Comité Especial. 45. El titular de la Entidad o el funcionario a quien se le hubiere delegado designará a los miembros del Comité Especial (Normativa de Contrataciones). 46. El Comité Especial deberá de ser integrado por tres (3) miembros más sus respectivos suplentes concordantes (Normativa de Contrataciones). 47. Formará parte del Comité Especial la responsable de la administración del Programa del Vaso de Leche, como especialista (Normativa de Contrataciones). 48. Los miembros del Comité Especial se encargarán de llevar a cabo el proceso de selección para la adquisición de alimentos del PVL y son solidariamente responsables de que el proceso realizado se encuentre conforme a ley (Normativa de Contrataciones). 49. Deberá de estar conformado el Comité Especial como máximo la tercera semana del mes de enero.
50. Cualquier otro punto específico deberá de procederse conforme al artículo 24° de la Ley de Contracciones del Estado y el Capítulo II del Título II del Reglamento.
Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Expediente de Contratación. 51. El Expediente de Contratación del proceso de selección para la adquisición de los alimentos PVL contendrá todas las acciones realizadas propias del proceso de selección, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato celebrado con el postor ganador, incluyendo las ofertas no ganadoras, quedando bajo custodia del órgano encargado de las contracciones (Normativa de Contrataciones).
149
52. El Expediente de Contratación deberá de ser aprobado mediante memorando, teniendo como fecha límite de su aprobación la última semana del mes de enero. 53. Cualquier otro punto específico deberá de procederse conforme al artículo 10° del Reglamento de la Ley de Contracciones del Estado. Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Proceso de Selección. 54. Para dar inicio al proceso de selección de proveedores del Programa del Vaso de Leche, deberá de estar antes aprobado el Expediente de Contratación; asimismo, el proceso tendrá que estar incluido en el Plan Anual de Contrataciones de la Entidad (Normativa de Contrataciones).
55. El Comité Especial deberá de elaborar las Bases Administrativas del proceso de selección, teniendo en cuenta las Bases Estandarizadas publicada
por
el
OSCE
en
su
página
web
(Normativa
de
Contrataciones). 56. Las Bases Administrativas deberán de ser aprobadas por el Titular de la Entidad o por el funcionario a quien le hayan delegado esta facultad (Normativa de Contrataciones). 57. La convocatoria del proceso de selección de los proveedores del PVL, deberá de ser publicado por el Comité Especial mediante el Sistema Electrónico
de
Contrataciones
del
Estado
(Normativa
de
Contrataciones). 58. En la convocatoria se publicarán las Bases Administrativas y el Resumen Ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado (Normativa de Contrataciones).
59. El registro de participantes deberá iniciar desde el día siguiente de la convocatoria hasta antes del inicio de presentación de propuestas (Normativa de Contrataciones). 150
60. Las Bases deberán de ser integradas una vez absueltas todas las consultas y/u observaciones (Normativa de Contrataciones).
61. Los postores deberán de presentar dos sobres cerrados, de los cuales uno contendrá la propuesta técnica y el otro la propuesta económica (Normativa de Contrataciones). 62. La presentación de propuestas es realizado en acto público y serán aceptadas cuando estas cumplan con los requisitos establecidos en las Bases (Normativa de Contrataciones). 63. Las Bases definirán el método de calificación y evaluación de propuestas (Normativa de Contrataciones). 64. El Otorgamiento de la Buena Pro deberá de realizarse en acto público (Normativa de Contrataciones).
65. El proceso se podría declarar desierto cuando no quede ninguna propuesta válida o no se haya presentado ningún participante (Normativa de Contrataciones). 66. Se deberá de dar inicio al proceso de selección para la adquisición de alimentos del PVL como máximo el primer día hábil del mes de febrero, por lo que se propone el cumplimiento del siguiente cronograma:
151
Cuadro n.° 49: Cronograma Propuesto del Proceso de Selección de Proveedores del Programa del Vaso de Leche sin la Elevación de Observaciones al OSCE.
n°
Etapa/día hábil
1
Convocatoria. Registro de Participantes. Formulación de Consultas. Absolución de Consultas. Formulación de Observaciones. Absolución de Observaciones.
Febrero (n° de días hábiles)
Marzo(n.° días hábiles)
Abril (n.° días hábiles)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 2 3
2 3 4 5 6
7 Integración de Bases. 8 9 10 11
12
13 14
Presentación de Propuestas. Calificación de Propuestas. Otorgamiento de la Prueba Pro. Consentimiento de la Buena Pro. Presentación de documentación para la suscripción del Contrato. Perfeccionamiento del Contrato. Primera entrega de productos.
Fuente: Elaboración propia.
152
El presente cronograma propuesto fue realizado de acuerdo a los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, su cumplimiento debe ser obligatorio y estricto, puesto que se ajusta a la primera fecha de entrega de productos del PVL (tercer día hábil de cada mes), beneficiando a evitar los retrasos en la entrega de productos y a realizar oportunamente la distribución de los alimentos a la población beneficiaria vulnerable, favoreciendo de esta manera a satisfacer a tiempo sus necesidades y que el Programa cumpla con su objetivo.
La Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, establece el cómputo de plazos por días hábiles por cada etapa del proceso de selección, motivo por el cual el cronograma propuesto establece plazos por días hábiles; por ejemplo, la fecha de la convocatoria descrito en el cronograma propuesto, establece el primer día hábil del mes de febrero, mas no el día 1 de febrero; puesto que, el día 1 de febrero podría caer en un día no hábil, de igual forma, la fecha de Formulación de Consultas se estable como inicio el segundo día hábil del mes de febrero y termina el sexto día hábil, mas no el día 2 de febrero y hasta el 6 de febrero.
Los días hábiles descritos en los meses de febrero, marzo y abril en el cronograma propuesto, son los días hábiles promedio de cada mes analizados en los cuatro años a partir del 2013; por ejemplo, el mes de febrero siempre contiene 20 días hábiles, el mes de marzo contiene un promedio de 21, 22 y 23 días hábiles y el mes de abril contiene un promedio de 22 días hábiles.
El cronograma propuesto podría ser modificado prudentemente de acuerdo a la existencia de las necesidades del proceso de selección; por ejemplo, si un postor realiza la elevación de observaciones para el pronunciamiento del OSCE, se podrían reducir plazos en la Absolución de Consultas y Observaciones, no afectando de esta manera a la primera entrega de productos ni a los plazos establecido en la Ley.
153
Cuadro n.° 50: Cronograma Propuesto del Proceso de Selección de Proveedores del Programa del Vaso de Leche con la Elevación de Observaciones al OSCE.
n°
Etapa/día hábil
1
Convocatoria. Registro de Participantes. Formulación de Consultas. Absolución de Consultas. Formulación de Observaciones. Absolución de Observaciones. Elevación de Observaciones al OSCE Pronunciamiento del OSCE Integración de Bases. Presentación de Propuestas. Calificación de Propuestas. Otorgamiento de la Prueba Pro. Consentimiento de la Buena Pro. Presentación de documentación para la suscripción del Contrato. Perfeccionamiento del Contrato. Primera entrega de productos.
Febrero (n° de días hábiles) 1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
14
15 16
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1
Marzo(n.° días hábiles) 2
3
4
5
6
7
8
Abril (n.° días hábiles)
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1
Fuente: Elaboración propia.
154
2
3
67. La Municipalidad Provincial de Huancayo realizará el proceso de selección mediante Licitación Pública, debido al monto transferido por el Ministerio de Economía y Finanzas por concepto del Programa del Vaso de Leche.
68. El Comité Especial deberá de realizar un informe de avance de proceso de selección a la oficina del Órgano de Control Institucional, una vez finalizado cada etapa del proceso de selección de proveedores del PVL, en donde se detallará el siguiente contenido: Antecedentes. Etapa del Proceso de Selección. Objetivo del informe. Comentarios. Limitaciones. Consultas. Conclusiones Recomendaciones
Realizado obligatoriamente en las siguientes etapas del proceso de selección: Convocatoria. Registro de participantes. Formulación y absolución de consultas. Formulación y absolución de observaciones. Pronunciamiento
del
OSCE
(si
existiese
elevación
de
observaciones al OSCE). Integración de Bases. Presentación de Propuestas. Calificación y evaluación de propuestas. Otorgamiento de la buena pro.
69. El Órgano de Control Institucional deberá de emitir respuesta en un plazo no mayor a dos días hábiles de las consultas realizadas en el informe de 155
avance de proceso emitido por el Comité Especial a este Órgano Interno de Control, a fin de poder contribuir a disminuir el riesgo de llevar a cabo un proceso defectuoso y prolongado.
70. El comité especial deberá de suscribir un documento que identifique a los postores que participaron en el proceso de selección de proveedores del PVL y una declaración jurada que señale que no ha existido queja alguna de algún postor en relación al trato justo e igualitario (Informe Macro 2010 CGR).
Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Compras Complementarias. 71. Dentro de los tres meses posteriores a la culminación del contrato, la entidad podrá contratar complementariamente los alimentos del Programa del Vaso de Leche con el mismo contratista, por única vez y en tanto culmine
el
proceso
de
selección
convocado
(Normativa
de
Contrataciones).
72. Se podrá contratar hasta por un máximo del treinta por ciento (30 %) del monto del contrato original, siempre en que se trate de los mismos alimentos o ración y el que contratista preserve las condiciones que dieron lugar a la adquisición (Normativa de Contrataciones). Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Exoneraciones de Compras. 73. En los casos en que se configura la ausencia inminente de los alimentos del PVL en la población beneficiaria, debido a una situación extraordinaria e impredecible que compromete la continuidad de la distribución de los alimentos, se deberá de proceder a la exoneración del proceso de selección (Normativa de Contrataciones).
74. De acuerdo a los plazos propuestos descritos anteriormente, se determina que en los meses de enero, febrero y marzo, se configura el hecho expuesto en el punto anterior, por lo que se deberá de realizar la
156
compra de los alimentos del Programa del Vaso de Leche mediante la exoneración al proceso de selección. 75. Se deberá de realizar la justificación de la necesidad y la procedencia de la exoneración (situación de desabastecimiento) con un sustento técnico y legal plasmando en un informe o informes elaborados por el órgano de administración del PVL y el órgano encargado de las contrataciones (Normativa de Contrataciones). 76. Deberá de ser aprobado mediante Resolución del Titular de la Entidad la contratación exonerada de los alimentos del Programa del Vaso de Leche, teniendo como plazo límite la primera semana del mes de enero (Normativa de Contrataciones - Propuesta). 77. La Resolución o acuerdo que aprueban la exoneración del proceso de selección de proveedores del PVL y los informes deberán de ser publicados en el SEASE dentro de los diez (10) días hábiles de su aprobación (Normativa de Contrataciones). 78. Se deberá de realizar la invitación formal al proveedor del año anterior para realizar la suscripción de la adenda al contrato. 79. En el caso de que el proveedor del año anterior no acepte suscribir la adenda al contrato, se procederá a invitar al a un solo proveedor cuya propuesta cumpla con las condiciones y características descritas en las bases.
80. Se podrá invitar al segundo o hasta el tercer postor calificado del último proceso de selección. (según sea el caso, de acuerdo a que acepten o no proveer al Programa)
81. No se realizará la invitación a postores descalificados.
157
82. Cualquier punto en particular del proceso de selección o exoneración se deberá de actuarse estrictamente conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Degustación de productos: 83. La degustación de productos o prueba de aceptabilidad deberá de ser realizado obligatoriamente por todos los participantes del proceso de selección.
84. La prueba de aceptabilidad se realizará durante el periodo comprendido desde la integración de Bases hasta un día antes de la presentación de propuestas.
85. Los
participantes
deberán
solicitar,
mediante
escrito
dirigido
al
responsable del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad, la intención de realizar dicha prueba, indicando la Certificadora contratada para ello.
86. El responsable del Programa de Vaso de Leche, en coordinación con los representantes de los Comités del Vaso de Leche, convocarán a los beneficiarios para su participación en la degustación de productos.
87. La cantidad de beneficiarios que participarán de la degustación de productos se determinará de la siguiente manera: Participantes o postores menores o iguales a tres (3): Se seleccionarán un promedio de 25 beneficiarios.
Participantes o postores mayores a tres (3): Se seleccionarán grupos integrados por 15 beneficiarios que evaluarán cada grupo tres (3) proveedores o participante distintos; por ejemplo, si existiese 6 participantes se necesitaría la cantidad de 30 beneficiarios, la metodología es la siguiente: 158
Gráfico n.° 36 Método de selección de beneficiarios para la degustación de productos.
Participante 1
Participante 2
Participante 3
Primer grupo de 15 beneficiarios
Participante 4
Participante 5
Participante 6
Segundo grupo de 15 beneficiarios
Fuente: Elaboración propia.
88. La municipalidad determinará la hora y la fecha en que se realizará la prueba de aceptabilidad. 89. El orden de realizar la prueba de aceptabilidad será definido mediante sorteo en el mismo acto.
90. La jefatura del PVL, los participantes o postores, así como los representantes de la organización no podrán intervenir en la selección de los beneficiarios degustantes por cada participante o postor, ni intervendrán en dicho acto.
91. Las certificadoras seleccionarán en forma aleatoria y al azar a los beneficiarios convocados, determinando el número de beneficiarios de acuerdo a lo descrito anteriormente, rangos de edad y sexo.
92. Antes de proceder a la prueba de aceptabilidad de los productos, las certificadoras deberán presentar el certificado microbiológico a fin de garantizar la inocuidad del producto, así como para proteger la salud de los degustantes.
93. El producto será preparado por la certificadora acreditada en el lugar de realización del evento, la metodología empleada para la prueba estará a 159
cargo de la certificadora, debiendo precisarse la preparación de cada insumo que será degustado. 94. Al final de cada evento se firmará un acta con los que estén presentes (Representante de la Certificadora, Representante de la Municipalidad y de la Organización) indicando los acontecimientos de dicha prueba. 95. La falta del acta determinará la invalidez de la prueba. Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Veedora Ad Honoren. 96. Se deberá de nombrar a una representante de los Comités del Programa del Vaso de Leche como veedora ad honoren del proceso de selección de proveedores del PVL dentro de Comité Especial (Normativa del PVL).
97. La elección de la veedora ad honoren integrante del Comité Especial, se deberá de realizar en la misma fecha en que la Asamblea General de Presidentas realiza la elección de las tres (3) representantes al Comité de Administración. 98. En la sesión se propondrán a 5 postulantes, de los cuales el ganador ejercerá tal función, quedando los dos siguientes como suplentes para cualquier emergencia.
Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Declaración Jurada de Producto Nacional. 99. Se deberá de solicitar como requisito obligatorio a los participantes del proceso de selección la Declaración Jurada de Insumos Nacionales, suscrita por el representante legal del postor, indicando que para la elaboración del producto se utiliza insumos nacionales, precisándose el porcentaje (%) por cada uno de ellos (Normativa del PVL).
100.
Se deberá de establecer como criterio de evaluación técnica dentro de
las Bases Administrativas el porcentaje de componentes nacionales, el cual no deberá de ser menor del 90% (Normativa del PVL). 160
Del Fortalecimiento de Capacidades Técnicas. 101. La administración municipal deberá promover el fortalecimiento de capacidades técnicas debidamente certificado de la responsable del PVL y de las cuatro Promotoras en los temas de (Informe Macro 2011 CGR): Vigilancia sanitaria y nutricional de los alimentos que adquieren y distribuyen en el PVL a fin de asegurar el cumplimiento de la calidad nutricional de los alimentos. Promoción de una alimentación y nutrición saludable en el marco de la desnutrición infantil, incluyendo la lactancia materna y prácticas óptimas para la alimentación del lactante.
102. Se deberá de contemplar en la formulación y aprobación del POI del Programa del Vaso de Leche tres (3) capacitaciones para el Fortalecimiento de Capacidades Técnicas en los temas anteriormente descritos.
103. La administración municipal deberá de promover el fortalecimiento de capacidades
técnicas
debidamente
certificados
en
contrataciones
públicas o en gestión logística de la responsable de la administración del PVL.
104. Las capacitaciones de la responsable del PVL en contrataciones no podrá ser menor a 80 horas lectivas y deberá de estar contemplado en el POI del PVL.
De la Difusión de Información. 105. El órgano encargado de la administración del PVL deberá de ejecutar diversas capacitaciones o talleres a fin de promover o difundir información adecuada de la alimentación del lactante.
106. Los talleres o capacitaciones estarán dirigidas particularmente a las mujeres gestantes y madres lactantes beneficiarias del Programa.
161
107. El objetivo de los talleres o capacitaciones será promover la lactancia materna exclusiva durante los primeros seis mes de vida, el inicio de la lactancia dentro de la primera hora de vida, inicio de la alimentación complementaria después de los 6 meses y la continuidad de la lactancia materna hasta los dos años a mas, en el marco de reducir la desnutrición crónica infantil (Informe Macro 2011 CGR).
108. Adicionalmente la administración del PVL podrá realizar talleres de manualidades, costura, etc., así como de temas sociales.
109. Se deberá de realizar capacitaciones debidamente certificadas al Comité de Administración del PVL, responsable del PVL, Promotoras y a la Asamblea General de Presidentas sobre el cumplimiento de la normativa del PVL, como mínimo una vez al año.
110. El documentos que evidencia el desarrollo de talleres o capacitaciones será principalmente el listado de asistencia de las beneficiarias, asimismo se complementará con videos, fotos separatas, trípticos, etc.
111. Estos talleres o capacitaciones deberán de ser contemplados en el POI de cada año. En resumen las Normas de Control Interno para la Fase de Programación se constituye de ciento once (111) normas, desde la norma n.° 1 hasta la norma n.° 111. 4.9.3
Normas de Control Interno para la Fase de Almacenamiento. 1. Los proveedores deberán de realizar la entrega de los alimentos o productos del PVL al almacén el primer día hábil de cada mes.
2. El almacenamiento de los alimentos del PVL estará a cargo de un responsable, el cual será asignado por la Gerencia de Logística o quien haga sus veces (Normativa Interna MP. Huancayo).
162
3. El almacén deberá de estar adecuadamente implementado, bajo responsabilidad de la Gerencia de Logística o quien haga sus veces, deberá
de
contar
con
parihuelas,
entre
otros
instrumentos
de
almacenamiento, a fin de conservar la calidad del alimento antes y después del almacenaje.
4. Se deberá de contar con un Manual de Almacenamiento, debidamente aprobado, el cual será elaborado por la Gerencia de Logística o quien haga sus veces.
5. Se deberá de realizar controles de temperatura, humedad y calidad de alimentos en el almacén, de acuerdo a lo que dispone la Gerencia de Logística o quien haga sus veces, como mínimo una vez al mes.
6. Se deberá de realizar el control de almacén mediante la utilización obligatoria del Kardex, muy a pesar de que los alimentos tengan salida inmediata o rápida de almacén. 7. Para que los alimentos del PVL sean recepcionados e ingresados al almacén de la municipalidad, la responsable del PVL deberá de certificar que el proveedor presentó con anterioridad la Certificación de Calidad de los productos. 8. No ingresarán ni se recepcionarán los alimentos del PVL al almacén si el proveedor no presenta el Certificado de Calidad de los productos, bajo responsabilidad de la encargada de la administración del PVL. 9. Todo Certificado de Calidad entregado por los proveedores deberá de ser verificado y validado mediante correo electrónico de consulta a la Certificadora. 10. Los proveedores que entregan el Certificado de Calidad adulterado, deberán de ser sancionados en la vía que corresponde.
163
11. No se recepcionarán alimentos que tengan fecha de vencimiento corto, bajo la responsabilidad de la encargada de la administración del PVL. 12. Se deberá de realizar la contra muestra de los productos entregados por los proveedores una vez al mes en forma aleatoria, a fin de validar el certificado de calidad entregado por el proveedor. En resumen las Normas de Control Interno para la Fase de Almacenamiento se constituye de doce (12) normas, desde la norma n.° 1 hasta la norma n.° 12.
4.9.4
Normas de Control Interno para la Fase de Distribución.
Del tipo de ración a distribuir. 1. Se deberá de distribuir una ración compuesta por dos o más alimentos.
De la composición de la ración. 2. La ración alimenticia deberá de estar compuesta por productos de origen 100% nacional (Normativa del PVL).
3. Se deberá de distribuir prioritariamente leche en cualquiera de sus formas o productos, el cual será complementado con alimentos que contengan 90% de insumos nacionales (Normativa del PVL).
De los Valores Nutricionales Mínimos. 4. La ración deberá de contener como mínimo los valores nutricionales establecidos en la Resolución Ministerial n.° 711-2002-SA/DM “Directiva de Valores Nutricionales Mínimos de la Ración del Programa del Vaso de Leche” (Normativo).
5. La ración deberá de tener el peso deshidratado mínimo de 48.7 gramos (Informe Macro 2011 CGR). 6. La ración deberá de ser fortificado con micronutrientes (vitaminas y minerales) (Informe Macro 2011 CGR). 164
De la cantidad de días a distribuir. 7. Si la distribución de la ración es preparada, esta deberá de abastecer a la población beneficiaria los siete días de la semana (Normativa del PVL).
8. Se podrá autorizar mediante la una Resolución de Alcaldía la entrega de la ración en una sola oportunidad en forma semanal equivalente a la misma, en casos de los lugares alejados (Normativa del PVL).
9. Si la distribución se realiza en forma cruda, la municipalidad deberá de abastecer a la población beneficiaria en una sola oportunidad, de acuerdo al cronograma de distribución, la cantidad equivalente al mes.
10. Se realizará la entregara la ración cada tercer día hábil de iniciado el mes.
De la ración prepara o cruda. 11. La ración deberá de ser distribuida a la población beneficiaria como alimento preparado (Normativa del PVL).
12. En los casos en que se distribuye la ración cruda, el órgano encargado de la administración del PVL en coordinación con la gerencia municipal deberá de adoptar medidas para fortalecer, promover e incentivar el compromiso de los Comités de Vaso de Leche para distribuir una ración preparada, por lo que en este caso se deberá de (Informe Macro 2011 CGR - Propuesta): Elaborar un cronograma anual de preparación de la ración para los Comités de Vaso de Leche, a fin de incentivar la distribución preparada de la ración. El cronograma anual de preparación de la ración deberá de ser aprobado en sesión de la Asamblea General de presidentas.
165
El cronograma será elaborado mediante sorteo el mismo día de sesión de la Asamblea General de presidentas y deberá de ser evidenciado en actas, teniendo como fecha límite la quincena del mes de diciembre. Se sortearán seis (6) Comités de Vaso de Leche en 8 meses y 7 en 4 meses, la elección de estos meses será de acuerdo al criterio de la Asamblea General de Presidentas. Los Comités de Vaso de Leche sorteados por mes, deberán de preparar la ración una sola vez al mes en diferentes días, a fin de que al terminar el año se haya realizado la preparación de la ración por lo menos una sola vez por Comité del PVL, por lo que se deberá se seguir la siguiente metodología: Cuadro n.° 51 Ejemplo de cronograma de preparación de la ración por Comités de Vaso de Leche. N.° Sector Comité del PVL 1 I Comité Sorteado n.°1 2 III Comité Sorteado n.°2 3 III Comité Sorteado n.°3 4 IV Comité Sorteado n.°4 5 II Comité Sorteado n.°5 6 I Comité Sorteado n.°6 7 I Comité Sorteado n.°7 8 II Comité Sorteado n.°8 9 IV Comité Sorteado n.°9 10 III Comité Sorteado n.°10 11 III Comité Sorteado n.°11 12 IV Comité Sorteado n.°12 . . . . . . . . . . . . 76 I Comité Sorteado n.°76
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic 5 9 13 20 Los números comprendidos 24 en la columna de los meses enero y febrero 27 corresponderán a la fecha de 2 preparación de la ración. 9 14 19 23 25
20
Fuente: Elaboración propia.
166
También se deberá de realizar charlas de sensibilización a los Comités de Vaso de Leche para la preparación de la ración, el cual deberá de estar incluido en el POI.
Del Plan de Distribución de Alimentos. 13. Se deberá de elaborar un Plan de Distribución de Alimentos antes de iniciarse la referida fase.
14. El plan deberá de contener la siguiente estructura: Antecedentes. Objetivos. Metodología de distribución. Responsable de la distribución. Cronograma de reparto.
15. El cronograma de reparto será elaborado por sectores.
16. La metodología de distribución que se deberá de seguir inicia con la autorización de la responsable del PVL para la salida de los alimentos del almacén, las encargadas de repartir los alimentos del almacén a las presidentas de los Comités de Vaso de Leche son las Promotoras de los sectores y las presidentas de los Comités de Vaso de Leche son las encargadas de repartir la ración a la población beneficiaria. 17. Son responsables de la distribución de la ración la responsable del PVL, las Promotoras y las presidentas de los Comités de Vaso de Leche.
18. Se realizará la distribución de los alimentos por las Promotoras a las presidentas de los Comités de Vaso de Leche
como máximo 2 días
calendarios.
19. Las presidentas deberán de distribuir la ración en un periodo no mayor a 3 días calendarios. 167
20. Si el beneficiario no recogiese la ración en un plazo de 15 días calendarios, se procederá a la distribución de la ración no recogida a los potenciales beneficiarios que están a la espera de cupos, de acuerdo a la prioridad (según la base de datos). 21. La autorización de la distribución de la ración no recogida a los potenciales beneficiarios que están espera de cupos, deberá de ser autorizado y aprobado dentro de la normativa interna del PVL. 22. Terminada la distribución de la ración, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles las Promotoras deberán de realizar un informe de distribución, el cual contendrá la siguiente estructura: Antecedentes. Comentarios. Limitaciones. Conclusiones. Recomendaciones.
23. En los casos en que el proceso de selección se prolongue por meses, se deberá de establecer medidas rápidas y plazos cortos para la distribución de la ración del PVL a la población beneficiaria, elaborándose solo el cronograma de reparto por sectores y el informe de distribución.
De la documentación en la Distribución de Alimentos. 24. Para la salida de los alimentos del almacén, la responsable del PVL emitirá un memorando al área de logística o quien haga sus veces, adjuntando a ello los cuadros de distribución por sector y un pecosa.
25. El área de logística autorizará la salida de los alimentos del almacén mediante un memorando al responsable del mismo.
168
26. La entrega de los alimentos y las Hojas de Distribución a las presidentas de los Comité de Vaso de Leche, será de responsabilidad de las Promotoras de cada sector y deberá de ser evidenciando mediante un acta de recepción, el cual será elaborado por la Promotora. 27. La entrega de los alimentos de las presidentas del Comité del PVL a los beneficiarios deberá de ser evidenciado mediante aplicación de las Hojas de Distribución. 28. Las Hojas de Distribución deberán de contener los nombres y apellidos de los beneficiarios, nombre de las madres (en caso de ser beneficiarios de 0 a 6 años), firma y huella digital, agrupados en cuadros de tipo de beneficiarios elaborados por Comités de Vaso de Leche.
29. La elaboración de las Hojas de Distribución será de responsabilidad de las Promotoras de los sectores, monitoreado por la responsable del PVL. 30. Las Hojas de Distribución serán manejadas por las presidentas de los Comités del Vaso de Leche y una vez terminada la distribución deberán de ser devueltas a la Promotora respectiva para su custodia y archivo, quedando de esta manera dentro de la municipalidad. En resumen las Normas de Control Interno para la Fase de Distribución se constituye de treinta (30) normas, desde la norma n.° 1 hasta la norma n.° 30. 4.9.5
Normas de Control Interno para la Fase de Supervisión y Evaluación. 1. En el caso de que la distribución de la ración sea cruda, el órgano encargado de la administración del PVL deberá de realizar la supervisión de la no dilución intrafamiliar de la ración (Informe Macro 2011 CGR).
2. Se deberá de contar con un Plan de Supervisión de la No Dilución Intrafamiliar, debidamente aprobado por la Gerencia de Desarrollo Social, el cual tendrán como mínimo la siguiente estructura. Introducción 169
Objetivos. Responsables Cronograma. Una vez terminado la supervisión se emitirá un informe por sector, que contendrá lo siguiente: Antecedentes. Comentarios. Limitaciones. Conclusiones. Recomendaciones. Panel Fotográfico
3. La supervisión de la no dilución intrafamiliar deberá de ser realizado por las Promotoras de los sectores. 4. La cantidad de Comités que deberán de ser supervisados serán elegidos por sorteo y será cómo mínimo uno por mes por cada sector. 5. La promotoras en coordinación con la responsable del PVL realizarán en forma aleatoria la supervisión de la entrega de la ración de las presidentas de los Comités del PVL a los beneficiarios, el cual será evidenciado mediante un acta y deberá de ser realizado cómo mínimo uno por mes por cada sector 6. Las supervisiones de la No Dilución Intrafamiliar y la entrega de productos deberán de ser realizados de manera alternada cada mes. 7. Se deberá de realizar la Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva por parte de las Promotoras en colaboración con la responsable de la administración del PVL y la representante del Ministerio de Salud, a fin de evaluar y establecer los siguientes indicadores (Informe Macro 2011 CGR): Prevalencia e incidencia de la desnutrición crónica en niños (as) menores de 5 años beneficiarios del programa. 170
Porcentaje de niños (as) que iniciaron la lactancia materna dentro la primera hora de vida. Prevalencia de lactancia materna exclusiva en niños (as) menores de 6 meses de madres beneficiarias del programa. Prevalencia de lactancia materna en niños menores (as) de 2 años beneficiarios del programa. Número de madres capacitadas en alimentación y nutrición infantil. Porcentajes de Comités de Vaso de Leche y/o Clubes de Madres supervisados.
La información será plasmada en un informe, en donde se describirán los indicadores por cada sector y en forma genérica.
8. La Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva deberá de ser realizada dos (2) veces al año.
9. El Comité de Administración deberá de realizar supervisiones en las siguientes fases del PVL, por lo que deberá de contar con un Plan de Supervisión debidamente aprobado por ellos: Selección de Beneficiarios y empadronamiento. Proceso de Selección para la adquisición de alimentos del PVL. Distribución de la ración. Almacenamiento de alimentos.
Producto de la supervisión el Comité de Administración deberá de emitir un informe que contendrá la siguiente estructura: Antecedentes. Comentarios. Limitaciones. Conclusiones. Recomendaciones.
171
10. Se deberá de establecer controles de calidad antes del envío de la información del Informe Trimestral de la Ejecución Mensual del Programa del Vaso de Leche a la Contraloría General de la República.
11. El encargado de realizar el control de calidad deberá de ser la persona que tiene el rol de “operador” en el Sistema del Programa del Vaso de Leche de la CGR, el cual es muy independiente al rol “responsable” designado por la CGR al Alcalde, debido a que este Órgano Superior de Control designa dos usuarios.
12. Es de responsabilidad de la encargada de la administración del PVL de realizar el Informe de la Implementación de Recomendaciones de los Informes Macros emitidos por la Contraloría General de la República. En resumen las Normas de Control Interno para la Fase de Supervisión y Evaluación se constituye de doce (12) normas, desde la norma n.° 1 hasta la norma n.° 12. 4.9.6
Resumen de fechas importantes.
La siguiente línea de tiempo resume fechas importantes que deberá de cumplir la Administración de Programa del Vaso de Leche según el diseño del Modelo de Control Interno planteado:
172
Gráfico n.° 37: Línea de tiempo de resumen de fechas importantes en la Gestión del Programa del Vaso de Leche. Primera semana -Plazo máximo de presentación del Informe de Evaluación Nutrional Teórica de la Ración. Primera semana -Plazo máximo de aprobación del Expediente de Exoneración.
Tercera semana Plazo máximo de conformación del Comité Especial.
Periodo de Proceso de Selección para la Distribución de alimentos del PVL.
E
F
M
Plazo máximo de elección de alimentos a distribuir.
Plazo máximo de elaboración y aprobación del Cronograma Anual de Preparación de la Ración.
A
M
J
J
A
S
O
N
D
Periodo de elección de Beneficiarios,
Primera semana - Plazo máximo de conformación del Comité de Administración del PVL
Segunda semana - Plazo máximo de reconocimiento y aprobación del Comité de Administración del PVL
Última semana Plazo máximo de aprobación del Expediente de Contratación.
Plazo máximo de Elección de las tres (3) Representantes de las Organizaciones Sociales de Base.
Inicio de la convocatoria para la selección de beneficiarios
Periodo de distribución de la ración mediante exoneración de proceso de selección.
Fuente: Elaboración propia.
173
4.10 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE PREGUNTAS N.° 1 ¿ Se realiza la convocatoria del proceso de selección de beneficiarios por medios públicos? ¿El registro e inscripción de los potenciales beneficiarios se realiza de acuerdo a los requisitos 2 establecido y son ingresados a una base de batos? 3 ¿ Se evalúa a los potenciales beneficiarios mediante la aplicación del Sisfoh? 4 ¿ Se realizan visitas domiciliarias si el caso lo amerite? 5 ¿ Los beneficiarios seleccionado son inscritos al padrón y a una base de datos? 6 ¿Existen establecidos los criterios de salida de los beneficiarios y están debidamente normados? ¿Existe establecido el tiempo de actualización del padrón de los beneficiarios y están debidamente 7 normados? 8 ¿Se cumple con realizar el Informe del RUBPVL? 9 ¿Existe conformado el Comité de Administración del PVL? 10 ¿Cuenta con normas internas que regulan el PVL, como reglamentos, directivas, ROF, etc..) 11 ¿Las beneficiarias entregan la propuesta de alimentos que se va a distribuir? 12 ¿Se cumple con realizar el Informe de Evaluación Nutricional Teórica de la Ración? 13 ¿Los procesos de selección son realizados oportunamente? 14 ¿Los participantes cumplen con realizar la prueba de aceptabilidad de los alimentos? 15 ¿En los procesos de selección se da la participación de la veedora ad honoren? 16 ¿Los postores cumplieron con presentar la Declaración Jurada de Producto Nacional? 17 ¿La responsable del PVL cuenta con capacitación en gestión de logística y normas sanitarias? ¿El órgano encargado de la administración del PVL realiza la difusión de información sobre lactancia 18 materna y desnutrición infantil? 19 ¿El almacén del PVL cuenta con un manual de almacenamiento? 20 ¿Se realizan controles de temperatura y humedad en el almacén del PVL? 21 ¿Se utiliza los instrumentos de control de almacén como el Vincar y el Kardex? 22 ¿La entrega del certificado de calidad es realizado antes del ingreso al almacén de los productos? 23 ¿Se realiza la contra muestra de los alimentos entregados por los proveedores antes de la distribución? 24 ¿Se entrega raciones compuestas por dos o mas alimentos? 25 ¿La ración cumple con la composición establecida en la normativa del PVL? 26 ¿La ración cumple con los valores nutricionales mínimos establecidos en la directiva? 27 ¿Se cumple con el abastecimiento a la población los 7 días a la semana? 28 ¿Se distribuye la ración en forma preparada? 29 ¿Se cuenta con un Plan de Distribución de Alimentos? ¿El Comité de Administración del PVL supervisa las fases a fin de contribuir con la superación de 30 debilidades? 31 ¿Se realiza la supervisión de la no dilución intrafamiliar de la ración? 32 ¿Existen actividades o acciones de control de parte del OCI? 33 ¿Se cumple con la emisión oportuna del Informe Trimestral de la Ejecución Mensual del PVL?
SI
NO N/A
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Elaborado por : Fecha
:
Revisado por : Fecha
:
174
4.11 FLUJOGRAMAS LAS PRINCIPALES FASES: a) Flujograma de la Fase de Selección de Beneficiarios:
1
Convocatoria.
Cronograma.
2
Identificación.
Difusión.
Inscripción.
Requisitos.
Registro .
Control y Supervisión: 3
I ETAPA: Selección de Beneficiarios.
Sisfoh.
4
Evaluación.
Visitas domiciliarias.
Empadronamientro.
Registro.
5
1. CGR. 2. OCI. 3. Comité de Administración del PVL. 4. Responsable del PVL.
Padrones.
Determinación de Beneficiarios.
Padrones.
Actualizaciones.
Reemplasos.
175
b) Flujograma de la Fase de Programación y Distribución:
1
2
II ETAPA: Programación y Distribución. 3
4
5
Programación. • Comité de Administración del PVL. • ROF del Comité de Administración del PVL. • Reglamentos internos y directivas del PVL. • Elección de alimentos a distribuir. • Evaluación Nutricional Teórica de la Ración.
Adquisición. • Especificaciones técnicas. • Requerimientos técnicos míminos. • Hoja técnica de Estudio de Mercado. • Valor referencial.
Comité Especial de Adquisición. • Expediente de Contratación. • Procesos de selección. • Cronograma de proceso de selección. • Otorgamiento de la Buena Pro.
Control y Supervisión:
1 2 3
CGR.
4
Responsable del PVL.
OCI. Comité de Administración del PVL.
Almacenamiento. • Recepción- sujeto a normas. • Custodia.
Distribución. • Modalidad. • Cronograma. • Requisitos.
176
4.12 ENUNCIADO DE LA APLICACIÓN DEL MODELO DE CONTROL INTERNO DISEÑADO
EN
EL
PROGRAMA
DEL
VASO
DE
LECHE
DE
LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO.
La Municipalidad Provincial de Huancayo es un es un organismo de gobierno local que se encuentra ubicado en la Región de Junín, tiene personería jurídica de derecho Público con autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia, teniendo como objetivo principal el proporcionar a la comunidad una adecuada prestación de los servicios públicos, fomentar el bienestar de los vecinos y propender el desarrollo integral y armónico de su ámbito.
El Ministerio de Economía y Finanzas, transfiere mensualmente por concepto de Vaso de Leche el monto de S/. 92,114.00 (noventa y dos mil ciento catorce y 00/100 nuevos soles) perteneciente a recursos ordinarios, el Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo depende estructuralmente de la Gerencia de Desarrollo Social y está a cargo de una responsable, quien a su vez tiene la colaboración de cuatro promotoras pertenecientes a cada uno de los sectores del cual está dividido la administración del Programa, tiene la atención de 4,931 beneficiarios agrupados en 76 Comité de Vaso de Leche.
De la revisión al desarrollo de la gestión del Programa del Vaso de Leche 2013 de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se han determinado casos que ameritan ser explicados, los cuales configuran riesgos en el control interno:
Caso n. ° 1: En la fase de selección de beneficiarios, no se establece ni se norma criterios de salida de los beneficiarios y el periodo de actualización del padrón, siendo esto una debilidad encontrada y un riesgo de que se incluyan beneficiarios no considerados por ley y que el programa no cumpla con cubrir las necesidades de los mismos, desviándose los escasos recursos disponibles.
Caso n.° 2: La Municipalidad Provincial de Huancayo no difunde información respecto al procedimiento que el potencial beneficiario debe de seguir para solicitar su evaluación de elegibilidad, la aplicación obligatoria del Sistema de 177
Focalización de Hogares en todos los Programas sociales a partir de este año 2013 y la existencia de la brecha censal (población no censada por el Sisfoh) hace que algunos potenciales beneficiarios no accedan al Programa por falta de información.
Caso n. ° 3: La Municipalidad de Huancayo no cumple con lo establecido en el artículo 2° de la Ley 27470, debido a la incorporación tardía al Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche de la presidenta y de las tres (3) representantes de la Organizaciones Sociales de Base en el mes de agosto de 2013, ya que la referida norma no contempla la conformación incompleta de los miembros del Comité, este hecho trae como consecuencia la gestión tardía del Comité, sobre todo en la emisión o actualización de las normas internas, toma de decisiones, supervisión, control y demás funciones inherentes al mismo. Caso n. ° 4: Las normas internas cuentan con 7 años de antigüedad, por lo que constituye una debilidad en la gestión del Programa y un riesgo de que estas no estén correlacionada con los planes estratégicos y los objetivos de la institución, asimismo, no existe la incorporación algunos artículos del Reglamento de Alimentación Infantil y Normas Sanitarias para la Fabricación de Alimentos a Base de Granos destinados a Programas Sociales de Alimentación y las recomendaciones de la CGR en la normativa interna existente o la emisión de una nueva directiva, tal como establece la recomendación n.° 16 del Informe Macro 2011. No cuenta con directivas que permitan el constante monitoreo del proceso de adquisición de los alimentos del PVL, con la finalidad de evitar situaciones de desabastecimiento.
Caso n. ° 5: La Municipalidad de Huancayo no cumple con el proceso oportuno en la selección de proveedores para la adquisición de alimentos del Programa del Vaso de Leche, debido a diversos problemas que se originaron dentro del desarrollo del proceso de selección, procesos que fueron de acuerdo a ley retrotraídos mediante la emisión de resoluciones de alcaldía que aprobaron 178
nulidades de oficio, estos documentos fueron emitidos principalmente a causa de la negligencia de los responsables, la municipalidad no ha determinado ninguna responsabilidad administrativa a los miembros del Comité Especial a fin de dar sanción correspondiente.
Caso n. ° 6: La degustación del producto o prueba de aceptabilidad, realizado en el proceso de selección para la adquisición de alimentos del PVL, no es establecido como un requisito obligatorio que deberían de realizar los participantes o postores, ya que de la revisión a las bases del proceso de selección, se visualiza que la puntuación máxima a la evaluación técnica es de 100 puntos, puntaje mínimo de 60 puntos y que en éste rubro se considera un puntaje de 20 puntos; por lo que, se observa la existencia de un riesgo de que un postor podría obtener un puntaje de 80 puntos sin la necesidad de realizar la prueba de aceptabilidad, sobrepasando el puntaje mínimo, también existe la probabilidad de que éste sea ganador; asimismo, de que el producto a distribuir no sea del agrado de los beneficiarios ni aceptado por ellos.
Caso n. ° 7: En la Municipalidad Provincial de Huancayo, se da la participación de la responsable del Programa del Vaso de Leche como especialista en el Comité Especial del proceso de selección para adquisición de los alimentos del PVL; sin embargo, no se establece la obligatoriedad de realizar capacitaciones en contrataciones públicas o gestión de logística de parte de la misma.
Caso n. ° 8: En la salida de los alimentos del PVL del almacén para su posterior distribución a los beneficiarios, no se utiliza el instrumento de control de almacén denominado “Kardex”, constituyéndose un riesgo en el control interno, ya que debería de ser usado obligatoriamente muy a pesar de que no existiese control de costos y que su almacenamiento sea rápido, asimismo, es importante realizar la verificación de los niveles de salubridad y especificaciones técnicas mínimas requeridas de los alimentos entregados por los proveedores, por lo que, la municipalidad debería establecer la obligatoriedad de realizar la contra muestra de los alimentos recepcionados en almacén.
179
Caso n. ° 9: El peso deshidratado de la ración es inferior a lo establecido en la recomendación n.° 2 del Informe Macro 2011 de la CGR, el cual estable un peso mínimo deshidratado de la ración de 48.7 gramos, diferenciando al peso que contiene la ración distribuida de 41.04 gramos.
Caso n. ° 10: La Municipalidad de Huancayo no cumple con la distribución preparada de la ración, las Organizaciones Sociales de Base no tienen interés de distribuir la ración preparada, aumentando de esta manera el riesgo del consumo intrafamiliar de la ración, puesto que no existe la certeza que el beneficiario consuma la ración.
Caso n. ° 11: La Municipalidad de Huancayo no elaborara el Plan de Distribución de Alimentos, aumentando el riesgo de que las raciones no lleguen a los verdaderos beneficiarios, sobre todo si existen intermediarios en la distribución.
Caso n. ° 12: El Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche no cuenta con un plan de supervisión ni realiza controles en cada una de las fases del PVL, constituyéndose un riesgo en el control interno, debido a que no existe un control previo, simultáneo y estricto en las distintas fases del PVL.
Caso n. ° 13: No se establece controles de calidad respecto a la información que va ser emitida a la CGR, sobre todo en la emisión del Informe Trimestral de la Ejecución Mensual del Programa del Vaso de Leche (formatos PVL y Ración).
Caso n. ° 14: La emisión de un solo informe de Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva en todo el año, no es beneficioso y ni óptimo pues no se tendía control estadístico de la evolución de estos indicadores.
Tomando en consideración las debilidades encontradas en la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo del año 2013, descritas anteriormente y bajo la propuesta del Modelo de Control Interno diseñado en el presente trabajo de investigación, se propone lograr optimizar tiempo y recursos, sobre 180
todo de lograr los objetivos que persigue la normativa legal vigente del Programa del Vaso de Leche, por lo que a continuación se detalla específicamente las acciones y normas que se implementan para mitigar los riesgos encontrados.
Caso n. ° 1: En la fase de selección de beneficiarios, no se establece ni se norma criterios de salida de los beneficiarios y el periodo de actualización del padrón, siendo esto una debilidad encontrada y un riesgo de que se incluyan beneficiarios no considerados por ley y que el programa no cumpla con cubrir las necesidades de los mismos, desviándose los escasos recursos disponibles.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Selección de Beneficiarios: De los criterios de salida de los beneficiarios. Norma n.° 25. Los criterios de salida de los beneficiarios son los siguientes: Cumplimiento de 7 años de edad (niños de 0 a 6 años). Término de Lactancia. Cambio socioeconómico. Cambio domiciliario (no pertenecer a la jurisdicción territorial). Falsificación de documentos o datos. Empadronamiento en otros distritos o provincias (ser beneficiario en otra jurisdicción territorial). Defunción. Venta comprobada de la ración a terceros. Estos criterios de salida de beneficiarios deberán de ser concordantes con la normativa interna. 181
De la actualización del padrón. Norma n.° 26: La actualización del padrón de beneficiarios deberá de ser mensualmente, de acuerdo a los criterios de salida de beneficiarios (descritos anteriormente) y con la ayuda de la base de datos, en concordancia a la normativa interna.
Caso n.° 2: La Municipalidad Provincial de Huancayo no difunde información respecto al procedimiento que el potencial beneficiario debe de seguir para solicitar su evaluación de elegibilidad, la aplicación obligatoria del Sistema de Focalización de Hogares en todos los Programas sociales a partir de este año 2013 y la existencia de la brecha censal (población no censada por el Sisfoh) hace que algunos potenciales beneficiarios no accedan al Programa por falta de información.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Selección de Beneficiarios: De la Inscripción. Norma n.° 11: En las oficinas del Programa del Vaso de Leche y la Gerencia de Desarrollo Social se deberá de publicar el procedimiento que debe de seguir el potencial beneficiario para solicitar su evaluación de elegibilidad en el Sisfoh, mediante propagandas publicitarias (Informe Macro 2011 CGR).
Caso n. ° 3: La Municipalidad de Huancayo no cumple con lo establecido en el artículo 2° de la Ley 27470, debido a la incorporación tardía al Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche de la presidenta y de las tres (3) 182
representantes de la Organizaciones Sociales de Base en el mes de agosto de 2013, ya que la referida norma no contempla la conformación incompleta de los miembros del Comité, este hecho trae como consecuencia la gestión tardía del Comité, sobre todo en la emisión o actualización de las normas internas, toma de decisiones, supervisión, control y demás funciones inherentes al mismo.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Programación: Del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche. Norma n.° 8: Para la elección de las tres Representantes de las Organizaciones Sociales de Base para el Comité de Administración del PVL, se deberá de realizar mediante el voto democrático de los miembros de la Asamblea General de Presidentas (Normativa Interna MP. Huancayo). Norma n.° 9: El proceso electoral será realizado sólo si existiese la participación de la mayoría de los miembros de la Asamblea General de Presidentas; es decir, la mitad más uno de sus miembros, de no ser así se suspenderá la elección y se programará en una nueva fecha. Norma n.° 10: Se deberá de contar como máximo la postulación de 10 candidatas y como mínimo de 7 candidatas, los cuales deberán de ser propuestos por la Asamblea General de Presidentas. Norma n.° 11: La elección se realizará mediante voto de igual valor a mano alzada, el cual estará dirigida por la Responsable de la Administración del PVL.
183
Norma n.° 12: El proceso electoral realizado para la elección de las tres Representantes de las Organizaciones Sociales de Base para Comité de Administración será escrito y constatado mediante actas de sesión. Norma n.° 13: La documentación de la elección de las tres Representantes de las Organizaciones Sociales de Base para el Comité de Administración del PVL, deberá de ser custodiado por el órgano de la administración del PVL de la Municipalidad. Norma n.° 14: Se establece como plazo límite para la elección de las tres Representes de las Organizaciones Sociales de Base la quincena del mes de diciembre del último año del periodo de gobierno del Comité de Administración saliente. Norma n.° 17: Si fuera renunciante una integrante de las Representantes de la Organizaciones Sociales de Base se procederá a realizar una nueva elección y será repuesta como máximo dentro de los 20 días de ocurrido el hecho.
Caso n. ° 4: Las normas internas cuentan con 7 años de antigüedad, por lo que constituye una debilidad en la gestión del Programa y un riesgo de que estas no estén correlacionada con los planes estratégicos y los objetivos de la institución, asimismo, no existe la incorporación algunos artículos del Reglamento de Alimentación Infantil y Normas Sanitarias para la Fabricación de Alimentos a Base de Granos destinados a Programas Sociales de Alimentación y las recomendaciones de la CGR en la normativa interna existente o la emisión de una nueva directiva, tal como establece la recomendación n.° 16 del Informe Macro 2011. No cuenta con directivas que permitan el constante monitoreo del proceso de adquisición de los alimentos del PVL, con la finalidad de evitar situaciones de desabastecimiento. Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 184
normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Programación: De la emisión de Normas Internas. Norma n.° 22: Del mismo modo la administración del Programa del Vaso de Leche deberá de contar con una Directiva que norma los procesos de empadronamiento,
programación,
distribución,
almacenamiento
y
supervisión del Programa; asimismo, deberá de integrar procedimientos que permiten el constante monitoreo a los procesos de adquisición de los alimentos
del
PVL,
con
la
finalidad
de
evitar
situaciones
de
desabastecimiento, por ejemplo se incorporará: Situaciones que establecen el inicio de la supervisión o monitoreo. Responsables de realizar el monitoreo. Periodo de monitoreo. Plan de monitoreo. Contenido del Plan. Emisión de informes. Situaciones de desabastecimiento. Consideraciones para el inicio de compras exoneradas. Norma n.° 23: La Directiva deberá de contener algunos artículos del Reglamento de Alimentación Infantil y Normas Sanitarias para la Fabricación de Alimentos a Base de Granos destinados a Programas Sociales de Alimentación, así como de las recomendaciones de la CGR (Informe Macro 2011 CGR). Norma n.° 25: La revisión y actualización de la normativa interna del Programa del Vaso de Leche deberá de ser constante, teniendo como plazo máximo de vigencia de dos (2) años, en concordancia a la elección del Comité de Administración de PVL, a fin de que éstos sean correlacionados con los planes estratégicos y objetivos de la entidad.
185
Norma n.° 26: Es de responsabilidad del Comité de Administración la revisión y modificación constante de la normativa interna del PVL, principalmente al inicio de su periodo.
Caso n. °5: La Municipalidad de Huancayo no cumple con el proceso oportuno en la selección de proveedores para la adquisición de alimentos del Programa del Vaso de Leche, debido a diversos problemas que se originaron dentro del desarrollo del proceso de selección, procesos que fueron de acuerdo a ley retrotraídos mediante la emisión de resoluciones de alcaldía que aprobaron nulidades de oficio, estos documentos fueron emitidos principalmente a causa de la negligencia de los responsables, la municipalidad no ha determinado ninguna responsabilidad administrativa a los miembros del Comité Especial a fin de dar sanción correspondiente.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Programación: Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Proceso de Selección. Norma n.° 67: Se deberá de dar inicio al proceso de selección para la adquisición de alimentos del PVL como máximo el primer día hábil del mes de febrero, por lo que se propone el cumplimiento del siguiente cronograma:
186
Cronograma Propuesto del Proceso de Selección de Proveedores del Programa del Vaso de Leche sin la Elevación de Observaciones al OSCE.
n°
Etapa/día hábil
1
Convocatoria. Registro de Participantes. Formulación de Consultas. Absolución de Consultas. Formulación de Observaciones. Absolución de Observaciones.
Febrero (n° de días hábiles)
Marzo(n.° días hábiles)
Abril (n.° días hábiles)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 2 3
2 3 4 5 6
7 Integración de Bases. 8 9 10 11
12
13 14
Presentación de Propuestas. Calificación de Propuestas. Otorgamiento de la Prueba Pro. Consentimiento de la Buena Pro. Presentación de documentación para la suscripción del Contrato. Perfeccionamiento del Contrato. Primera entrega de productos.
Fuente: Elaboración propia.
187
Cronograma Propuesto del Proceso de Selección de Proveedores del Programa del Vaso de Leche con la Elevación de Observaciones al OSCE.
n°
Etapa/día hábil
1
Convocatoria. Registro de Participantes. Formulación de Consultas. Absolución de Consultas. Formulación de Observaciones. Absolución de Observaciones. Elevación de Observaciones al OSCE Pronunciamiento del OSCE Integración de Bases. Presentación de Propuestas. Calificación de Propuestas. Otorgamiento de la Prueba Pro. Consentimiento de la Buena Pro. Presentación de documentación para la suscripción del Contrato. Perfeccionamiento del Contrato. Primera entrega de productos.
Febrero (n° de días hábiles) 1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
14
15 16
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1
Marzo(n.° días hábiles) 2
3
4
5
6
7
8
Abril (n.° días hábiles)
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1
Fuente: Elaboración propia.
188
2
3
Norma n.° 68: El Comité Especial deberá de realizar un informe de avance de proceso de selección a la oficina del Órgano de Control Institucional, una vez finalizado cada etapa del proceso de selección de proveedores del PVL, en donde se detallará el siguiente contenido: Antecedentes. Etapa del Proceso de Selección. Objetivo del informe. Comentarios. Limitaciones. Consultas. Conclusiones Recomendaciones Realizado obligatoriamente en las siguientes etapas del proceso de selección: Convocatoria. Registro de participantes. Formulación y absolución de consultas. Formulación y absolución de observaciones. Pronunciamiento del OSCE (si existiese elevación de observaciones al OSCE). Integración de Bases. Presentación de Propuestas. Calificación y evaluación de propuestas. Otorgamiento de la buena pro. Norma n.° 69: El Órgano de Control Institucional deberá de emitir respuesta en un plazo no mayor a dos días hábiles de las consultas realizadas en el informe de avance de proceso emitido por el Comité Especial a este Órgano Interno de Control, a fin de poder contribuir a disminuir el riesgo de llevar a cabo un proceso defectuoso y prolongado. Caso n. °6: La degustación del producto o prueba de aceptabilidad, realizado en el proceso de selección para la adquisición de alimentos del PVL, no es establecido como un requisito obligatorio que deberían de realizar los participantes o postores, ya que de la revisión a las bases del proceso de 189
selección, se visualiza que la puntuación máxima a la evaluación técnica es de 100 puntos, puntaje mínimo de 60 puntos y que en éste rubro se considera un puntaje de 20 puntos; por lo que, se observa la existencia de un riesgo de que un postor podría obtener un puntaje de 80 puntos sin la necesidad de realizar la prueba de aceptabilidad, sobrepasando el puntaje mínimo, también existe la probabilidad de que éste sea ganador; asimismo, de que el producto a distribuir no sea del agrado de los beneficiarios ni aceptado por ellos. Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Programación: Del Proceso de Adquisición de Alimentos: Degustación de productos. Norma n.° 81: La degustación de productos o prueba de aceptabilidad deberá de ser realizado obligatoriamente por todos los participantes del proceso de selección. Norma n.° 82: La prueba de aceptabilidad se realizará durante el periodo comprendido desde la integración de Bases hasta un día antes de la presentación de propuestas. Norma n.° 83: Los participantes deberán solicitar, mediante escrito dirigido al responsable del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad, la intención de realizar dicha prueba, indicando la Certificadora contratada para ello. Norma n.° 84: El responsable del Programa de Vaso de Leche, en coordinación con los representantes de los Comités del Vaso de Leche, convocarán a los beneficiarios para su participación en la degustación de productos.
190
Norma n.° 85: La cantidad de beneficiarios que participarán de la degustación de productos se determinará de la siguiente manera: Participantes o postores menores o iguales a tres (3): Se seleccionarán un promedio de 25 beneficiarios. Participantes o postores mayores a tres (3): Se seleccionarán grupos integrados por 15 beneficiarios que evaluarán cada grupo tres (3) proveedores o participante distintos; por ejemplo, si existiese 6 participantes se necesitaría la cantidad de 30 beneficiarios, la metodología es la siguiente:
Participante 1
Participante 2
Participante 3
Primer grupo de 15 beneficiarios
Participante 4
Participante 5
Participante 6
Segundo grupo de 15 beneficiarios
Fuente: Elaboración propia.
Norma n.° 86: La municipalidad determinará la hora y la fecha en que se realizará la prueba de aceptabilidad. Norma n.° 87: El orden de realizar la prueba de aceptabilidad será definido mediante sorteo en el mismo acto. Norma n.° 88: La jefatura del PVL, los participantes o postores, así como los representantes de la organización no podrán intervenir en la selección de los beneficiarios degustantes por cada participante o postor, ni intervendrán en dicho acto. Norma n.° 89: Las certificadoras seleccionarán en forma aleatoria y al azar a los beneficiarios convocados, determinando el número de beneficiarios de acuerdo a lo descrito anteriormente, rangos de edad y sexo. Norma n.° 90: Antes de proceder a la prueba de aceptabilidad de los productos,
las
certificadoras
deberán
presentar
el
certificado
191
microbiológico a fin de garantizar la inocuidad del producto, así como para proteger la salud de los degustantes. Norma n.° 91: El producto será preparado por la certificadora acreditada en el lugar de realización del evento, la metodología empleada para la prueba estará a cargo de la certificadora, debiendo precisarse la preparación de cada insumo que será degustado. Norma n.° 92: Al final de cada evento se firmará un acta con los que estén presentes (Representante de la Certificadora, Representante de la Municipalidad y de la Organización) indicando los acontecimientos de dicha prueba. Norma n.° 93: La falta del acta determinará la invalidez de la prueba.
Caso n. ° 7: En la Municipalidad Provincial de Huancayo, se da la participación de la responsable del Programa del Vaso de Leche como especialista en el Comité Especial del proceso de selección para adquisición de los alimentos del PVL; sin embargo, no se establece la obligatoriedad de realizar capacitaciones en contrataciones públicas o gestión de logística de parte de la misma.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Programación: Del Fortalecimiento de Capacidades Técnicas. Norma n.° 101: La administración municipal deberá de promover el fortalecimiento de capacidades técnicas debidamente certificados en contrataciones públicas o en gestión
logística de la responsable de la
administración del PVL.
192
Norma n.° 102: Las capacitaciones de la responsable del PVL en contrataciones no podrá ser menor a 80 horas lectivas y deberá de estar contemplado en el POI del PVL.
Caso n. ° 8: En la salida de los alimentos del PVL del almacén para su posterior distribución a los beneficiarios, no se utiliza el instrumento de control de almacén denominado “Kardex”, constituyéndose un riesgo en el control interno, ya que debería de ser usado obligatoriamente muy a pesar de que no existiese control de costos y que su almacenamiento sea rápido, asimismo, es importante realizar la verificación de los niveles de salubridad y especificaciones técnicas mínimas requeridas de los alimentos entregados por los proveedores, por lo que, la municipalidad debería establecer la obligatoriedad de realizar la contra muestra de los alimentos recepcionados en almacén.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Almacenamiento: Norma n.° 6: Se deberá de realizar el control de almacén mediante la utilización obligatoria del Kardex, muy a pesar de que los alimentos tengan salida inmediata o rápida de almacén. Norma n.° 12: Se deberá de realizar la contra muestra de los productos entregados por los proveedores una vez al mes en forma aleatoria, a fin de validar el certificado de calidad entregado por el proveedor.
Caso n. ° 9: El peso deshidratado de la ración es inferior a lo establecido en la recomendación n.° 2 del Informe Macro 2011 de la CGR, el cual estable un peso
193
mínimo deshidratado de la ración de 48.7 gramos, diferenciando al peso que contiene la ración distribuida de 41.04 gramos.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Distribución: De los Valores Nutricionales Mínimos. Norma n.° 4: La ración deberá de contener como mínimo los valores nutricionales establecidos en la Resolución Ministerial n.° 711-2002SA/DM “Directiva de Valores Nutricionales Mínimos de la Ración del Programa del Vaso de Leche” (Normativo). Norma n.° 5: La ración deberá de tener el peso deshidratado mínimo de 48.7 gramos (Informe Macro 2011 CGR). Norma n.° 6: La ración deberá de ser fortificado con micronutrientes (vitaminas y minerales) (Informe Macro 2011 CGR).
Caso n. ° 10: La Municipalidad de Huancayo no cumple con la distribución preparada de la ración, las Organizaciones Sociales de Base no tienen interés de distribuir la ración preparada, aumentando de esta manera el riesgo del consumo intrafamiliar de la ración, puesto que no existe la certeza que el beneficiario consuma la ración.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la 194
fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Distribución: De la ración prepara o cruda. Norma n.° 12: En los casos en que se distribuye la ración cruda, el órgano encargado de la administración del PVL en coordinación con la gerencia municipal deberá de adoptar medidas para fortalecer, promover e incentivar el compromiso de los Comités de Vaso de Leche para distribuir una ración preparada, por lo que en este caso se deberá de (Informe Macro 2011 CGR - Propuesta): Elaborar un cronograma anual de preparación de la ración para los Comités de Vaso de Leche, a fin de incentivar la distribución preparada de la ración. El cronograma anual de preparación de la ración deberá de ser aprobado en sesión de la Asamblea General de presidentas. El cronograma será elaborado mediante sorteo el mismo día de sesión de la Asamblea General de presidentas y deberá de ser evidenciado en actas, teniendo como fecha límite la quincena del mes de diciembre. Se sortearán seis (6) Comités de Vaso de Leche en 8 meses y 7 en 4 meses, la elección de estos meses será de acuerdo al criterio de la Asamblea General de Presidentas. Los Comités de Vaso de Leche sorteados por mes, deberán de preparar la ración una sola vez al mes en diferentes días, a fin de que al terminar el año se haya realizado la preparación de la ración por lo menos una sola vez por Comité del PVL, por lo que se deberá se seguir la siguiente metodología:
195
Ejemplo de cronograma de preparación de la ración por Comités de Vaso de Leche. N.° Sector Comité del PVL Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic 1 I Comité Sorteado n.°1 5 2 III Comité Sorteado n.°2 9 3 III Comité Sorteado n.°3 13 4 IV Comité Sorteado n.°4 20 5 II Comité Sorteado n.°5 24 6 I Comité Sorteado n.°6 27 7 I Comité Sorteado n.°7 2 Los números comprendidos 8 II Comité Sorteado n.°8 9 en la columna de los meses 9 IV Comité Sorteado n.°9 14 enero y febrero 10 III Comité Sorteado n.°10 19 corresponderán a la fecha de 11 III Comité Sorteado n.°11 23 preparación de la ración. 12 IV Comité Sorteado n.°12 25 . . . . . . . . . . . . 76 I Comité Sorteado n.°76 20
Fuente: Elaboración propia.
También se deberá de realizar charlas de sensibilización a los Comités de Vaso de Leche para la preparación de la ración, el cual deberá de estar incluido en el POI.
Caso n. ° 11: La Municipalidad de Huancayo no elaborara el Plan de Distribución de Alimentos, aumentando el riesgo de que las raciones no lleguen a los verdaderos beneficiarios, sobre todo si existen intermediarios en la distribución.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Distribución: Del Plan de Distribución de Alimentos. Norma n.° 13: Se deberá de elaborar un Plan de Distribución de Alimentos antes de iniciarse la referida fase. 196
Norma n.° 14: El plan deberá de contener la siguiente estructura: Antecedentes. Objetivos. Metodología de distribución. Responsable de la distribución. Cronograma de reparto. Norma n.° 15: El cronograma de reparto será elaborado por sectores. Norma n.° 22: Terminada la distribución de la ración, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles las Promotoras deberán de realizar un informe de distribución, el cual contendrá la siguiente estructura: Antecedentes. Comentarios. Limitaciones. Conclusiones. Recomendaciones. Norma n.° 23: En los casos en que el proceso de selección se prolongue por meses, se deberá de establecer medidas rápidas y plazos cortos para la distribución de la ración del PVL a la población beneficiaria, elaborándose solo el cronograma de reparto por sectores y el informe de distribución.
Caso n. ° 12: El Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche no cuenta con un plan de supervisión ni realiza controles en cada una de las fases del PVL, constituyéndose un riesgo en el control interno, debido a que no existe un control previo, simultáneo y estricto en las distintas fases del PVL.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): 197
Normas de control Interno para la Fase de Supervisión y Evaluación: Norma n.° 9: El Comité de Administración deberá de realizar supervisiones en las siguientes fases del PVL, por lo que deberá de contar con un Plan de Supervisión debidamente aprobado por ellos:
Selección de Beneficiarios y empadronamiento.
Proceso de Selección para la adquisición de alimentos del PVL.
Distribución de la ración.
Almacenamiento de alimentos.
Producto de la supervisión el Comité de Administración deberá de emitir un informe que contendrá la siguiente estructura:
Antecedentes.
Comentarios.
Limitaciones.
Conclusiones.
Recomendaciones.
Caso n. ° 13: No se establece controles de calidad respecto a la información que va ser emitida a la CGR, sobre todo en la emisión del Informe Trimestral de la Ejecución Mensual del Programa del Vaso de Leche (formatos PVL y Ración).
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Supervisión y Evaluación: Norma n.° 10: Se deberá de establecer controles de calidad antes del envío de la información del Informe Trimestral de la Ejecución Mensual del Programa del Vaso de Leche a la Contraloría General de la República.
198
Norma n.° 11: El encargado de realizar el control de calidad deberá de ser la persona que tiene el rol de “operador” en el Sistema del Programa del Vaso de Leche de la CGR, el cual es muy independiente al rol “responsable” designado por la CGR al Alcalde, debido a que este Órgano Superior de Control designa dos usuarios.
Caso n. ° 14: La emisión de un solo informe de Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva en todo el año, no es beneficioso y ni óptimo pues no se tendría control estadístico de la evolución de estos indicadores.
Acciones y normas que se establecen según el diseño del Modelo de Control Interno propuesto (constituido por 194 normas de control interno, agrupadas en 29 normas de control interno para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas de control interno para la fase de programación, 12 normas de control interno para la fase de almacenamiento, 30 normas de control interno para la fase de distribución y 12 normas de control interno para la fase de supervisión y evaluación): Normas de control Interno para la Fase de Supervisión y Evaluación: Norma n.° 7: Se deberá de realizar la Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva por parte de las Promotoras en colaboración con la responsable de la administración del PVL y la representante del Ministerio de Salud, a fin de evaluar y establecer los siguientes indicadores (Informe Macro 2011 CGR): Prevalencia e incidencia de la desnutrición crónica en niños (as) menores de 5 años beneficiarios del programa. Porcentaje de niños (as) que iniciaron la lactancia materna dentro la primera hora de vida. Prevalencia de lactancia materna exclusiva en niños (as) menores de 6 meses de madres beneficiarias del programa. Prevalencia de lactancia materna en niños menores (as) de 2 años beneficiarios del programa. 199
Número de madres capacitadas en alimentación y nutrición infantil. Porcentajes de Comités de Vaso de Leche y/o Clubes de Madres supervisados. La información será plasmada en un informe, en donde se describirán los indicadores por cada sector y en forma genérica. Norma n.° 8: La Evaluación Nutricional y Prevalencia de la Lactancia Exclusiva deberá de ser realizada dos (2) veces al año.
200
4.13 RESULTADOS. Presentación, análisis e interpretación del cuestionario realizado: A continuación se presentan las preguntas formuladas a los colaboradores del órgano del Programa del Vaso de Leche, integrantes del Comité de Administración e integrantes del Comité Especial, asimismo al gerente de la Gerencia de Desarrollo Social de la Municipalidad Provincial de Huancayo, siendo un total de 15 encuestados: RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PROGRAMA ESTADÍSTICO SPSS – V. 21.
VARIABLE INDEPENDIENTE: Control Interno. 1. ¿Tiene conocimiento de la importancia del control interno como proceso? Tabla n.° 1: ¿Tiene conocimiento de la importancia del control interno como proceso? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 7 46,7 46,7 NO 4 26,7 73,3 TAL VEZ 1 6,7 80,0 NO SABE/ NO OPINA 3 20,0 100,0 15 100,0 Total
Gráfico n.° 1.1: ¿Tiene conocimiento de la importancia del control interno como proceso?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 46.67% de los encuestados opinan que si tienen conocimiento de la importancia de control interno como proceso, un 26.67% restante no lo tiene, el 20.00% no sabe/ no opina y el 6.67% tal vez. 201
2. ¿Tiene conocimiento de la aplicación de los componentes del control interno? Tabla n.° 2: ¿Tiene conocimiento de la aplicación de los componentes del control interno? Frecuencia SI NO TAL VEZ NO SABE/ NO OPINA Total
7 3 2 3 15
Porcentaje 46,7 20,0 13,3 20,0 100,0
Porcentaje acumulado 46,7 66,7 80,0 100,0
Gráfico n.° 2.1: ¿Tiene conocimiento de la aplicación de los componentes del control interno?
Interpretación Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 46.67% de los encuestados opinan que si tienen conocimiento de la aplicación de los componentes del de control interno, un 20.00% restante no lo tiene, el 20.00% no sabe/ no opina y el 13.33% tal vez. 3. ¿Tiene conocimiento de la aplicación del control interno previo y simultáneo? Tabla n.° 3: ¿Tiene conocimiento de la aplicación del control interno previo y simultáneo? Frecuencia SI NO TAL VEZ NO SABE/ NO OPINA Total
7 2 3 3 15
Porcentaje 46,7 13,3 20,0 20,0 100,0
Porcentaje acumulado 46,7 60,0 80,0 100,0
202
Gráfico n.° 1.3: ¿Tiene conocimiento de la aplicación del control interno previo y simultáneo?
Interpretación Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 46.67% de los encuestados opinan que si tienen conocimiento de la aplicación del control interno previo y simultáneo, un 13.33% restante no lo tiene, el 20.00% no sabe/ no opina y el 20.00% tal vez. 4. ¿Tiene conocimiento que el control interno ayuda al cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables? Tabla n.° 4: ¿Tiene conocimiento que el control interno ayuda al cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 8 53,3 53,3 NO 3 20,0 73,3 TAL VEZ 2 13,3 86,7 NO SABE/ NO OPINA 2 13,3 100,0 15 100,0 Total
Gráfico n.° 1.4: ¿Tiene conocimiento que el control interno ayuda al cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables?
203
Interpretación Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 53.33% de los encuestados opinan que si tienen conocimiento que el control interno ayuda al cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, un 20.00% restante no lo tiene, el 13.33% no sabe/ no opina y el 13.33% tal vez. 5. ¿Cree usted que el control interno ayuda a la ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones? Tabla n.° 5: ¿Cree usted que el control interno ayuda a la ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones? Frecuencia SI NO TAL VEZ NO SABE/ NO OPINA Total
9 3 1 2 15
Porcentaje 60,0 20,0 6,7 13,3 100,0
Porcentaje acumulado 60,0 80,0 86,7 100,0
Gráfico n.° 1.5: ¿Cree usted que el control interno ayuda a la ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 60.00% de los encuestados opinan que si tienen conocimiento que el control interno ayuda a la ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones, un 20.00% restante no lo tiene, el 13.33% no sabe/ no opina y el 6.67% tal vez.
204
6. ¿Cree usted que el control interno ayuda al cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad? Tabla n.° 6: ¿Cree usted que el control interno ayuda al cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 9 60,0 60,0 NO 4 26,7 86,7 TAL VEZ 2 13,3 100,0 15 100,0 Total
Gráfico n.° 1.6: ¿Cree usted que el control interno ayuda al cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 60.00% de los encuestados afirman que el control interno ayuda al cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad, un 26.67% restante no, el 13.33% tal vez. 7. ¿Usted cree que el control interno ayuda a salvaguardar los recursos de evitar pérdidas, mal uso y daño? Tabla n.° 7: ¿Usted cree que el control interno ayuda a salvaguardar los recursos de evitar pérdidas, mal uso y daño? Frecuencia SI NO TAL VEZ NO SABE/ NO OPINA Total
8 3 2 2 15
Porcentaje 53,3 20,0 13,3 13,3 100,0
Porcentaje acumulado 53,3 73,3 86,7 100,0
205
Gráfico n.° 1.7: ¿Usted cree que el control interno ayuda a salvaguardar los recursos de evitar pérdidas, mal uso y daño?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 53.33% de los encuestados afirman que el control interno ayuda a salvaguardar los recursos a fin de evitar pérdidas, mal uso y daño, un 20.00% restante no, el 13.33% no sabe/ no opina y el 13.33% tal vez. 8. ¿Usted cree que las normas de control interno conducen al eficiente funcionamiento de toda gestión? Tabla n.° 8: ¿Usted cree que las normas de control interno conducen al eficiente funcionamiento de toda gestión? Frecuencia SI NO TAL VEZ NO SABE/NO OPINA Total
10 3 1 1 15
Porcentaje 66,7 20,0 6,7 6,7 100,0
Porcentaje acumulado 66,7 86,7 93,3 100,0
Gráfico n.° 1.8: ¿Usted cree que las normas de control interno conducen al eficiente funcionamiento de toda gestión?
206
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 66.67% de los encuestados afirman que las normas de control interno conducen al eficiente funcionamiento de toda gestión, un 20.00% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 6.67% tal vez. VARIABLE DEPENDIENTE: Gestión del Programa del Vaso de Leche. 9. ¿Cree usted que la evaluación a los potenciales beneficiarios mediante el Sistema de Focalización de Hogares ayudó a seleccionar a beneficiarios vulnerables en condición de pobreza y pobreza extrema? Tabla n.° 9: ¿Cree usted que la evaluación a los potenciales beneficiarios mediante el Sistema de Focalización de Hogares ayudó a seleccionar a beneficiarios vulnerables en condición de pobreza y pobreza extrema? Frecuencia SI NO TAL VEZ NO SABE/ NO OPINA Total
8 2 3 2 15
Porcentaje 53,3 13,3 20,0 13,3 100,0
Porcentaje acumulado 53,3 66,7 86,7 100,0
Gráfico n.° 1.9: ¿Cree usted que la evaluación a los potenciales beneficiarios mediante el Sistema de Focalización de Hogares ayudó a seleccionar a beneficiarios vulnerables en condición de pobreza y pobreza extrema?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 53.33% de los encuestados afirman que la evaluación a los potenciales beneficiarios mediante el Sistema de Focalización de Hogares ayudó a seleccionar a beneficiarios vulnerables en condición de pobreza y pobreza extrema, un 13.33% restante no, el 13.33% no sabe/ no opina y el 20.00% tal vez. 207
10. ¿Cree usted que el registro en una base de datos de los beneficiarios y potenciales beneficiarios ayudó a que los padrones del PVL se encuentran actualizados? Tabla n.° 10: ¿Cree usted que el registro en una base de datos de los beneficiarios y potenciales beneficiarios ayudó a que los padrones del PVL se encuentran actualizados? Frecuencia SI NO TAL VEZ NO SABE/ NO OPINA Total
9 2 3 1 15
Porcentaje 60,0 13,3 20,0 6,7 100,0
Porcentaje acumulado 60,0 73,3 93,3 100,0
Gráfico n.° 1.10: ¿Cree usted que el registro en una base de datos de los beneficiarios y potenciales beneficiarios ayudó a que los padrones del PVL se encuentran actualizados?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 60.00% de los encuestados afirman que el registro en una base de datos de los beneficiarios y potenciales beneficiarios ayudó a que los padrones del PVL se encuentran actualizados, un 13.33% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 20.00% tal vez. 11. ¿Cree usted que la aplicación de plazos límites para la conformación del Comité de Administración del PVL ayudó a su reconocimiento y aprobación oportuna? Tabla n.° 11: ¿Cree usted que la aplicación de plazos límites para la conformación del Comité de Administración del PVL ayudó a su reconocimiento y aprobación oportuna? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 10 66,7 66,7 NO 3 20,0 86,7 TAL VEZ 1 6,7 93,3 NO SABE/ NO OPINA 1 6,7 100,0 15 100,0 Total
208
Gráfico n.° 1.11: ¿Cree usted que la aplicación de plazos límites para la conformación del Comité de Administración del PVL ayudó a su reconocimiento y aprobación oportuna?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 66.67% de los encuestados afirman que la aplicación de plazos límites para la conformación del Comité de Administración del PVL ayudó a su reconocimiento y aprobación oportuna, un 20.00% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 6.67.00% tal vez. 12. ¿Cree usted que la actualización y emisión de normas internas mejoraron la gestión del PVL? Tabla n.° 12: ¿Cree usted que la actualización y emisión de normas internas mejoraron la gestión del PVL? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 8 53,3 53,3 NO 4 26,7 80,0 TAL VEZ 2 13,3 93,3 NO SABE/ NO OPINA 1 6,7 100,0 15 100,0 Total Gráfico n.° 1.12: ¿Cree usted que la actualización y emisión de normas internas mejoraron la gestión del PVL?
209
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 53.33% de los encuestados afirman que la actualización y emisión de normas internas mejoraron la gestión del PVL, un 26.67% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 13.33% tal vez. 13. ¿Cree usted que la elección de la ración de mayor valor nutricional se debe a la participación activa del representante del Ministerio de Salud? Tabla n.° 13: ¿Cree usted que la elección de la ración de mayor valor nutricional se debe a la participación activa del representante del Ministerio de Salud? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 8 53,3 53,3 NO 3 20,0 73,3 TAL VEZ 3 20,0 93,3 NO SABE/ NO OPINA 1 6,7 100,0 15 100,0 Total
Gráfico n.° 1.13: ¿Cree usted que la actualización y emisión de normas internas mejoraron la gestión del PVL?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 53.33% de los encuestados afirman que la elección de la ración de mayor valor nutricional se debe a la participación activa del representante del Ministerio de Salud, un 20.00% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 20.000% tal vez.
210
14. ¿Cree usted que la aplicación de los plazos límites y el cronograma propuesto para el proceso de selección ayudó a mejorar el proceso de contratación? Tabla n.° 14: ¿Cree usted que la aplicación de los plazos límites y el cronograma propuesto para el proceso de selección ayudó a mejorar el proceso de contratación? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 8 53,3 53,3 NO 4 26,7 80,0 TAL VEZ 3 20,0 100,0 15 100,0 Total
Gráfico n.° 1.14: ¿Cree usted que la aplicación de los plazos límites y el cronograma propuesto para el proceso de selección ayudó a mejorar el proceso de contratación?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 53.33% de los encuestados afirman que la aplicación de los plazos límites y el cronograma propuesto para el proceso de selección ayudó a mejorar el proceso de contratación, un 26.67% restante no y el 20.00% tal vez. 15. ¿Cree usted que el fortalecimiento de capacidades técnicas de los administradores del PVL contribuyó al fortalecimiento del control previo y simultáneo? Tabla n.° 15: ¿Cree usted que el fortalecimiento de capacidades técnicas de los administradores del PVL contribuyó al fortalecimiento del control previo y simultáneo? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 8 53,3 53,3 NO 3 20,0 73,3 TAL VEZ 3 20,0 93,3 NO SABE/ NO OPINA 1 6,7 100,0 15 100,0 Total
211
Gráfico n.° 1.15: ¿Cree usted que el fortalecimiento de capacidades técnicas de los administradores del PVL contribuyó al fortalecimiento del control previo y simultáneo?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 53.33% de los encuestados afirman que el fortalecimiento de capacidades técnicas de los administradores del PVL contribuyó al fortalecimiento del control previo y simultáneo, un 20.00% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 20.00% tal vez. 16. ¿Cree usted que la aplicación de controles internos diseñado en almacén ayudaron a mejorar el control del mismo? Tabla n.° 16: ¿Cree usted que la aplicación de controles internos diseñado en almacén ayudaron a mejorar el control del mismo? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 9 60,0 60,0 NO 4 26,7 86,7 TAL VEZ 1 6,7 93,3 NO SABE/ NO OPINA 1 6,7 100,0 15 100,0 Total
Gráfico n.° 1.16: ¿Cree usted que la aplicación de controles internos diseñado en almacén ayudaron a mejorar el control del mismo?
212
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 60.00% de los encuestados afirman que la aplicación de controles internos diseñado en almacén ayudaron a mejorar el control del mismo, un 26.67% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 6.67% tal vez. 17. ¿Cree usted que el tipo de ración distribuida y su composición cuenta con los Valores Nutricionales Mínimos establecidos por la directiva? Tabla n.° 17: ¿Cree usted que el tipo de ración distribuida y su composición cuenta con los Valores Nutricionales Mínimos establecidos por la directiva? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 8 53,3 53,3 NO 4 26,7 80,0 TAL VEZ 1 6,7 86,7 NO SABE/ NO OPINA 2 13,3 100,0 15 100,0 Total
Gráfico n.° 1.17: ¿Cree usted que el tipo de ración distribuida y su composición cuenta con los Valores Nutricionales Mínimos establecidos por la directiva?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 53.33% de los encuestados afirman que el tipo de ración distribuida y su composición cuenta con los Valores Nutricionales Mínimos establecidos por la directiva, un 26.67% restante no lo tiene, el 13.33% no sabe/ no opina y el 6.67% tal vez.
18. ¿Cree usted que la gestión del Programa del Vaso de Leche permite que la distribución de la ración a los beneficiarios sea oportuna? 213
Tabla n.° 18: ¿Cree usted que la gestión del Programa del Vaso de Leche permite que la distribución de la ración a los beneficiarios sea oportuna? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 8 53,3 53,3 NO 4 26,7 80,0 TAL VEZ 2 13,3 93,3 NO SABE/ NO OPINA 1 6,7 100,0 15 100,0 Total
Gráfico n.° 1.18: ¿Cree usted que la gestión del Programa del Vaso de Leche permite que la distribución de la ración a los beneficiarios sea oportuna?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 53.33% de los encuestados afirman que la gestión del Programa del Vaso de Leche permite que la distribución de la ración a los beneficiarios sea oportuna, un 26.67% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 13.33.00% tal vez. 19. ¿Cree usted que la supervisión domiciliaria que realizan las promotoras de los cuatro sectores en coordinación con la responsable del PVL contribuyó a la disminución de la dilución intrafamiliar de la ración? Tabla n.° 19: ¿Cree usted que la supervisión domiciliaria que realizan las promotoras de los cuatro sectores en coordinación con la responsable del PVL contribuyó a la disminución de la dilución intrafamiliar de la ración? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 7 46,7 46,7 NO 3 20,0 66,7 TAL VEZ 4 26,7 93,3 NO SABE/ NO OPINA 1 6,7 100,0 15 100,0 Total
214
Gráfico n.° 1.19: ¿Cree usted que la supervisión domiciliaria que realizan las promotoras de los cuatro sectores en coordinación con la responsable del PVL contribuyó a la disminución de la dilución intrafamiliar de la ración?
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 46.67% de los encuestados afirman que la supervisión domiciliaria que realizan las promotoras de los cuatro sectores en coordinación con la responsable del PVL contribuyó a la disminución de la dilución intrafamiliar de la ración, un 20.00% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 26.67.00% tal vez. 20. ¿Cree usted las acciones o actividades de control que realizan los Órganos del Sistema Nacional de Control ayudó a mejorar la gestión del PVL? Tabla n.° 20: ¿Cree usted las acciones o actividades de control que realizan los Órganos del Sistema Nacional de Control ayudó a mejorar la gestión del PVL? Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado SI 9 60,0 60,0 NO 3 20,0 80,0 TAL VEZ 2 13,3 93,3 NO SABE/ NO OPINA 1 6,7 100,0 15 100,0 Total
Gráfico n.° 1.20: ¿Cree usted las acciones o actividades de control que realizan los Órganos del Sistema Nacional de Control ayudó a mejorar la gestión del PVL?
215
Interpretación. Según los datos obtenidos de la encuesta nos demuestran que el 60.00% de los encuestados afirman que las acciones o actividades de control que realizan los Órganos del Sistema Nacional de Control ayudó a mejorar la gestión del PVL, un 20.00% restante no, el 6.67% no sabe/ no opina y el 13.33% tal vez.
.
216
CONCLUSIONES. 1. El Modelo de Control Interno diseñado mejora la gestión del Programa del Vaso de Leche
de
la
Municipalidad
Provincial de
Huancayo
y
contribuye
en
la
implementación de control interno a nivel de procesos que requieren especial atención en la gestión municipal, el Modelo de Control Interno aplicado es evaluado y retroalimentado mediante la aplicación del cuestionario de control interno a fin de poder ser revelados las debilidades en la gestión y aplicar las medidas correctivas mediante las normas diseñadas.
2. El diagnóstico de la situación actual realizado para diseñar el Modelo de Control Interno, ayudó a tener una visión amplia y completa de la realidad de la gestión del Programa del Vaso de Leche dentro de la Municipalidad Provincia de Huancayo, el mismo que se encontraba con riesgos y deficiencias en la gestión, con la aplicación metodológica diseñada, la situación actual de la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ve mejorada debido a la implementación del Modelo de Control Interno diseñado, es importante mencionar que la optimización de la gestión es progresiva; sin embargo la propuesta constituye una fortaleza. 3. Se han diseñado 194 Normas de Control Interno del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, agrupadas en 29 normas para la fase de selección de beneficiarios, 111 normas para la fase de programación, 12 normas para la fase de almacenamiento, 30 normas para la fase de distribución y 12 normas para la fase de supervisión y evaluación, las Normas del Modelo de Control Interno diseñado, constituyen una guía para el desarrollo de la gestión del Programa, detallando los procedimientos, criterios y plazos que se deben de tomar en cuenta de forma estricta y obligatoria por cada fase del Programa, estructura y organiza de manera adecuada y ordenada la gestión del Programa del Vaso de Leche, ya que la normativa existente del Programa no permite regular completamente la gestión integral; por lo que en la actualidad existen vacíos legales que hacen actuar a los responsables bajo criterios propios, haciendo de esta manera que no se cumplan los objetivos del programa. 217
4. Se ha realizado la aplicación del Modelo de Control Interno al Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, a fin de validar su aplicación y su utilidad en la gestión del PVL, mediante la aplicación de las normas diseñadas a los casos encontrados como resultado del diagnóstico de la situación y análisis FODA, asimismo se ha realizado una encuesta con la finalidad de confirmar nuestra hipótesis, cuyos resultados son positivos, por lo que se concluye que nuestro diseño del Modelo de Control Interno mejora la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo y que su aplicación es necesaria.
218
RECOMENDACIONES 1. Se recomienda realizar la aplicación del cuestionario del control interno como mínimo cada trimestre, a fin de que nos permita evaluar la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo y aplicar las medidas correctivas pertinente en concordancia a las normas de control interno diseñas en el trabajo de investigación; asimismo, que el Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huancayo realice el constante monitoreo en el desarrollo de la implementación del Modelo de Control Interno diseñado.
2. El diseño podría ser utilizado en otras municipalidades provinciales o distritales, sobre todo aquellas que tienen semejante transferencia económica del Ministerio de Economía y Finanzas por concepto de Vaso de Leche, también puede ser utilizado como prototipo para el diseño de otros modelos de control interno municipales del Programa del Vaso de Leche, asimismo se recomienda el debido ajuste de las normas a su realidad de gestión.
3. Se recomienda la emisión de directivas o normas internas en las municipalidades provinciales o distritales para la gestión del Programa del Vaso de Leche, que regularicen detalladamente las fases y procesos que se realizan en el Programa, sobre todo aquellas que contribuyan al cumplimiento del objetivo del mismo. 4. Se recomienda la aprobación del uso del Modelo de Control Interno diseñado en la Municipalidad Provincial de Huancayo, para su implementación estricta y obligatoria en la gestión del Programa del Vaso de Leche, debido a que su aplicación disminuye riesgos de control interno encontrados en su gestión.
219
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Revista Actualidad Gubernamental. Febrero (2014). Principios, objetivos, componentes y normas del Sistema de Control Interno.
Revista Actualidad Gubernamental Marzo (2014). Componente: Ambiente de Control.
220
Revista Actualidad Gubernamental Abril (2014). Componente: Evaluación de Riesgos I.
Revista Actualidad Gubernamental Mayo (2014). Componente: Evaluación de Riesgos II.
Álvarez Pedroza, Alejandro y Álvarez Medina, Orlando (2014). Presupuesto Público Comentado. 1ra edición. Editores Pacífico. Lima.
Manual de Orientaciones básicas para el Fortalecimiento del Control Interno en Gobiernos Locales – Contraloría General de la República y Cooperación Alemana de Desarrollo (Programa de Gobernabilidad e Inclusión de la Deutsche).
Informe n.° 724-2011-CG/PSC-IM “Informe Macro sobre la Gestión del Programa del Vaso de Leche” periodo 1 de enero al 31 de diciembre de 2010– Contraloría General de la República.
Informe n.° 080-2013-CG/PSC-IM “Informe Macro sobre la Gestión del Programa del Vaso de Leche” periodo 1 de enero al 31 de diciembre de 2011 – Contraloría General de la República.
Ley n. °24059, Ley de Creación de Programa Vaso de Leche promulgada el del 4 de enero de 1985.
Ley n. ° 27470. Ley que Establece las Normas Complementarias para la Ejecución del Programa Vaso de Leche y su modificatoria, promulgada el 1 de junio de 2001.
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Organismo Superior de las Contrataciones del Estado. (www.osce.gop.pe)
Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado. (www.seace.gop.pe)
221
ANEXOS
222
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTROL DEL PERÚ FACULTAD DE CONTABILIDAD
I.INTRODUCCIÓN: El objetivo del presente trabajo de investigación es diseñar un Modelo de Control Interno para mejorar la gestión del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Huancayo, en este sentido se pide su valiosa colaboración de contestar lo más objetivamente posible cada una de las preguntas, marcando con una "X", o complementando las interrogantes. Agradecemos anticipadamente su colaboración y garantizamos la confidencialidad de los datos. II.CUESTIONARIO: 1. Variable Independiente: 1.- ¿Tiene conocimiento de la importancia del control interno como proceso? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
2.- ¿Tiene conocimiento de la aplicación de los componentes del control interno? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
3.- ¿Tiene conocimiento de la aplicación del control interno previo y simultáneo? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
4.- ¿Tiene conocimiento que el control interno ayuda al cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
5.- ¿Cree usted que el control interno ayuda a la ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
6.- ¿Cree usted que el control interno ayuda al cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
7.- ¿Usted cree que el control interno ayuda a salvaguardar los recursos de evitar pérdidas, mal uso y daño? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
8.- ¿Usted cree que las normas de control interno conducen al eficiente funcionamiento de toda gestión? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
223
2. Variable Dependiente: 9.-¿Cree usted que la evaluación a los potenciales beneficiarios mediante el Sistema de Focalización de Hogares ayudó a seleccionar a beneficiarios vulnerables en condición de pobreza y pobreza extrema? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
10.-¿Cree usted que el registro en una base de datos de los beneficiarios y potenciales beneficiarios ayudó a que los padrones del PVL se encuentran actualizados? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
11.- ¿Cree usted que la aplicación de plazos límites para la conformación del Comité de Administración del PVL ayudó a su reconocimiento y aprobación oportuna? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
12.- ¿Cree usted que la actualización y emisión de normas internas mejoraron la gestión del PVL? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
13. -¿Cree usted que la elección de la ración de mayor valor nutricional se debe a la participación activa del representante del Ministerio de Salud? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
14.- ¿Cree usted que la aplicación de los plazos límites y el cronograma propuesto para el proceso de selección ayudó a mejorar el proceso de contratación? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
15.- ¿Cree usted que el fortalecimiento de capacidades técnicas de los administradores del PVL contribuyó al fortalecimiento del control previo y simultáneo? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
16.- ¿Cree usted que la aplicación de controles internos diseñado en almacén ayudaron a mejorar el control del mismo? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
17.- ¿Cree usted que el tipo de ración distribuida y su composición cuenta con los Valores Nutricionales Mínimos establecidos por la directiva? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
224
18.- ¿Cree usted que la gestión del Programa del Vaso de Leche permite que la distribución de la ración a los beneficiarios sea oportuna? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
19.- ¿Cree usted que la supervisión domiciliaria que realizan las promotoras de los cuatro sectores en coordinación con la responsable del PVL contribuyó a la disminución de la dilución intrafamiliar de la ración? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
20.- ¿Cree usted las acciones o actividades de control que realizan los Órganos del Sistema Nacional de Control ayudó a mejorar la gestión del PVL? Si
No
Tal vez
No sabe, no opina
DATOS DE CONTROL: Encuestador
:
Supervisor
:
Fecha
:
225
MATRIZ DE CONSISTENCIA “DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO Y SU INFLUENCIA EN LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA VASO DE LECHE EN LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO”. PROBLEMA Problema General:
OBJETIVO Objetivo General:
HIPÓTESIS Hipótesis General
VARIABLE METODOLOGÍA Variable 1: Tipo: Aplicada. Control Interno Nivel: Descriptivo Explicativo. ¿Cuál es el Modelo de Control Diseñar un Modelo de Control El Modelo de Control Interno Dimensiones: Interno que mejora la gestión del Interno para mejorar la gestión diseñado mejora la gestión X Y - Normas de Control Interno Programa del Vaso de Leche de la del Programa del Vaso de del Programa del Vaso de gubernamentales. Dónde: Municipalidad Provincial de Leche de la Municipalidad Leche de la Municipalidad X= Control Interno Huancayo? Provincial de Huancayo. Provincial de Huancayo. Variable 2: Y=Gestión del Programa del Vaso de Leche Problemas Específicos: Objetivos Específicos: Hipótesis Específicas: Gestión del Programa del Población y Muestra: Vaso de Leche. Diagnosticar la situación Existe mejora en la situación ¿Cuál es la situación actual de la Dimensiones: Población: Órgano del Programa del Vaso actual de la gestión del actual de la gestión del gestión del Programa del Vaso de - Selección de Beneficiarios. de Leche de la MP Huancayo. Programa del Vaso de Leche Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial Muestra: Órgano del Programa del Vaso de de la Municipalidad Provincial Leche de la Municipalidad - Programación. de Huancayo? - Distribución. Leche de la MP Huancayo. de Huancayo. Provincial de Huancayo. - Supervisión y evaluación. Muestreo: No probabilístico. ¿Cuáles son las Normas del Normar un Modelo de Control Técnicas e instrumentos: La implementación de las Modelo de Control Interno del Interno del Programa del Vaso -Entrevista no estructurada. normas del Modelo de Programa del Vaso de Leche que de Leche para su -Cuestionario de encuesta. Control Interno del Programa deberían de ser implementadas en implementación en la Técnicas de procesamiento de datos: del Vaso de Leche ayudan a la Municipalidad Provincial de Municipalidad Provincial de -Ubicación. mejorar las fases. Huancayo? Huancayo. -Selección. Sí es necesario un Modelo -Clasificación. ¿Es necesario un Modelo de Validar el Modelo de Control de Control Interno para -Ordenamiento. Control Interno para mejorar la Interno diseñado aplicándolo al mejorar la gestión del -Presentación. gestión del Programa del Vaso de Programa del Vaso de Leche Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de la Municipalidad Provincial Leche de la Municipalidad de Huancayo? de Huancayo. Provincial de Huancayo.
226
