TUGAS INTERNAL AUDIT CHAPTER 13
Tri Septian Rizki Aditya 040710736
INTERNAL AUDIT KEY COMPETENCIES 13.1 Pentingnya Kunci Kometen!i Inte"na# Au$it Seorang auditor internal harus memiliki banyak keahlian untuk menjadi audito auditorr intern internal al yang yang sukses sukses.. Salah Salah satu satu syara syaratny tnya a yaitu yaitu harus harus mengeny mengenyam am pendid pendidika ikan n selama selama empat empat tahun, tahun, sehing sehingga ga dapat dapat member memberika ikan n pemaha pemahaman man tentang bagaimana mengobservasi area operasional dan menggambarkan hal tersebut dalam bentuk kata-kata maupun tulisan. Namun, yang lebih penting lagi dan mendasar, seorang auditor internal harus memiliki etika personal yang kuat dan dan memi memili liki ki komit omitme men n kerja erja yang yang ting tinggi gi.. Moel Moelle lerr mer merekom ekomen enda dasi sika kan n kompetensi utama yang harus dimiliki oleh seorang auditor audi tor internal, yaitu :
Interview skills : auditor auditor internal mampu mewawancarai mewawancarai manajer manajer unit atau karyawan pada tingkat produksi, memberikan pertanyaan yang layak, sehingga bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Analytical skills : auditor internal harus harus memiliki kemampuan untuk melihat kejadian kejadian-kej -kejadian adian yang tidak berhubunga berhubungan n dengan data-data yang ada, sehingga dapat memberikan gambaran kepada auditor mengenai suatu hal yang dianggap tidak biasa dan material. Testing and analysis skills : berhub berhubung ungan an dengan dengan analytical skills, seorang auditor harus mampu mereview data-data kejadian atau popu populas lasii untu untuk k mengu menguji ji kine kinerj rja, a, sehi sehing ngga ga dapa dapatt menent menentuk ukan an apakah sudah efektif atau belum. Documentation skills : mampu mengambil hasil dari observasi audit, pengujian data dan dokumen, baik secara verbal maupun gras, dalam menggambarkan lingkungan yang sudah diobservasi. Reco Recomm mmen endi ding ng resu result lts s and and corr correc ecti tive ve acti action ons s : berdasarkan pend pendok okum umen enta tasi sian an,, audi audito torr haru harus s mamp mampu u memb member erik ikan an dan dan meng mengem emba bang ngka kan n reko rekomen menda dasi si yang yang efekt efektif if seba sebaga gaii tind tindak akan an korektif. Communication skills : auditor internal harus mampu mengkomunikasikan hasil kerja audit sesuai dengan rekomendasinya rekomendasinya kepada karyawan dan senior manajemen. Negotiating skills : karena : karena sering terjadi perbedaan pendapat antara penemuan dan rekomendasi, auditor harus mampu menegosiasikan hasil observasinya secara sukses. Commitments to learning : auditor auditor harus memiliki keingina keinginan n untuk belajar dan menjalani pendidikan berkelanjutan.
13.% Kemamuan Inte"&ie' Au$ito" Inte"na# !awancara merupakan langkah awal dalam proses audit internal. "ungsi dari dari pere perenc ncan anaa aan n inter interna nall audi auditt haru harus s menam menampi pilk lkan an review beberapa beberapa area, penilaian penilaian dari pengendalian pengendalian internal, reviwe reviwe dari proses operasional termasuk mengidentikasi tujuan audit, waktu, dan sumber daya yang digunakan untuk melakukan audit. #uditor harus fokus pada persiapan wawancara. $erikut adalah tahapan interview :
a% Setelah mengenal lingkungan, auditor membuat kerangka waktu dan tujuan dari perencanaan internal audit. b% Mengenalkan internal auditor yang akan melakukan reviewaktual sebaik yang diperkirakan oleh partisipan auditee. c% &ika ini adalah perencanaan audit pertama dari area ini atau jika terdapat perbedaan signikan sejak review terakhir, mendaftar area operasi mana yang bisa direview. d% &ika ada internal audit terakhir sebelumnya di area ini, cek status yang ditemukan terakhir dan rekomendasinya sebaik perubahan sistem yang terjadi sebelumnya. e% 'erangka perencanaan waktu tentang langkah audit review. f% (ermintaan untuk audit material, termasuk akses yang benar untuk fles dan sumber daya sistem )*, kata kunci temporer, akses ke le kunci, dan perpustakaan sik, koneksi telekomunikasi, dan fasilitas lainnya. g% +ntuk tambahan periode waktu review, jadwal status pertemuan secara periodik. h% &adwal tentative atas audit kepatuhan sebaik pertemuan wrapup awal. i% Membuat pengaturan untuk ketersediaan sumber daya untuk menjawab pertanyaan atau masalah yang terjadi selama review berlangsung. j% Menjelaskan perkiraan proses internal audit, termasuk laporan perencanaan sementara, memperkirakan respons time untuk rekomendasi audit, dan mengantarkan laporan akhir. k% Melalui interview dan kepastian yang ada, memberikan waktu yang cukup untuk pertanyaan. l% !ollowup wawancara dengan detail ringkasan memo kerangka waktu potensial audit dan banyak permasalahan lain yang belum terjawab.
13. 3 Ana#ytica# S(i##! Mengadopsi denisi dari sumber web !ikipedia, analytical skills menunjuk pada kemampuan untuk visualie, kepandaian berbicara, dan mengatasi masalah kompleks dan konsepnya dan untuk membuat keputusan yang dibuat dengan memahami dasar dari informasi yanhg tersedia. 'eahliannya mencakup kemampuan internal auditor ditunjukkan dalam memakai cara berpikir logika untuk pertemuan dan menganalisis informasi, mendesain dan menguji solusi untuk masalah, dan perumusan rencana. )es untuk keahlian analytical, internal auditor secara kuat dapat mempertanyakan laporan produksi yang tidak konsisten , untuk menaruh rangkaian even dalam urutan yang tepat, atau untuk membaca laporan status proyek dan mengidentikasi kesalahan potensial. eview analytical biasanya memerlukan internal auditor untuk mereview beberapa bukti audit material lalu menggunakan logika untuk mengambil bagian dari masalah dan datang dengan sebuah keputusan. +ntuk menjadi analytical, internal auditor perlu untuk berpikir tentang segala factor yang meliputi dalam situasi lalu mengevaluasi plus dan minusnya dalam mengembangkan solusi yang dianjurkan. 'eputusan internal audit harus dibuat secara konsisten, dan cara organisasi *nternal auditor harus menggunakan pendekatan analytical untuk menggambarkan kegunaan dari well-documented, proses well-reasoned untuk sampai pada keputusan dalam aktivitas audit internal.
13. ) Te!ting an$ Ana#y!i! S(i##!
Saat internal auditor harus mengembangkan keputusan awal menggunakan pendekatan analytical, tantangan berikutnya adalah mempunyai kemampuan untuk menguji, review, dan assess the materials. ontohnya, e/hibit 01.2 menggambarkan alternative pendekatan pengujian audit. )es pertama, physical observation, sering tidak berkir dalam konteks pengujian. )etapi jika pendekatan analytical, dengan menetapkan review dan menerima criteria, yang digunakan untuk pengorganisasian proses pengujian dasarobservasi, physical observation dapat dilihat sebagai proses pengujian valid yang baik. Syarat untuk kompetensi internal audit adalah analisis dari hasil test. *nternal auditor memilih sampel dan menyelenggarakan pengujian internal audit, lalu hasilnya dianalisis. 3alam penyelenggaraan tiap sampel ditetapkan audit objektif, internal auditor harus mereview hasil dari kesalahan-kesalahan yang mungkin dideteksi dalam sampel untuk menentukan apakah itu sebenarnya kesalahan, jika tepat, sifat dan penyebab kesalahan.
13. * Inte"na# Au$ito" Documentation S(i##! #uditor internal memiliki beberapa tantangan dalam mempersiapkan sebuah dokumentasi memadai yang mencakup seluruh pekerjaannya. 3i dalam memenuhi kebutuhan tersebut seorang auditor internal butuh untuk mengembangkan suatu audit work documentation skills. Sebuah fungsi audit internal seharusnya terdiri dari beberapa standar praktek terbaik guna memenuhi kebutuhan pendokumentasian secara elektronik. $eberapa praktik audit internal terbaik yang seharusnya dilakukan ketika mengimplementasikan sebuah e4ective internal audit e-o5ce ialah sebagai berikut: •
•
•
•
•
•
Membuat standar hardware dan software Meskipun audit internal dilakukan di berbagai macam wilayah akan tetapi harus tetap menggunakan standar hardware dan software yang sama. Menggunakan password berdasar peraturan keamanan dengan pembaharuan reguler 'arena informasi yang diaudit bersifat sensitif maka perlu digunakan suatu password didalam melindungi seluruh sistem. Membangun sebuah security awareness Seluruh anggota dalam tim audit seharusnya telah diinstruksikan pada suatu sumber dokumen audit yang sensitif. $ackup, backup and backup Suatu prosedur yang kuat harus memiliki 0667 backup le harian dalam folder le audit internal. Membuat prosedur pengendalian revisi le $erdasar penggunaan nama le konvensional atau sistem pengendalian software, konvensional seharusnya dibuat untuk mengidentikasi seluruh dokumen dengan sebuah tanggal yang dibuat dan angka yang direvisi. Membangun templates dan membuat style protocols Sekuruh memo, audit program, rencana audit, dan dokumen kunci lain dari audit internal seharusnya digunakan dengan format yang sama.
•
• •
•
•
•
Membuat e-mail style rules #da begitu banyaknya persyaratan dan kebutuhan untuk email messages, maka sebuah peraturan mengenai e-mail style perlu dibentuk. Membuat e-mail attachment rules *mplementasi secara aktif dan memonitor antivirus dan rewall tools Software yang efektif harus sudah diinstall, diupdate secara berkala dan dimonitor. Membatasi pengguna Seorang pengguna sumber e-o5ce haruslah dibatasi 8terutama apabila laptop sering dibawa pulang ke rumah% Membuat kunci dan peraturan keamanan untuk mesin portabel Seluruh mesin laptop auditor harus telah dikongurasi dengan kunci yang memadai. Monitor compliance Seorang anggota dari tim audit internal harus secara periodik mereview dan memonitor kepatuhan terhadap prosedur e- o5ce auditor.
Selain itu terdapat suatu praktik terbaik dalam dokumentasi audit internal diantaranya: •
Menulis naratif dan deskripsi Mendeskripsikan seluruh pekerjaan dalam suatu narasi agar pihak luar dapat memahami ketika mereview dokumen audit 3okumen konsep audit diobservasi tetapi tidak mendeskripsikan asumsi atau ide spekulatif. Mengeneralisasi sistem dokumen yang berhubungan dengan menggunakan hyperlinks Simplikasi &aga agar dokumentasinya cukup simple tetapi tidak terlalu simple )ulis dokumentasi terkecil dengan least overlap 9etakkan informasi pada tempat yang paling diapropriasi Memperlihatkan informasi kunci pada publik dengan menyertakan summary dan brief description Menggunakan whiteboard, corkboard, atau internal web site Menjelaskan apa kepada dokumen 3okumen dengan sebuah tujuan "okus pada kebutuhan pengguna aktual Menjelaskan kapan pada dokumen *terate, iterate, iterate. Melakukan suatu pendekatan evolusionary untuk memperoleh feedback pada material
•
•
•
Mencari jalan terbaik untuk mengkomunikasikan, menyetujui suatu transfer dukungan dokumentasi Melindungi dokumen saat ini Mengupdate dokumentasi secara reguler tetapi hanya ketika terjadi suatu kesalahan eneral Selalu dipastikan bahwa dokumentasi itu memenuhi persyaratan
•
Memberi kesempatan kepada para pengguna untuk menjustikasi dokumentasi Membangun suatu pengesahan agar suatu dokumentasi menjadi lebih kuat Menyediakan persiapan latihan pendokumentasian pada seluruh anggota tim audit internal. 13.+ Re(omen$a!i ,a!i# $an Tin$a(an Ko"e(!i
Melaporkan hasil dari kerja audit nya dan mengembangkan rekomendasi yang kuat untuk tindakan koreksi. #uditor internal harus mempunyai kemampuan kunci untuk merangkum hasil dari kerja audit, untuk mendiskusikan apa yang salah, serta untuk mengembangkan rekomendasi dalam tindakan koreksi yang efektif. Setiap auditor internal seharusnya memkirkan kerja audit mereka dalam hal: )ujuan audit, #pa yang ditemukan, Mengapa ditemukan kesalahan atau ketidakpatuhan, lalu #pa dapat mengkoreksi kesalahan tersebut, serta apa rekomendasi dari auditor internal untuk tindakan koreksi. #uditor internal pada semua level sebaiknya mengembangkan kompetensi berkir tentang hal-hal tersebut. Mengkaji ulang bukti dan membuat ketepatan rekomendasi audit dapat menjadi sulit jika audit menemukan pembatas yang kompleks atau area yang sangat tidak jelas.
13.- Kemamuan Komuni(a!i Au$ito" Inte"na# #uditor internal pada semua level sebaiknya mengembangkan kemampuan untuk berdiskusi dan mempresentasikan temuan audit dan rekomendasi audit internal yang terkait. Mereka juga harus mampu berkomunikasi dengan yang lainnya dalam perusahaan tentang kerja mereka secara tepat dan untuk membantu yang lainnya dalam memahami nilai dari auditor internal.
13. Kemamuan /e"nego!ia!i Au$ito" Inte"na# 'etika berfokus pada rekomendasi yang dikembangkan di dalam laporan atau selama me-review bukti audit di lapangan, auditor internal akan mendiskusikan banyak area dimana manajemen dan yang lainnya tidak setuju dengan asumsi auditor internal dan penemuan-penemuan potensialnya. *nternal auditor harus berkomunikasi dalam rangka negosiasi mengenai isu atau pendapat, baik itu berhadapan secara langsung, melalui telepon, ataupun tulisan. $erikut adalah beberapa elemen kunci dari proses negosiasi.
Ta0a I Memu#ai Nego!ia!i 2 Pena'a"an A'a# 1. Ino"mation $elajar sebanyak mungkin mengenai isu audit atau masalah yang didiskusikan %. Le&e"age E&a#uation Sebagai permulaan, evaluasi pemicu atau kekuatan relatif negosiasi kita dan pemicu dari pihak lain. 3. Ana#y!i! #pa saja isu yang berkembang, hal ini penting ketika memulai review mengenai laporan audit yang bermasalah.
). Rao"t $angun hubungan dengan auditee dan dengan pihak lawan. #udit internal harus menentukan terlebih dahulu apakah pihak lawan akan kooperatif ; apabila tidak, maka pertimbangkan untuk memperkerjakan manajemen senior sebagai mediator praktikal. *. 4oa#! an$ E5ectation! )ujuan berbeda dengan ekspektasi, apa yang menjadi ekspektasi dari internal audit ketika sesi ini selesai. +. Tye o Negotiation $agaimana jenis negosiasinya, apakah kompetitif, kooperatif, atau tidak biasa, apakah berhadapan langsung, melalui fa/, menggunakan mediator, atau dengan cara lain. -. /u$get Setiap negosiasi mengeluarkan biaya. #udit internal akan menghabiskan waktu sta4 dan manajemen untuk bertemu dan bernegosiasi, yang mungkin dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan audit lainnya . . P#an 'embangkan rencana negosiasi sementara. Ta0a II Ta0a Pena'a"an 1. Logi!tic! )entukan tempat, waktu, dan cara negosiasi.
3. Su7!e8uent O6e"! $agaimana kita menyesuaikan rencana negosiasi pergerakan lawan yang tidak bisa diantisipasi.
untuk
merespon
). Tactic! )entukan taktik yang akan kita gunakan, dan perkirakan taktik apa yang digunakan oleh lawan. *. Conce!!ion! )entukan konsesi apa yang akan dibuat, dan bagaimana membuatnya. +. Re!o#ution )emukan cara terbaik untuk menyelesaikan masalah. )emukan solusi yang dapat dirundingkan dan kreatif. Ta0a III Ta0a Penutu 1. Logi!tic! )entukan cara dan waktu yang tepat untuk menutup pertemuan negosiasi. #pakah pada saat pertemuan tersebut atau nanti setelah auditor internal menyajikan revisi mereka.
%. Documentation Siapkan dokumen terperinci yang menggambarkan jalannya pertemuan, dengan penekanan pada perubahan rencana dan persetujuan kedua belah pihak. 3. Emotiona# C#o!u"e 3alam menutup pertemuan, penting untuk mengidentikasi kepentingan dan perubahan dari tiap pihak. #pabila kita mengabaikan surat tersebut, maka persetujuan tersebut kemungkinan bukan yang terakhir. ). Im#ementation Meskipun audit internal setuju untuk membuat perubahan pada laporan audit mereka dan auditee setuju untuk merubah beberapa prakteknya, perjanjian negosiasi akan menjadi kurang berguna kecuali diimplementasikan dengan tepat. 13. 9 Komitmen untu( /e#a:a" Au$ito" Inte"na# Semua auditor internal harus menanamkan komitmen untuk belajar secara konstan dan berkelanjutan sebagai bentuk kompetensi yang paling utama. ontohnya, di tahun 266=, S> mengkonversikan aturan-aturan akuntansi dari ##( menjadi *"S "international fnancial reporting standards#. !alaupun auditor internal tidak perlu memahami secara mendalam atas perubahan aturan akuntansi ini, namun mereka harus mengetahui dampakdampak yang mungkin terjadi atas perubahan tersebut.
13.1; Pentingnya Core Competencies Au$ito" Inte"na# 'ompetensi-kompetensi yang tersaji pada bab ini sangat penting bagi semua auditor internal. 'etika topiknya adalah kemampuan berkomunikasi yang bagus atau kemampuan untuk belajar pada daerah yang kurang dikuasai, hal tersbut bagus untuk dipraktekkan, keakraban yang kuat dan penggunaan kunci kompetensi audit internal yang didiskusikan disini merupakan elemen yang dibutuhkan bagi setiap $?' auditor internal.
