ASIGNACIÓN
Resolver el siguiente caso: MUNDIAL S.A. es una empresa que presta servicios de mudanzas. Cuenta con oficinas en Libertador 8626, 6° y 7° Piso, de la ciudad de Lima, sede del Directorio, la administración, el call center y el centro de logística y operaciones. Sus clientes son particulares que cambian de lugar de residencia, generalmente personas de buena posición económica, o empresas que necesitan facilitar los traslados de su personal jerárquico. El Servicio La compañía ofrece un servicio integral que incluye, a la medida de cada cliente, el embalaje, acondicionamiento y traslado de muebles, ropa, utensilios, efectos personales y aún mascotas, ocupándose de que el domicilio de origen quede levantado y en orden para ser entregado y que el nuevo domicilio de destino esté listo para ser habitado desde el primer momento. Los servicios pueden incluir, además, almacenaje y custodia de bienes. Por ejemplo, ante demoras en la recepción del nuevo domicilio o cuando hay bienes que no se pueden ingresar al destino por razones de espacio o no se desea hacerlo por tratarse de un domicilio transitorio. Cuando el domicilio de origen o de destino se encuentra fuera del país los servicios se integran mediante acuerdos con compañías de transporte naviero o ferroviario y empresas de mudanzas similares en los países de origen o destino. En estos casos frecuentemente se utilizan contenedores para consolidar las cargas. La compañía se ocupa de las tramitaciones legales para el despacho al exterior. Facilidades, equipamiento y suministros La Compañía desarrolla sus actividades en todo el país para lo que dispone de una flota de 50 camiones furgones de variado porte más unos 5 camiones porta-contenedores y depósitos en 6 ciudades: Lima, Trujillo, Tumbes, Arequipa, Tacna e Iquitos. Estos depósitos están provistos de instalaciones modernas para almacenaje en estanterías, equipos para paletizado y movimiento de cargas mediante auto elevadores y facilidades para carga/descarga de contenedores y consolidación/des consolidación de los mismos. Los depósitos cuentan con espacio específico para almacenaje de materiales de operación tales como bobinas de papel, cartón corrugado de varios tipos y madera para embalaje, listones de madera dura para acondicionamiento de mercadería sobre el piso, pallets y productos adhesivos, clavos y herramientas de mano para las tareas de embalaje y desembalaje. Sus facilidades incluyen un centro de mantenimiento propio en Lima y talleres y/o servicios de emergencias contratados en 20 puntos del país. Por otra parte,
la empresa ha pactado acuerdos para el suministro de repuestos, neumáticos, lubricantes y combustibles con empresas líderes de cada rubro. HALLAZGO 1 Durante la auditoria al proceso de acondicionamiento de carga perecible, el auditor está revisando los registros de salida de la cámara y nota que las temperaturas de salida no han sido registradas desde hace cuatro días, tal como lo solicita el instructivo MSI-6- 01 Control ambiental de carga perecible. El auditado comenta que el termómetro ha sido enviado a calibración y que será entregado mañana a primera hora.
Nº No Conformidades: 01 de 10 Norma Estándar de Referencia: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 7.1.5.2; 7.2; 4.3.1 Detalles de la No Conformidad:
La Norma ISO 9001 menciona en su inciso 7.1.5.2, que los recursos de apoyo para las mediciones deben ser trazables y todo equipo de medición debe: calibrase o verificarse, identificarse para determinar su estado y protegerse contra ajustes, daño o deterioro que puedan invalidar su calibración. La Norma ISO 14001 menciona en el apartado 7.2 de Competencia que la organización debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos bajo su control, que afecten a su desempeño ambiental y su capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos. La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.3.1 de Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos, respecto a la metodología de la organización para la identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos deben estar bien definidos respecto a su alcance, naturaleza y momento en tiempo a fin de asegurar que sea proactiva más que reactiva, proporcionar la identificación, priorización y documentación de riesgos y la aplicación de controles apropiados.
HALLAZGO 2 En el área de preparación de materiales de embalaje se aprecia una cortadora automática, código EP010-2002, nuevo, recientemente instalado el cual está siendo operado a través de un programador (PLC) accionado directamente por el supervisor. El auditor pregunta a Gerente de operaciones por el resultado de la evaluación de riesgos ambientales y de seguridad de esta nueva adquisición, el Gerente le contestó que esto estaba pendiente esperando la próxima revisión del SIG en diciembre.
Nº No Conformidades: 02 de 10 Norma Estándar de Referencia: ISO 14001, OHSAS 18001 6.1.2; 4.3.1 Detalles de la No Conformidad:
La Norma ISO 14001 menciona en el apartado 6.1.2 de Aspectos Ambientales menciona que cuando se determinen los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que puede controlar y de aquellos en los que puede influir, y sus impactos ambientales asociados, desde una perspectiva del ciclo de vida. Cuando se determinen los aspectos ambientales, la organización debe tener en cuenta: Los cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados, y las actividades, productos y servicios nuevos o modificados. Asimismo las condiciones anormales y las situaciones de emergencia razonablemente previsibles. La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.3.1 de Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos menciona que la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de los peligros, evaluación de los riesgos y la determinación de los controles necesarios. Estos procedimientos deben tomar en cuenta: Infraestructura, equipos y materiales en el lugar de trabajo, provistos por la organización u otros.
HALLAZGO 3 Durante la entrevista con el Gerente de QHSE de Mundial, el auditor preguntó cómo programaban las auditorías internas, el Gerente contestó que se hacía regularmente cada 6 meses en todas las áreas de la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01 de Auditoría Internas. El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas en el área de transporte.
Nº No Conformidades: 03 de 10 Norma Estándar de Referencia: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 9.3.3; 9.3.1.7; 4.6 Detalles de la No Conformidad:
La Norma ISO 9001 menciona en su apartado 9.3.3, que las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones y acciones relacionadas con: las oportunidades de mejora, cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad y la necesidad de recursos.
La Norma ISO 14001 menciona en el apartado 9.3.1.7 que las salidas de la revisión por la dirección debe incluir: Las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua, las decisiones relacionadas con cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión ambiental, incluidos los recursos y las acciones necesarias cuando no se hayan logrado los objetivos ambientales. La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.6 que la alta dirección debe revisar el sistema de gestión de S&SO de la organización, a intervalos planificados y que estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de S&SO. Los elementos de entrada para las revisiones deben incluir: Los resultados de auditorías internas y evaluación de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos; el desempeño de S&SO de la organización; el grado de cumplimiento de los objetivos; el estado de investigación de incidentes, acciones correctivas y preventivas.
HALLAZGO 4 En el área de Compras, el auditor pregunta cuál es el procedimiento para adquirir materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El Gerente de Logística le explicó que era el mismo procedimiento para adquirir materiales no peligrosos porque las especificaciones eran establecidas claramente por el personal técnico responsable y no había habido ningún incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para materiales peligrosos.
Nº No Conformidades: 04 de 10 Norma Estándar de Referencia: ISO 14001, OHSAS 18001 8.1; 4.4.6 Detalles de la No Conformidad:
La Norma ISO 14001 menciona en el apartado 8.1 debido a que la organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental mediante: el establecimiento de criterios de operación para los procesos, la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios de operación (procedimientos, estándares, etc). La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.4.6 debido a que la organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los peligros identificados, donde sea necesario la implementación de controles para administrar el riesgo. Para estas operaciones y actividades, la organización debe implementar y mantener: controles operacionales, aplicables a la organización y sus
actividades; controles relacionados con bienes adquiridos, equipos y servicios; controles relacionados a contratistas y otras visitas a los lugares de trabajo.
HALLAZGO 5 En los almacenes de bienes en custodia se observó que las zonas de seguridad en caso de sismo estaban bloqueadas por cajas listas para el transporte. El almacenero explicó que esto era temporal, que estaban preparando un despacho y que al final de la tarde quedaría despejada.
Nº No Conformidades: 05 de 10 Norma Estándar de Referencia: OHSAS 18001 4.5.3.2 Detalles de la No Conformidad:
La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.5.3.2 menciona que la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para: la identificación y corrección de las no conformidades; la investigación de estas y determinación de sus causas y la toma de acciones con el fin de prevenir; la evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de estas acciones; el registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas; la revisión de la eficacia de las acciones preventivas y correctivas tomadas.
HALLAZGO 6 En el área de Acondicionado de Bienes del Cliente un operario comenta sobre un incidente reciente, en el cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había revisado el área previamente a la instalación. El auditor observa el registro de incidentes/accidentes por área que está publicado en el panel y no identifica ningún registro en el área de Torneado Automático. El Representante del SIG le comenta que como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de instalaciones no es usual.
Nº No Conformidades: 06 de 10 Norma Estándar de Referencia: OHSAS 18001 4.5.3.1 Detalles de la No Conformidad:
La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.5.3.1 menciona que la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes en orden a: Determinar las deficiencias subyacentes de S&SO y otros factores que pueden se causa o que contribuyan a la ocurrencia de incidentes; identificar la necesidad de la acción correctiva; identificar las oportunidades para la acción preventiva; identificar las oportunidades para la mejora continua y comunicar los resultados de tales investigaciones.
HALLAZGO 7 En la entrevista con el Administrador, el auditor le pregunta con que periodicidad revisan los documentos del SIG y este responde que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario a pedido de algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área.
Nº No Conformidades: 07 de 10 Norma Estándar de Referencia: OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 9001 4.4.5; 7.5.2; 7.5.3 Detalles de la No Conformidad:
La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.4.5 que los documentos requeridos por el sistema de S&SO y por esta norma OHSAS se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión; revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente; asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos; asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso; asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación de del sistema de
S&SO y se controla su distribución; prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. La Norma ISO 14001 menciona en el apartado 7.5.2 acerca de la creación y actualización de la información documentada, expresando que la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado: la identificación y descripción; el formato; la revisión y aprobación con respecto a la convivencia y adecuación. La Norma ISO 9001 menciona en el apartado 7.5.3 que la información documentada requerida debe estar disponible y debe ser idónea; estar protegida adecuadamente; y debe distribuirla, accesar a esta, recuperarla, y usarla según corresponda; almacenarla, preservarla, controlar sus cambios, conservarla y disponer de esta.
HALLAZGO 8 En el almacén de materiales se encontraron disponibles algunos reglamentos emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y medidas de seguridad en la evacuación de la zona, los cuales siendo vigentes no se encuentran controlados por el procedimiento MSI-4-01 Control de Documentos y Registros. El responsable de la documentación explica que como ellos conocen ese reglamento han preferido transcribir su contenido en procedimientos propios para no tener que controlar más documentos.
Nº No Conformidades: 08 de 10 Norma Estándar de Referencia: OHSAS 18001 4.4.5 Detalles de la No Conformidad:
La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.4.5 en el inciso f), que la organización debe identificar los documentos de origen externo que ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de S&SO y se controle su distribución (los reglamentos emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y medidas de seguridad de evacuación).
HALLAZGO 9 En el área RRHH el auditor revisó la lista de los objetivos del SIG para dicha área. El auditor preguntó si los resultados del planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron documentados. El responsable de RRHH respondió que ningún documento fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad.
Nº No Conformidades: 09 de 10 Norma Estándar de Referencia: OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 9001 4.5.1; 9.1; 9.1 Detalles de la No Conformidad:
La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.5.1 que la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para monitorear y medir a intervalos regulares el desempeño de Seguridad y Salud Ocupacional. Asimismo en el inciso f) se menciona que estos procedimientos deben ser registrados y dar seguimiento a los resultados y realizar mediciones suficientes para facilitar acciones preventivas y acciones correctivas subsecuentes. La Norma ISO 14001 menciona en el apartado 9.1 acerca del seguimiento, medición análisis y evaluación del desempeño ambiental y los indicadores de estos determinando para ello la frecuencia con la cual se evalúa el cumplimiento, evaluar el cumplimiento y emprender acciones necesarias, mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento. La Norma ISO 9001 menciona en el apartado 9.1acerca del seguimiento, medición, análisis y evaluación de la información acerca la conformidad de los productos y servicios; el grado de satisfacción del cliente; el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad; la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades; el desempeño de los proveedores externos y la necesidad de mejoras en el sistema de gestión de calidad.
HALLAZGO 10 Durante la auditoría en el área de estiba y desestiba el auditor observó que 6 trabajadores estaban protegidos con máscaras antipolvo, guantes y zapatos de seguridad, sin embargo 4 trabajadores de apariencia muy joven, no tenían elementos de protección. Le preguntó al supervisor porque se daba esta diferencia y él le explicó que se trataba de nuevos empleados, del programa de empleo juvenil, que todavía no estaban en planilla y que en realidad trabajaban sólo a destajo. En la pared se aprecia un cartel que indica el uso de implementos de seguridad en forma obligatoria dentro del área.
Nº No Conformidades: 10 de 10 Norma Estándar de Referencia: OHSAS 18001 4.3.1; 4.4.1 y 4.4.3.1 Detalles de la No Conformidad:
La Norma OHSAS 18001 menciona en el apartado 4.3.1 que la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de los peligros, evaluación de los riesgos y la determinación de los controles necesarios y estos deben tomar en cuenta: actividades rutinarias y no rutinarias(empelados antiguos o nuevos empleados); actividades de todo el personal que tiene acceso al lugar de trabajo(incluyendo contratistas y visitantes); comportamiento, capacidades y otros factores asociados a personas. Cuando se determinen controles o cambios a los existentes, se debe considerar la reducción de los riesgos de acuerdo a la siguiente priorización: eliminación, sustitución, controles ingenieriles, señalización, alertas y/o controles administrativos; equipos de protección personal. En el apartado 4.4.1 se menciona que la organización debe asegurar la disponibilidad de recursos esenciales (EPPS para este caso) para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de S&SO. Asimismo en el apartado 4.4.3.1 se menciona que la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización; comunicación con contratistas y otras visitas al lugar de trabajo; recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas.
