18
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Surat adalah suatu sarana dalam berkomunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat dapat berbentuk pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Meskipun teknologi komunikasi berkembang sangat pesat, peranan surat belum dapat digantikan. Surat masih memegang peranan penting sebagai sarana penghubung antara dua pihak atau lebih dalam satu kelompok organisasi baik pemerintah maupun swasta. Selain sebagai sarana penghubung atau komunikasi, surat juga memiliki berbagai fungsi seperti sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan, sebagai alat bukti tertulis (hitam di atas kertas), terkait masalah hukum, sebagai alat untuk mengingat dalam konsep pengarsipan, digunakan sebagai bukti historis/bukti sejarah, sebagai pedoman kerja (surat keputusan).
Sebagai salah lembaga, Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK) Universitas Bengkulu yang kegiatannya tidak terlepas dengan kegiatan surat menyurat sebagai sarana komunikasi dengan pihak internal dan eksternal organisasi/lembaga/perusahaan, system pengarsipan surat sangat dibutuhkan sebagai kegiatan pendukung bagi lancarnya kegiatan maupun system dalam lembaga itu sendiri. Sistem pengarsipan yang digunakan di dalam LPTIK sendiri saat ini masih dikerjakan secara manual dengan menggunakan buku arsip surat keluar-masuk, yang mana dengan cara seperti itu masih memberikan masalah kepada bagian pengarsipan yang sulit untuk mengolah dan mencari data surat dengan mengecek satu persatu buku arsip surat.
Penulis selaku mahasiswa yang mengambil mata kuliah Kerja Praktek program studi Teknik Informatika Universitas Bengkulu merasa perlu untuk mencoba untuk mempermudah dalam pengarsipan surat dengan menggunakan program arsip surat yang terkomputerisasi, dimana data-data surat mudah untuk dicari dan mudah dalam pengolahan data surat masuk maupun surat keluar. Dari uraian di atas, penulis mengangkat judul laporan Kerja Praktek ini yaitu "Aplikasi Sistem Informasi Arsip Surat (SIASAT)".
Rumusan Masalah
Mengacu pada latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka rumusan masalahnya adalah bagaimana membuat sistem informasi yang mampu menatata dan mengarsip surat-surat masuk-keluar secara sederhana dan terkomputerisasi .
Batasan Masalah
Dalam hal ini, untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam penulisan, penulis membatasi masalah yang dibahas antara lain :
Sistem Informasi yang di butuhkan oleh pihak LTPIK ialah sistem database surat masuk dan surat keluar
Sistem informasi dibuat dalam bentuk aplikasi desktop
Sumber data diperoleh dari Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi Dan Komunikasi(LPTIK) Universitas Bengkulu
Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Arsip Surat ini antara lain :
Membantu bagian tata usaha LPTIK UNIB dalam mengolah dan menyusun data-data surat masuk maupun surat keluar
Mempermudah pekerjaan bagian tata usaha dalam pencarian data-data surat baik itu data surat baru maupun data surat lama.
Manfaat
Manfaat dari Aplikasi Sistem Informasi Arsip Surat(SIASAT) ini adalah memberikan kemudahan dalam penatausahaan dan pengarsipan surat-surat yang ada di Lingkungan LPTIK Universitas Bengkulu.,dari manual ke system yang sudah terkomputerisasi.
Metode Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam Kerja Praktek ini terdiri dari dua macam, yaitu :
Studi Lapangan
Wawancara yaitu melakukan tanya jawab kepada orang – orang yang berkaitan dengan sistem yang diteliti dengan menanyakan masalah apa saja yang sering terjadi dan sedang terjadi secara langsung ataupun tidak langsung.
Observasi yaitu mendapatkan data secara langsung dan pengamatan langsung terhadap sistem yang sedang berjalan.
Studi Pustaka
Penulis melakukan penelitian dengan cara mengumpulkan data dari sumber-sumber seperti buku-buku teks, bacaan-bacaan, bahan-bahan perkuliahan serta materi-materi lainnya yang berhubungan masalah yang ditinjau dalam penyusunan laporan ini.
Tempat dan Waktu Kerja Praktek
Berikut tempat dan waktu kerja praktek di Lembaga Pengembagan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Universitas Bengkulu :
Tempat
: Gedung LPTIK Universitas Bengkulu
Alamat
: Jl.Wr Supratman Kandang Limun, Bengkulu, 38371
Mulai
: 1 Maret 2014
Akhir
: 30 April 2014
Lama KP
: ± 2 Bulan
Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah memahami penulisan laporan kerja praktek ini, maka sistematika penulisan yang digunakan adalah sebagai berikut :
BAB I. PENDAHULUAN
Bab I menjelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan kerja praktek, manfaat kerja praktek, dan metode penulisan yang digunakan, tempat dan waktu pengumpulan data dan sistematika penulisan.
BAB II. GAMBARAN UMUM INSTANSI
Bab II menjelaskan mengenai gambaran umum instansi tempat kerja praktek dilaksanakan. Pada bab ini terdapat struktur organisasi instansi, visi dan misi, dan bisnis proses kerja yang ada di instansi tersebut.
BAB III. LANDASAN TEORI
Bab III menjelaskan secara singkat mengenai landasan-landasan teori mengenai sistem informasi, konsep perancangan database, SQL, software-software yang digunakan, dan lain-lain yang berhubungan dengan perangkat lunak yang akan dibuat.
BAB IV. ANALISA DAN PERANCANGAN
Bab IV menjelaskan bagaimana cara menganalisis sistem yang akan dibuat kemudian merancangnya.
BAB V. HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab V menjelaskan secara terperinci mengenai hasil dari perangkat lunak yang sudah dibuat dan mencocokkan dengan rumusan masalah dan batasan masalah yang sudah dibuat pada BAB I.
BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN
Bab VI berisi tentang kesimpulan dan saran dari implementasi yang telah dilakukan.
BAB II
GAMBARAN UMUM
LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (LPTIK) UNIVERSITAS BENGKULU
Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi(LPTIK) Universitas Bengkulu adalah lembaga yang baru diresmikan di awal tahun 2014 ini, yang mana sebelum menjadi LPTIK, lembaga ini adalah Badan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang merupakan pengembangan UPT Pusat Komputer Universitas Bengkulu. Perubahan Badan menjadi Lembaga ini didasari pada Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan No 63 Tahun 2013 tentang Organisasi dan tata kerja Universitas Bengkulu.
Untuk Struktur Organisasi yang sebelumnya digunakan di Badan Teknologi Informasi dan Komunikasi (BATIK) ialah :
Sekretaris Batik
Kepala Divisi ( Kepala Divisi SIM, Jaringan dan TI, Pendidikan dan Pelatihan, dan Bagian Admnistrasi dan Umum)
Staf Administrasi
Teknisi
Asisten
Struktur Organisasi pada lembaga ini terdiri atas, Kepala LPTIK yang bertanggung jawab dan berkoordinasi langsung kepada Pimpinan Universitas Bengkulu dan membawahi langsung serta berkoordinasi kepada Sekretaris, Kepala Divisi, Staf Administrasi, dan Teknisi. Divisi LPTIK terbagi menjadi 4(empat) divisi, yaitu Divisi Jaringan dan Teknologi Informasi, Divisi Sistem Informasi Manajemen, Divisi Pendidikan dan Pelatihan, dan Divisi Administrasi dan Layanan Umum.
Gambar 2.1. Struktur Organisasi BATIK Universitas Bengkulu, sebelum menjadi Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK)
Untuk kelancaran pelaksanaan tugas dari LPTIK, maka dirumuskan suatu prosedur operasional standar atau tugas pokok dan fungsi dari masing-masing Kepala dan Teknisi. Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK) Universitas Bengkulu berkedudukan di bawah Rektor dan bertanggung jawab kepada Rektor.
BAB III
LANDASAN TEORI
Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :
Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Berikut ini beberapa pengertian system menurut para ahli:
Pengertian Sistem Menurut Jogianto (2005: 2) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Pengertian menurut John Mc Manaman (dalam Sutikno, M. Sobry. 2004 : 45), sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip oleh Jogiyanto (2005 : 7) menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negatif entropy atau negentropy
Sistem Informasi
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto( 2005 : 11)
"Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan"
Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat di dalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali.
Model Perancangan Database
Database
Menurut Jogiyanto (1989 : 13) Database adalah kumpulan dari beberapa data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan oleh perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database dapat juga diartikan kumpulan file-file yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan data-data operasional pada satu perusahaan pada batasan tertentu.
Database merupakan salah satu komponen yang penting pada sistem karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database pada sistem disebut dengan database sistem. Database sistem merupakan suatu sistem yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dan tidak menggambarkan proses suatu sistem. ERD digunakan untuk memasukkan suatu struktur data dan hubungan antar data. Pada dasarnya, ERD menggambarkan tiga buah simbol dan ditambahkan suatu garis penghubung sehingga struktur tersebut dapat dibaca dan dimengerti. Ketiga simbol tersebut meliputi : Alat bantu yang dipergunakan dalam perancangan berorientasi objek berbasiskan UML adalah sebagai berikut :
Entity adalah obyek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan pemakai seperti manajerial, pegawai, dan lain – lain. Entity dapat digambarkan dengan simbol empat persegi panjang.
Gambar 3.1 Simbol Entity Relationship Diagram
Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas dan mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Misal Entitas pelanggan mempunyai item kode pelanggan, nama, alamat dll. Atribut disimbolkan dengan bentuk ellips sebagai berikut :
Gambar 3.2 Simbol Atribut
Hubungan adalah entitas tidak dapat berdiri sendiri. Biasanya entitas akan berhubungan dengan yang lain sehingga terjadi relationship antar entitas. Hal ini memungkinkan untuk terjadinya perputaran informasi dalam perusahaan.
Gambar 3.3 Simbol Hubungan
Link merupakan garis yang berfungsi untuk menghubungkan ketiga simbol entitas, atribut serta hubungan. Selain link juga berfungsi untuk menunjukkan kemana arah arus sehingga diketahui informasi yang diberikan oleh ERD tersebut.
Gambar 3.4 Simbol Link
Kardinalitas menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Macam-macam kardinalitas adalah:
Satu ke satu (one to one), Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya.
Satu ke banyak (one to many), Setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya.
Banyak ke banyak (many to many),Setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan entitas B dan demikian pula sebaliknya.
Model Perancangan Sistem
Perancangan sistem secara umum adalah suatu tahap dimana di dalamnya terdapat identifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci yang bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pengguna atau user mengenai sistem yang baru. Sedangkan desain sistem secara terinci dimaksudkan untuk pembuat program komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem.
Analisis sistem adalah mempelajari suatu masalah dan mempunyai tujuan utama untuk melakukan tindakan (DeMarco, 1978). Analisis sistem merupakan proses menentukan kebutuhan sistem - apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah bagaimana sistem tersebut diimplementasikan.
Analisis sistem biasanya dimulai dengan meminta dokumen (dari klien atau mungkin dari bagian pemasaran) dan melakukan beberapa kali diskusi. Persyaratan sistem termasuk operasi fungsional, karakteristik operasi, realiability, availability, maintainability dan performance. Persyaratan sistem juga termasuk interface dengan perangkat lunak, lingkungan dari perangkat lunak dan batasan perancangan aplikasi.
Didalam analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem yaitu sebagai berikut :
Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah
Mengindentifikasikan penyebab masalah
Mengidentifikasikan titik keputusan
Mengidentifikasikan personil-personil kunci
Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
Menentukan jenis penelitian
Merencanakan jadual penelitian
Mengatur jadual wawancara dan jadual observasi
Mengatur jadual pengambilan sampel
Membuat penugasan penelitian
Membuat agenda wawancara
Mengumpulkan hasil penelitian
Analyze, yaitu Menganalis Sistem
Menganalisis kelemahan Sistem
Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
Report, yaitu membuat laporan hasil analisis, tujuan:
Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya. (DeMarco, 1978)
3.3.1 Unified Modelling Language (UML)
UML terdiri atas banyak elemen-elemen grafis yang digabungkan membentuk diagram. Tujuan representasi elemen-elemen grafis ke dalam diagram adalah untuk menyajikan beragam sudut pandang dari sebuah sistem berdasarkan fungsi masing-masing diagram tersebut. Kumpulan dari beragam sudut pandang inilah yang kita sebut sebuah model.
Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa - bahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C# atau VB.NET. Walaupun demikian, UML tetap dapat digunakan untuk modeling aplikasi prosedural dalam VB atau C.(Sri, 2003)
Salah satu cara untuk mengorganisasikan UML diagram adalah dengan menggunakan sudut pandang. Sudut pandang adalah sekumpulan diagram yang menjelaskan beberapa aspek yang sama dalam suatu projek. Sudut pandang UML dibagi menjadi 3, yaitu Static View, Dynamic View, dan Functional View. Secara bersama, ketiga sudut pandang ini menyediakan kelengkapan dari projek yang akan kita modelkan.
Beberapa literatur menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain:
use case diagram,
class diagram,
state chart diagram,
activity diagram,
sequence diagram,
collaboration diagram,
component diagram,
Object Diagram, dan
deployment diagram.
Dari kesembilan diagram tersebut, ada empat diagram yang sering digunakan. Karena pada dasarnya penggunaan UML tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan masing - masing Berikut ini adalah penjelasan dari keempat diagram yang digunakan dalam pembangunan Sistem Informasi Arsip Surat di Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi(LPTIK) Universitas Bengkulu.
Usecase diagram
Salah satu kontributor terhadap diagram use case dalam UML adalah Ivar Jacobsen. Use case menggambarkan external view dari sistem yang akan kita buat modelnya. (Pooley, 2003) mengatakan bahwa model use case dapat dijabarkan dalam diagram use case, tetapi yang perlu diingat, diagram tidak identik dengan model karena model lebih luas dari diagram.
Komponen pembentuk diagram use case adalah: (Pender, 2002)
Aktor (actor), menggambarkan pihak-pihak yang berperan dalam sistem
Use case, aktivitas/sarana yang disiapkan oleh bisnis/sistem.
Hubungan (Iink), aktor mana saja yang terlibat dalam use case ini.
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah "apa" yang diperbuat sistem, dan bukan "bagaimana". Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem.
Use case diagram dapat sangat membantu bila kita sedang menyusun requirement sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien, dan merancang test case untuk semua feature yang ada pada sistem. Sebuah use case dapat meng-include fungsionalitas use case lain sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Secara umum diasumsikan bahwa use case yang di-include akan dipanggil setiap kali use case yang meng-include dieksekusi secara normal.
Sebuah use case dapat di-include oleh lebih dari satu use case lain, sehingga duplikasi fungsionalitas dapat dihindari dengan cara menarik keluar fungsionalitas yang common. Sebuah use case juga dapat meng-extend use case lain dengan behaviour-nya sendiri. Sementara hubungan generalisasi antar use case menunjukkan bahwa use case yang satu merupakan spesialisasi dari yang lain. (Baskoro, 2013 : 27).
Class diagram
Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi).
Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class memiliki tiga area pokok yaitu :
Nama (dan stereotype)
Atribut
Metoda
Atribut dan metoda memiliki salah satu dari sifat berikut: (Pender, 2002)
Private, tidak dapat dipanggil dari luar class yang bersangkutan
Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anak-anak yang mewarisinya
Public, dapat dipanggil oleh siapa saja
Class dapat merupakan implementasi dari sebuah interface, yaitu class abstrak yang hanya memiliki metoda. Interface tidak dapat langsung diinstansiasikan, tetapi harus diimplementasikan dahulu menjadi sebuah class. Dengan demikian interface mendukung resolusi metoda pada saat run-time.
Hubungan antar class antara lain : (Baskoro, 2013 : 28).
Asosiasi, yaitu hubungan statis antar class. Umumnya menggambarkan class yang memiliki atribut berupa class lain, atau class yang harus mengetahui eksistensi lain. Panah navigability menunjukkan arah query antar class.
Agregasi, yaitu hubungan yang menyatakan bagian
Pewarisan, yaitu hubungan hierarki antar class. Class dapat diturunkan dari class lain dan mewarisi semua atribut dan metoda class asalnya dan menambahkan fungsionalitas baru, sehingga ia disebut anak dari class yang diwarisinya. Kebalikan dari pewarisan adalah generalisasi.
Hubungan dinamis, yaitu rangkaian pesan (message) yang di- passing dari satu class kepada class lain. Hubungan dinamis dapat digambarkan dengan menggunakan sequence diagram yang akan dijelaskan kemudian.
Activity diagram
Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum.
Activity diagram dapat dibagi menjadi beberapa object swimlane untuk menggambarkan objek mana yang bertanggung jawab untuk aktivitas tertentu.
4. Sequence diagram
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang men-trigger aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan. Masing-masing objek, termasuk aktor, memiliki lifeline vertikal.
Message digambarkan sebagai garis berpanah dari satu objek ke objek lainnya. Pada fase desain berikutnya, message akan dipetakan menjadi operasi/metoda dari class. Activation bar menunjukkan lamanya eksekusi sebuah proses, biasanya diawali dengan diterimanya sebuah message. Untuk objek-objek yang memiliki sifat khusus, standar UML mendefinisikan icon khusus untuk objek boundary, controller dan persistent entity. (Baskoro, 2013 : 29).
Pengembangan Sistem Dengan Metode Waterfall
Waterfall Model merupakan model klasik yang sederhana dengan aliran sistem yang linier. Output dari setiap tahap merupakan input bagi tahap berikutnya.
Model ini telah diperoleh dari proses rekayasa lainnya dan menawarkan cara pembuatan rekayasa perangkat lunak secara lebih nyata. Model ini melibatkan tim SQA (Software Quantity Assurance) dengan 5 tahapan, dimana setiap tahapan selalu dilakukan verifikasi atau testing. Tahapan model waterfall meliputi :
Requirment
Dalam tahapan ini jasa, kendala dan tujuandari konsultasi dengan pengguna sistem. Kemudian semuanya dibuat dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh user dan staf pengembang. Dengan kata lain, dalam tahapn ini dilakukan analisa kebutuhan, kemdian diverifikasi klien dan tim SQA.
Specification
Dokumentasi spesifikasi, kemudian diperiksa oleh tim SQA. Selanjutnya jika disetujui oleh klien, maka dokumen tersebut merupakan kontrak kerja antara klien dan pengembang s0ftware. Selanjutnya merencanakan jadwal pengembangan software. Jika disetujui oleh SQA, tahap desain baru dilakukan.
Design
Proses design sistem membagi kebutuhan-kebutuhan menjadi sistem perangkat lunak atau perangkat keras. Proses tersebut menghasilkan sebuah arsitektur keseluruhan. Desain perangkat lunak termasuk menghasilkan fungsi sistem perangkatlunak dalam bentuk yang mungkin ditransformasi kedalam satu atau lebih program yang dapat dijalankan. Tahapan ini telah menentukan alur software hingga pada tahap algoritma detail. Di akhir tahap ini, kembali diperksa tim SQA.
Implementation
Selama tahap ini, desain perangkat lunak disadari sebagai sebuah program lengkap atau unit program. Desain yang telah disetujui, diubah dalam bentuk kode-kode program. Tahap ini, kode-kode program yang dihasilkan masih pada tahap modul-modul. Diakhir tahap ini, tiap modul di testing tanpa diintegrasikan.
Integration
Unit program diintegrasikan dandiuji menjadi sistem yang lengkap untuk meyakinkan bahwa persyaratan perangkat lunak telah dipenuhi. Setelah uji coba, sistem disampaikan ke konsumen.
Operaton mode & retirement
Normalnya, ini adalah tahap yang terpanjang. Sistem dipasang dan digunakan. Pemeliharaan termasuk pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan inmplementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru ditemukan.
Netbeans
Netbeans merupakan sebuah aplikasi Integrated Development Environment (IDE) yang berbasiskan Java dari Sun Microsystems yang berjalan di atas swing. Swing merupakan sebuah teknologi Java untuk pengembangan aplikasi desktop yang dapat berjalan pada berbagai macam platform seperti windows, linux, Mac OS X dan Solaris. Sebuah IDE merupakan lingkup pemrograman yang di integrasikan ke dalam suatu aplikasi perangkat lunak yang menyediakan Graphic User Interface (GUI), suatu kode editor atau text, suatu compiler dan suatu debugger.
Netbeans juga digunakan oleh sang programmer untuk menulis, meng-compile, mencari kesalahan dan menyebarkan program netbeans yang ditulis dalam bahasa pemrograman java namun selain itu dapat juga mendukung bahasa pemrograman lainnya dan program ini pun bebas untuk digunakan dan untuk membuat professional desktop, enterprise, web, and mobile applications dengan Java language, C/C++, dan bahkan dynamic languages seperti PHP, JavaScript, Groovy, dan Ruby.
Mysql
MySQL adalah sebuah perangkat lunak system manajemen basis data SQL (DBMS) yang multithread, dan multi-user. MySQL adalah implementasi dari system manajemen basisdata relasional (RDBMS). MySQL dibuah oleh TcX dan telah dipercaya mengelola system dengan 40 buah database berisi 10.000 tabel dan 500 di antaranya memiliki 7 juta baris.
Arsip
Menurut Nur Hayatin, S.ST, (2010:4) Arsip merupakan salah satu asset yang sangat berharga yang dimiliki oleh institusi. Sebelum manusia mengenal komputer, pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional (Classical Archiving). Di Indonesia teknologi tersebut masih minim diterapkan, yaitu dibidang-bidang yang berhubungan dengan kearsipan masih sedikit yang mengaplikasikan teknologi ini.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah institusi. Semua kegiatan yang dilakukan oleh institusi tersebut, baik itu berupa proposal, surat-menyurat maupun dokumen-dokumen lain akan menjadi arsip. Informasi yang terekam tersebut merupakan bukti dan juga memori bagi institusi yang bersangkutan. Arsip akan terus bertambah seiring berjalannya waktu serta semakin kompleksnya kegiatan dan fungsi institusi. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan produktif demi kemajuan institusi.
