DEPARTEMEN DEP ARTEMEN DALAM DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA IN DONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PMD DIREKTORAT PEMERINTAHAN DESA DAN KELURAHAN
DASAR HUKUM UU
No. 32 Tahun 2004
´PEMERINTAHAN DAERAHµ PP
No. 72 Tahun 2005
´DESAµ Permendagri
No. 32 Tahun 2006 No.
´PEDOMAN ADMINISTRASI DESAµ
Pemerintahan Pemerintah an Desa : ³ Penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Desa dan Badan Permusyawaratan Desa dlm mengatur dan mengurus kepentingan masy. setempat yang diakui dan dihormati dalam sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia´
Kewajiban Kepala
Desa
Menyelenggarakan Administrasi Pemerintahan Desa yang baik;
Administrasi Desa : ³ Keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan Pemerintahan Desa pada buku Admistrasi Desa´
MAKSUD dan TUJUAN
Maksud : Utk menata kembali pelaksanaan Admin. Desa sehingga dapat bekerja lbh baik dlm menyelenggarakan menyelenggaraka n Admin. Desa yg semakin luas dan efektif sejalan dgn dgn dinamika yg berkembang di masy.
Tujuan :
Sebagai pedoman bagi aparat Pemerintah Desa dalam melakukan kegiatan pencatatan penyelenggaraan penyelenggaraa n Pem. Desa.
JENIS ADMINISTRASI DESA
Administrasi Umum;
Administrasi Penduduk;
Administrasi Keuangan;
Administrasi Pembangunan;
Administrasi BPD; dan
Administrasi lainnya.
ADMINISTRASII UMUM ADMINISTRAS ³
Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyeleng penyelenggaraan garaan pemerintahan desa pada Buku Administrasi Umum ´
ADMINISTRASII PENDUDUK ADMINISTRAS
Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penduduk penduduk dan mutasi penduduk pada Buku Administrasi Administrasi Penduduk ´ ³
ADMINISTRASI ³
KEUANGAN
Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai pengelolaan keuangan desa pada Buku Administrasi Keuangan ´
ADMINISTRASI PEMBANGUNAN ³
Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai pembangunan yang akan, sedang dan telah dilaksanakan pada Buku Administrasi Administrasi Pembangunan ´
ADMINISTRASI PERMUSYAWARATAN DESA ³
Kegiatan pencatatan data dan informasi meng me ngen enai ai BP BPD D´
Bentuk Administrasi Umum
Buku Data Peraturan Desa; Buku Data Keputusan Kepala Desa; Buku Data Inventaris Desa; Buku Data Aparat Pemerintah Desa; Buku Data Tanah Milik Desa/Tanah Kas Desa; Buku Data Tanah di Desa; Buku Agenda; Buku Ekspedisi.
BUKU DAT DATA PERATURAN PERATURAN DESA D ESA (Model A.1.) NO .
1
NOMOR DAN TANGGAL PERATURAN DESA
2
TENTANG
3
MENGETAHUI KEPALA DESA .
URAIAN SINGKAT
NOMOR DAN TANGGAL PERSETUJUAN BPD
NOMOR DAN TANGGAL DILAPORKAN
KETERANGAN
4
5
6
7
,., SEKRETARIS DESA .
BUKU DATA
KEPUTUSAN KEPALA
DESA
(Model A.2.)
NO.
NOMOR DAN TANGGAL KEPUTUSAN KEPALA DESA
TENTANG
URAIAN SINGKAT
NOMOR DAN TANGGAL DILAPORKAN
KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
MENGETAHUI KEPALA DESA .
,., SEKRETARIS DESA .
BUKU DATA INVENTARIS DESA (Model A.3.)
KEADAAN BARANG/BAN GUNAN AWAL TAHUN
ASAL BARANG/BANGUNAN
NO. URUT
JENIS BARANG/ BANGUN AN
2
TANGGAL PENGHAPUSAN
KET. BANTUAN DIBELI SENDIR I
1
KEADAAN BARANG/BAN GUANAN AKHIR TAHUN
3
PEMER INTAH
PR OVI NSI
KAB/ KOTA
4
5
6
MENGETAHUI KEPALA DESA .
SU MB ANG AN
BAIK
RUSA K
RUSAK
7
8
9
10
DIJUA L
DISUMBANGKAN
TGL. PEN GHAPUSA N
11
12
13
BAI K
14
RUSAK
15
,., SEKRETARIS DESA .
16
APARAT PEMERINTAH DESA BUKU DATA APARAT (Model A.4.)
NO
NAMA
NIAP
NIP
JENIS KELAMI N
1
2
3
4
5
MENGETAHUI KEPALA DESA .
TEMPAT DAN TGL LAHIR
6
AGAMA
PANGKAT GOLONGAN
7
8
JABATAN
PENDIDIKAN TERAKHIR
NOMOR DAN TANGGAL KEPUTUSAN PENGANGKATAN
NOMOR DAN TANGGAL KEPUTUSAN PEMBERHEN -TIAN
KET
9
10
11
12
13
,., SEKRETARIS DESA .
BUKU DATA TANAH MILIK DESA/ TANAH KAS DESA (Model A.5.) PEROLEHAN TKD
JENIS TKD T A M B A K / K O L A M
BANTUAN
NO
1
ASAL TANAH MILIK DESA/T ANAH KAS DESA
NOMOR SERTIFI KAT BUKU LETTER C/PERS IL
LUA S (HA)
K L A S
AS LI MI LIK DE SA
2
3
4
5
6
MENGETAHUI KEPALA DESA .
P E M R T H.
P R O P
KAB / KOT A
7
8
9
LAIN LAIN
TG L PE RO LE HA N
SA WA H
TE GA L
KE BU N
10
11
1 12 2
1 13 3
14
PATOK TANDA BATAS TAN AH KERI NG /DA RAT
1 5
16
A D A
PAPAN NAMA
A D A
TDK ADA
1 7
18
TDK ADA
1 9
20
LO KA SI
PE RU N TU KK AN
KET
21
22
23
,., SEKRETARIS DESA .
BUKU DATA TANAH DI DESA (Model A.6.) STATUS HAK TANAH (M²) BELUM BERSERTIFIK AT
SUDAH BERSERTIFIKAT
NO UR UT
1
NAMA PERORANG AN BADAN HUKUM
J M L (M ²)
2
3
PENGGUNAAN TANAH (M²)
NON PERTANIAN
H M
H G B
H P
H G U
H P L
M A
VI
TN
PE RU MA HA N
4
5
6
7
8
9
10 10
11
12
MENGETAHUI KEPALA DESA .
P E R D A G A N G A N
PER KAN TOR AN
13
14
PERTANIAN
INDU S TRI
FA SI LI TA S UM UM
S A W A H
TEG ALA N
15
16
17
18
PER KEB UNA N
PET ER NAK AN/ PER I KAN AN
HUT AN BEL U KAR
HUT AN LEB AT /LIN DUN G
TANAH KO SONG
19
20
21
22
23
,., SEKRETARIS DESA .
LAINLAIN
BUKU AGENDA (Model A.7.) SURAT MASUK NO.
1
PENGIRIM
ISI SINGKAT
ISI SINGKAT
TANGGAL/ NOMOR PENGIRIM AN
5
6
7
8
SURAT
TANG GAL
2
SURAT KELUAR
NOMOR
TANGGAL
3
4
MENGETAHUI KEPALA DESA .
KET TUJUAN
9
,., SEKRETARIS DESA .
10
BUKU EKSPEDISI Tahun«««. (Model A.8.) NOMO R URUT
TANGGAL PENGIRIMAN
TANGGAL DAN NOMOR SURAT
ISI SINGKAT SURAT YANG DIKIRIM
TUJUAN SU SURAT
KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
MENGETAHUI KEPALA DESA «««««.
«««,«««.,««« SEKRETARIS DESA «««««.
««««««««««««
««««««««««««
Bentuk Administrasi Penduduk
Buku Data Induk Penduduk Desa;
Buku Data Mutasi Penduduk Desa;
Buku Data Rekapitulasi Jumlah Penduduk Akhir Bulan; Buku Data Penduduk Sementara.
BUKU DATA INDUK PENDUDUK DESA Tahun ««. (Model B.1.) EMPA T T EMPA N O
1
NAMA LENGKAP / PANGGILAN
JENIS KELAMI N
ST A TUS
2
3
4
PER KAWIN AN
ANGGAL T ANGGAL EM T EMPA T LAHIR
5
MENGETAHUI KEPALA DESA .
& LAHIR
ANG T ANG-
AGA MA
PDDK T ER ER AKHI R
P¶KER JAAN
BACA
7
8
9
10
GAL
6
DP T HRF
KE WAR GA NEGAR A AN
ALAMA T LENGKA P
KDDKN DLM KE L UARGA
NMR K T P
NMR KSK
KE
11
12
13
14
15
16 16
,., SEKRETARIS DESA .
T.
BUKU DATA MUTASI PENDUDUK DESA Bulan ««. Tahun «« (Model B.2.)
NO.
1
T EMPA EMPA T &
NAMA LENGKAP/ PANGGILA N
EMPA T T EMPA
2
3
ANGGAL T ANGGAL
LAHIR ANGG T ANGG
JENI S KELAM IN
AL 4
5
KEWAR GA NEGARA AN
DA T ANG ANG DARI
6
7
PENAMBAHAN
PENGELUARAN KE T
ANGGAL T ANGGAL
LAHI R
ANGG T ANGG
ANGGA T ANGGA
AL
PINDAH KE
8
9
ANGG T ANGG
L
MA T I
10
11
12
13
14
MENGETAHUI KEPALA DESA .
,., SEKRETARIS DESA .
.
AL 15
BUKU DATA REKAPITULASI JUMLAH PENDUDUK Tahun «««. (Model B.3.) JML PENDUDUK AWAL BLN
T AM AMBAHAN BULAN
PENGURANGAN BULAN INI
INI
JML PEND UDUK AKHIR BLN
N O
1
NAMA DUSUN/ LINGKU NGAN
2
WNA J M L K K
3
L
4
P
5
WNI
L
6
P
7
JML ANGG KEL.
8
JM L JIW A (3+ 8) 9
MENGETAHUI KEPALA DESA .
DA T ANG
LAHIR WNA
WNI
WNA
MA T I
WNI
WNA
PINDAH WNI
WNA
WNI
WNA
WNI
P
L
P
L
P
L
P
L
P
L
P
L
P
L
P
L
P
L
P
1 0
1 1
1 2
1 3
1 4
1 5
1 6
1 7
1 8
1 9
2 0
2 1
2 2
2 3
2 4
2 5
2 6
2 7
2 8
2 9
KE
J M L K K
JML ANGGO T A KEL UAR GA
JML JIWA (30+3 1)
T
30
31
32
33
,., SEKRETARIS DESA .
BUKU DATA PENDUDUK SEMENTARA (Model B.4.)
No
1
Nam a leng kap
2
Jenis Kelami n LK
PR
3
4
Nom or iden titas / tand a peng enal
T em em
5
6
pat dan tang gal lahir / umu r
MENGETAHUI KEPALA DESA .
Pekerj aan
7
Kew Kewarga argane nega garraan
Kebang saan
Keturu nan
8
9
Dat Data ng dari
Maksu d kedata ngan
Nam a dan Alam at yang didat angi
Data ng tangg al
Pergi tangg al
Kete rang an
10
11
12
13
14
15
,., SEKRETARIS DESA .
Bentuk Administrasi Keuangan Desa
Buku Anggaran Penerimaan; Buku Anggaran Pengeluaran Rutin; Buku Anggaran Pengeluaran Pembangunan; Buku Kas Umum; Buku Kas Pembantu Penerimaan; Buku Kas Pembantu Pengeluaran Rutin; Buku Kas Pembantu Pengeluaran Pembangunan.
BUKU ANGGARAN PENERIMAAN (Model C.1.a)
KODE ANGGARAN
URAIAN / KEGIATAN
JUMLAH (RP)
KETERANGAN
1
2
3
4
JUMLAH
MENGETAHUI KEPALA DESA .
,., BENDAHARAWAN DESA .
BUKU ANGGARAN PENGELUARAN RUTIN (Model C.1.b)
KODE ANGGARAN
URAIAN / KEGIATAN
JUMLAH (RP)
KETERANGAN
1
2
3
4
JUMLAH
MENGETAHUI KEPALA DESA .
,., BENDAHARAWAN DESA .
BUKU ANGGARAN PENGELUARAN PEMBANGUNAN (Model C.1.c)
KODE ANGGARAN
URAIAN / KEGIATAN
JUMLAH (RP)
KETERANGAN
1
2
3
4
JUMLAH
MENGETAHUI KEPALA DESA .
,., BENDAHARAWAN DESA .
BUKU KAS UMUM (Model C.2)
PENERIMAAN
TANGGAL
1
URAIAN
2
PENGELUARAN
NOMOR BUKTI
POS / KODE ANGGARAN
JUMLAH (Rp)
TANGGAL
URAIAN
NOMOR BUKTI
POS/KODE ANGGARAN
JUMLAH (Rp)
3
4
5
6
7
8
9
10
JUMLAH
MENGETAHUI KEPALA DESA .
JUMLAH
,., BENDAHARAWAN DESA .
BUKU KAS PEMBANTU PENERIMAAN (Model C.3.a)
POS/KODE ANGGARAN TGL
1
URAIAN
JUMLAH (Rp)
NOMOR BUKTI
2
3
I (Rp)
II (Rp)
III (Rp)
IV (Rp)
V (Rp)
VI (Rp)
VII (Rp)
VIII (Rp)
4
5
6
7
8
9
10
11
JUMLAH
MENGETAHUI KEPALA DESA .
,., BENDAHARAWAN DESA .
12
BUKU KAS PEMBANTU PENGELUARAN RUTIN (Model C.3.b)
POS/KODE ANGGARAN TANGGA L
URAIAN
1
2
NOMOR BUKTI
3
I (Rp)
II (Rp)
III (Rp)
IV (Rp)
V (Rp)
VI (Rp)
4
5
6
7
8
9
JUMLAH (Rp)
JUMLAH
MENGETAHUI KEPALA DESA .
,., BENDAHARAWAN DESA .
10
BUKU KAS PEMBANTU PENGELUARAN PEMBANGUNAN (Model C.3.c)
POS/KODE ANGGARAN TANGGA L
URAIAN
1
2
NOMOR BUKT I
3
I (Rp)
II (Rp)
III (Rp)
IV (Rp)
V (Rp)
VI (Rp)
4
5
6
7
8
9
JUMLAH (Rp)
JUMLAH
MENGETAHUI KEPALA DESA .
,., BENDAHARAWAN DESA .
10
Bentuk Administrasi Pembangunan
Buku Rencana Pembangunan;
Buku Kegiatan Pembangunan;
Buku Inventaris Proyek;
Buku Kader-Kader Pembangunan.
Buku Rencana Pembangunan (Model D.1.)
NO
1
NAMA PROYEK/ . KEGIATAN
SUMBER BIAYA LOKASI
2
3
PEME RINTAH.
PROVINS I
KAB/ KOTA
SWADAYA
4
5
6
7
JUMLA H
PELAKSAN A
MANFAAT
KETERANGA N
8
9
10
11
MENGETAHUI
,.,
KEPALA DESA
SEKRETARIS DESA
BUKU KEGIATAN PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN (Model D.2.)
SUMBER DANA/BESARAN BIAYA No.
1
NAMA PROYEK
2
SIFAT PROYEK
VOLUME
JUMLAH PEMERINTAH
PROVINSI
KAB/KOTA
SWADAYA
4
5
6
7
3
WAKTU BARU
8
9
10
PELAKSANA
KET.
12
13
LANJUTAN
11
MENGETAHUI
,.,
KEPALA DESA .
SEKRETARIS DESA .
BUKU INVENTARIS PROYEK (Model D.3.)
NO.
JENIS/NAMA PROYEK
VOLUME
BIAYA
LOKASI
KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
MENGETAHUI
,.,
KEPALA DESA .
SEKRETARIS DESA .
BUKU KADER-KADER PEMBANGUNAN (Model D.4.)
NO.
NAMA
UMUR
JENIS KELAMIN
PENDIDIKAN/KURSUS
BIDANG
ALAMAT
KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
7
8
MENGETAHUI ,., KEPALA DESA . SEKRETARIS DESA .
Bentuk Administrasi BPD
Buku Data Anggota BPD;
Buku Data Keputusan BPD;
Buku Data Kegiatan BPD;
Buku Data Agenda BPD;
Buku Data Ekspedisi BPD.
BUKU DATA ANGGOTA BADAN PERMUSYAWARATAN PERMUSYAWARATAN DESA (Model E.1.)
NO
1
NAMA . LENGKAP
2
TEMPAT & TGL. LAHIR
JENIS KELAMIN
TEMPAT
TANGGAL
4
5
3
AGAMA
6
JABATAN
7
PENDIDIKAN TERAKHIR 8
KEPUTUSAN PENGANGKATA N
KEPUTUSAN PEMBERHENTIAN
TANGGAL
NOMOR
TANGGAL
NOMOR
9
10
11
12
MENGETAHUI
,.,
KEPALA DESA .
SEKRETARIS DESA .
KET.
13
BUKU DATA KEPUTUSAN BPD (Model E..2.)
NO . 1
TANGGAL DAN NOMOR KEPUTUSAN TANGGAL
NOMOR
2
3
TENTANG
URAIAN SINGKAT
KETERANGAN
4
5
6
MENGETAHUI
,.,
KEPALA DESA .
SEKRETARIS DESA .
BUKU DATA KEGIATAN BPD (Model E.3.)
NO.
TENTANG
1
2
PELAKSANA 3
POKOK-POKOK KEGIATAN
HASIL KEGIATAN
KETERANGAN
4
5
6
MENGETAHUI ,., KEPALA DESA . SEKRETARIS DESA .
BUKU DATA AGENDA BPD (Model E.4.a)
SURAT MASUK NO .
1
SURAT
TANGGAL
2
NOMOR
TANGGA L
3
4
SURAT KELUAR
PENGIRI M
ISI SINGKAT
5
6
ISI SINGK AT 7
TANGGAL PENGIRIMA N
TUJUAN
KETERANGA N
8
9
10
MENGETAHUI
,.,
KEPALA DESA .
SEKRETARIS DESA .
BUKU EKSPEDISI .
(Model E.4.B)
NOMOR URUT
TANGGAL PENGIRIMAN
TANGGAL DAN NOMOR SURAT
ISI SINGKAT SURAT YANG DIKIRIM
SURAT YANG DITUJU
KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
MENGETAHUI
,.,
KEPALA DESA .
SEKRETARIS DESA .
PEMBINAAN dan PENGAWASAN Pemerintah Pemerintah Kab/Kota dan Camat wajib w ajib membina dan mengawasi pelaksanaan Administrasi Desa (Psl 6 Permendagri 32/2006). Pembinaan oleh Pemerintah Kab/Kota :
menetapkan pengaturan yg berkaitan dgn Admin. Desa
memberikan pedoman teknis pelaksanaan Admin. Desa
memberikan bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan Admin. Desa
Pembinaan dan Pengawasan oleh CAMAT Memfasilitasi Administrasi Desa; Memfasilitasi
Melakukan pengawasan Administrasi Desa; Melakukan
Memberikan M emberikan bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan Administrasi Desa.
(Pasal 6 ayat (3) Permendagri 32 Tahun 2006)
ARSIP DESA Pengertian Arsip: Naskah-naskah yang yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
JENIS-JENIS ARSIP
Arsip Dinamis arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari Terdiri dari: arsip aktif dan arsip in-aktif
Arsip Statis Tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara tetapi mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional
DASAR HUKUM
UU Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Kearsipan PP No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip PP No. 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota Kabupaten/Kota Permendagri No. 39 tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah
ARSIP PEMERINTAH DESA Arsip yang tercipta dalam proses penyelenggaraan penyelenggaraan pemerintahan desa
TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP PEMERINTAH DESA
Menjaga kesatuan dan keamanan informasi Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat dan lengkap Membantu saat proses penyusutan penyusutan
AZAS PENATAAN ARSIP PEMERINTAH DESA
Sentralisasi pada sekretaria desa yang ada di bawah tanggungjawab Sekretaris Desa Arsip disimpan setelah digunakan unit pengolah/kerja
JENIS-JENIS ARSIP PEMERINTAH DESA
Arsip Perangkat Desa
Arsip Peraturan Perundang-undangan
Arsip Kependudukan
Arsip Mutasi Penduduk
Arsip Monografi Desa
Arsip Pajak Bumi dan Bangunan
ARSIP PERANGKAT DESA
Arsip Kepala Desa
Arsip Sekretaris Desa
Arsip Kepala Urusan
Arsip Kepala Dusun
ARSIP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
Undang-undang
Peraturan Daerah
Surat Edaran
Peraturan Bupati
Peraturan Desa
Peraturan Kepala Desa
Keputusan Kepala Desa
ARSIP KEPENDUDUKAN
Kartu Keluarga
Surat Keterangan
Jamkesmas
SKTM
BLT
Raskin
ARSIP MUTASI PENDUDUK
Surat Nikah Cerai Talak Rujuk
Akte Kelahiran
Akte Kematian
Laporan Kependudukan
ARSIP MONOGRAFI DESA
Pemerintah Desa
Batas dan Luas Wilayah
Jumlah Penduduk
Data Perekonomian
Data Keagamaan
SARANA PENATAAN BERKAS PEMERINTAH DESA
Perangkat Keras terdiri dari filing cabinet, lemari arsip, ordner, sekat/guide,folder
Perangkat Lunak klasifikasi, kode, indeks, tunjuk silang
PENGELOLAAN ARSIP DESA
Penataan Berkas cara atau metode menata, mengatur, menyimpan arsip dsalam suatu susunan yang sistematis dan logis, menggunakan klsifikasi, indeks dan tunjuk silang
Penyusutan Berkas kegiatan penyusutan arsip
