Cuprins: Cuprins: ..........................................................................................................................1 INTRODUCERE ÎN SISTEMUL INFORMAŢIONAL DE GESTIONARE A RESURSELOR UMANE 3 ELEMENTELE STRUCTURALE ALE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL DE GESTIUNE A RESURSELOR UMANE......................................................................................................5 ETAPELE GESTIONĂRII RESURSELOR UMANE..................................................................7 CONCLUZII.......................................................................................................................8 BIBLIOGRAFIE:................................................................................................................. 9
1
SISTEMUL INFORMAŢIONAL DE GESTIUNE A RESURSELOR UMANE Abstract Principalul scop al acestui referat este de a evidenţia legătura dintre informatică şi managementul resurselor umane, mai exact cum putem gestiona resursele umane dintr-o întreprindere cu ajutorul unui sistem informaţional. În ultimul deceniu, a fost transformat conceptul clasic de management al personalulu în noţiunea de management a resurselor umane, implicând administraţie nouă şi eficienţă. Sistemul informaţional care vine în sprijinul managementului resurselor umane, se numeşte sistem informaţional de gestiune a resurselor umane. El pune bazele organizatorice pentru îmbunătăţirea guvernanţei corporative, cu condiţia de a răspunde realităţilor şi nevoilor specifice companiei, constituind baza metodologică a politicii de dezvoltare a forţei de muncă şi a resurselor umane care trebuie să dezvolte toate organizaţiile care aspiră să rămână competitive în noul mileniu.
Cuvinte cheie: sisteme informaţionale, sistem informaţional de gestiune a resurselor umane, managementul resurselor umane, sisteme ERP, aplicaţii informatice pentru resursele umane.
Introducere Referatul prezintă o imagine de ansamblu cu privire la sistemul de informaţii de date desemnate pentru o gamă largă de activităţi desfăşurate atât în organizaţii şi grupuri sociale, cât şi între persoane. Sistemele de informaţii joacă un rol din ce în ce mai important în gestionarea resurselor umane (fie că este vorba de salarizare, de recrutare, etc.) şi în consecinţă în mai multe domenii de specialitate ale resurselor Umane. Dezvoltarea resurselor umane este o problemă de mare importanţă astăzi, de aceea necesită studiu şi analiză. Această evoluţie implică o informatizare a sistemului în sine, pentru a oferi un lucru mai convenabil şi mai eficient. Structura şi funcţiile unui sistem informatic de gestionare a resurselor umane coincid cu sistemul informatic în general, cu excepţia faptului că aici informaţiile sunt manipulate în principal pe funcţia sau subsistemul managementului resurselor umane.
2
INTRODUCERE ÎN SISTEMUL INFORMAŢIONAL DE GESTIONARE A RESURSELOR UMANE Resursele umane reprezintă una dintre cele mai importante resurse ale unei organizaţii, alături de elementele evidenţiate distinct în bilanţul contabil, spre exemplu: stocurile, activele imobilizate şi alte active circulante. Deşi resursele umane nu sunt evidenţiate şi evaluate precum un element al averii organizaţiei, ele reprezintă elementul “activ”, capabil să pună în valoare toate celelalte resurse ale firmei.1 Aşa cum este esenţial ca o firmă să dispună de un Sistem Informaţional de Marketing cu care să poată acumula informaţii actualizate care să permită luarea deciziilor generale în acest domeniu, aşa este necesar ca o firmă să deţină un Sistem Informaţional de Resurse Umane, utilizându-l ca un suport pentru luarea deciziilor cu privire la personalul companiei, deoarece chiar dacă organizaţia funcţioneaza ca o organizaţie privată sau publică şi indiferent de obiectul de activitate, acestea se confruntă cu probleme ridicate de gestiune a personalului. Informatizarea prelucrării informaţiei sistematizate a Resurselor Umane a firmei permite acumularea într-un singur software a unei serii de intrări referitoare la managementul personalului şi a modului de organizare în funcţie de mijloacele şi obiectivele stabilite de către companie. Acest software de management de personal lucrează împreună cu o bază de date a personalului cu toată informaţia referitoare la angajaţii de care dispune firma în toate nivelele organizaţionale. Un Sistem Informaţional de Resurse Umane este un software unde se obţin date livrate de către angajaţi, din mediul intern şi extern al companiei, şi din complexul multilateral al mediului care afectează activitatea organizaţiei. 2 Scopul său este de a facilita gestionarea şi furnizarea de date procesate şi actualizate, firmei, în format electronic. Acest lucru se aplică în cazuri de evaluare şi diagnosticare a forţei de muncă, a punctelor lor forte şi slabe în modul de organizare a angajaţilor, şi de la caracteristicile condiţiilor pieţei muncii pentru a porni în cautarea de personal. Sistemul informaţional de gestiune a resurselor umane, reprezintă un ansamblu de elemente independente (subsisteme), logic asociate, pentru ca din interacţiunea lor să genereze informaţia necesară pentru a lua decizii. Prin definiţie, este un sistem prin care datele obţinute, se prelucrează şi
1
A. Prodan, A. Rotaru, Managementul resurselor umane, Editura SedCom Libris, 2006, pg. 10; http://ezinearticles.com/?Human-Resource-Information-System---HRIS&id=708751, site accesat în data de 05.03.2011; 2
3
se transformă în informaţie sub formă schematică şi ordonată, pentru a servi ca ajutor în procesul de luare a deciziilor. Sistemul informaţional de gestiune a resurselor umane este o interfaţă între managementul resurselor umane şi tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor. Acesta combină managementul resurselor umane, în special, activităţile sale de bază administrative (salarizare, administrare), cu resursele puse la dispoziţie de TIC.3 În principal sunt incluse activităţile relevante de planificare şi de prelucare a datelor, care urmează a fi proiectate pentru a fi integrate într-un sistem ERP (Entreprise Resource Planning). Sistemele ERP sunt acele programe informatice care integrează informaţii din diferite surse şi origini, într-o întreprindere cu module integrate într-o singură aplicaţie şi o bază de date unică.4 Calitatea legăturilor între modulele financiare şi resursele umane este deosebit de importantă pentru întreprinderi, având în vedere povara financiară în general, foarte importantă a resurselor umane. TIC oferă de asemenea aplicaţii importante pentru Managementul Resursele Umane, altele decât pentru gestiunea internă şi gestionarea integrată financiară a unei întreprinderi, precum aplicaţii de dezvoltare intra sau extranet pentru recrutare şi E-learning (E-learning, reprezintă un mod de a furniza programe educaţionale şi sisteme de învăţare prin intermediul mediilor electronice) 5. Principalele firme care oferă ERP (integrarea tuturor departamentelor sau funcţiilor dintr-o întreprindere într-un sistem informatic unic care poate servi tuturor necesităţilor organizaţiilor) pentru gestionarea resurselor umane sunt: SAP, PeopleSoft, Lawson, AssessFirst.6
3
http://humanresources.about.com/od/glossaryh/a/hris.htm, site accesat in data de 05.03.2011; O. Dospinescu, Tehnologii infoemationale in sprijinul managementului organizatiilor, Editura TehnoPress, Iasi 2009, pag. 85; 5 http://www.informaticamilenium.com.mx/paginas/mn/articulo78.htm, site accesat in data de 08.03.2011; 6 http://www.businesspme.com/articles/ressourceshumaines/89/systeme-d-information-de-gestion-des-ressourceshumaines.html, site accesat in data de 07.03.2010; 4
4
ELEMENTELE STRUCTURALE ALE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL DE GESTIUNE A RESURSELOR UMANE Aplicaţiile informatice în domeniul resurselor umane gestionează ciclul de dezvoltare şi urmărire a resurselor umane în cadrul firmei, potrivit următoarei structuri:
Aplicaţia “Evidenţă personal”7
Această aplicaţie permite introducerea informaţiilor specifice personalului, bazându-se pe politica firmei în relaţia cu aceştia. Înregistrarea informaţiilor în sistem se face cu ajutorul Fişelor personale, care deţin date referitoare la angajare, date personale, date despre contractele de muncă, etc. Aceste informaţii sunt de o mare importanţă pentru luarea deciziei, deoarece asigură o evidenţă clară a personalului. Aceasta aplicaţie preia automat la sfârsitul unei luni, datele introduse în lunile anterioare, de exemplu penalizările pe mai multe luni, sporurile salariale, etc.
Aplicaţia “Recrutare, selecţie şi şcolarizare personal”
Gestionarea carierei unui angajat, recrutarea până la pensie, este destul de dezvoltată. Sunt gestionate datele personale (adresa, vârsta, abilităţi, etc.) de familie şi de formare profesională, nivelul salariilor şi funcţia, precum şi înregistrarea datelor din curriculum – vitae. Sistemul de informaţii al resurselor umane permite integrarea acestor patru segmente dincolo de managementul resurselor umane, creând legături funcţionale între aceste activităţi în cadrul software-ului. Internetul poate fi utilizat ca un nijloc de comunicare şi de trimitere a fişierelor, sistemele de informare şi managementul resurselor umane pot converti aceste date la o interfaţă de browser web folosit de ERP. Acest tip de interfaţă împreună cu sistemul, permit o portabilitate şi un cost mai mic pentru gestionarea sistemelor de management acces, contribuind asftel la eficienţa managementului resurselor umane. Angajaţii sau şefii de departamente pot avea, de asemenea, acces parţial la un sistem, care permite, spre exemplu, introducerea propriilor date cu privire la o cerere de concediu. Aceste sarcini costisitoare în timp şi bani, cum ar fi personalul adminsitrativ sau rambursările pentru deplasări, schimbările de date cu caracter personal, înregistrarea formării pentru un plan de pensii poate fi, prin urmare, efectuate de către persoana care este direct responsabilă de a efectua aceste acţiuni. Aceste
7
I. Radu, M. Ursăcescu, D. Vlădeanu, M. Cioc, S. Burlacu, Informatică şi Management, o cale spre performanţă, Editura Universitară Bucureşti, 2005;
5
sisteme eliberează personalul de resurse umane de sarcinile fastidioase şi repetitive, permiţându-le să se concentreze pe problemele decizionale, strategice sau politice.
Aplicaţia “Personal – salarizare”8
Modulul de salarizare automatizează gestionarea salarizării prin colectarea datelor puse la dispoziţia lucrătorului, cu privire la prestaţiile şi natura lor, colectează contribuţiile la asigurările sociale generând periodic un cont individual şi un ordin propus pentru plata unor despăgubiri. Se pot genera, de asemenea datele şi statisticile pentru tot personalul cu privire la aceste date. Datele de performanţă pot fi generate automat (dispozitive) sau printr-o codificare. Informaţiile pot fi trimise de asemenea printr-un modul financiar. Prin această aplicaţie se pot calcula mai uşor drepturile băneşti ale angajaţilor, fie ei colaboratori sau pe o perioada limitată, de asemenea se realizează automat calculul diverselor componente salariale (impozitul pe venit global, concedii de odihnă sau medicale, penalizări, ajutoare sociale, etc.), se poate face o înregistrare exactă a orelor suplimentare sau de noapte, de formare, precum şi o generare automată a pontajelor personalului, în funcţie de calendarul de lucru al lunii şi de prestaţia fiecărei persoane. Aceste aplicaţii au un caracter de urgenţă sau situaţionale, de exemplu, variază în funcţie de organizare şi depind de factorii de mediu, tehnlologici de organizare, etc. Relaţia din aceste aplicaţii nu urmează o ordine indicată, însă prezenţa unei modificari într-una din ele afectează restul aplicaţiilor însă nu în aceeaşi mărime şi direcţie. Trebuie să existe mereu un sistem de control al resurselor umane pentru ca diferite părţi a unei organizaţii să-şi poate îndeplini responsabilitatea sa în conformitate cu personalul. Cu cât este mai mare o organizaţie şi are o structură descentralizată, cu atât este mai mare şi nevoia de control a resurselor umane. Controlul este un sistem automat care menţine un nivel constant de debit sau de funcţionare al sistemului total. Mecanismul de control detectează orice abatere de la modelele normale şi permite reglementarea corectă a procesului. Esenţa controlului este acţiunea de adaptare a operaţiunilor modelelor prestabilite şi baza sa este informaţia pe care managerii o primesc. Este necesar un sistem integrat de colectare, de procesare, de stocare şi furnizare a informaţiilor de resurse umane pentru că, atât colectările şi serviciile de personal, ca şi deciziile de linie trebuie să fie adecvate pentru fiecare situaţie în parte.
8
Articol intitulat “Human resource management applications of knowledge-based systems”, disponibil la adresa: http://www.sciencedirect.com;
6
ETAPELE GESTIONĂRII RESURSELOR UMANE
În vederea gestionării resurselor umane la nivel informatic trebuie parcurse trei etape9:
Inventarierea iniţială, a resurseor umane implicate la nivel informatic de care dispune
organizaţia trebuie să cuprindă urmatoarele informaţii: nivel organizatoric, sub-nivel organizatoric, serviciu, birou, post, abilităţi solicitate, abilităţi inventariate.
Actualizarea informaţiilor, are în vedere organigrama companiei (nivel organizatoric, sub-
nivel organizatoric, serviciu, post), la abilităţile solicitate şi la abilităţile inventariate.
Pregătirea şi luarea deciziilor, constituie un nivel managerial la care sunt prezenţi toţi
factorii decidenţi în domeniul resurselor umane. Un sistem informaţional de gestiune a resurselor umane, utilizează ca surse de date, elemente furnizate de: Baze de date ale resurselor umane;
Recrutare şi selecţie de personal;
Formarea şi dezvoltarea personalului;
Evaluarea performanţei;
Manager de salarii;
Rapoarte şi cecuri personale, pentru eşecuri, întârzieri, disciplină, etc.;
Statistici personale;
Sănătate şi siguranţă;
Acest sistem de reţele se bazează în general pe computer care conţine una sau mai multe sisteme de operare, şi permite furnizarea de date restante pentru a lua o decizie, precum şi punerea în aplicare a modificărilor. Parametrii trebuie să fie mereu pregătiţi pentru a fi modificaţi iar sistemul trebuie sa fie capabil să răspundă la aceste modificări, pentru a furniza informaţii în timp util, exacte şi importante adminsitraţiei. Sistemul de informare al resurselor umane este un sistem parţial deschis, care include anumite tipuri de fluxuri de informaţii importante în cadrul unei organizaţii de afaceri. Odata cu apariţia calculatorului personal, executivul a avut mai mult timp pentru a gândi deoarece calculatorul oferă datele gata prelucrate pentru a da informaţiile dorite. Există unele limite privind informaţiile, care duc la unele defecţiuni în Sistemul Informatic de Resurse Umane, printre care menţionăm: 9
T. Fătu, A. Tugui, Managementul resurselor informatice, Editura SedComLibris, 2004, pag. 107;
7
Comunicarea defectuasă între Resursele Umane şi Sistemul Informatic;
Goluri şi obiective mai puţin clare;
Rezolvarea problemelor în mod greşit;
Lipsa de implicare a utilizatorului;
Lipsa de experţi în informatică;
Aşteptări nerealiste;
Lipsa de flexibilitate şi adaptabilitate.
Succesul în Sistemele de gestiune a Resurselor Umane depind de planificarea corespunzătoare a sistemului, care va necesita o bună comunicare între utilizatori şi personalul IT. Succesul departamentului de personal în lucrul de consiliere şi sprijin, depinde de capacitatea sa de a ţine cont în mod constant de obiectivele specifice şi obiectivele firmei. Managementul resurselor umane îndeplineşte atribuţii şi funcţii, bazându-se pe informaţii, având unele scopuri printre care se numără10: cercetarea pieţei de resurse umane, proiectarea bazelor de date, analiza şi descrierea de locuri de muncă, evaluarea şi clasificarea locurilor de muncă şi organigrame. Prin intermediul lor se realizează o analiză a organizaţiilor şi a tehnicilor operative care trebuie să conducă la rezultatele dorite, pentru care exactatitatea sursei de informaţii şi actualizarea datelor este de o mare importanţă. La baza deciziei de procurare a unui sistem informaţional de gestiune a resurselor umane, stau şi unele obiective ale companiei, printre care se numară: asigurarea de excelenţă în procesul de producţie şi/sau servicii ca un factor critic în dezvoltarea afacerilor prin utilizarea de manageri şi personal calificat; asigurarea dezvoltării şi punerea în aplicare a politicilor de resurse umane a companiei; diagnosticarea schimbărilor organizaţionale şi structurale necesare în cadrul întreprinderii şi contribuirea la perfecţionarea metodelor şi stilurilor de management în ideea de a încuraja, o participare mai mare de angajament, spirit creativ şi o mai bună motivare a tuturor liderilor şi muncitorilor pentru formarea unei culturi organizaţionale a companiei în sine; pregătirea companiei pentru a fi capabilă să reacţioneze cu rapiditate şi eficienţă la schimbările mediului şi la cerinţele cantitative şi calitative a resurselor umane. CONCLUZII Managementul resurselor umane trebuie să identificice şi să evalueze permanent punctele slabe şi problemele în timp util pentru a vizualiza conflictele şi de a propune soluţii şi alternative eficiente în 10
http://www.management-hub.com/hrmanagement30.html, site accesat în data de 10.03.2011;
8
vederea rezolvării problemelor. Se poate concluziona că productiviatatea şi stabilitatea unei companii este strâns legată de managementul resurselor umane, deoarece acest lucru depinde de toate departamentele sale. Este necesar să se proiecteze un sistem informaţional de gestiune a resurselor umane în companii, fiind pe deplin capabil să gestioneze activităţile cu managerii, tehnicienii şi muncitorii. Acest obiectiv trebuie să fie realizat ca urmare a unei abordări sistemice şi în coordonare cu toţi factorii implicaţi în asigurarea unui veritabil sistem informaţional de gestiune a resurselor umane. Aici trebuie să intervină specialişti calificaţi şi instruiţi în acest domeniu, împreună cu managerii şi specialiştii companiei. Sistemul de gestiune a resurselor umane, pune bazele organizatorice pentru îmbunătăţirea guvernanţei corporative, cu condiţia de a răspunde realităţilor şi nevoilor specifice companiei, constituind baza metodologică a politicii de dezvoltare a forţei de muncă şi a resurselor umane care trebuie să dezvolte toate organizaţiile care aspiră să rămână competitive în noul mileniu. Importanţa sistemului informaţional de resurse umane este dat de caracteristicile lumii de azi, resursele umane fiind componenta esenţială în realizarea de calitate şi competitivitate impuse în companiile moderne şi acest lucru este posibil doar prin profesionalismul personalului managementului resurselor umane. Persoanele fizice şi mediul, provoacă schimbări care să aducă succese şi atingerea obiectivelor propuse; este necesară o percepţie pozitiva atât de sine cât şi faţă de ceilalţi. O dată cu luarea deciziei de a face modificări, ele trebuie făcute prin intermediul gestionării resurselor umane, care, prin audit va evalua şi determina gradul de rezistenţă activă şi pasivă, şi să conducă la acţiuni directe şi/sau indirecte bazate pe politici care includ instruirea personalului avută în vedere, programe de consiliere şi educaţionale pentru a crea împreună un mediu organizaţional care să optimizeze relaţia dintre şefi şi angajaţi. Este foarte important să ţinem cont de faptul că managementul resurselor umane implică gestionarea resurselor umane care este cel mai valoros activ al unei companii, şi că sistemul de gestionare a lor nu este responsabilitatea exclusivă a unei unităţi organizatorice de specialitate, ci în primul loc implică managerii tuturor nivelelor.
BIBLIOGRAFIE: Cărţi: 9
1.
A. Prodan, A. Rotaru, Managementul resurselor umane, Editura SedCom Libris, Iaşi, 2006;
2.
I. Radu, M. Ursăcescu, D.Vladeanu, M.Cioc, S.Burlacu, Informatică şi Management, o cale
spre performaţă, Editura Universitară Bucureşti, 2005; 3.
O. Dospinescu, Tehnologii informaţionale în sprijinul managementului organizaţiilor,
Editura TehnoPress, Iaşi 2009; 4.
T. Fătu, A.Ţugui, Managementul resurselor informatice, Editura SedComLibris, 2004;
5.
T. Lucey, Management Information Systems, 8Th Edition, Editura Continuum, London, 1997;
Articole: 6.
***Human resource management applications of knowledge-based systems, M. G.
Martinsons Surse web: 7. www.ezinearticles.com 8. www.humanresources.about.com 9. www.sciencedirect.com 10. www.management-hub.com
10
