Resumen Administrar es el proceso de diseñar y mantener un ambiente para cumplir metas selectas con eficiencia. Los gerentes realizan las funciones de planear, organizar, integración de personal, dirigir y controlar. Administrar es una actividad esencial a todos los niveles organizacionales; sin embargo, las habilidades gerenciales requeridas varían con el nivel organizacional. La meta de todos los gerentes es crear un excedente. Las empresas deben aprovechar las tendencias del siglo XXI en tecnología de la información, la globalización y el espíritu empresarial. También deben enfocarse en la productividad, es decir, alcanzar una relación favorable entre salidas e insumos dentro de un periodo específico con la debida consideración a la calidad. La productividad implica efectividad (alcanzar los objetivos) y eficiencia (utilizando la menor cantidad de recursos). Administrar como práctica es un arte; el conocimiento organizado acerca de la administración es una ciencia. Muchos autores y practicantes han contribuido al desarrollo del pensamiento administrativo. Los principales contribuyentes y sus obras se presentan en la tabla 1.1. Se han propuesto muchas teorías sobre la administración y cada una contribuye en algo a nuestro conocimiento de saber qué hacen los gerentes. Las características y contribuciones, así como las limitaciones de los diversos enfoques a la administración se resumen en la figura 1.3. El enfoque del proceso de administración (u operacional) se alimenta de otras teorías de la administración y las integra en un sistema total de administración. La organización es un sistema abierto que opera dentro e interactúa con el ambiente. El enfoque de sistemas a la administración incluye insumos del ambiente externo y de los reclamantes, el proceso de transformación, el sistema de comunicación, factores externos, salidas y una forma de volver a dar energía al sistema. El proceso de transformación consiste en las funciones gerenciales, que también proporcionan el marco para organizar el conocimiento en el libro. A lo largo de la obra, pero en especial en el capítulo 3, se resaltan los aspectos internacionales de la administración. Resumen Los gerentes trabajan en un ambiente complejo, y se ven afectados por, y hasta cierto grado influyen, en él. Los gerentes operan en una sociedad plural en la que muchos grupos organizados representan varios intereses. En su toma de decisiones, los gerentes deben considerar el ambiente externo. La tecnología aporta muchos beneficios, pero también crea algunos problemas. Cada vez más, las empresas consideran el efecto de las acciones gerenciales en el entorno ecológico. Muchas corporaciones empresariales y otras organizaciones realizan esfuerzos serios para establecer un ambiente que sea benéfico para los individuos, los negocios y la sociedad. La responsabilidad social corporativa requiere que las organizaciones consideren con seriedad el efecto de sus acciones en la sociedad. De igual modo, la sensibilidad social relaciona las operaciones y políticas corporativas con el ambiente social de manera que sean benéficas tanto para la compañía como para la sociedad. Determinar las relaciones apropiadas entre diversos tipos de organizaciones y la sociedad no es tarea fácil y podemos esgrimir argumentos a favor y en contra de la participación de los negocios en las actividades sociales. Sin embargo, ahora existe un reconocimiento generalizado de que la responsabilidad del negocio va más allá de la optimización de las utilidades. La ética se ocupa de lo que es bueno y malo, así como del deber y la obligación moral. Existen tres teorías morales en la ética normativa: la teoría utilitaria, la teoría basada en los derechos y la teoría de la justicia. Algunos autores han sugerido que los negocios institucionalicen la ética y desarrollen un código de ética. También hay otros factores que elevan los estándares éticos, entre los que se encuentra la denuncia. Los gerentes deben hacer elecciones difíciles cuando los estándares difieren en otras sociedades. La confianza es el fundamento de las relaciones humanas y los enfoques a la administración moderna.
Resumen Las empresas intemacionales, que extienden sus operaciones entre fronteras nacionales se ven muy afectadas por los ambientes educacionales, socioculturales-éticos, políticolegales y económicos de los países anfitriones. Las corporaciones multinacionales han desarrollado diferentes orientaciones para operar en países extranjeros, van de etnocéntricos (los puntos de vista de la operación extranjera basados en los de la casa matriz) a geocéntricos (la organización es contemplada como un sistema interdependiente que opera en muchos países, es decir, por completo internacional). LOS países están formando alianzas regionales, como la Unión Europea, TLCAN,ASEAN y Mercosur. Hofstede estudió el efecto de la cultura de un país en el comportamiento de su pueblo. Las prácticas gerenciales difieren entre países. En Francia, por ejemplo, la planeación del gobierno tiene influencia en mayor grado en la planeación y dirección de las empresas. En Alemania, el uso de la autoridad y el concepto de codeterminación conforman las prácticas gerenciales. Corea del Sur ha desarrollado prácticas administrativas que son diferentes a las de Japón y Estados Unidos. Las prácticas gerenciales japonesas difieren en mayor grado de las de Estados Unidos. La teoría Z, que incluye prácticas gerenciales japonesas selectas, ha sido adoptada por algunas compañías estadounidenses. Los gerentes de empresas internacionales también necesitan comprender las situaciones económicas de otros países. Porter identificó cuatro series de factores que contribuyen a la ventaja competitiva de una nación. La calidad es un arma estratégica en el mercado mundial. Los contribuyentes tradicionales a la administración de la calidad son Deming, Juran y Crosby. El Premio Nacional de la Calidad Malcolm Baldrige reconoce las organizaciones estadounidenses por su excelente desempeño. La búsqueda europea de la calidad es ejemplificada por ISO 9000 Yel Premio Europeo de Calidad. Resumen La planeación incluye la selección de los proyectos y objetivos, así como las acciones para lograrlos. Requiere toma de decisiones, lo que significa escoger un curso de acción a futuro de entre varias alternativas. La planeación y el control están estrechamente relacionados aunque se discuten por separado en esta obra. Hay muchos tipos de planes, como proyectos o propósitos, objetivos o metas, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos. Una vez que una oportunidad es reconocida, el gerente planea con sensatez al establecer objetivos, hacer suposiciones (premisas) acerca del ambiente presente y futuro, encontrar y evaluar cursos de acción de alternativa y elegir un curso a seguir. A continuación, el gerente debe hacer planes de soporte y elaborar un presupuesto. Estas actividades se realizan con atención al ambiente total. Los planes a corto plazo, por supuesto, deben coordinarse con los planes a largo plazo. Los objetivos son el punto final hacia el cual las actividades están dirigidas, éstos se deben poder verificar, si es posible, al final del periodo, para determinar si se han logrado. Los objetivos forman una jerarquía, empezando por las misiones o propósitos corporativos para continuar hacia las metas individuales. Los gerentes determinan el número de objetivos que se deberían establecer en términos realistas para sí mismos al analizar la naturaleza del puesto, así como cuánto pueden hacer ellos mismos y cuánto pueden delegar. En cualquier caso, los gerentes deben conocer la importancia relativa de cada una de sus metas. La administración por objetivos (APO) ha sido utilizada ampliamente para la evaluación del desempeño y la motivación de los empleados, pero en realidad es un sistema de administración. Entre sus beneficios, APO resulta en la mejor administración, a menudo logra que los gerentes simplifiquen la estructura de sus organizaciones, alienta a las personas a comprometerse con sus metas y ayuda a desarrollar controles efectivos. Algunas de sus debilidades son que los gerentes ocasionalmente dejan de explicar la filosofía de la APO (que resalta el autocontrol y la autodirección) a los subordinados, o
proporcionarles guías para el establecimiento de sus metas. Además, las metas mismas son difíciles de establecer, tienden a ser a corto plazo y pueden volverse inflexibles a pesar de cambios en el ambiente. En su busca de la verificación, las personas pueden exagerar las metas cuantificables. Resumen Existen varias definiciones de estrategia. Una amplia se refiere a la determinación de la misión o propósito de la empresa y sus objetivos básicos a largo plazo, seguidos por la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar esas metas. Las políticas son declaraciones generales o entendimientos que guían los pensamientos de los gerentes en la toma de decisiones. Tanto estrategias como políticas dan dirección a los planes. Proporcionan el marco para los planes y sirven como base para el desarrollo de tácticas y otras actividades gerenciales. El modelo de planeación estratégica muestra cómo funciona el proceso. Identifica los elementos críticos del proceso e indica cómo se relacionan entre ellos. La matriz FODA es una herramienta moderna para analizar las amenazas y oportunidades en el ambiente externo y sus relaciones con las debilidades y fortalezas internas de la organización. Es necesario desarrollar tres matrices FODA para fusiones, adquisiciones, inversiones conjuntas y alianzas. La matriz de portafolio es una herramienta para asignar recursos, enlazando la tasa de crecimiento de la empresa con la posición competitiva relativa (medida por la participación de mercado) de la misma empresa. La estrategia de océano azul se enfoca en el espacio en el mercado sin competencia seria. En contraste, la estrategia del océano rojo enfrenta a los competidores en una lucha sangrienta. Es necesario desarrollar importantes tipos de estrategias y políticas en áreas como crecimiento, finanzas, organización, personal, relaciones públicas, productos o servicios y marketing. Las estrategias forman una jerarquía del nivel corporativo al nivel de negocio y el nivel funcional. Porter identificó tres estrategias competitivas genéricas relacionadas con liderazgo de costo general, diferenciación y enfoque. Las premisas de planeación son el ambiente anticipado. Incluyen suposiciones o pronósticos del futuro y condiciones conocidas. En fechas más recientes, los pronósticos ambientales se han vuelto importantes. Un enfoque a los pronósticos es la técnica Delphi, desarrollada por la RAND Corporation. Resumen La toma de decisiones es la selección de un curso de acción de entre varias alternativas; es el centro de la planeación. Los gerentes deben hacer elecciones sobre la base de la racionalidad limitada o ligada, es decir, a la luz de todo lo que pueden aprender acerca de una situación, la cual puede no ser todo lo que deberían saber. Satisfacer es un término utilizado ocasionalmente para describirla selección de un curso de acción que sea satisfactorio según las circunstancias. Dado que casi siempre hay alternativas-por lo común muchas- para un curso de acción, los gerentes tienen que reducirlas a aquellas que se refieren a los factores limitantes. Éstos son los factores que se oponen en el camino de lograr un objetivo deseado. Luego, las alternativas son evaluadas en términos de factores cualitativos y cuantitativos. Otras técnicas para evaluar altemativas incluyen el análisis marginal y el análisis de la efectividad del costo. La experiencia, la experimentación y la investigación y análisis entran en juego al seleccionar una alternativa. Las decisiones programadas y no programadas son distintas. Las primeras son adecuadas para problemas estructurados o rutinarios. Este tipo de decisiones las toman en especial gerentes de menor nivel y no gerentes.
Por otra parte, las decisiones no programadas son utilizadas para problemas no estructurados y no rutinarios y las toman especialmente gerentes de alto nivel. Virtualmente, todas las decisiones se toman en un ambiente de al menos cierta incertidumbre, que incluye la interacción de varias variables importantes donde hay ciertos riesgos involucrados al tomar decisiones. Los gerentes que tratan con la incertidumbre deben conocer el grado y naturaleza del riesgo que toman al elegir un curso de acción. La creatividad, la habilidad y el poder de desarrollar nuevas ideas es importante para la administración efectiva. La innovación es el uso de estas ideas. El proceso creativo consiste de cuatro fases que se traslapan: escaneo inconsciente, intuición, percepción y formulación lógica. Una técnica popular para fortalecer la creatividad es la lluvia de ideas. Los individuos creativos pueden hacer una gran contribución a la empresa, y al mismo tiempo, crear problemas al no seguir reglas de comportamiento generalmente aceptadas. Resumen El término organización a menudo se utiliza con gran libertad. La organización formal es la estructura intencional de roles. La organización informal es una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por una autoridad formal, sino que surgen de manera espontánea. El ámbito de la administración se refiere al número de personas que un gerente puede supervisar con efectividad. Un ámbito amplio administrativo resulta en pocos niveles organizacionales y un ámbito estrecho en muchos niveles. No hay un número definido de personas que un gerente puede supervisar con efectividad; el número depende de varios factores subyacentes. Éstos incluyen el grado de capacitación de los subordinados que es requerida y se tiene la claridad de delegación de la autoridad, la claridad de los planes, el uso de estándares objetivos, la tasa de cambio, la efectividad de las técnicas de comunicación, la cantidad de contacto personal necesaria y el nivel en la organización. Los intraemprendedores y los emprendedores se enfocan en la innovación y la creatividad. Es responsabilidad del gerente crear un ambiente que promueva el espíritu empresarial. La reingeniería que puede requerir un rediseño de los procesos de empresas se ha vuelto popular en algunas compañías. Los resultados de estos esfuerzos demuestran ser positivos, pero también algunos han sido negativos. Los pasos para organizar incluyen formular objetivos, objetivos de soporte, políticas y planes para alcanzar los fines (en sentido estricto, esto se realiza en la planeación); identificar y clasificar actividades; agrupar estas actividades; delegar autoridad, y coordinar la autoridad así como las relaciones de información.
