ANALISIS INFORMASI TATA USAHA DAN ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH (Studi Kasus :SMP NEGERI 10
KOTA PROBOLINGGO)
DISUSUN OLEH NAMA UNIT KERJA E-MAIL
: WIWIK WIDAYATI, S. Sos : SMP N. 10 KOTA PROBOLINGGO :
[email protected]
SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO ALAMAT : JL. SOEKARNO HATTA 263Q KOTA PROBOLINGGO TELP. (0335) 427260
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan rahmad dan hidayahnya kepada kita sehingga atas petunjukkNya dapat menyelesaikan kegiatan berupa pembuatan makalah dengan judul Analisis Informasi Tata Usaha dan Administrasi Tata Usaha Sekolah.
Kami tahu Pengelolaan Program Administrasi Ketatausahaan SMP Negeri 10 Kota Probolinggo ini kurang sempurna, jadi saran dan kritik tetap kami
perlukan dan kepada semua pihak yang mendukukung terwujudnya penulisan makalah ini kami sampaikan terimakasih,
Probolinggo, 20 Desember 2007 Penulis
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Pendidikan Nasional berdasarkan Pancasila, bertujuan untuk meningkatkan kualitas manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, bekerja keras, tangguh, bertanggung jawab, mandiri, cerdas dan terampil serta sehat jasmani dan rohani. Salah satu tujuan Pendidikan Nasional di atas, berbagai kegiatan telah
dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah yang mencakup diantaranya dalam peningkatan jenis mutu prasarana dan sarana pendidikan.
Dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan Pendidikan Nasional dimaksud, maka kegiatan-kegiatan tersebut di atas harus ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang teratur, terarah, dan terencana. Pelayanan administrasi sekolah yang baik akan menunjang penyelenggaran proses belajar dan mengajar
yang baik pula. Penyelenggaraan proses belajar yang baik akan dapat meningkatkan hasil belajar siswa seperti yang diharapkan oleh tujuan Pendidikan Nasional yang hendak dicapai. Pelayanan administrasi sekolah yang baik harus mengikuti ketentuan dan peraturan yang telah dikeluarkan oleh instansi atau unit yang relevan di lingkungan Departemen Dinas Pendidikan Nasional. Agar semua sekolah dapat menyelenggarakan pendidikan di sekolah, sesuai dengan ketentuan dan peraturan administrasi sekolah yang berlaku, perlu disusun suatu pedoman umum administrasi khusus untuk sekolah, yang memuat penjelasan mengenai cara pelayanan administrasi terhadap komponen-komponen pendidikan di sekolah untuk semua tingkat, jenis dan jenjang pendidikan. Pedoman tersebut diperlukan selain memantapkan pelaksana didalam menjalankan tugasnya disekolah, juga akan memudahkan pelaksanaan supervisi dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Pelaksanaan teknis edukatif yang
ditunjang
oleh
pelayanan
administrasi
meningkatkan mutu hasil belajar siswa.
yang
efektif
dan
efisien
akan
2. Tujuan Kepala Sekolah adalah administrator pendidikan di lingkungan sekolah yang dipimpinnya. Sebagai administrator Kepala Sekolah harus memahami adanya komponen-komponen tersebut didalam penyelenggaraan keseluruhan kegiatan pendidikan di sekolah, menuju tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Kepala Sekolah harus memahami bagaimana cara mendayagunakan segala sarana dan daya usaha pencapaian tujuan pendidikan di sekolah. Keseluruhan kegiatan di atas adalah merupakan kegiatan pengelolaan sekolah.
BAB II ANALISIS ADMINISTRASI DAN TATA USAHA
1. Pendekatan Administrasi Sekolah Adiministrasi sekolah yang efektif dan efisien menggunakan beberapa pendekatan yaitu :
a.
berorientasi kepada tujuan, yang berarti bahwa administrasi sekolah menunjang tercapainya tujuan pendidikan
b.
berorientasi kepada pendayagunaan semua sumber (tenaga, dana dan sarana) secara tepat guna dan berhasil guna.
c.
Mekanisme
pengeloaan
sekolah
meliputi
perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan penilaian hasil kergiatan administrasi sekolah harus dilakukan secara sistematis dan terpadu.
Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah Menengah Administrasi sekolah Menengah yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisien, mutu dan perluasan pendidikan sekolah menengah. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu
informasi yang memadai. Sistem informasi ini di tingkat sekolah
menengah
menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording system) dan pelaporan ( reporting system ). Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain : 1. format- format yang diperlukan 2. Petunjuk dan aturan yang berlaku 3. Ketrampilan personil yang memadai Kegiatan -kegiatan yang dilakukan di sekolah menengah itu sering
disebut kegiatan administrsasi. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara
tertulis bagi sekolah menengah memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan -patokan untuk
menjabarkan lebih lanjut kebijakan
- kebijakan pemerintah dalam
penyelenggaraan Sekolah Menengah
ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH Kegiatan Tata Usaha Sekolah
terdiri
dari : a. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan brkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hakhak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu.
Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan
pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai
/guru
berkelangsungan, berdasrkan ketentuan perundang -undangan yang berlaku.
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : a.1. File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai ) a.2. Buku induk guru dan pegawai a.3. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat ) a.4. Buku DP3 a.5. Buku DUK a.6. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai a.7. Buku cuti pegawai dan guru a.8. Buku mutasi pegawai a.9. Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai a.10. Rencana pengembangan SDM a.11. Analisis kebutuham guru Keterangan : a.1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data / berkas berkas masing - masing guru dan pegawai seperti SK. pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai. a.2. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yg ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.
a.3. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai.
Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala. a.4. ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas
prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll.
a.5. ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah. a.6. ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukukan oleh masing - masing guru dan pegawai. a.7. ( Buku cuti guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang
guru dan pegawai yang mengajukan cuti. Contoh Cuti Melahirkan, Cuti besar dll. a.8. ( Buku Mutasi Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatan
guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buu ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasian dll. a.9. ( Buku data sertifikasi / seminar guru dan pegawai ) merupakan buku
yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Mafaat dari buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai. a.10. ( Rencana Pengembangan SDM ) merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing urusan yang ada di sekolah, ini tertuang di dalam RAPBS.
a.11. ( Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guru
yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).
b. ADMINISTRASI KETATA USAHAAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : b.1. Program kerja tata usaha b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai b.3 Buku agenda masuk keluar b.4. Buku ekspedisi
b.5. Sistem penyimpanan arsip b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN Keterangan :
b.1. ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan
bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat. b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan. b.3. Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat - surat masuk dan keluar.
b4. Buku ekspedisi buku yang digunakn untuk tanda terima bila mengantarkan surat b5. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesui dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk
atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll. b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah.
c. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : c.1 Buku Kas Umum c.2. Buku Kas Pembantu c.3. Laporan keuangan Keterangan :
c.1. Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan
pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan c.2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci per mata anggaran.
c.3. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara
d. ADMINISTRASI BARANG Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : d.1. Buku Induk / Inventaris barang d.2. Buku Non Inventaris d.3. Buku Pemeliharaan d.4. Buku kendali / stok barang Keterangan : d.1. Buku Induk / Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan d.2. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.
d.3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barang barang inventaris yang di perbaiki. d.4. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.
e. ADMINISTRASI KESISWAAM Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : e.1. Buku Induk Pegawai e.2. Klaper e.3. Buku mutasi masuk, keluar e.4. Buku Prestasi e.5. Rekap absen siswa e.6. Buku kumpulan nilai e.7. Daftar nominatif siswa e.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan e.9. Rapor siswa Keterangan : e.1. Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan
sesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa. e.2. Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjad e.3.Buku mutasi masuk, mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang
pindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah. e.4.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademias
e.5. Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.
e.6. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua
manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa. e.7. Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional
e.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan
kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun pelajaran
e.9. Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester.
:
BAB III PENUTUP Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang menunjang pembangunan
masyarakat, oleh karena itu kegiatan sekolah dalam semua bidang harus relevan dengan kegiatan masyarakat, khususnya masyarakat, dimana sekolah itu berada. Kegiatan kegiatan yang ada di tata usaha SMP Negeri 10 kota Probolinggo ini, terutama yang menyangkut hak dan kewajiban guru dan pegawai merupakan sebagian masyarakat kecil yang bertanggung jawab dan dipertanggujawabkan baik kepada ( To Level Manajemen) yang dalam hal ini yaitu kepada Kepala Sekolah
maupun kepada guru dan pegawai yang bersangkutan sebagai pihak ( Person to
Person). Tugas administrasi sekolah sebagai pengelola dan bertanggung jawab dalam mengumpulkan, mengelola, memproses maupun menyimpan sebagai usaha untuk pengelola (Data Base) baik untuk kepentingan sekolah pribadi maupun sebagai kegiatan dinas yang dalam hal ini bertindak sebagai supervisi. Jika terjadi kekurangan maupun kesalahan dalam hal ini bentuk pengelolaan maupun bentuk pengarsipan, hendaknya dapat diketahui dari tindak lanjut adanya supervise yang dilakukan oleh dinas, sehingga pihak administras nantinya dapat mengetahui maupun dapat melakukan koreksi dari tindakan yang telah dilakukan oleh dinas. Pihak dari Kepala Sekolah nantinya dapat dijadikan usaha urun rembuk untuk
tugas
penyempurnaan
dan
pengesahan
pemberkasan yang telah dilakukan.
dari
setiap
berkas
maupun
Pada saat ini, pengelolaan administrasi sekolah perlu dilakukan dengan cepat, aman dan tepat. Pengelolaan administrasi sekolah tersebut meliputi data organisasi guru dan siswa, manajemen keuangan, pengelolaan program mata pelajaran, pengelolaan absensi dan nilai akademik, sarana dan prasarana dan lain-lain.
