BAB IX SISTEM DAN PROSES OPERASIONAL
A. Pengertian Sistem dan Proses Operasional Rumah Sakit Menurut Permenkes nomor 2052/Menkes/Per/X/2011 tentang izin praktik dan pelaksanaan
praktik kedokteran, standar
prosedur
operasional
adalah
suatu
perangkat/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu yang memberikan langkah yang benar dan ter baik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang yang dibuat oleh oleh fasilitas pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi. Standar prosedur Operasional (SPO) wajib diterapkan oleh rumah sakit kepada masyarakat. SPO diperlukan oleh tenag medis dan tenaga rumah sakit untuk mencapai asuhan yang berkualitas. Pelayanan medis di RSUD Wates memiliki SOP yang berdasarkan Undang-Undang Kesehatan, Undang-Undang Praktik Kedokteran, pengelolaan, kelembagaan, struktur organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Daerah. SOP yang diterapkan di RSUD Wates terbagi menajdi dua kelompok, yaitu : Medis 1. Kebijakan pelayanan medis 2. ICU/ICCU 3. IGD
2. Instalsi radiologi 3. Instalasi gizi
4. THT 5. Neonatus
4. Instalasi farmasi 5. Kamar jenazah
6. Penyakit anak 7. Kamar operasi 8. Penyakit dalam
6. CSSD 7. Unit Laundry 8. Rekam medis
9. Penyakit syaraf
Non Medis 1. Kesehatan lingkungan
B. Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit 1. Sistem Pencatatan di RSUD Pendaftaran
Pasien lama
Pasien Baru
Tracer
Pembuatan Rekam Medis
RM diantar ke poliklinik
Pencatatan diagnosis dan tindakan yang dilakukan
Input data pada Sistem Informasi Rumah Sakit
RM kembali ke instalasi rekam medis
Petugas mengecek kelengkapan data
Register dan coding diagnosis ICD X
Indeks 10 besar penyakit
2. Sistem Pelaporan di RSUD
a. Laporan internal Laporan internal rumah sakit adalah laporan rawat jalan maupun rawat inap yang dibuat oleh pihak rumah sakit itu sendiri untuk disosialisasikan kepada unit/pelayanan yang ada di rumah sakit. Laporan ini berisi tentang : 1) Kegiatan pelayanan rawat jalan dan IGD a) Jumlah kunjungan rawat jalan b) Jumlah kunjungan rawat darurat
c) Kegiatan pelayanan rawat inap d) Jumlah hari perawatan e) Jumlah pasien keluar hidup dan mati f) Jumlah persalinan/kelahiran g) Jumlah tindakan pembedahan/operasi 2) Kegiatan pelayanan penunjang a) Jumlah pemeriksaan radiodiagnostik b) Jumlah pemeriksaan laboratorium c) Jumlah tindakan fisioterapi 3) Kegiatan farmasi b. Laporan eksternal Laporan eksternal RSUD Wates merupakan laporan yang diserahkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Kulon Progo untuk menindak lanjuti penanganan terhadap penyakit yang ada. Laporan ini dilakukan setiap satu bulan, triwulan, semester, dan setiap tahun. Laporan akan diteruskan berjenjang dari Dinas Kesehatan Kabupaten Kulon Progo ke Dinas Kesehatan Provinsi DIY, dan ke Pusat. Sesuai dengan PERMENKES RI Nomor 1171/MENKES/PER/VI/2017 laporan eksternal terdiri dari : 1) RL 1
: Laporan tentang data kegiatan rumah sakit selama 1 tahun,
meliputi rawat inap, rawat jalan, pelayanan IGD, kegiatan radiologi, pelayanan kesehatan gigi, pengujian kesehatan, rehabilitasi medik, latihan kerja, pelayanan kesehatan jiwa, pemeriksaan laboratoeium klilnik, kegiatan rujukan, dan kegiatan keluarga berencana. Laporan ini dibuat setiap triwulan berdasarkan catatn harian yang dikumpulkan setiap bulan.
2) RL 2A
: Laporan data morbiditas mengenai pasien rawat inap per kasus,
yang dilaporkan setiap bulan. 3) RL 2B
: Laporan data morbiditas mengenai pasien rawat jalan,
dilaporkan setiap bulan. 4) RL 3
: Laporan data dasar rumah sakit meliputi data identitas rumah
sakit, surat ijin penyelenggaraan, direktur rumah sakit, fasilitas rumah sakit, yang dilaporkan setiap tahunnya. 5) RL 4
: Laporan mengenai data ketenagakerjaan yang berisi informasi
rekapitulasi jumlah tenaga kerja rumah sakit berdasarkan kualifikasi pendidikan dan status kepegawaian, yang dilaporkan setiap tahun. RL Laporan mengenai data ketenagakerjaan yang berisi data individual ketenagaan rumah sakit berupa data pribadi, pekerjaan, pendidikan, pengalaman kerja, jabatan, dan status kepegawaian. 6) RL 5
: Laporan mengenai penambahan atau pengurangan peralatan di
RSUD Wates berisi rekapitulasi data jumlah peralatan medik yang ada di rumah sakit menurut sumber pengadaan dan kondisinya, yang dilaporkan setiap tahun. RL 5a merupakan data individual peralatan medik di rumah sakit, berisi nama atau jenis alat, tipe atau model, dan kapsitas alat. 7) RL 6
: laporan mengenai infeksi nosokomial yang terjadi.
C. Proses Pelayanan Pasien Pasien datang
Screening Pasien Baru
Pasien Lama
Ambil nomor antrian
Mengisi formulir data pasien
Pasien Umum
Pasien Penjaminan BPJS/Jamkes
Loket Pendaftaran
Loket Penjaminan
Pendaftaran Online
Pendaftaran Mesin Anjungan
Pasien Penjaminan BPJS/Jamkes
Pasien Umum
Ambil nomor antrian
Loket Penjaminan
Pemeriksaan Penunjang Laborat/Radiologi/Lainnya Poliklinik
Farmasi
Pasien Penjaminan
Admisi
Pasien Umum
Kassa
Pulang
Rujuk
PPRI
Pasien Penjaminan
Rawat Inap
ACC BPJS
Pasien Umum
Fasilitas kesehatan yang ditunjuk
Pasien datang
Screening Pasien Baru
Pasien Lama
Ambil nomor antrian
Mengisi formulir data pasien
Pasien Umum
Pasien Penjaminan BPJS/Jamkes
Loket Pendaftaran
Loket Penjaminan
Pendaftaran Online
Pendaftaran Mesin Anjungan
Pasien Penjaminan BPJS/Jamkes
Pasien Umum
Ambil nomor antrian
Loket Penjaminan
Pemeriksaan Penunjang Laborat/Radiologi/Lainnya Poliklinik
Farmasi
Pasien Penjaminan
Admisi
Pasien Umum
Kassa
Pulang
Rujuk
PPRI
Pasien Penjaminan
Rawat Inap
ACC BPJS
Pasien Umum
Fasilitas kesehatan yang ditun uk
Pasien datang dilakukan screening terlebih dahulu termasuk pasien lama atau pasien baru. Pasien baru mengambil nomor antrian kemudian mengisi formulir pasien baru. Selanjutnya pasien jaminan kesehatan menuju ke loket penjaminan, sedangkan pasien umum menuju ke loket pendaftaran. Bagi pasien lama dapat mendaftar secara online dengan aplikasi Rspro, apabila sudah mendaftar secara online setibanya di rumah sakit pasien hanya perlu memverifikasi data di mesin yang sudah tersedia. Pendaftaran pasien secara langsung melalui mesin anjungan pendaftaran pasien. Pasien lama dengan jaminan kesehatan tetap perlu mengambil nomor antrian untuk melakukan verifikasi data di loket penjaminan, sedangkan pada pasien umum bisa langsung mendapatkan pemeriksaan dan perawatan. Khusus pasien IGD dapat melakukan pendaftran setelah dilakukan tindakan dan perawatan. D. Rekam Medis Instalasi rekam medis RSUD Wates terletak di lantai dua gedung depan rumah sakit, tepat di atas bagian pendaftaran. Distribusi rekam medis dilakukan menggunakan timba dari lantai 2 instalasi rekam medis ke bagian pendaftaran, kemudian rekam medis didistribusikan ke poliklinik. Rekam medis didistribusikan berdasarkan nomor antrian pasien. Setelah melakukan pendaftaran, pasien akan mendapat nomor antrian 3 rangkap yang berisi nama, nomor rekam medis, dan poliklinik tujuan. Lembar pertama berwarna biru dibawa oleh pasien, lembar kedua berwarna putih disertakan bersama dengan rekam medis, dam lembar ketiga berwarna pink akan dimasukkan dalam tracer . RSUD Wates menerapkan sistem sentralisasi untuk penyimpanan berkas rekam medik. Sistem sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di satu tempat terpusat, dengan satu pasien satu rekam medis dan tidak dipisahkan antara rekam medis rawat jalan dengan rawat inap. Sistem penomoran rekam medis berdasarkan urutan pasien mendaftar dengan menggunakan sistem terminal digit filling , yaitu suatu sistem dimana semua folder rekam medis disejajarkan berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 digit angka terakhir. Rekam
medis akan ditempeli stiker berwarna sesuai dengan nomor 2 digit angka terakhir untuk mengantisipasi missed file. Selain itu, bagi pasien dengan penyakit infeksius dan memiliki alergi akan ditempel stiker berwarna abu-abu pada bagian luar rekam medis, dan pada bagian dalam akan diberi kode warna tersendiri : Kuning
: Pasien HbsAg
Hitam
: Pasien B20
Merah
: Pasien Tuberkulosis
Berkas rekam medis hanya boleh dikeluarkan dan disimpan oleh petugas rekam medis untuk menjaga kerahasiannya. Batas pengembalian berkas rekam medis pasien rawat jalan maksimal 1x24 jam setelah dilakukan perawatan, kecuali besoknya baru akan dibacakan hasil pemeriksaan, maka berkas rekam medis ditaruh di poliklinik. Batas pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap maksimal 2x24 jam setelah pasien keluar dari bangsal atau meninggal. Rekam medis yang kembali ke bagian rekam medis dilakukan proses indexing, assembling, dan coding. Indexing dilakukan dengan pencatatan di buku laporan, assembling yaitu penyusunan kembali rekam medis sesuai dengan pedoman SOP, dan coding adalah pencatatan kode ICD-X ke dalam sistem informasi manajemen rumah sakit. Berkas rekam medis yang inaktif (berkas yang sudah tidak digunakan lagi, pasien tidak mengunjungi rumah dalam jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat, pasien meninggal setelah jangka waktu 5 tahun) akan dimasukkan dalam lemari penyimpanan rekam medik inaktif di ruang terpisah. Rekam medis yang telah 5 tahun di lemari penyimpanan inaktif (10 tahun inaktif) maka selanjutnya akan dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang, persetujuan tindakan medis, rekam medis yang berisi laporan operasi, kasus berat (asma, kanker, kelainan jiwa, dan sebagainya), penderita dengan tindakan kriminal berat, dan pejabat, resume medik. Rekam medis yang akan dimusnahkan harus didata secara manual maupun dalam sistem komputer. Pemusnahan rekam medis dilakukan setelah ada surat keputusan dari
direktur rumah sakit dengan anggota dari tata usaha, bagian rekam medis, unit pelayanan dan komite medis. Pemusnahan rekam medis menggunakan mesin pencacah kertas. Berdasarkan PERMENKES nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis pasal 10 ayat (2), informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan, dan riwayat pengobatan dapat dibuka dalam hal : 1. Untuk kepentingan kesehatan pasien; 2. Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka penegakan hukum atas perintah pengadilan; 3. Permintaan dan/atau persetujuan psien sendiri; 4. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-undangan; dan 5. Untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan audit medis sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien. Pasien/ pihak yang berkepentingan mengajukan surat izin permintaan pada pimpinan sarana pelayanan kesehatan rumah sakit. Surat masuk ke bagian rekam medis, kemudian meminta tanda tangan dokter yang bertanggung jawab/menagani visum. Rekam medis diberikan dalam bentuk ringkasan rekam medis. Ringksan ini ditulis oleh dokter yang bertanggung jawab sebagaimana dikehendaki pasien/pihak yang berkepentingan. E. Sistem Rujukan Rumah Sakit Sistem rujukan pelayanan kesehatan merupakan penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang mengatur pelimpahan tugas dan tanggung jawab pelayanan kesehatan secara timbal balik baik vertikal maupun horizontal. Penerapan sistem rujukan medis di RSUD Wates diatur dalam PERMENKES No. 001 tahun 2012 tentang Sistem Rujukan Pelayanan Kesehatan Perorangan, Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta No. 59 Tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Sistem Rujukan Pelayanan Kesehatan, Undang Undang no. 40 Tahun 2004
tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN), dan Undang Undang no. 24 Tahun 2011 Tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial. 1. Rujukan Internal Merupakan rujukan yang terjadi antara unit pelayanan di dalam fasilitas kesehatan yang sama, seperti rujukan antar poliklinik di RSUD Wates. 2. Rujukan Eksternal Merupakan rujukan ke luar fasilitas kesehatan yang lebih memadai. Rujukan eksternal terdiri atas rujukan rujukan horizontal dan rujukan vertikal. a. Sistem rujukan horizontal Rujukan antar fasilitas kesehatan dalam satu tingkatan. Misal RSUD Nyi Ageng Serang tipe B merujuk pasien ke RSUD Wates tipe B atas dasar kurang lengkapnya sarana dan prasarana atau tidak adanya dokter yang berkompetensi untuk merawat. b. Sistem rujukan vertikal Rujukan antar fasilitas kesehatan yang berbeda tingkatan, dari tingkat pelayanan yang lebih rendah ke tingkat pelayanan yang lebih tinggi. Misal RSUD Wates merujuk pasien ke RSUP Sardjito karena peralatan yang lebih lengkap dan dokter yang merawat lebih berkompeten. 3. Rujukan parsial Rujukan yang dilakukan di dalam internal rumah sakit untuk dilakukan perawatan penunjang.
