Nomor Dokumen
:
Terbit ke
:
Nomor Revisi
:
Tanggal diberlakukan diberlakuk an
:
PEDOMAN TATA NASKAH DAN DOKUMEN INTERNAL
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|i
PEMERINTAH KOTA SINGKAWANG SINGKAWANG
DINAS KESEHATAN DAN KELUARGA BERENCANA
UPT PUSKESMAS SINGKAWANG TIMUR I Jl.Raya Pajintan No.21 Kelurahan Pajintan Kec.Singkawang Timur Telp. (0562) 641517
SINGKAWANG
PEDOMAN TATA NASKAH DAN DOKUMEN INTERNAL
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|ii
PEMERINTAH KOTA SINGKAWANG SINGKAWANG
DINAS KESEHATAN DAN KELUARGA BERENCANA
UPT PUSKESMAS SINGKAWANG TIMUR I Jl.Raya Pajintan No.21 Kelurahan Pajintan Kec.Singkawang Timur Telp. (0562) 641517
SINGKAWANG
PEDOMAN TATA NASKAH DAN DOKUMEN INTERNAL
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|ii
TINDAKAN
NAMA
JABATAN
TANDATANGAN
TANGGAL
Disiapkan Diperiksa
Ketua Tim Mutu
Disetujui
Kepala Puskesmas
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ....................................................................................................................................
iii
SURAT KEPUTUSAN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PUSKESMAS SUKASARI BAB I
............................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN............................................................................................................................
1
1.1 LATAR BELAKANG ............................ .............. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 1
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|iii
1.2 MAKSUD DAN TUJUAN .................................................................................................... 2 1.3 SASARAN ............................................................................................................................
2
1.4 DASAR HUKUM ..................................................................................................................
2
1.5 ASAS
.................................................................................................................................... 3
1.6 RUANG LINGKUP ..............................................................................................................
3
1.6.1 Definisi ........................................................................................................................... 4 1.7 Jenis Dokumen .................................................................................................................... BAB II
5
.............................................................................................................................................. 6
TATA NASKAH DAN DOKUMEN INTERNAL ..........................................................................
6
2.1 Naskah Dinas Arahan ........................................................................................................
6
2.2 Standar Operasional Prosedur (SOP) .............................................................................
9
2.2.1 Tujuan penyusunan SOP .........................................................................................
10
2.2.2 Manfaat SOP ..............................................................................................................
10
2.2.3 Format SOP .................................................................... Error! Bookmark not defined. 2.2.4 Petunjuk Pengisian SOP .......................................................................................... 2.3 Surat Edaran ......................................................................................................................
13 16
2.4 Naskah Dinas Penetapan (keputusan/kebijakan) ........................................................ 16 2.5 Naskah Dinas Penugasan ...............................................................................................
19
2.6 Naskah Dinas Korespondensi ........................................................................................
21
2.6.1 Surat Biasa .................................................................................................................
21
2.6.2 Surat Undangan ......................................................................................................... 22 2.7 Naskah Dinas Khusus ......................................................................................................
23
2.7.1 Surat Kuasa ................................................................................................................
23
2.7.2 Berita Acara ................................................................................................................
23
2.7.3 Surat Keterangan ......................................................................................................
24
2.7.4 Surat Pengantar ......................................................................................................... 25 2.7.5 Pengumuman .............................................................................................................
26
2.7.6 Laporan .......................................................................................................................
27
2.7.7 Telaah Staf .................................................................................................................
28
2.7.8 Naskah Dinas Elektronik ..........................................................................................
28
2.7.9 Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas ................................................................ 28 2.7.10 Nota Dinas ................................................................................................................
29
2.7.11 Notulen ......................................................................................................................
30
2.7.12 Daftar Hadir ..............................................................................................................
30
BAB III
........................................................................................................................................... 32
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|iv
PENYUSUNAN NASKAH DINAS .............................................................................................
32
3.1 Persyaratan Penyusunan ................................................................................................
32
3.1.1 Penomoran Naskah Dinas .......................................................................................
32
3.1.2 Ketentuan Jarak Spasi .............................................................................................. 34 3.1.3 Penggunaan Huruf dan Bahasa ..............................................................................
34
3.1.4 Jenis Kertas ................................................................................................................
35
3.1.5 Penentuan Batas/Ruang Tepi .................................................................................
35
3.1.6 Ruang Tanda Tangan dan Penandatanganan Dokumen ................................... 35 3.1.7 Susunan Surat Dinas ................................................................................................
36
3.1.8 Penggunaan Logo dan Cap Dinas dalam Naskah Dinas .................................... 38 BAB IV ...........................................................................................................................................
40
PENGELOLAAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL ...................................... 40 3.1 Tata Cara Penerbitan Dokumen .....................................................................................
40
3.2 Tata Cara Pengesahan Dokumen ..................................................................................
43
3.3 Tata Cara Distribusi dan Sosialisasi Dokumen ............................................................
44
3. 4 Tata Cara Revisi Dokumen ............................................................................................
45
3.5 Tata Cara Pemusnahan Dokumen .................................................................................
48
3.6 Tata Cara Penyimpanan Dokumen ................................................................................ 50 BABV .............................................................................................................................................
51
PENUTUP .....................................................................................................................................
51
LAMPIRAN – LAMPIRAN
............................................................................................................ 1
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|v
LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS NOMOR
:
005/SK/A/PKM/II/2017
TENTANG
:
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DILINGKUNGAN PUSKESMAS SUKASARI
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PUSKESMAS SUKASARI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG Ketatalaksanaan
pemerintah
merupakan
pengaturan
tentang
tata
cara
melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan
instansi
pemerintah.
Salah
satu
komponen
penting
dalam
ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Dalam melaksanakan kegiatannya, sebagai salah satu instansi pemerintah penyelenggara pelayanan dan upaya kesehatan, puskesmas juga perlu didukung oleh suatu mekanisme administrasi, sehingga apa yang menjadi kebutuhan dan harapan pengguna pelayanan dan dilaksanakan secara efektif dan efisien. Administrasi
umum
merupakan
salah
satu
komponen
penting
dalam
penyelenggaraan pelayanan dan upaya Puskesmas. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat. Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah, Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Standar Pelayanan Operasional (SOP) dan Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|1
Peraturan Bupati Cianjur Nomor 16 Tahun 2007 tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cianjur. Sehubungan dengan hal tersebut, perlu disusun dan ditetapkan Pedoman Tata Naskah di lingkungan Puskesmas Sukasari Kecamatan Cilaku Kabupaten Cianjur. 1.2 MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman Tata Naskah ini dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah seluruh dokumen di Puskesmas Sukasari. 2. Tujuan Tersedianya pedoman tata naskah bagi kepala, penanggung jawab dan pelaksana upaya kesehatan diPuskesmas Sukasari dalam menyusun dokumen-dokumen yang di butuhkan dalam penyelenggaraan Puskesmas.
1.3 SASARAN Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas di Puskesmas Sukasari adalah: 1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dilingkungan Puskesmas Sukasari. 2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dengan unsur lain dalam lingkup administrasi umum. 3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis. 4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas. 5. Berkurangnya tumpang tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.
1.4 DASAR HUKUM 1. Undang-undang
Republik Indonesia Nomor 25 tahun
2009 tentang
pelayanan publik, Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2009 nomor 112; 2. Undang-undang
Republik
Indonesia
nomor
23
tahun
2014
tentang
Pemerintah Daerah; 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 4. Peratutran
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia nomor 80 tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|2
5. Peraturan Menteri Kesehatan nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas; 6. Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor. 07 Tahun 2000 Tentang Tata Kearsipan 7. Peraturan Bupati Cianjur Nomor 13 Tahun 2010 8. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Faslitas Kesehatan Tingkat Pertama tahun 2015.
1.5 ASAS Pedoman Tata Naskah Puskesmas Sukasari ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut : 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar tata naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas 2. Pembakuan Tata naskah diproses dan disusun menutut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan dan keabsahan. 4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 5. Kecepatan dan Ketepatan 6. Tata naskah harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosuderal dan distribusi. 7. Keamanan Tata naskah harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. 1.6 RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah, penyusunan naskah, pengurusan naskah korespondensi, pejabat penandatangan naskah, penggunaan lambang dan logo dalam naskah, serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|3
1.6.1 Definisi a. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. b. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi. c. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel. d. Dokumen
adalah naskah yang disusun dalam bentuk produk hukum yang
berlaku di Puskesmas Sukasari yang meliputi: a) Dokumen eksternal yaitu segala produk hukum yang diterbitkan di luar
Puskesmas Sukasari dan diberlakukan atau wajib berlaku di Puskesmas Sukasari. b) Dokumen Internal yaitu terdiri dari : kebijakan, pedoman, panduan, standar
operasional prosedur, program serta bentuk lain yang berlaku di Puskesmas Sukasari. e. K ewenangan P enandatang anan Nask ah adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya. Bila berjenjang, makin ke kiri dan ke sisi bawah, menunjuk pada hirarki jabatan yang makin tinggi. Dalam hal penandatangan naskah, maka perlu dilihat kesesuaian
header dengan
pejabatnya. f. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas yang berlaku di Puskesmas Sukasariyaitu dengan sistematika penomoran. g. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan. h. Pemilik dokumen adalah Unit/Komite/Tim/Panitia yang bertanggung jawab untuk
menyusun
dokumen
dan
atau
merevisi
dokumen,
mengajukan
pengesahan dokumen, menggunakan dokumen, membagi dokumen baru kepada unit terkait, menarik dokumen yang tidak berlaku, serta menyerahkan dokumen tidak berlaku kepada pengendali dokumen. i.
Pengguna dokumen adalah Unit/Komite/Tim/Panitia yang menggunakan dokumen terkendali untuk proses pelayanan.
j.
K omunikas i Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Puskesmas Sukasari secara vertikal dan horisontal.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|4
k. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh Puskesmas Sukasari dengan pihak lain di luar lingkungan Puskesmas Sukasari. l.
S tempel adalah cap (basah) yang dibubuhkan (lazimnya) di sisi kiri tanda tangan pejabat, bila ada.
1.7 Jenis Dokumen 1. Dokumen Internal Semua dokumen yang diterbitkan oleh Puskesmas Sukasaridan dikendalikan terdiri dari: a. Kebijakan b. Pedoman c. Panduan d. Program e. Standar Operasional Prosedur (SOP) f. Formulir g. Brosur
2. Dokumen Eksternal Semua produk hukum yang diterbitkan oleh Pemerintah berupa UndangUndang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Keputusan Menteri, Peraturan Menteri, Peraturan Daerah, maupun segala produk hukum lain yang mengikat dan berlaku atau diberlakukan di Puskesmas Sukasari.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|5
BAB II TATA NASKAH DAN DOKUMEN INTERNAL
2.1 Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan A. Pedoman / Panduan 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu di jabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi yang bersangkutan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Puskesmas. 3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran Surat Keputusan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi, yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama
pedoman
dengan
menggunakan
huruf
kapital
serta
ditempatkan secara simetris. b) Kepala Bagian kepala pedoman terdiri dari : Tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan
dicamtukan di tengah atas;
Rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital .
c) Batang tubuh
Pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum;
Materi pedoman;
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|6
Penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut.
d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari :
Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
Tanda tangan;
Nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan nama gelar.
B. Kerangka Acuan Program/Kegiatan Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh Puskesmas. Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai dengan Standar Akreditasi. Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatankegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan. Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut : a. Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/kegiatan. b. Latar Belakang Latar belakang merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan progran tersebut dapat lebih kuat. c. Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci. d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|7
e. Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lainlain. f. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai
tujuan-tujuan
upaya/kegiatan.
Sasaran
program/kegiatan menunjukan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir
tujuan
tertentu.
Penyusunan
sasaran
program
perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
1) Spesific : sasaran harus menggambarkan hasilspesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan spesifik.
2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan
kedalam
proses
perencanaan.
Oleh
karenanya
metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
3) A g res s ive but A ttainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
4) R esult oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikan hasil
yang
ingin
dicapai.
Misalnya
:
mengurangi
komplain
masyarakat terhadap pelayanan sebesar 50%.
5) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari satu tahun). Kalau ada program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas. g.
Jadwal pelaksanaan kegiatan Jadwal merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|8
h.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksudkan dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu program/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama)
evaluasi pelaksanaan
kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus di buat dan di tujukan kepada siapa. i.
Pencatatan, pelaporan, dan evaluasi kegiatan Pancatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan harus dilakukan. Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lainsesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran.
2.2 Standar Operasional Prosedur (SOP) 1) Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan sesuai Permenpan No.35 Tahun 2012. Istilah Standar Prosedur Operasional (SPO) digunakan di Undangundang nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, Undang-undang
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|9
nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan, dan Undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Beberapa istilah prosedur yang sering digunakan yaitu :
Prosedur yang telah ditetapkan disingkat protap,
Prosedur untuk panduan kera (prosedur kerja, disingkat PK),
Prosedur untuk melakukan tindakan,
Prosedur penatalaksanaan,
Petunjuk pelaksanaan disingkat juklak,
Petunjuk pelaksanaan secara teknis disingkat juknis,
Prosedur untuk melakukan tindakan klinis : protokol klinis,
Algoritma/Clinical Pathway. Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk menghindari salah tafsir serta dalam rangka menyeragamkan istilah maka dalam pedoman penyusunan dalam dokumen ini digunakan istilah “Standar Operasional
Prosedur
(SOP)” sebagaimana
yang
tercantum
dalam
permenpan nomor 35 tahun 2012. Prosedur yang dimaksud dalam istilah
“Standar
Operasional
Prosedur (SOP)” bersifat institusi maupun perorangan sebagai profesi sehingga di anggap lebih tepat karena prosedur yang dimaksud dalam pedoman penyusunan dokumen akreditasi FKTP ini adalah prosedur yang bersifat institusi maupun perorangan sebagai profesi, sementara istiah Standar Prosedur Operasional (SPO) yang dipergunakan dalam undangundang praktik kedokteran maupun dalam undang-undang kesehatan lebih bersifat perorangan sebagai profesi. Prinsipnya adalah “Format” SOPyang digunakan dalam satu institusi harus “SERAGAM” 2.2.1Tujuan penyusunan SOP Agar
berbagai proses kerja rutin
terlaksana
dengan efisien, efektif,
konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yg berlaku. 2.2.2Manfaat SOP
Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
Memastikan
staf
Puskesmas
memahami
bagaimana
Naskah
Puskesmas
melaksanakan
pekerjaannya. Tata
Sukasari
|10
Contoh : SOP Pemberian informasi, SOP pemasangan infus, SOP Pemindahan
pasien
dari
tempat
Tata
tidur
Naskah
ke
kereta
Puskesmas
dorong.
Sukasari
|11
Kop /heading SOP Judul No.Dokumen No Revisi Logo
SOP
Tanggal Terbit
Pemda Halaman
(Lambang Puskesmas)
Nama Puskesmas
Nama Ka Ttd Ka Puskesmas
Puskesmas NIP
Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua dan seterusnya SOP di buat tanpa menyertakan Kop/ Heading. 1) Komponen SOP 1. Pengertian
:
2. Tujuan
:
3. Kebijakan
:
4. Referensi
:
5. Alat dan bahan
:
6. Prosedur/Langk ah
:
7. Diagram / bagan Alir
:
8. Hal-hal yang perlu diperhatikan
:
9. Unit terkait
:
10. Dokumen terkait : 11. Riwayat perubahan dokumen
No Yang diubah diberlakukan
Isi Perubahan
Tgl
Penjelasan : Penulisan SOP yang harus tetap di dalam tabel/kotak adalah : nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|12
tangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi tabel/kotak. 2.2.4Petunjuk Pengisian SOP 1) Logo Bagi Puskesmas, logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten, dan lambang Puskesmas.
2) Kotak Kop/ Heading diisi sebagai berikut :
Heading hanya dicetak halaman pertama
Kotak judul diberi judul / nama SOP sesuai proses kerjanya.
Nomor Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang yang berlaku di Puskesmas, di buat simetris agar ada keseragaman.
Nomor Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya.
Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut.
Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total
halaman untuk SOP tersebut (misal 1/5). Namun, di tiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua : 2/5, halaman terakhir 5/5 dibuat simetris.
Ditetapkan kepala Puskesmas : diberi tandatangan kepala Puskesmas dan nama jelasnya.
3) Isi SOP Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut :
Pengertian : diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “sebagai acuan penerapan langkah -langkah untuk.....”.
Kebijakan : berisi kebijakan kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP imunisasi pada bayi, pada kebujakan dituliskan : Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang Kesehatan Ibu dan Anak.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|13
Referensi : berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.
Alat dan bahan : berisi tentang alat dan bahan yang diperlukan atau digunakan dalam pelaksanaan SOP
Langkah – langkah Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
Bagan Alir : Diagram Alir/bagan alir (Flow Chart): Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkahlangkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol balok :
Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut :
Awal Kegiatan :
Akhir Kegiatan :
?
Simbol Keputusan :
Ya
Tidak
Penghubung :
Dokumen :
Arsip :
dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|14
Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
Dokumen terkait : berisi dokumen yg terkait dengan prosedur dalam proses kerja tersebut
Riwayat perubahan dokumen : berisi uraian tentang isi perubahan dokumen SOP dan tanggal diberlakukannya jika terdapat perubahan.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|15
2.3 Surat Edaran 1) Pengertian Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penadatanganan Kewenangan untuk mmenetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah. 3) Susunan (a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari :
Kop naskah dinas, yang berisi logo instansi dan nama instansi
Tulisan surat edaran, dicantumkan di bawah logo instansi
Kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran
Rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.
(b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri dari :
Alasan tentang perlunya di buat surat edaran
Peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain
Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak
(c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari
Tempat dan tanggal penetapan
Nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma (,)
Tanda tangan pejabat penanda tangan
Nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar
Cap dinas
2.4 Naskah Dinas Penetapan (keputusan/kebijakan) Kebijakan adalah peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Sukasari yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Format Peraturan/Surat Keputusan sebagai berikut : 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari : Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|16
(a) Kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) Nomor yang ditulis dengan huruf kapital, nomor keputusan ditulis sesuai sistem penomoran yang berlaku di Puskesmas; (d) “Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa” (e) Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,) 2) Konsideran, meliputi : a. Menimbang
Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan;
Huruf awak kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dan diletakkan di bagian kiri;
Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;).
b. Mengingat Memuat
dasar
kewenangan
dan
peraturan
perundangan
yang
memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut;
Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi;
Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang;
Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki kata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;).
3) Diktum
Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital;
Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:);
Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.).
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|17
4) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/S Peraturan/Surat urat Keputusan yang yang dirumuskan dalam diktum-diktum,misalnya : Kesatu
:
Kedua : dst
Dicantumkan
saat
berlakunya
Peraturan/Surat Peraturan/Su rat
Keputusan,
perubahan,pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/Surat Peraturan/Sura t Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat Keputusan.
5) Kaki Kaki peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penandatangan
pemerapan
Peraturan/Surat
Keputusan,
pengundangan
peraturan/keputusan yang terdiri dari :
Tempat da tanggal penetapan
Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,)
Tanta tangan pejabat, dan
Nama lengkap pejabat yang menandatangani menandatangani
6) Penandatanganan Peraturan/Surat Keputusan kepala Puskesmas ditandatangani oleh kepala Puskesmas, dituliskan nama tanpa gelar. 7) Lampiran Peraturan/Surat Keputusan
Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan judul peraturan/Surat Keputusan;
Halaman terakhir harus ditandatangani ditandatangani oleh kepala Puskesmas. Puskesmas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan/Surat Keputusan yaitu : 1. Kebijakan yang telah ditetapkan kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan. 2. Untuk kebijakan berupa peraturan, pada batang tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk bab-bab dan pasal-pasal.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|18
2.5 Naskah Dinas Penugasan a. Surat Perintah 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasa atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. jawabnya. 1) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari :
kop naskah dinas, yang berisi logo instansi dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakan secara simetris;
kata surat perintah , yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
Nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah .
b) Batang Tubuh Konsiderans
meliputi
pertimbangan
dan/atau
dasar:
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah: dasar
memuat
ketentuan
yang
dijadikan
landasan
ditetapkannya surat perintah tersebut. Diktum
dimulai
dengan
frasa
memberi
perintah,yang perintah, yang
ditulisdengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari
Tempat dan tanggal surat perintah;
nama jabatan pejabat yang menandatangani, menandatan gani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
tanda tangan pejabat yang menugasi; Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|19
nama lengkap pejabat yang menandatangani menandatan gani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya.
cap dinas
3) Distribusi dan Tembusan Surat perintahdisampaikan kepada pihak yang mendapat perintah. Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait 4) Hal yang Perlu Diperhatikan
bagian konsedirans konsedirans memuat pertimbangan pertimbangan atau dasar
jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom, nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan dan keterangan.
surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan
b. Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari :
kop naskah dinas, yang yang berisi logo instansi dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakan secara simetris;
kata surat tugas, tugas , yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas .
b) Batang Tubuh
Konsiderans
meliputi
pertimbangan
dan/atau
dasar:
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas:
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|20
dasar
memuat
ketentuan
yang
dijadikan
landasan
ditetapkannya surat perintah tersebut.
Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari :
tempat dan tanggal surat tugas;
nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
tanda tangan pejabat yang menugasi
nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;
cap dinas
4) Distribusi dan Tembusan
Surat tugas disampaikan kepada pihak yang mendapat tugas.
Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait
5) Hal yang perlu diperhatikan
bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom, nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan dan keterangan.
surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
2.6 Naskah Dinas Korespondensi 2.6.1 Surat Biasa a. Pengertian Surat biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan,
permintaan
jawaban
atau
saran
dan
sebagainya.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|21
b. Susunan 1) Kepala Surat terdiri atas : a) Nama tempat ditetapkan b) Tanggal, Bulan dan Tahun c) Pejabat/ Alamat yang dituju d) Nomor surat e) Sifat surat f) Lampiran surat g) Hal surat 2) Isi Surat dirumuskan dalam bentuk uraian. 3) Bagian akhir surat terdiri atas : a) Nama Jabatan b) Tanda tangan pejabat c) Nama pejabat, pangkat dan NIP d) Stempel instansi e) Tembusan
2.6.2 Surat Undangan 1) Pengertian Surat Undangan adalah surat dinas yang
memuat undangan kepada
pejabat/pegawai tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu seperti rapat, upacara dan pertemuan. 2) Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala. Bagian kepala surat undangan terdiri dari : 1) kop surat undangan, yang berisi logo dan nama instansi; 2) nomor, sifat, lampiran dan hal, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; 3) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; 4) kata Yth, ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari 1) alinea pembuka;
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|22
2) isi undangan, yeng meliputi hari, tanggal, waktu, tempat dan acara; 3) alinea penutup. c) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf. awal kapital, tanda tangan dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; b) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.
2.7 Naskah Dinas Khusus 2.7.1 Surat Kuasa a. Pengertian Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat kuasa terdiri dari: a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat kuasa; c) nomor surat kuasa. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan. 3) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan dan dibubuhi materai. 2.7.2 Berita Acara a. Pengertian
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|23
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari: a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul berita acara; c) nomor berita acara. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari: a) tulisan hari, tanggal dan tahun serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara. 3) Kaki Bagian
kaki
surat
kuasa
memuat
tempat
pelaksanaan
penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan. 2.7.3 Surat Keterangan a. Pengertian Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari: a) kop surat keterangan yang berisi logo dan nama instansi, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat keterangan;nomor surat keterangan. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|24
3) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan. Tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. 2.7.4 Surat Pengantar a. Pengertian Surat
pengantar
adalah
naskah
dinas
yang
digunakan
untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat penganar terdiri dari: a) kop naskah dinas; b) nomor; c) tanggal; d) nama jabatan/alamat yang dituju; e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari : a) nomor urut; b) jenis yang dikirim; c) banyaknya naskah/barang; d) keterangan. 3) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari : a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi 1) nama jabatan pembuat pengantar; 2) tanda tangan; 3) nama dan NIP; 4) stempel jabatan/instansi. b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi 1) nama jabatan penerima; 2) tanda tangan; 3) nama dan NIP; 4) cap instansi instansi; Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|25
5) nomor telepon/faksimile; 6) tanggal penerimaan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. 5) Penomoran Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas. 2.7.5 Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan
kepada
semua
pejabat/pegawai
dalam
instansi
atau
perseorangan dan golongan di dalam atau diluar instansi. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Pengumuman
dibuat
dan
ditandatangani
oleh
pejabat
yang
mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari: a) kop naskah dinas yang memuat logo dan instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo instansi, yang ditulis
dengan
huruf
kapital
secara
simetris
dan
nomor
pengumuman dicantumkan di bawahnya; c) kata tentang yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) rumusan judul pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pengumuman hendaknya memuat : a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman; c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak; 3) Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari : a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|26
d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; e) cap dinas. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu. b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. 2.7.6 Laporan a. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh laporan terdiri dari : a) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksuda dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan; b) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi,
hasil
pelaksanaan
kegiatan,
hambatan
yang
dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; c) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; d) Penutup, merupakan akhir laporan. 3) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari : a) tempat dan tanggal pembuatan laporan; b) nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; c) tanda tangan; d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|27
2.7.7 Telaah Staf 1) Pengertian Telaahan Staf adalah naskah dinas yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saransaran tentang suatu masalah. 2) Susunan
2.1) K epala Telaahan Staf ; terdiri atas :
Tulisan “TELAAHAN STAF” diletakan di tengah lembar naskah;
Pejabat/ Alamat
Pejabat yang mengirim
Tanggal, nomor, sifat lampiran, hal.
2.2. ) Is i Telaahan Staf ; :
Pokok persoalan
Pra anggapan
Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan
Pembahasan/ analisis
Kesimpulan
Saran Tindak
2.3. ) B agian akhir ; terdiri atas :
Nama Jabatan
Tanda tangan pejabat
Nama pejabat, pangkat dan NIP
Tembusan
2.7.8 Naskah Dinas Elektronik Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis. Ketentuan
labih lanjut tentang tata naskah elektronik diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundangan. 2.7.9 Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas a. Pengertian Surat
pernyataan
melaksanakan
tugas
adalah
naskah
dinas
yang
merupakan alat pemberitahuan dan tanda bukti pejabat yang berwenang kepada pejabat/pegawai lain yang menyatakan bahwa pejabat/pegawai tersebut telah mulai menjalankan tugas. b. Susunan 1) Kepala Surat pernyataan melaksanakan tugas terdiri dari : Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|28
a) kepala surat pernyataan melaksanakan tugas; (a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi; (b) kata surat pernyataan melaksanakan tugas ditulis ditengah dengan huruf kapital; (c) kata nomor ditulis di bawah surat pernyataan melaksanakan tugas dengan huruf kapital; b) isi surat pernyataan melaksanakan tugas; (1) Nama,
pangkat/golongan,
ruang,
NIP
dan
jabatan
dan
jabatan
pejabat/pegawai yang memberi pernyataan; (2) Nama,
pangkat/golongan,
ruang,
NIP
pejabat/pegawai yang diberi pernyataan; (3) Nomor, tanggal, dasar surat peraturan pengangkatan dan mulai melaksanakan tugas; c) bagian akhir surat pernyataan melaksanakan tugas terdiri dari: (1) Nama tempat pembuatan; (2) Tanggal, bulan dan tahun pembuatan; (3) Nama Jabatan pembuat pernyataan; (4) Tanda tangan pejabat; (5) Nama, Pangkat dan NIP (6) Stempel jabatan/instansi 2.7.10 Nota Dinas 1. Pengertian Nota Dinas adalah alat komunikasi tertulis intern antar pejabat di Puskesmas yang memuat/berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dan sebagainya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan proses penggarisan atau pematangan sesuatu kebijakan atau proses penyesuaian persoalan/masalah. 2. Susunan a. Kepala Nota terdiri atas : 1) Tulisan “ NOTA DINAS” ditempatkan di tengah tengah isi naskah. 2) Pejabat/ Alamat yang dituju. 3) Pejabat yang mengirim. 4) Tanggal, bulan dan tahun. 5) Nomor, sifat, lampiran dan hal. b. Isi Nota dirumuskan dalam bentuk uraian. c. Bagian akhir Nota Dinas terdiri atas : 1) Nama Jabatan. 2) Tanda tangan pejabat. Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|29
3) Nama pejabat, pangkat dan NIP. 4) Tembusan. 2.7.11 Notulen 1. Pengertian Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan peraturan serta penutupan. 2. Susunan a. Kepala Notulen terdiri atas tulisan “NOTULEN”, keterangan terdiri atas 1) Nama sidang/rapat; 2) Hari, tanggal; 3) Waktu sidang/rapat; 4) Tempat; 5) Acara; 6) Pimpinan Rapat; 7) Pencatat; 8) Peserta sidang/rapat; b. Isi Notulen : 1) Kata Pembukaan 2) Pembahasan 3) Pembacaan kesimpulan 4) Waktu penutupan c. Bagian akhir terdiri atas : 1) Nama Jabatan. 2) Tanda tangan pejabat. 3) Nama pejabat, pangkat dan NIP. 2.7.12 Daftar Hadir 1.
Pengertian Daftar Hadir adalah naskah dinas yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang.
2.
Susunan a. Kepala Daftar Hadir terdiri atas : 1) Tulisan “DAFTAR HADIR”. Ditempatkan di tengah lembar naskah; 2) Tempat, hari, tanggal, waktu dan acara ditulis di bawah tulisan Daftar Hadir sebelah kanan. b. Isi Daftar Hadir 1) Kolom nomor urut; Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|30
2) Kolom nama; 3) Kolom jabatan / instansi; 4) Kolom tandatangan / paraf; 5) Kolom keterangan. c. Bagian akhir terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan penanggung jawab atas kegiatan; 4) Tanda tangan pejabat penanggung jawab; 5) Nama, pangkat dan NIP pejabat penanggung jawab
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|31
BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS
3.1 Persyaratan Penyusunan Setiap naskah dinas har us merupakan kebulatan pikir an yang jelas,padat,
danmeyakinkan
dalamsusunanyangsistemati s.Dalam
penyusunannyaperlumemperhatikansyarat-syaratsebagaiberikut. 1. Ketelitian Dalam menyusunNaskah Dinas harus tercerminketelitiandan kecermatan, dilihatdari bentuk, susunan pengetikan, isi,struktur, kaidah bahasa, danpenerapan
kaidah
ejaan
didalam
pengetikan.
danketelitiansangat
Kecermatan
membantupimpinandalam
mengurangikesalahanpengambilanputusan/kebijakan. 2. Kejelasan Naskah
Dinas
harus
memperlihatkan
kejelasan, aspek
fisik,
dan
materi. 3. SingkatdanPadat NaskahDinasharusmenggunakanbahasaIndonesiayangbaikdan benar(bahasaformal,efektif,singkat,padat,danlengkap). 4. LogisdanMeyakinkan Naskah
dinas
harus
runtut
dan
logis
yang
bera rti
bahwa
penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yanglogisdan
meyakinkan.Strukturkalimatharuslengkap
efektifsehinggamemudahkan
dan
pemahamanpenalaranbagi
penerimanaskahdinas. 5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan
tujuan
pembuatan,
baik
dilihat
dari
sudut
format
maupundaripenggunaanbahasanyaagar memudahkan dan memperlancar pemahaman isiNaskah Dinas. 3.1.1 Penomoran Naskah Dinas Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.
a. Penomoran Sur at-S urat Dinas Susunan penomoran surat keputusan adalah sebagai berikut :
Nomor Urut Surat (nomor urut dalam satu bulan berjalan)
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|32
Kode Nomor Surat / kearsipan
berdasarkan Kode Pengarsipan
Dokumen Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat
Kode Surat (Jika ada)
Tulisan “PKM”
Bulan (ditulis romawi)
Tahun (ditulis lengkap)
b. Penomoran S OP
Nomor Urut SOP( dari jumlah seluruh SOP )
Kode Pelayanan A = Administrasi dan Management B = UKM C = UKP
Kode Bab ( menggunakan angka romawi)
Tulisan “SOP”
Bulan diterbitkan SOP (ditulis dengan angka romawi)
Tahun diterbitkan SOP
Contoh :001/SOP/A/0102/I/ 2017
c. Penomoran Surat Keputusan Susunan penomoran surat keputusan adalah sebagai berikut :
No Urut Surat (nomor urut dalam satu tahun berjalan)
Kode
Nomor
Surat
berdasarkan
Kode
Pengarsipan
Dokumen
Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat
Kode Surat A = Administrasi dan Management B = UKM C = UKP
Tulisan “PKM”
Bulan (ditulis romawi)
Tahun (ditulis engkap)
Contoh : 000/SK/A/0102/II/2017
000
Nomor urut keluarnya dokumen
SK
Surat Keputusan
0102
Kode Puskesmas
II
Bulan Keluarnya Dokumen
2017
Tahun Keluarnya Dokumen
Tata
Naskah
Puskesmas
Sukasari
|33
