SISTEM BARU DAN PROSES BISNIS PUT MONEYGRAM "ON THE MONEY"
Jika Anda menggunakan PayPal, Anda mungkin belum pernah mendengar tentang MoneyGram, namun jutaan orang di seluruh dunia menggunakan layanan ini untuk mengirim uang ke mana saja dalam beberapa menit. Dallas yang berkantor pusat MoneyGram adalah salah satu bisnis transfer uang terbesar di dunia, dunia , dengan 256.000 agen mitra mulai dari Walmart hingga toko tembakau di Paris di mana pelanggan dapat mengirim dan menerima uang. Pada tahun 2011, MoneyGram menghasilkan pendapatan $ 1,3 miliar. Bagi perusahaan transfer uang global, penting untuk dapat memindahkan uang antara dua titik di seluruh dunia dalam hitungan menit. MoneyGram menggunakan s istem manajemen keuangan otomatis untuk mewujudkannya. Sistem ini menangani ratusan ribu transaksi transfer uang setiap hari dan memastikan bahwa semua toko ritel, bank, dan agen MoneyGram lainnya menerima penyelesaian dan komisi keuangan yang tepat untuk setiap transfer uang. Meskipun mengalami pertumbuhan dua digit selama bertahun-tahun, operasi MoneyGram tidak berjalan dengan baik. Perusahaan dibebani dengan sistem usang yang mengharuskan penggunaan spreadsheet dan proses manual yang memakan waktu untuk menghitung pembayaran dan menutup buku setiap bulannya. Sistem tersebut cukup memadai untuk waktu yang lama, namun pada akhirnya kompleksitas dan kekurangan skalabilitas mereka
membatasi
kemampuan
MoneyGram
untuk
menangani
permintaan
pasar,
menambahkan produk baru, dan melayani tim penjualan. Apalagi, kurangnya gudang data sentral membuat sulit untuk membuat laporan, menganalisis peluang pasar, dan mengatasi kemacetan dalam sistem. Manajemen senior memutuskan untuk memeriksa proses bisnis dan sistem warisan MoneyGram, beberapa di antaranya berlebihan. Perusahaan ini mengumpulkan manajer bisnis dan teknologi perusahaan, termasuk chief financial officer, controller, bendahara, dan wakil presiden eksekutif operasi dan teknologi perusahaan. Mereka menyimpulkan bahwa selain mengupdate teknologi, MoneyGram perlu mengubah beberapa proses bisnis utamanya. Secara budaya, manajer MoneyGram membuat perubahan dalam tanggung jawab staf untuk membuat karyawan lebih sadar akan proses bisnis perusahaan dan cara untuk memperbaikinya. Karyawan diinstruksikan untuk memahami setiap langkah dalam proses bisnis yang menjadi bagian mereka, alih-alih fungsi pekerjaan masing-masing. Perusahaan menggunakan banyak Webinars dan alat lainnya untuk menunjukkan kepada karyawan bagaimana proses bisnis bisn is diubah.
Untuk itu, MoneyGram menciptakan subset dari manajer yang disebut pemilik proses global atau GPO. Setiap GPO bertanggung jawab atas kinerja proses individual, seperti pengelolaan tunai, onboarding pelanggan, atau pemrosesan kredit. GPO diminta untuk menentukan keadaan proses mereka saat ini, bagaimana proses saling mempengaruhi, dan bagaimana perasaan mereka dapat diperbaiki. Mereka juga mendefinisikan bagaimana keberhasilan proses mereka dapat diukur, dan ditugaskan untuk mengumpulkan data kinerja untuk mengukur peningkatan tersebut. MoneyGram masih menggunakan GPO dalam operasinya, bersama dengan pemilik subproses (SPO), yang bertanggung jawab untuk menangani aktivitas sehari-hari dan masalah. Orientasi proses baru ini telah memindahkan MoneyGram dari departemen siled yang lama ke kelompok kerja lintas fungsional yang bekerja sama erat dengan pandangan jarak jauh tentang apa yang terbaik untuk bisnis. Untuk teknologi untuk mendukung proses global barunya, MoneyGram memilih Oracle's E-Business Suite dengan modul Oracle Incentive Compensation. Oracle E Business Suite terdiri dari perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan manajemen rantai pasokan (SCM) dengan menggunakan sistem manajemen basis data relasional Oracle. Modul Insentif Insentif Oracle mengotomatisasi proses perancangan, pengelolaan, dan analisis berbagai program kompensasi. Manajemen percaya bahwa perangkat lunak Oracle mampu menangani pekerjaan penyesuaian yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dengan proses yang digunakan oleh agen belakang dan agen milik perusahaan dan untuk menangani kebutuhan bisnis unik lainnya. Sistem Oracle mencakup kemampuan untuk membuat, melihat, dan mengelola informasi pelanggan secara online. MoneyGram mulai menerapkan Oracle E-Business Suite pada bulan September 2012. Perangkat lunak dan proses bisnis yang baru ini menyederhanakan sebagian besar operasi kantor belakang MoneyGram, sehingga memudahkan untuk memproses lebih banyak transaksi dan permukiman nasabah dengan agen dan biller dan untuk memperbarui General Ledger perusahaan. Mitra baru dapat d apat ditambahkan pada tingkat ti ngkat yang jauh lebih cepat. ce pat. Komisi sangat penting untuk mendorong profitabilitas produk MoneyGram yang ada dan yang baru. MoneyGram harus melacak sejumlah besar rencana yang berbeda untuk menghitung komisi agen mitra di seluruh dunia. Sistem warisannya tidak dapat mengotomatisasi banyak rencana komisi, jadi MoneyGram harus menggunakan spreadsheet
dan proses manual untuk mengelola beberapa ratus rencana komisi. MoneyGram membangun model komisi yang fleksibel dengan menggunakan Oracle Incentive Compensation yang telah mampu mengotomatisasi lebih dari 90 persen rencana komisi yang tidak standar. Di masa lalu, inovasi regional baru membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk merencanakannya, namun implementasi Oracle telah mengurangi waktu sekitar 40 persen. Pengenalan produk baru akan terintegrasi secara mulus dengan proses back-end MoneyGram sehingga transaksi baru dicatat dan dipertanggungjawabkan dengan benar. Sistem Oracle baru memungkinkan MoneyGram untuk mengkonfigurasi proses hanya dengan menyesuaikan parameter yang ada saat ini daripada mengembangkan perangkat lunak baru. MoneyGram cenderung tidak masuk ke pasar dengan produk yang harus dijalankan pada proses manual. Memiliki gudang data perusahaan yang berlokasi di pusat memungkinkan karyawan MoneyGram untuk melayani pelanggan dengan lebih baik dan agen yang melakukan transfer uang. Data terpusat yang up-to-date dan mudah tersedia. Laporan yang digunakan untuk mengambil 40 jam dan tiga karyawan untuk menciptakan tapi sekarang mengambil 80 persen lebih sedikit waktu. Para pekerja tersebut dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk menganalisis laporan dan sedikit waktu untuk menyusunnya. Penghematan biaya untuk mengkonsolidasikan lebih dari 40 sistem IT warisan MoneyGram menjadi satu implementasi Oracle-Business Suite secara keseluruhan dengan jumlah jutaan dolar. Perusahaan sekarang sekaran g dapat menangani lebih banyak transaksi tanpa tan pa harus mempekerjakan staf tambahan. Perusahaan memperkirakan bahwa perangkat lunak Oracle akan membayar sendiri dalam waktu satu tahun. Pengalaman MoneyGram mengilustrasikan beberapa langkah yang diperlukan untuk merancang dan membangun sistem informasi baru. Membangun sistem manajemen keuangan baru memerlukan analisis masalah organisasi dengan sistem informasi yang ada, menilai kebutuhan informasi, memilih teknologi yang tepat, dan mendesain ulang proses bisnis dan pekerjaan. Manajemen harus mengawasi upaya membangun sistem dan mengevaluasi manfaat dan biaya. Sistem informasi baru merupakan proses perubahan organisasi yang terencana. Kasus pembukaan bab meminta perhatian pada poin penting yang diangkat oleh kasus ini dan bab ini. Operasi global MoneyGram terhambat oleh sistem informasi yang ketinggalan jaman dan proses manual yang tidak efisien, yang meningkatkan biaya dan membatasi kemampuan perusahaan untuk menambahkan produk baru dan rencana kompensasi untuk agen mitra baru sehingga dapat terus berkembang secara global.
Manajemen memutuskan untuk mengganti 40 sistem warisan lama dengan suite perangkat lunak enterprise-wide yang dapat menciptakan satu sumber data terpusat untuk perusahaan, dan mendukung mendu kung operasi global, glob al, produk keuangan baru, b aru, dan akuntansi akuntans i back-office untuk transfer kompensasi dan pembayaran dengan banyak Kurang usaha manual Solusinya tidak hanya mencakup penerapan teknologi baru tapi juga perubahan pada budaya perusahaan, proses bisnis, dan fungsi pekerjaan. Pendidikan dan pelatihan karyawan sangat penting. Berkat sistem yang baru, MoneyGram berada dalam posisi yang lebih kuat untuk berkembang secara global, menambahkan agen mitra baru, dan mendukung produk keuangan dan rencana pembayaran baru. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu dipikirkan: Apa keuntungan dan tantangan menggunakan rangkaian perangkat lunak enterprise-enterprise seperti Oracle EBusiness Suite di perusahaan global seperti MoneyGram? Seberapa banyak sistem baru mengubah cara MoneyGram menjalankan bisnisnya?
13.1 SISTEM SEBAGAI PERUBAHAN ORGANISASI YANG BERENCANA
Membangun sistem informasi baru merupakan salah satu bentuk perubahan organisasi yang terencana. Pengenalan sistem informasi baru melibatkan lebih banyak daripada perangk at keras dan perangkat lunak baru. Ini juga mencakup perubahan dalam pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan organisasi. Saat merancang sistem informasi baru, kami mendesain ulang organisasi. Pembangun sistem harus memahami bagaimana sistem akan mempengaruhi proses bisnis dan organisasi organisa si secara keseluruhan.
PEMBANGUNAN SISTEM DAN PERUBAHAN ORGANISASI
Teknologi informasi dapat mempromosikan berbagai tingkat perubahan organisasi, mulai dari yang inkremental hingga mencapai jangkauan yang jauh. Gambar 13.1 menunjukkan empat jenis perubahan organisasi struktural yang dimungkinkan oleh teknologi informasi: (1) otomasi, (2) rasionalisasi, (3) perancangan ulang proses bisnis, dan (4) pergeseran paradigma. Masing-masing membawa risiko dan ganjaran yang berbeda. Bentuk perubahan organisasi TI yang paling umum adalah otomasi. Penerapan teknologi informasi pertama melibatkan membantu karyawan dalam menjalankan tugasnya secara lebih efisien dan efektif. Menghitung daftar gaji dan daftar gaji, memberikan akses cepat kepada teller bank ke catatan deposit nasabah, dan mengembangkan jaringa n reservasi nasional untuk agen tiket penerbangan adalah contoh otomasi awal. GAMBAR 13.1 PERUBAHAN ORGANISASI RISIKO DAN REWARDS
Bentuk perubahan organisasi yang paling umum adalah otomasi dan rasionalisasi. Strategi yang relatif lamban dan lambat berubah ini memberikan hasil yang sederhana namun sedikit risikonya. Perubahan yang lebih cepat dan lebih komprehensif - seperti perancangan ulang dan pergeseran paradigma - membawa penghargaan tinggi namun menawarkan kemungkinan kegagalan yang substansial.
Bentuk perubahan organisasi yang lebih dalam - yang mengikuti dengan cepat dari otomasi awal - adalah rasionalisasi prosedur. Otomatisasi sering mengungkapkan kemacetan baru dalam produksi dan membuat pengaturan prosedur dan struktur yang ada sangat tidak praktis. Rasionalisasi prosedur adalah penyederhanaan prosedur operasi standar. Misalnya, sistem MoneyGram untuk penanganan transfer uang global efektif tidak hanya karena menggunakan teknologi komputer tetapi juga karena perusahaan menyederhanakan proses bisnisnya untuk operasi back-office. Diperlukan lebih sedikit langkah manual. Rasionalisasi prosedur sering ditemukan dalam program untuk membuat serangkaian peningkatan kualitas produk, layanan, dan operasi berkelanjutan, seperti manajemen kualitas total (TQM) dan six sigma. Total quality management (TQM) membuat pencapaian kualitas menjadi tujuan itu sendiri dan tanggung jawab semua orang dan fungsi dalam suatu organisasi. TQM berasal dari konsep yang dikembangkan oleh pakar kualitas Amerika seperti W. Edwards Deming dan Joseph Juran, namun dipopulerkan oleh orang Jepang. Six sigma adalah ukuran kualitas yang spesifik, mewakili 3,4 kekurangan per juta peluang. Sebagian besar perusahaan tidak dapat mencapai tingkat kualitas ini, namun menggunakan enam sigma sebagai tujuan untuk mendorong peningkatan program peningkatan kualitas. Jenis perubahan organisasi yang lebih kuat adalah perancangan ulang proses bisnis, di mana proses bisnis dianalisis, disederhanakan, dan didesain ulang. Perancangan ulang proses bisnis mereorganisasi alur kerja, menggabungkan langkah-langkah untuk mengurangi limbah dan menghilangkan tugas berulang-ulang yang padat kertas. (Kadang-kadang desain baru juga menghilangkan pekerjaan.) Ini jauh lebih ambisius daripada rasionalisasi prosedur, yang memerlukan visi baru tentang bagaimana prosesnya diatur. Sebuah contoh yang banyak dikutip tentang perancangan ulang proses bisnis adalah pemrosesan tak terbantahkan Ford Motor Company, yang mengurangi jumlah karyawan di organisasi Utilitas Amerika Utara dari 500 orang sebesar 75 persen. Pegawai kios kerja biasanya menghabiskan sebagian besar waktunya untuk menyelesaikan perbedaan antara pesanan pembelian, menerima dokumen, dan faktur. Ford merancang ulang proses hutangnya sehingga departemen pembelian memasukkan pesanan pembelian ke dalam database online yang dapat diperiksa oleh departemen penerima saat barang pesanan tiba. Jika barang yang diterima sesuai dengan pesanan pembelian, sistem secara otomatis menghasilkan cek untuk hutang yang harus dikirim ke vendor. Tidak perlu vendor mengirim faktur.
Prosedur rasionalisasi dan redesigning proses bisnis terbatas pada bagian-bagian tertentu dari sebuah bisnis. Sistem informasi baru pada akhirnya dapat mempengaruhi disain keseluruhan organisasi dengan mengubah bagaimana organisasi menjalankan bisnisnya atau bahkan sifat bisnisnya. Misalnya, perusahaan angkutan dan transportasi longhaul Schneider National menggunakan sistem informasi baru untuk mengubah model bisnisnya. Schneider menciptakan bisnis baru yang mengelola logistik untuk perusahaan lain. Bentuk perubahan bisnis yang lebih radikal ini disebut pergeseran paradigma. Pergeseran paradigma melibatkan pemikiran ulang tentang sifat bisnis dan sifat organisasi. Perubahan paradigma dan rekayasa ulang sering gagal karena perubahan organisasi yang ekstensif sangat sulit diatur (lihat Bab 14). Lalu, mengapa begitu banyak perusahaan merenungkan perubahan radikal semacam itu? Karena ganjarannya sama tinggi (lihat Gambar 13.1). Dalam banyak kasus, perusahaan yang mencari perubahan paradigma dan mengejar strategi rekayasa ulang mencapai peningkatan pendapatan yang menakjubkan dan ketertiban dalam pengembalian investasi (atau produktivitas) mereka. Beberapa kisah sukses ini, dan beberapa kisah kegagalan, termasuk di dalam buku ini. PROSES PERALATAN BISNIS
Seperti MoneyGram, yang dijelaskan dalam bab pembuka, banyak bisnis saat ini mencoba menggunakan teknologi informasi untuk memperbaiki proses bisnis mereka. Beberapa dari sistem ini memerlukan perubahan proses inkremental, namun yang lain memerlukan desain ulang proses bisnis yang jauh lebih jauh. Untuk mengatasi perubahan ini, organisasi beralih ke manajemen proses bisnis. Manajemen proses bisnis menyediakan berbagai alat dan metodologi untuk menganalisa proses yang ada, merancang proses baru, dan mengoptimalkan proses tersebut. BPM tidak pernah disimpulkan karena perbaikan proses memerlukan perubahan terus-menerus. Perusahaan yang menjalankan manajemen proses bisnis melalui langkah-langkah berikut: 1. Mengidentifikasi proses perubahan: Salah satu keputusan strategis terpenting yang dapat dibuat oleh perusahaan tidak menentukan bagaimana menggunakan komputer untuk memperbaiki proses bisnis, namun memahami proses bisnis apa yang perlu ditingkatkan. Ketika sistem digunakan untuk memperkuat model bisnis atau proses bisnis yang salah, bisnis dapat menjadi lebih efisien dalam melakukan apa yang seharusnya tidak dilakukan. Akibatnya, perusahaan menjadi rentan terhadap petitor com yang mungkin telah menemukan model bisnis yang tepat. Waktu dan biaya yang
cukup banyak juga dapat digunakan untuk memperbaiki proses bisnis yang berdampak kecil terhadap kinerja dan pendapatan perusahaan secara keseluruhan. Manajer perlu menentukan proses bisnis apa yang paling penting dan bagaimana memperbaiki proses ini akan membantu kinerja bisnis. 2. Menganalisis proses yang ada : Proses bisnis yang ada harus dimodelkan dan didokumentasikan, mencatat masukan, keluaran, sumber daya, dan urutan aktivitas. Tim perancang proses mengidentifikasi langkah-langkah berlebihan, tugas padat kertas, kemacetan, dan inefisiensi lainnya. Gambar 13.2 mengilustrasikan proses "as-is" untuk membeli buku dari toko buku fisik. Pertimbangkan apa yang terjadi ketika pelanggan mengunjungi toko buku fisik dan mencari rak buku. Jika dia menemukan buku itu, GAMBAR 13.2 PROSES BISNIS AS-IS UNTUK MEMBELI BUKU DARI BUKU FISIK
Membeli buku dari toko buku fisik memerlukan banyak langkah yang harus dilakukan oleh penjual dan pelanggan.
Orang itu membawanya ke meja kasir dan membayarnya melalui kartu kredit, uang tunai, atau cek. Jika pelanggan tidak dapat menemukan buku itu, dia harus meminta petugas toko buku untuk mencari di rak atau memeriksa catatan inventaris toko buku untuk mengetahui apakah persediaannya ada. Jika petugas menemukan buku itu, pelanggan membelinya dan pergi. Jika buku ini tidak tersedia secara lokal, petugas menanyakan tentang memesannya untuk pelanggan, dari gudang toko buku atau dari distributor buku atau penerbit. Begitu buku yang dipesan sampai di toko buku, pegawai toko buku menelpon pelanggan dengan informasi
ini. Pelanggan harus pergi ke toko buku lagi untuk mengambil buku itu dan membayarnya. Jika toko buku tidak dapat memesan buku untuk pelanggan, pelanggan harus mencoba toko buku lain. Anda dapat melihat bahwa proses ini memiliki banyak langkah dan mungkin mengharuskan pelanggan melakukan beberapa perjalanan ke toko buku. 3. Merancang proses baru : Setelah proses yang ada dipetakan dan diukur dari segi waktu dan biaya, tim perancang proses akan mencoba memperbaiki prosesnya dengan merancang yang baru. Proses "to-be" yang baru dan efisien akan didokumentasikan dan dimodelkan untuk perbandingan dengan proses lama. Gambar 13.3 menggambarkan bagaimana proses pembelian buku dapat didesain ulang dengan memanfaatkan Internet. Pelanggan mengakses toko buku online melalui Internet dari komputernya. Dia mencari katalog online toko buku untuk buku yang dia inginkan. Jika buku tersedia, pelanggan memesan buku secara online, menyediakan informasi kartu kredit dan informasi alamat pengiriman, dan buku tersebut dikirim ke rumah pelanggan. Jika toko buku online tidak membawa buku ini, pelanggan memilih toko buku online lain dan mencari buku itu lagi. Proses ini memiliki langkah yang jauh lebih sedikit daripada membeli buku di toko buku fisik, membutuhkan usaha yang jauh lebih sedikit dari pihak pelanggan, dan memerlukan lebih sedikit staf penjualan untuk layanan pelanggan. Oleh karena itu, proses yang baru jauh lebih efisien dan menghemat waktu. Perancangan proses yang baru perlu dibenarkan dengan menunjukkan berapa banyak waktu dan biaya yang dikurangi atau meningkatkan layanan dan nilai pelanggan. Manajemen pertama mengukur waktu dan biaya proses yang ada sebagai baseline. Dalam contoh kami, waktu yang dibutuhkan untuk membeli buku dari toko buku fisik mungkin berkisar antara 15 menit (jika pelanggan segera menemukan apa yang dia inginkan) sampai 30 menit jika buku tersebut tersedia tetapi harus ditempatkan oleh staf penjualan. Jika buku itu dipesan dari sumber lain, prosesnya mungkin memakan waktu satu atau dua minggu dan perjalanan lain ke toko buku untuk pelanggan. Jika pelanggan tinggal jauh dari toko buku, waktu untuk bepergian ke toko buku harus diperhitungkan. Toko buku harus membayar biaya pemeliharaan toko fisik dan menyimpan buku yang tersedia, untuk staf penjualan di lokasi, Dan untuk biaya pengiriman jika buku tersebut harus diperoleh dari lokasi lain. GAMBAR 13.3 PROSES REDESIGNED UNTUK MEMBELI BUKU ONLINE
Menggunakan teknologi internet memungkinkan untuk merancang ulang proses pembelian buku sehingga memerlukan lebih sedikit langkah dan menghabiskan lebih sedikit sumber daya.
Proses baru untuk membeli buku secara online mungkin hanya memakan waktu beberapa menit, walaupun pelanggan mungkin harus menunggu beberapa hari atau satu minggu untuk menerima buku tersebut melalui pos dan harus membayar biaya kirim. Tetapi pelanggan menghemat waktu dan uang dengan tidak harus pergi ke toko buku atau melakukan kunjungan tambahan untuk mengambil buku itu. Biaya pelelangan buku lebih rendah karena tidak perlu membayar lokasi toko fisik atau untuk persediaan lokal. 4. Melaksanakan proses baru : Begitu proses baru telah dimodelkan dan dianalisis secara menyeluruh, maka harus diterjemahkan ke dalam seperangkat prosedur dan peraturan kerja yang baru. Sistem informasi baru atau penyempurnaan sistem yang ada mungkin harus diimplementasikan untuk mendukung proses yang dirancang ulang. Proses baru dan sistem pendukung diluncurkan ke dalam organisasi bisnis. Seiring bisnis mulai menggunakan proses ini, masalah ditemukan dan ditangani. Karyawan yang bekerja dengan proses tersebut dapat merekomendasikan perbaikan. 5. Pengukuran
terus
menerus :
Begitu
proses
telah
diimplementasikan
dan
dioptimalkan, perlu dilakukan pengukuran secara terus menerus. Mengapa? Proses dapat memburuk seiring berjalannya waktu karena karyawan kembali menggunakan metode lama, atau mungkin kehilangan keefektifannya jika bisnis mengalami perubahan lainnya. Meskipun banyak perbaikan proses bisnis bersifat incremental dan berkelanjutan, ada kalanya perubahan radikal harus terjadi. Contoh kami tentang toko buku fisik yang mendesain ulang proses pembelian buku sehingga bisa dilakukan secara online adalah contoh perubahan radikal dan jauh ini. Bila diterapkan dengan benar, perancangan ulang proses bisnis menghasilkan keuntungan dan produktivitas yang dramatis, dan bahkan dapat mengubah cara bisnis
dijalankan. Dalam beberapa kasus, ini mendorong "pergeseran paradigma" yang mengubah sifat bisnis itu sendiri. Ini sebenarnya terjadi pada ritel buku saat Amazon menantang toko buku fisik tradisional dengan model ritel online-nya. Dengan secara radikal memikirkan kembali cara sebuah buku dapat dibeli dan dijual, Amazon dan toko buku online lainnya telah mencapai efisiensi, pengurangan biaya, dan cara baru dalam berbisnis. BPM menimbulkan tantangan. Eksekutif melaporkan bahwa penghalang tunggal terbesar untuk perubahan proses bisnis yang sukses adalah budaya organisasi. Karyawan tidak menyukai rutinitas yang tidak biasa dan sering mencoba untuk menolak perubahan. Hal ini terutama terjadi pada proyek dimana perubahan organisasi sangat ambisius dan jauh jangkauannya. Mengelola perubahan tidak sederhana dan tidak intuitif, dan perusahaan yang berkomitmen terhadap perbaikan proses yang ekstensif memerlukan strategi manajemen perubahan yang baik (lihat Bab 14). Alat untuk Manajemen Proses Bisnis
Lebih dari 100 perusahaan perangkat lunak menyediakan alat untuk berbagai aspek BPM, termasuk IBM, Oracle, dan TIBCO. Alat-alat ini membantu bisnis mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang memerlukan perbaikan, menciptakan model proses yang lebih baik, menangkap dan menerapkan peraturan bisnis untuk melakukan proses, dan mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses baru atau yang didesain ulang. Perangkat lunak BPM juga menyediakan analisis untuk memverifikasi bahwa kinerja proses telah ditingkatkan dan untuk mengukur dampak perubahan proses pada indikator kinerja bisnis utama. Beberapa alat BPM mendokumentasikan dan memantau proses bisnis untuk membantu perusahaan mengidentifikasi inefisiensi, menggunakan perangkat lunak untuk terhubung dengan masing-masing sistem yang digunakan perusahaan untuk proses tertentu untuk mengidentifikasi titik-titik masalah. Perusahaan reksa dana Kanada AIC menggunakan perangkat lunak pemantauan Sajus BPM untuk memeriksa ketidakkonsistenan dalam prosesnya untuk memperbarui akun setelah setiap transaksi nasabah. Sajus mengkhususkan diri dalam manajemen proses berbasis tujuan, yang berfokus pada menemukan penyebab masalah organisasi melalui pemantauan proses sebelum menerapkan alat untuk mengatasi masalah tersebut.
Kategori alat lainnya mengotomatisasi beberapa bagian proses bisnis dan menerapkan peraturan bisnis sehingga karyawan melakukan proses itu secara lebih konsisten dan efisien. Misalnya, American National Insurance Company (ANCO), yang menawarkan asuransi jiwa, asuransi kesehatan, asuransi kecelakaan properti, dan layanan investasi, menggunakan perangkat lunak alur kerja Pega BPM untuk merampingkan proses layanan pelanggan di empat kelompok bisnis. Perangkat lunak ini membangun peraturan untuk memandu perwakilan layanan pelanggan melalui satu tampilan informasi pelanggan yang dipelihara dalam banyak sistem. Dengan menghilangkan kebutuhan untuk menyulap beberapa aplikasi secara simultan untuk menangani permintaan pelanggan dan agen, peningkatan kapasitas peningkatan kapasitas perwakilan layanan pelanggan meningkat sebesar 192 persen. Kategori alat ketiga membantu bisnis mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung perbaikan proses. Mereka secara otomatis mengelola proses di seluruh bisnis, mengekstrak data dari berbagai sumber dan database, dan menghasilkan transaksi di beberapa sistem terkait. Misalnya, Aliansi Bintang dari 15 maskapai penerbangan, termasuk United dan Lufthansa, menggunakan BPM untuk menciptakan proses bersama yang dimiliki oleh semua anggotanya dengan mengintegrasikan sistem yang ada. Satu proyek menciptakan layanan baru untuk selebaran yang sering terjadi pada maskapai anggota dengan mengkonsolidasikan 90 proses bisnis terpisah di sembilan maskapai penerbangan dan 27 sistem warisan. Perangkat lunak BPM mendokumentasikan bagaimana setiap maskapai penerbangan memproses informasi frequent flier untuk membantu manajer penerbangan memodelkan proses bisnis baru yang menunjukkan bagaimana berbagi data di antara berbagai sistem. Sesi Interaktif pada Organisasi memberi contoh perusahaan yang mendapat keuntungan dari pengelolaan proses bisnis. Seperti halnya perusahaan yang berkembang pesat dari bisnis kecil ke merek global, Burton Snowboards menemukan bahwa beberapa proses bisnisnya telah menjadi usang. Burton telah melakukan upaya serius untuk memperbaiki proses ini dan mengubah kelemahan mereka menjadi kekuatan. SESI INTERAKTIF: ORGANISASI BURTON SNOWBOARDS KECEPATAN KE DEPAN DENGAN PROSES BISNIS YANG TEPAT
Ketika kita mendengar "snowboarding", kita cenderung memikirkan lereng yang tertutup salju, lompatan akrobatik, dan hiburan terbang tinggi. Kami biasanya tidak berpikir
untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis. Tapi snowboarding adalah bisnis untuk Burton Snowboards, pelopor industri dan pemimpin pasar. Didirikan pada tahun 1977 oleh Jake Burton Carpenter dan berkantor pusat di Burlington, Vermont, Burton merancang, memproduksi, dan memasarkan peralatan, pakaian, dan aksesori terkait untuk para snowboarders. Saat ini, Burton adalah perusahaan global yang melayani pelanggan di 27 negara dan memiliki kantor di Jepang, Austria, dan seluruh Amerika Serikat. Pada puncaknya, Burton menguasai lebih dari 40 persen pasar snowboarding A.S., dan tetap menjadi pemimpin pasar di tengah semakin banyaknya pesaing. Kini, saat Burton terus berkembang menjadi perusahaan global, ia memiliki serangkaian masalah baru: memperbaiki sistem untuk persediaan, rantai pasokan, pembelian, dan layanan pelanggan. Persediaan dan pengelolaan persediaan merupakan masalah yang sulit bagi Burton, yang persediaannya berubah secara dramatis bergantung pada pembaruan lini produk dan waktu dalam setahun. Burton mengambil umpan balik dari para pelanggan dengan sangat serius, dan akan bergerak cepat untuk memenuhi kebutuhan mereka. Misalnya, jika pengendara menguji jaket dan merekomendasikan reposisi ritsleting, lini produksi Burton harus dapat melakukan modifikasi ini dengan cepat dan mudah. Menjadi dinamis dan mudah beradaptasi adalah kebutuhan yang kompetitif. Burton telah menerapkan dan saat ini mengelola perangkat lunak SAP enterprise, database Oracle, server perusahaan SUSE Linux, dan perangkat keras komoditas. Jauh dari toko pertukangan sendirian di Vermont. Sebelum melakukan upgrade ini, sistem informasi Burton adalah gado-gado yang tidak konsisten dan perangkat lunak yang kurang dimanfaatkan. Perusahaan harus mengalokasikan produk secara manual kepada pelanggan dan pesanan. Pada tahun 1997, Burton pertama kali menerapkan SAP untuk mulai meningkatkan lansekap TI-n ya, dan perusahaan terus menggunakan SAP sejak saat itu. Tapi Burton perlu berbuat lebih banyak dengan sistemnya. Dua dari tujuan TI Burton, yang ditetapkan oleh CIO Kevin Ubert, adalah untuk "memperkuat yayasan," dan menjaga agar sistem mereka "sederhana, standar, (dan) dapat didukung." Ura yang dimaksud adalah perangkat lunak SAP Enterprise Resource Planning (ERP). Alih-alih membeli perangkat lunak baru untuk memecahkan masalah TI, Burton memutuskan bahwa mereka akan mengeksplorasi fungsi dasar dari perangkat lunak SAP ERP yang belum pernah digunakan. Seringkali, Burton dapat menyelesaikan masalah dengan cara ini tanpa menambahkan lapisan kompleksitas baru ke infrastruktur TI-nya, dan perusahaan
memperoleh kemahiran dengan perangkat lunak SAP enterprise dalam prosesnya. Burton bertujuan untuk versi standar, perangkat lunak tradisional bila memungkinkan, menyadari bahwa dengan lebih banyak bel dan peluit datang peningkatan biaya perawatan dan kurva belajar yang lebih curam untuk memahami perangkat lunak. Analis SAP membantu Burton mengidentifikasi lima transaksi teratas yang paling penting untuk operasi bisnisnya dan memerlukan optimasi dari sudut pandang sistem. Burton harus mengidentifikasi proses rumit yang tidak perlu, jaminan simpanan, Dan kesenjangan desain dalam arus proses bisnisnya. Misalnya, proses berjualan yang tersedia sampai berjam jam selesai. (Tersedia untuk dijanjikan, sebagai tanggapan atas permintaan pesanan pelanggan, laporan jumlah produk yang diminta dan tanggal pengiriman yang diminta). Burton ingin mempercepat proses ini sehingga dealer dan pelanggan ritelnya memiliki informasi yang lebih tepat mengenai ketersediaan produk. Tidak saat ini dalam stok Melengkapi proses ini sekarang memakan waktu 20 menit. Proses lain yang membutuhkan perbaikan termasuk proses order-to-cash (menerima dan
memproses
penjualan
pelanggan,
termasuk
pemasukan
pesanan,
pemenuhan,
pendistribusian, dan pembayaran); Penanganan pesanan pembelian terlambat dalam proses pengadaan barang ke gaji, yang terdiri dari semua langkah pembelian barang dari pemasok untuk membayar pemasok; Dan pertukaran data persediaan umpan balik data elektronik (EDI). Burton memiliki berbagai macam gudang yang memenuhi data persediaan satu sama lain secara otomatis dengan menggunakan sistem EDI. Ribuan barang bergerak dari gudang ke gudang dan ribuan transaksi terjadi setiap hari di setiap gudang. Burton menemukan bahwa proses pelaporan persediaan tidak efisien, dan baik pemasok maupun pelanggan tidak dapat dengan mudah menentukan informasi terkini mengenai item mana yang menjadi persediaan gudang. SAP dan Burton bekerja sama untuk memperbaiki komunikasi antara gudang dan efisiensi rantai pasokan. Dasbor manajemen yang dikembangkan dengan bantuan SAP menunjukkan betapa lancar proses kritis berjalan pada titik waktu tertentu. Informasi dari dasbor membantu pengguna kunci Burton menemukan ketidakkonsistenan, kesenjangan, atau bidang lain yang harus mereka amati lebih dekat. Semua perbaikan proses ini terbukti sangat berharga selama apa yang disebut Burton sebagai "reorder" season-nya. Dealer Burton memesan barang ke toko mereka sebelum musim
dingin terbenam. Saat konsumen mulai membeli barang dagangan, para pedagang menyusun ulang dengan Burton untuk mengisi kembali stok mereka atau membeli produk baru. Sekarang mereka dapat melihat data ketersediaan produk yang lebih tepat waktu, dan menerima pesanan lebih cepat. STUDI KASUS PERTANYAAN
1. Analisis Burton dengan menggunakan model rantai nilai dan daya saing. 2. Mengapa proses bisnis yang digambarkan dalam kasus ini merupakan sumber keunggulan kompetitif Burton yang penting? 3. Jelaskan dengan tepat bagaimana peningkatan proses ini meningkatkan kinerja operasional dan pengambilan keputusan Burton
13.2 TINJAUAN DARI SISTEM PEMBANGUNAN
Sistem informasi baru merupakan hasil dari proses pemecahan masalah organisasi. Sistem informasi baru dibangun sebagai solusi untuk beberapa jenis masalah atau serangkaian masalah yang dirasakan organisasi. Masalahnya mungkin adalah masalah di mana manajer dan karyawan menyadari bahwa organisasi tersebut tidak berjalan sebaik yang diharapkan, atau bahwa organisasi tersebut harus memanfaatkan peluang baru untuk tampil lebih sukses. Kegiatan yang menghasilkan solusi sistem informasi terhadap masalah atau peluang organisasi disebut pengembangan sistem. Pengembangan sistem adalah masalah terstruktur yang dipecahkan dengan aktivitas yang berbeda. Kegiatan ini terdiri dari analisis sistem, perancangan sistem, pemrograman, pengujian, konversi, dan produksi dan perawatan. Gambar 13.4 mengilustrasikan proses pengembangan sistem. Aktivitas pengembangan sistem yang digambarkan biasanya berlangsung secara berurutan. Tetapi beberapa kegiatan mungkin perlu diulang atau beberapa mungkin terjadi bersamaan, tergantung pada pendekatan terhadap pengembangan sistem yang sedang digunakan (lihat Bagian 13.4). GAMBAR 13.4 PROSES PEMBANGUNAN SISTEM
Membangun sistem bisa dibagi menjadi enam kegiatan inti
ANALISIS SISTEM
Analisis sistem adalah analisis masalah yang coba diatasi perusahaan dengan sistem informasi. Ini terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusinya, dan mengidentifikasi persyaratan informasi yang harus dipenuhi oleh solusi sistem. Analis sistem membuat peta jalan dari organisasi dan sistem yang ada, mengidentifikasi pemilik utama dan pengguna data beserta perangkat keras dan perangkat lunak yang ada. Analis sistem kemudian merinci masalah sistem yang ada. Dengan memeriksa dokumen, dokumen kerja, dan prosedur, mengamati operasi sistem, dan mewawancarai pengguna utama sistem, analis dapat mengidentifikasi area dan sasaran masalah yang akan dicapai solusi. Seringkali, solusinya membutuhkan membangun sistem informasi baru atau memperbaiki sistem yang ada. Analisis sistem juga mencakup studi kelayakan untuk menentukan apakah solusi tersebut layak, atau dapat dicapai, dari sudut pandang keuangan, teknis, dan organisasi. Studi kelayakan menentukan apakah sistem yang diusulkan diharapkan dapat menjadi investasi yang baik, apakah teknologi yang dibutuhkan untuk sistem tersedia dan dapat ditangani oleh spesialis sistem informasi perusahaan, dan apakah organisasi dapat menangani perubahan yang diperkenalkan oleh sistem. Biasanya, proses analisis sistem mengidentifikasi beberapa solusi alternatif yang dapat diikuti oleh organisasi dan menilai kelayakan masing-masing. Laporan proposal sistem tertulis menggambarkan biaya dan manfaat, dan kelebihan dan kekurangan masing-masing alternatif.
Terserah kepada manajemen untuk menentukan campuran biaya, manfaat, fitur teknis, dan dampak organisasi yang merupakan alternatif yang paling diminati. Menetapkan Persyaratan Informasi
Mungkin tugas yang paling menantang dari analis sistem adalah menentukan persyaratan informasi spesifik yang harus dipenuhi oleh solusi sistem yang dipilih. Pada tingkat yang paling dasar, persyaratan informasi dari sebuah sistem baru melibatkan identifikasi siapa yang membutuhkan informasi apa, di mana, kapan, dan bagaimana caranya. Analisis kebutuhan secara hati-hati mendefinisikan tujuan sistem yang baru atau yang dimodifikasi dan mengembangkan deskripsi rinci tentang fungsi yang harus dilakukan sistem baru. Analisis persyaratan yang salah adalah penyebab utama kegagalan sistem dan biaya pengembangan sistem yang tinggi (lihat Bab 14). Sistem yang dirancang di sekitar persyaratan yang salah harus dibuang karena kinerjanya buruk atau perlu dilakukan modifikasi besar. Bagian 13.3 menjelaskan pendekatan alternatif untuk memunculkan persyaratan yang membantu meminimalkan masalah ini. Beberapa masalah tidak memerlukan solusi sistem informasi namun memerlukan penyesuaian dalam manajemen, pelatihan tambahan, atau penyempurnaan prosedur organisasi yang ada. Jika masalahnya terkait dengan informasi, analisis sistem masih mungkin diperlukan untuk mendiagnosis masalah dan sampai pada solusi yang tepat. DESAIN SISTEM
Analisis sistem menggambarkan apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan perancangan sistem menunjukkan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan ini. Perancangan sistem informasi adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem tersebut. Seperti cetak biru bangunan atau rumah, itu terdiri dari semua spesifikasi yang memberi sistem bentuk dan strukturnya. Perancang sistem merinci spesifikasi sistem yang akan memberikan fungsi yang diidentifikasi selama analisis sistem. Spesifikasi ini harus menangani semua komponen manajerial, organisasi, dan teknologi dari solusi sistem. Tabel 13.1 mencantumkan jenis spesifikasi yang akan diproduksi selama perancangan sistem. Seperti rumah atau bangunan, sistem informasi mungkin memiliki banyak kemungkinan desain. Setiap desain mewakili perpaduan unik antara semua komponen teknis dan organisasi. Apa yang membuat satu desain lebih unggul dari yang lain adalah kemudahan
dan efisiensi yang dengannya memenuhi persyaratan pengguna dalam batasan teknis, organisasi, keuangan, dan waktu tertentu. Peran Pengguna Akhir
Persyaratan informasi pengguna mendorong keseluruhan upaya membangun sistem. Pengguna harus memiliki kontrol yang memadai atas proses perancangan untuk memastikan bahwa sistem tersebut mencerminkan prioritas bisnis dan kebutuhan informasi mereka, bukan bias staf teknis. Bekerja pada desain meningkatkan pemahaman dan penerimaan pengguna terhadap sistem. Seperti yang kami jelaskan di Bab 14, keterlibatan pengguna yang tidak memadai dalam usaha perancangan merupakan penyebab utama kegagalan sistem. Namun, beberapa sistem memerlukan lebih banyak partisipasi pengguna dalam desain daripada yang lain, dan Bagian 13.3 menunjukkan bagaimana metode pengembangan sistem alternatif menangani masalah partisipasi pengguna. MEMASANG PROSES PEMBANGUNAN SISTEM
Langkah-langkah yang tersisa dalam proses pengembangan sistem menerjemahkan spesifikasi solusi yang ditetapkan selama analisis dan perancangan sistem ke dalam sistem informasi operasional sepenuhnya. Langkah penutup ini terdiri dari pemrograman, pengujian, konversi, produksi, dan perawatan. TABEL 13.1 SPESIFIKASI DESAIN KELUARAN
PENGOLAHAN
DOKUMENTASI
Medium
Komputasi
Dokumentasi operasi
Konten
Modul program
Dokumentasi sistem
Waktunya
Laporan yang dibutuhkan
Dokumentasi pengguna
MEMASUKKAN
Waktu keluaran
KONVERSI
Asal usul
PROSEDUR MANUAL
Transfer file
Mengalir
Kegiatan apa
Memulai prosedur baru
Entri data
Siapa
ANTARMUKA
mereka
Potong ke sistem baru
PENGGUNA
Kapan
LATIHAN
Kesederhanaan
Bagaimana
Pilih teknik pelatihan
Efisiensi
Dimana
Kembangkan
Logika
KONTROL
pelatihan
yang
melakukan Pilih metode pengujian
modul
Umpan balik
Kontrol
Kesalahan
batas,
pelatihan
DESAIN DATABASE
Kewajaran)
PERUBAHAN
Model data logis
Kontrol
Persyaratan
volume
input
(karakter, Identifikasi
pemrosesan ORGANISASI
dan (konsistensi,
jumlah Perancangan ulang tugas
kecepatan
rekaman)
Organisasi dan desain file
Kontrol output (total, contoh Proses desain
Catat spesifikasi
output) Kontrol
fasilitas
Desain pekerjaan
Desain struktur organisasi prosedural
(kata Melaporkan hubungan
sandi, formulir khusus) KEAMANAN
Kontrol akses Rencana bencana Jalur audit
Pemrograman
Selama tahap pemrograman, spesifikasi sistem yang disiapkan selama tahap perancangan diterjemahkan ke dalam kode program perangkat lunak. Saat ini, banyak organisasi tidak lagi melakukan pemrograman sendiri untuk sistem baru. Sebagai gantinya, mereka membeli perangkat lunak yang memenuhi persyaratan untuk sistem baru dari sumber eksternal seperti paket perangkat lunak dari vendor perangkat lunak komersial, layanan perangkat lunak dari penyedia layanan aplikasi, atau perusahaan outsourcing yang mengembangkan perangkat lunak aplikasi kustom untuk klien mereka (lihat Bagian 13.3 ). Pengujian
Pengujian menyeluruh dan menyeluruh harus dilakukan untuk memastikan apakah sistem menghasilkan hasil yang tepat. Pengujian menjawab pertanyaan, "Akankah sistem menghasilkan hasil yang diinginkan dengan kondisi yang diketahui?" Seperti yang dicatat oleh Bab 5, beberapa perusahaan mulai menggunakan layanan komputasi awan untuk pekerjaan ini. Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan ini secara tradisional diremehkan dalam perencanaan proyek sistem (lihat Bab 14). Pengujian memakan waktu: Data uji harus disiapkan dengan saksama, hasil diperiksa, dan koreksi dilakukan pada sistem. Dalam
beberapa kasus, bagian dari sistem mungkin harus didesain ulang. Resiko akibat glossing atas langkah ini sangat besar. Menguji sistem informasi dapat dibagi menjadi tiga jenis kegiatan: pengujian unit, pengujian sistem, dan pengujian penerimaan. Pengujian unit, atau pengujian program, terdiri dari pengujian setiap program secara terpisah di sistem. Dipercaya secara luas bahwa tujuan pengujian semacam itu adalah untuk menjamin bahwa program tersebut salah, tapi tujuan ini secara realistis tidak mungkin dilakukan. Pengujian harus dipandang sebagai alat untuk menemukan kesalahan dalam program, dengan fokus pada menemukan semua cara untuk membuat sebuah program gagal. Begitu mereka ditunjukkan, masalah bisa diperbaiki. Pengujian sistem menguji berfungsinya sistem informasi secara keseluruhan. Ini mencoba untuk menentukan apakah modul diskrit akan berfungsi bersama seperti yang direncanakan dan apakah ada perbedaan antara cara sistem benar-benar bekerja dan cara penggunaannya. Di antara area yang diperiksa adalah waktu kinerja, kapasitas untuk penyimpanan file dan penanganan beban puncak, kemampuan pemulihan dan restart, dan prosedur manual. Uji penerimaan memberikan sertifikasi akhir bahwa sistem siap digunakan dalam pengaturan produksi. Tes sistem dievaluasi oleh pengguna dan ditinjau oleh manajemen. Bila semua pihak merasa puas bahwa sistem yang baru memenuhi standar mereka, sistem tersebut secara formal diterima untuk instalasi. Tim pengembangan sistem bekerja dengan pengguna untuk menyusun rencana uji sistematis. Rencana uji mencakup semua persiapan untuk serangkaian tes yang baru saja kami jelaskan. Gambar 13.5 menunjukkan contoh rencana uji. Kondisi umum yang sedang diuji adalah perubahan catatan. Dokumentasi terdiri dari rangkaian layar uji coba yang tersimpan pada database (mungkin database PC) yang sesuai untuk aplikasi semacam ini. Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem yang baru. Empat strategi konversi utama dapat digunakan: strategi paralel, strategi cutover langsung, strategi studi percontohan, dan strategi pendekatan bertahap. Dalam strategi paralel, sistem lama dan penggantian potensinya dijalankan bersamasama untuk sementara waktu sampai semua orang yakin bahwa yang baru berfungsi dengan benar. Ini adalah pendekatan konversi yang paling aman karena, jika terjadi kesalahan atau
gangguan pengolahan, sistem lama tetap bisa dijadikan backup. Namun, pendekatan ini sangat mahal, dan staf tambahan atau sumber daya mungkin diminta untuk menjalankan sistem ekstra. GAMBAR 13.5 RENCANA PENGUJIAN SAMPEL UNTUK MENGUJI PERUBAHAN REKAM
Saat mengembangkan rencana uji, sangat penting untuk memasukkan berbagai kondisi yang akan diuji, persyaratan untuk setiap kondisi yang diuji, dan hasil yang diharapkan. Rencana uji memerlukan masukan dari pakar pengguna sistem dan pengguna akhir .
Strategi cutover langsung menggantikan sistem lama sepenuhnya dengan sistem baru pada hari yang ditentukan. Ini adalah pendekatan yang sangat berisiko yang berpotensi lebih mahal daripada menjalankan dua sistem secara paralel jika masalah serius dengan sistem baru ditemukan. Tidak ada sistem lain yang bisa diperbaiki. Dislokasi, gangguan, dan biaya koreksi mungkin sangat besar. Strategi percontohan memperkenalkan sistem baru hanya pada area organisasi yang terbatas, seperti satu departemen atau unit operasi. Saat versi uji coba ini selesai dan bekerja dengan lancar, pemasangan di seluruh bagian organisasi, baik secara bersamaan maupun bertahap. Strategi pendekatan bertahap memperkenalkan sistem baru secara bertahap, baik oleh fungsi atau unit organisasi. Jika, misalnya, sistem diperkenalkan dengan fungsi, sistem penggajian baru mungkin dimulai dengan pekerja per jam yang dibayar setiap minggu, diikuti enam bulan kemudian dengan menambahkan karyawan yang digaji (yang dibayar setiap bulan)
ke sistem. Jika sistem diperkenalkan oleh unit organisasi, kantor pusat perusahaan mungkin akan dikonversi terlebih dahulu, diikuti oleh unit operasi terpencil empat bulan kemudian. Bergerak dari sistem lama ke sistem yang baru mengharuskan pengguna akhir dilatih untuk menggunakan sistem yang baru. Dokumentasi terperinci yang menunjukkan bagaimana sistem bekerja dari sudut pandang teknis dan pengguna akhir diselesaikan pada waktu konversi untuk digunakan dalam pelatihan dan operasi sehari-hari. Kurangnya pelatihan dan dokumentasi yang tepat berkontribusi terhadap kegagalan sistem, jadi bagian proses pengembangan sistem ini sangat penting. Produksi dan Pemeliharaan
Setelah sistem baru dipasang dan konversi selesai, sistemnya dikatakan sedang berproduksi. Selama tahap ini, sistem akan ditinjau oleh pengguna dan spesialis teknis untuk menentukan seberapa baik pencapaian tujuan awalnya dan untuk memutuskan apakah ada revisi atau modifikasi secara berurutan. Dalam beberapa kasus, dokumen audit pascaimplementasi formal disiapkan. Setelah sistem telah diperbaiki, harus dipelihara saat berada dalam produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan, atau memperbaiki efisiensi pemrosesan. Perubahan perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi, atau prosedur ke sistem produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan baru, atau memperbaiki efisiensi pemrosesan disebut perawatan. Sekitar 20 persen waktu yang digunakan untuk perawatan digunakan untuk debugging atau memperbaiki masalah produksi darurat. 20 persen lainnya terkait dengan perubahan data, file, laporan, perangkat keras, atau perangkat lunak sistem. Tapi 60 persen dari semua pekerjaan pemeliharaan terdiri dari penyempurnaan pengguna, peningkatan dokumentasi, dan komponen sistem pengulangan untuk efisiensi pemrosesan yang lebih besar. Jumlah pekerjaan pada kategori ketiga masalah perawatan dapat dikurangi secara signifikan melalui praktik analisis dan perancangan sistem yang lebih baik. Tabel 13.2 meringkas kegiatan pengembangan sistem. PEMODELAN DAN PERANCANGAN SISTEM: METODE STRUKTUR DAN OBYEK-ORIENTED
Ada metodologi alternatif untuk pemodelan dan perancangan sistem. Metodologi terstruktur dan pengembangan berorientasi objek adalah yang paling menonjol. Metodologi Terstruktur
Metodologi terstruktur telah digunakan untuk mendokumentasikan, menganalisa, dan merancang sistem informasi sejak tahun 1970an. Terstruktur mengacu pada fakta bahwa tekniknya selangkah demi selangkah, dengan setiap langkah membangun pada yang sebelumnya. Metodologi terstruktur adalah top-down, maju dari tingkat tertinggi dan paling abstrak ke tingkat detail terendah - dari umum sampai yang spesifik. Metode pengembangan terstruktur berorientasi proses, terutama berfokus pada pemodelan proses, atau tindakan yang menangkap, menyimpan, memanipulasi, dan mendistribusikan data sebagai aliran data melalui sistem. Metode ini memisahkan data dari proses. Prosedur pemrograman terpisah harus ditulis setiap kali seseorang ingin melakukan tindakan terhadap data tertentu. Prosedur bertindak berdasarkan data yang dikirimkan program kepada mereka. TABEL 13.2 PEMBANGUNAN SISTEM
KEGIATAN INTI
DISKRIPSI
Analisis sistem
Mengidentifikasi masalah (s) Menentukan solusi Menetapkan persyaratan informasi
Desain sistem
Buat spesifikasi desain
Pemograman
Terjemahkan spesifikasi desain ke dalam kode program
Pengujian
Lakukan pengujian unit Lakukan pengujian sistem Lakukan pengujian penerimaan
Konversi
Rencanakan konversi Siapkan dokumentasi Melatih pengguna dan staf teknis
Produk dan perawatan
Operasikan sistem Evaluasi sistem Modifikasi sistem
Alat utama untuk merepresentasikan proses komponen sistem dan arus data di antaranya adalah data flow diagram (DFD). Diagram alir data menawarkan model grafis logis dari arus informasi, mempartisi sistem menjadi modul yang menunjukkan tingkat detail yang dapat diatur. Ini secara ketat menentukan proses atau transformasi yang terjadi di dalam setiap modul dan antarmuka yang ada di antara keduanya.
Gambar 13.6 menunjukkan diagram alir data sederhana untuk sistem registrasi kursus mail-in university. Kotak bulat mewakili proses, yang menggambarkan transformasi data. Kotak persegi mewakili entitas eksternal, yang merupakan pencetus atau penerima informasi yang berada di luar batas-batas sistem yang dimodelkan. Kotak-kotak terbuka mewakili penyimpanan data, yang merupakan persediaan data manual atau otomatis. Panah mewakili arus data, yang menunjukkan pergerakan antara proses, entitas eksternal, dan penyimpanan data. Mereka berisi paket data dengan nama atau isi setiap aliran data yang tercantum di samping panah. Diagram alir data ini menunjukkan bahwa siswa menyerahkan formulir pendaftaran dengan nama, nomor identifikasi, dan jumlah mata kuliah yang ingin mereka ambil. Dalam proses 1.0, sistem memverifikasi bahwa setiap kursus yang dipilih masih terbuka dengan merujuk pada file kursus universitas. File membedakan kursus yang terbuka dari yang telah dibatalkan atau diisi. Proses 1.0 kemudian menentukan pilihan siswa mana yang bisa diterima atau ditolak. Proses 2.0 mendaftarkan siswa dalam kursus yang telah dia terima. Ini memperbarui file kursus universitas dengan nama siswa dan nomor identifikasi dan menghitung ulang ukuran kelas. Jika jumlah pendaftaran maksimum telah tercapai, nomor kursus ditandai sebagai ditutup. Proses 2.0 juga memperbarui file master mahasiswa universitas dengan informasi tentang siswa baru atau perubahan alamat. Proses 3.0 kemudian mengirimkan setiap surat pemohon surat konfirmasi-pendaftaran yang mencantumkan kursus yang dia ikuti dan mencatat pilihan kursus yang tidak dapat dipenuhi. GAMBAR
13.6
DATA
UNIVERSITAS MAIL-IN
FLOW
DIAGRAM
UNTUK
SISTEM
REGISTRASI
Sistem ini memiliki tiga proses: Verifikasi ketersediaan (1.0), Daftarkan siswa (2.0), dan Konfirmasikan pendaftaran (3.0). Nama dan isi dari masing-masing aliran data tampak bersebelahan dengan setiap anak panah. Ada satu entitas eksternal dalam sistem ini: siswa. Ada dua toko data: file master mahasiswa dan file kursus.
Diagram dapat digunakan untuk menggambarkan proses tingkat tinggi serta rincian yang lebih rendah. Melalui diagram alir data yang diratakan, proses yang kompleks dapat dipecah menjadi tingkat detail yang berurutan. Seluruh sistem dapat dibagi menjadi subsistem dengan diagram alir data tingkat tinggi. Setiap subsistem, pada gilirann ya, dapat dibagi menjadi subsistem tambahan dengan diagram alir data tingkat dua, dan subsistem tingkat rendah dapat dipecah lagi sampai tingkat detail terendah tercapai. Alat lain untuk analisis terstruktur adalah kamus data, yang berisi informasi tentang potongan data dan pengelompokan data individu dalam suatu sistem (lihat Bab 6). Kamus data mendefinisikan isi aliran data dan penyimpanan data sehingga pembangun sistem memahami dengan tepat bagian data yang dikandungnya. Spesifikasi proses menggambarkan transformasi yang terjadi dalam tingkat terendah dari diagram alir data. Mereka mengekspresikan logika untuk setiap proses. Dalam metodologi terstruktur, perancangan perangkat lunak dimodelkan menggunakan diagram struktur hirarkis. Bagan struktur adalah grafik top-down, menunjukkan setiap tingkat disain, hubungannya dengan level lain, dan tempatnya dalam keseluruhan struktur desain. Desain pertama mempertimbangkan fungsi utama dari sebuah program atau sistem, kemudian memecah fungsi ini menjadi subfungsi, dan menguraikan setiap subfungsi sampai tingkat detail terendah tercapai. Gambar 13.7 menunjukkan bagan struktur tingkat tinggi untuk sistem penggajian. Jika desain memiliki terlalu banyak tingkatan agar sesuai dengan satu bagan struktur, grafik dapat dipecah lebih jauh pada diagram struktur yang lebih rinci. Bagan struktur dapat mendokumentasikan satu program, satu sistem (satu rangkaian program), atau bagian dari satu program. Pengembangan Berorientasi Objek
Metode terstruktur berguna untuk proses pemodelan, namun tidak menangani pemodelan data dengan baik. Mereka juga memperlakukan data dan proses sebagai entitas yang secara logis terpisah, sedangkan di dunia nyata pemisahan semacam itu tampaknya tidak wajar. Berbagai konvensi pemodelan digunakan untuk analisis (diagram alir data) dan untuk desain (bagan struktur).
Pengembangan berorientasi objek membahas masalah ini. Pengembangan berorientasi objek menggunakan objek sebagai unit dasar analisis dan perancangan sistem. Suatu objek menggabungkan data dan proses spesifik yang beroperasi pada data tersebut. Data yang dienkapsulasi dalam suatu objek dapat diakses dan dimodifikasi hanya oleh operasi, atau metode, yang terkait dengan objek itu. Alih-alih mengirimkan data ke prosedur, program mengirim pesan ke objek untuk melakukan operasi yang sudah tertanam di dalamnya. Sistem ini dimodelkan sebagai kumpulan benda dan hubungan di antara mereka. Karena logika pemrosesan berada di dalam objek daripada di program perangkat lunak terpisah, objek harus berkolaborasi satu sama lain untuk membuat sistem bekerja. GAMBAR 13.7 STRUKTUR STRUKTUR TINGGI TINGGI UNTUK SISTEM PAYROLL
Diagram struktur ini menunjukkan tingkat desain tertinggi atau paling abstrak untuk sistem penggajian, memberikan gambaran umum keseluruhan sistem.
Pemodelan berorientasi objek didasarkan pada konsep kelas dan warisan. Objek milik kelas tertentu, atau kategori umum benda serupa, memiliki fitur kelas itu. Kelas objek pada gilirannya dapat mewarisi semua struktur dan perilaku kelas yang lebih umum dan kemudian menambahkan variabel dan perilaku yang unik untuk setiap objek. Kelas objek baru dibuat dengan memilih kelas yang ada dan menentukan bagaimana kelas baru berbeda dari kelas yang ada, daripada mulai dari awal setiap saat. Kita dapat melihat bagaimana kelas dan pekerjaan pewarisan pada Gambar 13.8, yang menggambarkan hubungan antar kelas tentang karyawan dan bagaimana pembayarannya. Karyawan adalah nenek moyang yang sama, atau superclass, untuk tiga kelas lainnya. Saldo, Jam, dan Sementara adalah subkelas Karyawan. Nama kelas ada di kompartemen atas, atribut untuk setiap kelas berada di bagian tengah setiap kotak, dan daftar operasi ada di bagian bawah setiap kotak. Fitur yang dimiliki oleh semua karyawan (id, nama, alamat, tanggal yang
dipekerjakan, posisi, dan gaji) disimpan di Superclass Karyawan, sedangkan setiap subclass menyimpan fitur yang khusus untuk jenis karyawan tertentu. Khusus untuk karyawan per jam, misalnya, adalah tarif per jam dan tingkat lembur mereka. Garis solid dari subclass ke superclass adalah jalur generalisasi yang menunjukkan bahwa subclass yang digaji, per jam, dan sementara memiliki fitur umum yang dapat digeneralisasi ke dalam Superclass Employee. Pengembangan berorientasi objek lebih bersifat iteratif dan inkremental daripada pengembangan
terstruktur
tradisional.
Selama
analisis,
pembangun
sistem
mendokumentasikan persyaratan fungsional sistem, menentukan sifat yang paling penting dan apa yang harus dilakukan sistem yang diusulkan. Interaksi antara sistem dan penggunanya dianalisis untuk mengidentifikasi objek, termasuk data dan proses. Tahap perancangan berorientasi obyek menggambarkan bagaimana objek akan berperilaku dan bagaimana mereka akan berinteraksi satu sama lain. Objek serupa dikelompokkan bersama untuk membentuk kelas, dan kelas dikelompokkan ke dalam hierarki dimana subkelas mewarisi atribut dan metode dari superclass-nya. GAMBAR 13.8 KELAS DAN INHERITANCE
Angka ini menggambarkan bagaimana kelas mewarisi fitur umum superclass mereka .
Sistem informasi diimplementasikan dengan menerjemahkan desain ke dalam kode program, menggunakan kembali kelas-kelas yang sudah tersedia di perpustakaan objek perangkat yang dapat digunakan kembali, dan menambahkan yang baru dibuat selama tahap
perancangan berorientasi objek. Implementasi juga bisa melibatkan pembuatan database berorientasi objek. Sistem yang dihasilkan harus diuji dan dievaluasi secara menyeluruh. Karena objek dapat digunakan kembali, pengembangan berorientasi objek berpotensi mengurangi waktu dan biaya penulisan perangkat lunak karena organisasi dapat menggunakan kembali objek perangkat lunak yang telah dibuat sebagai blok bangunan untuk aplikasi lain. Sistem baru dapat dibuat dengan menggunakan beberapa objek yang ada, mengubah yang lain, dan menambahkan beberapa objek baru. Kerangka kerja berorientasi objek telah dikembangkan untuk menyediakan aplikasi semikomplet yang dapat digunakan kembali sehingga organisasi dapat menyesuaikannya lebih lanjut menjadi aplikasi jadi. Rekayasa Perangkat Lunak Computer-Aided
Rekayasa perangkat lunak berbantuan komputer (CASE) - kadang-kadang disebut rekayasa sistem berbantuan komputer - menyediakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi metodologi yang baru saja kita gambarkan untuk mengurangi jumlah pekerjaan berulang yang perlu dilakukan pengembang. Alat KASUS juga memfasilitasi terciptanya dokumentasi yang jelas dan koordinasi upaya pengembangan tim. Anggota tim dapat berbagi pekerjaan mereka dengan mudah dengan mengakses file masing-masing untuk meninjau atau memodifikasi apa yang telah dilakukan. Manfaat produktivitas sederhana juga bisa dicapai jika alat tersebut digunakan dengan benar. Alat KASUS menyediakan fasilitas grafik otomatis untuk memproduksi bagan dan diagram, layar dan generator laporan, kamus data, fasilitas pelaporan yang luas, alat analisis dan pengecekan, generator kode, dan generator dokumentasi. Secara umum, alat KASUS mencoba meningkatkan produktivitas dan kualitas dengan:
Menegakkan metodologi pengembangan standar dan disiplin desain
Meningkatkan komunikasi antara pengguna dan spesialis teknis
Mengorganisir dan menghubungkan komponen desain dan memberikan akses cepat kepada mereka menggunakan repositori desain
Mengotomatiskan bagian analisis dan desain yang membosankan dan rawan kesalahan
Mengotomatiskan pembuatan kode dan pengujian dan pengontrolan peluncuran
Alat CASE berisi fitur untuk memvalidasi diagram dan spesifikasi desain. Alat KASUS mendukung desain iteratif dengan mengotomatisasi revisi dan perubahan dan menyediakan
fasilitas prototip. Sebuah repositori informasi KASUS menyimpan semua informasi yang didefinisikan oleh para analis selama proyek berlangsung. Repositori meliputi diagram alir data, diagram struktur, diagram hubungan entitas, definisi data, spesifikasi proses, format layar dan laporan, catatan dan komentar, dan hasil pengujian. Agar bisa digunakan secara efektif, alat CASE membutuhkan disiplin organi sasi. Setiap anggota proyek pembangunan harus mematuhi seperangkat konvensi penamaan dan standar serta metodologi pengembangan. Alat KASUS terbaik menerapkan metode dan standar umum, yang dapat mencegah penggunaannya dalam situasi di mana disiplin organisasi kurang. 13.3 PENDEKATAN ALTERNATIF SISTEM-BANGUNAN
Sistem berbeda dalam hal ukuran dan kompleksitas teknologi dan dalam hal masalah organisasi
yang
harus
dipecahkan.
Sejumlah
pendekatan
pembuatan
sistem
telah
dikembangkan untuk mengatasi perbedaan ini. Bagian ini menjelaskan metode alternatif ini: siklus hidup sistem tradisional, prototyping, paket perangkat lunak aplikasi, pengembangan pengguna akhir, dan outsourcing. SIKLUS HIDUP SISTEM TRADISIONAL
Siklus hidup sistem adalah metode tertua untuk membangun sistem informasi. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sebuah sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahap formal, seperti yang digambarkan pada Gambar 13.9. Spesialis pengembangan sistem memiliki pendapat yang berbeda tentang bagaimana mempartisi tahap pengembangan sistem, namun secara kasar sesuai dengan tahapan pengembangan sistem yang baru saja kita jelaskan. Metodologi siklus hidup sistem mempertahankan pembagian kerja formal antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Pakar teknis, seperti analis sistem dan pemrogram, bertanggung jawab atas sebagian besar analisis, desain, dan pelaksanaan sistem; Pengguna akhir terbatas untuk menyediakan persyaratan informasi dan meninjau pekerjaan staf teknis. Siklus hidup juga menekankan spesifikasi dan dokumen formal, sehingga banyak dokumen dihasilkan selama proyek sistem berlangsung. Siklus hidup sistem masih digunakan untuk membangun sistem kompleks yang besar yang memerlukan analisis persyaratan yang ketat dan formal, spesifikasi yang telah ditentukan, dan kontrol yang ketat terhadap proses pembangunan sistem. Namun, pendekatan siklus hidup sistem bisa mahal, menyita waktu, dan tidak fleksibel. Meskipun pembangun sistem dapat
bolak-balik di antara tahapan dalam siklus hidup, siklus hidup sistem didominasi pendekatan "air terjun" di mana tugas dalam satu tahap diselesaikan sebelum tahap kerja dimulai. Kegiatan dapat diulang, namun volume dokumen baru harus dibuat dan langkah mundur jika persyaratan dan spesifikasi perlu direvisi. Hal ini mendorong pembekuan spesifikasi relatif dini dalam proses pembangunan. Pendekatan siklus hidup juga tidak sesuai untuk banyak sistem desktop kecil, yang cenderung kurang terstruktur dan lebih individual. GAMBAR 13.9 SIKLUS HIDUP PEMBANGUNAN SISTEM TRADISIONAL
Sistem pengembangan siklus hidup mempartisi pengembangan sistem menjadi tahap formal, dengan setiap tahap membutuhkan penyelesaian sebelum tahap selanjutnya dapat dimulai. PROTOTIPING
Prototyping terdiri dari membangun sistem eksperimental dengan cepat dan murah bagi pengguna akhir untuk dievaluasi. Dengan berinteraksi dengan prototipe, pengguna bisa mendapatkan gagasan yang lebih baik mengenai kebutuhan informasi mereka. Prototipe yang didukung oleh pengguna dapat digunakan sebagai template untuk menciptakan sistem akhir. Prototipe ini adalah versi kerja dari sistem informasi atau bagian dari sistem, namun model ini hanya merupakan model pendahuluan. Setelah beroperasi, prototipe akan disempurnakan lebih lanjut sampai sesuai dengan kebutuhan pengguna. Setelah disain selesai, prototipe tersebut dapat dikonversi menjadi sistem produksi yang dipoles.
Proses membangun desain awal, mencoba keluar, menyempurnakannya, dan mencoba lagi telah disebut proses berulang dari pengembangan sistem karena langkah-langkah yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem dapat diulang berulang-ulang. Prototyping lebih eksplisit iteratif daripada siklus hidup konvensional, dan secara aktif mempromosikan perubahan desain sistem. Dikatakan bahwa prototyping menggantikan pengerjaan ulang yang tidak direncanakan dengan iterasi yang direncanakan, dengan setiap versi lebih akurat mencerminkan kebutuhan pengguna. Langkah-langkah dalam Prototyping
Gambar 13.10 menunjukkan model empat langkah dari proses prototyping, yang terdiri dari: Langkah 1: Identifikasi persyaratan dasar pengguna. Perancang sistem (biasanya spesialis sistem informasi) bekerja dengan pengguna cukup lama untuk menangkap kebutuhan informasi dasar pengguna. Langkah 2: Kembangkan prototipe awal. Perancang sistem menciptakan prototip kerja dengan cepat, menggunakan alat untuk menghasilkan perangkat lunak dengan cepat. Langkah 3: Gunakan prototipe. Pengguna didorong untuk bekerja sama dengan sistem untuk menentukan seberapa baik prototipe tersebut memenuhi kebutuhannya dan memberi saran untuk memperbaiki prototipe. Langkah 4: Merevisi dan meningkatkan prototipe. Pembangun sistem mencatat semua perubahan yang diminta pengguna dan menyempurnakan prototipe yang sesuai. Setelah prototipe telah direvisi, siklus kembali ke Langkah 3. Langkah 3 dan 4 diulang sampai pengguna puas. Bila tidak ada lagi iterasi yang diperlukan, prototipe yang disetujui kemudian menjadi prototipe operasional yang melengkapi spesifikasi akhir untuk aplikasi. Terkadang prototipe tersebut diadopsi sebagai versi produksi dari sistem.
Keuntungan dan Kerugian Prototyping
Prototyping sangat berguna bila ada beberapa ketidakpastian mengenai persyaratan atau solusi perancangan dan sering digunakan untuk merancang antarmuka pengguna akhir sistem informasi (bagian dari sistem dimana pengguna akhir berinteraksi, seperti dis play online dan layar entri data, laporan, atau Halaman web). Karena prototyping mendorong keterlibatan pengguna akhir yang intens selama siklus pengembangan sistem, kemungkinan akan menghasilkan sistem yang memenuhi persyaratan pengguna. GAMBAR 13.10 PROTOTIPER PROSES
Proses pengembangan prototipe bisa dipecah menjadi empat langkah. Karena prototipe dapat dikembangkan dengan cepat dan murah, pembangun sistem dapat melalui beberapa iterasi, mengulang langkah 3 dan 4, untuk memperbaiki dan meningkatkan prototipe sebelum sampai pada operasi akhir.
Namun, prototyping yang cepat dapat mengabaikan langkah penting dalam pengembangan sistem. Jika prototipe selesai bekerja dengan cukup baik, manajemen mungkin tidak melihat kebutuhan untuk pemrograman ulang, perancangan ulang, atau dokumentasi dan pengujian penuh untuk membangun sistem produksi yang dipoles. Beberapa sistem yang
dibangun dengan tergesa-gesa ini mungkin tidak mudah mengakomodasi sejumlah besar data atau sejumlah besar pengguna di lingkungan produksi. PENGEMBANGAN AKHIR PENGGUNA
Beberapa jenis sistem informasi dapat dikembangkan oleh pengguna akhir dengan sedikit atau tanpa bantuan formal dari spesialis teknis. Fenomena ini disebut pengembangan pengguna akhir. Serangkaian perangkat lunak yang dikategorikan sebagai bahasa generasi keempat membuat ini menjadi mungkin. Bahasa generasi keempat adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna akhir membuat laporan atau mengembangkan aplikasi perangkat lunak dengan sedikit atau tanpa bantuan teknis. Beberapa alat generasi keempat ini juga meningkatkan produktivitas pemrogram profesional. Bahasa generasi keempat cenderung nonprocedural, atau kurang prosedural, daripada bahasa pemrograman konvensional. Bahasa prosedural memerlukan spesifikasi urutan langkah, atau prosedur, yang memberitahu komputer apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Bahasa nonprosedur hanya perlu menentukan apa yang harus dilakukan daripada memberikan rincian tentang bagaimana melaksanakan tugas. Tabel 13.3 menunjukkan bahwa ada tujuh kategori bahasa generasi keempat: perangkat lunak PC, bahasa query, generator laporan, bahasa grafis, generator aplikasi, paket perangkat lunak aplikasi, dan bahasa pemrograman tingkat tinggi. Tabel menunjukkan alat yang dipesan dalam hal kemudahan penggunaan oleh pengguna akhir nonprogramming. Pengguna akhir kemungkinan besar bekerja dengan perangkat lunak PC dan bahasa kueri. Bahasa query adalah perangkat lunak yang memberikan jawaban online langsung atas permintaan informasi yang tidak ditentukan sebelumnya, seperti "Siapa perwakilan penjualan dengan kinerja tertinggi?" Bahasa query sering dikaitkan dengan perangkat lunak pengelolaan data dan sistem pengelolaan basis data (lihat Bab 6 ). Secara keseluruhan, sistem yang dikembangkan pengguna akhir dapat diselesaikan lebih cepat daripada yang dikembangkan melalui siklus hidup sistem konvensional. Mengizinkan pengguna untuk menentukan kebutuhan bisnis mereka sendiri meningkatkan pengumpulan kebutuhan dan sering mengarah ke tingkat keterlibatan pengguna dan kepuasan yang lebih tinggi dengan sistem. Namun, alat generasi keempat masih tidak bisa menggantikan alat konvensional untuk beberapa aplikasi bisnis karena mereka tidak dapat dengan mudah menangani pemrosesan sejumlah besar transaksi atau aplikasi dengan logika prosedural dan persyaratan memperbarui yang ekstensif.
TABEL 13.3 KATEGORI BAHASA KEEMPAT KEEMPAT
ALAT GENERASI KE EMPAT
DESKRIPSI
Perangkat Lunak
Paket
CONTOH
perangkat
lunak Microsoft Excel
aplikasi tujuan umum untuk Microsoft Access PC. Bahasa Query
Bahasa untuk
mengambil sql
data yang tersimpan dalam database atau file. Mampu mendukung
permintaan
informasi
yang
belum
ditentukan. Laporan Generator
Ekstrak data dari file atau Laporan kristal database laporan
untuk yang
membuat disesuaikan
dalam berbagai format yang tidak diproduksi secara rutin oleh
sistem
informasi.
Umumnya
memberikan
kontrol lebih terhadap data yang diformat, diatur, dan ditampilkan daripada bahasa query. Bahasa grafis
Ambil data dari file atau SAS / GAMBAR database dalam
dan
tampilkan Systat
format
grafis.
Beberapa perangkat lunak grafis operasi
dapat
melakukan
aritmatika
atau
logika pada data juga. Generator Aplikasi
Berisi yang
modul bisa
keseluruhan
terprogram WebFOCUS
menghasilkan QuickBase aplikasi,
termasuk situs Web, sangat
mempercepat pengembangan.
Seorang
pengguna dapat menentukan apa yang perlu dilakukan, dan generator aplikasi akan membuat
kode
program
yang sesuai untuk input, validasi,
update,
pengolahan, dan pelaporan. Paket perangkat lunak aplikasi
Program
perangkat
lunak Oracle
PeopleSoft
yang dijual atau disewa oleh HCM vendor
komersial
menghilangkan
yang MySAP ERP
kebutuhan
akan perangkat lunak inhouse yang ditulis khusus. Sangat
tinggi
tingkat
pemograman
bahasa Buat kode program dengan APL instruksi
lebih
sedikit Nomad2
daripada
bahasa
konvensional,
seperti
COBOL atau FORTRAN. Dirancang terutama sebagai alat
produktivitas
bagi
programmer profesional.
Komputasi pengguna akhir juga menimbulkan risiko organisasi karena terjadi di luar mekanisme tradisional untuk pengelolaan dan pengendalian sistem informasi. Bila sistem dibuat dengan cepat, tanpa metodologi pengembangan formal, pengujian dan dokumentasi mungkin tidak memadai. Kontrol atas data bisa hilang dalam sistem di luar departemen sistem informasi tradisional. Untuk membantu organisasi memaksimalkan manfaat pengembangan aplikasi pengguna akhir, manajemen harus mengendalikan pengembangan aplikasi pengguna akhir dengan mewajibkan pembenaran biaya proyek sistem informasi pengguna akhir dan dengan menetapkan standar perangkat keras, perangkat lunak, dan kualitas untuk aplikasi yang dikembangkan pengguna.
APLIKASI PERANGKAT LUNAK PERANGKAT LUNAK DAN OUTSOURCING
Bab 5 menunjukkan bahwa sebagian besar perangkat lunak saat ini tidak dikembangkan secara internal namun dibeli dari sumber eksternal. Perusahaan dapat menyewa perangkat lunak dari penyedia layanan perangkat lunak, mereka dapat membeli paket perangkat lunak dari vendor komersial, atau mereka dapat memiliki aplikasi khusus yang dikembangkan oleh perusahaan outsourcing luar. Paket Perangkat Lunak Aplikasi
Selama beberapa dekade terakhir, banyak sistem telah dibangun di atas pondasi perangkat lunak aplikasi. Banyak aplikasi umum untuk semua organisasi bisnis - misalnya, daftar gaji, piutang dagang, buku besar, atau pengendalian persediaan. Untuk fungsi universal seperti itu dengan proses standar yang tidak banyak berubah seiring berjalannya waktu, sistem umum akan memenuhi persyaratan banyak organisasi. Jika paket perangkat lunak dapat memenuhi sebagian besar persyaratan organisasi, perusahaan tidak perlu menulis perangkat lunaknya sendiri. Perusahaan dapat menghemat waktu dan uang dengan menggunakan program perangkat lunak prewritten, predesigned, pretested dari paket. Vendor paket menyediakan banyak perawatan dan dukungan berkelanjutan untuk sistem ini, termasuk penyempurnaan agar sistem tetap sesuai dengan perkembangan teknis dan bisnis yang sedang berlangsung. Jika sebuah organisasi memiliki persyaratan unik yang tidak dialamatkan paketnya, banyak paket termasuk kemampuan untuk kustomisasi. Fitur penyesuaian memungkinkan paket perangkat lunak dimodifikasi untuk memenuhi persyaratan unik sebuah organisasi tanpa merusak integritas perangkat lunak kemasan. Jika banyak kustomisasi diperlukan, pemrograman tambahan dan pekerjaan penyesuaian mungkin menjadi sangat mahal dan menyita waktu sehingga mereka meniadakan banyak kelebihan paket perangkat lunak. Ketika sebuah sistem dikembangkan dengan menggunakan paket perangkat lunak aplikasi, analisis sistem akan mencakup upaya evaluasi paket. Kriteria evaluasi yang paling penting adalah fungsi yang disediakan oleh paket, fleksibilitas, keramahan pengguna, sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak, persyaratan database, upaya pemasangan dan pemeliharaan, dokumentasi, kualitas vendor, dan biaya. Proses evaluasi paket sering
didasarkan pada Permintaan Proposal (RFP), yang merupakan daftar pertanyaan terperinci yang diajukan ke vendor perangkat lunak paket. Bila paket perangkat lunak dipilih, organisasi tidak lagi memiliki kontrol penuh atas proses perancangan sistem. Alih-alih menyesuaikan spesifikasi desain sistem secara langsung dengan kebutuhan pengguna, usaha perancangan akan terdiri dari mencoba membuat persyaratan pengguna agar sesuai dengan fitur paket. Jika persyaratan organisasi bertentangan dengan cara kerja paket dan paket tidak dapat disesuaikan, organisasi harus menyesuaikan diri dengan paket dan mengubah prosedurnya. Outsourcing
Jika perusahaan tidak ingin menggunakan sumber daya internal untuk membangun atau mengoperasikan sistem informasi, perusahaan dapat mengalihkan pekerjaan ke organisasi eksternal yang mengkhususkan diri dalam menyediakan layanan ini. Komputasi dan perangkat lunak awan sebagai penyedia layanan (SaaS), yang kami jelaskan di Bab 5, adalah salah satu bentuk outsourcing. Perusahaan berlangganan menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras komputer yang disediakan oleh layanan sebagai platform teknis untuk sistem mereka. Dalam bentuk outsourcing yang lain, perusahaan bisa menyewa vendor eksternal untuk merancang dan membuat perangkat lunak untuk sistemnya, namun perusahaan itu akan mengoperasikan sistem di komputernya sendiri. Vendor outsourcing mungkin berada di dalam negeri atau di negara lain. Pengalihan dalam negeri terutama didorong oleh fakta bahwa perusahaan outsourcing memiliki keterampilan, sumber daya, dan aset yang tidak dimiliki klien mereka. Menginstal sistem manajemen rantai pasokan baru di perusahaan yang sangat besar mungkin memerlukan mempekerjakan 30 sampai 50 orang tambahan dengan keahlian khusus dalam perangkat lunak manajemen rantai pasokan, yang berlisensi dari vendor. Daripada mempekerjakan pegawai tetap baru, kebanyakan membutuhkan pelatihan ekstensif dalam paket perangkat lunak, dan kemudian melepaskannya setelah sistem baru dibangun, lebih masuk akal, dan seringkali lebih murah, untuk melakukan outsourcing pekerjaan ini selama 12 bulan. periode. Dalam kasus outsourcing lepas pantai, keputusan tersebut cenderung lebih didorong biaya. Seorang programmer terampil di India atau Rusia menghasilkan sekitar USD $ 10.000 $ 20.000 per tahun, dibandingkan dengan $ 73.000 per tahun untuk programmer yang sebanding di Amerika Serikat. Internet dan teknologi komunikasi berbiaya rendah secara drastis mengurangi biaya dan kesulitan mengkoordinasikan kerja tim global di lokasi yang
jauh. Selain penghematan biaya, banyak perusahaan outsourcing lepas pantai menawarkan aset dan keterampilan teknologi kelas dunia. Inflasi upah di luar Amerika Serikat baru-baru ini mengikis beberapa keuntungan ini, dan beberapa pekerjaan telah kembali ke Amerika Serikat. Namun demikian, ada kemungkinan sangat kuat bahwa di beberapa titik dalam karir Anda, Anda akan bekerja sama dengan agen outsourcing lepas pantai atau tim global. Perusahaan Anda kemungkinan besar akan mendapatkan keuntungan dari outsourcing jika memerlukan waktu untuk mengevaluasi semua risiko dan memastikan outsourcing sesuai untuk kebutuhan khusus. Setiap perusahaan yang meng-outsource aplikasinya harus benar benar memahami proyek, termasuk persyaratan, metode penerapannya, manfaat yang diantisipasi, komponen biaya, dan metrik untuk mengukur kinerja. Banyak perusahaan meremehkan biaya untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi vendor layanan teknologi informasi, untuk beralih ke vendor baru, untuk memperbaiki metode pengembangan perangkat lunak internal agar sesuai dengan vendor outsourcing, dan untuk memantau vendor untuk memastikan mereka memenuhi kewajiban kontrak mereka. Perusahaan perlu mengalokasikan sumber daya untuk mendokumentasikan persyaratan, mengirimkan RFP, menangani biaya perjalanan, negosiasi kontrak, dan manajemen proyek. Para ahli mengklaim bahwa dibutuhkan waktu tiga bulan sampai setahun penuh untuk mentransfer pekerjaan sepenuhnya ke mitra luar negeri dan memastikan bahwa vendor tersebut benar-benar memahami bisnis Anda. Outsourcing di luar negeri menimbulkan biaya tambahan untuk mengatasi perbedaan budaya yang menguras produktivitas dan menangani masalah sumber daya manusia, seperti menghentikan atau memindahkan pegawai negeri. Semua biaya tersembunyi ini melemahkan beberapa manfaat yang diantisipasi dari outsourcing. Perusahaan harus sangat berhati-hati saat menggunakan agen outsourcing untuk mengembangkan atau mengoperasikan aplikasi yang memberikan beberapa jenis keunggulan kompetitif. General Motors Corporation (GM) telah melakukan outsourcing 90 persen layanan TInya, termasuk pusat data dan pengembangan aplikasi. Perusahaan baru-baru ini memutuskan untuk membawa 90 persen infrastruktur TI di rumah, dengan hanya 10 persen dikelola oleh agen outsourcing. Menurunkan biaya adalah penting, namun alasan utama GM untuk mengurangi outsourcing adalah dengan mengambil alih kendali sistem informasinya, yang diyakini mencegah perusahaan merespons peluang persaingan dengan cepat. Membawa sistem informasi in-house akan memudahkan GM untuk memangkas daftar aplikasi IT yang
terbentang setidaknya 40 persen, beralih ke platform yang lebih standar, menyelesaikan proyek TI yang inovatif dengan lebih cepat, dan mendapatkan pegangan yang lebih baik pada data pelanggan dan produksi. , Yang telah ditempatkan di dalam banyak sistem yang berbeda. Pembuat mobil akan mengkonsolidasikan 23 pusat data di seluruh dunia menjadi dua, keduanya di Michigan, dan menjalankan empat pusat pengembangan perangkat lunak (Murphy, 2012). Gambar 13.11 menunjukkan skenario terbaik dan terburuk untuk total biaya proyek outsourcing lepas pantai. Ini menunjukkan berapa banyak biaya tersembunyi yang mempengaruhi total biaya proyek. Kasus terbaik mencerminkan perkiraan terendah untuk biaya tambahan, dan kasus terburuk mencerminkan perkiraan tertinggi untuk biaya ini. Seperti yang Anda lihat, biaya tersembunyi meningkatkan total biaya proyek outsourcing lepas pantai sebesar 15 sampai 57 persen. Bahkan dengan biaya tambahan ini, banyak perusahaan akan mendapatkan keuntungan dari outsourcing di luar negeri jika mereka mengelola pekerjaan dengan baik. Dalam skenario terburuk, sebuah perusahaan masih akan menghemat sekitar 15 persen. GAMBAR 13.11 JUMLAH BIAYA OFFSHORE OUTSOURCING
Jika sebuah perusahaan mengeluarkan $ 10 juta untuk kontrak outsourcing lepas pantai, perusahaan tersebut akan benar-benar menghabiskan 15,2 persen biaya ekstra bahkan dalam skenario terbaik. Dalam skenario terburuk, di mana ada penurunan produktivitas yang dramatis bersamaan dengan biaya transisi dan PHK yang sangat tinggi, perusahaan dapat mengharapkan untuk membayar hingga 57 persen biaya tambahan di atas pengeluaran $ 10 juta untuk kontrak di luar negeri.
13.4 PEMBANGUNAN APLIKASI UNTUK PERUSAHAAN DIGITAL
Di lingkungan perusahaan digital, organisasi harus dapat menambahkan, mengubah, dan menunda kemampuan teknologinya dengan sangat cepat untuk merespons peluang baru, termasuk kebutuhan untuk menyediakan aplikasi untuk platform seluler. Perusahaan mulai menggunakan proses pengembangan yang lebih pendek dan informal yang memberikan solusi cepat. Selain menggunakan paket perangkat lunak dan penyedia layanan eksternal, bisnis lebih mengandalkan teknik siklus cepat seperti pengembangan aplikasi yang cepat, desain aplikasi gabungan, pengembangan tangkas, dan komponen perangkat lunak standar yang dapat digunakan ulang yang dapat digabungkan menjadi satu rangkaian layanan lengkap untuk Ecommerce dan e-business. PENGEMBANGAN APLIKASI RAPID (RAD)
Perangkat perangkat lunak berorientasi objek, perangkat lunak yang dapat digunakan ulang, prototipe, dan alat bahasa generasi keempat membantu pembangun sistem membuat sistem kerja jauh lebih cepat daripada yang dapat mereka gunakan dengan metode pembuatan dan perangkat lunak sistem tradisional. Istilah rapid application development (RAD) digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan sistem kerja dalam waktu yang sangat singkat. RAD dapat mencakup penggunaan pemrograman visual dan alat lainnya untuk membangun antarmuka pengguna grafis, pengarsipan berulang elemen sistem kunci, otomasi pembuatan kode program, dan kerja sama tim yang erat antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Sistem sederhana seringkali bisa dirakit dari komponen prebuilt. Prosesnya tidak harus berurutan, dan bagian utama pembangunan bisa terjadi secara bersamaan. Terkadang sebuah teknik yang disebut joint application design (JAD) digunakan untuk mempercepat pembangkitan kebutuhan informasi dan untuk mengembangkan desain sistem awal. JAD menghadirkan pengguna sistem informasi dan pengguna akhir bersamaan dalam sesi interaktif untuk membahas rancangan sistem. Dirancang dengan benar dan difasili tasi, sesi JAD dapat mempercepat fase desain secara signifikan dan melibatkan pengguna pada tingkat yang tinggi. Pengembangan tangkas berfokus pada penyampaian perangkat lunak kerja yang cepat dengan memecahkan sebuah proyek besar menjadi serangkaian subproyek kecil yang selesai dalam waktu singkat menggunakan iterasi dan umpan balik yang berkesinambungan. Setiap proyek mini dikerjakan oleh tim seolah-olah merupakan proyek yang lengkap, termasuk perencanaan, analisis kebutuhan, desain, pengkodean, pengujian, dan dokumentasi. Perbaikan
atau penambahan fungsi baru terjadi dalam iterasi berikutnya karena pengembang memperjelas persyaratan. Ini membantu meminimalkan risiko keseluruhan, dan memungkinkan proyek untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lebih cepat. Metode tangkas menekankan komunikasi tatap muka atas dokumen tertulis, mendorong orang untuk berkolaborasi dan membuat keputusan dengan cepat dan efektif. PEMBANGUNAN BERBASIS KOMPONEN DAN LAYANAN WEB
Kami telah menggambarkan beberapa manfaat pengembangan berorientasi objek untuk membangun sistem yang dapat merespons lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat, termasuk aplikasi Web. Untuk lebih mempercepat pembuatan perangkat lunak, kelompok objek telah dirakit untuk menyediakan komponen perangkat lunak untuk fungsi umum seperti antarmuka pengguna grafis atau kemampuan pemesanan online yang dapat digabungkan untuk membuat aplikasi bisnis skala besar. Pendekatan pengembangan perangkat lunak ini disebut pengembangan berbasis komponen, dan ini memungkinkan sebuah sistem dibangun dengan merakit dan mengintegrasikan komponen perangkat lunak yang ada. Semakin banyak, komponen perangkat lunak ini berasal dari layanan cloud. Bisnis menggunakan pengembangan berbasis komponen untuk membuat aplikasi e-commerce mereka dengan menggabungkan komponen yang tersedia secara komersial untuk keranjang belanja, autentikasi pengguna, mesin telusur, dan katalog dengan perangkat lunak untuk kebutuhan bisnis unik mereka sendiri. Layanan Web dan Service-Oriented Computing
Bab 5 memperkenalkan layanan Web sebagai komponen perangkat lunak yang digabungkan secara longgar dan digabungkan dengan menggunakan Extensible Markup Language (XML) dan protokol dan standar terbuka lainnya yang memungkinkan satu aplikasi berkomunikasi dengan yang lain tanpa pemrograman khusus yang diperlukan untuk berbagi data dan layanan. Selain mendukung integrasi sistem internal dan eksternal, layanan Web dapat digunakan sebagai alat untuk membangun aplikasi sistem informasi baru atau meningkatkan sistem yang ada. Karena layanan perangkat lunak ini menggunakan seperangkat standar universal, mereka berjanji untuk menjadi lebih murah dan kurang sulit untuk menenu n bersama daripada komponen proprietary. Layanan web dapat melakukan fungsi tertentu sendiri, dan mereka juga dapat melibatkan layanan Web lainnya untuk menyelesaikan transaksi yang lebih kompleks, seperti memeriksa kredit, pengadaan, atau memesan produk. Dengan membuat komponen perangkat lunak yang dapat berkomunikasi dan berbagi data terlepas dari sistem operasi, bahasa
pemrograman, atau perangkat klien, layanan Web dapat memberikan penghematan biaya yan g signifikan dalam membangun sistem sambil membuka peluang baru untuk kolaborasi dengan perusahaan lain. PENGEMBANGAN APLIKASI MOBILE
Mengembangkan
aplikasi
untuk
platform
mobile
sangat
berbeda
dengan
pengembangan PC dan layar mereka yang jauh lebih besar. Ukuran perangkat mobile yang berkurang membuat penggunaan jari dan gerakan multitouch jauh lebih mudah daripada mengetik dan menggunakan keyboard. Aplikasi seluler perlu dioptimalkan untuk tugas spesifik yang harus dilakukan, sebaiknya tidak mencoba menjalankan terlalu banyak tugas, dan aplikasi tersebut harus dirancang untuk kegunaan. Pengalaman pengguna untuk interaksi mobile berbeda secara mendasar dengan penggunaan PC desktop atau laptop. Menyimpan sumber daya - bandwidth, ruang layar, memori, pemrosesan, entri data, dan isyarat pengguna - adalah prioritas utama. Saat situs Web lengkap dibuat untuk menyusut desktop seukuran layar ponsel cerdas, sulit bagi pengguna untuk menavigasi situs. Pengguna harus terus memperbesar dan memperkecil tampilan dan gulir untuk menemukan materi yang relevan. Oleh karena itu, perusahaan biasanya mendesain situs Web khusus untuk mobile interface dan membuat beberapa situs mobile untuk memenuhi kebutuhan smartphone, tablet, dan browser desktop. Ini setara dengan setidaknya tiga situs dengan konten, perawatan, dan biaya terpisah. Saat ini, situs Web tahu perangkat apa yang Anda gunakan karena browser Anda akan mengirimkan informasi ini ke server saat Anda log on. Berdasarkan informasi ini, server akan mengirimkan layar yang sesuai. Salah satu solusi untuk masalah memiliki tiga situs Web yang berbeda adalah dengan menggunakan desain Web responsif. Desain Web yang responsif memungkinkan situs Web mengubah tata letak secara otomatis sesuai dengan resolusi layar pengunjung, baik di desktop, tablet, atau smartphone. Pendekatan ini menggunakan campuran grid dan layout fleksibel, gambar fleksibel, dan kueri media yang mengoptimalkan desain untuk konteks tampilan yang berbeda. Saat pengguna beralih dari laptopnya ke iPad, iPhone, atau genggam Android, situs Web secara otomatis mengakomodasi perubahan resolusi dan ukuran gambar. Ini menghilangkan kebutuhan akan desain dan pengembangan terpisah untuk setiap perangkat baru. Dengan desain responsif, pengguna di berbagai perangkat dan browser akan memiliki
