REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO ARAGUA “FEDERICO BRITO FIGUEROA” LA VICTORIA –ESTADO ARAGUA EXTENSION MARACAY
DESARROLLAR ESTRATEGIAS PARA EL PROCESO DE PAGO PAGO DE FACTURAS A LOS PROVEEDORES DE GRUPO OTI, C.A, UBICADA EN SANTA CRUZ DE ARAGUA. Proyecto Sociointegrador como requisito final final para optar al Titulo de Técnico Superior universitario en Administración.
Docen te Coordinador: Gómez Magaly
Autores: Lira Carlos C.I: 16.132.365 Rivero Yusvely C.I: 16.685.559 Oliveros Jessika C.I: 16.849.350 Silva Ernis C.I: 18.176.636 Rojas Genesis C.I: 20.243.244
Maracay, Abril 2.011
DEDICATORIA “Agradezco “Agradezco primero que que a todo a mi Dios por su amor amor y por darme la luz luz par para prep prepar arar arme me y cump cumpli lirr una una de las las metas etas que que me propuse... A mis padres, por su amor, comprensión y apoyo incondicional. A mis tias por su apoyo y consejos. A mi hermana por su ánimo y por hacerme sonreír cada día. A mi novi novio o por por su amor amor,, apoy apoyo o y sobr sobre e todo todo por por su ador adorab able le compañía en mi afán por alcanzar mi sueño.” Jessika Oliveros
AGRADECIMIENTOS Agradecemos a la Universidad Politécnica territorial de Aragua “Federico Brito Figueroa” y a todo su plantel docente de la Carrera Técnico Superior Universitario en Administración, por brindarnos los medios y conocimientos necesarios para acceder a una formación académica que nos permitirá desempeñarnos profesionalmente en el futuro próximo. En especial queremos agradecerle todo el apoyo recibido y buena predisposición totalmente desinteresada, por nuestro profesores quienes nos guiaron durante todo este proceso ofreciéndonos sus conocimientos y horas de su tiempo. A nuestros compañeros, quienes nos ayudaron a desarrollar la amistad y la empatia necesarias para trabajar en equipo y lograr construir juntos uno de nuestras metas. Finalmente un agradecimiento especial a la Profesora Magali Gómez por guiarnos y orientarnos en nuestro proyecto sociointegrador y a la empresa Grupo Oti, C.A representada por la Lic. Karel Rojas, por abrirnos las puertas y brindarnos todo el apoyo posible para realizar nuestra investigación y culminar esta etapa de aprendizaje exitosamente.
INDICE GENERAL CONTENIDO
PGS.
APROBACION DEL ASESOR.………………………………………1 DEDICATORIA……………………………………………………… 2-3 AGRADECIMIENTO…………………………………………………4 INDICE GENERAL…………………………………………………....5-6 INTRODUCCION………………………………………………….….7 DIAGNOSTICO Caracterización de la Organización Reseña Histórica de la organización……………………………..8 Localización Geográfica………………………………………....8 Misión……………………………………………………….…...9 Visión………………………………………………………….…9 Estructura Organizativa…………………….……………………9-10 Campo de Acción…………….………………………………….10
Metodología………………………………………………………..10-11 Línea de Investigación…………………………………………...11 Técnicas de recolección de información…………………………11-12
Problematización………………………………………………….12 Lista de Problemas.………………………………………………12 Jerarquización del Problema.…………………………………….12-13 Definición del Problema.…………………………………………13 Enunciado del Problema………………………………………….13 Fundamentacion del Problema…………………………………...14
PLANIFICACION La Propuesta………………………………………………………... Objetivos de la Propuesta General………………………………………………………. Específicos…………………………………………………..
Justificación…………………………………………………………. Estructura de la Propuesta.…………………………………….... Fundamentación Teórica.……………………………………….. Matriz de Planificación.………………………………………….. Cronograma……………………………………………………....
SISTEMATIZACION DE LOS RESULTADOS Ejecución Objetivo Nº1..………………………………………………………
Objetivo Nº2..……………………………………………………… Objetivo Nº3..………………………………………………………
Evaluación Sistematización de la Evaluación.…………………………………..
CONCLUSIONES.………………………………………………………. RECOMENDACIONES.……………………………………………….... BIBLIOGRAFIA.………………………………………………………….. ANEXOS ANEXO A: INSTRUMENTOS Anexo A.1 Instrumentos del Diagnostico…………………….. Anexo A.2 Instrumento de la Evaluación……………………..
ANEXO B: FOTOS Anexo B.1 Fotos del Diagnostico……………………………… Anexo B.2 Fotos de la Ejecución………………………………
ANEXO C: FORMATO………………………………………………
INTRODUCCION Los proyectos son el eje central de los PNF y comprenden la integración multidimensional de los saberes y conocimientos, su aplicación en la resolución de problemas, el desarrollo de potencialidades y el mejoramiento de la calidad de vida de las organizaciones. Por lo tanto, la articulación de las actividades del proyecto están caracterizadas por el aprendizaje como proceso, que se construye con otros en un contexto organizacional para potenciar las habilidades, destrezas y saberes de nosotros los participantes con los tutores, equipos de trabajo y la organización en general. Actualmente la problemática a abordar en Grupo Oti C.A como organización es el atraso de pago a proveedores, ya que luego de una rigurosa investigación se determino que Las causas de esta problemática son que los proveedores despachan la mercancía o prestan el servicio y en lugar de realizar la factura ese mismo día la emiten con días de retraso esto se debe a una mala coordinación entre el departamento de Administración y los proveedores ya que se deberían seguir los procedimientos adecuados para evitar estos inconvenientes. Decidimos utilizar como metodología la Investigación Acción Participación, puede ubicarse en el sentido e implicación de las dos palabras que acompañan la primera (investigación): Acción – Participación, no es solo investigación, ni solo investigación participativa, ni solo investigación -Acción; implica la presencia real, concreta y en interrelación de la Investigación, de la Acción, y de la Participación. En nuestro proyecto Sociointegrador le presentaremos un informe final sobre todas las actividades o procedimientos realizados en la organización durante el trayecto de formación, Por consiguiente se establece que el siguiente proyecto será presentado en 3 Capítulos. El Capitulo I corresponde a la descripción del proyecto, en ella se presenta el diagnostico, la metodología de investigación u tilizada y la problematizacion dentro de de la organización. El Capitulo II se realiza un esbozo de la planificación del proyecto, en la cual se desarrollan la propuesta, los objetivos generales y específicos y la conformación del plan de acción y cronograma de actividades.
El Capitulo III esta representado por la sistematización de los resultados donde se evalúa la ejecución de la propuesta y a la vez la evaluación de los resultados obtenidos.
CAPITULO I EL DIAGNOSTICO 1. Caracterización de la Comunidad Reseña Histórica Grupo Oti, C.A, Fundada en 1970, por el Ing. Enrique Alvarez Gil y el Maestro Constructor Sr. Cipriano Goncálves Bala, la Oficina Técnica de Ingeniería C.A., (OTI), se destaca por brindar soluciones integrales en el área de ingeniería, construcción y promoción inmobiliaria. En sus 39 años de prolífica trayectoria, cuenta con la ejecución de más de 50 proyectos habitacionales, desarrollos urbanísticos, comerciales, de uso asistencial, educativo e industrial, con una cifra de nueve millones de metros cuadrados construidos en los últimos 10 años. En la actualidad, la empresa se ha convertido en uno de los consorcios inmobiliarios más sólidos de la Región Centro Norte del país, integrado por importantes firmas relacionadas en el área de la construcción, bienes raíces y entes financieros. Grupo OTI pone a su servicio, un equipo profesional altamente calificado, conformado por Arquitectos, Urbanistas, Ingenieros, Técnicos, Analistas financieros y Abogados, para brindarles experta asesoría en las fases de planificación, diseño y ejecución. Esto garantiza el desarrollo eficiente de proyectos, optimizando los recursos, desde la evaluación de la zona donde se ejecutará la obra, hasta la promoción y venta de su producto inmobiliario. En el transcurrir del tiempo GRUPO OTI, C.A. ha evolucionado y ha experimentado una serie de transformaciones, lo que nos ha permitido crecer y estar conformados de la siguiente forma: • • •
Hormigoti – Planta de Premezclado ubicada en Santa Cruz Oti Proyectos, construcción- Sede principal ubicada en Maracay Oti Inmuebles – Sede principal ubicada en Maracay
Localización Geográfica Estado Aragua, Municipio José Angel Lamas, Parroquia Santa Cruz, Avenida 2 Parcela B-12 Zona Industrial Santa Cruz de Aragua.
Misión Somos la organización de referencia en el sector construcción habitacional con énfasis en viviendas de interés social, integrados estratégicamente en minería y premezclado, articulados con aliados en la cadena de valor, contando con un equipo humano calificado y motivado con una capacidad técnica siempre actualizada, ofreciendo productos y servicios de alta calidad y con una clara orientación a satisfacer al cliente para generar una rentabilidad creciente que asegure un desarrollo sustentable.
Visión Visión 2012 del Grupo Oti. Ser la organización de referencia en la venta de construcción de proyectos inmobiliarios, lideres en calidad de servicio de minería y premezclado en la Región Central del país, con presencia importante en Centro América, e incrementando la rentabilidad de sus negocios en forma sostenida focalizando sus actividades en negocios con alto crecimiento y potencial.
Estructura Organizativa
La Organización posee un total de 30 Trabajadores distribuidos de la siguiente forma: Personal Obrero: 18 Trabajadores Personal Empleado: 12 Trabajadores
Campo de Acción del Proyecto Nuestro Proyecto se desarrollara en el Departamento de Administración de la empresa Grupo Oti, C.A, Ubicada en la Zona Industrial Santa Cruz de Aragua.
2. Metodología de Investigación Modalidad de Investigación Investigación Acción Participación Es un enfoque investigativo y una metodología de investigación, aplicada a estudios sobre realidades humanas, como enfoque se refiere a una orientación teórica (filosofía, marco teórico) en torno a cómo investigar. Como metodología hace referencia a procedimientos específicos para llevar adelante una investigación - estudio científico diferente a la investigación tradicional; es una manera concreta de llevar adelante los pasos de la investigación científica de acuerdo con su enfoque. La novedad puede ubicarse en el sentido e implicación de las dos palabras que acompañan la primera (investigación): Acción – Participación, no es solo investigación, ni solo investigación participativa, ni solo investigación -Acción; implica la presencia real, concreta y en interrelación de la Investigación, de la Acción, y de la Participación. Los Programas Nacionales de Formación (PNF) El propósito general de los PNF es constituir redes de conocimiento y aprendizaje para la generación, transformación y apropiación social del conocimiento en las respectivas áreas, al servicio de la Nación y, en particular, promover activamente la articulación y cooperación solidaria entre las instituciones universitarias la vinculación de la educación universitaria con los organismos del Estado, empresas y organizaciones sociales, en función de la pertinencia de la formación y la creación intelectual; la movilidad nacional de estudiantes, profesores y profesoras; la producción, distribución y uso compartido de recursos educativos; así como la formación avanzada de profesores, profesoras y otros profesionales.
El PNF en Administración está dirigido a la formación de un profesional que participa activamente en la transformación de su entorno laboral sociocomunitario, a través de la planificación, diseño, innovación, desarrollo, transformación, ejecución, dirección, control y evaluación de sistemas administrativos en diferentes tipos de organizaciones que le permitan integrarse con conciencia crítica al desarrollo del país contribuyendo al bienestar social en sus diferentes contextos y ámbitos de acción, de acuerdo a las exigencias sociales, ambientales y a las nuevas tendencias tecnológicas. El PNF en Administración se crea como conjunto de actividades académicas conducentes a la certificación de asistente administrativo, a otorgar títulos de TSU en Administración (dos años) o Licenciado en Administración (cuatro años), así como el grado de especialista y especialista técnico.
Línea de Investigación Modelos Administrativos para la Diversidad y la Interculturalidad. Nuestro proyecto en relación a la línea seleccionada brinda un gran aporte debido a que en toda la investigación realizada nos enfocamos directamente en un modelo administrativo muy bien estructurado que permite un proceso eficaz y eficiente en la organización y podrá ser tomado como ejemplo para otros debido a su diversidad y resultados los cuales fueron aplicados primero dentro de la organización y luego a los demás relacionados ajenos a ella.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información En todo trabajo de investigación, donde se pretende probar un sistema o modelo para tratar de solventar una problemática, es imprescindible que el investigador utilice técnicas e instrumentos metodológicos que le ayuden a la recolección de información necesaria para lograr sus objetivos, al efecto, se utilizaron como técnicas la Observación y la Entrevista. A través de la observación el investigador podrá conocer todos los fenómenos que dan origen a la problemática planteada, obteniendo información útil para su análisis, el investigador podrá visualizar los elementos y factores que afectan los procesos administrativos de Grupo Oti C.A. La Observación consiste en el uso sistemático de nuestros sentidos para la captación de la realidad que queremos específicamente, en la investigación se realizara una observación directa debido a que se recabara la información de manera simple o libre, consiste en reconocer y anotar los hechos sin recurrir a otros medios (cámaras fotográficas, cuadros, listados, entre otros). Luego de aplicar la observación la siguiente técnica aplicada fue la entrevista no estructurada la cual se basa en preguntas abiertas, sin un orden preestablecido,
adquiriendo características de conversación. Esta técnica consiste en realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que vallan surgiendo durante la entrevista. Se emplearon durante la Fase I y su objetivo fue conocer, analizar y determinar todo lo relacionado con la organización y sobre todo las fallas más relevantes en el Departamento de Administración, para así poder seleccionar los problemas de mayor importancia para reducir la búsqueda y enfocarnos hacia el desarrollo del problema que se seleccione.
3. Problematización Para obtener la problematizacion de la organización nos basamos en criterios como: el tiempo que tienen las problemáticas en la organización, las personas involucradas, las que se ven afectadas a raíz de ellos y por ultimo el interés de cambio mostrado tanto como por el personal y los clientes y/o proveedores de la misma. Específicamente en la Sucursal de Grupo Oti C.A Santa Cruz, luego de varias visitas y entrevistas con el personal, clientes y proveedores, se observaron y se determinaron los siguientes problemas, los cuales son los de más relevancia en dicha organización:
Lista de Problemas (a) Archivo de Documentos Existe mala organización en los archivos de compras y ventas de la organización ya que son archivados de manera general en lugar de ser archivados individualmente por cada proveedor o cliente de la empresa, esto ocasiona atrasos e inconvenientes a la hora de realizar trámites administrativos.
(b) Caja chica El monto disponible en la caja chica no es suficiente para cubrir las necesidades que presenta la organización, ya que se presenta el caso q no hay disponibilidad de caja chica cuando se necesita, debido a que no hay un control adecuado del mismo y por lo tanto en momentos de emergencia se tienen que tomar otras medidas que ocasionar pérdida de tiempo, material, entre otras.
(c)Atraso en el pago a Proveedores Los proveedores son atendidos solo una vez por semana para retirar cheques, se presenta gran atraso en los mismos ya que no existe coordinación ni organización entre la empresa y los proveedores por lo tanto esto genera dicho atraso en cual es perjudicial e incomodo para ambas partes.
Jerarquización del Problema
Para Jerarquizar el problema se utilizo como técnica la Encuesta, la cual fue la más acorde a nuestro caso, ya que la lista de problemas que seleccionamos en la organización están relacionados tanto como con el personal como con los proveedores lo cual facilito que nos brindaran la información necesaria (Sin ningún tipo de restricciones, porque son problemáticas comunes). La encuesta fue realizada a un total de 20 personas. Después de terminada la encuesta elegimos la de mayor ponderación la cual fue la opción (c): Atraso en el pago a Proveedores.
Descripción del Problema Actualmente luego de realizarse el proceso de jerarquización del problema se llego a la conclusión que la problemática que más afecta a Grupo Oti C.A como organización es el del atraso de pago a proveedores, ya que luego de una rigurosa investigación se determino que Las causas de esta problemática son que los proveedores despachan la mercancía o prestan el servicio y en lugar de realizar la factura ese mismo día la emiten con días de retraso esto se debe a una mala coordinación entre el departamento de Administración y los proveedores ya que se deberían seguir los procedimientos adecuados para evitar estos inconvenientes. Como consecuencia esto afecta de manera significativa a la misma debido a que varios de sus proveedores han dejado de despachar la respectiva materia prima y prestación de servicios, en otro caso algunos proveedores les ha limitado el crédito por la misma razón, por ende esto afecta gravemente a la organización ya que causa atrasos en la producción y pérdidas considerables en la misma.
Enunciado del Problema
Descontrol en el pago de facturas a los proveedores de Grupo Oti, C.A.
Fundamentación del Problema La selección del problema fue la mas indicada y necesaria en la actualidad para nuestro proyecto, porque esta relacionado con nuestra área de manera directa e importante y para la organización porque la problemática esta afectando tanto como al personal, a los clientes y/o proveedores, y esto trae como consecuencias mucha desorganización y descontento, lo cual influye en todos los sentidos y evita el desarrollo de la organización y la obliga a detener su crecimiento y a estancarse, lo cual afecta a todos los involucrados en el proceso. Por ende decidimos abordar tal problema debido a su relevancia en la organización y en nuestra enseñanza.
CAPITULO II LA PLANIFICACION La Planificación es la primera función de la administración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. La planificación incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Así la planificación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados. Objetivos Se puede afirmar que la planificación es básica para las otras funciones de la administración, ya que sin la formulación de un objetivo no habría para que organizar, nadie para dirigir y nada que controlar. Los objetivos son de gran importancia para la administración, pues le dan un sentido, una dirección u orientación a los esfuerzos aplicado. Estos objetivos, bien definidos, conocidos y planteados de un modo práctico, tienen fuerza motivadora en sí y por ellos mismos. Por eso se dice que la sola formulación de un objetivo claro implica obtener ya la mitad de su cumplimiento. En muchos casos, si bien existen objetivos, estos se formulan de un modo vago o ambiguo, sin determinar una meta precisa. En general son preferibles los Objetivos Cuantificados. La fijación de objetivos no es un privilegio ni una obligación exclusiva de los niveles directivos de una organización, sino lo es de todos y cada uno de los que actúan en ella. Es posible distinguir entre objetivos de la empresa, de los administradores y de los individuos. Lo importante es que tengan una orientación común. La armonización de los objetivos sugiere una cierta jerarquía entre ellos, así hay objetivos principales y secundarios. El proceso de Derrame de Objetivos significa que primero se definen los objetivos generales o principales, y luego estos se van extendiendo hacia abajo. Entonces Planear, consiste en seleccionar y relacionar los hechos, formular y emplear supuestos respecto al futuro, efectuando una predicción de actividades necesarias para alcanzar los objetivos o resultados esperados. La planificación eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimadas, pero no en emociones o deseos. La labor de planeamientos es permanente. Todos los planes son flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va cambiando. El desarrollo del proyecto debe ser presentado a través del plan de acción y el cronograma de actividades. Para la formulación se debe partir de algunas interrogantes a los fines de contemplar todos los aspectos que permitirán culminar con éxito el proyecto. En la estructura de este capitulo se determinaran cuales son nuestros objetivos específicos que acciones que tomaron en relación a ellos, en que
tiempo se realizaron tales acciones, los recursos utilizados en ellas y el lugar donde se llevaron a cabo.
1. La Propuesta Descripción Durante todo el proceso de investigación acción participación se estableció como propuesta que primero que nada se debe conocer la situación actual del proceso que se realiza durante los pagos a proveedores, mediante reuniones con la gerencia administrativa. Luego de ello se deben impartir conocimientos sobre procesos de pago y limites de crédito de cada proveedor por medio de talleres o seminarios para luego determinar nuevas estrategias y lineamientos para el desarrollo eficaz del proceso de pago.
Objetivos de la Propuesta Objetivo General Desarrollar estrategias que permitan optimizar el proceso de pago de facturas a los proveedores que prestan servicios a Grupo Oti C.A.
Objetivos Específicos •
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Conocer cuáles son las necesidades en la Gerencia de Administración en cuanto a su estado actual, los pagos de cada proveedor y sus límites de crédito. Concretar pautas para impartir conocimientos sobre los procesos de pago de facturas y el límite de crédito establecido para cada proveedor. Desarrollar estrategias y lineamientos que permitan actualizar e incorporar nuevos lineamientos, para así estructurar un desarrollo correcto y eficaz para la recepción de facturas y emisiones de pago.
Fundamentación Teórica El pago: es uno de los modos de extinguir las obligaciones que consiste en el cumplimiento efectivo de la prestación debida, sea esta de dar, hacer o no hacer (no solo se refiere a la entrega de una cantidad de dinero o de una cosa). Pago es el cumplimiento del contenido del objeto de una prestación. En economía es toda salida material o virtual de fondos de la tesorería de una entidad.
Las características son: - La identidad del pago: lo que se paga sebe ser exactamente lo que se debe - La integridad del pago: quien paga debe pagar lo que se debe con sus intereses e indemnizaciones - Indivisibilidad del pago: el deudor no puede obligar al acreedor a recibir parcialidades (letras de cambios)
El cheque: tipos de cheque y características El cheque es el medio por el cual una persona tiene derecho a disponer de la provisión de fondos que tiene en cuenta bancaria, bien a favor de sí mismo o de un tercero. Condiciones para el pago de un cheque - Debe estar bien emitido, es decir, estar fechado para el momento de la presentación. - La cantidad en números debe ser igual a la cantidad expresada en letras. - No debe tener enmiendas. - La firma del emisor debe ser igual a la que tiene registrada el Banco titular en su espécimen de firma. - El emisor debe tener fondos suficientes para e fectuar el pago. Partes que intervienen (a) Librador o cuentacorrentista. (b) Girado o Banco Librado. Maneras de emitir el cheque (a) Cheque a la orden o nominales: El girado a nombre de una persona física o jurídica, haciendo constar su nombre y apellido, o la razón social (nombre) de la entidad, en el mismo cheque. El tenedor puede, si no se especifica lo contrario, endosar libremente el documento, sin otro requisito que el de firmar al dorso del documento.
(b) Cheque al portador: Constituye por su facilidad de cobro y transmisión una especie de billete de banco emitido por un particular, ya que, contra la simple presentación por cualquiera, el banco abona o paga la cantidad indicada en el mismo documento. Por su naturaleza, no requiere fórmula escrita de endoso; se transmite con la simple entrega material. (c) Cheque no endosable: Es aquel que sólo y únicamente puede ser pagado a su titular u original beneficiario, y que sólo puede ser transmitido en la forma y con los efectos de una cesión o venta ordinaria. Tipos de cheques (a) Cheque de gerencia: Es aquel emitido por un Banco contra sí mismo, es decir, el Banco es librado y librador al mismo tiempo. (b) Cheque propio o personalizado: Es el diseñado e impreso por personas o empresas a cargo y riesgo de ellas mismas, siendo sus características especiales el poseer el nombre del interesado, la dirección, el capital social, el logotipo de la empresa, etc. Estos están bajo la custodia y responsabilidad del cliente. (c) Cheque de viajero: Es un medio de pago utilizado por quienes efectúan viajes a escala tanto nacional como internacional. El adquiriente compra los cheques de viajero en su banco habitual y dispone de ellos presentándolos en una oficina bancaria que tenga relación de corresponsalía con el banco vendedor.
Proveedor: Tipos de Proveedor Existen dos tipos de proveedor: (a) Proveedor interno Un proveedor está clasificado como interno si las mercancías que se están entregando ya han sido introducidas previamente en la gestión de stocks (es decir, si el proveedor que suministra las mercancías es un centro). El sistema trata el movimiento de mercancías en forma de pedido de traslado o de entrega. (b)Proveedor externo El escenario más común es el de un proveedor externo que tiene un surtido particular de mercancías en oferta en condiciones de set. Cuando se ofrecen condiciones diferentes para algunas partes del surtido, el surtido puede dividirse en
surtidos parciales. Las mercancías de un proveedor externo las pide un centro mediante un pedido de compras. Cada proveedor puede ejecutar un número de funciones diferentes en SAPºRetail, como entregar mercancías, emitir facturas o asignar condiciones. Normalmente, un centro sólo se actualiza como proveedor en el sistema si es un centro de distribución.
Lineamientos Son las directrices u orientaciones que da la Superintendencia para corregir las observaciones y recomendaciones de obligatorio cumplimiento.
Estrategia y Tipos Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin, Es el proceso seleccionado mediante el cual se espera lograr alcanzar un estado futuro. Se aplica en distintos contextos: Estrategia empresarial: se refiere al conjunto de acciones planificadas anticipadamente, cuyo objetivo es alinear los recursos y potencialidades de una empresa para el logro de sus metas y objetivos de expansión y crecimiento. Estrategia de marketing: está dirigida a generar productos y servicios que satisfagan las necesidades de los clientes, con mayor efectividad que la competencia, a fin de generar en el cliente lealtad hacia una empresa o una marca. Es una parte del marketing que contribuye en planear, determinar y coordinar las actividades operativas Estrategia militar: se denomina de esta forma al direccionamiento de las operaciones de campaña, que parte de un análisis de las condiciones de enemigo, tiempo, terreno y medios de combate, a fin de establecer el uso más eficiente de las potencialidades de las propias tropas, dirigidas a lograr la derrota del adversario al menor costo material, humano, político y económico posible. Para algunos es el conjunto de acciones que se desarrollan en el campo de batalla y las medidas tomadas para conducir un enfrentamiento armado. Juegos de estrategia: género de juegos en los que se tiene en cuenta el análisis de las variables que inciden en la victoria o la derrota, para la definición de una propuesta de valor que direcciones las capacidades propias y explote las desventajas del adversario con el fin de obtener la victoria ya sea política, militar o económica.
Estrategia evolutiva: métodos computacionales que trabajan con una población de individuos que pertenecen al dominio de los números reales. Estrategia en el ajedrez: tiene que ver con la evaluación de posiciones de ajedrez y con la elaboración de objetivos y tácticas a largo plazo para los movimientos futuros. Estrategia de enseñanza: lo realiza el profesor. Estrategia de aprendizaje: lo realiza el alumno. Mapa estratégico: es el proceso de elaboración de una visión estratégica macro, propuesto por Kaplan y Norton, que normalmente precede a la implementación de un cuadro de mando integral. Patrón de diseño Estrategia: Un importante patrón de diseño de la ingeniería del software, perteneciente a la rama de patrones de comportamiento. En el ámbito de la administración de empresas es posible referirse a la "consistencia estratégica", cuando las acciones de una organización son coherentes con las expectativas de la Dirección, y éstas a su vez lo son con el mercado y su entorno.
Importancia de la factura y otros comprobantes de pago Algunas veces, cuando hacemos compras, no solicitamos el comprobante de pago de lo que hemos adquirido (factura, tiquete de caja, etc.). Es posible que no haya conciencia sobre la importancia que tiene este comprobante para el control de la recaudación de impuestos y por ende, para el financiamiento de las necesidades públicas de nuestro país. El impuesto general sobre las ventas es un tributo que paga el consumidor final de los bienes y servicios. El comerciante o el prestador de servicios que lo cobró en el precio del producto o servicio realizado, es quien debe ingresarlo a la caja única del Estado, es decir, él es el intermediario entre el consumidor que paga el impuesto y el Estado que lo recibe. Esto significa que en cada compra -por pequeño que sea el importe que abonemos- este impuesto está incorporado en el precio que pagamos. Un confite, un pantalón, una computadora…cualquier cosa que compremos que no esté exento de este impuesto, tiene en su precio final, el impuesto de ventas. La factura, el tiquete de caja o comprobante válido, que el comerciante nos entrega cuando realizamos la
compra del bien o del servicio, es un medio de control de pago del impuesto, lo que le obliga a depositar en la caja única del Estado ese importe que abonamos.
¿Por qué es importante exigir comprobante de pago? Existen cinco razones muy importantes, entre otras, para exigir el comprobante de pago: - No permitimos que el dueño del negocio se quede con el importe correspondiente al impuesto, ya que puede darse que esta persona que cobra el impuesto y no entrega factura, se deje este monto para sí, eso se llama evasión. - Como un mecanismo para minimizar o eliminar la evasión del impuesto de ventas, contribuimos a que el Estado tenga mayores ingresos y así pueda atender las necesidades básicas de todas y todos los costarricenses, como; educación, salud, infraestructura, mejora en las carreteras, ayuda económica a familias de escasos recursos y mucha otras más. - Si el artículo que compramos se encuentra defectuoso o el servicio que nos brindaron no satisface nuestras necesidades, con el comprobante de pago se puede reclamar por ese mal servicio que recibimos o que nos cambie el artículo, es decir, con la facturas puedes exigir que se respeten nuestros derechos como consumidores. - Con el comprobante de pago puedes demostrar que la mercancía o artículo que posees, es realmente tuyo. - Hace valer la garantía que tienen muchos artículos y servicios. ¿Cómo nos afecta la evasión de los impuestos? Si las personas no pagan sus impuestos, el Estado tendrá menos recursos para cumplir con nuestras necesidades públicas y por lo tanto todos nos vemos perjudicados. Recordemos que el Estado obtiene dinero únicamente cuando todos y todas pagamos los impuestos, lo cual permite el bienestar de nuestra sociedad y el desarrollo del país. Si todos tributamos, todos nos beneficiamos. Existen 4 tipos de comprobantes de pago: - Facturación preimpresa - Tiquetes de caja - Tiquetes emitidos por sistema computarizado
- Facturación electrónica
Límite de Crédito Cuando se aprueba crédito a tu nombre, el acreedor asigna un límite de crédito a tu cuenta. Este es el balance/saldo máximo que puedes tener y ayuda a mantener los cargos de tu tarjeta de crédito en niveles que puedas pagar. Cada uno de los emisores de tarjetas tiene sus propias normas para fijar los límites de crédito. Los siguientes son algunos de los factores que toman en cuenta para tomar su decisión: Tu ingreso mensual Deudas actuales (otras tarjetas de crédito, préstamos para vehículos, préstamos estudiantiles, etc.) El tiempo durante el cual has vivido en tu residencia actual Propiedad de vivienda El número de veces que has solicitado créditos Cuánto crédito necesitas o utilizas Puedes solicitar a tu empresa de tarjetas de crédito que aumente tu límite de crédito, pero la respuesta dependerá de tu situación financiera total. Puedes calificar para un límite de crédito más alto si tus ingresos han aumentado o tu deuda ha disminuido. También puedes calificar si pagas siempre a tiempo, pagas más que el pago mínimo adeudado o pagas todo el balance/saldo.
Orden de Compra y sus Características La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: - Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido - Número de orden de compra - Nombre y dirección del proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Términos de entrega y de pago - Cantidad de artículos solicitados - Número de catálogo - Descripción - Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. - Costo total de la orden - Firma autorizada El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.
Nota de Entrega Es un documento de SD que se utiliza para gestionar una entrega de mercancías o servicios a un cliente. La entrega proporciona la base para realizar las actividades de SD relacionadas con la preplanificación de material, el picking, la expedición, el transporte y la facturación.
Estructura de la Propuesta Para desarrollar nuestra propuesta decidimos primero Conocer cuáles son las necesidades en la Gerencia de Administración en cuanto a su estado actual, los pagos de cada proveedor y sus límites de crédito, luego pudimos Concretar las pautas para impartir conocimientos sobre los procesos de pago de facturas y el límite de crédito establecido para cada proveedor y por ultimo Desarrollar estrategias y lineamientos que permitan actualizar e incorporar nuevos lineamientos, para así estructurar un desarrollo correcto y eficaz para la recepción de facturas y emisiones de pago, todo esto se planifico por medio de Visitas a la organización, Mesas de trabajo y Seminarios y Talleres lo cual llevo un tiempo estimado de 7 Semanas y para lo cual nuestros recursos utilizados fueron: Papelería (Libretas, Lápices, Borradores, Sacapuntas, Resaltadotes), Refrigerios, Folletos y/o Trípticos, Fotos , entre otros y como lugar de desarrollo se utilizo el Salón de conferencias del Departamento de Administración de Grupo Oti, C.A.
Plan de Acción o Matriz de Planificación Objetivo Especifico
Tiempo
Conocer cuáles son las necesidades en la Gerencia de Administración en cuanto a su estado actual, los pagos de cada proveedor y sus límites de crédito.
Realizar un diagnostico
Concretar pautas para impartir conocimientos sobre los procesos de pago de facturas y el límite de crédito establecido para cada proveedor.
Realizar Discusión grupal
Actividades
Responsables
Visitas a la organización
El Grupo
Mesas de trabajo
El Grupo
Seminarios y Talleres
El Grupo
Duración 2 semanas
Duración 12 horas fraccionadas
Desarrollar estrategias Diseñar que permitan actualizar métodos y e incorporar nuevos procedimientos lineamientos, para así eficientes estructurar un desarrollo correcto y eficaz para la Duración recepción de facturas y emisiones de pago. 3 Semanas
Cronograma de Actividades FECHA
ACTIVIDADES
TIEMPO
Desde 15/11/2010 al 30/11/2010
Visitas a la organización
2 Semanas
Desde el 02/12/2010 al 12/12/2010
Mesas de Trabajo
12 Horas Fraccionadas
Desde el 12/01/2011 al 30/01/2011
Seminarios y Talleres
3 Semanas
CAPITULO III LA SISTEMATIZACION DE LOS RESULTADOS 1. La Ejecución Nuestra propuesta fue desarrollada finalizando la Fase II dado que por los estudios realizados y por la información obtenida en las Fases I y II, se siguió paso por paso lo que cada fase exigía y así pudimos obtener una propuesta específica y a la vez ideal para nuestra carrera, la cual fue desarrollada luego de definir el problema y analizar todo lo obtenido en nuestro estudio dentro de la organización. La Propuesta fue desarrollada en si por medio de la observación y las encuestas realizadas tanto como al personal como a los proveedores de Grupo Oti, C.A, la cual nos llevo a realizar visitas consecuentes a la organización para analizar el proceso actual y estudiar los pro y los contra del mismo, para ellos se realizaron mesas de trabajo en la que nos reuníamos con la Gerencia de Administración para analizar como se iba a desarrollar nuestra propuesta, para luego dedicarnos al taller de Procesos Administrativos el cual luego de realizarse nos permitió que la Organización decidiera hacer una reestructuración interna de sus lineamientos y parámetros para así poder lograr la meta propuesta. La Gerencia de Administración conjuntamente con el facilitador, el personal Administrativo y los participantes del proyecto nos reunimos para diseñaron nuevos lineamientos, los cuales luego de su aprobación fueron comunicados al resto de personal y a los proveedores, lo cual a sido de gran impacto en relación a todo debido al cambio y mejoras que se proyectan luego de esta reestructuración. Al realizar varias visitas pudimos observar un gran cambio de manera positiva ya que se esta realizando un proceso eficiente por parte de la empresa y los proveedores, eso se pudo constatar al observar que se están realizando las ordenes de compra en su debido momento y al a vez se recibe la factura sin atraso alguno y por ende los cheque están siendo entregados dentro de los limites de créditos establecidos por cada proveedor.
2. La Evaluación Como instrumento de evaluación decidimos usar el Cuestionario de preguntas tanto al personal como a los Proveedores de Grupo Oti, C.A. Luego de aplicar el instrumento y evaluar el resultado la se llego a la conclusión que el personal administrativo y los proveedores tienen conocimientos sobre el proceso actual y cuales son las actividades que se deben realizar con el nuevo proceso diseñado.
Pudimos notar que el proceso a mejorado con los nuevos lineamientos, tanto como para el personal como para los proveedores, ya que se están respetando todos los parámetros desde el inicio hasta el final que es el pago puntual a los proveedores, los cuales el ultimo mes no han recibido quejas del proceso, al contrario consideran que el cambio ha sido positivo para ambas partes y esperan se mantenga este proceso. Nuestro proyecto ha causado un gran impacto en el Departamento de Administración de Grupo Oti, C.A, ya que tanto como el personal y los proveedores poseen conocimientos actuales sobre el nuevo proceso administrativo, esto les permite un manejo del mismo con mayor eficiencia y rapidez, en relación a los pagos de proveedores a traído como ventaja que muchos de los proveedores que exigían el pago de contado le brinden a la organización crédito desde 7 a 30 días, debido a sus nuevos lineamientos y a su aplicación. Al finalizar nuestra evaluación se pudo notar que en la organización Grupo Oti, C.A están muy agradecidos e impresionados con lo que se puede lograr con el Modelo de acción participación demostrando que al contrario de las tesis, los proyectos sociointegradores brindan mayores aportes y estos se pueden aplicar con mayores bases y conocimientos siempre y cuando se sigan los parámetros establecidos por la organización y mas aun si dan como resultados mejoras para la organización y enseñanzas para los participantes como los logrados con nuestro proyecto.
3. Recomendaciones Es de gran importancia recalcar lo indispensable que es para nosotros los participantes el desarrollo de nuestro proyecto dentro de la organización privada, ya que en la misma es la primera vez que se aplica este modelo y por ende es recomendable que dichas empresas accedan un poco mas a dar apoyo a los estudiantes en relación a los proyectos sociointegradores, lo ideal es que sean aplicados y no ignorados. En nuestro caso logramos nuestra meta en la organización que se eligió, desde el principio hasta el final nos aportaron toda la información y apoyo necesario sin restricciones ni contratiempos, pero es importante destacar que no todas las organizaciones tienen la misma política en relación a los proyectos y muchos de nuestros compañeros se vieron afectados por la poca ayuda prestada en algunas organizaciones, esperamos nuestro proyecto sirva de ejemplos para muchos. Sin olvidar que debemos recordar siempre que nuestro deber es aprender y aportar enseñanzas para así demostrar que si se lucha se logran las metas trazadas.
BIBLIOGRAFÍA Hvmanitas, M. (2008) Cómo se Organizacional. Caracas, Venezuela.
Elabora el Proyecto de Investigación.
Dirección General de Currículo y Programas Nacionales de Formación del Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior. Lineamientos Curriculares para Programas de Formación (2009) Caracas, Venezuela. Instituto Universitario Experimental de Tecnología Andrés Eloy Blanco.
Manual
para el informe final del Proyecto Sociointegrador de los PNF. (2010) Barquisimeto, Venezuela.
Fernández C., P. Procesos Administrativos. In: la actualidad, Nº285, Marzo, 2010. Disponible: http://www.proc.admond.actuales.com.br/aj/da0027.htm.
Rodríguez., S. D. Nuevas Estrategias Administrativas. Diseño on line de lineamientos administrativos, Nº01301, Septiembre, 2010. Disponible: http://www.estrategiaslineamientosadministracion.com.ve/htm.
ANEXOS
