FORO SEMANA 5 Y 6
ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS CARLOS ANDRES CORAL CORTES ECONOMISTA
ESTUDIANTE: ADALBERT ESPAÑA JAVIER CRUZ RODRIGUEZ VICTOR MANUEL HURTADO PALACIO
POLITECNICO GRAN COLOMBIANO BOGOTA D.C., SEPTIEMBRE 15 DE 2014
1. ¿Cómo se diseñan los procesos y procedimientos logísticos en su proyecto?
Proceso logístico Se diseñó el siguiente proceso logístico: Esquema del sistema logístico
Producto
Proveedores
Distribución
Clientes
Información Se determinan el siguiente proceso: Marketing, pedidos, Transporte, servicio al cliente, financiero. Partimos de que la idea del proyecto es el plan de expansión de ventas y servicios de productos de telecomunicaciones cisco para Brainsystem. Este proyecto se construyó a partir de que esta empresa ya está constituida lo cual la favorece al estar registrada como nivel partner select de Cisco. Se determinó la cadena de valor para el proyecto y se tomaron los siguientes aspectos: la administración, las finanzas, la operación de transporte, la distribución, empaque y envío del producto. La administración, operación de transporte, empaque y envío del producto es local a nivel Bogotá dado que ya tenemos un nicho de mercado ubicado en el
barrio Restrepo de la ciudad de Bogotá, y nos valemos de las herramientas tecnológicas para su comercialización dado que este proyecto cuenta con colaboradores en la ciudad de Armenia. Las finanzas, la distribución se coordina desde la ciudad de Armenia valiéndonos como lo indicamos de las herramientas tecnológicas. Dado que
“Lo q u e n o s e m i d e n o s e p u e d e c o n t r o l a r y lo q u e n o s e c o n t r o l a
no se puede gestionar”
Se determinaron los siguientes indicadores logísticos:
Se determinaron los siguientes indicadores de abastecimiento: Indicador : Calidad de los Pedidos Generados Descripción: Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de información adicional.
Formula: Productos Generados sin Problemas x 100
Total de pedidos generados
Indicador : Entregas perfectamente recibidas Descripción: Número y porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor
Formula: Pedidos Rechazados x 100 Total de Órdenes de Compra Recibidas
Indicador : Nivel de cumplimiento de Proveedores Descripción: Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercancía de los proveedores en la empresa.
Formula: Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100 Total Pedidos Recibidos
No se trabajan indicadores de gestión a nivel de inventario dado que estas ventas se trabajan sobre pedidos.
Indicador de transporte: Indicador : Comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto) Descripción: Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio. Formula:
Costo Transporte propio por unidad Costo de contratar transporte por unidad
Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo.
Indicador de servicio al cliente: Indicador : Nivel de cumplimiento entregas a clientes Descripción: Consiste en calcular el porcentaje real de las entregas oportunas y efectivas a los clientes.
Formula: Total de Pedidos no Entregados a Tiempo Total de Pedidos Despachados
Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten entregar los pedidos a los clientes. Sin duda, esta situación impacta fuertemente al servicio al cliente y el recaudo de la cartera.
Indicadores financieros: Indicador : Costos logísticos Descripción: Está pensado para controlar los gastos logísticos en la empresa y medir el nivel de contribución en la rentabilidad de la misma.
Formula: Costos Totales Logísticos Ventas Totales de la Compañía
Los costos logísticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor interés.
Indicador : Márgenes de contribución Descripción: Consiste en calcular el porcentaje real de los márgenes de rentabilidad de cada referencia o grupo de productos.
Formula: Venta Real Producto Costo Real Directo Producto
Sirve para controlar y medir el nivel de rentabilidad y así tomar correctivos a tiempo sobre el comportamiento de cada referencia y su impacto financiero en la empresa.
Indicador : Ventas perdidas Descripción: Consiste en determinar el porcentaje del costo de las ventas perdidas dentro del total de las ventas de la empresa.
Formula: Valor Pedidos no Entregados Total Ventas Compañía
2. ¿Cómo construye la cadena de valor logística de su proyecto? Para la cadena de valor logístico se toma un modelo teórico en la cual se mide el producto de comunicaciones integrada Cisco para la cual se realizara expansión de ventas en el nicho de mercado del barrio el Restrepo de la ciudad de Bogotá, para lo cual se observan los procesos que generan valor en el proyecto los cuales entregan beneficios. El proceso de la logística de compras este se realiza a partir
de un pedido ya que no se tendrá stock en la empresa de los productos, después de la venta se realizara soporte técnico del producto vendido. Se realizara proceso de formación y educación a los colaboradores de la empresa por medio de herramientas virtuales. Impartidas por el fabricante Cisco. Se identificaron los procesos de apoyo para el proyecto para lo cual se verifico la gestión financiera, esta depende del aporte inicial de los socios de la compañía para expandir las ventas, se gestiona el recurso humano dado que se trabajara con colaboradores de la ciudad de Armenia, Los procesos de sistemas de información son recolectados en sitio, los directorios telefónicos solicitados en las ferias de calzado y el cuero de Corferias.
Se identificaran las actividades incluidas en el proyecto como: Clima organizacional esta se apoyara con actividades del área de recurso humano, Pago de nómina, plan de ejecución del proyecto, asignación de los recursos, se generaron indicadores de gestión a nivel logístico, difusión de los productos a nivel del plan de marketing.
Esquema que se implementara Infraestructura de la empresa: Control de gestión Gestión recurso humano: Formación Desarrollo de tecnología: Implementar CRM Compras: gestión con proveedores como Makrocomputo, PSM En la logística de entrada: Analizamos los datos de entrada En la parte operacional: Entrega de los productos y servicios Logística de salida: servicios pos venta, cobro de las ventas y servicios prestados
A c t i v i d a d e s d e s o p o r t e
Marketing y ventas: Se construyó el equipo de ventas con el personal de Armenia 2 colaboradores. Se genera comunicación de relación con los futuros prospectos, y se posiciona la marca con nuestros clientes del nicho de mercado dado que esta marca es reconocida a nivel mundial, la publicidad de los productos se realizara por e-mail Marketing con bocetos directos de Cisco, se realizaran presentaciones de los productos por medio de las asociaciones registradas en la cámara de comercio de Bogotá- sede Restrepo.
Actividades primarias
Margen
3. ¿Cómo identifico los factores técnicos y locacionales de su proyecto? Dado que este proyecto es de expansión de ventas se identificó que se debe realizar énfasis en el marketing y para ello el recurso humano contratado para la fuerza de ventas debe pasar por un proceso de capacitación directo de marca a nivel de venas y nivel técnico para conocer el producto y a la hora de realizar la presentación del producto se vean las ventajas y beneficios de implementar este tipo de herramientas a nivel de las comunicaciones para que con ellos ayude a tomar un mejor soporte a la hora de tomar decisiones empresariales. La locación de la distribución de los productos de comunicaciones unificado Cisco se llevara a cabo en el barrio Restrepo de la ciudad de Bogotá, dado que este se definió a partir de encuesta realizada en el barrio Restrepo. La cual dio como resultado que estas empresas necesitan sistemas de comunicaciones unificados.
En cuanto al proyecto de expansión de ventas se controlara desde la ciudad de Armenia de acuerdo a las indicaciones dadas por la parte gerencial; Este proyecto se basa de acuerdo con los pedidos realizados por los clientes establecidos por la empresa y con los futuros prospectos, es por este motivo que no tenemos stock de estos productos y algunos de ellos son muy costosos esto incurriría en dejar dinero quieto en la empresa el cual se podría utilizar en otros proyectos para ganar margen.
4. ¿Qué factores técnicos tiene en cuenta para ejecutar el proyecto? Factores técnicos a considerar para la ejecución del proyecto:
Localización: La Empresa Brainsystem se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá con dirección Kr 11B 2C – 31; a unos 30 minutos del barrio el Restrepo donde se encuentran ubicadas las microempresas del sector del calzado, la cual se tomara como nicho de mercado ya que dichas microempresas a la fecha no han incursionado en la utilización de las telecomunicaciones.
La Ingeniería del proyecto: Las soluciones de Comunicaciones Unificadas de Cisco integran las aplicaciones de voz, datos, vídeo y movilidad, y ofrecen una experiencia de colaboración con medios dinámicos en los espacios de trabajo empresariales; Estas aplicaciones utilizan la red como plataforma para fortalecer la ventaja competitiva al agilizar la toma de decisiones y reducir el tiempo de las transacciones. La seguridad, la flexibilidad y la escalabilidad de la red permite a los usuarios de cualquier espacio de trabajo conectarse con facilidad en cualquier lugar y en cualquier momento con cualquier persona. El sistema de Comunicaciones Unificadas Cisco forma parte de una solución completa que incluye infraestructura de red, aplicaciones de seguridad, tecnología inalámbrica y de administración, servicios basados en el ciclo de vida útil de la red, opciones flexibles de implementación y administración externa, además de aplicaciones de terceros. Componentes del sistema de Comunicaciones Unificadas de Cisco: Un sistema de Comunicaciones Unificadas de Cisco tiene cinco componentes tecnológicos básicos. Pulse en los enlaces a continuación para obtener más información y ver los productos relacionados. 1. Productos de telefonía IP: permiten a su organización establecer comunicaciones de voz, datos y vídeo a través de una misma red convergente. Incluye software de procesamiento de llamadas, teléfonos y dispositivos de puntos terminales. 2. Aplicaciones de comunicaciones unificadas: incluyen productos de comunicaciones unificadas, mensajería, movilidad y conferencia que integran funciones de información sobre presencia y preferencias del usuario con herramientas empresariales de escritorio. 3. Aplicaciones de centro de atención y manejo de contactos: incluyen software con funciones de centro de atención y manejo de contactos de múltiples canales y capacidad de autoservicio.
4. Productos de infraestructura de comunicaciones: incluyen routers y switches de Cisco que forman la base de un sistema de comunicaciones integrado. 5. Herramientas de administración: incluyen software que supervisa de manera activa los elementos de la red. Por lo anterior se considera como alternativa de solución, a la necesidad de comunicación de las microempresas de calzado en el barrio Restrepo de la ciudad de Bogotá ya que permite la posibilidad de: Rebajar costos a largo plazo: Mientras que la implementación de una estrategia de UC requiere planificación e inversión en nuevos equipos, y una configuración considerable, el resultado final reduce los costos de administración, así como los servicios de telefonía, fax, videoconferencia, mensajería instantánea, y así sucesivamente. Permite al área de sistemas mantener los sistemas más estables: Con las comunicaciones unificadas, usted administra los sistemas a través de una interface única. En lugar de monitorear múltiples sistemas, solo hay una para gestionar. Del mismo modo, ya que todas las comunicaciones se ejecutan por Internet, no tendrá que diagnosticar y distinguir entre los problemas con una base de datos o red de telefonía -o preocuparse por el equipo del teléfono esotérico. Facilidad en las copias de seguridad: Teniendo en cuenta la cantidad de requisitos reguladores para asegurar que los correos electrónicos, mensajes instantáneos, y faxes se almacenen y archiven de forma segura, es esencial un sistema de archivo y copia de seguridad. En lugar de separar las copias de seguridad de correo electrónico, mensajería instantánea, faxes, mensajes de voz, y documentos, un sistema de comunicaciones unificadas le permiten configurar una solución que hace copias de seguridad y archivos de todo; entre otras. ___________________ 1
http://www.cisco.com/web/ES/products/voice_comparison.html
Necesidades de Personal: Básicamente el personal necesario sumaria 3 personas, las cuales se distribuyen así: Javier Cruz Rodríguez: Ingeniero de Sistemas, radicado en la ciudad de Bogotá, contacto directo con el sector del calzado en el barrio Restrepo de la ciudad de Bogotá. Adalbert España: Ingeniero de Software, radicado en la ciudad de Armenia, auxiliar en el proyecto de expansión de ventas. Victor Manuel Hurtado Palacio: Ingeniero de Software, radicado en la ciudad de Armenia, auxiliar en el proyecto de expansión de ventas.
Costes de Operaciones: Este coste se basa en el gasto directo de operaciones de los 3 inversionistas, que a la vez son socios del proyecto.
5. Porque debo planear? “La
planeación es una función técnica administrativa dinámica considerada
como uno de los mejores métodos para preparar a una organización para los cambios que ocurren en el ambiente. Para que esta sea efectiva, tiene que ser sistemática y estar proyectada al futuro.”
Planear nos sirve para establecer los objetivos de una manera organizada y enfocarse en las acciones del presente que nos permitan alcanzar los resultados que queremos o deseamos en el futuro. Con esto se establece un curso de acción y se decide por anticipado que es lo que debe hacerse y en qué orden. Citaremos algunos pasos de la planeación con su correspondiente descripción frente al proyecto:
Conciencia de oportunidades: El Mercado de los sistemas de telecomunicación es amplio a nivel de Colombia y el mundo; Investigaciones realizadas por Analysys Mason que una empresa mediana de 500 usuarios puede adoptar una solución de comunicaciones unificadas (UC) de Cisco con funciones muy completas y preparada para el futuro por menos de lo que valen las soluciones de la competencia. Durante un período de cinco años, Cisco Business Edition 6000, una solución de comunicaciones unificadas especialmente diseñada para la empresa mediana, estuvo a 40.000 dólares menos que la solución comparable de ShoreTel y a 21.000 dólares menos que la solución comparable de Avaya.
_____________________ https://www.cisco.com/web/LA/ofertas/be6000/pdfs/110912_wp_ftco_comparison_for_ uc_spa.pdf
Establecimiento de objetivos: Como objetivo general se pretende elaborar el plan de expansión en las ventas y servicios en productos de telecomunicaciones unificados Cisco, para obtener un margen de utilidades más amplio y fortalecer el goodwill de la empresa.
Consideración o desarrollo de premisas : Teniendo en cuenta los resultados de la encuesta realizada, se estimó que el 82% de los encuestados ver la importancia de utilizar un sistema de telecomunicación; Por lo anterior se estima que como mínimo este mismo porcentaje de empresas adquirirán en un futuro herramientas de telecomunicaciones; para el 18% restante se pretenderá generar conferencias, charlas, entre otras de concientización y apropiación de las nuevas tecnologías.
Identificación de alternativas
Evaluación de cursos alternativos de acción
Selección de un módulo de acción
Formación de planes derivados
Expresión Numérica de los Planes a través del Presupuesto
6.
¿Qué es el presupuesto en un proceso de planeación?
Es un plan integrador y coordinador expresado en términos financieros con respecto a operaciones y recursos que conforman una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos y metas trazadas. Además de que permite cuantificar datos en términos monetarios para toma de decisiones y de esta manera sirva como herramienta de control administrativo en la empresa.
7. ¿Cómo determinó el monto de la inversión en el proyecto a Desarrollar?
Para este proyecto se realizaron estudios a nivel
de mercado, técnico,
administrativo y financiero. Dado que en este proyecto se realiza una inversión en partes iguales, se determinó el presupuesto del mismo a partir de la proyección del proyecto el cual está proyectado por 2 años. Se evaluaron los recursos disponibles en cuanto al recurso humano se cuenta con 3 ingenieros de sistemas, se cuenta con dispositivos de tecnología informática de cada uno de los colaboradores del proyecto. Se generó encuesta para determinar el porcentaje de empresas a las cuales podría llegar el proyecto en la cual se determinó que más del 80% de las empresas del barrio Restrepo de la ciudad de Bogotá podrían invertir en estas herramientas de tecnología. En cuanto al mercado se determinó el nivel del producto a nivel de marca. Y se escogió la marca CISCO, nos apoyamos en la certificación Cisco nivel SELECT a nivel de mercadeo y a nivel de ingeniería. Certificación a nivel de Ingeniería 154881.2.33.1
Certificación a nivel de marketing
Certificación a nivel de Mercadeo 154852.225.1
Estado actual de Brainsystem con CISCO
De acuerdo con lo anterior se determinó que hay oferta y demanda suficiente para estos productos y la distribución se realiza como distribuidor autorizado por medio de los mayoristas de Makro cómputo y MSP. Estos productos se venderán sobre pedido. Previa consignación. Se analizó la parte técnica con la que cuenta la empresa a nivel de recurso humano dado que los colaboradores tienen la formación de profesionales a nivel de ingeniería de sistemas se auto capacitaran con la ayuda de Cisco dado que esta empresa genera eventos de capacitación constantemente. Página de capacitaciones y eventos de Cisco
A Se analizó a nivel administrativo la empresa para el proyecto de expansión de ventas de los productos de telecomunicaciones unificados cisco y se determinó tener colaboradores en la ciudad de Bogotá y en la ciudad de Armenia. A nivel financiero se tomaran los dispositivos de tecnología con los que cuentan los colaboradores y se financiara el proyecto con las compras que realicen los clientes ya que estas son sobre pedidos y no se tendrá mercancía en bodega esto con el fin de tener flujo de dinero. El VPN se da a medida que se realizan las ventas y servicios.
8. Describo como fue la participación de los integrantes del grupo que realizó el trabajo de formulación y que aportes concretos hicieron cada uno de sus componentes. Se tomó como base la experticia de cada uno de los integrantes del grupo a nivel empresarial. Se realizó lluvia de ideas para identificar como se podría realizar la logística de entrada del proyecto como primer factor. En la cual determinamos la entrevista a realizar en el barrio Restrepo con sus respectivas preguntas, determinamos que asistiríamos a los eventos de Corferías referentes a la feria del calzado y cuero dado que en estas ferias entrega directorio con los datos de los participantes en los diferentes pabellones, además nos apoyamos con las asociaciones registradas en la cámara de Comercio de Bogotá ubicada en el barrio Restrepo Se generó reunión virtual en la cual se determinó que era necesario implementar CRM para realizar seguimiento a los clientes con el fin de captar fidelidad de los mismos. Identificamos los procesos a realizar para la expansión de las ventas de los productos de comunicaciones unificados Cisco. Se tomó esta decisión dado que Brainsystem es nivel select de Cisco, con lo cual se puede colocar el logo de Cisco esto nos da una ventaja competitiva ante las demás empresas que distribuyen este tipo de productos.
9. ¿Qué información de entrada debo tener para elaborar mi presupuesto de producción?
El volumen de ventas esperado + Inventario final esperado = Necesidades totales - Inventario inicial = Cantidad de unidades a producir
10. ¿Cómo calcula la TIO promedio de las inversiones?, proporcione un ejemplo. I= Inversión C= Capital total Ti= Tasa individual = 17% = 19,8% = 22% =110 =120 =130
C = + + = 360 Ti=
∗
= 0,0519 = 0,066 = 0.0749 = + + + = 0,1974 ≡ 19,74%
11. ¿Cuándo debe reinvertir y hasta cuándo debe reinvertir? Es conveniente reinvertir cuando el VPNI sea positivo y a la vez la relación B/C sea superior a $1,5 Se debe reinvertir hasta cuando el valor apalancado entre el VPNI, o la inversa da como resultado una relación inferior al 50%
