Seminarios e Conferencias

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Introdução

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Diferenças entre Seminário e Conferência

(Pág. 3)

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Divulgação (Pág. 23)

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Inscrição do público (Pág. 25)

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Contratação de serviços

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Organização do espaço

(Pág. 4)

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Formando a equipe

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Conceituando o evento (Pág. 8)

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Encontrando Encontrando o espaço correto (Pág. 12)

(Pág. 7)

Quantidade de 6 participantes

(Pág. 13)

(Pág. 28)

(Pág. 33)

14

Controle de entrada

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Durante o evento

(Pág. 35)

(Pág. 37)

7

Selecionando os palestrantes e apresentadores (Pág. 14)

16 Finalização do evento

8

Comercializando Comercializando os patrocínios e definindo valores (Pág. 16)

17 Conclusão

9

Definindo a programação

(Pág. 39)

18 (Pág. 20)

(Pág. 42)

Sobre a Sympla

(Pág. 43)

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Introdução

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Diferenças entre Seminário e Conferência

(Pág. 3)

10

Divulgação (Pág. 23)

11

Inscrição do público (Pág. 25)

12

Contratação de serviços

13

Organização do espaço

(Pág. 4)

3

Formando a equipe

4

Conceituando o evento (Pág. 8)

5

Encontrando Encontrando o espaço correto (Pág. 12)

(Pág. 7)

Quantidade de 6 participantes

(Pág. 13)

(Pág. 28)

(Pág. 33)

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Controle de entrada

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Durante o evento

(Pág. 35)

(Pág. 37)

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Selecionando os palestrantes e apresentadores (Pág. 14)

16 Finalização do evento

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Comercializando Comercializando os patrocínios e definindo valores (Pág. 16)

17 Conclusão

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Definindo a programação

(Pág. 39)

18 (Pág. 20)

(Pág. 42)

Sobre a Sympla

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1 - Introdução

Organizar Organizar um evento cujo objetivo é informar, informar, debater ou apresentar apresentar novas ideias, como é o caso das conferências e seminários, requer uma preparação completa já que envolve uma série de medidas técnicas que não podem ser deixadas de lado. Ao montar toda a estrutura, seja esta física e até a estrutura didática das apresentações, é preciso desmembrar cada passo do processo - do planejamento ao pós evento. Para isso, é preciso conhecer a fundo o conceito dos temas e das apresentações e descobrir a melhor maneira de transmitir esse conceito ao público. Quer organizar uma excelente conferência ou um grandioso seminário? O Guia Sympla dá os passos para você produzir eventos de sucesso!

GUIA SYMPLA: ORGANIZAÇÃO DE SEMINÁRIOS E CONFERÊNCIAS

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2 - Diferenças entre Seminário e Conferênc Conferência ia

2.1 Seminário O seminário tem origem etimológica no latim, sémen, que significa “semente”. Podemos dizer que ele é assim nomeado porque funciona como uma espécie de sementeira de ideias. Nesse tipo de apresentação, dois ou mais oradores abordam vários aspectos de um determinado tema e podem ser autoridades no assunto ou não. A sequência da apresentação é composta de atividades com finalidade

de

desenvolver

conhecimento e capacidades. A

ideia

fundamental

é

somar informações e trocar experiências. Não tem caráter formal e existe espaço para discussão aberta. Pode durar de 4 a 8 horas por dia e se estender por até uma semana com encontros diários.

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2.2 Conferência A palavra conferência vem do latim com + ferre, que significa “reunir”. Neste evento, o conferencista atua como um veículo. Trata-se de uma modalidade de reunião basicamente informativa onde não existe espaço para discussão aberta como no Seminário. É palco para uma demonstração ou apresentação de determinado tema normalmente feita por alguma autoridade no assunto. Também tem caráter mais formal que no Seminário. Além do apresentador ou orador, a conferência precisa de um presidente de mesa para cuidar da mediação dos trabalhos. Há espaço para questionamentos, porém não de forma aberta. Estes devem ser feitos preferencialmente por escrito, com a identificação de quem pergunta. As questões são encaminhadas para o mediador, que seleciona e exclui perguntas repetidas e posteriormente encaminha para o conferencista que trata de respondê-las ao fim da apresentação.


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Importante!

Vale ressaltar que, embora o seminário e a conferência sejam modalidades com características individuais e definidas, elas podem variar ligeiramente conforme o meio em que estão sendo empregadas. Esse ajustamento serve para adequar o tipo de apresentação às expectativas de cada público-alvo. Uma conferência sobre saúde, pode ter uma organização e um norteamento um pouco diferente de uma conferência sobre moda e tendências, por exemplo.

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3 - Formando a equipe

Para fazer um evento fantástico é necessário que o produtor esteja rodeado de bons profissionais. Ter uma equipe competente inclui ter profissionais proativos, que se envolvam na produção, deem ideias, e principalmente, tenham autonomia e perspicácia para resolverem imprevistos. É importante que o produtor seja mais do que chefe, seja um líder. Isto estimula a equipe, dá mais garra e tudo flui melhor. Quer saber mais sobre como montar um dream team sensacional? Acesse o link da #DicaSympla deste tópico. Não se esqueça, ter profissionais felizes e envolvidos na produção do seu evento garante que eles busquem sempre obter os melhores resultados e ajudem com que o evento seja um sucesso.

#DicaSympla: Staff para eventos: Como montar seu dream team!


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4 - Conceituando o evento

É na pré-produção que o bom produtor começa a pensar nos detalhes do seu evento, e é nesta etapa que devem ser estabelecidas as características e as peculiaridades do seu projeto, bem como uma estimativa de custo com o desenvolvimento de um orçamento detalhado (baixar planilha). #DicaSympla: Como fazer o orçamento do seu evento e qual sua importância

Nesta etapa, o organizador prevê tudo o que será necessário para que o evento aconteça, fazendo todos os check-lists (baixar planilha) necessários, e também é o momento no qual se antecipam problemas para, de antemão, encontrar soluções. Tão importante quanto o planejamento prévio e organizado é conceituar o evento, enquadrando-o em categorias para determinar o que será preciso para executá-lo. A produção será uma conferência ou seminário? Qual o tema e quem serão os palestrantes? Quantos comparecerão? Perguntas como essa norteiam a criação do conceito do evento, ou seja, seu tema e seus objetivos.

4.1- A escolha do tema A escolha do tema é o primeiro passo da produção de uma conferência ou seminário. Para definir o conteúdo central será necessário um afunilamento de algum assunto, que faz parte de um determinado nicho. O tema pode estar ligado a um interesse

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pessoal, profissional, institucional ou comercial do produtor e deve ser o mais claro possível. Nada de lançar uma temática abrangente esperando alcançar mais pessoas por isso, ela deve ser bem clara e específica. Vamos exemplificar: o mercado de moda, por exemplo, é o nicho e uma empresa desse ramo quer organizar uma conferência. Sabemos que existem várias atividades que podem ser desenvolvidas e inúmeras linhas de pesquisas. Portanto, o tema do evento não pode ser lançado como ‘’moda’’ apenas, pode ser algo como a influência da moda na personalidade, os principais materiais têxteis no Brasil, o futuro da indústria da moda, dentre outros mais.

4.2- Definindo o público-alvo A definição do público-alvo vem juntamente com a delimitação do tema. O seminário é em uma faculdade de veterinária e irá falar sobre cuidados paliativos para animais de estimação? Portanto, você deve procurar atingir os acadêmicos e professores de veterinária, zootecnia e até agronomia de diferentes faculdades. A dica é primeiramente pensar no tema e associá-lo a quem deverá ser atingido.

A DEFINIÇÃO DO PÚBLICO-ALVO VEM JUNTAMENTE COM A DELIMITAÇÃO DO TEMA.


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Caso uma empresa de softwares queira atrair empresários que procuram ERPs, o foco deve realmente interessá-los. Uma conferência sobre as inovações da cloud computing para pequenos negócios será mais interessante do que falar sobre o que vem sendo desenvolvido na área, mas em realidades distantes do empreendedor brasileiro.

4.3- Definindo a duração A duração do evento varia de acordo com a amplitude do tema e os tipos de apresentação. Os seminários podem durar de 4h a 8h por dia, e você produtor define a quantidade de encontros. Porém é muito importante uma definição antecipada de um cronograma (baixar planilha) para que seu evento não ultrapasse 3 dias, prática comum em eventos educacionais. Este controle será importante também para posteriormente você encaixar os palestrantes. Além disso, o tempo e a programação diária também são chamarizes do público, portanto bastante atenção nesse ponto, lembrando de estipular intervalos, debates e os coffee-breaks. Este tópico, aliado aos anteriores, representam o início do planejamento do evento. É essencial que este começo seja bem organizado, com planilhas especiais para cada mini-projeto. Já citamos o orçamento, check-list e cronograma. Mas existem outras que ainda serão utilizadas. #DicaSympla: Planilhas para um produtor de eventos bem organizado

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É essencial que este começo seja bem organizado, com planilhas especiais para cada mini-projeto


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5 - Encontrando o espaço correto O local deve levar em conta não somente o perfil do projeto, como também o número de pessoas que irão participar, sejam convidados ou colaboradores, e também o orçamento (baixar planilha) disponível para a realização. Na hora de pesquisar, considere possibilidades alternativas. Às vezes, um salão de convenções tradicional, pode sair mais caro do que um ambiente parecido em uma universidade ou pousada, por exemplo. Procure locais com bons assentos, ventilação na medida e boa iluminação. Se possível, é bom que as cadeiras estejam dispostas em fileiras em degraus, uma mais alta do que a outra, como um auditório para facilitar a visualização do palco por todos os presentes. Não se esqueça que é necesssário que o local tenha um espaço para o coffee-break e ainda para receber a imprensa se for o caso. #DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento

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6 - Quantidade de participantes

A quantidade de participantes vai ser definida de acordo com o segmento onde se encontra seu público-alvo. Um nicho muito específico tem, consequentemente, uma quantidade de adeptos e interessados menor que um segmento mais popular, por exemplo. Além disso, sempre existe o fator orçamento, que interfere diretamente na escolha do local para a realização, além, é claro, do número de integrantes das equipes que trabalharão no evento e irão garantir todo conforto aos participantes. Portanto, para a definição da quantidade do público atente-se para o que deve ser levado em conta: - Orçamento (baixar planilha) - Perfil do nicho - Tamanho do local


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7 - Selecionando os palestrantes e apresentadores

A escolha dos apresentadores e palestrantes é a chave para o sucesso do evento. Tenha bons profissionais no evento e veja o público sentir que ir ao seu evento para ouvir aquelas pessoas foi realmente um investimento!

7.1- Como selecionar e fazer contato O perfil do orador ou do expositor deve estar adequado às características e ao tema do evento. Se você não possui nenhum nome em vista, a dica é pesquisar muito antes de definir. A internet é uma ferramenta importante, mas considere ouvir sugestões de pessoas que já estejam envolvidas com atividades afins ao tema do seu evento. Elas, normalmente, são formadoras de opinião e podem dar boas sugestões. A #DicaSympla deste tópico explica mais sobre as características que devem estar presentes em um bom palestrante! Feito isso, entre em contato com os candidatos. Para agir de forma profissional, elabore uma breve apresentação do objetivo do evento por escrito com detalhes como data e duração. Depois, entre em contato por telefone ou e-mail e pergunte ao candidato se há interesse em receber maiores informações. Aí sim, envie o release e retome o contato procurando saber sobre a disponibilidade dele.

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15 Caso você não tenha tempo ou não possa fazer esse trabalho por algum motivo, considere contratar uma empresa especializada em oferecer serviços de palestrantes, por exemplo. Elas comumente possuem um cadastro amplo de profissionais, divididos por área de atuação e características pessoais. #Dica Sympla: Como escolher o palestrante do meu evento?

7.2- Hospedagem e transporte dos palestrantes É importante planejar a acomodação e transporte para os palestrantes, pois seminários e conferências costumam trazer especialistas que nem sempre moram no local do evento. Os translados para o local também devem ser pensados. Se o orçamento permitir, não economize no conforto desses itens, assim você garante um palestrante satisfeito e com energia suficiente para conquistar a atenção do seu público.


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8 - Comercializando os patrocínios e definindo valores Definidos a infraestrutura e os convidados, agora é hora de calcular todos os custos do evento para elaborar as cotas de patrocínio que serão oferecidas. Tendo uma planilha de gastos com itens como a vinda de palestrantes, equipamentos, alimentos, decoração e aluguel do local, o produtor pode começa a separar as cotas de acordo com o montante destas despesas.

8.1- Tipos de patrocínio Existem diversas chancelas de patrocínios que podem ser ofertadas. Elas podem ser institucionais, onde a parceria tem em vista a associação da marca patrocinadora com uma causa. Já as promocionais visam expor a marca para angariar novos consumidores e aumentar vendas. O patrocínio pode ser ainda híbrido ou misto, contendo elementos tantos institucionais quanto promocionais. Dentro desses conceitos, as formas de exercício do contrato de parceria se dividem em: - Patrocinador - Co-patrocinador - Support - Naming Rights - Apoios de Mídia

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Cada tipo de parceria precisa ser calculada em função dos custos gerais. A exposição da marca é negociada de acordo com o valor investido pela empresa.


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Cada tipo de parceria precisa ser calculada em função dos custos gerais. A exposição da marca é negociada de acordo com o valor investido pela empresa. Um co-patrocinador, por exemplo, terá uma exibição mais limitada. Ele irá aparecer nos impressos de divulgação, mas não nos backdrops. Ao elaborar a proposta, é preciso pensar em que tipo de divulgação o evento vai oferecer e a qual preço. #DicaSympla: Quais são os tipos de patrocínio

8.2- Escolhendo os patrocinadores e fechando negócio Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocínio pode interessar a qual empresa e porquê. A ligação da marca com o tema da conferência ou do seminário ajudará muito na hora de angariar parcerias. Procure levantar uma lista de possíveis patrocinadores cuja marca dialogue com o assunto do evento. Para facilitar a conversa com as empresas potencialmente interessadas, o produtor pode montar um book de captação que contenha os dados e argumentos que podem interessar àquela marca especificamente. Se o seminário ou a conferência tem como tema uma especialidade médica, por exemplo, será conveniente a um laboratório farmacêutico que fabrique medicamentos receitados pelos médicos da área inserir sua marca no evento. Caso o assunto seja literatura e um dos autores convidados for de outro país, a editora dele no Brasil certamente terá interesse na cota das despesas de viagem e hospedagem. O produtor precisará do felling ao oferecer o tipo certo de patrocínio para a empresa adequada, reunindo os argumentos e as razões pelas quais aquela parceria é conveniente para tal marca.

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Os dados mais pragmáticos também precisam estar na ponta da língua. Onde o nome da empresa vai aparecer, qual a abrangência do evento, quem é o público-alvo, que tipo de cobertura da mídia está sendo esperada. Associando as vantagens com o valor da cota, apoio ou do patrocínio esperado, as chances de sucesso na negociação são bem maiores. Com todas as demandas preparativas encaminhadas, fechados os acordos com palestrantes e patrocinadores, chega o momento de definir a programação.

#DicaSympla: Como vender patrocínio para eventos


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9 - Definindo a programação

É importantíssimo planejar o andamento de um seminário ou de uma conferência. Controlar o tempo, reservando o período necessário para cada acontecimento é essencial para o produtor, os convidados e o público.

9.1- Abertura Comece definindo como se dará a abertura. Ela será em grande estilo com um coquetel inicial, um café de boas-vindas ou é mais conveniente começar com a fala de um dos convidados ou autoridades que apresentem o tema do evento?

9.2- Apresentação dos palestrantes Em seguida, para que as coisas fluam da melhor maneira possível, é necessário estabelecer a ordem das falas dos palestrantes, definindo uma duração ideal para cada uma delas de acordo com os assuntos abordados e o tipo de exposição planejado para cada convidado. Assim, eles podem se antecipar na preparação das apresentações, encaixando-as dentro do tempo definido. As palestras precisam ser agrupadas sob eixos temáticos e as mesas são montadas com assuntos afins, para manter a coerência, facilitar as discussões e evitar repetições.

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Vale pedir aos convidados que enviem a apresentação para a produção antes do evento. Isso facilita a organização do roteiro e o produtor pode garantir a relevância e veracidade dos dados apresentados.

9.3- Tempo para os debates A duração dos debates também é prevista com antecedência. Os convidados precisam saber se haverá e quanto tempo irá durar a interação com o público. Para quem comparece, também é essencial pontuar essa questão. O produtor pode estabelecer um limite de perguntas ou até uma inscrição prévia para a fala. Com o tempo definido, há menos margem para imprevistos ou fugas do protocolo. No caso de Conferência, é necessário planejar e reservar um momento no final do evento para que as perguntas sejam escritas pelos participantes, possam ser entregues ao mediador e respondidas pelo Conferencista.

9.4- Encerramento Por fim, estabeleça como se dará o encerramento do evento. Algumas das possibilidades são um coquetel de fechamento, confraternizando com os participantes e comemorando os resultados do debate ou ainda uma fala especial reservada para fechar com chave de ouro. Outro momento importante é a hora de distribuir os brindes, caso faça parte do planejamento. Procure encaixar a distribuição no início ou no fim das atividades, para não interromper o andamento das apresentações. Eles podem ser distribuídos no coquetel de encerramento como forma de agradecer as presenças ou na hora da inscrição, despertando o interesse dos participantes.


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9.5- Cronograma geral Uma conferência ou um seminário podem ter a duração de um período, como a manhã, ou podem ser programados para dias. Para eventos mais longos, é necessário pensar em intervalos, coffee-breaks, hora de almoço. Tudo precisa ser previsto no roteiro e fazer parte da programação para orientar os envolvidos e facilitar a dinâmica da organização. Para programações que durem mais de um dia, é essencial fazer este cronograma (baixar planilha) de antemão para cada um dos dias. O importante é planejar o roteiro do evento com a maior precisão possível e distribuir as informações para todos os envolvidos, fazendo que cada um deles saiba o que foi delineado para o bom funcionamento da ocasião e a otimização do tempo de todos.

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10 - Divulgação

A divulgação de conferências e seminários deve ser bem direcionada ao público que tem interesse no assunto abordado. Seja pelos lugares limitados ou por uma estratégia mais certeira, o produtor precisa selecionar com muito cuidado os meios que utilizará para expor o evento. Comece retomando qual será o público-alvo: médicos, professores de determinada área, comerciantes de determinado produto. Com esse filtro, é possível pensar qual a maneira mais adequada de chegar até eles. Mas existem algumas ações de divulgação que são básicas e servem para a maioria desses públicos. Atualmente, não existe evento sem divulgação online! Esta tem sido uma das alternativas mais eficientes para se chegar ao público alvo com eficácia, basta escolher os canais corretos, como blogs e sites da área, e claro, nas redes sociais! A abrangência é cada vez maior. Existem plataformas online de gestão de inscrições e participantes que você pode, além de vender as inscrições antecipadas, você pode ainda utilizar as ferramentas disponíveis para amplificar a divulgação, linkando à página do evento ao facebook , enviando convites por email,

ATUALMENTE, NÃO EXISTE EVENTO SEM DIVULGAÇÃO ONLINE! ESTA TEM SIDO UMA DAS ALTERNATIVAS MAIS EFICIENTES PARA SE CHEGAR AO PÚBLICO ALVO COM EFICÁCIA.


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dentre outras. A divulgação offline também pode ser usada. Espalhe cartazes anunciando o evento e descrevendo a programação, destacando os principais convidados e afixe-os em locais estratégicos pensados a partir da definição do público. O mesmo vale para flyers e outros impressos. É importante que toda a programação esteja muito bem definida antes dessa etapa pois ela deve constar em todos os meios de divulgação utilizados. Em conferências e seminários, são os convidados, os temas e o roteiro como um todo que desperta o interesse do público. Portanto, destaque um convidado especial ou chame a atenção para uma discussão sobre um tema em voga nos dias atuais. Selecione os pontos altos da programação e puxe a divulgação por eles. #DicaSympla: 4 erros que você não deve cometer na divulgação do seu evento

No item 12.5, iremos falar um pouco mais sobre como devem ser desenvolvidos os materiais gráficos. Vamos agora para mais uma etapa, uma das principais: as inscrições!

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11 - Inscrição do público

Não há dúvidas: a inscrição do público é uma das etapas mais importantes da organização do evento, afinal, não há evento sem público. A partir das inscrições antecipadas, é possível calcular a demanda para a sua conferência ou seminário, verificar se o local escolhido é o mais adequado, definir os outros serviços, como buffet, brindes e kits, e conhecer mais sobre o público que estará presente nas atividades. Por isso, para obter sucesso no processo de inscrição, é preciso seguir algumas dicas e contar com as melhores ferramentas que o ajudarão a executar esta tarefa. Independentemente do caráter das inscrições, se elas serão feitas presencialmente ou à distância, ou até mesmo, das duas formas, é importante que você ofereça as melhores condições e um bom suporte para que o público possa declarar a participação em seu evento. Por isso, não hesite em lançar mão de recursos que vão facilitar a ida de seus colaboradores. Utilizar plataformas online que permitem cadastrar todos os participantes e organizar relatórios que lhe darão um panorama completo de seu evento fazem toda diferença. A partir destas informações, você poderá conhecer melhor o seu público e planejar, para as próximas conferências ou seminários organizados, em quais locais, para qual faixa etária e grupos profissionais você deverá destinar a sua campanha de divulgação. A inscrição deverá ser realizada pelos meios mais acessíveis ao público-alvo almejado. Veja:


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11.1- Inscrições online Para que os seus participantes possam efetuar a inscrição online, o mais importante é oferecer uma página que possa ser navegada sem grandes problemas. Por isso, se você pretender realizar o processo na internet, lembre-se de contar com bons suportes que auxiliarão os interessados a confirmar a participação no evento. Dessa forma, o organizador evita frustrações e possíveis reclamações por erros no site utilizado para efetuar as inscrições. Use uma boa plataforma de venda e gestão de inscrições e se surpreenda com a facilidade tanto para o comprador quanto pra você, que terá controle automático de todas as vendas, além de ferramentas diferenciadas de gestão que irão ampliar o sucesso do evento. Se houver a necessidade de apresentação de documentos, é importante que avise anteriormente os participantes. É possível pedir para que eles entreguem via postal ou pode exigir que eles apresentem o dossiê requerido durante o registro e o cadastramento no dia do evento.

#DicaSympla: 10 motivos para disponibilizar as inscrições do seu evento pela

internet

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11.2- Inscrições presenciais Ao realizar as inscrições presencialmente, saiba que é muito importante seguir algumas medidas para que possa obter o maior número de participantes e garantir o sucesso de seu evento. A primeira coisa a pensar são os locais onde se pretende instalar os pontos de inscrição. Em conferências e seminários, é muito comum utilizar os espaços acadêmicos, instalações de centros de pesquisa e instituições relacionadas ao tema do evento. Entretanto, é interessante também espalhar os seus estandes em locais de grande circulação, como shoppings, parques e centros de convivência. Mesmo que não pareça um espaço adequado para posicionar os seus pontos de inscrição, eles podem atrair outros públicos e aumentar o seu potencial de divulgação. Além disso, outra ideia é se juntar a outros eventos e criar parcerias para que possa divulgar e realizar a inscrição dentro destas organizações.


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12 - Contratação de serviços

Com os dados obtidos no processo de inscrição, é hora de organizar e contratar os serviços de suporte que farão de sua conferência ou seminário um sucesso. Buffet para coffee-break, brindes, equipamentos, panfletos e materiais gráficos: tudo isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma ótima experiência durante o evento. Lembre-se de que é muito importante ter um check-list (baixar planilha) com a relação de todos os fornecedores e responsáveis para que você tenha sempre a mão os dados para quando precisar e não correr o risco de esquecer nada. #DicaSympla: Fornecedores: tudo que você precisa saber sobre eles

Se você pretende organizar uma boa conferência ou um grande seminário, confira agora como realizar a contratação de cada um destes itens:

12.1- Crachás e fichas de identificação Para uma melhor organização do seu evento e para que haja um controle maior dos participantes, os crachás e as fichas de identificação são peças imprescindíveis em sua conferência ou seminário. Para produzi-los é importante que você saiba exatamente quais informações serão inseridas naquela identificação. Por isso, o organizador deve ter em mente que deverá requerer todas as informações necessárias para identificar os participantes. Uma boa ideia é recolher

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29 todos estes dados já no momento da inscrição pois dessa maneira ficará muito mais fácil para você utilizá-los e realizar a confecção de seus crachás. Utilizar uma plataforma online de inscrição também ajudará a automatizar todo este processo. Lembre-se também que o material para a elaboração destes crachás e fichas de identificação deve ter grande durabilidade para todos os dias do evento. Além disso, pense também em utilizar neste material a mesma identidade visual utilizada na divulgação do evento (fontes, cores, disposição das informações). Converse com a empresa que irá elabora estas peças e analise as suas opções. Dessa forma, você conseguirá obter um melhor serviço e garantirá uma maior satisfação dos presentes em sua organização.

12.2- Buffet Não dá para produzir uma c onferência ou seminário se não houver um bom serviço de coffee-break, que é o momento do networking, onde os participantes poderão interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o seu evento não deixe nada a desejar, é muito importante oferecer o melhor também na hora da pausa entre as atividades. Antes de demandar o serviço, é necessário que o produtor analise o número de convidados e calcule bem a quantidade de itens necessários. Segundo especialistas, a dica é de uma porção de 12 a 15 unidades e 600 ml de bebida por pessoa. Se estiver na dúvida, uma boa dica também é utilizar ferramentas e calculadoras disponíveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que o buffet contratado pode fazer isso. Porém, é importante ter noção sobre os números para não ser levado a pedir comes e bebes muito além da conta. Aqui também entra a importância da venda online antecipada, que permite que você veja de antemão quantas pessoas já compraram ingressos e tenha uma ideia do público estimado para o dia, facilitando as compras do buffet.


30 Outra dica muito importante para a contratação destes serviços é adequar o tipo de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhãs, é melhor contratar pratos e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no começo da noite, a dica é oferecer alimentos mais apropriados para o horário. Além disso, a época do ano e a dinâmica do evento também influenciam no cardápio, dando prioridade para pratos quentes ou frios, por exemplo, e lanches prontos ou montáveis.

12.3- Brindes Brindes são essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer principalmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organização que promoveu a atividade também pode ser beneficiada com a entrega de produtos que levarão a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocínio, proponha a algumas empresas auxiliá-lo no fornecimento de brindes.

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31 Mas, lembre-se que é importante pensar no público de seu evento e tentar confeccionar itens que agradarão os participantes. Squeezes e garrafas térmicas, por exemplo, se encaixam perfeitamente em eventos que ocorrem durante dias mais quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas são indicadas para pessoas que utilizam bastante estas ferramentas em seu trabalho. Além disso, a empresa parceira pode oferecer um brinde que lembra o serviço: uma empresa de soluções elétricas pode fornecer um chaveiro com luzinha. #DicaSympla: Saiba porque distribuir brindes é um boa ideia

12.4- Equipamentos Para dar andamento às atividades de sua conferência ou seminário, é muito importante que você conte com os melhores equipamentos e tenha tudo o que for necessário à mão. Aparelhos de áudio e vídeo são imprescindíveis para que os participantes possam acompanhar melhor as palestras e os debates durante o evento. Defina o número mínimo de microfones, caixas de som, aparelhos de áudio, pro jetores, notebooks e data shows, e sempre peça uma quantia maior para ter reser-


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vas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do evento e peça um treinamento rápido para resolver pequenos problemas com o material.

12.5- Materiais gráficos Guias, panfletos, programação, anais e compilações: todos estes materiais também são imprescindíveis à organização de uma conferência ou seminário. Para situar os participantes, divulgar as empresas participantes, ou demonstrar a programação e as atividades que farão parte daquele evento, as publicações gráficas devem ser produzidas para todos os presentes em sua iniciativa. Ao contratar os serviços de uma gráfica para realizar estes trabalhos, lembre-se de conferir a proporção desejada e o que conterá cada material. Dessa forma, a empresa que prestará estes trabalhos poderá organizar os conteúdos e desenvolver os produtos que serão veiculados durante o seu evento. A distribuição pode ser feita durante a entrega dos kits e das fichas de indetificação. Dessa forma, você garante que todos receberão o material confeccionado. Não se esqueça que a produção de peças gráficas também se aplica para inserção online! Para cada site e rede social diferente é necessário desenvolver peças diferentes. A capa do facebook é um exemplo. Deve ser feita do tamanho exato para mostrar profissionalismo e deve ter a cara do seu evento.

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13 - Organização do espaço

Para receber bem os seus convidados e os participantes de sua conferência ou seminário, é importante que o produtor organize bem o local onde acontecerão as atividades programadas. Abaixo citaremos alguns pontos a serem levados em consideração e que não podem ser esquecidos.

13.1- Segurança e sinalização Um evento sem segurança é batalhar para morrer na praia. É essencial que o produtor leve em consideração todos os itens de seguranças previstos para realização de eventos como estes. Cheque os instintores de incêndio, portas de emergência e não deixe que o número de inscritos seja maior do que o número permitido para o local. E se for o caso, conte com uma equipe de segurança eficiente. #DicaSympla: Quais são as medidas de segurança essenciais para um evento

acontecer


34 Para que o seu espaço seja bem aproveitado pelos participantes é interessante apresentar placas de sinalização e indicar corretamente os locais onde ocorrerá a programação da conferência ou seminário. Para isso, é necessário implantar painéis que indiquem onde é a entrada, onde estão os banheiros, as saídas, onde acontece determinada palestra, o local do coffee-break, do estacionamento, da área de fumantes e outros. Cada placa deve ser legível, com figuras simples ou palavras com tipografia e tamanho claro.

13.2 - Limpeza Antes de tudo, é necessário que você tenha um local bem arejado e limpo. Verifique o estado de mesas, cadeiras, dos equipamentos que serão utilizados, da área onde circularão os participantes e confirme se todos estão aptos para uso e permanência do público presente. Uma boa dica é não deixar esta inspeção para momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar ou limpar melhor alguma coisa, terá tempo para isso. Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento é imprescindível para manter não somente banheiros e espaço do coffee-breaks sempre limpos, como também os locais de circulação do público.

13.3- Local do coffee-break O espaço do coffee-break, além de arejado e amplo para caber mesas, cadeiras e pessoas em pé, precisa facilitar a entrada dos alimentos e das equipes de organização. O ideal é um local bem decorado, que facilite a movimentação de cada um e que esteja próximo ao armazenamento e preparo dos comes e bebes, o que facilita o trabalho da equipe do buffet.

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14 - Controle de entrada

O controle de entrada é uma etapa essencial, pois garante a segurança dos participantes e a boa gestão dos mesmos pelos organizadores. Há várias maneiras de organizar o acesso dos convidados, mas o organizador precisa avaliar qual a forma de controle que melhor se adequa ao contexto e ao porte do seu seminário ou conferência. No entanto, é importante que esse processo ocorra com rapidez e responsabilidade, evitando longas filas e confusão na entrada dos participantes, e isto pode ser feito utilizando a plataforma online. Se o seminário ou conferência for de grande porte, as melhores opções para controle de entrada são o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in online, você precisa de computadores e conexão de internet rápida e garantida. Quando os participantes chegam, os recepcionistas os encontram no sistema online e procedem com seu credenciamento, fornecendo os kits do evento. Caso opte por registro de entrada através de smartphone, basta instalar um aplicativo e proceder com os check-ins, que podem ser feitos por meio de códigos QR. Para tanto, também é necessária a garantia de uma boa internet local. Saiba mais na #DicaSympla deste tópico. As famosas listas de papel só são recomendadas para eventos de pequeno porte. Essas listagens devem ser impressas após o encerramento das vendas de ingressos e permitem que você associe os dados do participante que está chegando com os dados da lista, assim autorizando sua entrada na conferência ou seminário. A


36 vantagem dessas opções de controle é que não necessitam de internet. No entanto, o check-in leva um pouco mais de tempo para ser processado em comparação com as alternativas online. Conforme o porte do seu evento e os recursos disponíveis, você pode escolher a melhor opção para controle de entrada de participantes. Mas este controle não pode deixar de ser feito, já que promove a segurança dos inscritos e o bom andamento das atividades organizadas. #DicaSympla: Qual a melhor forma de controlar a entrada dos participantes no

meu evento

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15 - Durante o evento

Por mais bem planejado que seu evento tenha sido, na prática muitas coisas acabam acontecendo diferentes do esperado. Por isso, uma boa organização também conta com a possibilidade de imprevistos e já treina a equipe para que, durante o evento, esteja atenta a quaisquer transtornos que apareçam. Quanto mais cedo um imprevisto é detectado, mais fácil é encontrar uma solução para ele e, assim, garantir o sucesso da programação!

15.1- Atente-se ao cronograma Mesmo após o início das atividades, mantenha o controle de tudo o que ocorre. Como seminários e conferências dependem de pessoas, de palestrantes convidados ou contratados, você precisa verificar a cada momento se estes estão chegando no horário devido. Caso uma atividade esteja para começar e o palestrante ainda não tenha aparecido, o produtor precisa entrar em contato com ele e contornar a situação, seja ela de atraso ou, até mesmo, de falta do palestrante. Nesse caso, é bom que já na organização do evento você tenha feito uma lista de exposições reservas, como vídeos de palestras ligadas ao tema. Especialmente em conferências e seminários, já que normalmente são abertos aos comentários e às participações dos inscritos, também é relativamente comum a dificuldade de controle do tempo. Se um palestrante, por exemplo, incentiva comentários e acaba ultrapassando seu horário em meio às discussões, a organização do evento terá de resolver o problema. Por isso, é fundamental que a


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equipe acompanhe o andamento de cada palestra e possa intervir discretamente para que os horários sejam respeitados. Baixe uma planilha de cronograma pronta para organizar o seu evento.

15.2- Garanta o funcionamento dos equipamentos Outra situação relativamente comum é a falha em aparelhos eletrônicos. As conferências e seminários usualmente trabalham com, no mínimo, computadores, projetores e sistemas de microfone. Quando um desses instrumentos falha, tempo se perde e a imagem do evento frente aos participantes não fica muito boa, afinal, dá a impressão de que a organização do evento não agiu com responsabilidade, sem testar todos os equipamentos com antecedência. De qualquer forma, mesmo com muitos testes, é possível que algum equipamento apresente problema justamente no momento da atividade. E, nesse caso, você precisa ter equipamentos reservas e profissionais prontos para agirem, resolvendo o problema rapidamente. Ter um plano B, em todas as situações da organização do evento, é sempre importante. Porém, não há como prever todos os problemas que podem surgir. Então, quando ocorre algo diferente do planejado, e não temos uma solução imediata, o ideal é manter a calma e ser flexível. Ficar tranquilo durante o evento o ajudará a pensar em soluções criativas e rápidas, resolvendo os transtornos com discrição e profissionalismo. E em situações extremas, é melhor ser franco e comunicar aos presentes. #DicaSympla: Os imprevistos mais comuns em Congressos, Conferências e

Seminários e como passar por eles

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16 - Finalização do evento

A etapa pós-evento é tão importante quanto as anteriores, pois é nesse momento que você vai avaliar como tudo ocorreu e verificar o que pode ser melhorado em uma próxima organização. Se você registrou a entrada dos participantes de uma forma detalhada, será possível saber quantas pessoas, do total esperado, foram ao evento e em qual horário a maioria dos inscritos chegou. Além disso, durante as atividades, o produtor pode manter uma planilha atualizada, em que descreve a qualidade dos serviços prestados por fornecedores e também a competência de pessoas da sua equipe organizacional. Ao final, o organizador terá várias informações valiosas para considerar no planejamento de um próximo evento.

16.1- Pesquisa de satisfação Mas para saber a opinião dos participantes sobre as atividades, o que eles acharam dos temas abordados e dos palestrantes, o método mais utilizado e com ótimo índice de retorno é o formulário de satisfação. O ideal é que este seja entregue aos inscritos nas atividades finais, para que não tenham tempo de esquecer detalhes que seriam úteis à sua equipe. Não faça uma pesquisa muito longa, mas não deixe de ser o mais específico possível. Pergunte sobre cada palestra, afinal o participante pode ter gostado de uma, mas não de outra, e isso precisa ficar claro. Outros dados que pode questionar no formulário são: a qualidade dos palestrantes, os horários definidos, a localização e o espaço físico do evento, bem como a alimentação oferecida. É importante


40 também deixar espaços livres para que o participante possa se manifestar sobre algo que não está perguntado no formulário de pesquisa. E, por fim, lembre-se de manter o anonimato das respostas, pois isso incentiva que as pessoas se expressem de forma sincera. Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfação é via e-mail. Esta é uma boa opção para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela não pode ser obrigatória. O produtor do seminário ou conferência também precisa do feedback dos patrocinadores, equipes de limpeza, de seguranças e demais colaboradores para melhorar constantemente suas organizações.

A etapa pós-evento é tão importante quanto as anteriores, pois é nesse momento que você vai avaliar como tudo ocorreu e verificar o que pode ser melhorado em uma próxima organização.

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16.2- Fechamento do borderô Outro instrumento de extrema utilidade e essencial na avaliação do seu evento é o borderô (baixar planilha). Este documento apresenta em detalhes todas as transações financeiras realizadas na venda de inscrições e durante as atividades. Assim, por meio dele, o produtor consegue conferir a quantidade arrecada com as inscrições e com o patrocínio, conferir o que foi gasto na produção do evento, somar o que foi arrecadado no dia do evento (se for o caso), e fazer o fechamento total das transações. Também é possível verificar em quais áreas a verba foi mais gasta, a fim de que opções mais econômicas sejam pesquisadas. Quando seu evento termina, começa o momento de avaliar e tirar conclusões sobre tudo o que aconteceu. O objetivo é que você possa analisar os resultados, verificar se alguma meta não foi atingida e o porquê disso. Então, saberá claramente os pontos fortes do seu planejamento e os pontos que precisam ser revisados, garantindo mais chances de sucesso na próxima organização. #DicaSympla: O que é um borderô


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17 - Conclusão

Organizar uma conferência ou um seminário exige o planejamento de muitos detalhes. Como qualquer outro evento, o organizador precisa escolher com antecedência um espaço adequado, verificar orçamentos, contratar fornecedores e buscar patrocínios. No entanto, além de todo o planejamento padrão, ainda é preciso contatar prováveis palestrantes e programar o evento em torno das suas disponibilidades. Tudo isso, com tempo suficiente de divulgá-lo com a programação definida e disponibilizar um meio para que as pessoas se inscrevam. Pensar com cuidado em toda a dinâmica do seminário ou conferência é muito importante para que tudo corra bem quando chegar a hora. Contudo, imprevistos podem sempre acontecer e, por isso, é fundamental que se tenha uma equipe qualificada, que cuide para que tudo esteja em ordem, conforme a programação. Faça um bom planejamento, em detalhes e conte com um time realmente envolvido com o evento. Assim, as chances de ocorrerem transtornos serão mínimas e você garantirá o sucesso de todas as atividades!

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18 - Sobre a Sympla

A Sympla é a plataforma online feita para o produtor que quer a melhor divulgação e a melhor experiência do público ao criar qualquer tipo de evento. Nossa intenção é descomplicar, deixando tudo mais simples, prático e rápido para o organizador e para o público. Através de nosso sistema você consegue criar uma página personalizada para o evento, vender os ingressos e saber exatamente quantas pessoas comparecerão. Além disso, o público tem toda a comodidade possível, escolhe a forma de pagamento e ainda repassa o link de compra para os amigos. Para o produtor, há a facilidade de acompanhar as vendas pela internet, atrair público pela integração do link do evento no Facebook, fazer o controle de entrada e ainda obter o mailing de quem se interessa por suas produções! Utilizar uma ferramenta online com tantos benefícios garante ao produtor um evento excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo. A plataforma Sympla é o segredo para atrair o público, não importando tamanho, conceito e tipo de produção!

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