Soalan 1 .a)Senaraikan dan terangkan 4 fungsi asas seorang pengurus?
Jawapan a) Perancangan - Ialah 1 proses penetapan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang bersesuaian.Cara terbaik untuk mencapainya ialah melalui pemilihan tugas yang perlu dilakukan,membuat panduan bagaimana tugas dilakukan dan m enentukan bila ia sepatutnya dilakukan.Ia bertujuan membantu organisasi membuat persediaan awal bagi menghadapi masa hadapan.Secara ringkasnya,ia bertujuan untuk memandu organisasi,unit kerja dan kakitangan kearah pencapaian hasil yang berkualiti dan berdaya saing.
b) Pengorganisasian - Ialah satu proses yang memfokus kepada peruntukan dan penyusunan sumber manusia dan bukan manusia supaya sesuatu rancangan dapat dilaksanakan dengan jayanya.Ia menentukan kerja-kerja yang perlu dilaksanakan,siapakah yanmg akan melaksanakan dan bagaimana kerja-kerja tersebut akan diurus dan dikoordinasikan.Antara aktiviti pengorganisasian ialah membuat pembahagian kerj a dikalangan individu dan kumpulan dan mengkoordinasikan usaha i ndividu dan kumpulan.
c) Kepimpinan - Adalah proses mempengaruhi dan mengarahkan ahli-ahli dalam organisasi supaya mereka dapat menyumbang kearah pencapaian matlamat organisasi.Ia menjadi sumber inspirasi dan motivasi pekerja supaya mereka bekerja kearah pencapaian matlamat organisasi.
d) Pengawalan - Ialah 1 proses pemantauan prestasi organisasi,mengenalpasti perbezaan perbezaan antara keputusan sebenar dengan yang dijangkakan dan mengambil tindakan pembetulan sekiranya perlu.Ia mengawal aktiviti organisasi supaya prestasi sebenar adalah selaras dengan jangkaan standart dan matlamat organisasi. 1.b) Senaraikan dan terangkan 3 peringkat pengurus dalam sesebuah organisasi.
Jawapan a) Pengurus atasan - Bertanggungjawab menyediakan hala tuju yang strategik strategik kepada organisasi dan mereka bertanggungjawab sepenuhnya kearah keseluruhan pengurusan organisasi.Antara contohnya ialah ketua pegawai eksekutif(CEO), presiden atau pegawai operasi. Aktiviti yang dilakukan ialah seperti merancang perubahan yang akan dibuat,membina rasa kepunyaan dan komitment dikalangan pekerja,membentuk budaya organisasi yang positif dan memantau persekitaran perniagaan
b) Pengurus pertengahan -Bertanggungjawab menyelia pengurus lini pertama atau staf jabatan dan menterjemahkan matlamat,visi dan perancangan yang dibuat oleh pengurus atasan kedalam bentuk objektif atau aktiviti yang lebih khusus.Antara contohnya ialah ketua jabatan,pengurus produk atau pengurus pemasaran.
c) Pengurus lini pertama pertama -Bertanggungjawab menyelia individu yang terlibat secara langsung dengan pengeluaran produk dan servis serta melaksanakan perancangan khusus yang telah ditetapkan oleh pengurus pertengahan.Contohnya ialah penyelia pengeluaran,pengurus lini atau ketua seksyen. 2. a) Apakah peranan perancangan didalam didalam sesebuah organisasi.
Jawapan Ia bertujuan membantu organisasi membuat persediaan awal bagi menghadapi masa hadapan.Secara ringkasnya,ia bertujuan untuk memandu organisasi,unit kerja dan kakitangan kearah pencapaian hasil yang berkualiti dan berdaya saing.Ia penting kepada organisasi kerana ia dapat memudahkan organisasi mencapai matlamat,menyediakan satu halatuju kepada organisasi,untuk m embantu pengurus menyelaraskan dan mengorganisasikan semua sumber yang perlu digunakan untuk mencapai matlamat organisasi,membantu pengurus membuat keputusan dengan sewajarnya dan sebagai satu standart untuk mengukur prestasi organisasi. 2.
b) Senaraikan dan terangkan jenis perancangan yang digunakan dalam sesebuah syarikat?
Jawapan a)Format -Rancangan boleh dinyatakan dalam format yang berbeza samaada secara deskriptif,kuantitatif atau grafik.Rancangan deskriptif ialah rancangan bertulis atau lisan yang menyatakan tentang apa yang perlu dicapai dan bagaimana untuk mencapainya.Rancangan kuantitatif ialah rancangan yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif.Contoh kuantitatif.Contoh ialah belanjawan.Rancangan belanjawan.Rancangan grafik ialah maklumat-maklumat yang dipersembahkan dalam bentuk carta,gambarajah,jadual dan sebagainya.
b)Jangka masa -Boleh dikelaskan mengikut jangka masa liputannya.Jenis rancangan yang terdapat dalam jenis ini ialah rancangan strategic,rancangan taktikal dan rancangan operasi.
c)Skop Rancangan boleh dibezakan mengikut skop.Rancangan strategik adlah rancangan yang dibentuk secara menyeluruh dan lazimnya dinyatakan dala, bentuk yang umum dan m udah.Rancangan taktikal dan operasi pula lebih sempit sempit skopnya dan dibentuk hanya untuk jabatan atau individu pekerja. pekerja.
d)Kekerapan pengguna p enggunaan an -Rancangan yang digunakan berulangkali dikenali sebagai rancangan tetap(standing Plan) kerana ia memfokus kepada situasi organisasi yang sering terjadi.Ia m erangkumi polisi,prosedur dan peraturan.Rancangangan sekali guna merupakan rancangan yang digunakan sekali sahaja kerana ia memberi fokus kepada situasi yang unik atau jarang berlaku. 3. a) Kenapa syarikat memerlukan sistem sistem pengurusan pengurusan yang baik?
Jawapan -Pada pendapat saya, syarikat memerlukan sistem pengurusan yang baik kerana setiap aktiviti yang dilaksanakan tertumpu kearah pencapaian organisasi melalui kerjasama dengan sumber organisasi secara cekap dan berkesan,supayadapat memandu organisasi,unit kerja dan kakitangan kearah pencapaiam hasil yang berkualiti dan berdaya saing,dapat mempengaruhi dan memimpin individu lain yang terlibat dalam tingkah laku kerja,supaya dapat membuat penilaian prestasi antara seseorang pengurus dengan pengurus lain dan dapat menyediakan suasana kerja yang membolehkan pekerja memperoleh pengalaman,kepuasan dan pembangunan diri. 3. b) Apakah jenis kemahiran yang sepatutnya diperlukan diperlukan oleh seseorang seseorang pengurus untuk kerja yang lebih efektif?
Jawapan a)Komunikator -Penting kerana pengurus perlu berkomunikasi dengan individu dan kumpulan bagi mendapatkan maklumat yang boleh membantunya dalam membuat keputusan.Pengurus juga bertindak memberi maklumat kepada pihak yang lain yang y ang berkaitan supaya memudahkan mereka membuat keputusan.
b)Pendorong -Bagi memastiakan ahli menyempurnakan tugas mereka dengan baik,pengurus perlulah sentiasa member dorongan dan memotivasikan mereka.
c)Penyelesai masalah -Pengurus harus mampu membuat keputusan dan mengambil tindakan pembetulan keatas kuasa atau tekanan diluar kawalan mereka.Mereka perlu menyelesaikan masalah dengan cepat supaya imej dan kos syarikat dapat dikurangkan.
d)Usahawan -Peranan usahawan yang dijalankan oleh pengurus dapat memperbaiki org anisasi supaya menjadi lebih berdaya saing.Melalui peranan ini,pengurus menjadi penggerak,pereka bentuk,penjana perubahan dan sebagainya.
4.a)Terangkan setiap perkara berikut:1-Carta organisasi
-Merupakan rajah yang memaparkan hubungan autoriti mengikut fungsi,jabatan dan posisi individu dalam organisasi.Ia dapat member maklumat berhubung dengan perkara seperti tugas,pembahagian kerja,peringkat pengurusan,autoriti lini dan komunikasi.
2-Struktur organisasi -Ia ditunjukkan secara ilustrasi grafik yang dikenali sebagai carta organisasi.Ia merujuk kepada bagaimana aktiviti organisasi dibahagikan,dikumpu dibahagikan,dikumpulkan lkan dan diselaraskan kedalam perhubungan antara pengurus dengan pekerja,pengurus dengan pengurus dan pekerja dengan pekerja.
3-Rantaian arahan -Ialah rantaian autoriti dari atas kebawah dan juga untuk menggalakkan komunikasi dari bawah keatas.Merujuk kepada garisan autoriti yang menunjukkan hubungan formal individu peringkat atasan dan individu peringkat bawahan.
4-Delegasi(penugasan elegasi(penugasan autoriti) -Ialah satu proses dimana pengurus memberikan hak kepada subordinat untuk membuat keputusan dan bertindak dalam bidang tertentu.Ini bermaksud pengurus memberi tugas kepada subordinat berserta kuasa bagi membuat kerja dengan lebih berkesan.
5-Penjabatanan -ialah satu proses mengumpulkan manusia dan aktiviti2 yang sama dan berkaitan kedalam satu kelompok(bahagian atau jabatan) dan kelompok2 tersebut disusun secara sistematik.Setiap pekerja melakukan kerja yang khusus bagi meningkatkan kecekapan dan produktiviti. 4. b) Senaraikan dan terangkan 5 bentuk struktur organisasi 1-Autoriti lini dan stafÂ
-Autoriti lini ialah autoriti yang paling utama dalam sesebuah organisasi.Ia bertanggungjawab secara langsung bagi mencapai objektif organisasi dan mempunyai kuasa dan autoriti yang sah untuk member arahan kepada pekerja dibawahnya.
2-Jangkauan kawalan pengurusan(span pengurusan(span of control) -Merujuk kepada beberapa ramai pekerja yang melaporkan kerjanya secara langsung kepada seorang pengurus tertentu.Bilangan pekerja yang diselia atau dikawal adalah berbeza.
3-Jangkauan kawalan yang sempit atau tinggi
-Menunjukkan seorang pengurus mempunyai pekerja bawahan yang sedikit.Struktur organisasinya adalah lebih tinggi dan mempunyai banyak tingkat penyeliaan.pengurus dapat melakukan lebih banyak interaksi dengan pekerjanya kerana pekerja terlalu sedikit untuk diselia malah pengurus mungkin akan terlebih selia sehinggakan pekerjanya merasakan m ereka tiada kebebasan untuk melaksanakan kerja mereka.
4.Organisasi matrix -Sistem yang diperlukan apabila organisasi memerlukan perlaksanaan kerja yang merujuk kepada penggunaan sumber untuk melaksanakan projek yang khusus.
5.Committee dan daya kerja Ahli membawa bersama ahli kumpulan untuk menyumbangkan idea untuk menyelesaikan masalah khusus.
5.a)Apakah dimaksudkan dengan kepimpinan? -Merupakan suatu proses dimana pemimpin akan cuba mempengaruhi gelagat atau tingkahlaku pekerjanya supaya melaksanakan sesuatu tugas bagi mencapai matlamat kerja bagi unit dan organisasi.Seorang pemimpin seharusnya mempunyai pengikut dan akan mem pengaruhi pengikutnya dengan pelbagai cara untuk mencapai matlamat.Tiga gaya k epimpinan yang utama ialah gaya kepimpinan autokratik,gaya kepimpinan penyertaan dan gaya kepimpinan bebas. b)Terangkan antara transactional dan transformational leadership?
a)Transactional -Gaya kepimpinan yang dimulakan dengan persetujuan ahli kumpulan untuk mematuhi segala arahan ketuanya apabila mereka telah memasuki alam pekerjaan tersebut.Pemimpin mempunyai hak untuk menghukum ahlinya jika mereka tidak memenuhi memenuhi standart yang telah ditetapkan ditetapkan dan member imbuhan dan mengharapkan pulangan yang setimpal.
b)Transformational -Merupakan pemimpin yang sebenarnya yang boleh memimpin dan mengilhamkan kumpulannya secara konsisten dengan berkongsi visi dan matlamat untuk masa hadapan,berfikir mengenai masa depan dan sentiasa bercakap,komunikasi,mempunyai bercakap,komunikasi,mempunyai komitment yang tinggi dan sentiasa berkongsi dengan yang yang lain.
