PEDOMAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS BANDAR BARU
PEMERINTAH KABUPATEN DELI SERDANG UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT)
PUSKESMAS BANDAR BARU Jl. Letjen DJamin Ginting Km 47,5 Bandar Baru KECAMATAN SIBOLANGIT Email:
[email protected]
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, sehingga penyusunan buku Pedoman Tata Naskah Puskesmas Bandar Baru dapat diselesaikan diselesaikan dengan baik. Dalam proses penyusunan dokumen akreditasi diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan seragam, sehingga perlu dibuat buku Pedoman Tata Naskah Puskesmas Bandar Baru yang akan dijadikan sebagai acuan dan panduan dalam pembuatan dokumendokumen dalam kegiatan puskesmas. Dengan tersusunnya buku Pedoman Tata Naskah Puskesmas Bandar Baru, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi dalam penyusunan buku ini. Kami sadari buku ini belum sempurna, oleh karenanya masukan dan saran perbaikan sangat kami harapkan guna penyempurnaannya. Terima Kasih.
Ka. UPT Puskesmas Bandar Baru Kec. Sibolangit
(Drg. Sri Astuti Hariyani) NIP. 19771130 201001 2 012
BAB I PENDAHULUAN Akreditasi puskesmas dan fasilitas kesehatan tingkat pertama merupakan upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang dilakukan melalui membangun sistem manajemen mutu, penyelenggaraan upaya kesehatan, dan sistem pelayanan klinis untuk memenuhi standar akreditasi yang ditetapkan dan peraturan perundangan serta pedoman yang berlaku. Untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, perlu disusun pengaturan-pengaturan (regulasi) internal yang menjadi dasar dalam pelaksanaan upaya kesehatan di puskesmas, baik upaya kesehatan masyarakat maupun upaya kesehatan perorangan. Regulasi internal tersebut berupa kebijakan, pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman eksternal yang berlaku. Untuk memudahkan dalam mempersiapkan regulasi internal tersbut, maka perlu disusun pedoman penyusunan dokumen akreditasi puskesmas. Pedoman ini disusun dengan tujuan sebagai berikut 1. Tersedianya pedoman bagi kepala puskesmas/fasiltas kesehatan tingkat pertama, penanggung jawab dan pelaksana upaya kesehatan di puskesmas, dan tim mutu dalam menyusun dokumendokumen yang dipersyaratkan dalam standar akreditasi, 2. Tersedianya pedoman bagi pendamping akreditasi di dinas kesehatan kabupaten/kota untuk melakukan pendamping pada fasilitas kesehatan tingkat pertama, 3. Tersedianya pedoman bagi surveyor dalam melakukan penilaian akreditasi puskesmas dan fasilitas kesehatan tingkat pertama lainnya, 4. Tersedianya pedoman penyusunan dokumen untuk pelatihan akreditasi puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama lainnya. Pedoman ini disusun untuk dapat digunakan sebagai pedoman penyusunan dokumen bagi kepala puskesmas dan fasilitas kesehatan tingkat pertama lainnya, penanggung jawab dan pelaksana upaya kesehatan di puskesmas, baik upaya kesehatan masyarakat maupun upaya kesehatan perorangan, pendamping tingkat kabupaten/kota, dan surveior akreditasi puskesmas dan fasilitas kesehatan tingkat pertama lainnya. Pedoman ini disusun sebagai bahan bagi FKTP untuk menyusun kelengkapan pedoman tata naskah terkait dengan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi. Dalam pedoman tata naskah perlu dimasukkan bagaimana penyusunan kebijakan, standar prosedur operasional, dengan tata penomorannya.
BAB II DOKUMENTASI AKREDITASI PUSKESMAS DAN FASILITAS KESEHATAN TINGKAT PERTAMA Sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, dan sistem penyelenggaraan
upaya
Puskesmas/Klinik perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal ini disusun dalam bentuk dokumen akreditasi yang harus dipersiapkan oleh puskesmas/klinik/praktik mandiri untuk memenuhi standar akreditasi. Penyusunan regulasi internal, perlu didukung regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi Puskesmas dalam menyelenggarakan manajemen Puskesmas, upaya kesehatan masyarakat, dan upaya kesehatan perorangan.
Dokumen-dokumen tersebut sebaiknya ada di
Puskesmas/Klinik, dan merupakan dokumen eksternal yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi. Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan di Puskesmas dapat dibedakan sebagai berikut : A. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas: 1. Kebijakan Kepala Puskesmas/Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama, 2. Rencana Lima Tahunan Puskesmas 3. Pedoman/manual mutu, 4. Pedoman/panduan tehnis yang terkait dengan manajemen 5. Standar Operasional Prosedur (SOP) 6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) 7. Kerangka Acuan Kegiatan B. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas: 1. Kebijakan Kepala Puskesmas, 2. Pedoman untuk masing-masing upaya kesehatan masyarakat, 3. Standar Operasional Prosedur (SOP), 4. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, 5. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM, C. Penyelenggaraan pelayanan klinis/upaya kesehatan perorangan 1. Kebijakan tentang pelayanan klinis, 2. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis, 3. Pedoman Pelayanan Klinis, 4. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien
Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan oleh Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama lainnya, seperti klinik pratama dan praktik dokter/dokter gigi mandiri, antara lain adalah: 1. Rencana strategik/rencana lima tahunan 2. Rencana tahunan 3. Kebijakan Kepala Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama 4. Pedoman/panduan mutu 5. Standar Operasional Prosedur (SOP) 6. Panduan-panduan teknis 7. Kerangka Acuan Kegiatan Bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, puskesmas dan fasilitas kesehatan tingkat pertama perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.
BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI A.
Kebijakan
Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala FKTP yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh: penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas/Klinik/Praktik Mandiri. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Aturan penulisan kebijakan adalah sebagai berikut 1.
Kertas ukuran Folio
2.
Jenis huruf Times New Roman
3.
Ukuran huruf 12
4.
Spasi 1,5
5.
Batas kertas: a.
Batas kanan
: 2,5 cm
b.
Batas kiri
: 3 cm
c.
Batas atas
: 3 cm
d.
Batas bawah
: 2,5 cm
Format Peraturan/ keputusan dapat disusun sebagai berikut: 1.
Pembukaan: a.
Judul : Keputusan Kepala UPT. Puskesmas yang bersangkutan.
b.
Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di Puskesmas, untuk lebih lanjut bisa dilihat di poin penomoran surat.
c.
Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital.
d.
Konsideran, meliputi: 1) Menimbang : memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan
penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil dan diakhiri dengan titik koma ( ; ) 2) Mengingat : memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut.
Peraturan perundangan yang
menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata
menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst, di tulis dengan huruf awal huruf besar dan di akhiri dengan tanda baca titik koma (;) 2.
Diktum: a.
Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;
b.
Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : );
c.
Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
3.
Batang Tubuh. a.
Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam dictum-diktum, misalnya: Kesatu
:
Kedua
:
dst b.
Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya.
c.
Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman
terakhir
ditandatangani
oleh
pejabat
merupakan
bagian
yang
menetapkan
peraturan/keputusan. d.
Kaki: Kaki
peraturan/keputusan
peraturan/keputusan
yang
memuat
penanda
akhir
substansi
tangan
penerapan
peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani ditulis tanpa gelar.
e.
Penandatanganan: Peraturan/Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala UPT. Puskesmas
f.
Lampiran peraturan/keputusan: 1). Halaman
pertama
harus
dicantumkan
judul
dan
nomor
peraturan/keputusan, dan tentang apa lampiran SK tersebut 2). Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas dengan hanya nama lengkap tanpa gelar dan NIP.
B.
Bentuk Dan Susunan Naskah Pedoman/Panduan
Pedoman/ panduan
adalah:
kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-
langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a.
Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I
Pendahuluan
BAB II
Gambaran Umum Puskesmas
BAB III
Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV
Struktur Organisasi Puskesmas
BAB V
Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI
Uraian Jabatan
BAB VII
Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
b.
BAB IX
Kegiatan Orientasi
BAB X
Pertemuan/ Rapat
BAB XI
Pelaporan
1.
Laporan Harian
2.
Laporan Bulanan
3.
Laporan Tahunan
Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
B.
Tujuan Pedoman
C.
Ruang Lingkup Pelayanan
D.
Batasan Operasional
E.
Landasan Hukum
BAB II
STANDAR KETENAGAAN
A.
Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B.
Distribusi Ketenagaan
C.
Jadwal Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)
BAB III
STANDAR FASILITAS
A.
Denah Ruang
B.
Standar Fasilitas
BAB IV BAB V BAB VI
TATALAKSANA PELAYANAN LOGISTIK KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX c.
PENUTUP
Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I
DEFINISI
BAB II
RUANG LINGKUP
BAB III
TATALAKSANA
BAB IV
DOKUMENTASI
C.
Bentuk Dan Susunan Naskah Kerangka Acuan
Penyusunan kerangka acuan upaya/kegiatan dengan mencakup tujuan umum dan khusus yang merupakan tujuan program. Tujuan Umum: adalah tujuan secara garis besar, sedangkan tujuan khusus merupakan rincian kegiatan- kegiatan yang akan dicapai dari organisasi. Kegiatan pokok dan
rincian kegiatan: langkah- langkah kegiatan
dilaksanakan sehingga tercapainya
tujuan program. Karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. Cara melaksanakankegiatan, metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. 1.
Sistematika/ Format Kerangka Acuan upaya Kegiatan Sistematika atau format kerangka acuan upaya Kegiatan sebagai berikut:
a.
Pendahuluan
b.
Latar belakang
c.
Tujuan umum dan tujuan khusus
d.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
e.
Cara melaksanakan kegiatan
f.
Sasaran
g.
Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan
h.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
i.
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Sistematika/ format tersebut diatas adalah minimal Puskesmas dapat menambah sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi. Contoh penambahan : ditambah point untuk rencana pembiayaan/ anggaran. Petunjuk Penulisan a.
Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan
b.
Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c.
Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan upaya/ kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.
d.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainyaa tujuan upaya/ kegiatan antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
tersebut. Oleh karena itu
e.
Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
f.
Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan . Sasaran upaya/ kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu : 1)
Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
2)
Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
3)
Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa menetapkan sebagai suatu sasaran “Pengurangan kematian misalnya akibat TB akan dapat dicapai pada suatu tingkat tertentu” tetapi meniadakan kematian merupakan hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya.
4)
Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan OAT sebesar 50%.
5)
Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada upaya/ kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas. Seni di dalam penentuan sasaran adalah menimbulkan tantangan yang dapat dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat mendorong peningkatan kapasitas Puskesmas, namun dalam batas-batas kelayakan. Sasaran yang baik
tidak hanya akan meningkatkan upaya/ kegiatan
dan jasa pelayanan yang
dihasilkan, namun juga menumbuhkan kebanggaan dan rasa percaya diri pada para pelaksananya. Sebaliknya penerapan target kinerja yang tidak mungkin dicapai akan melemahkan motivasi, membunuh inisiatif dan mengahmbat daya inovasi para karyawan. g.
Jadwal pelaksanaan kegiatan Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu melaksanakan langkahlangkah pelaksanaan upaya/ kegiatan kegiatan
. Lama waktu tergantung rencana upaya/
tersebut dilaksanakan. Untuk program tahunan, maka jadwal yang dibuat
adalah jadwal untuk 1 tahun, sedangkan untuk upaya/ kegiatan 5 tahun maka jadwal yang harus dibuat adalah jadwal 5 tahun. Skedul (jadwal) dapat dibuat time table sebagai berikut : h.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari skedul (jadwal) kegiatan. Skedul (jadwal) tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu upaya/ kegiatan
secara keseluruhan. Karena itu yang
ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. i.
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalaah bagaimana melakukan pencatatan keegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kurun waaktu (kapan) laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.Evaluai kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Upaya/ kegiatan
secara
menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.
D.
Bentuk Dan Susunan Naskah Kerangka Acuan
Penyusunan kerangka acuan upaya/kegiatan dengan mencakup tujuan umum dan khusus yang merupakan tujuan program. Tujuan Umum: adalah tujuan secara garis besar, sedangkan tujuan khusus merupakan rincian kegiatan- kegiatan yang akan dicapai dari organisasi. Kegiatan pokok dan
rincian kegiatan: langkah- langkah kegiatan
dilaksanakan sehingga tercapainya
tujuan program. Karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. Cara melaksanakankegiatan, metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. 1.
Sistematika/ Format Kerangka Acuan upaya Kegiatan Sistematika atau format kerangka acuan upaya Kegiatan sebagai berikut:
a.
Pendahuluan
b.
Latar belakang
c.
Tujuan umum dan tujuan khusus
d.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
e.
Cara melaksanakan kegiatan
f.
Sasaran
g.
Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan
h.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
i.
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Sistematika/ format tersebut diatas adalah minimal Puskesmas dapat menambah sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi. Contoh penambahan : ditambah point untuk rencana pembiayaan/ anggaran. Petunjuk Penulisan a.
Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan
b.
Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c.
Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan upaya/ kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.
d.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainyaa tujuan upaya/ kegiatan antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
tersebut. Oleh karena itu
e.
Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
f.
Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan .Sasaran upaya/ kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu : 1)
Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
2)
Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
3)
Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa menetapkan sebagai suatu sasaran “Pengurangan kematian misalnya akibat TB akan dapat dicapai pada suatu tingkat tertentu” tetapi meniadakan kematian merupakan hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya.
4)
Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan OAT sebesar 50%.
5)
Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai
beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1
tahun). Kalau ada upaya/ kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas. Seni di dalam penentuan sasaran adalah menimbulkan tantangan yang dapat dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat mendorong peningkatan kapasitas Puskesmas, namun dalam batas-batas kelayakan. Sasaran yang baik tidak hanya akan meningkatkan upaya/ kegiatan
dan jasa pelayanan yang dihasilkan, namun
juga menumbuhkan kebanggaan dan rasa percaya diri pada para pelaksananya.
Sebaliknya penerapan target kinerja yang tidak mungkin dicapai akan melemahkan motivasi, membunuh inisiatif dan mengahmbat daya inovasi para karyawan. g.
Jadwal pelaksanaan kegiatan Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu melaksanakan langkahlangkah pelaksanaan upaya/ kegiatan
. Lama waktu tergantung rencana upaya/
kegiatan tersebut dilaksanakan. Untuk program tahunan, maka jadwal yang dibuat adalah jadwal untuk 1 tahun, sedangkan untuk upaya/ kegiatan
5 tahun maka jadwal yang harus dibuat adalah
jadwal 5 tahun. Skedul (jadwal) dapat dibuat time table sebagai berikut : h.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari skedul (jadwal) kegiatan. Skedul (jadwal) tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu upaya/ kegiatan
secara keseluruhan. Karena itu yang
ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. i.
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalaah bagaimana melakukan pencatatan keegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kurun waaktu (kapan) laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluai kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Upaya/ kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.
E.
Bentuk Dan Susunan Naskah Standar Prosedur Operasional (Sop)
Standar Operasional Prosedur (SOP)adalah suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. a.
Tujuan Penyusunan SOP, Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan
efisien, efektif, konsisten/
seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. b.
Manfaat SOP adalah : 1)
Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
2)
Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
3)
Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
Contoh : SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong. c.
Format SOP. 1)
Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Puskesmas ini diberlakukan,
2)
Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/ kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat langkahlangkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SOP.
3)
Format SOP untuk Puskesmas sebagai berikut : 1.
Kop/Heading SOP JUDUL
SOP
No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman
PUSKESMAS (tuliskan nama pusk)
:
Tanda Tangan Kepala FKTP
Nama Kepala FKTP NIP
1.
Nama kepala FKTP dengan gelar dan memakai NIP.
2.
Nomor Dokumen : sesuai dengan penomoran dokumen di Surat Keputusan ini.
3.
Nomor Revisi : nomor yang dikeluarkan setelah SOP yang dibuat pertama kali di perbaiki mungkin ada yang diperbaiki dan tambahan SOP.
4.
Tanggal Terbit : Tanggal di tetapkan dan dikeluarkannya SOP.
5.
Halaman : Jumlah halaman SOP dari awal sampai dengan akhir.
2.
Komponen SOP
1. Pengertian
Tulis .... Judul SOP adalah....
2. Tujuan
Sebagai acuan dan langkah langkah
3.Kebijakan
SK KAPUS.... Pmk 75/Tahun 2014 tentang Puskesmas Pmk 43/Tahun 2016 tentang SPM Bidang Kesehatan 1.Alat : a.Bak Instrumen Steril b.Alat Tulis c.Media informasi 2.Bahan : a.Kapas Alkohol b.Obat Injeksi c.Spuit Injeksi
4.Referensi 5.Prosedur
6.LangkahLangkah
Tahapan
7.Bagan Alir
Alur /tahapan sebagai bagan alir
8.Hal-hal yg perlu diperhatikan 9.Unit Terkait 10.Dokumen Terkait
Observasi pasien terhadap reaksi obat, pemahaman responden terhadap pelayanan/survey kepuasan yang dilaksanakan Puskesmas Pembantu,Poskesdes, Bidan dan Desa, Ruang KIA,Ruang Rawat Inap Misalnya : rekam medis, buku register pendaftaran, jadwal kegiatan,catatan tindakan
11. Rekaman historis perubahan No
Yang diubah
Isi perubahan
Tanggal diberlakukan
d.
Petujuk Pengisian SOP
1)
Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/ kota, nama organisasi adalah nama Puskesmas.
2)
Kotak Heading : masing-masing kotak ( Puskesmas, judul SOP, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SOP, tanggal terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas ) diisi sebagai berikut :
a)
Heading dicetak hanya pada halaman pertama
b)
Kotak Puskesmas diberi nama Puskesmas dan Logo pemerintah daerah.
c)
Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya
d)
No. Dokumen: diisi dengan nomor urut SOP garis miring (/)SOP garis miring (/) BAB garis miring PTK garis miring tahun penerbitan, penomoran SOP dibuat oleh sekretariat masing masing pokja akreditasi puskesmas.
e)
No. Revisi : diisi dengan status revisi, diisi menggunakan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 00, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 01, revisi kedua diberi nomor 02, dan seterusnya.
f)
Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misalnya : halaman pertama : 1/50. Namun ditiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
g)
SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas, misalnya :SOP.
h)
Tanggal
terbit
:
diberi
tanggal
sesuai
tanggal
terbitnya
atau
tanggal
diberlakukannya SOP tersebut. i)
Ditetapkan Kepala Puskesmas: diberi tandatangan Kepala Puskesmas dan nama jelasnya.
j)
Langkah-langkah penulisan SOP ada 11 langkah, tapi untuk Pokja Admen dan UKM bisa menyesuaikan minimal 7 langkah.
k)
Untuk pembuatan bagan alir yang menyangkut pelayanannya ke masyarakat wajib membuat bagan alir, khusus Pokja UKP untuk masing-masing SOP wajib dibuat. 3)
Isi SOP
Isi SOP adalah sebagai berikut: a)
Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi.
b)
Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ………
c)
Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No ........ ... tentang Pelayanan Imunisasi.
d)
Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,
e)
Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan prose kerja tertentu.
f)
Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. Dari keenam isi SOP sebagaiama diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait,
g)
Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart): Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkahlangkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan
dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. h)
Dokumen Terkait : berisi nama-nama dokumen yang ada kaitannya dengan SOP tersebut.
i)
Rekaman historis perubahan : berisi riwayat jika dilakukan revisi SOP (1)
Diagram alir makro/ Macro flow chart, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol. Bentuk balok :
(2)
Diagram alir mikro/ micro flow chart , menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:
o
Awal kegiatan :
o
Akhir kegiatan :
o
Keputusan :
Ya
?
Ya
Tidak o
Penghubung :
o
Dokumen :
,
Arsip :
4) Tata Cara Pengelolaan SOP: 1) SOP dikelola oleh sekretariat akreditasi Puskesmas, 2) Setiap pokja menyerahkan SOP yang sudah dibuat untuk dibuat penomoran, tanda tangan kepala puskesmas dan di simpan sebagai master. Kemudian digandakan dibubuhkan stempel “ASLI” Foto copy SOP distempel “TERKENDALI” dan didistribusikan ke unit masing-masing dan diarsipkan di unit masing-masing. 5) Penomoran 1) Penomoran Surat Keputusan (SK) secara umum dan Surat Keputusan Gabungan (SK Payung): 01/SKP/AK/singkatan nama UPT.Puskesmas/2018 , dengan keterangan : 01 : nomor urut SKP : Surat Keputusan Payung AK : Akreditasi
Pusk 2018
: sesuaikan dengan nama puskesmas masing-masing : Tahun pembuatan Surat Keputusan (SK)
Jika Surat keputusan dikeluarkan oleh masing-masing Pokja Admen,UKM dan UKP maka penomoran sesuai dengan contoh : Nomor Surat Pokja ADMEN : 01/SK/ADM-I/singkatan nama upt.puskesmas/I/2018 Dengan catatan : 01 : Nomor urut surat SK : Surat Keputusan yang dibuat ADM-I : dibuat oleh Pokja Admen berasal dari Bab I Pusk : sesuaikan nama upt.puskesmas I : bulan dibuat SK 2018 : Tahun dibuat SK Nomor Surat Pokja UKM : 01/SK/UKM-IV/singkatan nama upt.puskesmas/I/2018 Nomor Surat Pokja UKP : 01/SK/UKP-VI/singkatan nama upt.puskesmas/I/2018 2) Penomoran Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu : 01/SOP/BAB-I./singkatan nama upt.puskesmas/I/2018, dengan keterangan : 01 : nomor urut SOP : Standar Operasional Prosedur BAB … : sesuai dengan BAB berapa , missal BAB I dituliskan Pusk : sesuaikan dengan nama UPT.Puskesmas masing-masing I : bulan dibuat SK 2018 : Tahun pembuatan Surat Keputusan (SK) 3) Penomeran Surat Keputusan (SK) Payung
NO Nama Surat Keputusan (SK)
No.Dokumen
1. Nama Surat Keputusan …………………….. Dst
01/SKP/AK/Pusk…/2018 Dst
6. PENGENDALIAN DOKUMEN 1) Puskesmas mencetak stempel TERKENDALI yang bertujuan untuk pengendalian dokumen, dimana dokumen asli/master disimpan, status dokumen terkendali sama dengan dokumen asli. 2) Data Master/asli tidak distempel hanya ditanda tangani ka.puskesmas dan dinomori, setelah diphotocopy baru di stempel terkendali. 3) Untuk dokumen yang akan dibagikan ke pokja lainnya terlebih diphotocopi setelah itu diberi stempel puskesmas dan stempel terkendali dan dibuat ekspedisi penyerahan dokumen seperti Surat Keputusan (SK) atau Standar Operasional Prosedur (SOP). 4) Dokumen Master di simpan dibagian Tata Usaha /Pokja Administrasi dan Manajemen. 5) Dokumen di photocopy rangkap dua (2) dan master 1 berarti ada tiga (3), yang dokumen master (asli) disimpan 1 bundel, photocopy dengan stempel terkendali asli
1 buah,dan 1 lagi distempel terkendali untuk dibagikan ke pokja atau bagian yang membutuhkan dengan stempel terkendali. 6) Semua Dokumen mulai Bab I sampai dengan Bab IX disimpan masing-masing dalam satu bundle/map gongyu dan disimpan dalam posisi tegak di lemari khusus utk Dokumen Akreditasi.
BAB V PENUTUP Pada prinsipnya dokumen akreditasi adalah “TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”. Namun pada penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/ panduan, standar prosedur operasional dan program selain diperlukan komitmen Kepala Puskesmas/FKTP, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun dokumen akreditasi tersebut. Dengan tersusunnya Buku Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi diharapkan dapat membantu Puskesmas/FKTP dan fasilitator pendamping akreditasi dalam menyusun dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi. Dengan pedoman ini diharapkan semua penulisan dokumen di Puskesmas dan seluruh jaringannya dapat dilaksanakan sesuai dengan standar. Dokumen ini terbuka terhadap saran-saran untuk perbaikan dan penyempurnaan. Akhirnya semoga buku pedoman ini bermanfaat secara maksimal, dengan tidak mengurangi kesempatan untuk berkonsultasi.
