FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN RESUMEN: DOCENTE: POZO CURO ALEXANDER CURSO: CONTABILIDAD DE SOCIEDADES TEMA: Diseño de un sistema de control interno para el área de almacén de la empresa distribuidora Jocorca Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada CICLO: “IV”
GRUPO: “A”
INTEGRANTES:
MENDOZA RAMÍREZ, Junior
QUISPE MEDINA, Rosalía
MORENO QUICAÑO, Betsa
CHÁVEZ CASTRO, Anderson Josué
SOTO RAMÍREZ, Remisa
VELARDE RUPAY, Flor Lizbeth
POZO HUACHACA, Thaili
AYACUCHO – PERÚ PERÚ 2017
Ante todo agradecemos a Dios, por darnos la vida, y darnos la oportunidad de estudiar la carrera que nos apasiona, agradecidos por la fortaleza que nos da para continuar El presente trabajo está dedicado a nuestros padres, quienes son los principales motivos por los que seguimos este camino universitario.
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Y EL ANÁLISIS DEL GRUPO.
En el presente trabajo se analizara el Diseño de un sistema de control interno para el área de almacén de la empresa distribuidora Jocorca Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada, ya que es de suma importancia contar con este tipo de control interno, si bien es cierto sin este control las empresas tienen un existencia peligrosa, porque puede fracasar o dejar de existe dentro del mercado. Es por eso que hemos visto por conveniente enumerar algunos de los objetivos de este tipo de control, los cuales son:
1. Prevenir o evitar fraudes 2. Descubrir robos y malversaciones 3. Obtener información confiable y oportuna 4. Localizar y corregir errores 5. Proteger y salvaguardar sus activos 6. Promover la eficiencia del personal 7. Detectar y controlar mermas. Por otra parte nuestra análisis tiene como objetivo, es demostrar que este tipo de control es de gran importancia para toda clase de empresa o sociedad, (S.A.C; S.A.A; S.R.L, etc.), ya que sin ello las empresas no podrá desarrollarse de manera exitosa, entonces se puede deducir que este control es obligatorio y de modo será eficiente en el desarrollo de sus actividades diarias, mensuales y anuales. 3
EMPRESA DISTRIBUIDORA JOCORCA S.R.L Es una distribuidora que pertenece a una sociedad de responsabilidad limitada, que fue constituida el 02 de noviembre del 2004, con número de partida 11025404, bajo la gerencia general del empresario su llanero, el Sr José Casimiro castillo, es una empresa familiar, de cuyas acciones también son propietarios sus hijos, José Gustavo Ortiz castillo y marlín David Ortiz castillo, el nombre de la empresa lleva las iniciales del señor José Casimiro Ortiz castillo, es un empresa dedicada a la venta de abarrotes; orientada a la atención eficiente y eficaz de sus clientes, ofreciendo los mejores precios en los diversos productos de abarrotes del sector mayorista de la ciudad de Sullana. Aspira a ser el principal proveedor de los diferentes puntos de venta de la ciudad, llegar a servir a toda la cadena de distribución en el rubro de abarrotes y lograr la satisfacción de sus clientes en cuanto a calidad, precio y atención. La misma que no cuenta con un sistema de control interno y viene realizando sus actividades de manera empírica.
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RESUMEN: En primer lugar, este trabajo se analizara sobre un caso de la empresa distribuidora Jocorca una sociedad de responsabilidad limitada, con respecto al uso de diseño de un sistema de control interno para el área del almacén de una empresa, por ello haremos comparaciones de una empresa que aplica este sistema de control y una empresa que no lo aplica así como también veremos un caso de una empresa lo cual será analizado por qué razón no usa este sistema. Por otro lado la importancia de este sistema de control es esencial para todas las organizaciones ya que con el constante crecimiento de la organizaciones en magnitud, diversidad de operaciones, y recursos humanos ha ido dificultando a los dirigentes la facilidad para ejercer control o vigilancia de la operaciones, en tal sentido, RODRÍGUEZ afirma que es necesario contar con un sistema de control interno mejor preparado, que permita incrementar la eficacia y eficiencia en la forma de operar para poder obtener mayor productividad. Esta empresa ha venido llevando el control pero no de la forma correcta, lo que produce que los saldos obtenidos no sean los idóneos en relación con los ingresos y salidas de mercadería que realizan mensual o diariamente la empresa. Los problemas que se están suscitando en esta empresa nos muestran la realidad de la empresa DISTRIBUIDORA JOCORCA S.R.L y nos incitan a diseñar un sistema de control interno para lograr estructurar y optimizar los recursos, así mismo lograr que la empresa obtenga beneficios que le ayuden a crecer de manera correcta ante la competencia y brindar a sus clientes un mejor producto y una calidad de atención elevada pues al momento de ir el cliente a realizar sus compras
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se sabrá exactamente si hay el stock suficiente para el producto solicitado y esto sin duda mejorara completamente la solidez y estabilidad de la empresa.
Solución, para la mejora del desarrollo de las actividades que llevara en adelante la empresa DISTRIBUIDORA JOCORCA S.R.L ¿Cuál sería el diseño de un sistema de control interno para el área de almacén de la empresa DISTRIBUIDORA JOCORCA S.R.L? Diseñar un sistema de control interno para el área de almacén de la empresa DISTRIBUIDORA JOCORCA S.R.L. a) Elaborar un manual de organización y funciones (MOF), que estandarice las actividades a realizar dentro del área de almacén, y proponer el perfil de las personas que laboren en dicha área b) Crear un manual de procedimientos administrativo que regule las acciones a realizar dentro del área de almacén, mediante flujogramas establecidos c) Diseñar los formatos a utilizar en los procesos administrativos que se realizaran dentro del área de almacén y que estos custodien el correcto movimiento de los inventarios d) Finalmente, el resumen se justifica por reconocer que el área del almacén y los inventarios son parte determinante del crecimiento económico de la empresa. Cabe señalar que hoy en día las empresas deberían priorizar y controlar de manera eficiente y científica esta área de almacén, puesto que a partir de allí se verá reflejado el crecimiento y solidez de su empresa.
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Resumen del grupo Por ello hemos visto por conveniente citar los diversos autores que han expresado su visión respecto a lo que representa y significa el sistema de control interno para el área del almacén. A continuación se dan a conocer algunas de estas definiciones. F átima Geraldine, N, (2015). En su tesis Diseño de un sistema de control interno para el área de almacén de la empresa distribuidora Jocorca sociedad comercial S.R.L, provincia de Sullana. Sustenta sus tesis con las definiciones y valoraciones de diversos autores que sustentan de la siguiente forma.
Para (…) Estupiñan Gaitán (2010), El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración (…)
De igual forma Alarcón, M. (2011). En su tesis Evaluación del control interno en la empresa La Costeñita S.A.C en la detección de deficiencias y d eterminación de medidas correctivas. Concluye: (…) Que las deficiencias corresponden a las áreas de almacén, caja y bancos, logística,
contabilidad, ventas y liquidaciones; planteándose la política de protección de los activos, redactar en forma clara y precisa las políticas y procedimientos, la construcción de un techo que proteja la materia prima, la asignación de funciones y responsabilidades, la implementación un sistema de costos y una reestructuración del organigrama.
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Apreciación del grupo con respecto a la conclusión del autor Alarcón Es cierto la afirmación de este autor que sustenta sobre la construcción de un techo que proteja la materia prima, ya que esto nos permite a que las empresas tengan un control de sus mercaderías que salen y entran (input y output) y definir los que están en stock.
Así mismo Grosso, T. y Torr es, X. (2013). En su tesis Evaluación del control interno de existencias basado en la metodología COSO II para determinar la razonabilidad de los Estados Financieros en la Empresa Corporación ABC S.A.C. Año 2010 – 2011. Sustenta sobre la finalidad de este sistema. (…) La finalidad de controlar los inventarios es para prevenir fraudes, descubrir robos, localizar
errores, proteger y salvaguardar los bienes de la empresa detectar problemas como tener un exceso de mercadería, verificar si se registran las mermas y desmedros correctamente de tal manera que se ayude a tomar medidas correctivas para reducir los riesgos como la inadecuada seguridad física de las existencias o el tratamiento que se les dé a los montos significativos de las existencias obsoletas o de lento movimiento y si el registro de los mismos son confiables.
F inalmente Zarpan, D. (2013). En su tesis Evaluación del sistema control interno del área de abastecimiento para detectar riesgo operativos en la Municipalidad Distrital de Pomalca 2012. Concluye: (…) que en la evaluación del sistema de control interno del área de abastecimiento en la
Municipalidad Distrital de Pomalca, se identificaron cinco riesgos potenciales originados como consecuencia de las deficiencias detectadas en el área. Los riesgos detectados en el área se detallan a continuación: robo sistemático de bienes almacenados; presentar información no confiable de las existencias; y el deficiente desempeño del recurso humano. 8
Apreciación del grupo con respecto a la conclusión del autor Zarpan, D. (2013) Entonces se puede deducir que el mal uso o no aplicar el sistema de control interno nos genera graves problemas, ya que debemos actualizarnos no solamente para tener ganancias si no para poder poner frente a la competencia del mercado, es así que podremos sobrevivir como empresa en este mundo muy globalizado.
F inalmente, Yarasca y Álvarez (2006) y bravo (2000) concuerdan que el control interno comprende tanto el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adecua en una empresa para la obtención de información financiera correcta y segura, la protección de sus activos y la promoción de eficiencia operativa. Concluyendo con las definiciones de estos autores que hacen llegar sus puntos de vista y sus definiciones con respecto al tema, es necesario tener en cuenta que este sistema de control interno es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan los miembros de una institución con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una actividad pública,
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ANÁ LI SI S DE SDE L A PE RSPE CTI VA D E L GRUPO LOS ADMI NI STRADORE S
(…) Según el análisis del tesis y de otros autores que mencionan sobre el control interno para el área del almacén de la empresa distribuidora Jocorca S.R.L; así mismo otras empresas de compra y venta de abarrotes no cuenta con un sistema de control interno en sus respectivos almacenes de las diversas empresas, que por ello tienen deficiencias para ver la verdadera cantidad de los inventarios, que son más propensos a las pérdidas de mercaderías en los almacenes… …Según la Universidad San Martin de Porres (USMP). El control interno es un factor clave para
lograr un adecuado manejo corporativo del negocio, pues proporciona la seguridad respecto al logro de los objetivos y metas trazadas dentro del marco de la eficiencia, eficacia y economía; éstos se constituyen como los tres pilares que sostienen y resguardan los recursos y bienes de la empresa. Como ya se ha reconocido la complejidad y evolución de los negocios, actualmente, requiere que el control interno sea cada vez más agudo; pues las empresas se ven presionadas a lograr mejores resultados con menos recursos. La optimización de los recursos requiere del empleo adecuado del tiempo, personal, dinero y activos; y es reconocido como el principal objetivo de las empresas modernas. …Según Cornejo Chávez (2013) Específicamente se tuvo que conocer el estado de gestión del
área por medio de la revisión documentaria y la observación, además esquematizar los procesos de controles internos a través de la bibliografía especializada, también diseñar un sistema de control interno mediante la observación directa, aplicar el diseño para obtener y analizar los resultados por medio de los formatos establecidos y evaluar los resultados obtenidos. Efectuado el trabajo se concluyó que la empresa objeto de estudio adolecía de controles internos eficaces, en 10
relación a la gestión de donaciones controladas por el área de almacén, finalizando con las recomendaciones que deben ser aplicadas para contribuir a lograr controles internos eficientes, determinándose la validez del estudio. La empresa Distribuidora Jocorca S.R.L fue establecida el 02 de noviembre del 2004, siendo el Gerente General y dueño de la empresa, el señor José Casimiro Ortiz Castillo, esta empresa fue formada junto a sus hijos siendo ellos también los acciones, José Gustavo Ortiz Castillo y Marlon David Ortiz Castillo, el nombre de la empresa lleva las iniciales del señor José Casimiro Ortiz Castillo, es una empresa de venta de abarrotes; ofreciendo los mejores precios en los diferentes productos, del sector mayorista de la ciudad de Sullana; también Anhela a ser el principal proveedor de los diferentes puntos de venta de la ciudad, llegar a servir a toda la cadena de distribución en el sección de abarrotes y lograr la satisfacción de sus clientes en cuanto a calidad, precio y atención. Contando con un sistema de control interno y viene realizando sus actividades de manera positiva. Pero hay un problema en el área del almacén, para ello se requiere contar con una gestión de inventarios; debido a que la manera en que ha venido siendo llevado el control de los mismos no es la correcta, eso produce que las liquidaciones obtenidos no sean los idóneos en relación con los ingresos y salidas de mercadería que realizan mensual o diariamente la empresa. Para la solución del problema, se plantea como objetivo general, diseñar un sistema de control interno para el área de almacén de la empresa Distribuidora Jocorca S.R.L; y los objetivos específicos: Tener sus documentos administrativos como él (M.O.F) manual de organización y funciones que nivele las actividades a realizar por los trabajadores del área de almacén y tener un perfil de personas trabajando en esta área. Tener sus flujo gramas establecidos, diseñar los formatos que pueden utilizar en los procesos administrativos que se realicen dentro del área de almacén.
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Sabemos que hoy por hoy las empresas que se crean lo hacen al azar, tienen poco conocimiento por eso tienen la iniciativa sin base ni proyectos es por eso a lo largo del tiempo las empresas decaen y los productos salen del mercado. Ellos deben saber cómo debe ser la organización y el valor científico. Se debe diseñar un sistema de control interno en el área de almacén que sirva no solo a la empresa DISTRIBUIDORA JOCORCA S.R.L sino también para las futuras empresas y más aún para las ya existentes. Con respecto al tema de sistema de control encontramos que en la provincia de Sullana se observa una gran cantidad de pequeñas empresas donde desconocen de este tema por cual no saben cómo llevar un inventario donde les dé a conocer sus ganancias o pérdidas de mercadería, para daré a conocer las opiniones de algunos autores o instituciones sobre el tema. (Gerente de Auditoría Deloitte LATCO - Paraguay Latin American Countries Organization) (…) Con respecto al tema de sistema de control encontramos que en la provincia de Sullana se observa una gran cantidad de pequeñas empresas donde desconocen de este tema por cual no saben cómo llevar un inventario donde les dé a conocer sus ganancias o pérdidas de mercadería, para daré a conocer las opiniones de algunos autores o instituciones sobre el tema. Nos dice que para entender la importancia del control interno en las empresas, conviene empezar por entender el propósito del control interno, que tiene como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la organización, el control interno en las empresas es una tarea ineludible para aquellos que desean lograr competitividad en sus negocios; ya que una empresa que implementa controles internos disminuye la ocurrencia de errores y fraude en la información financiera, los entes reguladores lo catalogarán como una empresa que cumple las leyes y regulaciones y a su vez 12
generarán un impacto positivo en su negocio, pudiendo inclusive atraer a inversionistas que apuesten al crecimiento del mismo. (1 Según Lorena Servin.) BIEN, para dar a conocer el tema de un sistema de control interno lo que debemos hacer en la organización y evitar los posibles riesgos que podamos encontrar, cuando hay un buen sistema de control ayuda a mejorar la estabilidad y solvencia y para esto debería de existir transparencia en la información que se maneja entre los encargados de una organización, la información no solo debería de ser manejado por el encargado sino más bien que todos deberían de conocer los movimientos que hace una organización de tal manera que todos saben la situación, para que puedan identificar los riesgos posibles que se puedan dar y lograr su objetividad, pero que es lo que ocasiona un riesgo o una mala información en el sistema de control, en tema tocado en uno de los cursos de la universidad se habló del tema de teorías de motivación, (federick Herzberg), este psicólogo nos habla de que un personal es eficiente cuando sus superiores muestran interés por él y siempre en cuando sea reconocido por su trabajo y esto hace que cierta lealtad sea mutuo, de caso contrario el personal pueda que le oculte ciertas informaciones sobre el avance de la organización, por lo tanto concluyo que para tener un buen control en el sistema de control interno, no solo deberíamos de fijarnos en ciertas resultados que nos puedan entregar ya que esto podría ser cierta o falsa, para evitar todo esto se debe de conocer con quien se trabaja y mantener una buena comunicación y siempre estar pendiente del personal ya que ellos son la base fundamental para los objetivos de la organización. Finalmente, esta investigación es donde se justifica por reconocer que el área de almacén y los inventarios son muy importantes para el crecimiento económico de la empresa. Donde hoy en día todas las empresas deberían prevalecer y controlar de manera eficiente esta área, puesto a partir de allí se verá reflejado el crecimiento y solidez de la empresa. 13
Ya para finalizar daremos a conocer un ejemplo de una pequeña organización que desconoce del si stema del control interno para almacenes. E n esta ciudad de Ayacucho “TABERNA GOLDEN ROCK”
Ubicado en la ciudad de Ayacucho en el Jr. Libertad N° 324 y calle nazareno, el dueño de esta organización manejaba ciertos horarios de trabajo pero que no eran respetados, los empleados de este lugar ya cansados de sobrepasar los horarios y no ser remunerados por las horas extras de trabajo dan a conocer su molestia, pero que el dueño les prometía mas no llegaba a cumplir lo que decía y ante esto los empleados deciden tomar medidas, como hacer la venta de las bebidas pero algunas bebidas no eran registrados en el cuaderno de control, sin que el dueño se dé cuenta, pero él pensaba que era motivo a que las ventas habían bajado, debido a esto el dueño decide vender su local, en este caso si el dueño hubiera sido leal con sus trabajadores no hubiera tomado la decisión de vender su local, pero como solo quería ganar y sin pensar en los que le generaban ciertos ingresos termino fracasando. El sistema de control interno no solo es dar a conocer ciertas informaciones si no que deberías de saber cómo se siente la persona que no da a conocer ciertas informaciones para que no se sienta desmotivado y sea más eficiente para la organización.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
FUENTE: BIBLIOTECA VIRTUAL ULADECH CATÓLICA
TESIS PARA OBTENER EL TITULO PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO “FÁTIMA GERALDINE NAVARRO NAVARRO.
VÍA WEB: 1. Según la Universidad San Martin de Porres (USMP) http://www.repositorioacademico.usmp.edu.pe/bitstream/usmp/570/3/misari_ma.pdf 2. Según Cornejo Chávez (2013) http://repositorio.upao.edu.pe/handle/upaorep/132
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https://www2.deloitte.com/py/es/pages/audit/articles/opinion-control-interno-empresas.html
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https://www.gestiopolis.com/conceptos-de-control-interno/
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