SOP Tata Usaha

YAYASAN BUDI LUHUR SUBANG SMK TERPADU LAMPANG

Nomor SOP

01

Tanggal Pembuatan

15 April 2012

Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.--

SOP SEBAGAI PENYELENGGARA PELAKSANA SEHARI-HARI INVENTARIS BARANG MINLIK NEGARA Dasar Hokum : 1. Men KU 18 Tahun 1994 tentang klasifikasi Barang Inventaris Milik Negara.

Kualifikasi Pelaksana : 1. Memahami sebagai penyelenggara pelaksanaan sehari-hari inventaris barang milik Negara 2. SMK

Keterkaitan : - Pengadaan Barang

Peralatan/Perlengkapan : - Alat tulis - Komputer / Laptop

Peringatan : - Apabila tidak terpenuhinya barang inventaris akan mengurangi kelancaran KMB di sekolah.

Pencatatan dan Pendataan : - Data Barang - Harga Barang - Mutasi Barang

Pelaksana No.

Aktivitas

1.

Menerima Disposisi

2.

Kondi si Barang

3.

Ca ta ta n

4.

Menga dakan Musyawarah dengan sarpras

Kepala

Ka TU

Pelaksana

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan - Menda ta Barang 10 meni t - Buku Pengambilan Ba ra ng - Da fta r Kebutuhan - RABM - Menga dakan perbaikan - Menga mankan - Mengus ulkan Perba ikan - Menga jukan IMB - Serti fikat Ta nah - Da fta r isi ruangan - Ada kesepakatan - Ter penuhinya Angga ran

Output

Keterangan

Kons ep Us ulan

10 meni t

Pemeliharaan Ba ra ng

30 meni t

Da ta terinput

Terti b i nventaris

20 meni t

Terpenuhunya Ba ra ng

Inventaris

Keterangan :

Subang, 15 April 2012 Pelaksana,

Awan Sutiana, SH NIP. --


Nomor SOP

02

Tanggal Pembuatan

15 April 2012


SOP BERTANGGUNG JAWAB ATAS PENYELENGGARAAN DAN PELAKSANAAN TUGAS SEHARI-SEHARI DALAM ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN Dasar Hokum : 1. KMA No.45 Tahun 1981 tentang struktur organisasi dan tata kerja UPT


Keterkaitan : 1. Melayani Guru/Siswa/Masyarakat 2. Administrasi


Peringatan : 1. Apabila tidak dijalankan akan menghambat kegiatan belajar mengajar

Pencatatan dan Pendataan : 1. Rincian Tugas Pegawai 2. Jumlah Siswa dan Guru 3. RABM

Pelaksana No.

Aktivitas

1.

Menerima Disposisi

2.

Mengumpulkan Data

3.

Imput Data

Kepala

Ka TU

Mutu Baku Pelaksana KTU

Persyaratan/ Perlengkapan - Aps en Guru/Pegawai - Abs en Siswa - Sura t Ma s uk - Sura t Kel uar

Waktu

Output

20 meni t

Admi nistratif

- Menus krip

5 menit

- Reka p

5 menit

Sura t i jin Guru Sura t Ijin Pega wai Pros entase

Keterangan :



Keterangan

Nomor SOP Tanggal Pembuatan


15 April 2012


SOP SEBAGAI ATASAN LANGSUNG PEGAWAI URUSAN TATA USAHA BERHAK DAN BERKEWAJIBAN MEMBERI TUGAS PENGAWASAN BIMBINGAN PETUNJUK SERTA PENILAIAN KERJA Dasar Hokum : 1. KMA No.95 Th 1981 tentang setruktur organisasi dan ta ta kerja UPT


Keterkaitan : Melayani Guru/ Siswa /Masarakat Administrasi


Peringatan : - Apabila Pekerjaan tidak selesai maka akan memperlambat pekerjaan berikutnya - Apabila tidak di atur citra sekolah menjadi kurang baik.

Pencatatan dan Pendataan : - Perestasi Kerja - Memberikan Tugas - Memberikan Bimbingan

Pelaksana

Mutu Baku

No.

Aktivitas

1.

Di s posisi

2.

Keha diran Pegawai

- Tuga s harian

5 menit

3.

Ca ta ta n

- Ya ng ti dak hadir - Tuga s luar

5 menit

Terselesaikan pekerjaan

4.

Menca tat di buku harian

- Di La porkan ke Kepa la

5 Meni t

Ta hu ya ng ti da k hadir

Kepala

Ka TU

Pelaksana KTU

Persyaratan/ Perlengkapan - DP3 - Ri nci an Tugas - Meja Kerja - Rua ng Kerja.

Waktu

Output

20 meni t

Ni l ai/Condite

Keterangan :



Keterangan


Nomor SOP

01

Tanggal Pembuatan

15 April 2012


SOP MELAYANI KEPALA SEKOLAH DI BIDANG KATATA USAHAAN Dasar Hukum : 1. KMA NO.45 tahun 1984 tentang Struktur Organisasi

Kualifikasi Pelaksana : 1. Memahami Bidang Katata Usahaan 2. SMK

Keterkaitan : 1. Merupakan Tupoksi Bidang Administrasi

Peralatan/Perlengkapan : 1. Alat tulis

Peringatan : 1. Apabila tidak dijalankan maka KMB akan terlambat 2. Administrasi Jadi Tidak Lancar 3. Ketidak teraturan Proses Administrasi Kantor

Pencatatan dan Pendataan : 4. Data Siswa 5. Data Guru

No.

Aktivitas

Pelaksana

1.

Des posisi

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Da ta Guru / Pegawai 30 meni t

2.

Mengumpulkan Data

Mengecek Data

30 Meni t

- Abs en Pega wai -Abs en Si s wa

3.

Input Data

Memri ksa Kel engkapan Data

10 meni t

4.

La poran

Pera ngkat Komputer

10 Meni t

Admisnistrasi Guru Da n Ka rya wa n ADmi nistrasi Guru

Kepala

Ka TU

Pelaksana

Output

Keterangan

- Abs en Pega wai -Abs en Si s wa

Keterangan :

Subang 15 April 2012 Pelaksana

Awan Sutiana, SH NIP.--


Nomor SOP

02

Tanggal Pembuatan

15 April 2012


SOP MELAKSANAKAN TUGAS – TUGAS KEDINASAN LAINNYA ATAS PERINTAH KEPALA Dasar Hukum : a. KMA NO. 45 Tahun 1981 b. Tentang Struktur Organisasi

Kualifikasi Pelaksana : 1. Memhami Jam Kerja 2. SMK

Keterkaitan : 1. Merupakan Tupoksi 2. Kelancaran Tugas

Peralatan/Perlengkapan : 1. Meja Kursi

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan : 1. Mengawasi Tugas Guru 2. Menghadiri Rapat – Rapat 3. Menanda Tangani Surat – surat apabila kepala berhalngan Pelaksana

No.

Aktivitas

1.

Di s posisi

2.

Tuga s Pokok

3. 4.

Kepala

Ka TU

Mutu Baku Pelaksana

Persyaratan/ Perlengkapan - Ja dwal Mengajar - Pemba gian Tugas Ka ntor

Waktu

Output

30 meni t

- KMB berja lan La nca r

Menga rahkan Pekerjaan

10 Meni t

Terselesainya Pekerjaan

Mema hmai Tugas

- Evi s i ensi Waktu - Terti b

10 meni t

Ka rya wa n

Memberikan Pengaarahan a pa bila a da pekerjaan ya ng s ul it

Pekerjaan Akan Segera Berahir

10 Meni t

Hema t Wa ktu

Keterangan

Keterangan :




Nomor SOP

03

Tanggal Pembuatan

15 April 2012


SOP IKUT SERTA MENYAMPAIKAN PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARAN Dasar Hukum : 1. kma No. 501 tahun 2003 Tentang Pelaksanaan dan pemeliharaan dan Inventaris BMN

Kualifikasi Pelaksana : 1. Memhami Jam Kerja 2. SMK

Keterkaitan : 1. Kepala Madrasa 2. Bendarhar 3. Ka TU

Peralatan/Perlengkapan : 1. Alat Tulis

Peringatan : Terabainya SOP ini dapat Mengakibatkan kerugian bagi Pengguna Barang

Pencatatan dan Pendataan : - RAB - Daftar Usulan Kebutuhan

Pelaksana No.

Aktivitas

1.

Ka TU Menja barkan kebutuhan barang habis pa kai dan Barang bergerak

2.

Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan 1. Ka rtu ba rang 2. Kebutuhan 3. RAPBM

20 Meni t

Ters edia Ba ra ng

Merenca nakan barang habis pa kai dan barang bergerak

Sa rpras

30 Meni t

Terpenuhi Ba ra ng

3.

Memonitoring barang habis pa kai dan barang bergerak

Perencanaan Penga daan barang

4.

Memberikan Pengaarahan a pa bila a da pekerjaan ya ng s ul it

Cekl ist Barang

Kepala

Ka TU

Pelaksana

Waktu

Output

Keterangan

3 Lembar Sosialisasi

Keterangan :





15 April 2012


SOP KOORDINATOR KEAMANAN DAN KETERTIBAN SEKOLAH Dasar Hukum : 1. Pedoman Penyusunan SOP di SMK Terpadu Lampang

Kualifikasi Pelaksana : 1. Menjaga keamanan dan ketertiban sekolah 2. Membantu BK 3. Menjaga kendaraan 4. Penerimaan tamu

Keterkaitan : Memahami ruang lingkup keamanan dan ketertiban

Peralatan/Perlengkapan : Pentungan, Pluit, telepon, seragam petugas keamanan

Peringatan : Apabila hal ini tidak dilakukan dengan baik proses belajar mengajar kurang kondusif

Pencatatan dan Pendataan :

Pelaksana

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Sera gam keamanan, Seti ap Pentungan , pluit ha ri

No.

Aktivitas

1.

Mengi si a bsen kehadiran

2.

Mengontrol lingkungan s ekolah s etiap wa ktu

Agenda keamanan ha ri an

Seti ap ha ri

Terkontrolnya kes tabilitasan s ekolah

3.

Membukukan setiap keja dian

Buku l aporan a genda harian

Seti ap ha ri

Ters usunnya ca ta tan keja dian

Kepala

Ka TU

Pelaksana

Output

Keterangan

Terl aksananya pengontrolan

Keterangan :


Awan Sutiana, SH Nip. --



15 April 2012


SOP KOORDINATO PEMBANTU BK Dasar Hukum : 1. Pedoman Penyusunan SOP di SMK Terpadu Lampang


Keterkaitan : Membantu terlaksanannya KBM

Peralatan/Perlengkapan : Buku, pulpen, kartu poin siswa

Peringatan : Apabila hal ini tidak dilakukan keadaan sekolah kurang terkontrol

Pencatatan dan Pendataan : Mencatat siswa yang melanggar peraturan sekolah di kartu poin siswa Memanggil/mencari siswa yang bermasalah dengan sekolah

Pelaksana No.

Aktivitas

1.


2.

3.

Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Mengi si kartu poin

Waktu

Output

10 meni t

Si s wa ya ng mel anggar a ka n terdata

Mengontrol siswa ya ng mel anggar

Buku l apor harian

10 meni t

Kea daan a ka n terkontrol

Menca tat s emua kejadian

Mengi si buku ca ta tan kejadian

15 meni t

Terci ptanya kea manan da n ketertiban s i swa

Kepala

Ka TU

Pelaksana

Keterangan

Keterangan :





15 April 2012

Tanggal Revisi Tanggal Efektif Kepala SMK Terpadu Lampang Disahkan Oleh Drs.Asep Priatna, M.Pd NIP.---

SOP KOORDINATOR PENJAGAAN KENDARAAN Dasar Hukum : 1. Pedoman Penyusunan SOP di SMK Terpadu Lampang



Peralatan/Perlengkapan : - Buku kendaraan masuk

Peringatan : Apabila hal ini tidak dilakukan keamanan tidak akan terjaga dengan baik

Pencatatan dan Pendataan : Mengontrol motor-motor yang masuk dan keluar Mengecek semua motor yang ada

Pelaksana

Mutu Baku

No.

Aktivitas

1.


Persyaratan/ Perlengkapan Menca tat motormotor ya ng masuk da n keluar

2.

Mengontrol s eluruh l okasi s ekolah

3.

Menca tat s emua kejadian

Kepala

Ka TU

Pelaksana

Waktu

Output

5 menit

Aka n terci ptanya kea manan da n ketertiban

Buku l aporan keja dian

10 meni t

Agenda keamanan

15 meni t

Ma s uk kel uar kendaraan a ka n ra pi Berja lannya a dministrasi kea manan dengan baik

Keterangan

Keterangan :





15 April 2012


SOP KOORDINATOR PENERIMA TAMU Dasar Hukum : 1. Pedoman Penyusunan SOP di SMK Terpadu Lampang



Peralatan/Perlengkapan : - Buku tamu

Peringatan : Apabila hal ini tidak dilakukan keamanan tidak akan terjaga dengan baik

Pencatatan dan Pendataan : Mengontrol/mengetahui tamu yang masuk

Pelaksana No.

Aktivitas

1.

Menya pa tamu ya ng datang

2.

Mempersilahkan ta mu untuk melapor

3.

Memberikan i nformasi/petunjuk s esuai keperluan ta mu

4.

Mempersilahkan ta mu bertemu orang ya ng dituju

5.

Menya pa tamu ya ng keluar

Kepala

Ka TU

Mutu Baku Pelaksana

Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu

Output

Keterangan

Aka n terci ptanya s uasana ra ma h

Buku ta mu

2 menit

Teri sinya buku ta mu Tersampaikan i nformasi ya ng di butuhkan ta mu Bertemu ta mu dengan ora ng ya ng di tuju Terci ptanya s uasana ra ma h

Keterangan :




Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

15 April 2012 . Kepala SMK Terpadu Lampang

Disahkan oleh Drs. Asep Priatna, M.Pd NIP. --SOP PENGADAAN BARANG Dasar Hukum : 1. 2. 3. 4. 5.

Kualifikasi Pelaksana:

Keppres 42 Tahun 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran; Keppres 80 Tahun 2003; KMA Nomor 36 Tahun 1999; KMA Nomor 327 Tahun 2001; Pedoman Penyusunan SOP di Sekolah.

Keterkaitan : 1. 2. 3. 4.

1. Jenis Anggaran; 2. Bendahara Penerimaan Anggaran; 3. Bendahara Pengeluaran Anggaran; 4. Persetujuan Penerimaan dan pengeluaran anggaran.

Peralatan/Perlengkapan :

Kepala Sekolah Bendahara Kepala Urusan Tata Usaha Bagian/Fungsi-fungsi lain yang terkait

Formulir

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Terabaikannya SOP ini dapat mengakibatkan kerugian bagi pengguna barang

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Formulir rencana kebutuhan barang tahunan Formulir rencana pengadaan barang tahunan Formulir permintaan barang Formulir pemesanan pembelian / purchase Order (PO) Formulir Laporan Pembelian barang Formulir Pemakaian barang Formulir evaluasi penawaran Formulir Daftar pemasok formulir Daftar peringkat kinerja pemasok.

Pelaksana No

Aktifitas

1.

Kaur TU mengajukan rencana kebutuhan barang habis pakai dan barang bergerak kepada Kepala Sekolah.

2.

Melakukan pemilahan rencana kebutuhan barang habis pakai dan bergerak yang dibutuhkan.

3.

Merekapitulasi rencana kebutuhan barang habis pakai dan barang bergerak

4.

Membuat persetujuan pengadaan barang

5.

Melakukan monitoring barang habis pakai dan barang bergerak

6.

Melaksanakan pengadan barang habis pakai dan barang bergerak ( dengan

KPA / KEPALA

Ka. TU/ PPK

Mutu Baku STAF

Persyaratan/ Perlengkapan Kartu kebutuhan barang RAPBM

Formulir rencana pengadaan barang tahunan

Waktu

Output

Awal tahun

Tersusunnya rencana pengadaan barang

1 minggu

Terpilihnya kebutuhan barang

2 hari

Rekap rencana kebutuhan barang

1 hari Cheklist monitoring barang

Minimal setiap 3 bulan

Terlaksananya monitoring barang

Kondisional

Terlaksananya pengadaan barang

Ket

cara lelang, penunjukkan, pemilihan maupun swakelola ) sesuai ketentuan yang berlaku 7.

Jika pengadaan barang dengan teknik lelang, membuat surat perjanjian kerja ( SPK ) / kontrak pengadaan barang/jasa dengan mendapat persetujuan Pejabat berwenang/Kamad.

8.

Menerima barang/jasa

9.

Melakukan pengecekan kesesuaian terhadap surat pemesanan barang dengan prosedur Inspeksi dan pengujian (dapat meminta bantuan tenaga ahli dari bidangnya jika diperlukan.

HPS Spesifikasi barang diperjanjikan

10.

Membuat laporan pembelian barang.

Kuitansi, nota


11.

Membuat laporan pemakaian barang.

Cheklist pengguna barang


12

Melakukan evaluasi terhadap rencana pengadaan barang tahunan dan realisasinya.

RAPBM, kartu kebutuhan barang

Setiap 6 bulan

13

Melakukan revisi jika ada perubahan rencana pengadaan barang tahunan.

3 hari

14.

Melakukan inventarisasi dan labeling barang bergerak yang sudah sesuai dengan pemesanan barang, spesifikasi dan prosedur inspeksi dan pengujian sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Sebelum didistribusikan pada yang mengajukan

15.

Membuat daftar pemasok pengadaan barang

Setiap akhir tahun

16.

Melakukan evaluasi kinerja rekanan.

Keterangan :

Dokumen HPS

Formulir peringkat pemasok

lelang,

dan jenis

daftar kinerja

Mengikuti dokumen perjanjian lelang

Tersusunnya surat perjanjian kontrak

1 hari

Diterimanya barang Kesesuaian jinis barang dengan pemesanan

1 hari

Tersusunya laporan pembelian barang Tersusunnya laporan penggunaan barang Terselenggarany a evaluasi rencana penggunaan barang tahunan berikutnya Terlaksananya revisi rencana pengadaan barang

Tersusunya inventaris data pemasok/rekanan Terselenggarany a evaluasi kinerja rekanan

Subang, 15 April 2012 Pelaksana, Awan Sutiana, SH NIP. --

SOP Tata Usaha

Recommend Documents