I. ACTIUNEA PLANIFICATA Planificarea reprezinta una dintre cele mai importante activitati din cadrul muncii de PR. Pentru
realizarea unui bun proces al comunicarii, atat intra cat si interinstitutional, trebuie indeplinite urmatoarele criterii :
Criteriul credibilitatii credibilitatii - Increderea reciproca nu este un deziderat realizabil in cateva ore sau
zile. Aceasta cere timp, se construieste greu si trebuie intretinuta permanent prin elemente pozitive aduse de ambele parti care comunica.
Criteriul senzitivitatii senzitivitatii - In munca de PR este foarte important sa ne orientam in functie de
dorintele si asteptarile partenerilor nostri. Munca de PR trebuie sa aiba drept rezultat atingerea telurilor proprii, alaturi de nelezarea partenerilor de discutie sau a oricarui fel de competitor.
Criteriul realismului - Orice sistem, prin munca de PR, trebuie sa isi cunoasca foarte exact
potentialul, punctele tari, precum si punctele slabe. In scopul atingerii telurilor propuse, care sa aiba relevanta intr-o perioada mai lunga de timp, actiunea planificata trebuie impartita in 4 parti mari :
1. Analiza si sinteza 2. Planificarea propriu-zisa 3. Punerea in practica 4. Controlul succesului. ANALIZA SI SINTEZA Identificarea problemelor cuprinde 3 pasi mari : 1. Strangerea cat mai multor informatii despre propriul sistem 2. Sinteza si pregatirea grupelor de informatii pentru analiza 3. Evaluarea informatiilor - determinarea gradului de complexitate al acestora, precum si influenta lor in problema aparuta in sistem. Informatiile stranse in vederea identificarii unei anumite probleme de comunicare, care poate aparea in interiorul sistemului, vizeaza defapt 3 campuri majore : A. Comunicarea intrasistemica ; cele doua mari laturi ale procesului de comunicare : comunicarea orizontala si verticala. B. Comunicarea interinstitutionala - trebuie sa se faca distinctia intre doua parti ale aceluiasi tot unitar. Prima parte se refera la modalitatea si la capacitatea sistemului de a implementa informatii in mediul exterior si de a recepta informatii de la acesta, iar a doua parte se refera la diferite modalitati de perceptie ale tuturor subsistemelor mediului exterior. C. Imaginea propriului sistem - Imaginea trebuie sa fie caracteristica propriului sistem si sa contina elemente distinctive ale acestuia. Pentru a avea o vi ziune de ansamblu asupra sistemului propriu, se f oloseste asa-numitul profil al polaritatilor. Acest profil bipolar se aplica pe 2 grupe de subiecti :
A. Prima grupa este formata doar din elementele proprii sistemului, de la conducator pana la cel mai simplu element, rezultand un profil propriu, sau propria viziune asupra propriului sistem. B. Cea de-a doua grupa va cuprinde elemente din diferite grupuri tinta, rezultand un profil strain, sau modul in care elemente straine ale sistemului percep sistemul in cauza. Este bine sa se realizeze si niste chestionare cu intrebari referitoare la sistem : 1. intrebari al caror raspuns ne confera o imagine de ansamblu asupra functionalitatii sistemului de comunicare 2. intrebari referitoare la timpul liber, atat al membrilor sistemului cat si al elementelor din afara sistemului Modalitatea de analiza a acestor informatii adunate se recomanda a se derula in functie de matrice : parti puternice si parti slabe ale sistemului. PLANIFICAREA In momentul in care sunt clare problemele care trebuie rezolvate de catre consilierul PR, se trece la urmatoarea etapa - planificarea rezolvarilor . Cristalizarea telurilor 1. Coordonarea : pentru atingerea unui anumit tel, este foarte important ca toate activitatile desfasurate sa fie convergente, si sa contribuie fiecare la realizarea acestuia. 2. Controlul : Aceasta functie necesita, de asemenea, un tel clar formulat. Prin controlul atingerii unor teluri intermediare se poate stabili mai usor daca telul major propus va fi sau nu atins. 3. Motivarea : Implicarea in diferitele actiuni directionate ale membrilor sistemului sau cointeresarea, ajuta mult la atingerea telurilor propuse. Pentru o buna formulare a telurilor, consilierul PR trebuie sa tina seama de urmatoarele 5 criterii majore : 1. Telurile trebuie formulate intr-un limbaj cat mai simplu 2. Telurile trebuie formulate cat mai precis 3. Telurile trebuie sa fie la indemana tuturor varfurilor sistemului 4. Telurile trebuie astfel create si formulate incat ele sa poata fi masurate in orice moment 5. Telurile trebuie fixate si formulate astfel incat sa se poata ajunge la ele intr-o anumita perioada de timp teluri superioare si teluri inferioare Strategia de lucru, etapa urmatoare formularii telurilor 1. Prin intermediul comunicarii intrainstitutionale se aduc la cunostinta tuturor elementelor sistemului telurile propuse
2. Prin intermediul sistemului de comunicare interinstitutionala se va incerca promovarea noilor idei proprii si la alte sisteme si eventual cooperarea acestora. Promovarea acestor idei se poate realiza in general pe 2 cai mari : unidirectional si bidirectional. 3. Tehnicile de implementare ale diferitelor strategii trebuie sa tina cont de mijloacele materiale si mai ales de cele umane afectate sau implicate intr-o anumita strategie. Consilierul PR trebuie sa tina cont, in momentul formularii unui anumit tip de tel, atat de dinamica grupului intern sistemului, cat si de parerile, opiniile si trendurile care se manifesta in sistemele externe. Informarea tuturor elementelor(interne si externe sistemului) se recomanda a se realiza in doua trenduri mari : mesaje de trend major ( care au rolul de a forma o opinie,creand reactii la nivel de macrosistem ) si mesaje de trend minor ( mesaje speciale focalizate pe anumite grupuri tinta, explica anumite aspecte legate de teluri, strategie, tehnici ) 4. Consilierul PR trebuie sa tina cont de o anumita etapizare. Este foarte important CAND se aplica o anumita tehnica, un anumit material, un anumit mesaj. Tehnicile, instrumentele, materialele precum si diferitele actiuni costa,toate, o anumita suma de bani. Costurile pentru asemenea actiuni se iau din bugetul fiecarui sistem, caz in care pot exista 3 situatii distincte : A. In buget nu este prevazuta o suma fixa necesara acestor cheltuieli si banii se iau din anumite fonduri speciale de rezerva, bani care pot fi suficienti sau nu, pentru fiecare actiune propusa. B. Exista o anumita suma care reprezinta un procent din castigurile sistemului si care poate sa creasca sau sa scada in functiile de beneficiile pe care le are sistemul. C. Poate exista o suma fixa in buget, suficient de mare, care sa poata acoperi toate cheltuielile necesare pentru diferitele actiuni propuse. Planificarea se refera la potentialele disfunctionalitati, crize sau chiar catastrofe care ar putea sa apara pe parcursul derularii unui plan sau a unei strategii. Din aceasta cauza, trebuie luate permanent in calcul si anumite strategii de criza pentru a putea observa si analiza modul de dezvoltare al acestora. O caracteristica principala a unor asemenea planuri de criza o reprezinta flexibilitatea.
PUNEREA IN PRACTICA A STRATEGIILOR SI PLANURILOR DEJA ELABORATE
Lucrul cu mediile de informare in masa : Promovarea de informatii in toate mediile : presa
scrisa, radio, TV, internet
Diferite instrumente de PR : materiale promotionale ( filme, publicatii, fluturasi, mape etc)
DIferite actiuni promotionale : expozitii, congrese, partyuri etc - foarte importanta este
informarea si convingerea publicului prezent
Diferite modalitati de ajutor sau de sponsorizare pentru realizarea diferitelor actiuni din
domeniile : social, cultural, sportiv etc Relevanta efectelor rezultate in urma aplicarii unei anumite strategii depinde de o caracteristica foarte importanta a consilierului PR , si anume de creativitatea acestuia. CONTROLUL SUCCESULUI
2 categorii de strategii la nivel macro : 1. Strategii care aduc efecte imediate sau strategii pe termen scurt, masurabile atat cantitativ cat si calitativ,dar efectele acestor strategii sunt de scurta durata si se prezinta in general sub forma unei explozii de potential a sistemului 2. Strategii ale caror efecte nu pot fi foarte usor detectate si care au relevanta intr-o perioada mai mare de timp, mergandu-se pana la perioade de pana la 5 ani. Dintre metodele clasice de analiza a rezultatelor, avem urmatoarele : Pretestul : Are rolul de a evalua starea in care se gaseste sistemul, inainte de a aplica orice strategie.
In urma aplicarii pretestului, va rezulta un profil, o stare defapt, cu toate partile bune si mai putin bune ale sistemului. Rezultatele pretestului vor putea fi comparate cu rezultatele care apar in urma aplicarii unei anumite strategii, astfel incat sa ne putem crea o imagine de ansamblu asupra evolutiei sau involutiei sistemului. Analiza pe parcursul derularii : Ilustreaza modul si masura in care se dezvolta actiunea planificata.
Aceasta metoda evalueaza gradul de aplicabilitate al strategiei si nu o anumita stare a sistemului. Datorita controalelor pe parcursul derularii actiunii planificate, consilierul PR poate identifica anumite sectoare mai slabe, putand interveni pentru redresarea acestora, sau poate sa actioneze flexibil, redimensionandu-si strategia in functie de aceste subsectoare care merg mai putin bine. Posttestul : Se foloseste in general pentru a putea evalua succesul sau insuccesul unei anumite
strategii. Atat in cazul succesului, cat si in cazul insuccesului, sunt analizate partile care nu au functionat la parametrii planificati si se incearca gasirea unor solutii, astfel incat greselile care s-au strecurat in strategie sa fie evitate pe viitor. Aceste trei mari metode de analiza a succesului se pot realiza printr-o serie de tehnici dintre care amintim : 1. Evaluarea proprie : Aceasta tehnica consta in faptul ca atat elementele propriului sistem,cat si cele din afara sistemului sunt rugate sa isi exprime parerea fata de o anumita stare a sistemului sau un anumit tel pe care trebuie sa il atinga sistemul. 2. Analiza presei : Se recomanda chiar si decuparea tuturor articolelor referitoare la propriul sistem si realizarea asa numitelor oglinzi de presa. Presa este cea care reflecta o anumita imagine a sistemului si din adunarea acestor articole referitoare la propriul sistem, se pot trage foarte multe concluzii. 3. Analize socio-psihologice complexe : Analiza cantitativa si calitativa, analiza raspunsurilor la chestionare, analiza de imagine, analiza informatiilor rezultate din interviuri / anchete/ studii de caz si analiza profilelor bipolare. II. COMUNICAREA INTRASISTEMICA INSTRUMENTE ALE COMUNICARII INTRAINSTITUTIONALE
A. Serviciile de informare rapida : Sunt axate, in principal, pe o cir culatie rapida si precisa a informatiilor. Aceste servicii folosesc, in principal, fluturasii de informare, iar mesajele continute pe acesti fluturasi sunt scurte, actuale si foarte focalizate.
B. Ziarul sistemului : Promoveaza aspecte mai ample si mult mai detaliate. Ziarul sistemului este unul dintre cele mai vechi si mai importante instrumente de comunicare intrainstitutionala si depinde foarte mult de mar imea si de puterea sistemului in care acesta apare.
Prin intermediul sistemului membrii sunt asigurati permanent cu informatii referitoare la locul lor de munca.
Ziarul sistemului asigura tuturor membrilor acestuia posibilitatea de a-si exprima parerile,opiniile si ideile in mod deschis, facandu-le astfel cunoscute tuturor membrilor.
Se poate promova un dialog permanentnintre orice element al sistemului si forurile de conducere ale acestuia, oportunitate care poate ajuta foarte mult la clarificarea unor aspecte mai delicate in legatura cu o anumita problema.
Ziarul sistemului promoveaza pe langa comunicarea verticala si cea orizontala.
Ziarul are rolul de a construi si prezenta imaginea sistemului si are rolul de a explica anumite inadvertente care pot sa apara in interiorul sistemului,sau chiar de a demola diferite trenduri sau supozitii negative manifestate la adresa sistemului.
Elementele care doresc sa se perfectioneze in munca lor, sau care doresc sa schimbe un sector al sistemului cu altul, primesc toate informatiile de care au nevoie.
Informatiile promovate sunt de un real folos elementelor datorita faptului ca, prin realitatile prezentate, membrii sistemului isi pot forma pareri sau opinii despre un anumit fenomen intrasistemic si pot lua mai usor hotarari.
Ziarul are rol de punte de legatura intre diferitele sectoare ale acestuia.
Rol de infotainment - informatii care sa ii relaxeze si sa ii binedispuna pe toti
Ziarul contribuie constant si continuu la crearea unei imagini pozitive a sistemului.
Pentru a avea imagini cat mai reprezentative, se recomanda sa se respecte urmatoarele caracteristici: 1. Angajati un fotograf profesionist 2. Folositi arhivele cu fotografii ale ziarelor 3. Folositi si arhivele altor sisteme 4. Folositi arhivele membrilor sistemului. 5. Folositi arhivele tuturor prietenilor. 6. Folositi Internetul. !!!! Fiecare membru al sistemului trebuie sa aiba posibilitatea sa isi exprime parerea proprie in acest ziar. 5 tipuri de ziare de sistem :
1. Serviciul de informare - 4 sau 8 pag. A 3 2. Ziarul propriu-zis : ziar obisnuit sau mai mic, contine si poze, dar tot alb negru 3. ZIarul avansat : pana la 12 pag, apar pozele si titlurile colorate, hartia este de calitate mai buna 4. Ziarul Jurnal : seamana cu un cotidian, mai multe culori, 16-24 pag 5. Ziarul Magazin : cel mai amplu, poate contine pana la 32 pag, hartie de buna calitate si multe culori
Campuri de unde pot sa provina fondurile pentru ziar
1. Din bugetul sistemului 2. Din vanzarea ziarului 3. Din anunturi 4. Din servicii contra servicii
INTALNIRI SI DISCUTII 1. Adunari generale ale membrilor sistemului - Organizate de conducere, se realizeaza periodic, participa un numar cat mai mare de membri. Sistemul se prezinta ca un tot unitar, in care trebuie constientizata ideea ca fiecare element este important pentru sistem. 2. Diverse manifestari, avand la baza discutiile si dialogul : sub forma unor conferinte de presa (in locul jurnalistilor sunt membrii sistemului); conducerea ii informeaza pe membri cu privire la diferite teme 3. Mese cu larga participare a membrilor sistemului : mese legate de un anumit eveniment, anul nou, 8 martie, aniversari etc. Scopul este umanizarea conducerilor, precum si o mai buna si mai calda legatura dintre acestea si oameni. 4. Manifestari sub forma unor prezentari : Au rolul de a implementa la nivelul mentalului colectiv al sistemului diferinte informatii despre subsisteme, noi directii de dezvoltare, noi produse, realizari etc. Si in cazul acestor prezentari, dupa discursurile celor care prezinta sau explica o anumita problema se recomanda discutii libere. In cadrul oricarei dintre aceste activitati, se cauta raspunsurile la urmatoarele intrebari : 1. Care sunt asteptarile cu care vin membrii sistemului la astfel de intalniri? 2. Care este starea generala a membrilor sistemului : pozitiva sau negativa? 3. Cum evalueaza membrii sistemului informatiile primite ? 4. Ce reactii declanseaza o anumita informatie in randurile membrilor sistemului ? 5. Cu ce simtaminte si cu ce incarcatura informationala pleaca membrii sistemului in momentul in care se termina manifestarea? Exista situatii in care se poate mentine un trend negativ pe o perioada determinata, dar numai fata de o anumita situatie. Intotdeauna in aceste cazuri imaginea conducerii trebuie sa ramana curata, atentia masei focalizandu-se pe situatii si pe alti factori, dar nu pe persoanele conducatoare. In asemenea momente, conducerea va trebui sa fie solidara cu trendul negativ si sa propuna solutii de redresare. In momentul in care aceste solutii dau roade si redresarea este simtita de sistem, credibilitatea conducerii creste exponential, la fel si imaginea pozitiva. Astfel, consilierul PR creeaza mitul salvatorului.
III. COMUNICAREA CU SISTEMELE INVECINATE
A percepe un sistem ca fiind puternic, dar in acelasi timp si binevoitor, deschis, dornic de dialog si colaborare, inseamna automat o pornire "pro" acel sistem si o mai mare usurinta in a pune bazele unei legaturi. Pentru a-si atrage vecinii,orice sistem trebuie sa emane bunavointa. 1. Dialogati cu toate sistemele vecine 2. Propria conducere va discuta personal cu forurile conducatoare, nu prin interpusi 3. Incercati sa faceti primul pas, cat mai repede posibil, si nu asteptati situatiile de criza. 4. Oferiti sistemelor vecine atat o imagine globala a propriului sistem cat si una mai de amanunt. 5. Fiti constanti si responsabili - Constanta in afirmatii si actiuni ofera imaginii sis temului credibilitate si greutate. 6. Puneti in practica tot ceea ce raspanditi prin materialele promotionale. 7. Incercati sa raspundeti intrebarilor sistemelor vecina si promovati un sistem de comunicare transparent. 8. Puneti si dumneavoastra intrebari. (in legatura cu punctul de dinainte) 9. Purtati-va la fel de frumos cu orice sistem vecin 10. Vorbiti de bine un al treilea sistem neprezent la discutii. ZIUA PORTILOR DESCHISE 1. Primirea - Prima impresia conteaza foarte mult, primirea se va face de un personal calificat, care sa fie capabil sa explice si cel mai mic detaliu si care sa emane deschidere si buna dispozitie. 2. Vizionarea unui film de 10-15 minute. (film referitor la propriul sistem si la principalele elemente componente care urmeaza sa fie vizitate) 3. Vizita propriu-zisa . Vizitatorul trebuie sa ramana cu o viziune de ansamblu. 4. Incheierea vizitei . Scopul este acela de a ne face cunoscut sistemul; vizitatorul trebuie sa ramana cu o imagine pozitiva ZIARUL SISTEMELOR VECINE Promoveaza informatii de interes general.Se promoveaza atat informatii generale, pentru a trezi interes din partea vecinilor, cat si informatii despre propriul sistem, pentru a amplifica transparenta procesului de comunicare si bineinteles pentru a putea fi perceputi asa cum suntem de fapt. COMUNICAREA CU SISTEMELE DEPENDENTE Sistemele dependente sunt deosebit de importante pentru sistemul propriu, deoarece acestea reprezinta grupuri tinta, cu ajutorul carora ne putem atinge propriile teluri sau putem promova propriile interese. 1. Realizarea unui culoar direct, de comunicare cu sistemele dependente. Culoarele de comunicare directa au rolul principal de cunoastere reciprioca si, implicit, de cristalizare si perpetuare a relatiilor interpersonale. Exista mai multe metode pentru a dezvolta aceste legaturi : A. Crearea unui club al celor care au avut de-a face cu sistemul.
B. Crearea unei legaturi directe prin intermediul computerului. C. Telefonul clientului. D. Serviciul de posta. 2. Realizarea unui ziar de tip magazin pentru sistemele dependente 3. Realizarea unei intruniri de mare amploare a tuturor clientilor. IV. COMUNICAREA CU MEDIILE DE INFORMARE IN MASA
Folosirea mass media poate amplifica un anumit tip de imagine, in primul rand pentru ca aceasta se adreseaza unui numar mult mai mare de oameni, decat mijloacele proprii fiecarui sistem. Foarte important alaturi de ce publicam este CUM PUBLICAM. Un scop major al oricarui sistem este acela de a se face cat mai cunoscut, si sa aiba o imagine cat mai pozitiva. A. Sistemul poate sa isi promoveze potentialul prin intermediul mass-media, situatii in care informatiile ajung la diferitele grupuri tinta prin intermediul unui canal de transmitere. B. Sistemul se poate face cunoscut prin mijloacele sale proprii, situatii in care legatura cu grupurile tinta este directa. Munca de PR inseamna in primul rand a actiona. A actiona in ceea ce priveste presa, inseamna a informa presa. Avantajele informarii mass media :
Informatia pentru mass-media ajunge direct si rapid, existand astfel posibilitatea emiterii ei mai departe, catre publicul larg, prin mass media, intr-un interval de timp cat mai scurt.
Informatia pentru mass-media fiind scrisa, este mai clara si mai precisa decat cea emisa prin telefon, putand fi analizata cu mare atentie de catre jurnalisti.
Informatia pentru mass-media, alaturi de o analiza sistematica repetata, se poate si arhiva.
Informatia este gandita, prelucrata si formulata de catre consilierul PR al sistemului, de catre un membru al sistemului si este astfel gandita incat sa sustina interesele sistemului.
Informatia pentru mass-media nu costa nimic.
Printr-o constanta in emiterea unor asemenea informatii pentru presa, se creeaza o anumita clientela,constand din anumiti jurnalisti sau oameni de presa care vor sti ca pot primi periodic anumite informatii de la un anumit sistem.
Dezavantaje :
DPDV al sistemului, informatiile pentru mass-media vor fi emise catre diferite canale de informare in masa, dar dpdv al mass media nu exista nicio garantie ca aceste
informatii nu vor fi prelucrate si publicate in forma pe care o doresc anumiti redactori sau redactori sefi.
Dupa ce informatiile pentru mass-media ajung la aceasta, orice jurnalist are datoria de a verifica veridicitatea mesajelor primite. Urmatorul pas al jurnalistului va fi acela de a da telefoane surselor emitente pentru a-si clarifica anumite informatii.
Informatiile pentru mass-media, sub forma textelor scrise, pot descrie foarte greu situatiile sau temele complexe.
STRUCTURAREA MATERIALELOR INFORMATIVE DESTINATE MASS-MEDIA In proportie de peste 80% sunt alese materialele informative care aduc noul, i neditul. De asemenea s-a constatat ca, mai atractive pentru presa sunt materialele care sunt transmise sub forma stirilor. Pentru ca un material informativ sa aiba valoarea unei stiri, acesta trebuie neaparat sa satisfaca 5 criterii principale : 1. Actualitatea. Informatiile pe care le transmitem in legatura cu sistemul nostru trebuie sa fie de ultima ora. 2. Noutatea. Este bine ca tema pe care o abordam in materialul informativ sa fie necunoscuta pana in acel moment. 3. Importanta. Materialul informativ trebuie sa aiba o anumita greutate, sa starneasca interes, atat pentru lucratorii din mass-media, cat si pentru marele public . 4. Originalitatea . Indeplinirea acestui criteriu este, in primul rand, reprezentat de raspunsul la intrebarea cum se intampla si, in al doilea rand, de raspunsul la intrebarea ce se intampla. 5. Convingerea sau puterea de persuasiune. Stirile apeleaza mai mult la valoarea de informare decat la cea de persuasiune. Materialele informative pe care le trimitem mass-media trebuie sa si convinga. Principii prin care materialele informative sa fie cat mai bune, relevante, in functie de specificul unui anumit eveniment sau al unei situatii. 1. Actiuni speciale. Ex : saptamana de reduceri; saptamana copiilor etc 2. Intamplari care au loc o singura data. (anual, odata la 5 ani, etc; trebuie sa adune la un loc mai multe mii de oameni ) 3. Noi domenii de activitate sau noi linii tehnologice 4. Produse sau servicii noi 5. Contracte spectaculoase 6. Rezultate noi in munca de cercetare 7. Dezvoltarea economica 8. Noi piete de desfacere sau noi filiale 9. Evenimente de interes national 10. Expozitii 11. Aparitia de noi brosuri 12. Siguranta locurilor de munca 13. Modificari sau schimbari ale adresei sediului
14. Hotarari importante 15. Fundatii 16. Expozitii sau conferinte pentru marele public 17. Vizite ale personalitatilor vietii politice, culturale etc. atat din propria tara, cat si din strainatate 18. Directii de activitate cu tenta sociala 19. Jubileu sau aniversare 20. Participare la concursuri 21. Serbari sau diferite manifestari cu caracter de infotainment -Plan anual de informare mass media Sistemele mari vor dori sa acopere o arie cat mai mare din intreaga societate. Din aceasta cauza ele vor incerca sa transmita informatii, prin cat mai multe si diferite mijloace de informare in masa. Presa scrisa 1. Cotidiene (ziare care apar in fiecare zi) 2. Presa usoara (publicatii care informeaza populatia despre teme ale vietii de zi cu zi, cum
ar fi locuinte, mobila etc) 3. Presa specializata pe un anumit domeniu 4. Foi informative Audio Vizualul 1. Radio 2. TV Alte mijloace 1. Internet 2. Agentiile de presa: O legatura constanta si de durata cu una sau mai multe agentii este
foarte benefica pt sistem,pentru ca acestea au o arie de acoperire nationala si internationala 3. Birouri de presa
Continuitatea si permanenta procesului de informare a opiniei publice sunt conditii obligatorii pentru ca imaginea propriului sistem sa se mentina in mentalul individual si colectiv. In anumite situatii, chiar si informatiile negative sau partile mai putin bune sunt benefice pentru imagine decat absenteismul.
Daca primele 2 categorii de planuri vizeaza trenduri mari, nivele macro, cea de-a treia categorie este focalizata pe desfasurarea unui singur eveniment, fiind denumite si planuri de finete. A. Planuri proprii - care nu vor fi trimise mediilor de info rmare in masa B. Planuri pentru medii - vor fi trimise.
NORME STANDARD DE REALIZARE A MATERIALELOR PENTRU PRESA 1. Titlu & Intro : contine informatii generale, pe care posibil cele mai importante 2. Nivelul de baza - raspunsul la cele 6 intrebari (cine? ce ? cand ? unde? cum? de ce?) 3. Amanunte macro
4. Subtitluri - doar in cazul materialelor informative mai lungi 5. Detalii, amanunte, subtilitati - spre sfarsit 6. Localitatea si data emiterii 7. Persoana de contact din partea sistemului emitent
8. Adresa firmei si toate modalitatile de a lua legatura cu persoana de contact apartinatoare sistemului : telefon, fax, email
5 caracteristici care trebuie respectate pentru ca materialul informativ sa fie cat mai atractiv : 1. Informatia pentru presa trebuie sa fie clara, logica si cursiva 2. Stilul si maniera in care scriem trebuie sa emane dinamism 3. Folosirea in locul substantivelor a cator mai multe verbe posibil 4. In centrul fiecarui material informativ se afla un nucleu format din informatii, date si fapte; evitarea adjectivelor si superlativelor 5. Sa nu contina mai mult de 2-3 culori Consilierul PR cand trimite primul material informativ, trebuie sa trimita si o scrisoare personalizata redactiei sau unui anumit redactor. In completarea unui material informativ, o poza bine facuta este un lucru care spune mai mult decat 1000 de cuvinte. Pe spatele fotograf iei motivul principal se scrie de 2 ori. In ultima faza, toate materiile trebuie ordonate intr-o mapa. Publicarea unor informatii false sau denaturale produc stari neplacute pentru membrii oricarui sistem emitent, dar nu intotdeauna au impact asupra maselor, nu intotdeauna aduc un minus de imagine si lovituri sistemului. Consilierul PR trebuie sa fie permanent pregatit pentru asemenea situatii si sa aiba o atitudine activa in momentul in care acestea se declanseaza. Inainte de a actiona propriu-zis, consilierul PR trebuie sa cunoasca exact cauzele declansatoare,precum si impactul pe care il au asemenea denaturari asupra opiniei publice. Dintre actiunile imediate care se impun in asemenea situatii mai importante ar fi urmatoarele: 1. Telefonati direct redactiei sau redactorului 2. Scrisoarea deschisa 3. Dezmintirea 4. Dreptul la replica Arhivarea - pentru a nu repeta toate amanuntele unui tip de actiune ; sau are si rolul de perfectionare .
A. Arhivarea materialului informativ - cuprinde 2 parti mari : adunarea tuturor informatiilor care au servit drept baza pentru realizarea materialului informativ si arhivarea materialului propriu-zis. B. Arhivarea fotografiilor - toate fotografiile, ilustratiile, tabelele, elementele grafice si elementele de culoare folosite pentru realizarea totului unitar C. Arhivarea rezultatelor
D. Arhivarea speciala sau audio-video. CONTROLUL FINAL
Controlul final al unui material informativ se realizeaza analizand anumiti parametri si raspunzand la anumite intrebari : 1. Telul. Materialul informativ este emis cu un anumit scop bine definit. 2. Tema si motivele. Fiecare material informativ se cristalizeaza in jurul unei teme majore din care, in functie de anumite motive pot fi puse in evidenta mai mult anumite nuante si mai putin altele. 3. Timpul. Planificarea evenimentelor se bazeaza pe o anumite durata. La randul ei durata totului unitar se imparte in mai multe subdurate in functie de specificul evenimentului, de nr de actiuni care compune respectivul eveniment si de rapiditatea angrenajului 4. Consecvente. Pentru evitarea oricarui fel de conflict sau de urmare cu caracter negativ, in urma publicarii unui material informativ, trebuie sa ne asiguram ca urmatoarele cerinte sunt respectate : a) materialul informativ nu are voie sa lezeze drepturile personale ale nimanui b) materialul informativ nu are voie sa dezvaluie secrete de stat si nu are voie sa aduca niciun prejudiciu sigurantei nationale c)
in caz ca materialul informativ face referire si la o cooperare, trebuie sa avem neaparat si acordul partenerului
d) materialul informativ nu are voie sa lezeze interesele partenerilor e) materialul informativ nu se impune, ci se ofera mass-media f)
se recomanda ca materialul informativ sa nu atace sau sa culpabilizeze masele (efect de bumerang)
5. Data trimiterii. Evenimentele majore ale unui sistem trebuie neaparat mediatizate. 6. Continutul. Mesajul emis primeste greutate prin modul sau de structurare si prin natura, cantitatea si calitatea informatiilor care il compun. 7. Forma. Alaturi de un continut bun, forma in care se prezinta materialele informative trebuie sa fie cat mai atractiva si sa creeze identitatea sistemului, continand elemente specifice acestuia. 8. Fotografii sau alte ilustratii . (clare, de cea mai buna calitate, fara margini, format 13x18) 9. Acordul conducerii sistemului. 10. Press Kit-ul sau mapa de prezentare. 11. Analiza feedbackului.
CONFERINTA DE PRESA O alta modalitate de a crea imaginea unui sistem, de a face publici tate sistemului, de a dezvolta un proces de comunicare cu exteriorul, in special cu mediile de informare in masa. Avantaje ale conferintei de presa 1. Explicatii suplimentare : se pot clarifica anumite aspecte mai greu de patruns sau putem limpezi anumite neintelegeri 2. Cunoasterea oamenilor de presa : Maniera de abordare a jurnalistilor trebuie sa fie similara cu primirea in casa a unor oaspeti. 3. Dezvoltarea trairilor emotionale : se refera la latura afectiv-emotionala a unei relatii interpersonale. Datoria consilierului PR este in principal de a amplifica pe cat posibil emotiile pozitive fata de persoana sa si de sistemul pe care il reprezinta. 4. Prezentarea directa a unor noi produse
5. Dialogul : existenta unui transfer si a unui contratransfer informational dintre conducerea sistemului si oamenii de presa Dezavantajele conferintei de presa 1. Pretul ridicat 2. Controlul discutiilor
3. Aparitia unor momente delicate. Exista un mecanism de aparare a sistemului care il ajuta pe acesta sa treaca peste situatiile delicate, acest mecanism fiind realizat printr-un bun management al unui eventual conflict. Mecanismul se deruleaza in felul urmator : a) Se analizeaza foarte in amanunt tema conferintei,precum si toate temele colaterale de la care ar putea pleca o anumita intrebare dura b) Se realizeaza un plan in care sa fie incluse cat mai multe intrebari dure posibile la adresa propriului sistem c)
Se gasesc raspunsuri adevarate, fara niciun fel de minciuna la fiecare intrebare dura,raspunsuri care sa aiba o forma din care sistemul sa iasa pe cat posibil mai bine
d) Se identifica persoanele din mass-media care ar putea pune intrebari incomode e) Se exerseaza cu cei ce vor sustine conferinta de presa, raspunsurile la intrebarile incomode 4. Neprevazutul.
