TPPRJ A. TUGAS POKOK TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN Memberikan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di rumah sakit. Melakukan pencatatan identitas pasien dengan jelas dan lengkap. Membuat KIB dan menyerahkannya kepada pasien. Membuat, menyimpan dan menggunakan menggunakan KIUP. Mencatat pendaftaran pasien dalam buku register pendaftaran pendaftaran pasien rawat jalan. Menulis nomor rekam medis pada setiap lembar dokumen rekam medis sebagai identitas pasien. Mencari nomor rekam medis lama bagi pasien kunjungan ulang (lama) dengan menggunakan KIUP untuk keperluan pencarian dokumen rekam medis pasien tersebut. Mendistribusikan Mendistribusikan dokumen rekam medis ke URJ. B. FUNGSI TEMPAT PENDAFTARAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN Pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIB, KIUP, dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran yang ditetapkan. Penyedia dokumen rekam medis baru untuk pasien baru. Penyedia dokumen rekam medis lama untuk pasien lama melalui bagian filing. Penyimpan dan pengguna KIUP. Pendistribusi Pendistribusi dokumen rekam medis untuk pelayanan rawat jalan. Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan. 1 C. DESKRIPSI KEGIATAN POKOK Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan, yaitu :
KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) KIB atau KTPP (Kartu Identitas Berobat atau Kartu Tanda Pengenal Pasien) Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor rekam medis. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan. Buku catatan penggunaan nomor rekam medis. Tracer Buku ekspedisi untuk serah terima dokumen rekam medis. Karcis pendaftaran pasien. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat? Bila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama. Pelayanan kepada pasien baru meliputi : Menanyakan identitas pasien lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat jalan, KIB, dan KIUP. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk dibawa kembali bila datang berobat berikutnya. Menyimpan KIUP sesuai huruf abjad (alfabetik) Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan untuk mengarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai. Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa, 1)
Tempelkan pada formulir rekam medis rawat jalan.
2) Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya, guna mengarahkan pasien menuju poliklinik yang sesuai. Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai. Mengirimkan dokumen rekam medis ke poliklinik yang sesuai dengan menggunakan buku ekspedisi. Pelayanan pasien lama, meliputi : Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak. Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada
tracer utnuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing. Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk dicari di KIUP. Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing. Mempersilahkan pasien baru atau membayar di loket pembayaran. Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan. Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah : Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan, Mencocokan jumlah pasien dengan jumlah pendapatan pendaftaran rawat jalan dengan kasir rawat jalan. Membuat laporan harian tentang : Penggunaan nomor rekam medis, agar tidak terjadi duplikasi. Penggunaan formulir rekam medis, untuk pengendalian penggunaan formulir rekam medis. Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statistik rumah sakit. D. FUNGSI-FUNGSI YANG TERKAIT Fungsi Assembling di unit rekam medis, bertanggung jawab terhadap : Penyediaan dokumen rekam medis baru dan formulir yang dibutuhkan unit rawat jalan. Alokasi nomor rekam medis pasien yang lewat tempat pendaftaran pasien rawat jalan. Pencatatan, penggunaan, dan pengendalian nomor dan dokumen rekam medis. Fungsi Filing unit rekam medis, bertanggung jawab terhadap : Pencarian dokumen rekam medis lama dengan menggunakan tracer Penyerahan dokumen rekam medis ke TPPRJ dengan buku ekspedisi. Fungsi kasir (keuangan) bertanggung jawab terhadap :
Penerimaan uang pembayaran jasa pelayanan rawat jalan sesuai tarif rawat jalan. Pembuatan bukti pembayaran yang diserahkan kepada pasien dan arsip. Pencocokan pendapatan pendaftaran pasien rawat jalan. Fungsi pelayanan Askes, yang bertanggung jawab terhadap : Pemberian penjelasan prosedur pelayanan kesehatan bagi peserta Askes. Pelayanan rekam medis seperti pasien umumnya. E. INFORMASI YANG DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN Identitas pasien rawat jalan baru dan lama, askes non askes yang lewat TPPRJ. Alamat pasien, untuk mengetahui cakupan pelayanan. Cara pembayaran pasien rawat jalan. Keringanan pembayaran dan gratis bagi pasien tertentu. Petugas unit rawat jalan yang bertanggung jawab terhadap pasien dan dokumen rekam medis. Dokter yang bertanggung jawab terhadap pelayanan kesehatan di URJ masing-masing. F. DOKUMEN DAN CATATAN YANG DIGUNAKAN KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) KIB (Kartu Identitas Berobat) Dokumen rekam medis rawat jalan Buku register pendaftaran pasien rawat jalan Buku catatan penggunaan nomor rekam medis Buku catatan penggunaan formulir rekam medis Tracer Buku ekspedisi G. JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM Penyiapan dokumen rekam medis dan catatan yang akan dibutuhkan oleh
TPPRJ Penerimaan dan pendaftaran pasien oleh TPPRJ Pencatatan data dasar pasien ke dalam dokumen rekam medis dan buku register oleh TPPRJ 4. Pemberitahuan dan penerimaan dokumen rekam medis antara TPPRJ dengan bagian filing Pengendalian dokumen rekam medis dan nomor rekam medis di TPPRJ Distribusi dokumen rekam medis ke poliklinik oleh petugas distribusi dokumen rekam medis H. UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN Digunakannya catatan penggunaan dokumen rekam medis dan nomor rekam medis baru di loket pendaftaran rawat jalan. Digunakannya catatan registrasi pasien pada buku register dengan nomor urut dan nomor rekam medis milik pasien. Digunakannya tracer pada saat pengambilan dokumen rekam medis lama. Digunakannya buku ekspedisi dokumen rekam medis rawat jalan.
