Flujos de Información Para abordar este contenido relacionado a los flujos de información, desarrollaremos los conceptos vertidos por Mintzberg (2002).
Flujos de información y decisiones ¿Qué son los flujos? Son las relaciones entre las diferentes partes de un conjunto o sistema señaladas o producidas por unidad de tiempo o por período determinado. Los distintos tipos de flujos son:
de autoridad; de material de trabajo; de información; de procesos de decisión.
Entonces, es posible contemplar o considerar a la organización como:
un sistema de autoridad formal; un sistema de flujos regulados o normados; un sistema de comunicación informal; un sistema de constelaciones de trabajo; un sistema de procesos de decisión.
La organización como un sistema de autoridad formal Muchos teóricos ya consideran al organigrama como algo permitido, pero sigue siendo útil para conocer las posiciones y las tareas de los subordinados. Si bien es posible otra manera de presentar los flujos comunicacionales, el organigrama tradicional permite establecer:
qué posiciones existen en la organización; cómo se agrupan esas posiciones en unidades; cómo la autoridad formal fluye entre posiciones y unidades. Pero vale insistir en que debe tenerse en cuenta que la autoridad formal solo representa un aspecto limitado de la organización en general y de los flujos en particular.
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La organización como un sistema de flujos regulados o normados Figura 1: Flujo de actividad
Fuente: Mintzberg, 2002.
Aquí se representaría el perfecto funcionamiento de la organización, los flujos totalmente previstos e indicados. Esta concepción fue predominante en los albores de la administración como ciencia, pero sigue siendo muy útil en los procesos de planeación y control. Estos flujos regulados recorren toda la organización, pero son más rigurosos y cuantiosos en el núcleo operativo. Las órdenes van descendiendo de manera ordenada y programada desde el ápice de la organización. Observa también los flujos entre la tecnoestructura y la estructura de los mandos medios y también los flujos entre el staff de apoyo y la dirección vertical.
La organización como un sistema de comunicación informal Lo formal puede identificarse con lo preestablecido, con lo reconocido, con lo reglado. Por esa particularidad, las representaciones formales también se presentan como claras y precisas. Los avances de los estudios de la ciencia de la administración evidencian progresivamente la complejidad de las comunicaciones organizacionales. No solo pueden identificarse los flujos catalogados de informales, sino que
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también es posible establecer distintas fuentes de poder ubicadas en lugares de la organización no convencionales y también fuera de ella. Entonces, la comunicación formal debe completarse con la comunicación informal. Gran parte de la comunicación informal transcurre independiente al trabajo definido dentro de la organización.
de
manera
Figura 2: Flujo de comunicación informal
Fuente: Mintzberg, 2002.
Lo informal puede pensarse como lo que no se ve, lo que subyace. Las relaciones informales no están preestablecidas, no están escritas, no se representan en ningún organigrama. Por ejemplo, las relaciones que se establecen entre las personas de la organización por el hecho de compartir un partido de fútbol luego del trabajo o por tener afinidad en determinados temas o por relaciones familiares y que seguro influenciarán las relaciones laborales.
La organización como sistema de constelaciones de trabajo Este tipo de representación resulta muy útil e interesante, pues indica los distintos tipos de agrupaciones reales por asociación de tareas: las personas conforman pequeños círculos de compañeros trabajos con base en relaciones horizontales y no verticales.
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La organización como sistema de proceso de decisión Los procesos de decisión se dividen en grupos de acuerdo a su importancia dentro de la organización.
Decisiones de operaciones: estas son rutinarias y algunas hasta automáticas. Decisiones administrativas: orientan y coordinan las decisiones de operaciones. Decisiones estratégicas: son de excepción o no rutinarias o no programadas.
Figura 3: Flujo de decisiones no programadas
Fuente: Mintzberg, 2002.
El flujo de las ideas Acompañando el auge del estudio y reconsideración de los recursos humanos dentro de la organización, es importante fomentar el flujo de las ideas en toda la organización y en todos los sentidos posibles. Por último, el siguiente esquema puede resultar útil para comprender el sinnúmero de flujos posibles en la organización entre las cinco partes en las que fue divida.
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Figura 4: Flujos posibles en la organización
Fuente: Mintzberg, 2002.
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La organización como sistema Para abordar este contenido relacionado a los sistemas de información organizacionales, debemos comenzar revisando algunos conceptos básicos y luego sí incorporarlos y aplicarlos a nuestras organizaciones.
Componentes del diseño organizacional Es importante la idenficación de los componenetes, pero no solo por su conocimiento en sí, sino por la necesidad de comprender el flujo de información que se generán entre sí, sus interrelaciones y los efectos que ocurren entre ellos. Por esta razón revisaremos los siguientes temas.
Elementos del diseño Si tomamos de base la figura 1 de la lectura 1 de este módulo sobre sistemas, podemos identificar en la parte de procesos los siguientes elementos: Figura 1: Elementos del diseño
Personas
tecnologías
estrategia
procesos
estructura
Fuente: elaboración propia.
La estrategia es lo que permitirá identificar qué hacer, cómo , quién, dónde. No solo es importante la definición, sino la implementación de ella y por esta razón debemos tener en claro los demás elementos.
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Recursos humanos: la gente es un elemento vital, pero no solo debemos reconocer sus capacidades, sino que debemos ubicarlas en el lugar donde mejor se desempeñarán. Para ello hay que medir el desempeño, evualuar roles y conocer los niveles de satisfacción. Estructura: las organizaciones utilizan los organigramas como manera de representación formal de las estructuras jerárquicas y funcionales de la misma. Por esto es importante también identificar los tipos de estructura 1. Formal: es la definida en la organización y aparece en sus manuales. 2. Presunta: como la perciben los empleados. 3. Existente: es la que existe realmente luego de un análisis. 4. Requerida: es lo que necesitan los individuos.
Figura 2: Ejemplo de organigrama
Gerencia
Staff jurídico
contable
Administración
Comercialización
Distribución
Fuente: Elaboración propia.
Procesos: son un conjunto de actividades que se van a ejecutar para en pos del logro de un elemento de valor para el destinatario. Por ejemplo: el proceso de producción de una golosina, un proceso de facturación o de entrega de la mercadería, entre otros. Tecnologías: son el conjunto de herramientas que permiten la transformación de la materia prima en producto.
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Flujos de información y decisiones Veamos a continuación la visión jerárquica y la visión de Mintzberg (2002) sobre los flujos de información que se producen o existen en las organizaciones. Vision jerárquica La organización representada en niveles jerárquicos nos permite identificar los niveles responsables de tomar las decisiones estratégicas que se seguirán, como el directorio, la gerencia. Los niveles administrativos responsables de las decisiones tácticas que permitirán alcanzar los objetivos estratégicos definidos, tales como los jefes de área. Los niveles técnicos responsables de ejecutar las acciones operativas como, por ejemplo, los empleados de caja o de una línea de producción.
Figura 3: Ejemplo estructura jerárquica
Fuente: Doris, 2015, https://goo.gl/L99cw1
Para entender cómo están estructuradas las organizaciones, es importante conocer el funcionamiento de estas.
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Se trata de entender cómo son los movimientos, los flujos, las entradas, las salidas y los recorridos. ¿De qué? De información, de personas, de materiales, de insumos, etcétera. De acuerdo con la visión de Mintzberg (2002), la Organización consta de 5 (cinco) partes que atraviesan e interactúan en la organización de una manera compleja. Sería apropiado partes como (conformando el Sistema mayor quepensar sería laestas Organización). EsasSubsistemas partes son:
El Núcleo de Operaciones. El Ápice Estratégico. La línea media. La tecnoestructura. El staff de apoyo.
Pensemos en algún pequeño emprendimiento, el srcen de una organización, veremos que prácticamente las personas que intervienen se dedican a tareas casi operativas en su totalidad, no perciben la necesidad de otros roles. Es decir, estas, por ejemplo, atienden clientes, entregan productos y compran insumos, pero, a medida que crece el volumen de las transacciones, es necesario comenzar a administrar fondos de manera más detallada, incorporar más recursos, optimizar los procesos y esto nos lleva a formalizar los procedimientos, incorporar más recursos. Primero surgirá la necesidad de supervisar las tareas, luego la necesidad de coordinar y, acompañando al crecimiento, la necesidad de una conducción. Esta evolución va consolidando la noción y alcance de la jerarquía organizacional. En el proceso de formalizar y normalizar las actividades, nos vemos en la necesidad de incorporar ténicos y profesionales que se especializan en temas como podría ser en la parte contable, en el desarrollo de sistemas o lineas de producción y maquinarias. El Núcleo de Operaciones en el cual los operarios realizan el trabajo clave de la organización íntimamente relacionado con la producción y elaboración física de los bienes (productos) o la conformación de los servicios que se ofrecen al exterior de la organización - Salida -. En este núcleo se trabaja, entonces, con el input, con el proceso y con el output. Por encima de este núcleo operativo se ubicaría el Componente de Mando dividido en un escalón intermedio y el escalón superior (el Ápice 5
Estratégico). Esta cadena de mando natural aparecería frágil si no tuviera dos grandes brazos de acompañamiento. Por un lado, la llamada Tecnoestructura donde se desarrollan las normas de trabajo “de los otros” individuos de la organización.
Y por estas el otrosecundan lado o costado, el conjunto de actividades de apoyo llamadas staff: las actividades del núcleo de operaciones Existe otro grupo staff que apoya al ápice o cumbre estratégica como, por ejemplo, el staff contable o el jurídico. Figura 4: Las cinco partes básicas de las organizaciones
Fuente: Mintzberg, 2002
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Teoría de sistemas Para comprender a la organización como sistema, debemos empezar por su definición. De esta manera, podemos decir que una organización es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades al aplicar recursos en pos de ciertos valores comunes. Como sistema social, la organización puede ser concebida como una coalición de individuos y grupos, también como un sistema abierto que se relaciona con el entorno en forma continua. La definición brindada y los conceptos vertidos demuestran que la organización es un sistema tal como lo explicita la teoría de sistemas. Las organizaciones, al ser un sistema social, funcionan utilizando recursos disponibles y se basan en normas y valores que definen los rasgos distintivos de cada una de ellas y que forman parte de la cultura organizacional. Como establecen Gómez Fulao y Magdalena en la bibliografía estudiada: La cultura le servirá para efectuar el planteo estratégico. En la solución de los temas diarios tendrá que recurrir a diferentes fuentes de información para acopiar conocimientos detallados y actualizados, que harán instrumental el planteo básico. La cultura le servirá aun para conocer dónde puede obtenerse la información. (1999). Como síntesis, podemos decir que la cultura organizacional es el conjunto de normas, hábitos y valores que practican los individuos de una organización y que hacen de esta su forma de comportamiento. Las transacciones de las organizaciones y su ambiente no pueden ser analizadas con las mismas leyes de la física, el continuo intercambio de energía entre sus fronteras y el ambiente hace que se entiendan como sistemas abiertos (Gilli, 2007) De acuerdo con los temas expuestos, desarrollaremos los principios de la teoría de sistemas como aporte a la cultura organizacional, marco imprescindible para otorgar lógica y eficiencia a cualquier proyecto de desarrollo de sistemas.
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Principios de los sistemas A continuación, desarrollaremos los principios que rigen la implementación de los sistemas de información, ya que la decisión de llevarlo a cabo tanto como su aplicación deben respetar los cinco principios que mencionaremos a continuación.
Principio de la interrelación Debido a la fuerte interrelación entre la estructura y los componentes que constituyen el sistema, cualquier evento tanto externo como interno al sistema produce mutaciones deseadas o no deseadas en él. Esto es como consecuencia de su reacción y adaptación a los nuevos cambios. Cabe acotar que los cambios producidos en un sistema son más fáciles de evaluar y visualizar si estos son físicos. En cambio, en los sistemas considerados abstractos, como los sistemas sociales, en los cuales interviene el pensamiento de cada individuo, se requerirá el consenso de todo el grupo para trabajar eficientemente en el nuevo sistema. Supongamos que el envase descartable de una empresa de bebidas deja de ser económicamente viable y por ende debemos incorporar a la línea de producción envases retornables. Esto se gestiona e implementa desde el sistema de producción, pero existe una fuerte interrelación con el sistema de envío y recepción, por ejemplo, ya que ahora los camiones regresarán llenos de botellas vacías, cuando antes venían vacíos. Por ende, se requiere personal de descarga, espacio de almacenamiento y un sistema de lavado para volver a usarlos en la línea de producción.
Principio de jerarquización Este principio se vincula con el concepto de subsistemas, es decir, un sistema menor inserto dentro otro mayor. Los subsistemas que conforman a los sistemas se interrelacionan al formar entes complejos no solo por la interrelación, sino también por su jerarquía. A su vez, a los sistemas, para poder estudiarlos mejor y analizar en profundidad su funcionamiento, debemos aislarlos o dividirlos en partes más pequeñas, es decir, no se pueden estudiar un sistema como un todo. Por esta razón, al separarlos se establecen dos tipos de límites arbitrarios: uno externo, que es el encargado de encuadrar al sistema que se quiere estudiar y otro interno que en relación al sistema que se aísla. No se estudian los procesos que ocurren dentro de estos, sino que se lo visualiza como una caja negra en donde lo único que importa es definir las salidas que se producen ante cada entrada suministrada.
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El conocimiento y habilidad que debe tener un analista para fijar estos límites están ligados a la cultura organizacional del analista, por este motivo se dicen que son arbitrarios, porque son establecidos según el analista y su cultura.
Figura 1: Principio de jerarquización sugerencia
Fuente: Matrioska Mamushka, 2013, https://goo.gl/p7UDCx
Por ejemplo, si queremos estudiar el funcionamiento del sistema financiero de una empresa, cuyas funciones principales serían el otorgamiento de crédito, las cobranzas, los pagos, como así también la obtención, colocación, manejo y custodia de los fondos, entre otros, no se pueden estudiar todas estas funciones en su conjunto, por lo cual al sistema hay que fragmentarlo en partes más pequeñas. Supongamos que el analista desea ahora investigar el otorgamiento de crédito, este estableció un límite externo, ya que aisló esta función del sistema financiero de los demás sistemas que lo componen. Para poder estudiar su funcionamiento, posteriormente a cada elemento de este sistema aislado se lo analiza como una caja negra, es decir, se presta mayor atención a las salidas producidas como consecuencia de las entradas suministradas. Por otra parte, podemos afirmar que son tres las razones que justifican la fragmentación de los sistemas para su análisis y racionalización. Una, de orden técnico, si no se fragmentase el sistema y se pretendiese estudiar el todo, el tiempo que se insumiría en relevar y conocer sería tan grande que cuando se completase este ya podrían haber cambiado las
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condiciones de operatividad y estar desactualizadas las conclusiones y medidas de cambio que se aconsejaran. Otra razón es la política, todo estudio de sistema está avalado por alguna autoridad que le da el sustento legal. Por último, la tercera razón obedece al tipo motivacional. La implementación de cambios en los sistemas debe hacerse con el apoyo de la gente que los opera. Es imposible pensar que una instalación exitosa puede hacerse con la oposición de todo el personal. Además, un tiempo prolongado sin mostrar resultados disminuye el interés de los empleados y resquebraja su deseo de cooperación.
Principio de organización
Este principio toma como basamento los principios anteriormente mencionados de interrelación y jerarquización y expresa que no es suficiente que en un sistema estén interrelacionados los componentes con la estructura y que cada componente del sistema tenga subsistema (jerarquía), sino que además estos componentes deben estar organizados en pos de la búsqueda del objetivo común. Por ejemplo, en un sistema comercial, si una persona adquiere un producto, este no le será entregado sin la previa documentación de venta, la cual genera un derecho a la empresa de cobro y una obligación de pago para el cliente. Este ejemplo tiene sentido si la empresa opera de esta manera porque puede haber organizaciones comerciales que primero receptan el pago del cliente como condición de entrega del producto, es decir, la organización de los sistemas dependerá de la operatoria definida por la empresa. Ten cuidado, esto no siempre sucede así, ya que, si suponemos al sistema respiratorio, no se pueden cambiar de orden los componentes: por ejemplo, el aire ingresa por nariz y llega a los pulmones, nunca el aire ingresa en forma inversa. Por lo expuesto, queda claro que los sistemas deben ser proyectados e implementados siguiendo una línea de pensamiento racional. Algunos sistemas que no son planificados expresamente pueden ir construyéndose en el tiempo y lograr un funcionamiento eficaz. Como ejemplo podemos citar el sistema organizacional, en el cual su personal va aprendiendo a través de pautas adecuadas de gestión emanadas por la alta administración. Si el personal directivo no es capaz de establecer normas,
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este sistema organización colapsaría. A modo de síntesis, podemos afirmar que no se pueden mejorar los sistemas con órdenes convulsivas, sino que deben ser producto de un proceso de conocimiento racional, relevamiento, diseño, discusión, normalización, capacitación, difusión y seguimiento que demandan tiempo y dinero para las organizaciones.
Principio de la significatividad Como consecuencia de la aplicación de los principios de interrelación y organización, surge el principio de significatividad. Por lo expuesto anteriormente, todo sistema opera en cierto equilibrio dinámico y cualquier cambio que rompa este equilibrio produce costos explícitos como implícitos, por lo cual, si se realiza una modificación o cambio, este debe ser significativo, justificado e implicar ventajas por su fuerte implicancia e impacto en los costos inherentes producto de la transformación. Por último, podemos decir que los cambios frecuentes o contramarchas constituyen el peor camino para obtener sistemas eficaces y eficientes.
Principio de la economía de la formalización Todo sistema debe regirse por normas de funcionamiento que alcancen cierto grado de formalidad. Esto seguramente variará según el tipo de sistema que estemos hablando. Si bien nuestros ejemplos se relacionan a las organizaciones, podemos decir que la formalización es el conjunto de normas escritas y estructuradas plasmadas en los manuales organizacionales que definen funciones, responsabilidades, procedimientos y normas para que todo integrante de la organización las cumpla y de esta manera sea más fácil y eficiente el control. Por otra parte, podemos decir que una organización muy formalizada implica que esta tenga obsesión por el control y traiga como consecuencia organizaciones poco flexibles a las que le costará adaptarse a los cambios introducidos por el entorno, con el cual convive e interactúa. Sin embargo, la formalización debe existir. Todo depende de la cultura organizacional y de la dimensión de la organización, debido a que la normalización produce economía cuando los recursos funcionan eficazmente en forma controlada.
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Sistemas de información organizacional Para abordar este contenido y relacionar a los sistemas de información organizacionales, debemos comenzar revisando algunos conceptos básicos y luego sí incorporarlos y aplicarlos a nuestras organizaciones.
Sistemas Podemos entender a un sistema como un conjunto de elementos, objetos interrelacionados entre sí que tienen un objetivo en común,(Gili, 2007). Si entendemos a este concepto de manera simple, no es algo que se limite a una organzación, sino a cualquier enfoque que querramos plantear. Por ejemplo, un sistema de transporte, un sistema respiratorio, un sistema de comunicación, sistema planetario y así podríamos continuar. Te invitamos a que armes una rápida lista de los sistemas con los cuales estás interactuando en este momento mientras estudias el contenido de esta materia.
Componentes Veamos qué elementos componen un sistema para, de esta manera, poder identificarlos en nuestro entorno, diseñarlos y analizarlos para lograr cambios y mejoras en ellos. Veamos la siguiente imagen:
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Figura 1: Componentes de un sistema Contexto
Salidas
Entradas Procesos
Retroalimentación
Fuente: Elaboración propia.
Componentes: 1) Entrada: son todos aquellos elementos o componentes requeridos para que el sistema pueda funcionar. 2) Procesos: son el conjunto de relaciones, acciones, pasos que se deben ejecutar durante el periodo de ejecución de un sistema. 3) Salidas: son los resultados obtenidos del sistema y que deben estar alineados con los objetivos del sistema. 4) Retroalimentación: es una instancia de control para validar si los objetivos han sido logrados según las salidas alcanzadas en el sistema. Esta puede ser positiva o negativa. Es positiva si los resultados alcanzados son iguales a los objetivos planteados y negativa en caso de que estos no alcancen o superen los objetivos del sistema. 5) Contexto: es el entorno o medio ambiente en el cual se desarrolla el sistema y que interactúa y se interrelaciona con él. 6) Límites: es lo que permite identificar hasta dónde uno tiene acción directa sobre los procesos y qué cosas quedan por fuera.
Por ejemplo, si pensamos en un sistema de transporte, el objetivo puede ser que se cubra un recorrido determinado entre dos ciudades con una frecuencia de tres viajes diarios y una duración de tres horas. Para poder cumplir con este, debemos tener en claro que la salida a lograr debe ser la misma que la planteada en el objetivo. Para ello, identificaremos las entradas con N vehículos en función de la distancia , choferes, insumos, etc.), luego el proceso que será el recorrido, las paradas, los pasajeros, etcétera y esto es lo que está por dentro de nuestros límites, pero nuestro sistema está en un contexto o ambiente. Por ejemplo, si hay cortes de ruta, mal tiempo, etcétera seguro afectará a los resultados del sistema. Aquí es donde la retroalimentación es importante para ver si el logro o no del
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objetivo es algo que podemos corregir nosotros o parte del contexto o de la competencia (parte del ambiente).
Figura 2: Sistema de transporte
Fuente: https://goo.gl/aKvDpY
Tipos de sistemas Como mencionamos en el apartado anterior, un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que nos permitirán modelar el sistema, pero también podemos entender y clasificarlos de acuerdo con su relación con el entorno. Es decir, existen sistemas que reciben intercambios deseados o no del ambiente y por ello se adaptan a él, como es una empresa en el sistema de ventas o de competencias. Pero también existen sistemas cerrados, es decir, que no pueden recibir influencia del entorno, sino se alteran y se destruyen o se deben regenerar, como podría ser un experimento químico. Si pensamos en los elementos que constituyen al sistema, podremos identificar sistemas físicos que permitirán al observador definirlo siempre igual sin dependencia del observador como, por ejemplo, una línea de producción, pero si pensamos en sistemas abstractos, estos son productos de la mente humana y dependerán significativamente del observador. Por ejemplo, el desarrollo de un organigrama (es una representación gráfica de la estructura donde se pueden observar áreas y relaciones que desarrollaremos en lecturas posteriores) dependerá de quién lo diseñe y establezca.
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También podemos considerar que, de acuerdo con sus salidas, el sistema puede ser considerado como determinístico, es decir, uno puede determinar la cantidad o el tipo de salida que debe tener el sistema como, por ejemplo, en un sistema de producción podemos definir que deben salir cinco vehículos por día con una tasa de defecto de 0.1, pero si la salida está asociada a una probabilidad de ocurrencia, decimos que el sistema es probabilístico como, por ejemplo, un sistema meteorológico, donde indicamos que la probabilidad de lluvia es del 70 %.
Conceptos A continuación, desarrollamos algunos de los conceptos más importantes relacionados a los sistemas. Jerarquía: este concepto nos lleva a pensar en el concepto de subsistemas, es decir, para comprender un sistema es necesario en muchos casos desagregarlo para profundizar su estudio y comprensión. Como, por ejemplo, si tenemos un sistema como el ser humano, podemos entender la existencia de subsistemas como el respiratorio o el circulatorio. Totalidad: un sistema (o subsistema) debe ser considerado en un todo, precisa ser estudiado en la totalidad de sus interdependencias o interrelaciones. No podemos o no debemos aislarlo de sus relaciones, sino perdemos la noción de los efectos que esto puede generar ante cualquier cambio. Teleología: es la persecución de un objetivo, ya que todos sus componentes o elementos persiguen el logro de una meta. Atributos: son aquellas caracterísiticas que identificamos en los elementos del sistema y que se pueden definir en concomitantes o definidores. Los concomitantes son aquellos en los que su presencia o ausencia no modifica la entidad, mientras que los definidores son absolutamente necesarios, sino dejaría de ser lo que es. Por ejemplo, hoy uno de los desarrollos más innovadores es el vehículo autónomo. No podríamos pensar en el vehículo sin un motor o elemento generador de la energía independiente que sea electricidad o combustible fósil, pero las carácterísticas de confort pueden o no estar que el concepto de vehículo no se pierde. Diferenciación: dentro del comportamiento de un sistema, cada parte puede tener, y de hecho las tiene, funciones distintas. Por ejemplo, en el sistema de transporte, algunos se podrán encargar de la conducción de los vehículos y otros de las tareas de mantenimiento de las unidades.
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Equifinalidad: en un sistema podemos llegar al mismo resultado al modificar algunas entradas o procesos. En el sistema de transporte, si queremos mantener el servicio a pesar de cortes de ruta por mantenimiento vial de un puente, vamos a modificar el recorrido e incluso podemos incorporar más unidades si el recorrido se ve afectado por un incremento en la distancia y queremos mantener la frecuencia comprometida. Regulación y homeostasis: cuando mencionamos el concepto de retroalimentación, indicamos que es un control sobre las salidas y el logro de los objetivos. Aquí es donde se aplican las modificaciones o ajustes necesarios para mantener el equilibrio. La homeostasis es el equilibrio dinámico obtenido mediante la regulación.
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Actividad 1 – Módulo 1 Glosario
Objetivo: Desarrollar un glosario a través del cual pueda vincular los términos relacionados a la visión sistémica y sus conceptos principales.
Consigna: Construye un glosario sobre los términos y conceptos de la representación gráfica de la visión sistémica de la organización de este primer módulo. Para ello verás que te brindo una serie de términos con los que:
-
Primero deberás del grupo total de palabras seleccionar aquellas que identificas estudiadas en este módulo 1:
Organigrama.
Cursogramas.
Entradas.
Procesos.
Retroalimentación.
Ambiente.
Control.
-
Segundo: por cada palabra seleccionada elegir cuál crees que es la definición que mejor la representa:
Elementos necesarios para el desarrollo del proceso del sistema. Conjunto de tareas y procedimientos que permitirán obtener los resultados esperados. Es una representación gráfica de la estructura orgánica de la organización.
Son representaciones gráficas que permiten mostrar procedimientos administrativos. Entorno o contexto que puede afectar o verse afectado mediante interrelaciones con los procesos.
Elemento de control que permite validar las salidas del sistema con l os objetivos. Es un área en la cual se gestionan los procesos desde la generación de un cliente nuevo hasta la confirmación de la venta.
Esta actividad debes desarrollarla en Word letra Calibri T.12. Durante la realización de la actividad te encontrarás con distractores.
Modelo a completar
Concepto
Definición
Actividad 2 – Módulo 1 Organizador de i nformación
Objetivo: trabajar y afianzar los conceptos e ideas principales de la lectura del módulo “la organización como sistema”. En esta actividad, te propongo que realices un mapa conceptual, para ello: 1. Revisa los conceptos que te brindo en cada box. 2. Elige cuál será el concepto central. 3. Elige cada uno de los boxes y ubícalos generando un mapa que muestre:
a) los conceptos que se te presentaron b) su relación c) su jerarquía d) conectores
4. Presenta esta actividad en un archivo de Word, utilizando tipografía Calibri 12 y los recursos gráficos que sean necesarios.
Conceptos y conectores: Mediante su estructura
Como represento la organización
tecnoestructura Núcleo de Línea media
Operaciones Identifico los niveles niveles
Apice estratégico Staff de apoyo
Modelo a completar
Actividad 3 – Módulo 1 Organizador de i nformación
Objetivo: Identificar y asociar los distintos tipos de flujos de información definidos por Mintzberg con el concepto correspondiente de cada uno de ellos. Consigna Luego de que hayas realizado un repaso de los conceptos que trabajaremos en esta actividad, te sugiero que realices lo siguiente: 1) Identificar aquellos flujos de información, especificados a continuación, más importantes de la lectura 3. Ten en cuenta la presencia de distractores. 2) Por cada flujo de información que hayas identificado deberás vincularlo, mediante el uso de flechas, a la definición que mejor lo represente 3) Entrega esta actividad en un archivo Word, utilizando tipografía Calibri 12 y los recursos gráficos necesarios. Puedes encontrar con distractores.
Sentencias:
Sistema de Flujos contables
Sistema de autoridad Formal
Sistema de Flujos Regulados
Sistema de Comunicación Informal
Sistema de constelaciones de trabajo
Definiciones:
Nos ayuda a describir y comentar, laforma en que fluye la información dentro del sistema para determinar y comprender la validez de la información disponible.
Indica los distintos puntos de agrupaciones reales por asociaciones de tareas
Representa los flujos totalmente previstos
Permite identificar que posiciones existen y como se agrupan.
Es buena parte de la comunicación que transcurre de forma independiente al trabajo
Flujos de información
Definición
Actividad 4 – Módulo 1 Organizador de i nformación
Objetivo: identificar y aplicar la asociación de definiciones, conceptos y ejemplos de los principios de los sistemas de información. Consigna: En base a los conceptos presentados en el modelo a completar, encontrarás frases que reflejan hechos, ideas y opiniones vinculadas a la teoría general de
los sistemas y que has podido revisar en la lectura “Teoría general de sistemas”. Luego de un repaso de tus notas, te propongo lo siguiente:
Revisa detenidamente cada una de las frases/sentencias que te presento a continuación, correspondientes a definiciones, conceptos relacionados y ejemplos.
Dentro del cuadro, completa cada casilla con lo pedido en el mismo, encontrarás los diferentes conceptos referidos a los Principios. Tú deberás completar el resto con las frases y sentencias presentadas.
Entrega esta actividad en Word, utilizando tipografía Times New Roman 12.
Definiciones de los principios
Los subsistemas que conforman a los sistemas se interrelacionan formando entes complejos Debe producir una mejora en los sistemas o proceso existentes
Todo cambio en un sistema produce efectos deseados y no deseados el conjunto de normas escritas y estructuradas plasmadas en los manuales organizacionales y depende de la organización
La implementación de un nuevo sistema debe estar alineado con los objetivos organizacionales
Conceptos relacionados (esto deberás incluirlo en la columna ¿con qué otros conceptos del módulo se relacionan?)
Un sistema implementado en el área de producción de la empresa tendrá efectos en el sistema de entrega de pedidos Cualquier modificación en el sistema está alineado con las políticas definidas por la alta dirección Es necesario la definición de manuales para optimizar los procesos. Las modificaciones en el sistema, pueden tener consecuencias que no se consideraron en el momento de implementarla La implementación de un nuevo sistema debe estar alineado con los objetivos organizacionales
Ejemplo que muestre el mismo concepto:
Un cambio en el sistema de producción, modifica los sistemas de almacenamiento y logística
El cambio en el envase afectará la maquinaria de producción, e aprovisionamiento de materias primas , es decir vemos como está inserto nuestro sistema de envases en otros más amplios de la organización Cuando la empresa tiene mucha rotación de personal, el manual permitirá tener documentado el proceso y capacitar de manera más rápida y precisa al nuevo RR.HH. Un cambio en el envase de un producto (gaseosa en descartable), se hace porque permite cubrir un segmento del mercado que antes no abarca. SI decidimos desarrollar un sistema de comercio electrónico, es porque el nivel estratégico está comprometido con esa línea de comercialización
Este es el cuadro que deberás completar: Concepto
Definición
Ejemplo muestre
que ¿Con qué otros el conceptos del
mismo concepto
Principio de interrelación
Principio de economía de la formalización
Principio de organización
Principio de la significatividad
Principio de Jerarquización
módulo relacionan?
se
Estructura Organizacional Para abordar este contenido a lo largo de la lectura iremos revisando los conceptos más importantes sobre la estructura en las empresas.
Estructura Cuando hablamos de la estructura de la organización, estamos haciendo referencia a las formas de ella, la cual ha sufrido un proceso de transformación a lo largo del tiempo y de la adaptación necesaria de todo organismo.
Concepto Una forma de representar la estructura de manera gráfica de una organización es a través de un organigrama, el cual permite observar sus diferentes áreas y su relación entre ellas. Existen diferentes formas que iremos revisando a lo largo de las lecturas. Las formas de organización han evolucionado desde estructuras muy simples (alguien que dirije y un conjunto de operarios) a estructuras muy complejas, como empresas que se encuentran distribuidas geográficamente en cualquier lugar del planeta con recursos propios directos o no, con trabajos en equipos distribuidos, con horarios distintos en un mismo proyecto. Figura 1: Organizaciones en red
Fuente: Desafíos de la gerencia. Recuperada de https://goo.gl/7SztEx (2016)
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Evolución de las estructuras organizacionales Veamos en el siguiente cuadro las diferentes formas organizativas y su relación con las épocas del management. Esto no quiere decir que no existan las primeras, sino que son parte de tipos de organización y evolución de estas.
Figura 2: Formas organizativas
Fuente: Gili, Arostegui y Dovel, 2007, p. 106.
Es importante comprender que una empresa evoluciona desde su creación y en esta etapa es importante el liderazgo inicial, la creatividad que existe en ella, pero, una vez que empieza a crecer, comienza a necesitar de dos pasos muy importantes: dirección y delegación. Es frecuente ver pymes que han
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crecido en el volumen de clientes o de productos que comercializan, pero todo pasa por las manos del dueño. No se puede decidir nada en las áreas o los objetivos están su cabeza y no son comunicados correctamente. Posteriormente a este paso, delegar requiere de control en algunos casos por el tipo de actividad más fuerte en otros más sutil, pero siempre deben existir metas claras. Muchas empresas en esta etapa sufren lo que se denomina crisis del papeleo, es decir, se burocratiza todo para tener mayor control y esto puede atentar contra la productividad. Es muy importante en esta etapa de la madurez de la empresa lograr el crecimiento a través de la colaboración de sus recursos, muchas organizaciones hacen de esto un culto, con técnicas como la de gestión de conocimiento y prácticas de interacción continua.
Especificaciones Veamos cómo Drucker (2000) desarrolla estos requerimientos mínimos que las estructuras deben satisfacer, tales como la claridad, la economía, la dirección de la visión, la comprensión de la tarea propia y del conjunto, la estabilidad, la adaptabilidad y la autorrenovación. A continuación, dearrollamos algunas de ellas: Dirección de la visión: la estructura debe orientar a las unidades hacia la visión organizacional, debe promover el trabajo a los resultados por encima de lo especializado como un fin autónomo. Entendamos acá el principio de interrelación y jerarquización de la empresa como sistema. Comprensión de la tarea: cada individuo debe conocer su tarea especifíca, pero como parte de un todo y de qué manera contribuye al fin común. Economía: la estructura debe ser lo más simple posible, se debe fomentar la motivación y el autocontrol, ya que, de esta manera, se minimizan los esfuerzos. Estabilidad y adaptabilidad: se debe proporcionar cierta seguridad al individuo sobre su lugar y tarea, pero no significa rigidez. La estructura requiere adaptarse a nuevas exigencias para sobrevivir. Autorrenovación: la estructura debe favorecer el crecimiento y acceso a nuevos cargos así se promueven nuevas ideas.
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Estructura organizacional Para abordar este contenido, comenzaremos desde una mirada a algunos conceptos previos necesarios para poder armar luego los tipos de organigrama desde las configuraciones tradicionales a las formas innovadoras.
La naturaleza Luego de tener el plan adecuado y si ya están claros los objetivos y las metas (medibles y verificables), será el momento de organizar. Cuando se tiene en claro los objetivos (…) y la forma de conseguirlos es que se debe seguir el sentido de la organización. Ello implica:
Identificar las actividades necesarias para lograr los resultados esperados. Clasificar las actividades. Agrupar las actividades necesarias. Asignar a cada agrupamiento un administrador con la autoridad
necesaria para de supervisarlo. Definir el nivel relación con los demás grupos de actividades.
Organización formal Cuando las actividades de dos o más personas están explícitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos. Principios de la organización formal:
Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización). Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo). Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la empresa.
Agreguemos más ideas sobre la organización formal:
Está basada en la división del trabajo. Se diferencian unos integrantes con otros de acuerdo a las tareas. Es la organización pensada explícita en el “papel”. Está aprobada y comunicada por la dirección.
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Es la estructura oficial. Se hace referencia en los manuales y procedimientos. Los roles están perfectamente delimitado e identificados.
Organización informal Además de la organización formal, dentro de las estructuras también se pueden encontrar las organizaciones informales: esta es la resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros y de otras relaciones.
El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas. Necesidad de información. Es importante integrar la organización informal.
Este tipo de organización se conforma espontáneamente. Se forman a partir del compañerismo en el trabajo; hasta pueden corresponder a algunos grupos de poder dentro y fuera de la organización. Entonces, podemos decir que la organización informal se constituye de interacciones: estas relaciones nacen en un primer momento en las relaciones formales. La organización informal se establece a través de redes comunicacionales que no responden a ningún plan sistemático de comunicación, en ese tipo de redes transitan los rumores y las informaciones de pasillo. La organización informal, a través de las propias redes de comunicación, pueden ocasionar altos costes a la organización si no se controlan y se aclaran las situaciones a tiempo. Un simple comentario fuera de contexto puede generar en los miembros de la organización incertidumbre, desconcierto y por lo tanto ausencia de un clima laboral proactivo y productivo. Pero no sería cuestión de intentar suprimir la comunicación informal, puesto que de allí pueden surgir ideas, aportes, críticas, sugerencias que beneficiarían a la organización, sino de encauzar esas relaciones de la forma más adecuada. En el siguiente esquema tienes un ejemplo de la coexistencia entre la organización formal y la organización informal.
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Figura 1: Organización formal
Fuente: Avendaño, 2016, p. 7.
Por tal motivo, es importante reconocer los grupos para, entre otros aspectos, describir su nivel de poder dentro de la estructura. Dicho de esta manera, la organización informal es cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aun cuando contribuya a resultados conjuntos. Luego de esta actividad primaria en la que se establece la organización formal y se reconoce la organización informal, ya es posible ir ordenando las distintas partes de la organización y establecer los vínculos adecuados para el logro de sus fines. Hablaremos entonces de los subsistemas que conforman o conformarán nuestra organización; estos subsistemas (y subsistemas de los subsistemas) se identificarán con nombres como departamentos, áreas, secciones, divisiones, sucursales, regiones, etc., y, a su vez, los distintos administradores se identificarán con ellos.
Relaciones en la organización Como Sistema Social por excelencia es imprescindible atender de manera permanente las distintas relaciones, en principio formales, entre todos los integrantes de la organización. Esas relaciones serán de igualdad, de superioridad y de inferioridad de acuerdo al principio de la cadena de mando. Estas relaciones Organigramas.
quedan
perfectamente
establecidas
en
los
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CADENA DE MANDO: Conjunto de relaciones de dependencia desde cúpula a base. UNIDAD DE MANDO: Sólo supervisor. TRAMO DE CONTROL: Número de personas que supervisa un superior. Cuanto más ascendemos, menos personas se supervisa.
Esto es lo que se conoce como Tramo de Control, Tramo de Administración (o Cadena de Mando, propiamente dicha). En esta instancia, la organización debe decidir y establecer cuántas personas a cargo tendrá cada individuo, rol o función. Esa decisión estará encaminada y enmarcada en las premisas básicas de la Eficacia y de la Eficiencia: resulta obvio entender que la cantidad de personas a cargo será siempre una situación limitada. Es particular de la estructura administrativa que en los niveles inferiores de la organización el número de las personas a cargo es mayor que en los niveles intermedios y, al continuar el ascenso por la vía jerárquica, esa cantidad sigue descendiendo. No hay tipos de Tramo de Control preestablecidos. Son muchos los factores que coadyuvan en la decisión de las características del Tramo de Control adecuado a cada organización en particular Es posible, entonces, identificar un conjunto de factores factibles de clasificar como factores internos y factores externos: todos influyen en la estructura organizacional. TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe:
Número de actividades en un mismo sector. Grado de incertidumbre en el trabajo. Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los subordinados. Mayor capacitación de los subordinados. Procedimientos estandarizados. Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no). En el sentido amplio, se determinan tramos de control anchos y tramos de control estrechos. Unos y otros tienen ventajas y desventajas. En función del peso relativo de todos los factores influyentes establecidos y del peso relativo de las ventajas y desventajas, la organización decidirá su estructura básica.
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Formas innovadoras Los nuevos desafíos y condiciones que deben enfrentar las organizaciones las llevan a adoptar nuevas formas en su estructura. Para poder analizar y comprenderlas, veremos cómo formas innovadoras las estructuras de red, de profesionales, equipo y matricial. ¿Cuáles son los causales de estas nuevas estructuras? Podríamos tratar de simplificarlas en la ampliación de la frontera territorial de las empresas. Hoy el modelo global de alcance de estas las ha llevado a tener que revisar los canales de comunicación, de administración, de control, esto acompañado de la significativa evolución de los medios de comunicación y tecnologías asociadas que han simplificado no solo los canales, sino la posibilidad de la disponibilidad continua y amplia como la reducción más que considerable de los costos. Pensemos que hace 25 años atrás las comunicaciones entre sedes de una misma empresa distribuida geográficamente requerían de llamados telefónicos de larga distancia, con el costo que eso representaba, y que hoy desde nuestro móvil, casi con un costo nulo, podemos establecer videoconferencias con cualquier rincón de planeta, sin pensar en la posibilidad de monitorear cualquier indicador de producción en línea.
Estructura profesional Basándonos en Mintzberg (2012), podemos analizar a la estructura profesional, también denominada por él como burocracia profesional como una de las estructuras que mencionaremos. En estas organizaciones, las tareas, si bien suelen ser medianamente estables, son de alta complejidad y requieren del control de estos profesionales. Por ejemplo, un médico que analiza a un paciente y pone en marcha un tratamiento o un profesional informático que analiza los requerimientos del usuarios y desarrolla el sistema necesario.
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Figura 1: Organigrama profesional
Fuente: Mintzberg, 1984 Estructura de las organizaciones, pp. 404-405.
Estructura matricial Organizaciones que se dedican a proyectos puntuales, como podría ser un producto particular, buscan este tipo de estructuras que podrían considerarse como un mix de las anteriores. Figura 2: Organigrama matricial
Fuente: Recuperada de https://goo.gl/rm6zKd http://ambientesorgadmon.jimdo.com/estructuraspor-proyecto-y-matricial/ (2016)
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Estructura de red Las estucturas de red surgen como una manera de hacer frente a la competencia internacional y a la incorporación de nuevas tecnologías. Estas organizaciones tienden a una descentralización vertical y transfieren producción en otras compañías. Algunos ejemplos de organizaciones con este tipo de estructuras son la General Electric, 3M, entre otras. Se favorecen las comunicaciones, la colaboración y las relaciones se tornan más estables para afrontar los cambios continuos que se requieren en mercado, productos, relaciones con el cliente, etcétera.
Figura 3: Estructura de red
Fuente: recuperada de http://es.slideshare.net/EtienneGT/presentacion-modelo-mecanicista-yorgnico (2016)
Estructura de equipos Comencemos definiendo equipo como un conjunto de personas las cuales tendrán diferentes habilidades y conocimientos, que se han incorporado desde distintas areas de la organización, en la que cada uno de ellos aportará en tareas específicas. En estos equipos hay personas con perfiles junior,senior, o semisenior pero no hay subordinados o jefes.
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Este modelo es muy utilizado en la industria de las TICs (tecnologías de la información y comunicación), inclusive se aplican metodologías de gestión de proyecctos basadas en estas características de trabajo en equipo (como, por ejemplo, Scrum. Para quienes esten interezados en el tema, pueden acceder a este link: www.scrummanager.net).
Las organizaciones del futuro Cada día las organizaciones son más virtuales. Es decir, ya no son tangibles, no requieren de un espacio físico particular, a veces ni siquiera que los recursos humanos estén en el mismo lugar, ni al mismo tiempo. Si la materia prima es la información y el conocimiento, los recursos hoy trabajan desde su casa, mientras viajan o están en la playa. Otra característica es que se requiere menos personal estable, por ende, se terciariza, se crean condiciones de trabajo más flexibles, condición que también es muy valorada por determinados recursos. Muchos jóvenes que trabajan en tecnología lo hacen desde su casa para empresas que se encuentran en otro rincón del planeta, cumplen objetivos y plazos definidos de común acuerdo, con diferentes horarios y canales de comunicación basados en la nube (internet). Esto hace que las organizaciones sean más flexibles, menos previsibles y menos cuantificables.
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Tipos de estructura organizacional Para abordar este contenido, comenzaremos desde las más simples a las más complejas y que están de la mano de la madurez de las organizaciones.
Estructura Tipos de estructura Veamos a continuación algunos modelos de representación de las estructuras de la empresa desde un enfoque tradicional. Para ello, podemos clasificarlas en:
simples; por tiempo; funcional; por lugar; por cliente.
La denominada de estructura simple coincide generalmente con la visión del empresario y que habitualmente concentra las actividades creativas, relacionadas a producir, vender y generar rentabilidad. A su vez, tiende a no tener mandos medios, ni una estructura administrativa muy desarrollada. Figura 1: Estructura simple
Gerencia
Staff contable
Logística
Administración
Ventas
Fuente: elaboración propia.
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Estructura por tiempo Este diseño resulta adeacuado para organizaciones en las que la medición y cumplimiento de tiempos es de vital importancia para el desempeño. Por ejemplo, los turnos escolares de mañana y tarde o en un hospital que pueden estar relacionados con una estructura funcional. Estructura funcional Este diseño resulta útil en organizaciones que producen grandes volúmenes y a bajo costo, lo que requiere de departamentos especializados que operan de acuerdo con principios básicos de autoridad formal. Con una necesidad de control fuerte, el poder se concentra en la alta gerencia. Figura 2: Organigrama funcional
Fuente: Gili, Arostegui y Dovel, 2007, p. 122.
Estructura por lugar Este diseño permite a las organizaciones con distribución geográfica transmitir la responsabilidad a los niveles de localización, lo que mejora la
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coordiación local y optimiza el aprovechamiento de las economías de la zona. Figura 3: Organigrama geográfico o territorial
l a r e n e g ia c n e r e G
Sucursal Centro Sucursal Norte Sucursal Sur
Fuente: elaboración propia.
A la vez, cada una de las sucursales puede tener una representación funcional. Estructura por cliente Este diseño permite a las orgnizaciones focalizarse sobre el conocimiento del tipo de cliente, como en entidades bancarias o compañías de seguro, a la vez que genera confianza en los clientes. Si embargo, requiere de personal más capacitado en atención sobre cada segmento. Figura 4: Organigrama por tipo de cliente
Directorio
Asesores jurídicos
División institucionales
División minorista
División mayoristas
Fuente: elaboración propia.
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Actividad 1 – Módulo 2 Organizador de información
Objetivo: identificar y asociar las especificaciones definidas para una estructura organizacional. Consigna: en la presente actividad trabajaremos en función de las especificaciones más relevantes que debe satisfacer la estructura de una organización. Las mismas, como ya hemos visto, son:
Dirección de la visión.
Autorrenovación.
Economía.
Comprensión de la tarea.
Estabilidad y adaptabilidad.
En base a ellas, deberás completar la columna de la izquierda, del cuadro que te presento a continuación, y vincular cada concepto con el ejemplo mencionado. Debes desarrollar esta actividad en un archivo Word con tipografía Calibri 12, en formato de tabla. Cuadro a completar: Los volúmenes diarios de producción deben estar alineados con los objetivos de venta planteados en la organización y al mercado que se apunta organizacionalmente. Cuando armo un detalle de los productos que se deben entregar al cliente, deben ser precisos y claros. Esto contribuye a que Logística no cometa errores de entrega o demoras al preparar el pedido
La organización no debe tener muchos niveles si es pequeña, ya que no fomenta el autocontrol y burocratiza innecesariamente el proceso. Modificar el organigrama de la empresa no es conveniente hacerlo de manera frecuente, pero es necesario mejorar y adaptar el mismo por evolución y adecuación de la empresa. La estructura de mi empresa me permite ver que tengo posibilidades de crecer en la misma
Actividad 2
– Módulo 2
Controversia estructurada
Objetivo: Identificar las características propias de una organización formal e informal. Consigna: En esta actividad te propongo que vincules todas y cada una de las características definidas con el concepto correspondiente. Es decir, cuáles características corresponden a la organización Formal, y cuáles a la organización Informal. Realiza esta actividad en un documento de Word, con tipografía Calibri 12.
Características: Está basada en la división del trabajo. Se diferencian unos integrantes con otros de acuerdo a las tareas. Se conforma espontáneamente Es la organización pensada explícita en el “papel”. Está aprobada y comunicada por la dirección. Transitan los rumores y las informaciones de pasillo. Es la Estructura oficial. Se hace referencia en los Manuales y Procedimientos. Los roles están perfectamente delimitado e identificados.
El propósito es cubrir necesidades humanas. Necesidad de información.
Formal
Informal
Actividad 3
– Módulo 2
Glosario
Objetivo: identificar los tipos de estructuras organizacionales que se pueden aplicar en las empresas, de acuerdo a los conceptos estudiados. Consigna: En esta actividad deberás completar las tres frases, desarrolladas a continuación, con el tipo de estructura que te parece más conveniente de acuerdo al ejemplo descripto. Entrega esta tarea en un documento de Word, utilizando tipografía Times New Roman 12, y envíala como archivo adjunto a tu Tutor.
1) Para una organización cuyo foco está centrado en distinguir y atender de manera diferenciada a sus compradores, podemos decir que es conveniente tener una estructura ………… 2) Nuestra empresa dispone de 4 centros de producción en distintas provincias argentinas, por esta razón considero que sería beneficioso organizar la estructura de tipo ………. 3) La estructura ……………… es conveniente para la empresa de aluminios dado que sus departamentos están especializados y responden a una autoridad formal.
Actividad 4 – Módulo 2 Organizador de información
Objetivo: desarrollar la capacidad para poder vincular las estructuras organizacionales innovadoras, con ejemplos prácticos. Consigna: Llegados a este nivel de avance en el módulo, deberás relacionar los ejemplos brindados con las formas innovadoras de estructuras presentadas.
Formas innovadoras:
De Red
Matricial
Equipos
Profesional
Ejemplos:
Una organización distribuida geográficamente en plantas de diferentes tipos de producción (galletas, chocolates, latas de conservas) y cada una de ellas tiene una estructura funcional pero se integran transversalmente de departamentos
Una empresa constructora que asigna equipos a la construcción de un puente en una localidad
Una empresa de tecnología que se encarga de desarrollar proyectos de software para terceras empresas con equipos dedicados y multidisciplinares
Una empresa de desarrollo de drones, el software de vuelo, lo hace una empresa, el hardware otra y la comercialización internacional otra
Un conjunto de médicos de diferentes especialidades en una organización de consultorios externos
Una empresa de galletas(biscochos), donde en la localidad de córdoba se producen cierto tipo de galletas dulces, en una planta de villa totoral, provincia de córdoba, se producen las galletas de agua, y en la provincia de Neuquén se producen las galletas con cereales
Organizaciones que colaboran entre sí para alcanzar un producto u objetivo común. La empresa A produce partes de una mesa, la empresa B se encarga del ensamblado y embalaje, la empresa C manuales del producto Las empresas de radiología, hoy toman las imágenes y luego estas son analizadas por profesionales que reciben imágenes de centros de radiología de todo el mundo, para su evaluación y generan un informe de la misma para que el médico en otro lugar del planeta pueda responder a su paciente
Entrega esta actividad desarrollada en formato de tabla, en un archivo de Word, utilizando tipografía Calibri 12.
Formas Innovadoras
Ejemplo1
Ejemplo2
El cambio tecnológico Reconocemos a los sistemas administrativos como una relación directa y necesaria entre las personas, tareas, información y tecnologías. No una función aislada de otra, sino con fuerte interrelación entre ellos. (Gilli,2007) Ahora mencionaremos y analizaremos los aspectos vinculados a la evolución e impacto de la tecnología en los sistemas de información.
Evolución En los últimos veinte años, el impacto tecnológico en nuestras vidas ha sido muy fuerte y si lo vemos en nuestra rutina diaria no podemos dejar de sorprendernos de los cambios que se han ido incorporando en nuestras formas de comunicación, la manera de hacer las cosas, etcétera. Ahora pensemos en cómo esto a ha cambiado la manera de hacer las mismas tareas en una empresa. Tomemos un ejemplo evolutivo y esto nos permitirá ver y analizar cómo impacta. Si pensamos en un sistema de preventa hace más de 20 años, el sistema era un grupo de personas que salían a realizar un recorrido en determinadas zonas asignadas y tomaban los pedidos en una planilla de papel. Esto requiere que al cierre de la ajornada el personal regrese a la empresa, donde debe haber personal para recibir esa información y registrarla en algún sistema informático que facilite el desarrollo de la facturación y el armado de la planilla de carga y distribución de la mercadería para el día siguiente. El paso siguiente en la evolución de este sistema fue la incoporación de un dispositivo móvil que permite la captura del pedido en él de manera digital y esto modificó que no sea necesario un equipo de personas que esperen para cargar los pedidos en el sistema de facturación, sino una conexión del dispositivo a través de un cable con la computadora y la migración automática de los pedidos por la misma fuerza de venta que estuvo en la calle. Otro paso fue la incorporación de dispositivos móviles con conexión a internet y el pedido a medida que se registra, el que ya impacta a través de la nube de internet en el sistema de facturación, lo que puede de manera automática impactar en la carga de ese mismo día si el camión aún no salió y dispone de espacio para ese recorrido. Esto acarrea la consiguiente disminución del tiempo de entrega y la mejora en la percepción del cliente sobre el servicio que brinda nuestra compañía frente a otras.
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A este modelo podemos complementarlo con un sistema de gestión de pedidos online de manera directa de nuestro cliente, quien en cualquier momento podrá generar su propio pedido y fecha para lo cual solicita la entrega. Luego puede incorporarse el sistema de pago online. De esta forma es como hoy vemos a nuestras empresas, lo que modifica y adapta sus procesos de la mano de la incorporación de las nuevas tecnologias (TIC, tecnologías de información y comunicación). Figura 1: Comunicación de los sistemas de información
Fuente: [Imagen sin título sobre comunicación]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/Ykm0O3
Aplicaciones tecnológicas Consideremos algunas de las aplicaciones tecnológicas que hoy impactan en el diseño de los sistemas. 1) Redes de datos digitales. Las redes telefónicas están migrando rápidamente a la digitalización de estas con el potencial en la transferencia de datos que esto lleva aparejado. Esto permite que el usuario esté conectado de manera sencilla con los sistemas de la empresa. 2) Máquinas interactivas: podemos pensar en los primeros cajeros
automaticos de los bancos a los sistemas de kioscos interactivos en donde nosotros como usuarios directamente hacemos los depósitos bancarios, los check-in en vuelos, la obtención de información turísitica, entre otros ejemplos.
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3) Fabricación virtual: pensemos en aquellos sistemas que hoy nos permiten modelar y diseñar productos en una pantalla, desde una imagen de un logo hasta una propiedad, desde un auto a piezas dentales. 4) Oficinas sin papeles: a veces nos parece que es algo utópico, pero consideremos que el volumen de papeles, aunque no se elimine al 100 % por cuestiones de procedimientos, no es un impedimento tecnológico. Hoy podemos incorporar el concepto de firma digital a nuestros procesos y de esta forma permitir hasta la generación de contratos con nuestros clientes o proveedores con validez legal de acuerdo con las legislaciones de cada país. 5) Sistemas de informacion integrales (ERP, planificación de los recursos de la empresa): esta mirada e implementación de los sistemas nos permite integrar toda la empresa y sus procesos. Con el capítulo siete de la bibliografía básica podrán ampliar la información de este modelo. 6) Comercio electrónico: es la posibilidad de mantener nuestra organización abierta las 24 horas los 365 días. Hoy la tecnología permite su desarrollo. Nuestro desafío es analizar cómo competirá nuestra organización en este modelo, cuál será el alcance de nuestro mercado, nuestros productos pueden o no ser comercializados en otros países, es
decir, el desafío es cómo planeamos este sistema. La incorporación de la tecnología y sus alternativas no puede ser hecha sin un análisis completo sobre el impacto que tendrá en los clientes, en los proceso intenos, con los proveedores, empleados. Figura 2: Comercio electrónico
Fuente: INICIA, 2010, https://goo.gl/dR3IBl
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Sistemas administrativos Para abordar este contenido, es útil que comprendamos la relación entre los objetivos de la organización y la información que se requiere para el logro de estos. El soporte está en los sistemas de información que se implementan y colaboran con los procesos. Los sistemas de información tienen un proceso de maduración en las empresas que hacen que vayan mutando y mejorando a lo largo del tiempo. A continuación, revisaremos cuáles son sus elementos.
Elementos Si bien podemos considerar, desde un enfoque teórico, que existen sistemas administrativos marcos y generales, cada organización adapta a sus procesos a estos y adecua la obtención de información para que sea oportuna, pertinente y completa para el logro o la facilitación de los objetivos de la organización. (Gili, 2007) Veremos los pasos y elementos necesarios para su desarrollo a continuación.
Elementos y características Es importante comprender que un sistema está integrado con toda la organización, concepto que vimos en la teoría de sistemas. No puede ser concebido como un ente autónomo . Los procedimientos deben ser claramente definidos e identificados. Por ejemplo, si pensamos en una empresa que vende electrodomésticos y queremos definir el procedimiento de entrega de productos al cliente, luego de la venta, este requiere en primera instancia mantener el stock de los productos actualizado para que la venta se efectué con esta información precisa, luego recibir la información y comprobante de la venta que acredite que el producto puede ser entregado al cliente dado que ya fue pagado o imputado en la cuenta corriente del cliente, contar con la información exacta del producto, cantidad, si se debe entregar en el local, si debe ser remitido al domicilio del cliente o a cuál, en qué horario se debe entregar (para evitar retornos o reenvíos), hacer firmar el comprobante de entrega y de conformidad del producto, entregarlo al regreso para que continue el circuito adminsitrativo de validación de la entrega al cliente y así deberíamos continuar con la definición detallada del procedimiento. El punto más crítico al momento de definir el procedimiento es dejar asentados los procesos de excepción, es decir, qué pasa si no se respeta el
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modelo ideal. Por ejemplo, llegamos para hacer una entrega y el procedimiento dice solicitar el DNI del titular si este no está no se entrega el pedido, se acuerda nueva entrega y el costo del envío se cobra nuevamente si se cumplió con el horario de entrega pautado o se indica que si el domicilio es correcto, la persona que recibe el producto no requiere ser el titular del comprobante, sino solo contar con la copia pertinente y debe firmar y aclarar. Seguro hemos participado de algún procedimiento similar y estas situaciones las hemos vivido. Por último, de todo esto se obtiene información útil para diferentes áreas, no solo la propia. Por ejemplo, cuántos pedidos se entregaron en un periodo determinado, si está dentro de la media estimada, cuáles son los tiempos de entrega, cuántos reclamos hubo por entregas incorrectas (errores de identificación del producto, en venta o en entrega). Esto ayudará a tomar decisiones sobre los procesos. Figura 1: Sistemas administrativos
Fuente: Imagen generada por el profesor en base al software Verticall http://saas.verticall.com.ar/demo (2016)
A modo de resumen, podemos decir que: 1) El sistema administrativo debe favorecer la autonomía individual, el aprendizaje y la motivación. 2) Acceso oportuno a la información.
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3) Personal capacitacitado para el uso del sistema y su óptimo aprovechamiento. 4) La incoporación de tecnología a los sistemas (por ejemplo, sitios web de comercio electónico, incluyendo no solo el carrito de compra, sino canales de pago y entrega que, si el producto lo permite, puede ser también digital (libros, música, estudios de mercado, hasta planos conectados a una impresora 3D que impriman el producto comprado).
Requisitos Algunos de los requisitos que debe cubrir un desarrollo y apliación de un sistema administrativo son: 1) Efectividad: consideremos para ello el concepto que se hagan las cosas, si estas no se realizan correctamente, la empresa no tendrá posibilidades de sobrevivir y los sistemas adminsitrativos deben colaborar, por ejemplo, para la obtenión de la materia prima necesaria para la generación de los productos que la empresa vende. 2) Eficiencia: hacer bien las cosas . Los sistemas deben colaborar para que las cosas se hagan de la mejor manera y con la mejor productividad
posible. tomamos el ejemplo las entregas, en ocho horas entregarSitreinta pedidos, pero de haber recorridopodríamos más kilómetros y haber tenido que regresar a un cliente más de una vez por falta de coordinación en el horario de entrega o bien tener un sistema de recorrido optimizado por geoposicionamiento y un sistema de recordatorio al cliente para que esté en horario fijado (este último caso optimiza el sistema). 3) Calidad: deben establecerse métricas y elementos que permitan medir y validar el hacer las cosas con calidad, por ejemplo, no tener más de dos devoluciones en el mes por errores de domicilio de entrega. 4) Creación de valor: al lograr calidad, podemos pensar también en cómo aumentar la percepción del cliente en cuanto a los beneficios obtenidos por nuestro servicio, por ejemplo: no solo entregar el producto, sino agregar información sobre este (usos, instalación, etc.). 5) Transparencia: los sistemas deben proporcionar transparencia al proceso y a la informaciónn que se puede brindar con él. Normalmente podemos asociar esto a las compras del Estado, la transparencia en las licitaciones, pero también en el sector privado con los tiempos reales de entrega, la geolocalización del vehículo de distribución.
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Figura 2: Sistemas administrativos
Fuente: [Imagen sin título sobre administración]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/20ywne
Referencias
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Sistemas administrativos A continuación, vamos a analizar características de algunos de los sistemas administrativos que las organizaciones tienen para satisafacer sus procesos.
Sistema de abastecimiento Entendemos como sistema de abastecimiento a aquel que nos permite cubrir desde el proceso de detección de la necesidad de insumos, servicios o materias primas hasta la recepción de estos. Este sistema no incluye el pago de estos, ya que tal instancia pertenece al sistema financiero.
Sistema de abastecimiento Uno de los desafíos más importantes de este sistema es lograr los niveles óptimos de sotck de materia prima o productos, dado que el costo de inventarios es un factor condicionante en la empresa y es importante que nunca falte el insumo o no se tenga stock innecesario. Por eso, en estos sistemas es importante poder medir cuáles son los niveles criticos de stock, las cantidades máximas y mínimas que se debe disponer, conocer los tiempos y ciclos de entrega en el proceso de compra, es decir, cuánto demoramos en tener disponible el insumo en nuestra organización, desde el momento en que se detectó la necesidad, esto vinculado por supuesto con cuáles son las cantidades que precisamos tener para comercializar en ese período. Hay modelos como el just in time que consideran a los inventarios como un desperdicio, es decir, hay que tener lo estrictamente necesario. La selección de proveedores también es relevante y para ello las empresas suelen caificarlos con base en los tiempos de entrega y su cumpllimiento, como de sus medios de financiación o cumplimiento de normas, entre distintas variables. Las compras pueden ser llevadas a cabo por procesos de compra por licitacion (más normal en los organismos públicos o grandes empresas), por cotización (en empresas privadas de todos sus tamaños), compras normales locales o en el exterior, compras de activos (como maquinaria, equipos de computación, activos de la empresa) y compras de caja chica (compras directas o de montos menor).
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A continuación, veremos un detalle sistémico del proceso. Figura 1: Sistema de abastecimiento
Fuente: Gili, Arostegui y Dovel, 2007, p. 217.
Evolución A lo largo de la evolución de las TICs (Tecnologías de Información y Comunicación), también evolucionaron las formas de aplicar los sistemas en las empresas. Hoy los sistemas permiten la detección automática de los faltantes o niveles críticos de stock y se puede emitir la orden de compra de forma directa a proveedores preestablecidos. Una estrategia aplicada se conoce como SCM (supply chain management, administración de la cadena de proveedores) y puede permitir al proveedor la comunicación directa con los niveles de stock de la empresa cliente y mantener los niveles de manera directa. Por ejemplo, automotrices que tienen contratos de autopartes pueden delegar en el autopartista la provisión continua de esta durante el período que dure el contrato y en función del ritmo de producción de autos en la planta, siendo el proveedor un socio estratégico en el mantenimiento del inventerio que a él le compete.
Sistema producción
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Entendemos como sistema de producción a aquel que nos permite cubrir la generación de los productos requeridos por la organización para su posterior comercialización. Estos pueden ser productos tangibles como servicios.
Características A continuación, ver un detalle de cuáles son los procesos y etapas involucradas en podemos estos sistemas: Figura 2: Sistemas de producción o conversión
Fuente: Gili, Arostegui y Dovel, 2007, p. 230.
Estos sistemas hoy tienen la incoporación de tecnología como un factor de relevancia. Pensemos en los proceso de producción de automotrices, donde la robótica cada día tiene mayor participación. También es importante analizar el impacto que hoy tienen las impresoras 3D en la producción. Para ello, los invitamos a ver el video 10 cosas sorprendentes que hoy se hacen con impresoras 3D (Top 10 archivos, 2016): https://goo.gl/3X9xT3
Sistema financiero Entendemos como sistema financiero a aquel que nos permite abarcar todos los circuitos de cobros y pagos de la organización. Este es responsable del
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proceso que abarca desde la confirmación de la compra (recepción y conformidad de la recepción del pedido), la emisión de la orden de pago hasta el pago de esta al proveedor como así tambien de cubrir los procesos de cobro a clientes que van desde el momento de confirmación y emisión del comprobante de venta correspondiente, este puede ser de contado en el momento por diferentes medios como el de cobro diferido por cuenta corriente, para lo cual previamente se ha hecho una valoración de él y establecido el límite de crédito permitido.
Referencias Gili, J., Arostegui, A., y Dovel, I. (2007). Capítulo 6: Diseño Organizativo: Estructuras y Procesos. Buenos Aires: Granica.
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Sistemas administrativos Continuaremos en esta lectura revisando los distintos sistemas de la organización aplicados a procesos específicos, pero no debemos perder de vista que cada uno de ellos se encuentra absolutamente interrelacionado con los demás. (Gilli, 2007)
Figura 1: Interrelación de los sistemas adminitrativos
Sistema de producción
Sistema de Sistema Sistema de información comercialización gerencial financiero sistema de abastecimiento
Fuente: elaboración propia.
Sistema de ventas o comercialización En él podemos considerar a los procesos que abarcan desde que el cliente solicita el producto o servicio hasta la entrega de este o también considerar como un sistema extendido a los que promocionan y colaboran al acercamiento del cliente.
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Conceptos Un sistema de ventas permite el ingreso de la nota de pedido. Antes de confirmarla, debe atravesar un proceso que valide la existencia del bien que el cliente desea adquirir, posteriormente la valorización de este. Si bien cuando vamos a comprar muchas veces los precios ya están fijados, depende del de pago, de la cantidad o de los medios de financiamiento el valor finalmedio que este tendrá. En el caso de que se financie por cuenta corriente, se debe verificar que el cliente no exceda el límite de crédito que el área financiera a definido para este. Posteriormente se procede a la generación de la documentación respaldatoria de la venta y a la preparación del pedido. Dependiendo del tipo de producto, las entregas de este pueden formar parte del sistema de logística de la empresa.
Evolución Este sistema, a lo largo de los últimos 15 a 20 años, ha sufrido grandes cambios soportados por la tecnología. Pensemos en los primeros aportes de un sistema que permitía facturar y descontar el stock en el momento hasta la incoporación de modelos de comercio electrónico que permiten hacer ventas con inventarios en cero y lograr un enlace con la cadena de abastecimiento para mostar automáticamente los plazos y tiempo de entrega. Probablemente muchos de ustedes ya han realizado compras por Internet. Este modelo, a lo largo de los años, crece de manera exponencial, no solo para el proceso de búsqueda y selección del producto, sino al incoporar y alcanzar al sistema de pagos online. Veamos a continuación una estadística sobre el crecimiento de este modelo en la República Argentina.
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Figura 2: Crecimiento del comercio electrónico
Fuente: Cámara Argentina de Comercio Electrónico, 2016, https://goo.gl/ed1Uui
Los productos más comercializados en este modelo son los pasajes de avión, seguido por las ventas de hoteles y paquetes turísticos y electrónica. Otro factor que debemos empezar a considerar es que el modelo está migrando de las PC o notebook a los dispositivos móviles. Cada día más, nuestros clientes están utilizando estos dispositivos para concretar las compras. Todos conocemos el concepto de APP (aplicaciones para móviles). El desarrollo de estas por las empresas permite que el usuario instale esta aplicación en su dispositivo y acceda directamente a nuestro local. Si lo hace a través de un navegador (páginas web), el cliente está en un gran mercado donde puede entrar a cualquier negocio y con un simple clic cambia de local. Si pensamos que las empresas empezaban a tener presencia solo de imagen en la web hace 20 años (aún hoy hay empresas que recién están desembarcando en ella) y luego pasaron a mostrar sus productos con páginas web o en redes sociales o market place (sitios como Mercadolibre, OLX, Alamaula), luego a generar un carrito de compra y a incorporar el canal de pago, nuestros desafíos serán ver cómo en el corto plazo se desarrollan e incoporamos nuevos formatos de negocio y cómo se mejoran los servicios complementarios como logística y pago. Figura 3: uso del comercio electrónico
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Fuente: Cámara Argentina de Comercio Electrónico, 2015, https://goo.gl/oQNooM
Referencias Gili, J., Arostegui, A., y Dovel, I. (2007).Capítulo 6. En: Diseño Organizativo: Estructuras y Procesos. Buenos Aires: Granica.
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Actividad 1 – Módulo 3 Glosario
Objetivo: En esta actividad lo que se persigue es, por un lado, identificar los requisitos que deben considerarse en el desarrollo de los Sistemas Administrativos, y por el otro, asociar esos requisitos con sus definiciones. Consigna: En función de los requisitos, que a continuación te presento y que se encuentran en la columna de la izquierda, deberás unir los mismos con las definiciones que se presentan en la columna de la derecha.
Realiza esta actividad en un archivo de Word, utilizando tipografía Calibri 12. Tienes dos opciones: unir los requisitos con sus definiciones mediante flechas, o realizar una tabla, colocando en la columna de la izquierda los requisitos, y en la columna de la derecha sus correspondientes definiciones.
Requisitos
Efectividad
Eficiencia
Calidad
Creación de valor
Transparencia
Definiciones
“Hacer bien las cosas”.
Brindar información cierta de los procesos.
Aumentar la percepción del cliente en cuanto a los beneficios obtenidos.
Hacer las cosas con calidad.
“Que se hagan las cosas”.
Requisitos
Definiciones
Actividad 2 – Módulo 3 Organizador de i nformación
Objetivo:
Con la resolución de esta actividad, lo que se persigue es identificar las tendencias tecnológicas en los Sistemas Administrativos. Consigna:
En las siguientes sentencias, encontrarás frases que reflejan aplicaciones tecnológicas, conceptos y ejemplos vinculados a nuevas formas de incorporar tecnología en los Sistemas Administrativos. A partir de un repaso de tus notas ahora te pido que: a) Revises detenidamente cada una de las frases/sentencias que se presentan a continuación b) Con esas frases/sentencias, completes la tabla. c) Desarrolles esta actividad en Word utilizando tipografía Calibri 12
Estas son las sentencias pertenecientes a los conceptos y ejemplos de los mismos:
Digitalización de las redes telefónicas
Diseño asistido por computadoras
Kioscos interactivos de consulta en lugares turísticos
Facilidad de conectividad con los sistemas de las empresas desde mi celular
Planificación de los recursos de la empresa
Sistema de software integral que permite mantener los niveles de inventario hasta las cuentas bancarias de la empresa
Mi negocio abierto las 24 x 7
Comercializar productos a través de internet
Atención directa por parte del cliente
Modelado de productos digitalmente
Poder hacer un recorrido virtual en una visita a una catedral, o la em isión de ticket aéreos en los aeropuertos
Estas son las sentencias pertenecientes a otros conceptos del módulo que se relacionan:
Disminución de costos en comunicación
Cambios en las relaciones con los clientes
Optimizar el uso de los recursos materiales y humanos de la organización
Incrementar los canales de venta
Personalización de productos para el cliente
Modelo a completar
Aplicaciones
Redes de digitales
Concepto
datos
Máquinas Interactivas ERP Comercio electrónico Fabricación Virtual
Ejemplo que muestre el mismo concepto
¿Con qué otros conceptos del módulo se relacionan?
Actividad 3 – Módulo 3 Organizador de i nformación
Objetivo: Al abordar esta actividad, lo que se pretende es que puedas identificar los procesos que corresponden a los diferentes Sistemas Administrativos: de abastecimiento, financiero y de producción. Consigna: Para realizar esta tarea, deberás ubicar las sentencias dentro de los diferentes sistemas, ubicados en el cuadro. Presenta esta actividad en un archivo de Word, utilizando tipografía Calibri 12.
Sentencias:
Seleccionar proveedores
Elaborar el producto
Pedir cotización
Controlar la calidad
Entregar productos a almacenes
Adjudicar la compra
Recibir la mercadería
Emitir los pagos
Efectuar los cobros
Registrar el ingreso de mercadería
Requerir materia prima
Establecer límites de compra de los clientes
Sistema de abastecimiento
Sistema de financiero
Sistema de producción
Actividad 4 – Módulo 3 Organizador de i nformación
Y llegamos a la actividad Integradora, con la que haremos el cierre de este módulo. Para abordar la misma, te recomiendo que realices un repaso de los temas tratados, tanto los contenidos en Aula Abierta, como los de la bibliografía citada. Objetivo: En esta actividad, lo que se pretende alcanzar es identificar y generar la relación existente entre los sistemas mencionados en el Aula Abierta. Consigna: En función del conjunto de los subsistemas de una empresa, propuesto a continuación, desarrolla las relaciones de entrada y de salida entre ellos, tal como te brindo en el ejemplo. Puede existir más de una relación entre sistemas. Realiza esta actividad en un archivo de Word, utilizando tipografía Times New Roman 12, y los recursos gráficos que sean necesarios para establecer las relaciones.
Este es el ejemplo brindado: Sistema de producción
Sistema de logisticas
Sistema de almacenes
Sistema de Comercialización
Y estos son los sistemas que deberás relacionar:
•
Sistema de producción
•
Sistema Financiero
•
sistema de abastecimiento
•
Sistema de Comercialización
•
Sistema de marketing y promocion
•
Sistema de recursos humanos
•
Sistema de logisticas
•
Sistema de almacenes
Sistemas de control de gestión Al abordar este contenido, es importante que tengamos presentes los aportes que las nuevas tecnologías hacen sobre este tipo de sistemas. Un tablero de control es un elemento que nos permitirá controlar y monitorear en todo momento el estado de situación de nuestra empresa, pero basado en aquellos indicadores que hemos definido como importantes y valiosos al momento de poder detectar el rumbo (Sieber, 2009).
Tableros de comando El tablero de comando es un elemento utilizado para la gestión y el gerenciamiento de un plan estratégico. A partir de los indicadores, y de sus márgenes de aceptación, sirven de base para analizar y corregir el logro de los objetivos planteados. Esta herramienta, aplicable a cualquier tipo de organización, permite contar con la información necesaria para diagnosticar de manera adecuada una determinada situación. Lo importante es utilizar lo que esta brinda para así poder actuar (Gili, Arostegui y Dovel, 2007).
Figura 1: Ejemplo de tablero de control
Fuente: captura de pantalla del software Verticall (Frias, 2015 ).
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Figura 2: Tableros de control
Fuente: Captura de pantalla del software Verticall (Frias, 2016).
Indicadores de gestión Para llevar adelante el el tablero de comandos, es necesaria la definición de indicadores claves. Por su sigla en inlgés se conocen como KPI (key performance indicator).
Indicadores KPI Indicadores IP Los indicadores de performance (IP) son indicadores clave para poder medir el desempeño y cuantificarlos y así determinar acciones medibles. Algunos ejemplos de ellos son: Un indicador de performance es aquel que permite indicar qué hacer al personal de la organización; Un indicador de resultados le permite medir y controlar qué se ha hecho.
Indicadores de gestión Para poder entender la aplicación de los indicadores de gestión, también es importante comprender diferentes sistemas de información que hoy, aplicados a estrategias organizacionales, nos permiten obtener y capturar información que se produce de manera diaria en nuestra organización. A
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continuación, veremos qué es un BPM (administración de procesos de negocio) y un CRM (administración de las relaciones con el cliente).
BPM Entendemos por business process management (BPM) a un enfoque o sistema que vincula herramientas y tecnologías de información para modelar los procesos de negocio y sistematizarlo para así poder medir y corregir el proceso. Este enfoque está basado en procesos, para así poder mejorar el rendimiento a través de métodos cada vez más efectivos, ágiles y transparentes. Este enfoque está basado en procesos, lo que permite mejorar el rendimiento, ya que aplica métodos cada vez más efectivos, ágiles y transparentes que facilitan obtener datos en línea, es decir, en el momento en que se van produciendo. A ello se suman los soportes tecnológicos, es decir, dispositivos electrónicos o móviles que brindan la información de modo inmediato a la persona interesada y capacitada, para tomar decisiones en tiempo. Además, esta tecnología permite configurar alertas y alarmas para que se activen cuando los índices superan las variables normales, lo que hace todavía más eficaz el proceso.
CRM Customer relationship management (CRM) es una estrategia de negocios que permite entender y anticiparse a las necesidades de clientes actuales y también potenciales, pero siempre dependiendo de la acción que el usuario efectúe con la información que el sistema le brinde.
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Figura 3: Imagen de CRM en la nube
Fuente: Captura de pantalla del software Verticall (Frias, 2015).
Figura 4: Algunas características que debería respetar un CRM
Adaptabilidad del proceso
Análisis de los datos
Reportes en línea de los indicadores definidos Capacidad para anticiparse a las necesidades del cliente
Información para el seguimiento de clientes
Fuente: elaboración propia.
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Sistema de planeamiento Para abordar este contenido, es importante comprender cómo este sistema integra los diferentes niveles estratégicos, tácticos y operativos para alcanzar la información necesaria que permite a cada uno de ellos tomar las mejores decisiones.
Tipos de planes Si consideramos la necesidad de tomar decisiones en cada uno de los niveles organizacionales y analizamos su alcance temporal y la amplitud de impacto, podemos identificar planes de nivel estratégico, programas alineados con ellos para los niveles tácticos y procedimientos de corto plazo para niveles operativos. Ahora abordaremos la generación de presupuesto como un elemento clave para que cada área pueda llevar adelante esta tarea.
Presupuestos Así como podemos decir que un plan es como hablar de la estrategia puesta en marcha, al presupuesto podemos considerarlo como la puesta en marcha de la programación, la acción. Pensemos que tenemos proyectado que todos los años saldremos de vacaciones y para ello vamos a asignar un presupuesto de x pesos, sería correcto de esta forma o primero deberíamos planificar qué queremos lograr, ver con qué recursos contamos, alineados con nuestro objetivo general del año y en función de ello comenzar a estimar el dinero que precisaremos, el momento que hará falta pagar la reserva, pagar el 100 % antes, establecer cuotas, cómo pagaremos las cuotas, etcétera. Como vemos, se nos pueden ocurrir muchas otras preguntas y situaciones. Pero al final contaremos con el presupuesto asignado para alcanzar el objetivo planteado (ajustado a la realidad y al objetivo). En la empresa nos pasa lo mismo.
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Figura 1: Presupuesto operativo
Fuente: [Imagen sin título sobre presupuesto operativo]. (2014). Recuperada de https://goo.gl/aP8bpH
Etapas Veamos cuáles son las etapas para la generación de este: 1)
Determinación de las pautas presupuestarias, cuáles son las metas fijadas por la dirección, con qué equipos contamos, cuáles son los aspectos o factores internos y externos que nos condicionarán.
2) Recopilación de la información. Es necesario contar con la información histórica de la empresa. A partir de ella, podemos fijar las metas de corto, mediano y largo plazo. Luego analizaremos nuestra proyección de mercado, cómo reaccionar frente a factores externos como la competencia. ¿Cuál es el potencial de nuestros productos, qué impacto tendría un incremento en la producción? Solo costos de los insumos y materias primas requeridos o también la capacidad de la línea de producción, requerirá de un nuevo equipo o un mantenimiento adicional, aumentarán las horas de trabajo, serán nuevos recursos fijos o contratados o serán horas extras, cómo incide esto en el costo del producto. Dicho incremento requerirá de más espacio de almacenamiento, ¿lo tenemos o de deberemos alquilar un galpón? ¿La capacidad de venta está en condiciones de absorver este incremento?
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Muchas de estas preguntas son parte de una planificación previa y sustentada en información interna y externa. 3) Elaboración. Esta etapa es descendente en la empresa, es decir, de los niveles jerárquicos a los operativos.
Las salidas de esta etapa serán principalmente:
Presupuesto económico.
Presupuesto financiero.
Balance proyectado.
4) Emisión. Esta etapa esta a cargo del área financiera de la organización y luego desde allí y con la aprobación gerencial se comunica a las áreas. 5) Revisión. Es necesario establecer plazos para hacer revisiones de este en función de variables externas como cambios de politica nacional en el marco económico o procesos inflacionarios. Figura 2: Interrelación de presupuestos
Fuente: Gili, Arostegui y Dovel, 2007, p. 285.
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No debemos olvidar que hoy es posible incorporar un software que aporte con información no solo histórica, sino también proyectada y asociada a modelos de simulación que simplificarán el armado del presupuesto, pero no reemplazan el juicio de la persona. Hay sistemas integrales como los ERP (planificación de los recursos de la empresa) que se utilizan en pequeñas y grandes empresas. Hay productos que las grandes empresas evalúan e incorporan dentro de este tipo de software tales como SAP, JDEdwards, entre otros. Otro factor importante es que podemos tener softwares en línea que nos permite controlar y monitorear los desvíos que podrían ocurrir en los prespuestos y de esta forma poder reaccionar de manera más ágil y anticipante.
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Teconologías aplicadas a sistemas de información Si pensamos en la evolución de los sistemas de información aplicados en la empresa y nos basamos en los tiempos de maduración de la empresa y en la complejidad de estos, podemos pensar en la siguiente clasificación (Sieber, Valor, Porta, 2009).
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) Estos sistemas se encuentran principalmente para dar soporte a todos los procesos básicos de la empresa (Gili, Arostegui y Dovel, 2007). Por ejemplo, facturación, control de stock, liquidación de sueldos, etcétera.
Figura 1: Características de los TPS
Sistemas de procesamiento de transacciones •
• • •
Estos sistemas son base en las organizaciones. Fuerte generación y uso de datos internos. Grandes volúmenes de datos. Procesos críticos en niveles operativos.
Fuente: elaboración Propia
Si pensamos la aplicación de las tecnologías, en losde primeros añoscargaba estos sistemas eranenpantallas simples donde el empleado la empresa los datos o consultaba lo que precisaba. Hoy, con la integración de las redes, las mejoras en hardware, la posibilidad que todos tengamos una computadora en el bolsilllo y avances en el software. Estos sistemas se han integrado con los clientes: hoy podemos ir al banco y accedemos a través de un kiosco interactivo y hacemos nuestros depósitos
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o hacemos una transferencia o cobramos nuestro sueldo sin pasar por una ventanilla. Podemos pensar en cientos de ejemplos: reserva de hoteles, compra de pasajes, alquiler de taxis, etcétera.
Sistemas de información gerencial (MIS) Estos sistemas se encuentran básicamente en el apoyo a las decisiones estratégicas, tales como planificación y control. La fuente principal de datos son los capturados y procesados por los sistemas de procesamiento de transacciones.
Figura 2: Características de los SIG
Sistemas de información gerencial • • •
•
Se basan en datos de los TPS. No suelen ser muy flexibles. Dan soporte a decisiones de los niveles medios. Son las personas responsables de la decisión.
Fuente: Elaboración propia
Por ejemplo, podemos pensar en sistemas que dan información vinculada al comportamiento de pago y cumpliento de clientes o proveedores con una calificación de este para ver si decidimos ampliar el límite de crédito.
Sistemas de soporte para la toma de decisiones Estos sistemas se encuentran básicamente en el apoyo a las decisiones estratégicas no estructuradas en la cual participan e intervienen equipos de
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personas que requieren análisis de diferntes escenarios y con la complejidad actual de información requerida estos sistemas colaboran en esta actividad. También consideramos dentro de este grupo de sistemas a los que dan soporte a ejecutivos que deben revisar decenas de informes y estos sistemas le pemiten limpiar la manera de ver la información. Los modelos de predicción son parte de esta categoría. La fuente principal de datos son tanto externos como internos. Figura 3: Características de los SSTD
Sistemas de soporte para toma de decisión •
•
•
• •
Se basan en atender necesidades de los ejecutivos. Aportan y procesan gran cantidad de datos internos y externos. Simples de usar. Normalmente con soporte de pantallas táctiles. Representación gráfica de los resultados. Herramientas de análisis.
Fuente: elaboración propia
Por ejemplo, podemos pensar en sistemas que dan información vinculada a estudios de mercado y comportamiento de clientes de empresa financiera o una telefónica.
Sistemas expertos Estos sistemas se encuentran basados en el conocimiento, buscan poner al alcance de muchas personas la manera de actuar y funcionar de un experto, es decir, en general toman decisiones de manera automática.
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Figura 4: Carácterísticas de los sitemas expertos
Sistemas expertos • •
• •
Se basan en el conocimiento. Aportan y procesan gran cantidad de datos internos y externos y permiten la toma de decisión sobre situaciones concretas. Son expertos en algo solamente. Interactúan con el usuario.
Fuente: elaboración propia
Por ejemplo, podemos pensar en sistemas expertos que se encuentran en equipos médicos de análisis de imágenes como los que vemos con colores que indican el comportamiento de células u órganos o sistemas más específicos como los que simulan el comportamiento de un profesional de un juego como el ajedrez. No podemos dejar de ver cuál es la implicancia de la evolución del hardware, software y redes de comunicación en todos los sistemas que hemos mencionado en esta lectura.
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Ventajas competitivas En la Lectura 3 del módulo pudimos analizar los distintos tipos de sistemas de información y considerar su evolución en el tiempo y en la madurez de la empresa. Ahora vamos a revisar algunas situaciones que debemos aprovechar para considerar cómo sacar provecho de los sistemas y la tecnología.
Evolución La informática comienza a tener participación en las empresas por la década de los sesenta y se orientaron a la reducción de costos y la automatización de los procesos de transacción básica. Eran dependientes del área financiera, pero hoy se tornan cada vez como un área más estratégica, donde las decisiones de la incorporación de tecnologías puede representar un salto cualitativo y comparativo muy importante para con la competencia o para el logro de las estrategias organizacionales.
Metodología pasiva Un plan de inversión de las tecnologías de información en la empresa está totalmente alineado con la estrategia organizacional. Y, como podemos ver en los diferentes videos del aula, van modificando todos los sistemas de la empresa. Desde cómo llegarán a nuestros domicilios los productos que compramos, hasta los sistemas de atención al cliente. El plan de sistemas normalmente deberá diseñarse pensando en 3 a 5 años (y siempre atentos a los nuevas apariciones tecnológicas, sino veamos la evolución de los celulares en los ultimos 5 años, ¿podíamos anticiparnos a estos cambios?). Las fases a tener en cuenta son: 1) Definir el equipo y lograr el compromiso no solo de los que llevarán a cabo la tarea, sino de la dirección de la empresa (principio de organización en los sistemas). 2) Hacer un relevamiento detallado de la situación actual y prever las necesidades de información de cada una de las áreas o subsistemas de la empresa.
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3) Luego se elabora el plan y se valida qué incidencia tendrá en las líneas estratégicas como en las funciones del negocio. 4) Por último, programar las actividades.
Categorías de ITSGA (acciones estratégicas genéricas de tecnologías de la información) Veamos a continuación algunas aplicaciones concretas sobre diferentes subsistemas de la empresa. Cómo pueden aportar los sistemas relacionados a los productos: si tenemos un sistema web donde nuestros clientes acceden a los productos, podemos obtener información de qué productos miran, qué tiempo se quedan en la página, cuáles concretan la compra, cuáles no acceden, y con toda esta información se pueden ir diseñando nuevos productos, personalizarlos o dar más información sobre estos. Por ejemplo, los mapas de calor, los que pemiten ver la ubicación o concentración de datos geolocalizados y con base en ello accionar.
Figura 1: Mapas de calor
Fuente: [Imagen sin título sobre mapa de calor de localización de agencias Google]. (2014). Recuperada de https://goo.gl/3NlyI9
Si pensamos en sistemas relacionados con los clientes, podemos principalmente pensar en la generación de los mercados electrónicos, como podemos ver en sitios de compra online.
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En cuanto a las relaciones con los proveedores, podemos pensar en sistemas que apuntan a estrategias SCM (administración de las cadenas de abastecimiento), lo que favorece la comunicación directa. Muchos de los sistemas actuales requieren de conectividad entre empresas, es decir, facilitar los canales de comunicación y de información entre empresa (proveedores o clientes), esto se logra con conexiones de tipo EDI (intercambio electrónico de datos) o XML (lenguaje extensible de marcas). Hoy podemos pensar que si vamos a una farmacia puede conectarse desde su sistema en línea con la obra social del cliente, quien valida automáticamente si es un socio activo, si puede consumir esa cantidad de medicamento en el mes, etcétera (Gili, 2007). Veamos el siguiente gráfico sobre cómo integrar las tecnologías de información y comunicación con el pensamiento estratégico.
Figura 2: Integración de tecnologías y estrategia organizacional
Análisis de entorno Misión del negocio
tecnológico
Acciones genéricas de las TIC
Acciones estratégicas de unidades de negocio Creación de capacidades competitivas
Análisis tecnológico interno
Análisis de la cadena de valor
Fuente: elaboración propia con base en Andreu, Ricart y Valor, 1996
Entendamos la figura de la siguiente manera: si tenemos en claro la misión de nuestro negocio, podremos definir acciones estratégicas que estén
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alineadas y que permitan alcanzar los objetivos de la manera más eficiente posible, pero, para poder definirlas y ejecutarlas, hoy es preciso levantar la cabeza, ver qué tecnologías hay en el mercado, cuáles son las tendencias, cómo la usa nuestra competencia y con base en lo que disponemos internamente y a lo que podemos invertir lograr una mejora sustancial en nuestra cadena de valor que aumente las capacidades competitivas. Si estamos vinculados al sector automotriz y hoy estamos viendo que las grandes empresas del sector y las tecnológicas se están asociando y haciendo pruebas de autos de conducción autónoma (sin chofer) o vehículos que hoy ya estacionan solos, no podemos dejar de analizar este impacto, hacia dónde va en el corto y mediano plazo, sino seríamos como fabricantes de carretas a finales del siglo XIX. Se estima que en 4 años estarán circulando alrededor de 10 millones de estos vehículos.
Figura 3: Automóviles autónomos
Fuente: [Imagen sin título sobre automóviles autónomos]. (2016). Recuperada de https://goo.gl/bjbJfa
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Actividad 1 – Módulo 4 Organizador de información
Objetivo: En esta actividad, la intención es que puedas identificar las etapas para la creación de un presupuesto Consigna A continuación, se detallan las etapas correspondientes a la generación de un presupuesto, de manera desordenada. Es por ello que te propongo lo siguiente: -
Identifica cada una de las etapas y ordénalas de acuerdo a su orden temporal.
-
Realiza esta actividad en un archivo de Word, utilizando tipografía Calibri 12.
Estas son las etapas desordenadas:
Obtener los presupuestos económicos y financieros.
Revisión en distintos plazos.
Elaborar el presupuesto.
Emisión y aprobación gerencial.
Contar con la información histórica de la empresa.
Determinar cuáles son las pautas presupuestarias.
Modelo a completar Orden 1 2 3 4
Etapas
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Actividad 2
– Módulo 4
Controversia estructurada
Objetivo: En esta actividad lo que se pretende es que puedas identificar y asociar los conceptos presentados con sus tipos de sistemas de información. Consigna. Luego de que realices un repaso del tema que trabajaremos, te propongo lo siguiente:
Revisa las frases que te brindo más abajo
Vincula cada frase con el tipo de sistema con que se corresponde, BPM o CRM.
Entrega esta actividad en un archivo Word, utilizando tipografía Calibri 12.
Estas son las frases: Administración de procesos de negocio Análisis de datos Administración de las relaciones con el cliente Información de comportamiento de los clientes Capacidad de anticiparse a las necesidades Identificación de indicadores de gestión
BPM
CRM
Actividad 3 – Módulo 4 Organizador de información
Objetivo: identificar y aplicar la asociación de definiciones, conceptos y ejemplos de los tipos de sistemas de información. Consigna: En las sentencias, que se describen a continuación, encontrarás frases que reflejan definiciones, conceptos y ejemplos en vinculación con los distintos tipos de sistemas y que has podido revisar en la lectura 3 del módulo 4. A partir de un repaso de tus notas ahora te pido lo siguiente:
Revisa detenidamente cada una de las frases y sentencias.
Completa el cuadro propuesto.
Entrega esta actividad en un archivo de Word, utilizando tipografía Calibri 12
Cada concepto puede incluir más de una sentencia.
Frases y sentencias a utilizar:
Estos sistemas son base en las organizaciones para el cumplimiento de las actividades en las líneas de operación
fuerte generación y uso de datos internos
Aportan y procesan gran cantidad de datos internos y externos y permiten la toma de decisión sobre situaciones concretas
grandes volúmenes de datos
Se basan en atender necesidades de los ejecutivos.
Aportan y procesan gran cantidad de datos internos y externos
Se basan en datos de los TPS.
No suelen ser muy flexibles
dan soporte a decisiones de los niveles medios
son las personas responsables de la decisión
Herramientas de análisis
Se basan en el conocimiento.
simples de usar, normalmente con soporte de pantallas táctiles
representación gráfica de los resultados
Análisis de cumplimiento de pagos
Estudios de mercado
son expertos en ALGO solamente
Facturación de la empresa.
Equipos médicos de diagnóstico de imágenes
Liquidación de sueldos.
Entrega de pedidos
Calificación de clientes
Comportamiento de clientes y anticipación a requerimientos
Sistemas de robótica aplicada
Cuadro a completar: Concepto
Sistemas procesamiento transacciones
Definición características
de de
y Ejemplo que muestre ¿Con qué otros el mismo concepto conceptos del módulo se relacionan?
Sistemas Información gerencial
de
Sistema de soporte para la toma de decisiones
Sistemas Expertos
Actividad 4 – Módulo 4 Organizador de información
Objetivo: Desarrollar la capacidad de asociar los conceptos con las etapas y fases del proceso de integración tecnológica. Consigna: En función de las frases que encontrarás a continuación te invito a ordenarlas de manera secuencial y ordenada.
Entrega esta actividad en formato Word en Calibri 12
Etapas y fases a considerar:
Programar las actividades.
Lograr el compromiso de la direccion de la empresa
Preveer las necesidades de información de cada uno de las áreas o subsistemas de la empresa Hacer un relevamiento detallado de la situación actual de la tecnología de la empresa Elaborar el plan en las lineas estratégicas como en las funciones del negocio. Definir el equipo
Modelo a completar
1 2 3 4 5 6
Orden
Etapas/fases
