STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PEMBERIAN NOMOR DAN STEMPEL PADA SURAT DINAS
1. Tujuan: SOP (Standard Operating Procedure) Pemberian Nomor dan Stempel pada Surat Dinas bertujuan untuk menyeragamkan prosedur pelayanan pemberian nomor dan stempel pada surat-surat dinas di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
2. Pengertian: a. Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan. b. Pemberian nomor surat pada surat dinas dan jenis surat lain yang berisi tentang kedinasan dapat berbentuk: surat pengantar; surat keputusan Rektor, surat
4. Prosedur: a. Unit kerja mengajukan konsep surat yang akan diberi nomor dan surat dinas yang akan distempel kepada Kasubag Tata Usaha dan tembusannya untuk diketahui Kabag UHTP. b. Subag. Tata Usaha memeriksa isi surat berkaitan dengan ketentuan penomoran. c. Subag. Tata Usaha memberi nomor sesuai dengan jenis surat. d. Subag. Tata Usaha meminta satu copy untuk jenis surat dinas keluar dan SK Rektor, dan memberi satu copy kepada Subag. Hutalak. e. Subag. Tata Usaha memeriksa surat atau dokumen yang akan distempel berdasarkan kebenarannya. f.
Petugas membubuhkan stempel dinas UNG atau stempel jabatan pada surat atau dokumen sesuai aturan yang berlaku.
g. Petugas mengarsipkan satu lembar copy untuk jenis SK Rektor, dan memberi satu
Tabel 27: PELAYANAN PEMBERIAN NOMOR DAN STEMPEL PADA SURAT DINAS
NO KEGIATAN 1 Unit kerja mengajukan konsep surat yang akan diberi nomor dan surat dinas yang akan distempel kepada Kabag. UHTP dan tembusannya kepada Kasubag. Tata Usaha 2 Subag. Tata Usaha memeriksa isi surat berkaitan dengan ketentuan penomoran 3 Subag. Tata Usaha memberikan nomor sesuai dengan jenis surat 4 Subag. Tata Usaha meminta satu copy untuk jenis surat dinas keluar dan SK Rektor dan memberikan satu copy kepada Kasubag. Hutalak 5 Subag. Tata Usaha memeriksa surat atau dokumen yang akan distempel berdasarkan kebenarannya 6 Petugas membubuhkan stempel dinas UNG atau stempel jabatan pada surat atau dokumen sesuai peraturan yang berlaku 7 Petugas mengarsipkan satu lembar copy kepada Kasubag Hutalak
WAKTU
FORMULIR ADA TDK V
PELAKSANA Petugas surat
TANGGUNG JAWAB Kasubag Tata Usaha
1 hari
Petugas surat
Kasubag Tata Usaha
V
1 hari
Petugas surat
Kasubag Tata Usaha
V
1 hari
Petugas surat
Kasubag Tata Usaha
V
1 hari
Petugas surat
Kasubag Tata Usaha
V
1 hari
Petugas surat
Kasubag Tata Usaha
V
1 hari
Petugas surat
Kasubag Tata Usaha
V
SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo
KET
3
8 9
Petugas memberikan surat yang distempel kepada pemohon Unit kerja pemohon menerima surat yang sudah distempel.
1 hari
Petugas surat
Kasubag Tata Usaha
V
Petugas surat
Kasubag Tata Usaha
V
SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo
4
ALUR PELAYANAN PEMBERIAN NOMOR DAN STEMPEL
UNIT KERJA
Mengajukan konsep surat yang akan diberi nomor maupun yang akan distempel
Menerima nomor surat atau menerima surat yang sudah distempel
KASUBAG. T.U
Menerima surat yang akan diberi nomor dan surat yang akan distempel dengan terlebih dahulu memeriksa isi surat (1 hari)
PETUGAS T.U
KABAG. UHTP
Mengarsipkan satu lembar copy surat *) yanmg dimintakan nomornya (1 hari) Menerima 1 lembar copy surat berjenis SK untuk diarsipkan Subag. Hutalak (1 hari)
Memberikan nomor surat dan meminta satu copynya untuk arsip (1 hari) Membubuhkan stempel (1 hari) Membuat laporan 1 bulan sekali (1 hari)
SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo
