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A TODAS AQUELLAS PERSONAS QUE ME BRINDAN SU APOYO INCONDICIONAL CON EL AFÁN DE VERME PROFESIONAL
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ÍNDICE
CARÁTULA .................................................................................................... 1 DEDICATORIA ............................................................................................... 2 ÍNDICE ........................................................................................................... 3 INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 4 SISTEMA DE INFORMACIÓN ....................................................................... 5 RELACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE......................... ............ .......................... ........................... .......................... ...................... .......... 5 DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE ................. ........... 6 ESTRUCTURA DEL SOFTWARE.......................... ............. .......................... .......................... .......................... ............... 9 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS ......................... ............ .......................... ........................... ......................... ........... 15 SISTEMAS CONTABLES MAS USADOS EN LA ACTUALIDAD ................... ............ ....... 17 SISTEMAS CONTABLES EN LA ERA DIGITAL .......................... ............. .......................... .................. ..... 18 CONCLUSIONES ........................................................................................... 24 BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................. 25 ANEXOS ......................... ............ .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... ............... 26
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INTRODUCCIÓN El propósito básico del sistema de información contable de una organización es proveer información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios tales como, accionistas, acreedores, inversionistas, administradores o las mismas autoridades gubernamentales. En consecuencia de que el sistema de información contable de una empresa sirve a un conjunto de diversos di versos usuarios, se originan diferentes ramas o subsistemas.
El subsistema de información financiera: contabilidad financiera.
El subsistema de información fiscal: contabilidad fiscal.
El subsistema de información administrativa: contabilidad administrativa. Subsistema de información financiera-. Está conformado por una serie de
elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilización y formas de representación de información de usuarios externos. A este tipo de sistema de información se le conoce debido a que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad así como ciertos acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y confiable a los diferentes usuarios externos para su toma de decisiones. Los usuarios de la contabilidad financiera-. La información financiera es útil para los accionistas, acreedores, analistas e intermediarios financieros, el público inversionista, los organismos reguladores y para todos t odos aquellos usuarios externos de la información contable de una organización económica. Está diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de usuario específico: el fisco. A las autoridades gubernamentales les interesa contar con la información de las diferentes organizaciones económicas para cuantificar el monto de la utilidad que haya obtenido de acuerdo con las leyes fiscales en vigor como producto de sus actividades y así poder determinar la cantidad del impuesto que le corresponde a pagar. La información generada por el subsistema de información fiscal es útil para las autoridades gubernamentales. 4
SISTEMA DE INFORMACIÓN Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:
La contabilidad financiera: muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.
La contabilidad de costos: estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información inf ormación no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
Propósito y naturaleza de la información contable El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.
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RELACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.) Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario: Numeración Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. Redacción clara, sin errores. Además del original, emitir las copias necesarias necesarias Poseer firmas Entre los principales formularios tenemos: Facturas Recibo Conduce Ordenes de compra Otros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo
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general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la confía es conservada por el que lo recibe. El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas. La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que desea comprar una compañía. La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original. La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras. El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo. El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos. La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución. Entre los reportes podemos mencionar: Nomina Ventas Compras 7
Cheques emitidos Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad. La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.
Estados financieros: son son aquellos que presentan la la situación situación de la empresa, empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación li quidación del activo. El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo. El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipó de beneficio o fracaso durante un período determinado.
Los libros de de contabilidad: son aquellos aquellos en los que se se anotan de manera manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas. pé rdidas.
Los Diarios: Diarios: en los cuales cuales se se registran registran cronológicamente cronológicamente las informaciones, informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.
El mayor general: aquel que que recoge recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán se rán recibidas. 8
Control interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de: Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera Promover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable. Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalment f undamentalmente e con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos: Activos Caja chica Efectivo Inventarios Ventas Etc. Todo sistema de control interno debe contener las siguiente características: Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa. Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fr aude.
DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Los antecedentes que se expresan a continuación constituyen la base del diseño de un sistema contable, los mismos que deben ser tomados en cuenta durante el diseño que que será
llevado a cabo durante la presente gestión
académica, para el efecto usted debe considerar lo siguiente:
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1.
La elección de tema es libre y debe estar en lo posible con su preferencia o afinidad pudiendo ser una actividad comercial, industrial, de servicio o del área que vea por conveniente de acuerdo al campo de acción del diseño de sistemas contables.
2.
Al definir la base de acción es necesario expresar en términos contables su estructura económica financiera a efectos de que se tipifique las características de la inversión.
3.
Durante el desarrollo de esta carpeta de diseño del sistema contable es necesario tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: •
El trabajo será desarrollado de manera secuencial durante todo el periodo académico dividiendo su ejecución en diferentes etapas las mismas que una vez presentadas deberán ser defendidas y aprobadas. Este proceso constituye a su vez parte de las evaluaciones parciales, por tanto, su presentación y defensa tiene efectos tanto en exámenes parciales como en el examen final.
•
Durante el desarrollo del diseño de sistemas contables producto de la evaluación este puede merecer observaciones que deben ser aclarados por el autor y de merecer variantes se deben proceder a la ampliación, modificación y de existir variaciones sustanciales cambio total o parcial del trabajo. Toda enmienda debe ser superado como máximo hasta la siguiente presentación a efecto de dar continuidad al diseño, de no haberse satisfecho dichas observaciones el trabajo no puede continuar.
•
Las Observaciones efectuadas en una o varias partes del trabajo por ningún motivo deberán ser inutilizadas, borradas, alteradas o destruidas debiendo en la parte final de la carpeta crearse una parte destinada a estos borradores.
Los borradores constituyen prueba del trabajo secuencial constituyendo en última instancia base para la asignación de la nota pertinente, por tanto, las hojas observadas en primera instancia deberán estar adjuntas a las nuevas debidamente diseñadas en calidad de prueba de las modificaciones introducidas hasta que exista una aprobación definitiva para luego pasar a la parte final de la carpeta en calidad de borrador.
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En términos generales el diseño del sistema contable comprende de distintas partes en las cuales y para la distinción de las mismas se recomienda el uso del papel de distinto color a efecto de un manejo práctico e identificación rápida. Las partes anteriormente mencionadas son: a)
Características legales de la constitución.
b)
Características de la inversión (Estructura financiera).
c)
Manual de organización el mismo que puede tener dos enfoques. El primero mostrará la organización en términos generales de toda la empresa y el segundo las características de organización de acuerdo a la importancia de áreas, departamentos, unidades u otras dependencias internas de la empresa que requieren las características de su organización propia.
d)
Manual de procedimientos donde debe utilizarse con preferencia papel de color verde, internamente al diseñar este manual es necesario considerar el contenido que corresponde a lo siguiente: d.1) De acuerdo a las necesidades iniciar con la muestra de la estructura orgánica del proceso. d.2)
Flujograma
expresado
conforme
a
normas
y
recomendaciones. d.3) Proceso narrativo expresado en un determinado formato. d.4) Diseño de formularios conforme al proceso y magnitud de la empresa donde las distintas copias pueden ser objeto a la asignación de distinto color con relación al destino y la variante de colores en función al número. d.5) Tabla de código donde también se puede utilizar otro color de papel a efectos de una identificación rápida.
Desarrollo y contenido de la carpeta de trabajo. t rabajo. Dando inicio al diseño del sistema contable es preciso que cada uno de manera independiente muestre al Ente y describa todas sus características peculiares recurriendo para esto a los siguientes puntos que deben ser preparados de manera progresiva y puntual. 1.
Minuta, escritura de constitución o su equivalente.
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2.
Las características de la inversión deben ser expresadas mediante el balance balance de apertura y tanto el primer como el segundo segundo punto deben ser complementados con registro ante entidades fiscalizadoras con la finalidad de demostrar el cumplimiento de normas legales propias del Ente. Estos procesos en definitiva permiten la definición jurídica y financiera sobre la constitución del Ente.
3.
El Organigrama.- Tomando como base la actividad principal así como sus actividades secundarias y una vez determinadas las áreas, sub áreas y niveles de decisión en concordancia a los puntos citados anteriormente utilizado técnicas y formatos del caso, procede a la elaboración de organigramas expresados bajo las siguientes características:
•
El macro organigrama mediante el cual debe mostrar la estructura del Ente visto en términos generales sus áreas deben ser desarrolladas de izquierda a derecha de acuerdo a su importancia.
•
Para el desarrollo de sus diferentes áreas o sub áreas prepare micro organigrama con similares técnicas del anterior caso. El objetivo de los micro organigramas es descomponer el macro organigrama a fin de mostrar la estructura de cada uno de los departamentos, unidades, secciones y divisiones con que cuenta el Ente con la finalidad de que en adelante esta sea la base que permita identificar los procedimientos contables que se detecten al interior de cada uno de ellos y, por consiguiente, se constituyan en campo de acción del diseño de sistemas contables. Un micro organigrama de conformidad con la magnitud del Ente
puede ser enfocado en varias etapas siendo su finalidad mostrar la estructura organizativa en detalle y de forma pormenorizada sus integrantes. 4.
Manual de Cuentas.- En este punto es necesario distinguir dos instancias:
•
Plan o nomenclatura de cuentas, que debe ser desarrollado con relación al punto anterior porque definida la estructura organizativa tanto en macro como en micro, será con la base de estos que 12
deberán desarrollarse los procedimientos inherentes a las diferentes actividades: productivas, financieras, administrativas y para nuestro caso fundamentalmente los procesos contables que debe encarar la empresa para el control de la inversión. Esta nomenclatura debe estar debidamente clasificada y codificada de tal manera que permita la aplicación de la informática contable. •
Siguiendo normas establecidas elabore el manual de cuentas de tal manera que se conozca la personificación o representación de la cuenta, así como las causas de cargo, abono, saldo y ajustes establecidos por los P.C.G.A. y la Legislación Boliviana. Tanto esto con el fin de satisfacer el uso adecuado de las cuentas de manera que se pueda lograr el control de las actividades anteriormente mencionadas.
5.
Manual de Organización.- Este punto debe ser trabajado seguido a los organigramas toda vez que determinada la organización jurídica, estructura económica y financiera así como la estructura organizativa será necesario normar las características de la organización con la finalidad de expresar de manera ordenada y en términos literales los siguientes aspectos: •
•
•
•
•
Resumen de las características organizacionales. Alcances Técnicos financieros y otros del Ente. Fines y Objetivos del Ente. Sus limitaciones. Otros aspectos propios de la organización.
Para el efecto es necesario utilizar un determinado formato que deberá ser reproducido toda vez que se trabaje con manual de organización. En síntesis el objeto de un manual de organización es mostrar su personería jurídica, actividad principal, procedencia de capital, es decir, su composición que puede ser con aportes internacionales, estatales, mixtos o de otra índole, así como, las particularidades de la organización del área, departamento, unidad, sección u otro el mismo que será elaborado siempre y cuando amerite conforme a la magnitud de la organización.
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6.
Manual de Funciones.- Esta norma debe ser redactada para cada departamento conforme a técnicas sobre preparación y elaboración de los mismos debiendo tomar en cuenta las siguientes recomendaciones.
7.
Manual de Procedimientos.- Para preparar y elaborar es necesario conocer los procedimientos o procesos imperantes en el sistema para que sobre ellos se diseñe el sistema contable adecuado, así como, en adelante aplicar posibles ampliaciones y en concreto la implementación del sistema diseñado.
8.
Tabla de Códigos.- Tomando en cuenta la seriedad de un sistema, así como, la seguridad que se dote a este, es preciso que para el uso de la información e ingreso al sistema se requieran ciertas claves, por consiguiente, tomando en cuenta el avance tecnológico de los sistemas, su computarización u otro sistema de procesamiento se pide elaborar la tabla de códigos considerando para el efecto las siguientes necesidades:
9.
Características de la Presentación.- Tomando en cuenta que este trabajo será elaborado previo análisis y defensa, así como, su implementación durante toda la gestión académica siendo base para la asignación de notas parciales, es una necesidad definir el sistema de archivo, por tanto, en la carpeta debe existir un ordenamiento que permita observar con precisión el proceso evolutivo del mismo y tomando en cuenta el hecho de que se trata de un sistema totalmente congruente entre sus distintas partes se recomienda: 1º Sistema de archivo de elaboración. 2º Sistema de archivo de preparación definitiva. definitiva. 3º Capacidad de disgregación disgregación en partes partes del sistema. sistema. 4º Sistema de archivo general. Finalmente tome en cuenta que el presente cuestionario debe ser
objeto de conocimiento obligatorio antes de iniciar con su ejecución, por tanto, debe ser objeto de evaluación tomando como fecha...................... del año en curso. Esta evaluación es parte del examen correspondiente al primer parcial. 14
ESTRUCTURA DEL SOFTWARE Debido a que parte del problema es la forma como los actuales sistemas tratan las situaciones que provocan la insatisfacción, se partió del primero de ellos, la entrada de datos. Diseño de la Entrada. La idea del diseño de la entrada es para conseguir que sea efectiva, es decir, una entrada de datos que haga que el usuario no se confunda y al mismo tiempo este pueda cometer errores sin que el sistema sufra algún tipo de modificación o daño irreparable. Es así que al momento de diseñar la entrada de datos correspondiente a nuestro sistema de contabilidad, necesitamos asegurar que el usuario pueda con toda confianza trabajar en el programa. Pues bien, entre las técnicas para el desarrollo de entradas efectivas de datos tenemos los siguientes: Formas fáciles de llenar. Formas que satisfagan el objetivo para el que fueron diseñadas. Formas que aseguren el llenado preciso. Mantenimiento de las formas atractivas. at ractivas. Todo esto para cumplir con los objetivos del diseño de la entrada, los cuales son: efectividad,
facilidad de uso,
consistencia,
simplicidad,
precisión, y
atractivo.
Uno de los fuertes del sistema desarrollado, que es donde los demás presentan limitaciones, es en la definición del plan de cuentas, el cual, puede tener tantos niveles como el contador desee así como el ancho de cada uno de esos niveles puede ser determinado de acuerdo a la necesidad. Para ello solo se hace uso de la ventana que a continuación se muestra:
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Figura 1.
Diseño de la entrada efectiva: Plan de Cuentas
Esto da la facilidad de definición de cualquier formato de plan de cuentas que posea empresa alguna y da la facilidad de preocuparse por diseñarlo en lugar de adaptarlo. De ahí la forma en que se maneje la contabilidad no debe alejarse de lo acostumbrado en el sentido de que hay ciertos procedimientos que constituyen un denominador común en el proceso contable. Por ello el ingreso de las cuentas debe estar acorde con los principios de contabilidad y el juicio del contador. Para facilitar la tarea del ingreso de las cuentas el sistema propuesto utiliza la ventana que se presenta a continuación, la cual parte del hecho de que ya ha sido definido el plan de cuentas, así como el nivel de éstas a partir del cual se especifican las cuentas del mayor.
Figura 2.
Diseño de una entrada efectiva de datos: Ingreso de cuentas. 16
El resultado final ha sido un programa que si bien es cierto posee limitaciones en cuanto a los módulos en que se los enfoca dentro del contexto de toda empresa, la forma de su desarrollo desde el lenguaje mismo, permite dejar la base de lo que sería su ampliación hacia un sistema potente con alcance multiusuario. Diseño de la Salida. La fortaleza de los sistemas de contabilidad actuales está en los reportes que son necesarios en esta actividad. Debido a esto, el programa desarrollado incluye la generación de informes en los que se puede especificar desde las cuentas hasta los períodos en que se s e los requiere. Así mismo, entre las opciones de la salida de datos están los estados financieros más usados que son: son: el balance de comprobación, el estado de resultados y el balance general. Ello se basó en el hecho de que los mencionados reportes tienen formas estándares, como lo muestran las tablas siguientes, que constituyen el diseño de la salida: Tabla I. Diseño de la Salida: El informe del plan de cuentas. Código Cuenta
Nombre Cuenta
9-99-999-999
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
9-99-999-999
XXXXXXXXXXXXX
9-99-999-999
XXXXXXXXXX
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS Controlar la lógica empresarial es fundamental para evitar errores y poder medir y mejorar. Los flujogramas o algoritmos de proceso son la herramienta idónea para establecer las secuencias de trabajo ya que se dan menos a la interpretación que los procesos descritos con textos.
Elementos básicos:
Óvalo: Inicio y fin del flujograma.
Rectángulo: Actividad.
Rombo: Decisión.
Círculo pequeño: Conector. 17
Triángulo boca abajo: Archivo definitivo de documento.
Triángulo boca arriba: Archivo temporal.
SISTEMAS CONTABLES MAS USADOS EN LA ACTUALIDAD SISTEMA DE CONTABILIDAD VISUALCONT El Sistema de Contabilidad VisualCont esta especialmente diseñado para pequeñas y medianas empresas, desarrolla un perfecto control de los movimientos mercantiles y contables, con un sencillo e intuitivo manejo....
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SISTEMAS CONTABLES EN LA ERA DIGITAL Se caracteriza por procesar datos mediante un sistema de cómputo, que está integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware. Es el sistema de trabajo ms reciente y se caracteriza por su rapidez y precisión. Emplea para su registro computadoras, programas contables y administrativos, hojas de cálculo electrónicas, calculadoras financieras, fiscales, etc.
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En algunos trámites fiscales f iscales la información puede ser presentada en papel o medios magnéticos, lo que da la facilidad de hacer correcciones sin tener que volver a capturar todo de nuevo y sin desperdiciar formas fiscales y demás papelería. Los pasos efectuados al emplear un sistema de contabilidad computarizado se resumen en los siguientes: 1. Recibir los documentos fuente (facturas, recibos, pagarés, cheques, etc.). 2. Capturar cada operación directamente en el programa de contabilidad, y desde ahí emitir pólizas, auxiliares, concentrados y hasta estados financieros con formato sencillo. 3. Realizar el proceso de cierre de cuentas no acumulativas (directamente en la computadora). 4. Exportar los estados financieros a un paquete procesador de textos (para mejor presentación). 5. Calcular obligaciones fiscales desde el módulo fiscal del programa o con alguno de los programas existentes. 6. Llenar formatos fiscales y de otros tipos usando el programa correspondiente. En el registro electrónico, las operaciones que requieren tiempo para ejecutarse se reducen a recibir los documentos y capturar los movimientos inicialmente, pues el resto del proceso puede ser realizado automáticamente con las opciones incluidas en el programa de contabilidad o con algún complemento existente, lo que reduce significativamente el tiempo requerido para el proceso contable y la presentación de la información, así como las posibilidades de errores aritméticos o de pase de información entre una etapa y otra. Existen programas que facilitan el control de inventarios, que al elaborar una factura, permiten registrar la entrada y salida de mercancías, llevar un adecuado control de los pedidos a proveedores, ajustes de inventarios, todo lo ocurrido con cada producto. Los sistemas contables electrónicos actuales pueden almacenar, manejar y proporcionar la información en cuestión de segundos y sobre todo precisos. Pueden realizar en cuestión de minutos tareas para las que una persona tardaría días o semanas. La velocidad de una computadora se relaciona íntimamente con la cantidad de datos que debe procesar, cabe señalar que no solo es una característica muy importante la velocidad, sino también la precisión en los 22
cálculos. La precisión es una consideración de gran importancia al seleccionar computadoras: cualquier dispositivo de cálculo que no sea confiable sería inútil. Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y económicos existentes en este nuevo entorno. Todo esto pone de manifiesto el nuevo oriente que debe seguir la contabilidad y el profesional contable, pues la contabilidad es quizás una delas actividades por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos. La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información. Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición. Dentro de los nuevos conceptos que surgen como consecuencia de un entorno en continuo cambio tenemos: El capital Intelectual que apenas viene abriéndose paso dentro de las empresas, va cobrando cada vez mayor importancia como instrumento capaz de elevar el reconocimiento de los demás entes económicos y atraer la mirada de potenciales inversores, dada la confianza que les puede generar.
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CONCLUSIONES
Con el paso del del tiempo y las exigencias de información información financiera al día de hoy las empresas necesitan la información de una manera rápida y con la mayor exactitud posible, por tal motivo los sistemas contables han ido evolucionando día a día, aunque todavía existen empresas pequeñas que utilizan los registros manuales la gran mayoría está utilizando lo que es el sistema electrónico el cual te da en forma instantánea la información financiera y de otras áreas requerida por la empresa, lo cual es de gran utilidad para los usuarios y la empresa em presa para la toma de decisiones.
Los sistemas sistemas tradicionales, tradicionales, que en su momento fueron adecuados, adecuados, hoy no funcionan debido a la lentitud con la que procesan la información, y los libros y sumadoras dejaron su lugar a las maquinas de contabilidad y, más recientemente, a las computadoras.
Enseguida se tratarán los principales principales sistemas sistemas de de registro usados a lo largo largo de la historia, de manera cronológica, lo cual facilitara establecer comparaciones y comprender las ventajas y desventajas que cada uno aporta al trabajo del Contador, permitiéndole dar cada vez información de mejor calidad y con mayor oportunidad, lo que es fundamental para la toma de decisiones de una empresa.
Los sistemas sistemas de información han desempeñado desempeñado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organización , sin embargo no debe de limitarse solo a esa función, dado que nos encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se busca un manejo técnico en la empresa sino que se tomen todos los componentes de la empresa tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es más fuert e y más agresivo.
La introducción introducción de nuevos conceptos en nuestra nuestra profesión profesión va de la mano con con el análisis del impacto de las nuevas tecnologías y la incorporación del riesgo asociado a una era de rápido cambio que a continuación analizaremos.
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ANEXOS
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