SPIP Pendelegasian Wewenang

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR PENDELEGASIAN WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB YANG TEPAT (1.5)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

(SPIP)

merupakan

tanggung

jawab

Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem

pengendalian

intern,

yang

menjadi

tanggung

jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: 1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; 2. sosialisasi SPIP; 3. pendidikan dan pelatihan SPIP; 4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan 5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima

kegiatan

dimaksud

diarahkan

dalam

rangka

penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu: 1. lingkungan pengendalian; 2. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian; 4. informasi dan komunikasi; dan 5. pemantauan pengendalian intern.

1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

i

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP

telah

menyusun

Pedoman

Teknis

Umum

Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam penyelenggaraan subunsur SPIP. Pedoman

Teknis

Penyelenggaraan

SPIP

Sub

unsur

Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat, pada unsur

Lingkungan

Pengendalian

merupakan

acuan

yang

memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan dapat

disesuaikan

dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001


ii

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR ................................................................. DAFTAR ISI

............................................................................

i iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................

1

B. Sistematika Pedoman ..............................................

2

BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian ...............................................................

5

B. Tujuan dan Manfaat

................................................

8

C. Peraturan Terkait .....................................................

9

D. Parameter Penerapan .............................................

9

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN A. Tahap Persiapan ...................................................... 13 B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 18 C. Tahap Pelaporan ...................................................... 24

BAB IV PENUTUP


iii


iv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penyelenggaraan SPIP harus dilandasi oleh lingkungan pengendalian yang baik dalam rangka peningkatan suasana lingkungan yang nyaman sehingga menimbulkan kepedulian dan keikutsertaan seluruh pegawai. Selain integritas, kompetensi, dan komitmen, hal lainnya yang harus menjadi landasan penting bagi upaya penciptaan lingkungan pengendalian yang baik, adalah

pembentukan

struktur

organisasi

sesuai

dengan

kebutuhan dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat oleh setiap unsur manajemen dan pegawai dalam organisasi, akan membuat pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi menjadi lebih lancar dan cepat. Kejelasan delegasi wewenang dan tanggung jawab akan mendorong tercapainya keputusan yang lebih

baik

dan

menghindarkan

terjadinya

konflik

dalam

organisasi. Pada akhirnya, hal ini diharapkan akan menimbulkan suasana yang kondusif bagi berjalannya SPIP sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif. Oleh karena itu, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab

hendaknya

mempertimbangkan

ditata tingkatan

secara risiko

berjenjang dari

dengan

masing-masing

pendelegasian dan kapasitas staf yang menerima pendelegasian tersebut.

Kewenangan

dapat

didelegasikan

kepada

staf

di tingkat yang lebih rendah, namun akuntabilitasnya harus terdefinisikan dengan jelas karena tanggung jawab akhir tetap ada pada tangan pimpinan organisasi. 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

1

Pedoman ini mengatur dan menjabarkan lebih lanjut mengenai bagaimana melaksanakan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat. Pedoman ini merupakan jabaran lebih lanjut dan bagian yang tidak terpisahkan dari Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Tujuan pedoman teknis ini adalah memberikan arahan teknis mengenai pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat sesuai dengan yang diharapkan dalam SPIP, sehingga dapat menjadi acuan bagi instansi pemerintah untuk melaksanakan pengembangan dan penyelenggaraan SPIP. Penerapan pedoman ini dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, baik fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitasnya. Selanjutnya, perlu dilakukan evaluasi secara berkala terhadap efektivitas penyelenggaraannya. B. Sistematika Pedoman Sistematika penyajian Pedoman Teknis Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat ini sebagai berikut: Bab I

Pendahuluan Bab

ini

menguraikan

latar

belakang

perlunya

pedoman ini dan sistematika pedoman. Bab II

Gambaran Umum Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan, parameter penerapan, serta peraturan terkait.

Bab III

Langkah-Langkah Penyelenggaraan Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam menyelenggarakan sub unsur pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, yang terdiri dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan.


2

Bab IV

Penutup Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting

yang

perlu

diperhatikan

kembali

dan

penjelasan atas penggunaan pedoman ini.


3


4

BAB II GAMBARAN UMUM Bab ini menguraikan konsep pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat. Uraian diawali dengan pengertian delegasi, wewenang, dan tanggung jawab yang dipakai dalam pedoman teknis ini. Bab ini diakhiri dengan ketentuan terkait dengan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, yang berlaku di Indonesia.

A. Pengertian Memahami suatu konsep tentunya harus didahului dengan pengertian terhadap istilah-istilah yang berkaitan dengan konsep tersebut. Berkaitan dengan pedoman teknis ini, terdapat tiga istilah utama yang perlu dipahami, yaitu delegasi, wewenang, dan tanggung jawab. Dalam pemerintahan, pengertian wewenang (kewenangan) terkadang dipertukarkan dengan istilah kekuasaan (power), padahal keduanya memiliki arti yang berlainan. Kekuasaan menunjuk pada kemampuan untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan

wewenang

menunjuk

pada

legitimasi

dalam

mengelola kekuasaan. Wewenang merupakan salah satu bentuk kekuasaan, yaitu kekuasaan sah, sedangkan tanggung jawab adalah keharusan untuk memroses sesuatu yang diemban sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Tanggung jawab tidak hanya berkaitan dengan wewenang yang diterima, tetapi juga segala tugas yang diemban yang diberikan tanpa wewenang sekalipun. 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

5

Delegasi, artinya menugaskan/menyerahkan/memberikan dan terkadang diartikan mengalokasikan atau mendistribusikan. Dengan demikian, dalam pedoman teknis ini, pendelegasian wewenang

didefinisikan

sebagai

“proses

pengalokasian

wewenang

kepada orang lain secara sah untuk melakukan

berbagai aktivitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi.” Perbedaan antara wewenang dan tanggung jawab adalah bahwa wewenang dapat didelegasikan, sedangkan tanggung jawab tidak dapat didelegasikan. Penerima delegasi bertanggung jawab hanya sebatas tugas yang didelegasikan kepadanya, tanggung jawab akhir tetap berada pada pemberi delegasi. Mengapa pendelegasian itu penting, dan mengapa wewenang harus didelegasikan?. Tugas seorang pemimpin adalah memanfaatkan sumber daya manusia secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi, bukan mengerjakan semua pekerjaan

sendirian.

Dengan

mempunyai banyak waktu manajemen

yang

sulit

demikian,

pemimpin

akan

untuk mengerjakan tugas-tugas dan

kompleks,

sekaligus

dapat

meningkatkan produktivitas karyawan serta mengembangkannya. Makna/pentingnya delegasi karena: 1. keterbatasan yang dimiliki

oleh seorang atasan, baik

keterbatasan waktu, pengetahuan, perhatian, dan lain-lain; 2. merupakan

konsekuensi

logis

dari

semakin

besarnya

organisasi; 3. pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkan melalui pendelegasian; 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

6

4. pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban, yang sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan; 5. memungkinkan sub bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut (pengembangan kapasitas bawahan). Pentingnya

pendelegasian

wewenang

juga

untuk

mendorong setiap orang dan tim untuk menggunakan inisiatif saat menjawab serta memecahkan masalah sesuai dengan batas

kewenangannya.

Dengan

demikian,

pengambilan

keputusan dapat dilakukan lebih cepat. Beberapa

variabel

yang

harus

diperhatikan

dalam

pembagian wewenang dan tanggung jawab adalah sebagai berikut: 1. Penetapan tanggung jawab dan pendelegasian otoritas sejalan

dengan

peraturan,

tujuan

termasuk

dan

sistem

sasaran, informasi

fungsi dan

operasi,

perubahan

(assignment and delegation). 2. Hubungan pengendalian dengan standar dan prosedur, termasuk

uraian

pekerjaan

pegawai

(control-related

standards and procedures). 3. Jumlah personil yang memadai, terutama terkait dengan fungsi proses data dan akuntansi, dengan tingkat kemampuan yang sesuai dengan ukuran, sifat, dan kompleksitas dari aktivitas dan sistem (quantity and quality of people).


7

B. Tujuan dan Manfaat Tujuan akhir dari penerapan sub unsur pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat dalam SPIP adalah diterapkannya sistem pendelegasian wewenang dan tanggung jawab kepada tiap tingkatan manajemen dan pegawai. Tujuan tersebut dapat dicapai melalui sasaran-sasaran sebagai berikut: 1. Wewenang telah diberikan secara tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya (dari pimpinan hingga pegawai), telah dikomunikasikan, serta diterapkannya prosedur yang efektif untuk memantau hasil kewenangan yang didelegasikan dan tanggung jawabnya. 2. Pegawai yang diberi wewenang memahami bahwa wewenang dan tanggung jawab yang diberikan terkait dengan pihak lain, yang terindikasikan dengan uraian tugas secara jelas, menunjukkan tingkat wewenang yang didelegasikan dan tanggung jawabnya, serta uraian tugas dan evaluasi kinerja merujuk pada pengendalian intern terkait tugas, tanggung jawab, dan akuntabilitas. 3. Pegawai telah memahami bahwa pelaksanaan wewenang dan tanggung jawabnya terkait dengan penerapan SPIP, yang terindikasikan dengan pegawai telah diberdayakan untuk mengatasi masalah atau melakukan perbaikan, serta terdapat keseimbangan antara pendelegasian kewenangan yang diterima dengan keterlibatan pimpinan yang lebih tinggi. Manfaat

yang

dapat

diperoleh

organisasi

dengan

menerapkan sub unsur pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat adalah: 1. agar pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik; 2. memastikan tanggung jawab tugas setiap individu dalam suatu organisasi berfungsi secara normal; 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

8

3. penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan lebih cepat, jika pelimpahan wewenang berjalan efektif; 4. mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal. 5. menghindarkan terjadinya konflik dalam organisasi; 6. terjadinya keseimbangan wewenang antar manajemen yang setingkat dan distribusi wewenang antarmanajemen vertikal. C. Peraturan Terkait Hampir di setiap instansi pemerintah (kementerian/ lembaga dan pemerintah daerah) memiliki aturan yang terkait dengan pendelegasian wewenang. Oleh karena itu, dalam menerapkan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat harus memerhatikan peraturan-peraturan yang berlaku dalam instansi pemerintah masing-masing. Akan tetapi, setiap

pendelegasian

wewenang

harus

memerhatikan

pengendaliannya, ada keseimbangan antara wewenang yang didelegasikan dengan pengendalian yang dilaksanakan (tidak meminimalkan kontrol). D. Parameter Penerapan Parameter penerapan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab adalah sebagai berikut: 1. Wewenang diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya, dalam rangka pencapaian tujuan instansi pemerintah; 2. pegawai yang diberi wewenang memahami bahwa wewenang dan tanggung jawab yang diterimanya terkait dengan pihak lain dalam instansi pemerintah yang bersangkutan;


9

3. pegawai

yang

diberi

wewenang

memahami

bahwa

pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab terkait dengan penerapan SPIP. Parameter sebaiknya

di

atas

dipenuhi.

adalah

kriteria

Selanjutnya,

minimum

parameter

di

yang atas

sesungguhnya merupakan kriteria tunggal yang seharusnya dipenuhi. Penjabaran menjadi tiga kriteria di atas harus dimaknai sebagai kriteria bertingkat yang dapat digambarkan pada ilustrasi 1. Ilustrasi 1

Wewenang dan tanggung jawab diberikan kepada pegawai

sesuai dengan tingkat tanggung jawab dalam rangka pencapaian tujuan instansi

memahami bahwa wewenang dan tanggung jawab yang diberikan terkait dengan pihak lain dalam instansi pemerintahan yang bersangkutan

memahami bahwa pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab terkait dengan penerapan SPIP

Ketiga parameter tersebut dapat diuraikan lebih lanjut ke dalam indikator-indikator sebagai berikut: 1. Penerima wewenang adalah pegawai yang tepat sesuai dengan

tingkat

tanggung

jawabnya

dalam

rangka

pencapaian tujuan instansi a. Adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab yang jelas; b. Penetapan

wewenang

dan

tanggung

jawab

dikomunikasikan kepada semua pegawai; 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

10

c. Tanggung

jawab

pimpinan

instansi

sesuai

dengan

kewenangannya dan bertanggung jawab atas keputusan yang diambilnya; serta d. Adanya prosedur yang efektif

untuk memantau hasil

kewenangan dan tanggung jawab yang diberikan.

2. Keterkaitan

dengan

pihak

lain

dalam

instansi

pemerintahan yang bersangkutan a. Adanya uraian tugas yang jelas menunjukkan tingkat kewenangan dan tanggung jawab yang didelegasikan pada jabatan yang bersangkutan; b. Uraian

tugas

dan

evaluasi

kinerja

merujuk

pada

pengendalian intern terkait tugas, tanggung jawab, dan akuntabilitas.

3.

Keterkaitan dengan SPIP a. Pegawai diberdayakan

untuk mengatasi masalah atau

melakukan perbaikan, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya; b. Terdapat

keseimbangan

antara

pendelegasian

wewenang yang diterima dengan keterlibatan pimpinan yang lebih tinggi.

Dalam

penerapannya,

indikator-indikator

tersebut

dapat

dilengkapi, sesuai dengan karakteristik masing-masing instansi, baik fungsi, sifat, tujuan, maupun kompleksitasnya.


11


12

BAB III LANGKAH - LANGKAH PENYELENGGARAAN Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah ditempuh melalui tahapan sebagai berikut: 1. Tahap persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang ditujukan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik atau kesadaran, serta pemetaan kebutuhan penerapan SPIP. 2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil pemetaan, yang meliputi tahap pembangunan infrastruktur, internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan. 3. Tahap

pelaporan,

merupakan

tahap

pelaporan

kegiatan

penyelenggaraan SPIP. Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat

dilakukan

secara

bersamaan

dengan

pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya. Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu dilaksanakan

dalam

rangka

penyelenggaraan

subunsur

pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat di setiap tahapan. A. Tahap Persiapan 1. Penyiapan Peraturan, Rencana Kegiatan, dan SDM Tahap

ini

dimaksudkan

untuk

menyiapkan

peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian atau lembaga (K/L) dan pemerintah daerah (Pemda). Berdasarkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, selanjutnya

instansi

pemerintah

membuat

rencana

penyelenggaraan, yang antara lain memuat: 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

13

a. jadwal pelaksanaan kegiatan; b. waktu yang dibutuhkan; c. dana yang dibutuhkan; d. pihak-pihak yang terlibat. Berdasarkan

peraturan

tersebut,

selanjutnya

instansi

pemerintah membentuk Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP (disingkat Satgas SPIP), yang diberi tugas untuk mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk penerapan kebijakan, serta praktik pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat. Satgas SPIP harus dipilih di antara pegawai yang kompeten dan memahami pengendalian intern serta risiko kegiatan instansi. Untuk itu, anggota Satgas SPIP

terlebih

dahulu

diberi

pelatihan

tentang

SPIP,

khususnya sub unsur terkait, agar dapat melaksanakan tugas dengan baik. 2. Pemahaman (Knowing) Pemahaman

terhadap

pendelegasian

wewenang

dan

tanggung jawab yang tepat dinyatakan dalam sikap pimpinan akan perlunya membuat kebijakan yang jelas atas penetapan wewenang dan tanggung jawab. Pada tahap ini dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: a. Memberikan

pemahaman

dan

penyamaan

persepsi

terutama kepada pimpinan. Pada tahapan ini perlu dibangun kesadaran pimpinan akan perlunya memiliki kebijakan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat. Tahapan ini juga ditujukan untuk memberikan pemahaman kepada seluruh pegawai mengenai perlunya memiliki pemahaman atas wewenang dan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

14

b. Memberikan pemahaman kepada seluruh pegawai bahwa wewenang dan tanggung jawab yang diterimanya terkait dengan pihak lain dalam instansi pemerintah yang bersangkutan. Hal yang penting diperhatikan adalah uraian tugas. c. Memberikan pemahaman kepada seluruh pegawai bahwa pelaksanaan wewenang yang dilaksanakannya terkait dengan penerapan SPIP. d. Memberikan seluruh

pemahaman

pegawai

wewenang

dan

secara

mengenai tanggung

mendalam

konsep jawab

kepada

pendelegasian

yang

tepat,

serta

fungsinya sebagai salah satu sub unsur dalam unsur lingkungan

pengendalian,

sesuai

dengan

Peraturan

Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008. Pemberian pemahaman dapat dilakukan melalui berbagai media, antara lain: a. Sosialisasi,

menggunakan

media

komunikasi

yang

dilakukan dengan tatap muka, seperti ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan diskusi kelompok secara terfokus. b. Website, memiliki cakupan yang lebih luas dengan tujuan agar dapat dipahami lebih luas, baik oleh pimpinan maupun setiap pegawai. c. Multimedia,

media

ini

bersifat

lebih

interaktif

dan

bermanfaat untuk memperoleh sebaran yang lebih luas. d. Majalah, merupakan media komunikasi dalam bentuk cetakan yang diterbitkan secara reguler dan dapat memberikan contoh-contoh yang konkret.


15

e. Mikrofon,

yang

memperdengarkan

kata-kata

penting

melalui mikrofon, pengeras suara, atau saluran komunikasi lain di kantor. f. Akses

ke

jaringan,

misalnya

dengan

menggunakan

password yang harus dijawab dengan benar oleh pegawai, sebelum masuk ke dalam jaringan. Pemilihan

media

tersebut

harus

disesuaikan

dengan

kebutuhan, misalnya tidak semua wewenang dan tanggung jawab yang didelegasikan perlu diketahui oleh pihak lain secara luas. Jika informasi tersebut hanya untuk diketahui oleh pihak internal, tidak perlu menggunakan website, tetapi cukup menggunakan jaringan internal instansi. 3. Pemetaan (Mapping) Setelah terbentuk pemahaman yang utuh, baik di level pimpinan maupun setiap pegawai terhadap pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, maka perlu dilakukan pemetaan atas keberadaan kebijakan dan prosedur sehubungan dengan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat. Selain pemetaan atas keberadaan kebijakan dan prosedur, pada tahap ini juga dilakukan pemetaan atas penerapan dari kebijakan dan prosedur tersebut. Melalui pemetaan ini akan diketahui kondisi yang ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki (area

of

improvement)

guna

membangun

SPIP

yang

memadai. Pemetaan atas pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat dilakukan dengan cara:


16

a. Melakukan inventarisasi kebijakan dan prosedur baku atas pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang telah ada dan dilaksanakan oleh instansi. Hal ini dapat dilakukan dengan

menggunakan

menggunakan

beberapa

kuesioner,

cara,

wawancara,

antara dan

lain

diskusi

kelompok. b. Melakukan inventarisasi terhadap kebijakan dan prosedur baku sehubungan dengan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab

yang seharusnya ada dan yang

dilaksanakan oleh instansi. Hasil inventarisasi tersebut dapat dituangkan ke dalam Ikhtisar Praktik Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang dibuat secara sederhana. c. Memetakan

praktik

pendelegasian

wewenang

dan

tanggung jawab, dengan maksud untuk menginventarisasi tugas-tugas yang ada, dan untuk mengetahui sejauh mana terdapat pendelegasian. Dari hasil pemetaan ini akan diketahui hal-hal sebagai berikut: 1) setiap pendelegasian wewenang dan tanggung jawab telah memiliki peraturan yang melandasinya; 2) Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai dengan

ketentuan

di

atasnya,

yang

mengatur

wewenang dan tanggung jawab yang didelegasikan; 3) Peraturan/kebijakan tersebut telah dijabarkan lebih lanjut ke dalam Standard Operating Procedures (SOP) atau pedoman untuk dapat melaksanakan peraturan tersebut; 4) SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun; 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

17

5) SOP atau pedoman pelaksanaan kegiatan atau bagian dari kegiatan tersebut telah dilaksanakan/diterapkan dan didokumentasikan dengan baik.. d. Menganalis dan menilai beban kerja berdasarkan hasil pemetaan yang telah dilaksanakan. Setelah praktik pendelegasian wewenang dan tanggung jawab terpetakan, kemudian dilakukan analisis beban kerja untuk

melihat beban kerja setiap pegawai, serta dapat

mengalokasikan wewenang dan tanggung jawab yang telah diinventarisasi kepada setiap pegawai. Analisis beban kerja dilakukan untuk: 1) mendefinisikan

dan

mengkaji

ulang

tugas-tugas

kelompok dan perseorangan; 2) menyusun tingkatan (skala) prioritas tugas-tugas; 3) mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi; 4) menilai kelayakan setiap kegiatan. B. Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahap kegiatan, yaitu: membangun

infrastruktur

pedoman)

berdasarkan

(kebijakan hasil

dan

prosedur

pemetaan,

serta

kemudian

menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan pemeliharaan dan perbaikan terus menerus terhadap pendokumentasian yang baik agar sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan. 1. Membangun Infrastruktur (Norming) Berdasarkan hasil pemetaan, diketahui infrastruktur apa saja yang perlu dibangun (area of improvement). Pembangunan infrastruktur

dilaksanakan melalui pembangunan kebijakan

dan prosedur, yang bertujuan

untuk menciptakan dan


18

memelihara

lingkungan

pengendalian

yang

dapat

menimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapan sistem pengendalian intern. Perilaku positif dan kondusif yang dimaksud dalam sub unsur ini adalah bahwa setiap pimpinan telah melaksanakan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab secara tepat. Kebijakan dan prosedur yang diperlukan berupa pedoman penyusunan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, yang mengatur hal-hal sebagai berikut: a. Tata cara penetapan wewenang dan tanggung jawab: 1) Pendelegasian

wewenang

dan

tanggung

jawab

dilakukan secara tertulis. 2) Pendelegasian

menyatakan

kebijakan,

pedoman-

pedoman/prosedur, larangan-larangan, dan batas-batas dimana

seseorang

harus

bekerja/melakukan

kewajibannya. 3) Batasan ruang lingkup, jumlah, dan kerangka waktu pendelegasian wewenang. 4) Kejelasan faktor pendukung pelaksanaan tugas, yaitu alokasi sumber daya manusia, keuangan, teknis, yang dapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugas yang

didelegasikan

kepadanya

ditetapkan

dalam

dokumen pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. b. Persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemberi dan penerima pendelegasian tugas: 1) Para pimpinan dan penerima delegasi wewenang adalah orang yang aktif berkecimpung dalam aktivitas yang

akan

dilaksanakan

dan

memiliki

cukup

pengetahuan mengenai kebijakan, aturan, hukum, regulasi,

dan

prosedur

terkait

untuk

mendorong

ketaatan. 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

19

2) Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab. 3) Batasan-batasan

yang

jelas

bagi

si

penerima

wewenang, dimulai dari level ke-1 sampai dengan level ke-4, yaitu: a) Level ke-1, artinya cukup kewenangan untuk menilai dan

meneliti

tugas/keputusan

dan

masukan-

masukan sebelum mengambil tindakan; b) Level

ke-2,

mengambil

artinya

cukup

kewenangan

tindakan/keputusan

diikuti

untuk dengan

menyampaikan laporan kemajuannya secara reguler; c) Level

ke-3,

mengambil

artinya

cukup

kewenangan

tindakan/keputusan

dengan

untuk hanya

menyampaikan laporan akhir; d) Level

ke-4,

artinya

cukup

kewenangan

untuk

mengambil tidakan/keputusan tanpa harus melapor. c. Muatan

yang

perlu

diungkapkan

dalam

dokumen

pendelegasian wewenang: 1) Uraian tugas secara jelas sesuai dengan tingkat kewenangan dan tanggung jawab yang didelegasikan pada jabatan yang bersangkutan; 2) Batasan tugas yang jelas, yang dapat membedakan antara tugas-tugas yang didelegasikan dengan tugastugas pihak lain dalam instansi yang bersangkutan; 3) Uraian tugas menyatakan dengan tegas apa yang harus dicapai oleh setiap penerima delegasi; 4) Uraian tugas dan evaluasi kinerja merujuk

pada

pengendalian intern terkait tugas, tanggung jawab, dan akuntabilitas;


20

5) Pembatasan terhadap kewenangan dan tanggung jawab, sebagai bagian dari sistem pengendalian intern harus diuraikan agar tidak dianggap sebagai sesuatu yang menjadi masalah yang harus dipecahkan. Suatu organisasi tidak dapat melakukan tindakan ekspansi yang merusak tata pengendalian. 6) Prioritas-prioritas

di

dalam

tugas-tugas

tersebut,

berdasarkan: a) Keseimbangan rencana jangka panjang, menengah, dan pendek. b) Keseimbangan antara rencana dan fakta kebutuhan yang timbul.

2. Internalisasi (Forming) Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari. Perwujudannya dapat tercermin dalam konteks seberapa jauh proses internalisasi memengaruhi pimpinan instansi pemerintah dalam mengambil keputusan, dan memengaruhi perilaku para pegawai dalam melaksanakan kegiatan. Kegiatan

internalisasi

dalam

sub

unsur

ini

bertujuan

membangun kesadaran pimpinan instansi pemerintah dalam pengambilan keputusan untuk mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab secara tepat, dan para pegawai yang menerima pendelegasian dapat melaksanakannya dengan penuh tanggung jawab. Langkah-langkah internalisasi untuk membangun kesadaran, sebagai berikut:


21

a. Pelatihan Pegawai Pegawai diberdayakan dengan pelatihan-pelatihan yang memadai untuk mengatasi masalah atau melakukan perbaikan,

sesuai

dengan

wewenang

dan

tanggung

jawabnya. b. Komunikasi Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dijelaskan/dikomunikasikan

kepada

semua

pegawai.

Kriteria yang dapat dipakai antara lain adalah sebagai berikut: 1) Substansi yang perlu dikomunikasikan meliputi antara lain: a) Gambaran tugas/aktivitas yang didelegasikan dan hasil yang diinginkan; b) Standar kinerja dan jadwal waktu untuk disepakati bersama; c) Parameter dan sumber daya, termasuk anggaran; d) Jumlah wewenang yang diberikan; e) Umpan balik yang diharapkan; f) Siapa yang bertanggung jawab dan apa yang dipertanggungjawabkan; 2) Komunikasi menggunakan cara dan sarana yang efektif. c. Pemberian

umpan

balik

atas

kendala-kendala

yang

dihadapi Pegawai harus

memberikan umpan balik atas kendala-

kendala yang dihadapi. Untuk itu, setiap kendala yang mungkin akan terjadi dalam lingkup wewenang dan tanggung jawab penerima delegasi harus diidentifikasi agar prestasinya dapat dinilai secara adil dan wajar. 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

22

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Pendelegasian tidak berarti bahwa pimpinan menugaskan kepada bawahan, lalu melepaskan diri dari tanggung jawab. Setelah atasan mempersiapkan wewenang dan tanggung jawab yang akan didelegasikan secara hati-hati, kemudian merancang secara tepat, dan mengomunikasikannya secara jelas. Kewajiban selanjutnya adalah melakukan pemantauan untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang didelegasikan telah dilaksanakan dan dapat diselesaikan sesuai dengan yang diharapkan. Untuk itu, perlu adanya prosedur yang efektif

untuk memantau hasil kewenangan dan tanggung

jawab yang diberikan, dengan memerhatikan kriteria-kriteria sebagai berikut: a. Adanya

kewajiban

penerima

delegasi

untuk

membuat/memberikan laporan pada awal pendelegasian, selama dalam pendelegasian, dan akhir pendelegasian untuk diketahui serta dievaluasi oleh atasan pemberi tugas (laporan berkala dan insidentil), baik tertulis maupun lisan; b. Pemberi

kewenangan

pemantauan

terhadap

secara

berkala

pelaksanaan

melakukan

pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab; c. Tersedianya

peluang

berdiskusi/berkomunikasi

secara

terbuka dengan para bawahan untuk mendengar keluhan mereka; d. Adanya kegiatan untuk melihat hasil/penemuan langsung di lapangan; e. Adanya tolok ukur yang akan digunakan untuk menilai hasil/prestasi akhir serta penilaian berdasarkan tolok ukur tersebut. 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

23

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengembangan berkelanjutan antara lain: a. Setiap langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan, serta evaluasi perlu didokumentasikan agar mudah dilakukan dalam penelusuran kembali. b. Setiap langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan perlu dipantau

atau

memiliki

mekanisme

yang

memiliki

pemantauan (built-in monitoring). c. Dilakukan

evaluasi/assessment

terhadap

efektivitas

penerapan SPI secara berkala. d. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi diperoleh areaarea yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk mengembangkan dan meningkatkan sistem secara lebih lanjut. C. Tahap Pelaporan Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan penyelenggaraan

subunsur

perlu

didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi: 1. Pelaksanaan kegiatan, yang terdiri dari: a. Kegiatan

pemahaman,

antara

lain

seperti

kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus

grup)

mengenai

pengendalian

pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab yang tepat. b. Kegiatan

pemetaan

infrastruktur,

yang

keberadaan

antara

lain

dan

berisi:

1)

penerapan pemetaan

penerapan pengendalian atas pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, 2) masukan atas rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada. 1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

24

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi:

1)

kebijakan

dan

prosedur

pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab yang tepat, 2) pedoman penyusunan dokumen pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, 3) persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemberi dan penerima pendelegasian tugas. d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan sosialisasi

kebijakan

dan

prosedur

pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab yang tepat, 2) kegiatan yang memastikan bahwa pendelegasian wewenang dan tanggung jawab telah dilaksanakan di seluruh kegiatan instansi pemerintah. e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan prosedur pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, 2) masukan bagi pimpinan instansi

pemerintah untuk

perbaikan sistem pendelegasian wewenang dan tanggung jawab secara lebih baik. 2. Hambatan kegiatan Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, agar dijelaskan penyebabnya. 3. Saran Saran

diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan

kegiatan

dan

dicarikan

alternatif

solusi

pemecahannya, untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.


25

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya. Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP di instansi pemerintah yang bersangkutan.


26

BAB V PENUTUP

Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab merupakan bagian dari penyelenggaraan SPIP yang dibangun oleh manajemen instansi pemerintah sebagai unsur lingkungan pengendalian. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat sangat penting

bagi

tercapainya

tujuan

organisasi

SPIP

secara

keseluruhan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat diawali dengan pemahaman bersama melalui sosialisasi dengan media yang ada, selanjutnya dilakukan pemetaan. Pembangunan infrastruktur, pelaksanaan, dan penerapannya menjadi komitmen bersama instansi pemerintah, dan dilaksanakan dengan konsisten. Sementara pengembangan berkelanjutan merupakan langkah agar secara kontinu penerapan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat termonitor, sehingga terhadap setiap kelemahan yang terjadi dapat dirumuskan rencana tindak yang tepat. Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi pemerintah yang minimal harus dipenuhi dalam penerapan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, serta tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkahlangkah yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.


27

Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik sistem pengendalian intern, pedoman ini perlu disesuaikan secara terus menerus.


28

SPIP Pendelegasian Wewenang

Recommend Documents