Klasifikasi Arsip Pemerintah Desa

KLASIFIKASI ARSIP PEMERINTAH DESA DISAMPAIKAN PADA BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN BAGI SEKRETARIS DESA DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH SEMARANG, 23-24 APRIL 2009 KERJASAMA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) DAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI JAWA TENGAH

KLASIFIKASI ARSIP Klasifikasi merupakan pengelompokan arsiparsip yang tercipta berdasarkan fungsi dan kegiatan yang dipergunakan untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

JUKNIS KLASIFIKASI ARSIP PEMERINTAH DESA

Klasifikasi arsip desa sebagai dasar pemberkasan, berpedoman pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah

PEMERINTAH DESA MAKSUD : sebagai acuan kerja di dalam mengelola arsip dengan baik, khususnya dalam pemberkasan dan penemuan kembali arsip.

JUKNIS KLASIFIKASI ARSIP PEMERINTAH DESA TUJUAN : memberikan pedoman kerja kepada petugas/pengelola arsip di desa agar dapat mengelola arsip dengan baik, sehingga terselamatkannya arsip desa dan dapat memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat.

PENGERTIAN 



Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip. Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.

PENGERTIAN Administrasi Desa adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan desa pada buku administrasi desa, yang terdiri dari : administrasi umum, administrasi penduduk, administrasi keuangan, administrasi pembangunan, administrasi Badan Pemusyawaratan Desa, dan administrasi lainnya.

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI 





Klasifikasi pemerintah desa disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan, pembinaan masyarakat dan lain-lain dengan diberi kode angka arab menggunakan kode tiga angka dasar. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah. Kode angka 100 s.d. 600 merupakan kode tugas-tugas substantif (tugas pokok pemerintah desa), sedangkan kode angka 000, 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif (penunjang).

KLASIFIKASI ARSIP PEMERINTAH DESA 

Untuk memahami pola klasifikasi terlebih dahulu harus memahami pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah. Contoh Pokok Masalah adalah : 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900

UMUM PEMERINTAHAN POLITIK KEAMANAN DAN KETERTIBAN KESEJAHTERAAN RAKYAT PEREKONOMIAN PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN PENGAWASAN KEPEGAWAIAN KEUANGAN

POLA KLASIFIKASI Peraturan Mendagri No. 39/2005 : Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah Perincian Pertama 000 UMUM 100 PEMERINTAHAN 200 POLITIK 300 KEAMANAN DAN KETERTIBAN 400 KESEJAHTERAAN 500 PEREKONOMIAN 600 PU DAN KETENAGAAN 700 PENGAWASAN 800 KEPEGAWAIAN 900 KEUANGAN 21

Perincian Kedua 100

PEMERINTAHAN 140 Pemerintahan Desa / Kelurahan 180 Hukum dst.

200 POLITIK  210 Kepartaian 220 Organisasi Kemasyarakatan dst.

Perincian Ketiga 100

PEMERINTAHAN 140 Pemerintahan Desa 141 Pamong Desa 142 Kekayaan Desa

dst. 180 Hukum 181 Perdata 182 Pidana dst.

22

CARA PENGGUNAAN KlASIFIKASI Contoh Sub Masalah :

010 Urusan dalam, merupakan sub masalah dari pokok masalah UMUM 270 Pemilihan Umum, merupakan sub masalah dari pokok masalah POLITIK 560 Tenaga Kerja, merupakan sub masalah dari pokok masalah PEREKONOMIAN

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI Contoh Sub-Sub Masalah : 412

Perekonomian Desa, merupakan sub sub masalah dari 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT, dan merupakan sub masalah dari 410 Pembangunan Desa.

521 Tanaman Pangan, merupakan sub sub masalah dari 500 PEREKONOMIAN, dan merupakan sub masalah dari 520 Pertanian

CARA PENGGUNAAN KlASIFIKASI Contoh : 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT : Pokok Masalah 470 Kependudukan 471 Pendaftaran Penduduk

: Sub Masalah : Sub sub masalah

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI 





Cara memahami masalah tersebut adalah berdasarkan isi informasi arsip/naskah yang tercipta dari fungsi dan kegiatan organisasi dan tidak berdasar struktur organisasi Contoh : Surat yang dikeluarkan oleh pemerintah desa tidak semua meggunakan kode 140 tentang Pemerintah Desa, tetapi harus disesuaikan dengan isi informasi surat. Pembayaran sewa tanah desa, seharusnya diberi kode 970 tentang pendapatan dan bukan 140.

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI 



Untuk dapat mengklasifikasi surat dengan kode yang setepattepatnya haruslah dipahami benar masalah yang dikandungnya dengan cara membaca secara cermat keseluruhan isi surat. Kekeliruan yang sering terjadi ”perihal” surat yang dicantumkan di bagian kiri atas surat, tidak selalu mencerminkan isi surat. Contoh : Perihal Surat tertulis ”Bencana Alam” yang seharusnya diberikan kode klasifikasi dengan kode 360, ternyata isi surat tersebut adalah menyangkut permintaan bantuan akibat banjir, dengan kode 460. Dalam hal ini perihal tidak mencerminkan isi surat.

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI Beberapa surat dimungkinkan mengandung lebih dari satu masalah, untuk itu harus berhati-hati memilih masalah yang akan ditentukan menjadi pokok masalah, dan haruslah dipilih yang paling sesuai. Namun apabila tidak dapat dilakukan pemilihan yang paling sesuai, maka dapat dipergunakan sarana tunjuk silang.

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI Contoh :  Surat mengenai pembebasan tanah untuk pembangunan jalan. Surat tersebut dapat diberi kode 590 tentang Agraria/pertanahan atau kode 620 tentang Pembangunan jalan, sehingga surat tersebut dimungkinkan diberi kode 590 atau 620. Apabila memungkinkan dapat dipilih salah satu kode tersebut, namun apabila tidak dapat juga dipilih yang paling sesuai maka dipergunakan sarana tunjuk silang. 

Surat Undangan mengenai pengajian silaturahmi Ulama, Umaro, Bazis Kabupaten Semarang. Surat tersebut dapat diberi kode 005 tentang undangan , dan 450 tentang agama. Apabila memungkinkan dapat dipilih salah satu kode tersebut, namun apabila tidak dapat juga dipilih yang paling sesuai maka dipergunakan sarana tunjuk silang.

PEMERINTAH DESA

PENUTUP 

Petunjuk Teknis Klasifikasi Arsip Pemerintah Desa disusun sebagai pedoman kerja bagi pengelola arsip Pemerintah Desa, agar arsip yang diciptakan dan diterima dapat dikelola dengan baik, lengkap, dan mudah diketemukan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga dapat memperlancar jalannya tugas pelaksanaan administrasi secara efektif dan efesien.