Elementos de contabilidad básica y de gestión Unidad 1. LA INFORMACIÓN CONTABLE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1.1 Información y sistemas de información. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1.1.1 Concepto y objetivos de la información 1.1.2 Reconocimiento de la información
Concepto: conjunto de datos debidamente escogidos, ordenados y procesados según las necesidades del usuario. Objetivo: sirve para la toma de decisiones (diferentes en cada individuo). Reconocimiento: cuando es útil. 1.1.3 Sistematización de la información Sistema: conjunto de elementos relacionados entre si y que en forma organizada se encuentran dirigidos para lograr un objetivo determinado. Sistema de información: conjunto de subsistemas que generan información a partir de datos (ordenados y clasificados), los cuales son utilizados para elegir y lograr un objetivo.
1.1.4 Importancia de la información en la toma de decisiones Decisión: tomar una alternativa entre varias, para alcanzar un objetivo. La información en importante en la toma de decisiones ya que con esta vamos a poder lograr una mayor seguridad ante las diferentes alternativa.
Esto nos da:
aumento de excelencia en un empresa adaptación ante los cambios externos e internos para conocer las FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS de una organización (FODA).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1.2 El Sistema de Información Contable -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Organización: conjunto de individuos, que persiguen objetivos en común, que cuentan con los recursos necesarios para alcanzarlos. Según el objetivo se dividen en organizaciones con y sin fines de lucro.
Administrar una organización es combinar los recursos disponibles encauzándolos hacia el objetivo propuesto. 1.2.1 Concepto de contabilidad Concepto (SASSO): disciplina que recolecta, organiza y registra los hechos que afectan al patrimonio de una organización, generando información contable para la toma de decisiones que hacen a la economía, finanzas y patrimonio de la misma. 1.2.2 La contabilidad como sistema de información La contabilidad es uno de los subsistemas del sistema de información, no es más ni menos que los demás subsistemas.
1.2.3 Los informes contables Concepto: son la salida del proceso contable. Pueden ser: de uso INTERNO o de uso EXTERNO. Los de USO INTERNO son los requeridos por los órganos administrativos (directorio, gerencia general, etc), no poseen un marco normativo. Los de USO EXTERNO (estados contables), se presenta un detalle de la estructura patrimonial (activo, pasivo y patrimonio neto) y su evolución (ganancias y pérdidas) para los usuarios externo. Se debe valorar las normas contables vigentes en el país y región de la empresa. Debe reunir los siguientes requisitos:
Pertinencia (satisfacer las necesidades de los usuarios tipo) Confiabilidad (debe aproximarse a la realidad y ser verificable por cualquier persona) Sistematicidad (presentarse de manera ordenada) Comparabilidad (deber ser comparable con otras informaciones de la organización y de otras. Claridad (debe ser fácil de comprender por los usuarios)
Condiciones que condicionan el logro de los requisitos:
Oportunidad (en tiempo conveniente para los usuarios) Equilibrio entre costos y beneficios
Contenido y forma de los estados contables Estado de situación patrimonial: muestra la situación patrimonial del ente en una fecha determinada .Se dice que es un estado estático. Estado de resultado: informe de los resultados del periodo completo. Se dice que es un estado dinámico (no muestra solo un momento como el anterior). Estado de evolución del patrimonio neto: muestra el patrimonio y su evolución .Se dice que es un estado dinámico y estático (nos muestra los saldos del patrimonio neto tanto al principio como al final, su evolución y variaciones). Estado de flujo de efectivo: muestra el origen de los fondos y la aplicación de estos. Se analiza la entrada y salida de dinero (lo percibido, no lo devengado). Información complementaria: información adicional (notas, anexos) que permiten aclarar el contenido sintético de los estados contables. 1.2.4 Usuarios de la información contable Son los interesados de la información contable:
ESTADO (como recaudador de tributos.): debe conocer la información para poder saber cuanto es lo que debe aportar cada organización (esto lo hace mediante los Estados Contables que son comparados con las declaraciones juradas). LOS PROPIETARIOS: a través de los Estado Contables se puede conocer la rentabilidad que le otorga la inversión que han hecho y además poder proyectarse en el futuro.
ACREEDORES (actuales y futuros): los acreedores actuales tomaran información para analizar la capacidad del ente de hacer frente a sus obligaciones a terceros. Los acreedores futuros para determinar si han de realizar un préstamo o no y la tasa de interés que se le va a fijar al ente. INVERSORES (actuales y futuros): les permite conocer la generación de utilidades (rentabilidad) del ente, la política de distribución de dividendos, la estructura de financiamiento (propios o de terceros). DIRECTORES, GERENTES GENERALES, DEPARTAMENTALES: les permite evaluar las gestión de la empresa (si se han tomado decisiones correctas, medidas correctivas siempre todo esto para el aumento de la empresa) EMPLEADOS: para evaluar la estabilidad y rentabilidad del ente, la capacidad para afrontar sus obligaciones laborales y previsionales. CLIENTES: para evaluar rentabilidad y estabilidad (así pueden saber si su proveedor va a cumplir en tiempo y forma, además de que mantenga su calidad).
Unidad 2. EL PROCESO CONTABLE -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Este se realiza mediante 4 actividades: 1. 2. 3. 4.
CAPTACION DE DATOS(hechos económico, respaldos, comprobantes) CLASIFICACION Y ORDENAMIENTO(cuentas contables) REGISTRACION (libros de contabilidad) RESULTADO DEL PROCESO (distintos informes)
2.1 Los componentes patrimoniales 2.1.1 Concepto de activo, pasivo y patrimonio neto ACTIVO: bienes tangibles e intangibles y derechos a favor del ente.
PASIVO: lo que se adeuda a terceros ajenos al ente (obligaciones de entregar dinero, obligaciones de entregar bienes y obligación de prestar servicios). PATRIMONIO NETO: es la diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO (Activo = Pasivo + Patrimonio Neto). El ente posee dos fuentes de financiamiento para su activo, uno interno (patrimonio neto) y otro externo (pasivo). 2.1.2 Reconocimiento de Activo y Pasivo Para que el ACTIVO se considere tal debe:
Generar ingresos futuros Ser propiedad del ente Tener valor monetario (canjea por dinero u otro valor, sirve para cancelar obligaciones, puede distribuirse entre los propietarios del ente)
Para que el PASIVO se considere tal debe:
Su cancelación implica un sacrificio de recursos El sacrificio es inevitable Tener valor monetario
2.1.3 Elementos que los integran El Pasivo y el Activo se conforman por los Rubros o Cuentas Compuestas. El activo se conforma por: CAJA Y BANCOS: el dinero en efectivo y saldos bancarios en el país y en el exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar.
Efectivo en moneda nacional Efectivo en moneda extranjera Saldos en bancos de cuenta corriente en moneda nacional y extranjera Cheques corrientes de terceros en cartera Caja de ahorro bancaria en moneda nacional y extranjera
INVERSION (obtenidos por excedentes): los fondos para obtener una renta u otro beneficio, explícito o implícito y que no forman parte de los activos dedicados a la actividad principal del ente y las colocaciones efectuadas en otros entes (pueden ser temporarias: a corto plazo, o ser permanentes: por tiempo prolongado).
Inversiones financieras (depósitos a plazo fijo, son generalmente a corto plazo) Inversiones inmobiliarias (bienes inmuebles que dan renta por alquiler, son permanentes) Inversiones mobiliarias (acciones publicas o privadas, son generalmente a corto plazo, pero si no cotizan en bolsa son a largo plazo)
CREDITOS: derechos que el ente posee contra terceros, para percibir sumas de dinero y otros bienes o servicios. Se separan en créditos por venta de bienes y servicios que surgen de la actividad habitual de la empresa (crédito por venta) o no (otros créditos). Créditos por ventas: Deudores por venta en cuenta corriente (a plazo) Documentos a cobrar de la empresa por deudas de terceras (pagare) Deudores en mora por atraso de pago Deudores que se ha iniciado el cobro vía judicial Las demás forman parte de OTROS CREDITOS. BIENES DE CAMBIO: bienes destinados a la venta en el curso habitual de la actividad del ente o bien que se encuentren en proceso de producción para dicha venta (cuando la empresa es industrial y fabrica su mercadería destinada a la venta).
BIENES DE USO: son los bienes cuyo fin es utilizarlos en la actividad principal de la empresa y que no están destinados a la venta habitual (se pueden vender pero esta no es la actividad habitual de la empresa).
Rodados (vehículos que posee la empresa) Inmuebles Muebles y Útiles Maquinarias
ACTIVOS INTANGIBLES (no son tangibles ni derechos): expresan un valor cuya existencia depende de la posibilidad futura de producir ingresos.
Patentes de invención Derechos de edición Concesiones o franquicias Derechos de autor Valor llave del negocio Marcas y nombres comerciales
El pasivo se conforma por: DEUDAS COMERCIALES: se originan en la compra de bienes y servicios que hacen a la actividad de la empresa pero no se cancelan en efectivo sino que se perfeccionan en cuenta corriente (a plazo y documentadas) o por pagare (deudas documentadas). DEUDAS FINANCIERAS: cuando la empresa solicita un préstamo (descuentos de documentos de propia firma, hipotecas y prendas). DEUDAS SOCIALES: son las deudas que la empresa posee con su personal y organismos de seguridad social (remuneraciones y cargas sociales). DEUDAS FISCALES: deudas tributarias de la empresa con el estado (nacional, provincial o municipal). OTRAS DEUDAS: son las que posee con terceros (que no incluyen en otros rubros).
PREVISIONES: deudas contingentes (que pueden suceder o no) que afectan a distintos componentes del patrimonio. Los rubros del activo se ordenan según su LIQUIDEZ:
Activo corriente (se espera que se convierta en dinero o equivalente dentro del plazo de 12 meses desde la fecha de cierre del ejercicio contable) Activo no corriente (las que no son corriente)
Los rubros del pasivo se ordenan según su EXIGIBILIDAD:
Pasivo corriente (exigibles antes de los 12 meses contados desde la fecha de cierre del ejercicio) Pasivo no corriente (el que no es corriente)
2.1.4 La ecuación contable fundamental como representación de la realidad
ACTIVO = PASIVO – PATRIMONIO NETO -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.2 Las variaciones patrimoniales -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.2.1 Conceptos y clases de variaciones Concepto: cambios que pueden modificar al ACTIVO, el PASIVO o la composición y magnitud del PATRIMONIO NETO. Clases de variaciones patrimoniales
Variaciones de ORIGEN: surgen del aporte de los dueños (en cualquier momento de vida de la empresa).
Variaciones DERIVADAS: surgen como consecuencia de la actividad de la empresa. Se clasifican en VARIACIONES PERMUTATIVAS O CUALITATIVAS: afectan en la calidad de los elementos componentes (afectan al ACTIVO, PASIVO o al PATRIMONIO NETO). VARIACIONES MODIFICATICAS O CUANTITATIVAS: afectan la magnitud del PATRIMONIO NETO (aumentando o disminuyendo). 2.2.2 Causas de las variaciones VARIACIONES DE ORIGEN: surgen del aporte de los dueños (aporte de los socios al constituir la sociedad, aumento de capital hecho por los socios). VARIACIONES DERIVADAS: VARIACIONES PERMUTATIVAS O CUALITATIVAS
Cambio de un activo por otro activo de igual valor (se cobra en efectivo una deuda que un cliente mantenía por una cuenta corriente, este ingreso de efectivo aumenta pero dejamos de tener el derecho a cobrar disminuyendo el activo por igual valor, el patrimonio neto se modifica pero solo cualitativamente) Cambio de pasivo por otro de igual valor (se documenta la deuda con un pagare con un proveedor por una cuenta corriente, la modificación del patrimonio neto es solo cualitativa) Aumento del activo y del pasivo por igual valor (se compran muebles de para la oficina en cuotas lo cual produce que aumente el activo Bienes de uso pero a su vez por la deuda contraída hace que aumente el pasivo por la obligación de pagar). Disminución del activo y del pasivo por igual valor (se paga el bien de uso anterior lo cual hace que disminuya el pasivo por no tener más la deuda pero a su vez disminuye el activo por la salida de efectivo).
VARIACIONES MODIFICATIVAS O CUANTITATIVAS
Disminución de un activo, como consecuencia de una perdida o gasto (pago en efectivo de una factura de luz, lo cual hace que disminuya el patrimonio neto en su magnitud). Aumento del activo, como consecuencia de una ganancia o ingreso (se presta un servicio y se cobra en efectivo, lo cual hace que haya un ingreso y aumente cuantitativamente el patrimonio). Disminución de un pasivo, como consecuencia de una ganancia o ingreso (un proveedor nos hace un descuento en la deuda por nuestra relación comercial, lo cual hace que se disminuya el pasivo y gracias al descuento se obtiene una ganancia que aumenta el patrimonio). Aumento del pasivo, como consecuencia de una perdida o gasto (por no cancelar una deuda a tiempo se nos aplica un interés, lo cual produce que aumente el pasivo y la deuda, y que el patrimonio baje porque debemos pagar mas).
2.2.3 Los resultados: concepto y reconocimiento de ingresos, gastos, pérdidas y ganancias Los resultados se originan cuando comienza la actividad de la empresa. Pueden ser resultados positivos ingresos y ganancias o negativos como perdidas y gastos.
INGRESOS: se originan por la actividad de la empresa (venta de bienes y servicios). Estos no son equivalentes en dinero, ya que si se realiza una venta en cuenta corriente (a 30 días) este ingreso debe ser registrado de inmediato aunque no se lo haya cobrado ya que tenemos un derecho a cobrar. GANANCIAS: surgen de hechos positivos no controlables por la empresa (ejemplo: donaciones recibidas). GASTOS: son egresos para poder generar ingresos futuros (ejemplo: pago de sueldos). PERDIDAS: surgen de resultados negativos no controlables por la empresa (ejemplo: cambio de tecnología). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.3 Conceptos contables fundamentales ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.3.1 El método de la partida doble Método contable universal (1494) que controla la registración de cada hecho económico aplicando su principio de que la suma de los importes registrados en el debe ha de ser igual a la suma de los anotados en el haber. Este principio permite el equilibrio de la ecuación patrimonial.
Este principio se rige por una serie de principios:
El que recibe es DEUDOR y quien entrega es ACREEDOR No hay DEUDOR sin ACREEDOR, y no hay ACREEDOR sin DEUDOR Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale Las perdidas y gastos se debitan y ganancias e ingresos se acreditan
Saldo DEUDOR (activo + gastos + perdidas), saldo ACREEDOR (pasivo + capital + reservas + resultados acumulativos + ingresos + ganancias). 2.3.2 Devengamiento de resultados DEVENGAR: asignar cada resultado al periodo que corresponda, sin importar que este haya sido cobrado o pagado.
