Panamá, 23 de julio de 2013
Señor XXXXXXXXXXXXX Gerente General XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX Estimado señor XXXXXX: De acuerdo a lo solicitado, nos es grato someter a su consideración nuestra Oferta de Servicios para realizar la Auditoría especial del Área de Inventario de la Bodega XXXXX. A continuación le presentamos nuestra oferta de servicios en donde encontrará los antecedentes, objetivos, alcances, metodología, condiciones, tiempo, costo y forma de pago: I. OBJETIVOS El objetivo principal de los inventarios es proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocándolos a disposición en el momento momento indicado, indicado, permitien permitiendo do satisfacer satisfacer correctam correctamente ente las necesidade necesidadess rea eale less de la em empr pres esa a a las las cual cuales es debe debe perm perman anec ecer er co cons nsta tant ntem emen ente te adapt adaptad ado. o. Por lo tant tanto o la gest gestió ión n de inve invent ntari arios os debe debe se serr aten atenta tame ment nte e controlada y vigilada. Considerando lo anterior, anterior, el objetivo objetivo de esta auditoría especial será determinar con exactitud las deficiencias y debilidades del área de inventario dentro de la empresa y conocer las posibles consecuencias de las fallas en el sistema de control interno para así generar las debidas recomendaciones recomendaciones y correctivos necesarios. II.
ALCANCES DE DE LA LA AU AUDITORÍA
El alcance de la Auditoría comprende: 1.
Eval Evalua uaci ción ón del del Área Área de Alma Almacé cén n en en lo lo que que cor corre resp spond onde e a: Controles Internos Normas y procedimientos
Manuales de funcionamiento Capacitación del Personal Procedimientos administrativos y normas del área de compras Planes de trabajo Seguridad física
2.
Evaluación del Sistema de Gestión de Inventario a. Evaluación del Sistema de Gestión de Inventario en operación (flujo de información, procedimientos, documentación, reportes, organización de archivos, controles, utilización del sistema, agregados, entre otros) b. Evaluación del avance de los sistemas en desarrollo (agregados) y congruencia con el diseño general c. Evaluación de prioridades y recursos asignados (humanos y equipos de cómputo), capacidad y utilización. d. Seguridad física del sistema de gestión de inventario, su confidencialidad y respaldos.
III.
METODOLOGIA
La metodología de investigación a utilizar en la auditoría se presenta a continuación: 1.
Para la evaluación del Área de Almacén se llevará a cabo las siguientes actividades: Solicitud de los estándares utilizados y programa de trabajo Aplicación del cuestionario al personal Análisis y evaluación de la información Recorridos, flujo gramas, pruebas de funcionamiento Elaboración del informe
2.
Para la evaluación del Sistema de Gestión de Inventario tanto en operación como en desarrollo se llevarán a cabo las siguientes actividades: Solicitud del análisis y diseño de los sistemas en desarrollo y en operación (agregados) Solicitud de la documentación de los sistemas en operación (manuales técnicos, de operación del usuario, normas y procedimientos, reportes)
Pruebas de funcionamiento, recorridos, Recopilación y análisis de los procedimientos administrativos del sistema (flujo de información, formatos, reportes y consultas) Análisis de tipos de claves, control, seguridad, confidencial y respaldos Análisis del avance de los proyectos en desarrollo, prioridades y personal asignado Entrevista con los usuarios de los sistemas Evaluación directa de la información obtenida contra las necesidades y requerimientos del usuario Análisis objetivo de la estructuración y flujo del sistema de gestión de inventario Análisis y evaluación de la información recopilada Elaboración del informe
3. Para la evaluación de los equipos se levarán a cabo las siguientes actividades: Solicitud de los estudios de viabilidad y características de los equipos actuales, proyectos sobre ampliación de equipo, su actualización Solicitud de contratos de compra y mantenimientos de equipo y sistemas Solicitud de contratos y convenios de respaldo Solicitud de contratos de Seguros Elaboración de un cuestionario sobre la utilización de equipos, memoria, archivos, unidades de entrada/salida, equipos periféricos y su seguridad Visita técnica de comprobación de seguridad física de las instalaciones del Área de Almacén Evaluación de la información recopilada, obtención de gráficas, porcentaje de utilización de los equipos y su justificación
4.
Elaboración y presentación del informe final (debilidades, conclusiones y recomendaciones)
IV.
ACEPTACIÓN
Mucho les sabremos agradecer nos confirmen por escrito su decisión al respecto o nos firmen una copia de la presente en señal de aceptación.
Quedamos a su disposición para aclarar cualquiera de los puntos tratados en esta propuesta y le agradecemos altamente la oportunidad que nos brindan de ofrecerles nuestros servicios. Muy atentamente,
