LAPORAN ACTING ACOS ( ASSITANT CHIEF OF STORE ) PEMBAHASAN KPI & PERFORMA TOKO
Oleh: Ferryco Enggi Laventosa Mt batch 27
TOKO: Kebon Bawang (J227) BRANCH: Cileungsi 2 Periode 13 Juni – 16 Agustus 2013
Page | 1
BAB I PENDAHULUAN
1. 1.
Later Belakang OJT A.C.O.S. (Assistant Chief of Store) On The Job Training toko merupakan salah satu kegiatan untuk melatih para
peserta Management Trainee agar mengetahui proses yang terjadi di lapangan. Pada Program Management Trainee PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. Untuk OJT kali ini merupakan OJT tahap kedua yaitu acting sebagai pejabat toko sebagai ACOS (Assitant Chief of Store) di toko Alfamart yang merupakan bagian dari PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. OJT sebagai ACOS ini peserta MT diwajibkan untuk mengimplementasikan ilmu yang telah diperoleh pada In Class Training, dimana melalui kegiatan OJT ini peserta diharapkan mampu mengetahui bisnis retail Alfamart yang berhubungan langsung dengan customer. Kegiatan OJT sebagai pejabat toko (Assistant Chief of Store) toko ini lebih menekankan pada cara kerja, tugas dan tanggung jawab seorang ACOS yang mempunyai peran sebagai secondman selama di toko, disamping itu peserta Management Trainee juga diwajibkan memahami dan meningkatkan kemampuan teknikal khususnya dalam hal management persediaan (meliputi urutan proses permintaan, pengecekan penerimaan barang datang dari DC maupun supplier BKL sampai dengan melakukan proses retur, membuat dan melakukan SO, memonitor dan mencegah terjadinya bad stok, dll). management pendapatan dan biaya ( melakukan pelayanan terhadap pelanggan, membaca laporan toko dan persediaan harian toko, menyiapkan sarana dan prasarana sewa, mampu menentukan anggaran toko sesuai dengan estimasi sebelumnya, dll), management administrasi (meliputi pencatatan dan filling dokumen), dan management lingkungan ( meliputi memelihara kebersihan toko baik di dalam maupun di luar serta menjalin hubungan baik dengan warga). Selain itu, selama kegiatan acting sebagai Page | 2
pejabat toko (Assistant Chief of Store) peserta Management Trainee diberi tugas untuk dapat mencapai Key Performance Index (KPI) yang diberikan oleh Branch Manager masing-masing. KPI ini nantinya berfungsi sebagai bahan evaluasi untuk menilai kinerja teknikal peserta pada saat acting di toko. 1. 2.
Tujuan OJT ACOS (Assistant Chief of Store)
1. Melatih sikap kerja yang positif dan selalu mengembangkan yang sesuai dengan budaya perusahaan PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk 2. Mengetahui gambaran/ pengetahuan lebih mendetail mengenai tugas dan tanggung jawab ACOS (Assistant Chief of Store) 3. Dapat melatih kemampuan leadership dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. 4. Untuk meningkatkan kemampuan dan kompetensi teknikal pada posisi ACOS (Assistant Chief of Store) meliputi: a. Management Persediaan b. Management Pendapatan dan Biaya c. Management Administrasi d. Management Lingkungan 1. 3.
Ucapan Terima Kasih
Dalam penyusunan Laporan A.C.O.S. ini, banyak sekali pihak yang telah memberikan informasi, membantu dan mengarahkan penulis dalam pelaksanaan acting sebagai A.C.O.S. di Toko Kebon Bawang. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan beberapa ucapan terima kasih kepada: 1. Bp. Ali Agus Tjahyono selaku GM Operational 2. Bp. Suryo Nugroho selaku BM Cileungsi 2 3. Bp. Stainislaus K. P. N. Suharjo selaku DBM Cileungsi 1
Page | 3
4. Bp. Jajang Juansah selaku AM Cileungsi 1 5. Bp. Eko Siswanto selaku AC Cileungsi 1 6. Bp. Cip Taofik selaku C.O.S. Alfamart Kebon Bawang 7. Seluruh Staff di Toko Kebon Bawang yang senantiasa memberikan support dan pembelajaran yang berharga bagi penulis. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna, karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis. Maka dalam kesempatan ini penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca. Akhir kata, penulis berharap Laporan ini dapat berguna bagi PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk.
Page | 4
BAB II PENDAHULUAN 2.1
Deskripsi Letak Toko Alfamart Kebon Bawang Toko Alfamart Kebon Bawang berlokasi di Jalan Kebon Bawang Raya No. 11
RT.002, RW. 01 Kelurahan Kebon Bawang – Kecamatan Tanjung Priok, Jakarta Utara. Toko Alfamart tersebut berada dibawah naungan Branch DC Cileungsi 2. Toko ini banyak dikelilingi toko kelontong kecil yang menjual kebutuhan pokok. Toko ini berada di lokasi perumahan dan permukiman warga yang cukup padat penduduk yang rata-rata ekonomi penduduknya menengah kebawah. Toko Alfamart Kebon Bawan menyediakan kebutuhan sehari-hari dan menciptakan suasana toko belanja yang nyaman dan menjalin hubungan yang harmonis dengan lingkungan sekitar. Toko Alfamart Kebon Bawang dibuka pada bulan 11 Juni 2005 dan umur tersebut bisa dikatakan sebagai toko yang cukup lama. Untuk Kondisi fisik toko sendiri masih baik, penerangan masih bagus serta warna dan kekuatan dinding masih cuku baik juga. Untuk kondisi kebersihan dan kerapian toko bisa dikatakan cukup baik, hal ini dapat terlihat dari:
Display barang di rak area sales dan gudang tertata rapi
Page | 5
Area sales dan rak dijaga kebersihanya dan kerapiannya setiap waktu
Untuk kondisi di dalam toko sudah cukup nyaman bagi para pelanggan, peneranganan yang efisien cukup memberikan penerangan di toko, terdapat 2 Air Curtain, 4 Alat Pendingin ruangan/ AC dan sound music sehingga membuat pelanggan yang datang merasa nyaman saat berbelanja. Selain penerangan dan pendingin ruangan, fasilitas toko yang lain yaitu cermin pengawasan, chiller, genset, 2 tabung pemadam kebakaran, dan fasilitas standar toko lainya. 2.2
Kondisi Fisik Toko Alfamart Kebon Bawang Setiap Toko memiliki type toko yang berbeda-beda. Pengklasifikasian type toko di
dasarkan pada jumlah rak yang dapat di tampung di dalam toko. berikut ini merupakan type toko dan keterangan kondisi fisik Toko Alfamart Kebon Bawang: -
Tipe Toko
: Tipe 45
-
Luas area sales
: ± 115,63 m2
-
Luas Gudang
: ± 30,72 m2
-
Luas R. Mess
: ± 10,51 m2
-
Luas Ruang Kerja
: ± 7,87 m2
-
Luas Bangunan
: ±191.67 m2
Page | 6
Gambar Layout Toko Alfamart Kebon Bawang
2.3
Area Coverage Toko Alfamart Kebon Bawang Area coverage merupakan luas cakupan area yang di dalamnya terdapat potensi area
(jumlah kepala keluarga, daya beli masyarakat, dan pertumbuhan) yang dapat dilayani dari satu titik toko. Manfaat optimalisasi Area Coverage adalah sebagai berikut: -
Toko dapat mengetahui potensi pelanggan tokonya
-
Toko dapat mengetahui pesaing tokonya
-
Efektifitas dan efisiensi penyebaran leaflet
-
Tanggung jawab dan konsistensi penyebaran leaflet Page | 7
-
Memantau pelanggan yang lebih fokus Gambar Layout Toko Alfamart Kebon Bawang
Tabel Area Coverage Toko Alfamart Sentosa Raya Area Warna Magenta 1 Merah 2 Ungu 3 Kuning 4 Biru 5 Coklat 6 Hijau 7
KK 256 kk 242 kk 339 kk 457 kk 492 kk 490 kk 326 kk
Kompetitor Toko Kelontong Kecil Toko Kelontong Indomaret Indomaret Alfa Midi Alfamart Bugis Raya Alfamart Bugis Raya
Adapun batas-batas toko Alfamart Kebon Bawang J227adalah sebagai berikut:
Barat
: Perumahan Warga
Timur
: Jalan Raya Kebon Bawang 7, Perusahaan Pelayaran, dan Cargo.
Selatan
: Perumahan Warga, dan Toko Kelontong Kecil
Utara
: Perumahan Warga
Page | 8
2.4
Struktur Organisasi Toko Alfamart Kebon Bawang Struktur Organisasi adalah sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sitem
pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dengan kelompok. Sistem Organisasi menetapkan cara bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinir secara formal. Semua organisasi betapa kecilnya, mempunyai semacam struktur karena secara umum suatu struktur dirancang dengan maksud untuk memastikan bahwa organisasi dirancang dengan cara yang paling baik untuk mencapai sasaran-sasaran dan tujuannya. Berikut ini adalah struktur organisasi Toko Alfamart Kebon Bawang:
Page | 9
STRUKTUR ORGANISASI OPERATION TOKO ALFAMART KEBON BAWANG Operational General Manager Ali Agus Tjahyono
Branch Manager Suryo Nugroho
Deputy Branch Manager Stainislaus K. P. N. Suharjo
Area Manager Jajang Juansah
Area Coordinator Eko Susanto
Kepala Toko Cep Taofik
Ast. Kepala Toko Lukman Firmansyah Nurman Maulana Mawar
Pramuniaga Anjar Rizal Mahdi Buyung
Kasir Lisa Eti Fatma Novi
Page | 10
2.5
Tugas dan Tanggung Jawab Personil Toko Alfamart Kebon Bawang Secara umum tugas ACOS lebih banyak berkaitan kepada action atau prakteknya, terlebih dalam urusan pengendalian persediaan, mengurusi keluar masuknya barang dan handling produk baik di area sales maupun di gudang, dan dapat menyelesaikan masalah dan inisiatif - inisiatif dalam pengelolaan toko serta mampu berkoordinasi dengan bawahan seluruh personil. Berikut ini merupakan deskripsi tugas dan tanggung jawab ACOS di toko yaitu meliputi:
Memastikan semua kerjasama promosi dengan supplier (block selving, sewa gondola, dsb) sesuai dengan petunjuk yang ada
Mengkoordinir pendisiplinan barang dagangan baik di rak-rak penjualan ataupun gudang
Mengkoordinir dan memastikan sarana promosi terpasang sesuai petunjuk.
Memastikan segala Administrasi toko berjalan dengan baik.
Mengkoordinir penerimaan barang dagangan dari DC/Supplier BKL
Mengkoordinir pengeluaran /retur barang dari toko ke DC/SupplierBKL
Menggantikan Assistant Chief of Store lain atau Chief of Store apabila sedang Off
Menjaga dan merawat sarana Promosi.
Mengkoordinir dan menjalankan kegiatan operasional toko dengan melakukan 7 pengendalian (7P)
Mengkoordinir semua aktivitas toko didalam memberikan pelayanan kepada semua pelanggan yang diarahkan untuk kepuasan pelanggan, dan meningkatkan jumlah pelanggan di toko
Mengkoordinir dan mengelola bawahan
Page | 11
Berkoordinasi/berhubungan
dengan
area
coordinator
atau
departemen
lain
sehubungan dengan adanya masalah/program-program tertentu yang berkaitan dengan toko
Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas operasional sehari-hari
Berkoordinasi dengan lingkungan/pejabat setempat
2.7 Proses Kegiatan Kerja ACOS Tugas yang utama dari ACOS adalah mengkoordinir karyawan toko (pramu dan kasir) dalam hal pengelolaan toko baik dalam hal pengendalian persediaan, pendapatan dan biaya, administrasi serta lingkungan. Semua jenis pengendalian berkaitan satu sama lain dan tidak dapat berdiri sendiri. Selain melaksanakan rutinitas seperti pada alur kerja pejabat diatas, seorang ACOS toko juga memiliki tugas yang dilaksanakan pada hari-hari dan tanggal-tanggal tertentu seperti kegiatan berikut ini:
Tanggal 1 dan 16: Melakukan prosedur perubahan harga, mengganti sarana dan prasarana promosi, price tag, display barang promo dan mengecek di komputer kasir apakah promo sudah berjalan semestinya.
Tanggal 1: Pengecekan program promo, harga, cek sewa dan sarana sewa
Tanggal 3-4: Fokus kebersihan, planogram, kelengkapan harga
Tanggal 5: Checklist peralatan toko
Tanggal 6: Analisis program kerja dan target
Tanggal 7-10: Review program promo, cheklist sewa, sarana sewa
Tanggal 8-9: Membuat Estimasi RRAK
Tanggal 15 dan 30: Briefing program promo dan target, pencopotan sarana promo, yang sudah berkhir, pemasangan sarana promo yang baru.
Tanggal 28: Melakukan SO ATK Page | 12
Berikut adalah Rutinitas yang Penulis lakukan berdasarkan pada saat Shift dimana penulis bekerja: Shift 1 :
Serah terima shift, brankas dll
Check barang datang dan Display
Retur barang yang masih belum diretur
Check stok barang kosong di area sales dan gudang
Check display barang promo
Check item sewa
Mengkoordinir penerimaan barang BKL
Hitung Brangkas dan Persiapan Modal Kasir Shift Berikutnya
Proses Clerek
Shift 2 :
Briefing pergantian shift
Serah Terima shift, brankas dll
Mengkoordinir Pengawasan dan Pelayanan
Check Display barang pada area sales.
Check LPB yang belum di receive
Hitung Brangkas dan Persiapan Modal Kasir Shift Berikutnya.
Otorisasi Kasir 24 jam
Clerek
Laporan TDP
EOD
Shif 3 : Serah Terima shift, brangkas dll
Proses Pagi
Penyiapan Sales yang akan di Setor dan administrasi Setor Sales dan Penerimaan Barang
Penyiapan NRB Kontainer dan Krat Roti
Mengkoordinasi Penerimaan Barang baik Kontainer, Karton dari DC Cileungsi 2 maupun Eceran dari DC Cipinang.
Memasukkan Barang Retur, Kardus, dan Kotak Peluru.
Pengecheckan barang baik menggunakan Faktur maupun PDA. Page | 13
Hitung Brangkas dan Persiapan Modal Kasir Shift Berikutnya
Clerek
Page | 14
BAB III DESKRIPSI 4 MANAJEMEN Sebagai seorang pejabat toko yang bertanggung jawab atas berjalannya operasional toko, maka pejabat toko harus paham apa itu 4 manajemen. Deskripsi 4 manajemen ini dapat dilihat dari penjelasan berikut ini: 3.1.
MANAGEMENT PERSEDIAAN Hal yang terkait dengan manajemen persediaan adalah ketersediaan dan pengelolaan
stok di toko. Servis level DC Cileungsi 2 dapat dikatakan bagus, indikatornya adalah pengiriman barang yang rutin setiap hari datang ke toko. Akan tetapi sekali waktu, selama 2 hari barang tidak datang dan pada saat datang jumlah barang yang dikirim menjadi membengkak yaitu sebesar 18-20 juta. Hal ini dapat berpengaruh pada ketersediaan barang ditoko. Akan tetapi hal tersebut jarang terjadi dikarenakan servis level DC Cileungsi 2 yang bagus. Siklus barang sampai ke toko dapat dilihat dari gambar dibawah ini. Barang datang dari DC
Truk parkir didepan toko
Penurunan barang dari truck
Pengecekan barang Kolian
Kontainer dan krat sari roti
Item retur dimasukkan ke truck
uang sales dimasukkan kopel
Pengambilan kotak peluru
Kopel dimasukkan truk
Truk dikunci
Penandata nganan dokumen
Truk balik ke DC
Gambar 4: Siklus barang ke toko Stok di toko tidak selalu sesuai dengan PKM, namun untuk item-item tertentu dapat mengalami Out Of Stock (OOS) maupun Overstock (OVS). OOS ideal untuk sebuah toko yaitu sebesar 2,5 % dari jumlah PLU, jika melebihi jumlah tersebut berarti memungkinkan Page | 15
terjadi lost sales yang lebih besar apalagi jika item-item yang mengalami OOS adalah itemitem Fast Moving dan penyumbang SPD terbesar. Untuk OVS, dapat terjadi karena adanya tambahan stok N+ dan Nx yang tidak diretur ke DC setelah periode promo berakhir. Jika average sales dari item-item OVS ini sangat kecil, maka akan sangat berpengaruh pada besarnya DSI toko yang pada toko franchise akan berpengaruh pada utang dagang. DSI toko yang ideal adalah 14 hari, karena pada saat 14 hari tersebut adalah tanggal jatuh tempo pembayaran utang dagang atau Term Of Payment (TOP). Semakin besar DSI, berarti semakin lama barang menumpuk di toko. Hal ini harus diimbangi dengan peningkatan sales, agar SPD dan DSI bisa seimbang, artinya stok yang berada ditoko sesuai dengan kemampuan jual toko. Oleh karena 2 hal diatas OOS dan OVS serta pengaruhnya terhadap DSI, seorang pejabat harus mengerti PKM dengan baik, dan mampu melakukan perhitungan PKM serta mengerti faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan PKM agar dapat mengusulkan perubahan PKM kepada korwil untuk mengontrol terjadinya OOS dan OVS. Untuk PKM dapat dipantau melalui Kertas Kerja PKM yaitu report 26. Dalam kaitannya dengan pengontrolan barang yang keluar masuk toko, setiap hari toko melakukan SO Parsial dan SO barang rawan hilang serta pada pertengahan bulan melakukan SO Grand. SO ini dilakukan dengan tujuan untuk mengontrol barang hilang, jika personil toko mengetahui barang-barang apa saja yang rawan hilang maka mereka akan berupaya meningkatkan pengawasan untuk barang tersebut. Setiap hari pejabat toko wajib mencetak KKSO untuk rak tertentu yang telah ditentukan dari DC, kemudian dilakukan kegiatan SO dan selanjutnya input data SO dengan menginput hasil KKSO ke komputer untuk mengetahui jumlah plus minus. Selanjutnya, mengadakan pencarian atau SO ulang untuk barang yang terdapat selisih antara jumlah On Hand dan fisik kemudian edit SO, setelah selisih sudah tidak dapat berkurang lagi maka dilakukan tahap fixed SO, dan yang terakhir yaitu adjust SO.
Page | 16
3.2.
MANAJEMEN PENDAPATAN DAN BIAYA Pada intinya manajemen pendapatan dan biaya adalah bagaimana caranya menekan
biaya seefisien mungkin dan bagaimana meningkatkan pendapatan yang maksimal. Hal yang dapat dilakukan untuk melakukan penghematan biaya sebenarnya tidak sesulit yang di bayangkan. Sebagai pengendaliaan biaya, pejabat harus mampu menganalisis biaya-biaya apa saja yang mampu ditekan dan mengimplementasikan secara langsung dalam keseharian dan berusaha mencapai ketercapaian efisiensi biaya yang paling optimal. Untuk itu, pejabat harus memahami ketersediaan anggaran yang sudah di estimasikan dalam RRAK yang telah dibuat dan mampu melihat celah-celah penghematan yang dapat dilakukan. Pengendaliaan biaya juga dapat dilakukan melalui pengendalian barang rusak (BR) dan barang hilang (NBH). BR dapat ditekan dengan mengevaluasi bagaimana cara personil toko dalam menghandling produk, BR juga dapat dikurangi atau dihindari dengan menjaga kerapihan dan kebersihan gudang agar tidak terdapat barang expired dan barang rusak oleh tikus dan binatang lain. Sedangkan barang hilang di toko dapat disebabkan karena pengawasan yang kurang ketat dari personil toko sehingga pencuri dan pengutil dengan mudah mengambil barang-barang ditoko tanpa membayar. Penyebab lain juga bisa disebabkan oleh handling produk yang tidak baik dari personil toko sehingga barang-barang berantakan, tidak tersusun rapi dan memungkinkan terselip tanpa diketahui. Dua hal tersebut, barang rusak maupun barang hilang merupakan bagian dari komponen biaya yang ditanggung oleh toko. Barang hilang merupakan penyumbang dari NBH toko, dan jika jumlahnya melebihi batas toleransi maka akan menjadi tanggungan personil toko. Kemudian untuk barang rusak (BR), memang dapat diretur ke DC, namun jumlahnya juga dibatasi. Jika melebihi batas, maka menjadi beban toko. Semua personil toko termasuk pejabat wajib melakukan pelayanan yang maksimal untuk para customer. Salah satunya yaitu melakukan TSS yang merupakan indikator utama pelayanan personil toko terhadap customer. Hal ini telah terealisasi pada toko SAT Kebon
Page | 17
Bawang dimana pelayanan personil toko pada customer mampu berdampak pada loyalitas para customer yang akan terus datang kembali ke toko untuk hari-hari selanjutnya. Kemudian sebagai pejabat toko juga diharapkan memilki inisiatif untuk melakukan display yang mampu menarik perhatian selain ditujukan untuk menimbulkan impulse buying hal ini juga dapat diartikan sebagai wujud kreatifitas personil toko untuk menaikan sales. Disamping melalui display, pejabat juga dapat menyalurkan ide sederhana untuk menaikan sales misalnya dengan cara bandling produk promo, karena terkadang konsumen malas untuk membaca shelftalker atau woobler yang terpasang di rak sehingga jika produk langsung dibandling dengan bonusnya maka akan menarik perhatian konsumen untuk membeli. Untuk barangbarang yang kurang laku misalnya, dapat dibundling dengan PLU control. Untuk mendapatkan barang-barang PLU control dapat kita peroleh dengan berkoordinasi dengan korwil. Sehubungan dengan performance toko, maka perubahan SPD, STD dan APC harus senantiasa dimonitor oleh pejabat toko untuk mempertahankan bahkan meningkatkan performance toko. Untuk memonitor hal tersebut dapat dilihat pada report 21 yaitu Laporan Perkembangan Penjualan toko. Pencapaian yang optimal dari penjualan tersebut jika memenuhi kriteria penilaian yaitu achievement mencapai 96 % maka toko dapat meraih penghargaan IKT. 3.3.
MANAJEMEN ADMINISTRASI Pencatatan dan filling dokumentasi dalam setiap kegiatan yang terjadi di toko
berfungsi salah satunya sebagai alat untuk mengukur kinerja dari toko tersebut dan sebagai bahan evaluasi dari kinerja toko selama ini. Trend perkembangan yang telah terjadi di toko juga dapat dilihat melalui data-data pada dokumen-dokumen tersebut. Selain itu, dokumendokumen ini juga berfungsi sebagai tanda bukti fisik dari setiap kegiatan yang dilakukan agar
Page | 18
jika suatu saat terjadi masalah maka dokumen-dokumen tersebutlah yang bisa menjelaskan akar permasalahan yang terjadi. Pejabat toko memiliki tanggung jawab untuk mengarsipkan setiap administrasi operasinal toko serta disimpan dalam odner masing-masing dimana odner tersebut sudah memiliki standar yang ditentukan jenis dan spesifikasinya oleh perusahaan. Setiap file, faktur, nota, surat-surat, laporan dll diarsipkan dengan tanggal yang berurutan dari tanggal paling lama berada dibawah dan yang terbaru berada di paling atas. Setiap ganti bulan, file-file tersebut diambil dari odner kemudian dibendel menggunakan Acco, diberi keterangan arsip kemudian dipindah ke rak dokumen. Untuk file-file yang jumlahnya banyak seperti faktur DC, dimusnahkan 3 bulan sekali. Sedangkan untuk yang lain dikirim ke DC 1 tahun sekali. Ada 12 jenis arsip dokumen toko yaitu LPB DC, LPB BKL, Nota Retur, LPMP, Sales dan rekap kasir, RRAK, File SO, Surat-surat, File Marketing, Arsip Personalia, Lap. Perubahan Master dan PKM. Fungsi dan pentingnya filling dokumentasi disebabkan karena data yang terdapat pada komputer server hanya terekam selama 2 bulan dan jika lebih dari itu, otomatis akan terhapus dari memori komputer toko. Oleh karena itu, dibutuhkan file hardcopy disamping softcopynya. 3.4.
MANAJEMEN LINGKUNGAN Manajemen lingkungan yang harus mampu dikelola oleh seorang pejabat toko
meliputi lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal disini maksudnya adalah lingkungan didalam toko termasuk personil toko yang meliputi kebersihan, keamanan, kenyamanan dan keakraban. Untuk menunjang hal tersebut, pejabat toko harus mampu mengatur personil dan melakukan pembagian tugas seperti piket kebersihan untuk area sales yang dapat dikontrol melalui buku personil, membiasakan menjaga kerapihan mess dan dapur untuk para personil yang menghuni mess/ tinggal di toko. Untuk area gudang juga menjadi
Page | 19
bagian dari tanggungjawab personil toko untuk membiasakan diri merapikan rak dan karton serta membersihkan lantai gudang seusai barang datang. Semua aktivitas tersebut merupakan rutinitas yang harus dilaksanakan setiap hari oleh personil toko. Untuk menjadikanya sebuah kebiasaan, pejabat harus dapat mencontohkan perilaku yang mecerminkan kebiasaan selalu bersih dan rapi, dan memberikan contoh untuk memperhatikan pentingnya kebersihan dan kerapian. Misalnya dari hal yang paling sederhana yaitu kerapihan berpakaian, menjalankan jadwal kebersihan rak dll, sehingga akan muncul kesadaran dari personil toko yang lain untuk melaksanakan tanggungjawabnya secara rutin. Untuk menjaga keamanan toko pejabat juga harus memastikan semua perlengkapan keamanan internal dalam kondisi baik (kunci, rantai, gembok, alat pemadam kebakaran, emergency lamp, genset, money detektor, kabel listrik dan telepon) dapat digunakan dengan baik karena resiko yang diakibatkan oleh kelalaian personil toko akan ditanggung oleh personil tersebut. Oleh karena itu, jika ada kerusakan dari alat-alat tersebut, pejabat hendaknya segera melakukan tindakan seperti memperbaiki atau menghubungi departemen maintenance. Aspek kenyamanan dan keakraban juga harus mampu diciptakan oleh seorang pejabat toko dengan berbagai cara, misalanya melakukan briefing dan sharing dengan team, menerima kritikan dan keluhan bawahan untuk menciptakan keterbukaan dan hubungan baik dengan bawahan demi kemajuan bersama. Karena untuk mengelola sebuah toko dengan beberapa personil, dibutuhkan kerjasama tim yang kuat agar dapat menunjang kemajuan toko. Menejemen lingkungan eksternal berhubungan dengan lingkungan diluar toko, yang dapat diciptakan dengan menjalin komunikasi dan kedekatan yang baik dengan aparat RT/ RW, warga, dan keamanan lokal setempat. Hal ini dilakukan selain untuk menjaga keamanan toko juga untuk memberikan contoh dan mengajari personil toko yang lain mengenai pentingnya bergaul yang baik dengan warga masyarakat sekitar. Hal ini dapat ditunjukan
Page | 20
dengan mengkoordinir personil toko untuk berperan aktif dalam setiap kegiatan di lingkungan sekitar, berkoordinasi dengan RT/RW di lingkungan toko. Jika ada konflik yang berhubungan dengan pihak luar atau masyarakat setempat, pejabat juga harus mampu menghadapi dengan bijaksana dan berusaha menyelesaikan secara kekeluargaan.
Page | 21
BAB IV PEMBAHASAN 4.1.
KPI KPI merupakan singkatan dari Key Performa Indicator. KPI digunakan sebagai
standar indikator untuk penilaian kinerja karyawan. Dalam kegiatan Acting ACOS yang dilaksanakan di Toko Alfamart Kebon Bawang, Branch Cileungsi 2 memberikan beberapa KPI yang harus dijalankan saat Acting ACOS di Toko Kebon Bawang, KPI tersebut terdiri dari Komponen IKT yaitu SPD (Sales Per Day), STD (Sales Transaction Day), APC (Average Per Customers), GM (Gross Margin), NBH (Product Loss). 4.2.
Perolehan KPI Setelah melakukan acting sebagai ACOS di Toko alfamart Kebon Bawang berikut ini
merupakan tabel perolehan hasil KPI: Tabel Perolehan Hasil KPI Acting ACOS Bulan Juni NO
1
2
3
4
KPI
SPD
STD
APC
GM
TARGET
20.913.968,00
752,00
27.811,13
17,11
PENCAPAIAN
21.600.065,00
742,00
29.094,00
17,60
% ACV
103,28
98,67
104,61
102,89
INTERVAL Poin
nilai
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
PENILAIAN PENCAPAIAN
5
4
5
5
Page | 22
5
Prod uct Loss
-972.499,51
-15.729.572,00
6,18
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
1
∑ Ratarata
Nilai
20 4
Tabel Perolehan Hasil KPI Acting ACOS Bulan July NO
1
2
3
4
5
KPI
SPD
STD
APC
GM
Produc t Loss
TARGET
23.300.064,96
752,96
30.944,59
17,60
-1.011.222,82
PENCAPAI AN
23.753.733,50
770,35
30.834,79
16,76
-757.483,60
% ACV
101,95
102,31
99,65
95,23
133,50
INTERVAL Poin
nilai
5
>100
4
80-100
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-100
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-100
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-100
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-100
3
75-79
2
60-74
1
<60
Nilai
∑ Ratarata
PENILAIAN PENCAPAIAN
5
5
4
4
5
23 4,6
Page | 23
Tabel Perolehan Hasil KPI Acting ACOS Bulan Agustus NO
1
2
3
4
5
KPI
SPD
STD
APC
GM
Prod uct Loss
TARGET
24.224.341,63
756,91
32.004,29
17,62
-1.126.431,89
PENCAPAIAN
24.692.295,51
841,87
29.223,52
17,82
-603.138,50
% ACV
101,93
111,22
91,31
101,17
186,76
INTERVAL Poin
nilai
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
5
>100
4
80-99
3
75-79
2
60-74
1
<60
Nilai
∑ Ratarata
PENILAIAN PENCAPAIAN
5
5
4
5
5
24 4,8
Page | 24
4.3.
Analisis Penyebab Pencapaian KPI
1.
SPD Berikut ini adalah data perkembangan SPD 4 bulan terakhir:
SPD 30,000,000
Axis Title
25,000,000 20,000,000 15,000,000 10,000,000 5,000,000 0 May-13 SPD
May-13 20,291,410
June-13 June-13 21,600,065
July-13
August-13
July-13 23,753,733
August-13 24,692,296
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa ada peningkatan STD tiap bulannya mulai dari bulan Mei hingga bulan Juli. Berikut adalah faktor yang mempengaruhi:
Masa OJT yang memasuki musim seasonal Hari Raya Lebaran Idul Fitri
Peningkatan Jumlah ketersediaan barang, serta promo, terlebih adanya produk seasonal toko seperti Syrup, Biskuit kaleng, dan Kurma.
Adanya masa waktu tertentu (waktu berbuka puasa/waktu sahur) yang memicu meningkatnya jumlah penjualan makanan seperti roti, Mie Instant, Sardine kaleng, Kornet, dll, serta Minuman kemasan sebagai pilihan menu berbuka puasa/Sahur para pengunjung toko.
Kondisi toko yang bersih, nyaman dan suasana menyenangkan (Pelaksanaan kebersihan secara rutin, dan membentuk PIC/pembagian tugas untuk tiap bagian yang ada di toko)
Letak toko yang Strategis, Dekat dengan daerah pemukiman warga serta dekat dengan jalan Raya Kebon Bawang yang merupakan jalan 1 arah, sehingga dapat dikatakan sebagai toko transit juga.
Page | 25
2.
STD Berikut ini adalah data perkembangan STD 4 bulan terakhir:
Axis Title
STD 860 840 820 800 780 760 740 720 700 680
STD
May-13
June-13
July-13
August-13
May-13 747
June-13 752
July-13 770
August-13 842
Dari gambar diatas, dapat dilihat bahwa selama masa OJT A.C.O.S., selalu terdapat peningkatan STD dari bulan Mei ke bulan Juli, yaitu sebanyak. Berikut ini merupakan analisis penyebab peningkatan STD: 1. Masa OJT yang memasuki musim seasonal Hari Raya Lebaran Idul Fitri. 2. Peningkatan Jumlah ketersediaan barang, serta promo, terlebih adanya produk seasonal toko seperti Syrup, Biskuit kaleng, dan Kurma. 3. Adanya masa waktu tertentu (waktu berbuka puasa/waktu sahur) yang memicu meningkatnya jumlah penjualan makanan seperti roti, Mie Instant, Sardine kaleng, Kornet, dll, serta Minuman kemasan sebagai pilihan menu berbuka puasa/Sahur para pengunjung toko. 4. Kondisi toko yang bersih, nyaman dan suasana menyenangkan (Pelaksanaan kebersihan secara rutin, dan membentuk PIC/pembagian tugas untuk tiap bagian yang ada di toko)
Page | 26
5. Membentuk image murah pada benak konsumen untuk produk promo (seperti Minuman Kemasan Minute Maid gratis Air Mineral Ades 600ml, dll) 6. Kualitas produk yang dijual dengan standart terbaik (memastikan bahwa barang yang di display sesuai dengan standart dan tidak ekspired) 7. Pelayanan konsumen yang ramah dan memuaskan konsumen (TSS, penawaran dan pelayanan terbaik) 8. Full Display dan facing Out 3.
APC Berikut ini adalah data perkembangan APC 4 bulan terakhir:
APC 32,000
Axis Title
31,000 30,000 29,000 28,000 27,000 26,000 25,000 May-13 APC
May-13 27,180
June-13 June-13 28,738
July-13 July-13 30,835
August-13 August-13 29,224
Dari gambar diatas, dapat dilihat bahwa selama masa OJT A.C.O.S., selalu terdapat peningkatan APC, yaitu mulai bulan Mei hingga Juli, Berikut ini merupakan analisis pencapaian KPI APC: 1. Penawaran produk secara langsung oleh personil toko pada konsumen (focus pada penawaran E-Voucher, Alfamart Kurma, Toples Rainbow Canister, Biskuit Kaleng, Syrup, dan Produk promo PDM, serta semua Produk promo yang muncul di layar Kasir) 2. Menjaga Kuantitas Display terjaga, serta penawaran keranjang, pada saat konsumen berbelanja. Page | 27
3. Optimalisasi pelayanan pada konsumen (Assist letak produk, penawaran produk substitusi dan complementer, penggunaan sarana promosi secara optimal, serta menjaga area Chiller Tetap penuh.) 4. Pengendalian Barang Kosong (mendata barang yang OOS secara real dan melaporkan pada kepala toko) 5. Banded item (disesuaikan dengan promo yang ada) 4.
GM Berikut ini adalah data perkembangan GM 4 bulan terakhir:
GM 140,000,000
Axis Title
120,000,000 100,000,000 80,000,000 60,000,000 40,000,000 20,000,000 0 May-13 GM
May-13 107,600,348
June-13 June-13 114,033,791
July-13
August-13
July-13 123,398,729
August-13 65,855,264
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa ada kenaikan GM dari bulan Mei ke bulan Juli, yaitu sebanyak Rp. 6,433,443 dan Rp. 9,364,938. Berikut ini merupakan analisis pencapaian KPI GM: 1. Mengetahuai item-item terlaris dengan % GM tertinggi, (Bir, Air Mineral, dll) 2. Mengontrol item-item tersebut agar tidak OOS 3. Melakukan penawaran produk yang bersifat Substitusioner dengan produk private label secara langsung kepada konsumen
Page | 28
5.
NBH Berikut ini adalah data perkembangan NBH 4 bulan terakhir:
NBH 0 May-13
June-13
July-13
May-13 (1,829,748)
June-13 (15,729,572)
July-13 (757,484)
Axis Title
(5,000,000) (10,000,000) (15,000,000) (20,000,000) Selisih SO Real
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa ada Peningkatan NBH dari bulan Mei ke bulan Juni, namun kembali menurun pada bulan July. Berikut ini merupakan analisis pencapaian KPI NBH: Besarnya NBH pada bulan Juni terjadi pada saat adanya perubahan/pergantian Kepala Toko SAT Kebon Bawang, serta adanya perubahan beberapa personil toko. Penyebab dari besarnya NBH toko SAT Kebon Bawang adalah sebagai Berikut:
Penataan Produk pada Gudang yang kurang baik dan Rapi.
Pengecheckan Barang datang pada saat Shift 3 (22.00 - 07.00) yang kurang membantu pada sisi efektivitas dan konsentrasi personil toko.
Masih tidak terlaksanakannya “Check Body and Bag” pada personil toko.
Turnover Personil Toko yang tinggi.
Berikut hal yang harus dilakukan untuk memperbaiki besarnya NBH pada Toko SAT Kebon Bawang: 1. Manajemen Persediaan
Handling produk lebih hati-hati
Check Faktur lebih teliti Page | 29
2. Manajemen Administrasi
Memastikan saat input (data) tidak ada kesalahan
Memastikan saat input (data) lebih teliti
Menyimpan dan melakukan filing secara rapi dan teratur
3. Manajemen Lingkungan
Menjalin hubungan kekeluargaan yang harmonis dengan setiap personil yang ada di toko.
Check Body dan Bag
Pengawasan sales area terutama di titik rawan (Susu dan kosmetik)
Menjalin hubungan baik dengan masyarakat
Page | 30
Analisis dan Action Dalam mencapai target IKT, maka perlu diketahui permasalalahan yang terjadi di Internal maupun external toko. Salah satu cara yang dapat dilakukan yaitu dengan melakukan analisis SWOT: STRENGTH
Produk yang ditawarkan cukup lengkap. Toko bersih dan rapi. Memiliki lahan parkir yang cukup. Merupakan Toko 24 Jam.
WEAKNESS
Tingkat Turnover Personil Toko yang tinggi Tingkat Pengaturan Barang di Toko yang kurang Memadai, sehingga menyebabkan barang terselip di Gudang.
OPPURTUNITY Berada pada kawasan padat penduduk Toko terletak pada jalan besar. (Jalan Raya Kebon Bawang. Pada halaman parkir terdapat 2 tenant. Banyak konsumen yang sudah loyal yang akan memudahkan dalam penawaran barang
THREAT
Berdekatan dengan Indomaret. Dan Alfa Midi. Terdapat banyak toko kelontong, terlebih pada kawasan pemukiman warga. Merupakan toko yang ramai pengunjung, memiliki kemungkinan terjadi barang hilang akibat dari eksternal.
ACTION Basic Store Mengundang costumer dengan menyebar leaflet. Handling Costumer Memberikan target per shift. (Toples Rainbow Canister, A Kurma, Pulsa, dll)
Page | 31
BAB V PENUTUP 5. 1.
Kesimpulan Berdasarkan hasil kegiatan acting ACOS yang telah MT laksanakan di Toko SAT
Kebon Bawang Branch Cileungsi 2, maka kesimpulan yang dapat disampaikan adalah sebagai berikut: 1. Seorang pemimpin yang sukses adalah pemimpin yang bisa mengarahkan personilnya untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditentukan. Selain itu pemimpin juga harus bisa menciptakan Iklim kerja yang bisa memicu peningkatan kinerja seluruh personil. 2. Menjalin hubungan yang baik dengan lingkungan sekitar bisa memudahkan kita untuk menjaga keamanan dan stabilitas toko 3. Kegiatan Breafing sangat membantu dalam pendelegasian tugas ke seluruh personil toko, sehingga target toko bisa lebih mudah untuk dilaksanakan. 5. 2.
Saran Berdasarkan hasil kegiatan acting MD dan AKT yang telah MT laksanakan di Toko
Sentos Raya Branch Cileungsi 1, maka saran yang dapat disampaikan adalah sebagai berikut: 1. Setiap personil toko harus tau tugas dan tanggung jawabnya masing-masing agar pencapaian target lebih mudah untuk direalisasikan 2. Seluruh personil harus lebih disiplin dan kontinyu dalam melaksanakan seluruh aktivitas yang mampu menunjang kinerja seluruh pesonil. 3. Rasa kekeluargaan dan saling mendukung adalah hal yang terbaik yang bisa menguatkan seluruh personil toko. 4. Toko merupakan tempat bekerja dan rumah kedua bagi seluruh personil, oleh sebab itu seluruh personil harus saling menjaga kenyamanan tempat kerja, Page | 32
serta memberikan kinerja terbaik bagi toko dan senantiasa menjaga kestabilitasan toko.
Page | 33
