13/8/2015
ARSIP M AN UAL D AN ARSIP ELEKTRONIS Lainnya
0
Blog Berikut»
Buat Blog
Masuk
A R RSIP S IP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS Kamis, 10 April 2014
Mengenai Saya Cica Daryanti Ikuti
Kata Pengantar Kata
yang
terucap
pertama
kali
ketika
9
Lihat profil lengkapku
kami
sebagai
penulis
menyelesaikan makalah ini adalah Alhamdulillah, segala puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, nikmat, dan Hidayah-Nya kepada kami, sehingga kami mampu menyelesaikan makalah yang berjudul “Arsip Manual dan Arsip Elektronis”.
Arsip Blog ▼ 2014 (1)
Penulisan makalah ini tentu memiliki tujuan, yaitu memenuhi tugas mata kuliah, dimana tugas yang diberikan tersebut sebagai wahana untuk membimbing mahasiswa memiliki kemampuan untuk menyusun makalah
▼ April (1) Kata PengantarKatay PengantarKatayang ang t eruc erucap ap pertama kali ketika...
sebagai salah satu tugas kelompok mahasiswa. Di dalam penulisan makalah tersebut ka mi mendapat banyak bantuan baik dari segi moril, materil, dan spiritual dari berbagai pihak, untuk itulah kami mengucapkan terimakasih kepada: 1.
Ibu Nina, SKM selaku dosen pembi mbing mata kuliah kuliah Administrasi Perkantoran Rumah Sakit Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Indonesia Maju
2.
Orangtua dan teman-teman kami yang turut memberikan semangat, dukungan, dan bantuan demi kelancaran dan kemudahan pembuatan makalah ini
Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan untuk penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini menjadi hal yang bermanfaat bagi para pembaca khususnya teman-teman mahasiswa dan semoga juga dapat dijadikan sebagai referensi untuk menunjang proses belajar-mengajar.
Jakarta, Juni 2013
Penulis
Daftar Isi Kata Pengantar Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN Pengertian Arsip BAB II PEMBAHASAN 1.
Arsip Manua l
1.1
Siklus Hidup Arsip Manual
1.2
Penyimpanan Arsip
1.3
Penyimpanan Ruangan
1.4
Pemusnahan Arsip
2. 2.1
Arsip Elektro nis Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan
http://ci cadar yanti .bl ogspot.com /
1/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS 2.2
Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik
2.3
Manajemen Arsip Elektronis
2.4
Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik
2.5
Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik
2.6
Penyusutan Arsip Elektronik
2.7
Implementasi Arsip Elektronis
2.8
Retensi Arsip Elektronis
2.9
Problema Legalitas Arsip Elektronik
BAB III PENUTUP 1.
Kesimpulan
2.
Saran
Daftar Pustaka
BAB I PENDAHULUAN Pengertian Arsip Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti permulaan, menjadi “Ta Archia”, selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintahan, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal.2) Arsip ada lah sekump ulan warka t yang memiliki gun a terte ntu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168) Arsip ada lah reka man kegia tan atau peris tiwa dala m berb aga i ben tuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No.43/2009) Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”(The Liang Gie, 2000:45) Arsip (rec ord ) yang dalam Bahasa Indo nesia diseb ut seba gai Dokume n pad a pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18) Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manua l of Orch ives Administrat ion (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administrative dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membenetuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah. Jadi, dapat disimpulkan bahwa Arsip adalah sekumpulan dokumen yang diciptakan, digunakan, dipelihara, dan dijaga keberadaannya sebagai bukti bahwa aktivitas atau kegiatan telah dilakukan sebelumnya.
BAB II PEMBAHASAN 1. Arsip Manual 1.1 Siklus Hidup Arsip Manual Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian organisasi besar masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola, berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya masih banyak dilakukan. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan dibahas pada era digital saat ini. Quible (2001) memberi gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan/atau pemusnahan, sebagai berikut : a)
100% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang.
b)
25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif
http://cicadaryanti.blogspot.com/
2/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
c)
30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif
d)
35% dokumen tidak berguna dan dimusnahkan lagi 25%
dokumen
sebuah
organisasi
selama
periode
waktu
tertentu
dapat
diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang digunakan oleh organisasi untuk mengambil keputusan operasional sehari–hari. Hal tersebut membutuhkan pengelolaan yang berbeda dengan dokumen inaktif yang relatif jarang digunakan oleh organisasi. Berdasarkan hal tersebut dibutuhkan ruangan, peralatan, sistem pengarsipan, maupun pegawai yang dapat mengelolanya sehingga dapat menunjang terjadinya proses retrieval (penemuan kembali) sebuah dokumen secara cepat dan tepat. Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip ( life cycle model)
I
Penciptaan. Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaanya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang.
II
Pemanfaatan. Tahap kedua merupakan tahapan implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap
sebelumnya,
pendistribusian
arsip
yaitu
bagaimana
kepada
pihak
mengefisienkan yang
proses
berkepentingan,
retrieval
termasuk
maupun
bagaimana
pergerakan (flow of work) dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya. III
Penyimpanan Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Bagi dokumen aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12 kali dalam setahun, perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, yang meliputi bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun tenaga penyimpan menjadi efisien. Mengenai tenaga mengelola dokumen patut dipertimbangkan penggunaan
IV
Retrieval Tahap menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. Proses ini lebih mudah diilustrasikan dengan sistem retrieval yang lazim digunakan pada perpustakaan umum. Pengklasifikasian beserta lokasi yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu indeks.
V
Disposisi Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan Ada tiga sistem peny impana n doku men yang
dap at dipe rtimbang kan oleh suat u
organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan 1.
kombinasi kedua sistem (Quible, 2001). Sistem Sentralisasi Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Ada beb erap a manfaa t pen ggu naa n sistem sentr alisasi, anta ra lain: Mencegah duplikasi
Layanan yang lebih baik Adany a kese raga man
Menghemat waktu
Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
Jasa kepada bagian lain
Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
Adany a keser aga man dalam pen ang ana n pen didikan dan pelat ihan bag i manager dokumen
Pelayanan dokumen dibawah satu atap
http://cicadaryanti.blogspot.com/
3/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain: Kesulitan fisik
Kebocoran informasi
Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
2.
Adany a ketak utan akan hilang nya doku men Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
Sistem Desentralisasi Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain: Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan disisi lain pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya.
Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.
Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di sebuah bagian yang bersangkutan.
Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah: Pengawasan relatif sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda.
3.
Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien.
Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah astu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi ( berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional ) tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.
Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan.
Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagian keuangan yang menggunakan kertas berukuran kuitansi akan menggunakan sistem penyimpanan dokumen yang sesuai dengan dimensi kuiotansi, sementara departemen produksi akan menyesuaikan dengan ukuran bill of materials yang mereka gunakan.
Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebat diberbagai tempat.
Sistem Kombinasi Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di puncak manager dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut : Adany a sistem pen yimpana n dan temu balik yang sera gam
Menekan seminimun mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang
Menekan duplikasi dokumen
Memungkinkan mengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.
Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan
Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut:
Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud
http://cicadaryanti.blogspot.com/
4/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum dan tidak ada
Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat meminimalisir apabila pengelolannya dilakukan secara cermat dan tepat
1.2 Penyimpanan Arsip 1.2.1
Dokumen dan sistem penyimpanannya
Arsip atau doku men kerta s yang dikelola seca ra manua l dap at diklasifika sikan menjadi 5 jenis dan tentunya membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama lain. Berikut ini uraian jenis umum dokumen dan sistem yang paling sering digunakan (Basuki, 2003) No
Jenis Dokumen
Sistem Penyimpanan
yang
Sering
Digunakan 1
Korespondensi (surat,
Menggunakan
memorandum,
telegram,
laporan, lampiran, dsb) 2
dan
berkas
subjek
membedakannya
yang
dengan
dokumen yang lain
Dokumen Transaksi (formulir
dapat Susunan
korespondensi
yg
alfabetis
atau
numerik
berdasar nama atau pengenal numeric
menunjukkan adanya transaksi) 3
4
Dokumen Proyek
Biasanya menurut nama proyek atau
(korespondensi, nota, dll yg terkait
nomor, sering juga dibagi lagi menurut
sebuah proyek)
subjek dan klasifikasi
Be rk as Ka sus
Biasanya menurut nama atau nama
(klaim, tuntutan hukum, kontrak,
kelompok atau diindeks menurut nomor
asuransi,
berkas
medical
record)
yg
merujuk pada personil atau properti tertentu 5
Berkas Khas
Biasanya nomor indeks abjad
(peta, gambar rekayasa, foto sinar x,
gambar,
kliping,
dan
berkas
rujukan tercetak lainnya) 1.2.2
Kriteria pemilihan peralatan
Setelah memutuskan sistem penyimpanan dokumen apa yang akan dipakai, tugas manager dokumen adalah memilih alat penyimpanannya. Ada beberapa hal yang patut dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain 1.
Jenis dokumen yang akan disimpan,
Contohnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk mikro, materi audiovisual, bentuk magnetic dan elektronik ataupun media lain dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus dalam perawatannya. 2.
Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan,
Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. 3.
Kebutuhan ruangan,
Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan
per
meter
persegi
dibagi
dengan
kemampuan
perlengkapan
penyimpanan yang dimiliki. 4.
Pertimbangan keamanan,
Yang tentunya akan berbeda antara satu organisasi dengan organisasi dokumen lain. Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, sedangkan sebagian lainnya sangat dirahasiakan oleh perusahaan. 5.
Biaya peralatan,
Bandingkan
mutu
barang
buatan
dalam
negeri
dengan
luar
negeri,
bandingkan garansi, jaminan after sales service, dll. Tentukan biaya peralatan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan 6.
Biaya operasional penyimpanan,
Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya ATK yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan. 7.
Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.
Merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan.
http://cicadaryanti.blogspot.com/
5/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS Karena,
semakin
banyak
orang
yang
menyimpan
dan
membutuhkan
keberadaan dokumen yang disimpan akan memerlukan tempat penyimpanan yang leluasa untuk mengaksesnya. 1.2.3
Faktor yang perlu dipertimbangkan
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan dokumen dikantor, antara lain (Basuki, 2003): 1.
Kesetaraan (compatibility) peralatan,
Peralatan simpan semacam folder harus setara pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang. 2.
Efisiensi,
Efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen sangat penting. Pemilihan folder dan penggunaan tanda warna yang tepat dapat memudahkan organisasi untuk menyimpan dan mencari dokumen yang dibutuhkan sesuai tempatnya. 3.
Kualitas,
Kualitas ATK ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatannya. 4.
Ekonomis
Meminimumkan
biaya
merupakan
salah
satu
factor
utama
dalam
mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi. Pemilihan kualitas alat simpan yang baik akan lebih berorientasi jangka panjang sehingga tujuan ekonomis akan tercapai oleh organisasi. 1.2.4
Peralatan Penyimpanan
Dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis peralatan penyimpanan manual menyediakan. Ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari: 1.
Spindle file Alat untu k menan capk an kerta s-ker tas doku men sepe rti bon , r eken ing, dan dokumen kecil lainnya.
2.
Vertical filing cabinet Alat untu k menyimpan doku men secar a vertica l ( tega k)
3.
Open-self file Jajaran dokumen yang disimpan pada lemari terbuka (seperti rak buku). Dapat diakses dari samping.
4.
Leteral file Unit penyimpanan dokumen yang dapat diakses dari samping secara horizontal
5.
Box file Unit penyimpanan dokumen yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.
6.
Unit box leteral file Kotak yang dapat digantung untuk memuat dokumen yang disimpan agak miring untuk mempercepat rujukan.
7.
Card file Alat yang diper gun akan untu k menyimpan arsip yang beru pa kartu den gan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.l
8.
File media lainnya seperti CD, DVD, Disket, dll Berbagai macam media yang dipakai perusahaan untuk menyimpan dokumen
http://cicadaryanti.blogspot.com/
6/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
1.3 Penyimpanan Ruangan Salah satu yang patut di pertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan adalah kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan di simpan pada ruang tersebut. Sebaiknya ruang penyimpanan harus di tempatkan pada lantai bawah ,sehingga beban lantai dapat diminimalisir. Kalau beban lantai berlebihan,dapat diperkirakan tembok maupun gedung kantor akan retak. Dengan memperhatikan hal tersebut, dapat pemilihan peralatan penyimpanan akan di dapatkan alternatif yang mampu menyimpan jumlah dokumen yang direncanakan dengan bobot total lebih sedikit .sehingga beban lantai akan berkurang. Kapasitas beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan yang dapat disangga oleh lantai dengan aman.Kapasitas beban lantai dihitung dengan cara mengalikan daya beban lantai (yang dihitung dalam kilogram per meter persegi) dengan jumlah ruang yang tersedia (di ukur dalam meter persegi). Karena bobot peralatan penyimpan dokumen bersifat non produktif, sedangkan berat isi dokumen bersifat produktif (dapat berubah sewaktu waktu), maka harus ada perbedaan di antara keduanya yang diilustrasikan pada tabel berikut. Tabel 7.2 Perbandingan bobot nonproduktif dangan bobot produktif Jenis peralatan
Bobot
perangkat
keras
Kapasitas
Bobot persentimeter
(sentimeter)
pemberkasan (kg)
(dalam kilogram) Elektrofis Elevator file File emoat laci Roll-out shelves Filr fis 8 laci
625
280
2,32
1.500
373
4,02
80
40
2,0
150
80
1,875
98
170
0,58
73
82
0,89
(kompartemen dobel) Lateral open-shelf
Sumber: Basuki, 2003; Kennedy dan Schauder, 1998 *Dengan asumsi berat berkas kertas per kg per 2.5 filing **Bobot per cm pemberkasan dalam kilogram ditentukan dengan menggunakan rumus bobot perangkat keras (dalam kg\ = bobot per cm pemberkasan kapasitas (cm)) Bobot Produktif dapat ditentukan dengan menggunakan rumus berikut ini:
1.4 Pemusnahan Arsip Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperukan lagi atau habis masa kadarluarsanya (Charman, 1998). Kegiatan ini dapat dilakukan oleh organisasi pemilik dokumen inaktif maupun pihak lain yang ditunjuk. Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu : 1.
Pencacahan. Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam
bentuk
kertas
dengan
menggunakan
alat
pencacah
yang
dinamakan shredden. 2.
Pembakaran. Metode ini sangat populer pada masa lalu karna dianggap paling aman. Saat ini metode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.
3.
Pemusnahan kimiawi. Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
4.
Pembuburan. Metode ini merupakan metode ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan. Metode ini banyak digunakan oleh bank dan organisasi lain yang menuntut pengamanan yang tinggi.
Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan di bawah ini:
Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan, bila jenisnya beragam, dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan ke semuanya dengan cara yang paling efesien dan efektif
Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan
http://cicadaryanti.blogspot.com/
7/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS pemusnahan dokumen inaktif
Penyedia
jasa
layanan
pemusnahan
dokumen
yang
dapat
di
perbandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri
Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan apabila bukan merupakan dokumen rahasia.
1.4.1
Berita Acara Pemusnahan
Berita acara tersebut memuat deskripsi dokumen inaktif yang dimusnahkan, tempat dan tanggal pemusnahan, serta metode pemusnahan. Yang digunakan surat perintah pemusnahan biasanya disertakan dalam berita acara. Bahkan untuk beberapa instansi tertentu maupun perusahaan swasta akan membuat daftar dokumen inaktif yang telah dimusnahkan sebagai catatan permanen yang dapat digunakan apabila ada tuntutan hukum, sedangkan dokumen yang dimaksud telah dimusnahkan. Contoh berita acara pemusnahan arsip : 1.4.2
Pemindahan ke Depo Arsip
Dokumen inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan namanya berubah menjadi arsip statis. Sebelum dipindahkan, dokumen terebut harus dicatat dulu pada daftar dokumen inaktif yang dipindahkan berdasarkan berkas. Yang dicatat ialah organisasi yang memindahkan, judul berkas, tanggal bulan dan tahunnya, bentuk fisik dokumen, dan volume dalam meter kubik. Seperti biasanya, pemindahan dokumen tersebut dilakukan dengan cara membuat berita acara pemindahan. Berdasarkan kateristik arsip dan waktu pemindahan, secara umum dikenal dengan dua cara pemindahan arsip yaitu: 1.
Perpindahan secara continu (prepectual) Arsip dipindahkan ketika arsip tersebut selesai digunakan, dengan waktu pemindahan tidak tentu.
2.
Pemindahan Secara Periodik Arsip dipindahkan setelah satu periode ( umumnya 1 tahun). Ada dua cara pemindahan periodic yaitu: a)
Pemindahan tunggal (satu periode) yaitu setelah 1 periode berlalu, arsip inaktif dipindahkan ketempat penyimpanan arsip lain, sehingga arsip yang ada pada filling cabinet hannya arsip aktif.
b)
Pemindahan ganda (dua periode) yaitu setelah satu periode berlalu masih ada arsip‐arsip inaktif tetapi lokasi penyimpanannya terpisah dengan arsip aktif.
Contoh berita acara penyerahan arsip statis:
2. Arsip Elektronis 2.1 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan Arsip yang cend erun g selalu beru bah . Untuk itu para pen gelola kear sipan hen dakn ya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.
2.2 Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronika merupakan Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record. 2.2.1
Manfaat Penggunaan Arsip Elektronis
Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis diantaranya adalah: 1.
Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2.
Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
http://cicadaryanti.blogspot.com/
8/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS 3.
Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.
4.
Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.
5.
Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak Lebih dari 700 lembar .
6.
Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital..
7.
Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN atau internet.
8.
Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relative sulit mengaksesnya.
9.
Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang compatible.
Selain manfaat di atas, organisasi juga perlu mempertimbangkan hal-hal negative berikut (Skupsky, 1999): 1.
Adany a pelua ng untu k memanipu lasi file – mencipta kan, menyimpan , memodifikasi, atau menghapus – dalam segala cara;
2.
Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan atau akses untuk berbagi file dengan yang lain;
3.
Kemungkunan rusaknya file setiap saat yanpa adanya indikasi terlebih dahulu;
2.2.2
Manajemen Arsip Berkelanjutan (continuum)
Kerangka kerja yang dapat di pakai untuk mengintegrasikan manajemen arsip elektronis yang di tawarkan oleh An (2003), yaitu: Gambar 8.1. Proses integrasi Manajemen Arsip Elektronis Kerangka kerja di atas mempunyai 3 Unsur: 1.
Kerangka kerja terintegrasi, yaitu manajemen peng arsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat meningkatkan nilai orgaanisasi bagi stakeholders-nya, terdiri dari;
2.
Budaya bersama
Standar bersama
Pembagian informasi
Koordinasi
Kolaborasi
Pendekatan terintegrasi, dengan menggambarkan kolaborasi pemikiran dalam menjamin reliabilitas, yang terintegrasi bagi organisasi atau stakeholders. 3 alat yang dapat digunakan mengintegrasi arsip elektronik:
3.
Strategi yang berfokus pada pelanggan
Pemikiran arsip post-modern
Model arsip berkelanjutan
Kontrol terintegrasi, terdiri dari:
2.2.3
Kontrol produk (arsip)
Kontrol proses
Kontrol servis
Cheklist
Ada 12 kompon en yang
har us diper hatika n sebe lum mengg una kan arsip
elektronis (Compulink Management Centre, 2003) yaitu: 1.
Kebijakan dan prosedur. Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam organisasi agar berjalan sebagaimana yang diharapkan, harus dibuat kebijakan, peraturan, standar, dan prosedur yang mencangkup hal-hal berikut ini:
Menjelasken metode men-scan dan memasukan data
Menjelaskan revisi, peng-update-an, dan penghapusan arsip
Buku pedoman dari hardwere dan soft were, termasuk soft were, nomor, tanggal, instalasi, upgrade, pemindahan dan konversi yang digunakan
Penjelasan prosedur mengenai bagaimana arsip di indeks
Kebijakan akses(control log-on)
Struktur dan isi data, layout, file dan kamus data
Konvensi dan hierarki nama file
Pengembangan algoritma
Prosedur mem-back up untuk disk, Dll.
Prosedur untuk pengetes pembaca data
Prosedur penyimpanan online dan offline
Pendisposisian arsip
http://cicadaryanti.blogspot.com/
9/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
2.
Jadwal pemusnahan arsip elektronis
Pendidikan dan training, seluruh pegawai administrasi akan sadar dan mengerti mengenai prosedur pemanfaatan sistem pengarsipan elektronis apabila sosialisasi mengenai hal tersebut
3.
Kerahasiaan dan kejujuran, hel ini merupakan salah satu persyaratan agar arsip dapat terjaga kerahasiaan nya dan keaslian nya
4.
Cakupan dokumen, pegawai harus memperhatikan 3 element arsip – isi, struktur, dan konteks dalam membuet arsip
5.
Meta data, hal ini menginformasikan tentang sebuah arsip yang disimpan
6.
Manajeman file
7.
Manajemen penyimpanan
8.
Ketersediaan arsip, arsip akan tersedia dan dapat dibaca dalam bentuk print out atau gambar pada layar monitor
9.
Audit trail, audit ini akan menjelaskan apa, siapa, kapan, dan mengapa arsip tersebut di simpan
10.
Retensi, sebuah organisasi harus menetapkan jadwal pemusnahan dokumen seprti yang berlaku pada arsip kertas
11. Pembaruan media atau transfer , ada 3 komponen yang terlibat yaitu:
Pembaruan media (renewal) dengan mengopi arsip dari stu jenis media ke
Meng-kopi media (copying) adalah mengubah format arsip dari satu media
media yang sama ke media lain
Mentransfer arsip (transfer atau migration) dengan mengubah format arsip, misalnya dari format PPT (power point) Ke format PDF .
12.
Disposal, merupakan kemampuan untuk mengidentifikasi, mendapatkan otoritas, dan membersihkan nya dari sistem komputer
2.3 Manajemen Arsip Elektronis 3 sistem pengarsipan yang umum dipasaran: 1.
Sistem manajemen dokumen elektronis (electronic document management system – EDMS) Merupakan sistem yang berupa pengelolaan arsip atau dokumen elektronis melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya word processing, presentasi, dsb;
2.
Sistem pemindaian elektronis (electronic imaging system – EIS) Akan menge lola doku men beru pa hasil peminda ian (scan );
3.
Software manajemen dokumen (records management software – RMS) Mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.
Beberapa komponen dasar dalam memilih sistem pengarsipan yang baik : 1.
Memindahkan dokumen
Beberapa metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen (www.GeorgiaArchives.org):
Scanning memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan scanner diantaranya adalah:
Memiliki Automatic Documen t Feede r (ADF) yang memungkinkan sejumlah kertas diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk ke dalam scanner
Compatible untuk berbagai jenis ukuran kertas
Kecepatan men-scan dokumen
Conversion
proses mengubah dokumen word processor atau
spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.
Importing memindahkan data elektronik ke dalam sistem pengarsipan elektronik. Dapat dilakukan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.
2.
Menyimpan dokumen
Sistem penyimpanan yang digunakan, haruslah mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama. Selain itu, sistem terkomputerisasi dokumen harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia – juga yang akan datang – untuk memberikan kepastian akan penggunaan jangka panjang. Untuk mengurangi resiko tidak dapat dipakainya format dokumen yang telah digunakan, sebaiknya perusahaan menyimpan data atau dokumen tidak hanya dalam satu format, tetapi dalam berbagai format. Lima pilihan media penyimpanan diantaranya:
Magnetic Media (Hard Drives)
http://cicadaryanti.blogspot.com/
10/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
Magneto-Optical Storage
Compact Disc (CD)
DVD (Digital Video Disc/Digital Versatile Disc)
WORM (Write Once, Read Many)
3.
Mengindeks dokumen
Dokumen yang disimpan di kantor harus dikelola dengan baik agar bermanfaat untuk organisasi dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan, ditempatkan pada folder, dan dimasukan filing cabinet. Arsip elektronik juga harus dikelola agar informasi mudah dipahami oleh user pada saat ini maupun masa datang. Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis, yaitu:
Index Fields Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas.
Full-text Indexing Menggunakan software optical character recognition(ocr).
Folder/File Structure Menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen.
4.
Mengontrol akses
Sistem kontrol merupakan aspek terpenting dalam sistem pengarsipan elektronik, karena hampir semua orang dapat mengakses data tersebut di computer yang dihubungkan deng an LAN di seluruh area kantor. Untuk itu terdapat dua hal yang harus dimiliki oleh sistem pengarsipan elektronis: Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan
beberapa cara untuk mengakses suatu file
Keamanan yang komprehensif
2.4 Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik Proses data penyimpanan secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh system operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. Media penyimpanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Ini berartibahwa dalam satu media penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya. Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk,dsb. Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.
2.5 Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna.
Untuk
pemeliharaan
temperature antara
50 0 sampai
fisik,
media
penyimpanan
harus
disimpan
pada
1250F
Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, computer bias diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.
2.6 Penyusutan Arsip Elektronik Media penyimpanan Arsip elektronik untuk jenis-jenis tertentu memiliki daya tahan yang lebih pendek dari retensi Informasi Arsip yang ada didalamnya. Oleh karenanya penetapan
penyusutan
sebaiknya
ditentukan
pada
sistem
desain
atau
tahap
perencanaan dari aplikasi program yang akan diterapkan.
2.7 Implementasi Arsip Elektronis Ada beb erap a aspe k yang perlu diper hatika n sebe lum orga nisasi mengimplemen tasika n program pengarsipan secara elektronis, antara lain: 1.
Mengevaluasi kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan sebelum mengimplementasian manajemen arsip elektronis adalah.
Berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh system, termasuk
http://cicadaryanti.blogspot.com/
11/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS dokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkan pertahun dan pada waktu yang akan dating?proyeksi
volume dokumen
yang akan dikelola akan menyediakan informasi seberapa besar media menyimpan yang akan digunakan, konfigurasi hardware maupun biaya sistem yang harus disediakan;
Berapa banyak user yang akan menggunakan system? hal ini akan menyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi server yang dibutuhkan;
Departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah public dapat mengakses system? Hal ini akan menjelaskan fitur khusus dan level keamanan yang dibutuhkan;
Masalah serius apakah yang harus dipecahkan? Isu apa saja yang harus diperhatikan guna menjadikan system lebih mudah dan sfisien sehingga meningkatkan produktivitas kerja? Hal ini akan memberikan informasi tentang pungsi apa saja yang dapat diklasifikasikan sebagai yang utama dan pilihan dari keberadaan sebuah system sertapakah modifikasi dimungkinkan untuk dilakukan pada masa yang akan dating;
Apaka h dibu tuhka n solusi temu balik atau dap at dimodifikas i send iri oleh pengguna atau organisasi? Hal ini akan menjelaskan perlu tidaknya keberadaan konsultan, pen ginsta ll-an, trainin g , konfigurasi, dan dukungan yang dibutuhkan;
Network jenis apa kah yang akan digu naka n – NT, NLM, LAN atau yang lainnya-
dan
apakah
akan
digunakan
selamanya?
Hal
ini
akan
menjelaskan hambatan yang akan dialami sebuah netwok , konfigurasi system, dan peng-upgrade-an stasiun kerja 2.
Menskala pilot project ke solusi prusahaan. Cara terbaik yang dapat dilakukan sebuah organisasi adalah dengan melakukan pilot pro ject di sebuah unit atau divisi kerja. Biasanya hal ini dimulai pada department kearsipan, namun juga bisa dimulai pada department yang lain dengan melakukan pilot pro ject akan dapat mengoptimalkan system dan prosedur yang akan dibangun dan diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi.
3.
Instalasi. Langkah pertama dalam pengimplementasikan adalah inspeksi yang dilakukan oleh vendor softwer maupun konsultan IT guna melihat penempataan, men-setting , dan mengkoneksikan hardwer secara tepat serta mengidentifikasi masalah yang akan dihadapi sehingga jaringan yang akan dibangundapat
digunakan
sebagaimana
yang
diharapkan.
Setelah
konektivitas dilakukan, instalasi software imaging system akan dilakukan pada server dan unit kerja. Hal tersebut untuk memastikan apakah semuanya dapat beroprasi sebagaiman mestinya dengan didampingi oleh personil IT. 4.
Training. program platihan harus memperhatikan kepentingan pengguna. Ada 4 hal yang per lu dipe rhat ikan:
End user . Dilakukan dengan mengajari end user (pengguna) dasa-dsar pengguan system sehari-hari pada computer masing-masing. Training yang dibutuhkan tergantung pada familiaritas pengguna dengan program computer yang akan digunakan. System yang user friendly dengan prubahan
yang
minimal
akan
menjadikan
pengguna
lebih
cepat
bradaptasi;
System administrasi. Untuk memastikan system berjalan dengan lancar, sangat penting untuk melatih beberapa orang secara khusus mengenai bagaimana mengelola system pengarsipan elektronis;
Konsultasi. Hal ini memungkinkan adanya bantuan dalam mengembangkan hal-hal yang bersipat setrategis dalam mentransfer arsip kertas dan mengindeks-nya ke dalam arsip elektronis. Lama waktu training tergantung pada kompleksitas system yang akan dibangun;
Pengawas implementasi. Hal ini mencakup pengawas terhadap pegawai yang berkaitan dengan arsip elektronis, selain memberikan rasa aman dan nyaman karena mereka didampingi oleh tenaga ahli yang berwenang dalam mengambil keputusan, jika diperlukan.
5.
Isu-isu hukum. Karena arsip elektronis sudah banyak digunakn, maka banyak dibuat hukum untuk mengantisipasi penggunanya. Di banyak Negara maju, kantor pemerintah menerima arsip jenis ini dengan syarat brikut:
arsip harus disimpan dalam media atau format yang tidak mungkin rusak, misalnya, CD, DVD maupun WORM;
sistem mempunyai control yang baik untuk menjamin keakuratan, integritas
sistem harus menyediakan beberapa jenis audit trail untuk menjaga dan
maupun realiabilitas sebuah arsip; menditeksi pengubahan, perusakan, atau penghapusan sebuah arsip;
transfer arsip yang lengkap dan akurat dapat dilakukan;
http://cicadaryanti.blogspot.com/
12/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
mempunyai sistem indeks yang membantu dalam pencarian sebuah arsip;
sistem harus berkemampuan mencetak arsipyang dibutuhkan sebagaimana
sistem harus compatible dengan sistem penyimpanan maupun software yang
sistem mempunyai dokumentasi mengenai bagaimana sebuah software
aslinya; lain; bekerja dan melakukan penyettingan. Hal ini tergantung hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum mengenai hal tersebut perlu dilakukan sebelum memplementasikan sistem pengarsipan secara elektronis. 6.
Support and pemeliharaan. Layak nya menjaga agar mobil dapat berjalan sesuai dengan harapan, sistem ini juga membutuhkan dukungan selama operasi berjalan. Vendor harus menyediakan upgrading software secara legular dan simultan. Beberapa hal yang mempengaruhi dukungan tersebut adalah:
Ukuran dari sistem yang dibeli;
Jumlah sistem yang digunakan;
Misi dari sistem utama yang harus broprasi 24 jam selama 7 hari;
Level pengalaman personil departemen IT terhadap manjemen arsip
elektronis; Akses
intern et;
Perubahan terhadap jaringan computer maupun infrastruktur yang lain;
Turnover personil, di man pergantian personil akan memerlikan training dan hal lain yang tentunya akan memerlikan tenaga, waktu, dan biaya suatu organisasi. Berikut adalah gambar desain sebuah arsitektur sistem arsip elektronis di sebuah organisasi yang terhubung dengan internet.
2.8 Retensi Arsip Elektronis Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elekteronis (skupsky, 1999,) yaitu: 2.8.1
Retensi dokumen tradisional,
Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk menemukan priode ritensi
Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin
dokumen; tridentipikasidengan nama yang lain, walaupun isi nya relative sama;
Jadwal retensi harus sering mungkin dimodifikasi ketika organisasi merestrukturisasi organisasinya;
Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola;
2.8.2
Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan,
Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade 80-an dengan menggunakan
hubungan
sistematis
dan
menghubungkan
seluruh
data
elektronis
berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut merepresentasikan
aktivitas
bisnis
yang
standar,
seperti
pemasaran,
keuangan,
hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpananakan menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama priode penyimpanan. Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila priode retensi berubah. Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dala metode ini:
Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi dokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi dokumen;
Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan modul retensi;
Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan priode retensi dokumen Maupun rumus penghitungan yang terdiri atas; i.
Tanggal penciptaan (creation-driven) dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6 tahun);
ii.
Tanggal kejadian (event-drive) dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal terjadinya sebuah pristiwa, missal nya DP (dalam proses) dan SP (suda proses);
iii.
Tanpa penjelasan (indefinite) dimana dokumen tidak akan dimusnahkan
hingga
orang
yang
mempunyai
otoritas
akan
melakukannya, missalnya FERM (dokumen permanen);
http://cicadaryanti.blogspot.com/
13/15
13/8/2015
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS iv.
Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung sejak dokumen buat namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum brakhirnya priode retensi, misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan);
Sistem secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode retensi apabila ada perubahan prosedur pada buku pedoman;
Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang dianggap penting, misalnya akta pendirian prusahaan, sertifikat tanah, dan sebagainya;
Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan dimusnahkan;
Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan dihancurkan;
Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang digunakan untuk menyimpan dokumen;
Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang dapat dihapus, harus menggunakan metode penghapusan yang aman sehingga data tidak dapat di-copy maupun dicari kembali;
Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapat dihapus, dapat dilakukan pemusnahan langsung;
Sistem akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumen yang telah dihancurkan;
Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tidak dapat di-copy kembali;
2.9 Problema Legalitas Arsip Elektronik Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni : 1.
Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk arsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan komputer.
2.
Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen arsip yang ada dan tercipta di lingkungan
BAB III PENUTUP 1.
Kesimpulan
Pengelolaan arsip secara manual ataupun elektronis sama-sama memiliki penggunaan untuk mengelola
2.
Saran
Daftar Pustaka Dra. Sumartini. "Pengantar Kearsipan." 1. Hasugian, M.Si, Drs.Jonner. "Pengantar Kearsipan." 2003: 6. Lastiyani, Monika Nur. http://www.bpadjogja.info/file/7be99f4a6453598511d7773b18b24439.pdf (accessed June 23, 2013). Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga, 2007.
Diposkan oleh Cica Daryanti di 02.00
1 komentar:
+1 Rekomendasikan ini di Google
Label: mata kuliah kearsipan Lokasi: Jakarta, Indonesia
Beranda Langganan: Entri (Atom)
Template Watermark. Diberdayakan oleh Blogger .
http://cicadaryanti.blogspot.com/
14/15
13/8/2015
http://cicadaryanti.blogspot.com/
ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
15/15