SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN
Conceptos •
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Sistema : es un todo integrado cuyas propiedades esenciales surgen de las relaciones entre sus partes. Pensamiento sistémico, es la comprensión comprensió n de un fenómeno en el contexto de un todo superior. Etimológicamente Etimológicamente «sistema» que deriva del griego synistánai («reunir», «juntar», «colocar juntos»).
Conceptos •
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Sistema : es un todo integrado cuyas propiedades esenciales surgen de las relaciones entre sus partes. Pensamiento sistémico, es la comprensión comprensió n de un fenómeno en el contexto de un todo superior. Etimológicamente Etimológicamente «sistema» que deriva del griego synistánai («reunir», «juntar», «colocar juntos»).
Conceptos •
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Gestión: actividades actividades coordinadas para dirigir y controlar controlar una una organización Sistema de Gestión: Gestión: es un conjunto de procesos interrelacionados, los cuales pueden ser gestionados o administrados a partir del ciclo PHVA, para obtener los los resultados resultados esperados por la organización.
Componentes Sistema de Gestión •
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Diagnóstico. Revisión inicial Definición Plataforma Estratégica Definición procesos Revisión de los procesos
Red de Conceptos SISTEMA ORGANIZACIÓN PLATAFORMA ESTRATÉGICA MISIÓN
GESTIÓN DE PROCESOS
VISIÓN
PROCESOS
ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO
VALORES NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
PROCEDIMIENTO
REGISTRO
Proceso de una Organización 2 PLANEACIÒN ORGANIZACIÒN
3
4
TRANSFORMACIÒN
AJUSTAR
NEGOCIACIÒN EMPRESA.
5
CLIENTE
1
EVALUAR
6
Identificación de Procesos Políticas Corporativas Objetivos Requisito del Cliente
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
Proceso 2 Actividades 1 Actividades 2 Actividades 3 Actividades 4
Indicadores
Controles
Satisfacción del Cliente
Elementos de los Procesos Elementos de entrada
Actividades
Actividades
Recursos Técnicos
Recursos Humanos
Resultados
Documentos
Indicadores
Identificación y Caracterización de Procesos MACROPROCESO INDICADORES
PROCESO
POLITICAS
PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVOS Y/O MANUALES
REGISTRO
¿Qué es un SIG? El Sistema integrado de gestión (SIG) es un «conjunto formado por la estructura de la organización, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas». (UNE 66177:2005) El SIG está planeado de manera que se cumplan integralmente todos los objetivos de las partes interesadas, los requisitos legales y los lineamientos de los diferentes referenciales.
¿Qué es un SIG? El Sistema integrado de gestión (SIG) debe cumplir con las siguientes características: •
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Directrices estratégicas unificadas Planificación de los procesos Líderes de procesos comprometidos con el SIG y conocedores del mismo. Sistema único de medición de la gestión Auditorias integrales de la gestión Revisión integral de la gestión
Referentes que pueden componer un SIG
SIG
Partes Interesadas Son los diferentes grupos de interés que participan en el desempeño de los procesos, los resultados y los controles. Estos son: accionistas, clientes, empleados, proveedores, sociedad, el gobierno y otros grupos que pueden afectarse por las actividades de la organización y sus productos.
Partes Interesadas PARTE INTERESADA Socios, accionistas, junta directiva Clientes (compradores, consumidores, comercializadores) Empleados Proveedores Sociedad Gobierno
OBJETIVOS GENERALES Incrementar el valor económico de la organización Productos que satisfagan sus necesidades Bienestar laboral Relaciones de mutuo beneficio Cumplimiento de la Ley, desarrollo sostenible y responsabilidad social Cumplimiento de las normas legales, pago de impuestos
METODOLOGÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
1. Planificar el sistema de Gestión Integral
2. Estructurar el Sistema hacia los procesos
3. Describir y/o normalizar los procesos
6. Auditar el Sistema Integral
5. Implementar el modelo, integrar el método
4. Sensibilizar y capacitar
1. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL •
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La implementación de un sistema integral de gestión es una decisión estratégica de la alta dirección Determinar las actividades que la organización necesita Definir las políticas que den cumplimiento a las normas o modelos relacionados Definir la autoridad y la responsabilidad de las acciones que se realizan en un sistema integral
1. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL En síntesis, las normas que solicitan la definición de una política y que sean desplegadas a toda la organización a través de los objetivos de calidad son: ISO 9001, GP1000, la ISO 14001, OSHAS 18001, ISO 27001.Sin embargo, el MECI 1000 y la gestión del riesgo no parten de una política porque están articuladas a la GP1000 y a la ISO 9001.
2. ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA HACIA LOS PROCESOS •
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Reflexionar o identificar los procesos que la empresa requiere para cumplir con los requisitos del cliente Considerar las normas o modelos que se deben aplicar en la organización para luego de determinar los procesos del sistema e identificar los requisitos que deben cumplirse en cada proceso
2. ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA HACIA LOS PROCESOS •
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Elaborar mapa de procesos, que en un sistema integrado de gestión puede estar conformado por los procesos de direccionamiento estratégico, financieros, ventas y mercadeo, producción de bienes o prestación del servicio, procesos de gestión ambiental, procesos de seguridad y salud ocupacional, talento humano, recursos, gestión de la información y proceso de mejoramiento. Caracterizar o identificar los procesos del sistema integral de gestión
3. DESCRIPCIÓN Y/O NORMALIZACIÓN DE PROCESOS •
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La documentación permite mantener la información de los procesos a través del tiempo, además crea hábitos en el hacer de las personas y facilita el control En un sistema integrado de gestión se tienen procedimientos, instrucciones de trabajo, guías y manuales, es necesario que sean elaborados por las personas involucradas y conocedoras de los procesos.
3. DESCRIPCIÓN Y/O NORMALIZACIÓN DE PROCESOS •
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Cuando se presenten procedimientos o instructivos comunes en los modelos, es necesario elaborar un documento común que dé cumplimiento a todos los sistemas de gestión. El manual del sistema integrado de gestión, es un documento que plasma el cumplimiento de requisitos de todos los modelos implicados.
4. SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN •
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La gestión de un sistema es realizada por personas, por lo tanto la sensibilización y la capacitación son actividades permanentes del sistema integrado de gestión, para asegurar su implementación, mantenimiento y mejora. Sensibilizar es hacer sensible, y sensible es todo aquello que puede ser percibido o aprehendido por medio de los sentidos, por lo tanto es necesario que las personas sientan que son parte del modelo y que los resultados que allí se obtengan los impactará de alguna manera.
4. SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN •
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La metodología utilizada para la formación, debe estar de acuerdo con las necesidades de las personas. Se debe evaluar la efectividad de la capacitación. Algunos temas tratados en el proceso de capacitación están relacionados con la gestión por procesos, los requisitos de los modelos integrados y la formación en auditoría interna.
5. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO, INTEGRACIÓN DE LA METODOLOGÍA •
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Pasar del procedimiento o instrucción de trabajo a la acción. Para cumplir este propósito la sensibilización y capacitación dada a los empleados es fundamental, ya que es en este momento donde realmente se integra el sistema.
5. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO, INTEGRACIÓN DE LA METODOLOGÍA •
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La integración de los sistemas de gestión se da en el nivel operacional cuando las personas desarrollan sus actividades para cumplir una tarea, sin pensar en qué sistema de gestión los enmarca. Aplicar los preceptos del sistema integrado de gestión, permite identificar oportunidades de mejora, porque siempre será necesario ajustar los documentos cuando se aplican en cada proceso. Esta es una tarea permanente del sistema de gestión.
6. AUDITAJE DEL SISTEMA INTEGRAL •
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Para un sistema integrado de gestión, el proceso de auditoría es conjunta; su desarrollo se da de acuerdo con la norma ISO 19011. En la auditoría se evalúa el nivel de cumplimiento de las normas en cada proceso y el grado de eficacia en el logro de los objetivos propuestos en la organización. La formación de los auditores internos es clave para el proceso de auditoría integrada en cualquier organización.
CONCLUSIONES La integración del sistema de gestión básicamente se da en tres momentos: •
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En el diseño del sistema basado en procesos En el funcionamiento, porque se tiene un manejo documental central, una única dirección, un manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora transversal a toda la organización En la parte operativa, porque las personas, ya sea del área administrativa u operativa, gestionan el sistema como un todo, como algo indivisible.
CONCLUSIONES El principal beneficio del sistema integrado de gestión se evidencia en la planeación y control del sistema, porque éstos son posibles en la medida en que converjan las diferentes políticas de los sistemas involucrados. Además, permite unificar el control documental, lo que favorece la apropiación del modelo por parte de las personas y disminuye el costo de mantenimiento En cuanto al mejoramiento, simplifica las acciones definidas en los procesos y facilita la aplicación de las acciones correctivas y preventivas.
Y… la Gestión??
Ciclo PHVA •
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Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización. Hacer: Implementar los procesos.
Ciclo PHVA Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas , los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. Actuar: Tomar las acciones para mejorar continuamente en desempeño de los procesos. •
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Esquema Básico de Gestión ACTUAR
PLANEAR Definir las metas
Actuar (Corregir / Estandarizar)
Verificar los resultados de la tarea ejecutada
VERIFICAR
Definir los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas
Educar y entrenar Ejecutar la tarea (Recolectar datos)
HACER
