Skop tugas Kerani Pentadbiran
1. Memahami dan melaksanakan asas akaun & proses pentadbiran(cth: tuntutan / meninggalkan pelaksanaan permohonan / bayaran / asas posting & lain-lain).
2. Rekod yang betul & memantau & mengemaskini Buku Tunai / Panjar Wang Runcit / Perancangan Tunai Mingguan.
3. Merekodkan, menyediakan, mengisihkan, mengelaskan, dan me mfailkan maklumat. 4. Mengisihkan, membuka, dan menghantar mel. 5. Membuat fotokopi dan memfaksimile dokumen. 6. Menyediakan laporan kerja rutin. 7. Merekodkan pengeluaran peralatan kepada kakitangan. 8. Melayani panggilan telefon atau pertanyaan elektronik dan menyambungkan kepada orang yang berkenaan. 9. Menyalin maklumat ke dalam komputer, dan membaca pruf serta membetulkan salinan. 10. Membantu tugasan khidmat pelanggan 11. Menjalankan tugas yang berkaitan. 12. Menyelia, menjadual dan memantau tugasan pekerja lain.
Skop Tugas Eksekutif Pentadbiran
1. Penyeliaan dan kepimpinan dalam jabatan/organisasi. Maknanya anda terlibat membantu dalam tugasan mengurus/selia/memimpin jabatan/ anda berkhidmat termasuk kakitangannya. 2. Menyelesai masalah dan membuat keputusan dari isu-isu yang timbul berkaitan petadbiran/ penyeliaan jabatan anda 3. Mengurus
perjalanan
tugas/projek/perjalanan
satu-satu
jabatan
termasuk
pengurusan kakitangan. 4. Sistem Fail dan Rekod – mengurus dengan efektif sistem failing/rekod unit/jabatan termasuk membuka fail baru, penutupan fail/rekod, pembukaan semula, pelupusan, arkib. 5. Surat menyurat – menguruskan penyediaan surat, penghantaran surat – keluar dan masuk 6. Pengurusan mesyuarat – penganjuran mesyuarat, penyediaan minit menysuarat 7. Perhubungan – berkomunikasi dengan pelanggan kerajaan, termasuk rakyat 8. Arahan Keselamatan – memastikan panduan keselamatan disediakan di setiap unit/jabatan. 9. Etika dan Protokol – menguruskan/menerangkan etika/protocol kerja kepada kakitangan. 10. Belanjawan dan perakaunan – menguruskan perbelanjaan unit/jabatan untuk kursus, majlis, mesyuarat dan menyediakan akaun untuk kesemua perbelanjaan 11. Prosedur pembelian, stok, penjualan dan sewaan – menyediakan prosedur dalam urusan pembelian, stok, jual dan sewaan termasuk penyediaan invois 12. Pembayaran dan penerimaan – menguruskan urusan pembayaran dan penerimaan kos untuk pembelian, jualan, sewaan dan stok.. 13. Tuntutan – menguruskan tuntutan termasuk tuntutan dari pelanggan kerajaan, kakitangan berkaitan OT, Claim, gaji dll.
Pengurus Pentadbiran.
1. Menguruskan perolehan/pempelian 2. Menguruskan aset/inventori/stor Jabatan 3. Menguruskan terimaan/keluaran dokumen/surat/memo 4. Menguruskan panjar wang runcit .(Petty cash) 5. Menguruskan hal pentadbiran kakitangan :- rekod cuti, kehadiran dan kursus 6. Menguruskan Sistem Kualiti :- MPK, Fail Meja, KPI, ISO dll. 7. Menguruskan aduan kakitangan pengguna. 8. Pengurusan mesyuarat – penganjuran mesyuarat, penyediaan minit menysuarat 9. Perhubungan – berkomunikasi dengan pelanggan kerajaan, termasuk rakyat 10. Arahan Keselamatan – memastikan panduan keselamatan disediakan di setiap unit/jabatan. 11. Etika dan Protokol – menguruskan/menerangkan etika/protocol kerja kepada kakitangan. 12. Belanjawan dan perakaunan – menguruskan perbelanjaan unit/jabatan untuk kursus, majlis, mesyuarat dan menyediakan akaun untuk kesemua perbelanjaan 13. Prosedur pembelian, stok, penjualan dan sewaan – menyediakan prosedur dalam urusan pembelian, stok, jual dan sewaan termasuk penyediaan invois 14. Pembayaran dan penerimaan – menguruskan urusan pembayaran dan penerimaan kos untuk pembelian, jualan, sewaan dan stok.. 15. Tuntutan – menguruskan tuntutan termasuk tuntutan dari pelanggan kerajaan, kakitangan berkaitan OT, Claim, gaji dll.
