TALLER 2 – IDENTIFICACION DEL PROBLEMA
PASO 2 – Identificar el problema y presentar posible solución Objetivo: Determinar y ubicar el problema Metodología
Debe estudiar los referentes teóricos de la unidad 1, que se encuentra en el entorno de conocimiento. Debe estudiar sus conocimientos previos de metodología de la investigación. Se sugiere revisar el material de estudio complementario que tiene el curso. Resolver este taller. Colocar su respuesta a cada pregunta diligenciando el cuestionario y subirlo al entorno de Seguimiento y evaluación.
Valoración Cada respuesta correcta equivale a 5 puntos para un total de 65 puntos. Como metodología de desarrollo del curso se propone aprendizaje por problemas de acuerdo a esto se plantea la siguiente situación:
CASO: Empresa “Happy Day”
“Happy Day”, es una empresa que se encuentra operando desde 2010, que vende insumos para fiestas y eventos y ofrece servicios de recreación y eventos comerciales. Actualmente, su sede principal se encuentra ubicada en la ciudad de Ibagúe Colombia y cuenta con una sede en la población del Guamo.
El representante legal y dueño, el Señor William Barona, cuenta con empleados que trabajan en ambas sedes, distribuidos de la siguiente forma: Sede Principal en Ibagué:
Gerente comercial de ambas sedes: Paola Andrea Marmolejo Hurtado Gerente administrativo de ambas sedes: Santiago Barona Marmolejo. Dos vendedores: Miriam Iliana Montaña y Angela Maria Ospina.
Sede en la población del guamo:
Vendedor: Jairo Alberto Gomez y Alejandra Maria Aristizabal.
La empresa actualmente cuenta con un software que le ayuda con las necesidades básicas del negocio, pero que tiene muchas limitaciones y errores que les ha generando inconsistencias en el inventario, en las ventas, en las compras de los insumos de la piñateria. Adicional a lo anterior no se tiene confianza de la información generada para realizar todo el tema contable. El tema contable se maneja con otro software que se llama “Siigo Software” donde se realiza los procesos contables, tales como: Balances, Estados financieros y liquidación de los impuestos. Realizando una revisión sobre los inconvenientes presentados se ha logrado identificar:
No está realizando correctamente los calculos o las sumatorias de las ventas diarias y por ende las ventas semanales. En algunas ocasiones no actualiza correctamente los saldos en los inventarios No realiza adecuadamente el calculo de las devueltas que se les debe dar al cliente, por ejemplo: El valor de la factura es de 38.000 y el cliente paga con un billete de 50.000 y por ende las devueltas deberan ser 12.000. Este calculo a veces sale errado. No está realizando un adecuado manejo de los errores, pues saca el error en ingles y no deja continuar con los procesos. Esto hace que se pierda mas tiempo en la atención del cliente y el empleado debe volver abrir el software y empezar a realizar nuevamente el proceso.
De acuerdo a todo lo anteriormente mencionado se está llevando de forma paralela el inventario en un archivo de excel y se estan generando copias de las facturas de los clientes para validar las que se imprimieron con el valor de los informes de ventas que arroja el software.
La preocupación de la gerente de ventas es que llevar el inventario en excel le puede generar errores y/u omisiones. Esto genera una falta de control en los inventarios. Adicionalmente, es muy engorroso y se genera perdida de tiempo por parte de los empleados al final del día sumando todas las facturas para luego compararla con el informe de ventas díarios, sumando que se estan imprimiendo dos veces las facturas generando mas consumo de papel y tinta.
De acuerdo a todo lo anterior la Gerente Comercial y el Propietario solicitan de nuestro servicios como Ingenieros de requisitos, realizar un software que permite realizar: 1. Administración de los clientes. En este punto se debe ingresar los datos básicos del cliente y los tipos de clientes (Clientes frecuentes, ocasionales, empresariales). 2. Administración de los inventarios de los productos y servicios de la Piñateria 3. Administración de las Ventas 4. Administracion de las Compras y proveedores 5. Administracion de los usuarios 6. Calculo de los comisiones de los empleados de acuerdo a las ventas.
De acuerdo a lo citado en el caso de la Empresa Happy Day, es importante como ingenieros de requisitos empezar a gestionar de forma eficaz el proceso de desarrollo de software. En nuestro caso vamos a trabajar toda la fase de analisis, por esta razón es importante tengamos en cuenta como ejemplo el siguiente modelo general para resolución de problemas: Definición del
Búsqueda de
problema
Ideas
Recogida de
Búsqueda de
Datos
Soluciones
Redefinición del problema
Implementación
Figura 1. Modelo general de resolución de problemas (adaptado de Hicks, 1991)
Responder las siguientes preguntas: Determinar el problema 1. De acuerdo al contexto del caso de la empresa “Happy Day”, el problema que se está presentando es? El problema que se está presentando son los errores y las limitaciones que ha generado el software y en el inventario en algunos de los procesos de “ventas y compras” este programa también está conectado con otro software que maneja los datos para la generación de los procesos contables que tampoco se le tiene tanta confianza para generar el tema
.
Determinar la causa 2. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “Happy Day”, una posible causa que lleva a que se presenta el problema es? La
aplicación
está
desarrollada
en
ACCESS
y
hay
muchas
limitaciones en sus funcionalidades y el mal manejo de los errores de la base de datos y su aplicación no está en red
Determinar la consecuencia 3. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “Happy Day”, una consecuencia que genera el problema es? General desconfianza en la información procesada por cuando esta expuestas a errores inconsistencias en el inventario en la ventas, en las compras de los insumos de la piñatería son perdida para la empresa debido que no hay un control de inventario, genera más gasto económico adicionales para la empresa duplica el trabajo y el tiempo al personal, inconformidad a los clientes y aumenta las quejas y reclamos tanto como ventas y compras.
El area problema 4. De acuerdo al contexto dado en la empresa, el área o las areas del problema es? El área comercial y el área administrativa
Proceso 5. De acuerdo al problema, el proceso que se ve involucrado en la situación problema es? Procesos de ventas, inventarios, compras, contable
Procedimiento
6. De acuerdo a la situación actual, un procedimiento que se suscita en el área problema y acorde al problema que se tiene en la piñatería es? Registrar mal los cálculos de las facturas El control de los inventarios Procesos contables Ventas
Proceso Neurálgico 7. Pensando en la situación actual, el proceso crítico que genera todo el problema es? El registro de pago no es completo o bien realizado
Actores Directos 8. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) directamente relacionado con el problema son? El empleado
Actores Indirectos 9. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) indirectamente relacionado con el problema son? El propietario
Solución 10. Que solución Comercial?
de
carácter
informatico
le
sugiere
al
Gerente
Crear un aplicativo web donde quede almacenada y se pueda Manipular toda la información
Delimitación 11. Una delimitación que usted le colocaría a la solución propuesta a la empresa “Happy Day” es? Manejar toda la información limitada de la piñatería
Justificación 12. Por que es importante construir la solución a la empresa “Happy Day” , que beneficio puede aportar? Los beneficios son controlar los inventarios la facturación los ingresos los egresos no contratar más empleados y dejar satisfecho al cliente y realizar bien los procesos contables.
Función como Analísta 13. Defina cuales seran sus funciones como analista de sistemas dentro del proyecto de la empresa Happy Day.
Planificar la actividad o trabajo del análisis y diseño de sistemas y realizar la solución, para ayudar a las empresas trabajar de forma más rápida y eficiente para cumplir con las expectativas del cliente a la hora de crear un nuevo sistema.
