Manual de Apoyo Administracion de Bodega 2009

FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO

FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

ADMINISTRACION DE BODEGA CON COMPUTACION I.

DESCRIPCION DEL CURSO

Este curso de capacitación te entregara las herramientas computacionales y administrativas para la optimización de los procesos de almacenamiento, distribución y abastecimiento. El uso de estas herramientas te permitirá minimizar costos y maximizar utilidades dentro de la actual industria logística moderna y con ello te permita rápidamente entrar al mundo laboral. II.

OBJETIVOS GENERAL

Optimizar los recursos dentro de la bodega con el uso de herramientas computacionales y administrativas. III.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

•

Utilizar planillas de cálculo.

•

Reconocer sistema informático administración de bodega FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

IV.

•

Identificar modelos de inventario

•

Operar bodegas de insumos y materiales

•

Adquirir insumos y materiales

•

Aplicar técnicas de higiene y seguridad

OBJETIVOS ESPERADOS DE ESTE MANUAL

•

Entregar una clara pauta de desarrollo de contenidos y ejemplos.

•

Permitir al formador como al beneficiario realizar clases bidireccionales

•

Optimizar tiempos de cada competencia evitando eventuales improvisaciones.

MODULO 1: INTRODUCCION A LA BODEGA

OBJETIVO ESPERADO Reconocer la importancia de los procesos productivos en la industria moderna considerando ventajas y debilidades en sus distintos tipos de procesos. •

DEFINICION DE INDUSTRIA


La industria es el conjunto de procesos y actividades que tienen como finalidad transformar las materias primas en productos elaborados. Existen diferentes tipos de industrias, según sean los productos que fabrican. Por ejemplo, la industria alimentaría se dedica a la elaboración de productos destinados a la alimentación, como el queso, los embutidos, las conservas, las bebida, etc. Para su funcionamiento, la industria necesita materias primas y fuentes de energía para transformarlas. Al mismo tiempo es necesario la creación de una red de transporte que facilite el traslado de los recursos naturales a las fábricas y la distribución de los productos ya elaborados.

•

TIPOS DE INDUSTRIA  INDUSTRIA PRIMARIA: Encargada de la extracción recursos naturales tales como minerales, metales, frutas, hortalizas, madera, salmonera, entre otros.  INDUSTRIA SECUNDARIA: Encargada de la transformación de toda materia prima para generar un producto elaborado tales como mantequillas, automóviles, computadoras, entre otros.


 INDUSTRIA TERCIARIA: Encargada de prestar servicios al mercado tales como supermercado, bodegas, entidades financieras y gubernamentales, entre otros.

•

DEFINICION DE EMPRESA FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Es un conjunto de personas organizadas que comparten un mismo objetivo. Ejemplo de ello son empresa alimenticias (SOPROLE, CAROZZI, NESTLE), Plástico (ELSACO, HADDAD, OTROS), Deportivas (Colo-Colo, Palestino, U. de Chile, otros), entre otros ejemplos. •

CLASIFICACION DE EMPRESAS



•

PROCESOS DE PRODUCCION

MODULO 1: INTRODUCCION A LA BODEGA FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

•

TIPOS DE PROCESOS PRODUCTIVOS

Los procesos productivos, de acuerdo a su continuidad, son de tipo:

•



Intermitentes



En Serie o Repetitivo



Continuos

PLANIFICACION Y CONTROL DE PROCESOS Todos los procesos de producción deben ser planeados y verificados a fin de que el producto obtenido genere una óptima satisfacción. La programación puede ser

definida como la determinación del momento y lugar en que han de realizarse cada una de las operaciones necesarias para la elaboración de un producto. Planificar la secuencia de trabajo, de manera que los productos se terminen dentro del plazo previsto. 1. Minimizar los tiempos muertos de los operarios. 2. Minimizar los tiempos muertos de las máquinas. 3. Minimizar los tiempos auxiliares de las máquinas. 4. Minimizar los tiempos de espera de los materiales. 5. Contribuir a mantener un equilibrio entre carga, instalaciones y personal. 6. Detectar productos y centros de producción conflictivos. 7. Aportar información básica para la estimación de plazos de entrega.



•

HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN PROCESOS DE PROGRAMACIÓN Y PRODUCCIÓN.

 CARTA GANTT: La Carta Gantt ilustra la duración y las relaciones de tiempo entre las actividades de un proyecto en forma gráfica. Activid ad

Después de

Duración de la Actividad

A

-

4 semanas

B

A

6 semanas

C

A

2 semanas

D

B

2 semanas

E

C

8 semanas

F

D-E

4 semanas



 MALLA PERT: La Malla PERT es utilizada como una herramienta cuantitativa de planificación y control, lo que permite a los administradores contar con un modelo de optimización

que entregue la solución óptima de una

secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan de acción. También permite al administrador programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo necesario para completarlo. Como herramienta de control, la Malla PERT facilita las actividades de control, permitiendo la comparación del tiempo real con el planificado.



•

¿QUE ES BODEGA? Es el lugar físico donde se almacenan una serie de productos tales como Químicos, Textiles, Alimenticios, Electrónicos, entre otros Que serán ubicados en recintos exclusivos para ellos, con el objetivo que su distribución sea lo más optimo posible.


MODULO 1: OPERAR BODEGAS DE INSUMOS Y MATERIALES •

COMPETENCIA 1: SOLICITA INSUMOS Y MATERIALES

OBJETIVO ESPERADO Solicitar Materiales e insumos en un almacén a través de procedimientos internos de la empresa con la ayuda de mecanismos de chequeo y solicitudes. •

INSUMOS

El insumo es un bien consumible utilizado en el proceso productivo de otro bien. Este término, equivalente en ocasiones al de materia prima, es utilizado mayormente en el campo de la producción agrícola. Los insumos usualmente son denominados: factores de la producción, o recursos productivos.


En

general

los

insumos

pierden

sus

propiedades

y

características

para

transformarse y formar parte en el producto final. Para el caso de servicios se alude a los recursos de entrada al proceso cuyo flujo de salida es el servicio entregado.


EJEMPLOS DE INSUMOS

Muebles: madera, clavos y pegamentos, sierra, router. Harina: trigo. Salsa de tomates: Tomates, cebolla, ajo, aceite, sal y pimienta. •

MATERIALES

Los materiales son elementos agrupados en un conjunto el cual es, o puede ser, usado con algún fin especifico. Los elementos del conjunto pueden tener naturaleza real (ser cosas), naturaleza virtual o ser totalmente abstractos. •

EJEMPLOS DE MATERIALES

Por ejemplo, el conjunto formado por cuaderno, lápiz, borrador, juego de geometría, etc. se le puede denominar materiales escolares. El conjunto de cemento, acero, grava, arena, etc. se le puede llamar materiales de construcción. Se habla de material FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

educativo refiriéndose a cosas como libros, aulas, folletos, etc.; pero también contener elementos abstractos como el conocimiento divulgado en los libros, la didáctica, apoyo multimedia y audiovisual. El material puede ser simple o complejo.

MODULO 1: OPERAR BODEGAS DE INSUMOS Y MATERIALES

•

CONTROL DE INSUMOS Y MATERIALES

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. • 

ELEMENTOS DEL CONTROL Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.



Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.



Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.



•

Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores. REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA



Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.



Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.


•

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: 

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.



Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.



Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida. 

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el


principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.



Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

•

AREAS DE CONTROL FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo. Las principales áreas de control en la empresa son: 

Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:



Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades


producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.



Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).



Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.



Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos. FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA



Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto sub-ensamblados como terminados, entre otros.



Control

de

operaciones

Productivos:

Fijación

de

rutas,

programas

y

abastecimientos, entre otros. 

Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.



Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros.



FACTORES DE EXITO

FACTORES DE ÉXITO

EFICACIA

DEFINICIÓN

Cumplimiento de metas. Mide el

•

Adecuación de recursos

grado porcentual de

•

Costo-Efectividad

•

Costo-Beneficio

•

Metas formuladas

Congruencia entre lo planificado

•

Cumplimiento de metas

y los logros obtenidos en el

•

Logros

•

Gestión

•

Pertinencia

•

Impacto

•

Oportunidad

cumplimiento con respecto a una meta

EFECTIVIDAD

ASPECTOS CLAVES

tiempo.

RESULTADO/RELEVANCIA

Para qué se investiga. Mide el total alcanzado.


Capacidad transformadora del PRODUCTIVIDAD

conocimiento producido. Mide la relación costo-producto

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

¿Con qué se dispone y cuánto se

•

Cobertura

•

Costos

•

Calidad

•

Humanos

•

Materiales

•

Financieros

requiere?



•

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA LA SOLICITUD





•

NOTA DE PEDIDO



•

PROCEDIMIENTOS DE SOLICITUD

 PERSONA O DEPARTAMENTO SOLICITANTE 1. Se realiza la solicitud de material o artículos  SOLICITANTE 2. El solicitante debe llenar un formato (vale) que respalde el préstamo. 3. Registrar datos relacionados al solicitante, tales como dirección a la que pertenece, días de préstamo, entre otros. 4. Debe firmar de recibido el solicitante  RESPONSABLE DE BODEGA 5. Una vez firmado el vale, se entrega el artículo solicitado, junto con una copia del vale. 6. Vigilar que se haya realizado la devolución del (os) artículo (s) 7. Se realizo la devolución 8. El responsable deberá firmar de qué ha recibido el artículo 9. Girar un oficio al Presidente, Contraloría y Tesorería para informar del hecho y tomar las medidas correspondientes. 10. Elaborar Oficio



 DIRECTOR RESPONSABLE 11. Presentarlo para firma al director del área a la que pertenece la bodega 12. Firmarlo y verificar el hecho RESPONSABLE DE BODEGA 13. Enviarlo a las tres partes antes mencionadas 14. Archivar copia  AREAS DE CONTROL 15. Dar seguimiento



COMPETENCIA 2: RECIBE, ALMACENA Y CONTROLA LOS INSUMOS Y MATERIALES

OBJETIVO ESPERADO Recepcionar, elaborar, almacenar y controlar materiales e insumos para bodega. •

CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y CARGA

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Es el proceso de planificación de las “entradas o llegadas” de mercaderías, descarga y verificación de los productos tal y como se solicitaron actualizando los registros de entrada de materiales. • Recibir los bienes y descargar los vehículos de forma rápida y eficiente • Controlar que las cantidades y calidades recibidas sean las correctas • Preparar para el proceso de almacenamiento • Realizar actividades de valor agregado (etiquetar, codificar, embalar, etc.) FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

• Evaluar proveedores según estándares de llegada (tiempo, servicio, infraestructura, productos, etc). MODULO 1: OPERAR BODEGAS DE INSUMOS Y MATERIALES

Esquema de Recepción de Insumos y Materiales





•

EQUIPOS DE TRASLADO Y DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS.











•

DISTRIBUCIÓN FÍSICA LAYOUT

DISEÑO DE LAS INSTALACIONES

Debe incluir: •

Número de Plantas: preferentemente almacenes de una planta.

•

Planta del almacén: diseño en vista de planta de la instalación.

•

Instalaciones principales: calumniado, instalación eléctrica, ventilación, contra incendios, seguridad, medioambiente, eliminación de barreras arquitectónicas.

•

Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener presente la resistencia al movimiento de las máquinas, la higiene y la seguridad.



El lay-out de un almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos que en él se dispongan. Así, un almacén alimentado continuamente de existencias tendrá unos objetivos de lay-out y tecnológicos diferentes que otro almacén que inicialmente almacena materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Cuando se realiza el lay-out de un almacén, se debe considerar la estrategia de entradas y salidas del almacén y el tipo de almacenamiento que es más efectivo, dadas las características de los productos, el método de transporte interno dentro del almacén, la rotación de los productos, el nivel de inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparación de pedidos.




Ejemplo de Lay-out:



El correcto diseño de las instalaciones del almacén y su lay-out aporta un adecuado flujo de materiales, minimización de costos, elevados niveles de servicio al cliente y óptimas condiciones de trabajo para los empleados. Modelos de Organización Física de los Almacenes Si la empresa ha optado por gestionar ella misma el almacén, debe decidir el modelo de gestión a aplicar a nivel operativo. Existen,

fundamentalmente,

dos

tipos

de

modelos

de

gestión

operativa de los almacenes. Se denominan: Almacén organizado y almacén caótico.



GESTIÓN DE ALMACÉN ORGANIZADO Principio: Cada referencia tiene asignada una ubicación o posición específica en el almacén y cada ubicación tiene asignadas referencias específicas. Características: •

Facilita la gestión manual del almacén.

•

Necesita preasignación de espacio (independientemente de existencias)

GESTIÓN DE ALMACÉN CAÓTICO Principio: No existen ubicaciones pre-asignadas. Los productos se almacenan según disponibilidad de espacio y/o criterio del Jefe de Almacén. Características: •

Dificulta el control manual del almacén. FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

•

Optimiza la utilización del espacio disponible en el almacén.

•

Acelera el almacenamiento de las mercaderías recibidas.

•

Requiere de sistemas de información electrónicos.





•

CALCULO DE ÁREA Y VOLUMEN

 VOLUMEN:

Es

la

cantidad

de

espacio

que

ocupa

un

cuerpo.

El volumen es una magnitud física derivada. La unidad para medir volúmenes en el Sistema Internacional es el metro cúbico (m3) que corresponde al espacio que hay en el interior de un cubo de 1 m de lado. Sin embargo, se utilizan más sus submúltiplos, el decímetro cúbico (dm3) y el centímetro cúbico (cm3). Sus equivalencias con el metro cúbico son:

1 m3 = 1 000 dm3 1 m3 = 1 000 000 cm3

Para medir el volumen de los líquidos y los gases también podemos fijarnos en la capacidad del recipiente que los contiene, utilizando las unidades de capacidad, especialmente el litro (l) y el mililitro (ml). Existe una equivalencia entre las unidades de volumen y las de capacidad:

1 l = 1 dm3

1 ml= 1 cm3



 AREA: Es la extensión o superficie comprendida dentro de una figura (de dos dimensiones), expresada en unidades de medida denominadas superficiales. Para superficies planas el concepto es intuitivo. Cualquier superficie plana de lados rectos puede triangularse y se puede calcular su área como suma de sus triángulos.

TABLA DE ÁREAS Y VOLÚMENES

cuadrado

triángulo

A = a2

A=B·h/2

rectángulo

romboide

A=B·h

A=B·h

rombo

trapecio

A=D·d/2

A = (B + b) · h / 2 círculo

polígono regular A = π · R2 A=P·a/2

(1)

P=2·π·R


corona circular

sector circular

A = π · (R2 − r2)

A = π · R2 · n / 360

cubo

cilindro

A = 6 · a2

A = 2 · π · R · (h + R)

V = a3

V = π · R2 · h

ortoedro

cono

A = 2 · (a·b + a·c + b·c)

A = π · R2 · (h + g)

(2)

V=a·b·c

V = π · R2 · h / 3

prisma recto

tronco de cono

A = P · (h + a)

A = π · [g·(r+R)+r2+R2]

V = AB · h

(3)

V = π · h · (R2+r2+R·r) / 3

tetraedro regular

esfera

A = a2 · √3

A = 4 · π · R2

V = a2 · √2 / 12

V = 4 · π · R3 / 3



•

ALMACENAMIENTO

Es el proceso operativo preocupado de resguardar y conservar las condiciones originales de los productos con los mínimos riesgos para ellos, las personas y compañía, optimizando el espacio físico del almacén. • Planificar y programar el espacio de almacenamiento • Administrar y organizar el movimiento de materiales • Determinar los lugares devoluciones, mermas, etc.

de

Racking,

pasillos,

packing,

• Mantener los lugares de almacenamiento en las condiciones óptimas • Establecer los procedimientos para almacenar y retiro de productos.





•

CLASIFICACIÓN DE LOS ALMACENES

Existe una gran variedad de instalaciones de almacenamiento, según las diferentes clasificaciones que susceptibles de realizarse:


CLASIFICACIÓN •

•

•

•

Según su régimen jurídico

Según su función logística

Según su estructura y técnicas de manipulación

Según la naturaleza de los elementos almacenados

TIPO DE ALMACÉN • •

Propio Leasing

•

En alquiler

• •

Central Local

•

Regional

•

De tránsito

• •

Convencional Paletizados

•

En Bloque

•

Compacto drive-in

•

Dinámicos

•

Móviles

•

Semiautomáticos y automáticos

•

Autoportantes

• •

Materias primas Semielaborados

•

Productos terminados

•

Materiales auxiliares

•

Recambios

•

Documentación



•

ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN

Como en el resto de las funciones logísticas, la Gestión de Almacenes se caracteriza por su posición heterogénea en los organigramas. Habitualmente este proceso ha sido subordinado a las funciones productivas de las empresas como proceso soporte a ellas. Sin embargo, la propia evolución de los almacenes hacia una posición más activa dentro del negocio y la consolidación de la Logística como área clave, han provocado la migración del Almacén hacia puestos de mayor responsabilidad y autonomía. Entre las diferentes disposiciones dentro de un organigrama, la gestión del almacén suele colgar de los procedimientos de Compras, Producción o Logística, y siempre en los niveles inferiores, a excepción de las organizaciones o centros de trabajo entre cuyas actividades principales está el almacenamiento. Aplicando la perspectiva de la gestión por procesos, el organigrama interno de un almacén puede estar constituido por responsables de cada subproceso. Así, e independientemente del tamaño de la empresa y, en particular, de los almacenes, la Gestión de un almacén estará constituida por responsables para cada uno de los procesos que se han descrito a lo largo del presente texto.



El responsable de Almacén es el encargado de que las actividades que se llevan a cabo en el almacén se ejecuten de acuerdo a la planificación y organización de la cual también es responsable, mientras que los otros tres responsables lo hacen de sus correspondientes subprocesos. El responsable de Recepción debe controlar y supervisar las actividades que se realizan desde la entrada de la mercadería hasta su traslado a la zona de almacenamiento estable, lo que implica las inspecciones de recepción, la identificación y su mantenimiento en zona temporal hasta su traslado a una zona de almacén definitiva.


El responsable del Almacenamiento abarca en su ámbito de actuación la ubicación de las mercaderías en las zonas más apropiadas, así como su conservación en las mejores condiciones. MODULO 1: OPERAR BODEGAS DE INSUMOS Y MATERIALES

El responsable de Movimiento debe asegurar que se cumplan las normas de traslado de la mercadería almacenada entre zonas de almacén o su salida de almacén hacia procesos que le aporten valor agregado al producto o al exterior para su despacho a cliente o a otra instalación de la compañía.



DESPACHA INSUMOS, MATERIALES Y REGISTRA LA INFORMACIÓN

OBJETIVO ESPERADO Conocer la importancia de la logística en la industria moderna en función de la distribución de mercadería. •

LOGISTICA

En la actualidad existen varias definiciones genéricas respecto a su definición, siendo una de ellas la dada por el COUNCIL OF LOGISTICS MANAGEMENT, cual es:

“...El proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y el almacenaje de materias primas, productos semielaborados o terminados, y de manejar la información relacionada desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer los requerimientos de los clientes”. Etimológicamente, la palabra logística proviene del griego “logistikos”, que significa “saber calcular”. Los romanos también usaban la palabra logística al referirse a la administración de ejércitos y “logísticos” se les denominaba a un grupo de científicos médicos

que

basaban

sus

teorías

en

la

observación.


Se define oficialmente a la Logística como el proceso de planificar, llevar a la práctica, controlar el movimiento y almacenamiento, de forma eficaz y con costos efectivos en las


materias primas, productos en fabricación y productos terminados, y toda la información con ello relacionada, desde el punto de origen hasta el lugar del consumo, con el fin de actuar

conforme

a

las

necesidades

del

cliente.

Sencillamente es la ciencia y el arte de que los productos adecuados lleguen al lugar adecuado en la cantidad adecuada en el momento adecuado para satisfacer las demandas del cliente, manteniendo permanente control e información. “The United Kingdom Institute of Logistics” (Instituto de Logística del Reino Unido) lo define de forma más sucinta como “la colocación de recursos en relación con el tiempo”. También se ha definido como “la gestión de inventarios en movimientos y estacionarios”. “Las funciones de la logística son planificar, coordinar, gestionar y controlar el conjunto de las actividades

de compras, transporte, almacenamiento, manipulación

y

administración de los Stocks en el flujo de materias primas, partes y piezas, productos semielaborados y terminados, desde la fuente de consumo, para satisfacer la demanda al menor costo, incluidos los flujos de información y control.”



Por algún tiempo, el término logística se confundió con aquellos de estrategia y táctica, hasta cuando el general suizo Henri de Domini, en el siglo XVIII, señaló las diferencias entre éstos: “La logística es el arte práctico de mover los ejércitos, el detalle material de las marchas, la instalación de los campamentos, en una palabra, la ejecución de las combinaciones de la estrategia y de la táctica. El interés en los negocios por el proceso logístico vino sólo después y de una manera parcial como un resultado de la Segunda Guerra Mundial. Los historiadores militares han observado que las potencias extranjeras resultaron victoriosas en la guerra, principalmente por sus capacidades superiores en Logística. En Europa a los alemanes se les negó el acceso al combustible necesario y sus capacidades de transporte y de producción fueron minadas por repetidos ataques aéreos. Fue el control sobre las MODULO 1: OPERAR BODEGAS DE INSUMOS Y MATERIALES líneas de suministro lo que permitió ganar la guerra. Pocos argumentarían que las tropas aliadas lucharon duro o con más valentía que sus enemigos. Ellas simplemente agotaron al enemigo recortándole

su

abastecimiento

necesario

y

su

capacidad


productiva.

Después de esta guerra se reconoció que las habilidades logísticas podían ser utilizadas en la industria y empresas. Antes de esa época, las empresas industriales tenían gerentes de tráfico, gerentes de compras y gerentes de producción, quienes rara vez se comunicaban entre sí, recordamos en ello el periodo de departamentalización. Poco a poco se admitió que una integración entre suministros, transporte, almacén, control de inventario y producción, podría mejorar la rentabilidad de cualquier compañía manufacturera. Más tarde se aceptó que las mismas habilidades podrían ayudar a los Mayoristas y a los Detallistas. Mediante la Logística las empresas industriales y comerciales llevan a cabo tareas similares a las que se cumplen en el Campo Militar: - Adquisición de Materias Primas y Equipos. - Entrega apropiada de los Productos a los Consumidores.


•

TIPOS DE LOGISTICA FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

 Logística de compra La logística de compra incluye la gestión de los flujos físicos, de información y administrativos siguientes: •

La planificación del aprovisionamiento desde los proveedores de acuerdo con las previsiones de producción o venta.

•

La ejecución del aprovisionamiento y de los transportes y otras operaciones de importación relacionados.

•

La gestión de la relación con los proveedores (con objetivo de la mejora del servicio y la reducción de los costes logísticos).

 Logística de distribución La logística de distribución incluye la gestión de los flujos físicos, de información y administrativos siguientes: •

La previsión de la actividad de los centros logísticos.

•

El almacenamiento.

•

El traslado de mercancías de un lugar a otro del almacén con los recursos y equipos necesarios.

•

La preparación de los pedidos o la ejecución de cross docking (tránsito).



•

Algunas veces, la realización de pequeñas actividades de transformación del producto. (kitting, etiquetado…)

•

El transporte de distribución hasta el cliente.

 Logística inversa La logística inversa incluye la gestión de los flujos físicos, de información y administrativos siguientes: •

Recogida del producto en las instalaciones del cliente.

•

Puesta en conformidad, reparación, reintegración en stock, destrucción, reciclaje y almacenaje.



•

LA LOGÍSTICA EN LA INDUSTRIA.

Pese a lo anterior, existen dos diferencias entre la Logística Militar y la Logística Empresarial. En la primera la eficiencia no se mide por un éxito financiero y la reducción de gastos está lejos de ser la prioridad en tiempos de guerra, mientras que para la Logística Empresarial o Logística Comercial estos dos aspectos son determinantes en su gestión diaria. Observaremos entonces que sobre Logística hay muchas y variadas definiciones y aunque todas ellas tienen puntos en común, presentan también diferencias al no abarcar por completo el concepto. Una de las tantas definiciones utilizadas nos describe el contexto sobre el que actúa la Logística: “Conjunto de actividades que tienen como objetivo la ubicación, al más bajo costo posible, de una cantidad determinada de un producto en el lugar y en el momento en los que exista una demanda”. Conforme a lo anterior, el proceso logístico atraviesa las cuatro áreas básicas que conforman la misión de las empresas manufactureras: • Fabricar el Producto que corresponda a lo demandado por el Cliente. • Hacer que ese Producto esté disponible para los requerimientos del Cliente. • Trasladar el Producto hasta el lugar donde el Cliente lo solicite.


• Entregar el producto según el plazo acordado (tácita o expresamente) con el Cliente. MODULO 1: OPERAR BODEGAS DE INSUMOS Y MATERIALES

Sin embargo, en dicho proceso, las empresas fabriles deben saber diferenciar la “Logística de Producción” de la “Logística de Distribución”, sin perder la visión global, concatenada y funcional de las dos.

•

ESLABONES DE LA LOGÍSTICA.

El papel de la distribución de una economía de mercado es eliminar las disparidades que existen entre la oferta y demanda de bienes y servicios.

La dirección de la distribución comprende un conjunto de actividades básicas, que se pueden agrupar en las siguientes: 1º Diseño y selección del canal de distribución.

Implica determinar la forma básica de que la empresa distribuya sus productos, lo que supone establecer los fundamentos de la estrategia de distribución.

2º Localización y dimensión de los puntos de venta

Implica determinar el número, emplazamiento, dimensión y características de los puntos de


venta.


3º Logística de la distribución o distribución física

Incluye las actividades de transporte, almacenamiento, realización de pedidos, gestión de existencias, embalaje y entrega del producto.

4º Dirección de las relaciones internas del canal de distribución:

Implica establecer y mejorar las relaciones de cooperación, mantener la armonía y evitar o solucionar los conflictos que se originen con los miembros del canal situados a distinto nivel.

•

CONCEPTO DE DISTRIBUCIÓN

La distribución es el instrumento de marketing que relaciona la producción con el consumo. su misión es poner el producto a disposición del consumidor final en la cantidad demandada, en el momento en que lo necesite y en el lugar donde desea adquirirlo.

Así la distribución crea tres utilidades básicas:


1º Utilidad de tiempo: pone el producto a disposición del consumidor en el momento en que lo precisa; el producto está en las estanterías esperando a que el consumidor lo solicite y evitándole que tenga que comprar y guardar grandes cantidades de producto.


2º Utilidad de lugar: a través de la existencia de suficientes puntos de venta próximos al consumidor, ya sea un hipermercado o un centro comercial.

3º Utilidad de posesión: con la entrega para el uso o consumo del producto. Existen dos conceptos distintos de distribución: 1. Desde el punto de vista del micromarketing: la distribución comprende el conjunto de tareas que se ejecutan desde que el producto, bajo su forma normal de utilización, entra en el almacén de manufacturas del fabricante hasta que se entrega al consumidor y se prestan los servicios que integran la oferta, así como con la organización, administración y

control

de

esas

tarea

2.- Desde el punto de vista del macromarketing: la distribución es un sistema integrado por divisiones institucionales que se encargan de que todos los productos dedicados al intercambio, desde que son


materias primas hasta que se convierten en productos para el consumo, fluyan de manera adecuada y estén a disposición de los clientes cuándo, cómo y en la forma en que éstos los necesiten.


•

FUNCIONES DE LA DISTRIBUCIÓN. a) transportar desde los lugares de la fabricación a los lugares de consumo. b) fraccionar (picking), es decir, poner los productos fabricados en porciones y en condiciones que se corresponden con las necesidades de los clientes. c) almacenar. d) surtir. e) contactar. f) informar.



TRANSPORTE LOGISTICO










• EXPEDICIÓN O DESPACHO

Es el proceso encargado de organizar las salidas de los productos del almacén con destino hacia clientes, proveedores, etc. • Programar la distribución y el transporte (definiendo ruteo de entregas) • Consolidación de Carga (Bultos, pedidos, paquetes, SKU, etc.) • Cargar los camiones con los respectivos pedidos • Verificar la calidad del despacho • Generar documentos referente a despacho



•

JIT: JUST IN TIME (JUSTO A TIEMPO)

El método justo a tiempo (traducción del inglés Just in Time) es un sistema de organización de la producción para las fábricas, de origen japonés. Las compañías japonesas que durante los últimos años han adoptado el "método Toyota" o JiT han aumentado su productividad en los últimos 20 años.

 OBJETIVOS FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Se reduce el costo de la gestión, de pérdidas en almacenes de stocks muertos innecesarios. No es necesario producir sobre suposiciones; sino sobre pedidos reales. • Minimizar tiempos de entrega,

Los problemas comerciales de toma de pedidos desaparecen cuando se conoce la respuesta de fabricación. No se escatima en maquinaria de producción. • Minimizar el Stock,

Trabajar con stock permite organizarse con poco control y sin miedo a rupturas de stock debido a causas ajenas a nosotros.


Los stocks los datos de los MRP "Material Requierement Planning" (Planificación de Requerimiento de Materiales) nos obligamos a costosos inventarios. Obliga a una muy buena relación con los proveedores y subcontratistas. • Tolerancia cero a errores,

•

SUPPLY CHAIN (CADENA DE ABASTECIMIENTO) FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Cadena de Suministro o Cadena de Abasto (en inglés, Supply Chain) se entiende la compleja serie de procesos de intercambio o flujo de materiales y de información que se establece tanto dentro de cada organización o empresa como fuera de ella, con sus respectivos proveedores y clientes. Aunque en el cuerpo de conocimiento existe una clara diferencia entre "Cadena de Abasto" y "Logística", en la práctica diaria esa diferenciación se ha ido perdiendo, por lo que es común utilizar ambos términos indistintamente; sin embargo, es importante entender las definiciones precisas dadas por el Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), la autoridad más importante en la materia a nivel mundial.






•

EFFICIENT CONSUMER RESPONSE (ECR)

Los proyectos de Respuesta Eficiente al Consumidor (ECR o Efficient Customer Response), conjunto de estrategias en las que clientes y proveedores trabajan conjuntamente para aportar valor añadido a los consumidores, pero a la vez reduciendo los costos de gestión de pedidos y almacenaje. Como muestra la siguiente figura, lo normal es que sea el cliente (por ejemplo, El Corte Inglés) quien haga el pedido al proveedor (, por ejemplo, la Coca Cola). Hace años este proceso se hubiera hecho por carta, posteriormente por fax o teléfono y, más recientemente por correo electrónico.



CON UN SOFTWARE DE EDI (INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS), EL CORTE INGLÉS ENVIARÍA UN MENSAJE NORMALIZADO LLAMADO ORDERS (PURCHASE ORDER MESSAGE). COMO VEMOS QUE ES EL MISMO PROCEDIMIENTO SOLO QUE A MAYOR VELOCIDAD.

Pero ¿Quién sabe más de vender Coca Colas? ¿El Corte Inglés o la Coca Cola? Es decir, ¿quién puede predecir mejor la demanda de Coca Colas? Probablemente todos contestaríamos que la Coca Cola, pues dispone de métodos de cálculo que sobre la base del clima, campañas de marketing, etc puede calcular mejor que el Corte Inglés cuantas Coca Colas van a venderse. Entonces dejemos que sea ella quién, a partir de los datos de existencias de Coca Colas en el almacén de El Corte Inglés, haga la "propuesta de pedido". FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA


De eso trata el ECR o Respuesta Eficiente al Proveedor. La pieza clave del ERC es el intercambio de información del punto de venta entre cliente y proveedor. A partir de ahí, se trata generar previsiones de demanda consensuadas y compartir la gestión de los stocks. Los mensajes fundamentales de EDI que intervienen en el ECR son dos: el INVRPT (Inventory Report) y el ORDERS. Mediante el INVRPT, el cliente (El Corte Inglés) transmite información sobre el nivel de stock. El Corte Inglés envía el mensaje INVRPT, con el estado de las existencias de los productos del fabricante y el proveedor, estudia esos datos y hace una propuesta de pedido, enviando el mensaje ORDERS... curioso ¿no?



El mensaje ORDERS es el pedido, pero en este caso es un mensaje muy especial, porque en el ECR lo normal es que los pedidos los haga el proveedor, -y no el cliente-. ¿Por qué? Porque es el proveedor quien gestiona el inventario, y por lo tanto procesa el pedido a partir de la información que ha recibido de INVRPT.


MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES •

APLICAR HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES PARA LA GESTION DE INVENTARIO

OBJETIVO ESPERADO Utilizar herramientas computacionales para la gestión de inventario. •

SOFTWARE DE INVENTARIOS Son programas construidos con la finalidad de controlar las actividades asociadas a la gestión

de inventario. • HISTORIA DEL DESARROLLO DE SOFTWARE PARA EL CONTROL DE EMPRESAS  ERP: Planificación de recursos empresariales ( Enterprise Resources Planning)  MRP: Planificación de recursos de materiales (Material Requirements Planning) El MRP es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks que responden al ¿Qué?, ¿Cuánto? y ¿Cuándo? se debe fabricar y/o aprovisionar. Los antecedentes de los ERP datan de

la Segunda

Guerra Mundial,

cuando el gobierno estadounidense empleó

programas

especializados

que se ejecutaban en las enormes y complejas computadoras recién surgidas en el principio de la


década de los años 40 para controlar la logística u organización de sus unidades en acciones bélicas.

MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES Estas soluciones tecnológicas, conocidas como los primeros sistemas para la planeación de requerimiento de materiales (Material Requirements Planning Systems o MRP Systems), son el antecedente histórico más remoto de los actuales ERP. Pero la historia no para allí. Para el final de los años 50, los sistemas MRP brincaron las trincheras del ejército para hallar cabida en los sectores productivos en especial de los Estados Unidos de América. Las compañías que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitían llevar un control de diversas actividades como control de inventario, facturación, y pago y administración de nómina. En las décadas de los años 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales que usaban, esto porque, al planear sus requerimientos de insumos con base en lo que realmente les demandaban, los costos se reducían, ya que se compraba sólo lo necesario. Si hacemos una comparación con la preparación de un atleta, podemos decir que era como administrarle la dieta al competidor, evitando desperdiciar en la comida que no le hiciera falta. Para la década de los años 80 estas soluciones tecnológicas pasaron a usar otras siglas: MRP II o planeación de los FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

recursos de manufactura (Manufacturing Resource Planning). Su alcance fue distinto: permitían atender factores relacionados con la planeación de las capacidades de manufactura; un MRP II, a diferencia de los sistemas previos, reconocía que las empresas padecían interrupciones en la operación, cambios súbitos y limitaciones en recursos que iban más allá de la disponibilidad de materiales. Retomando nuestra analogía MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES del deportista, un MRP II era como un entrenador que reconocía, por fin, que su atleta podía enfermarse o fallar en su rendimiento. Así, a principios de los años 90, había dos posiciones en el escenario de soluciones tecnológicas para empresas: por un lado los MRP y por otro los MRP II. Pero el mundo había cambiado y estas soluciones nacidas en los ambientes de manufactura ya eran insuficientes para un mercado donde había organizaciones de todo tipo: de servicios, financieras, comerciales, entre otras, que también necesitaban una solución para controlar sus procesos y, en consecuencia, ser más competitivas. Había surgido una nueva clase de competidores. Si nos referimos a nuestro atleta, ahora ya no sólo se buscaba el entrenamiento para un deporte específico, sino para todas las disciplinas. Otro factor que favoreció la creación de opciones para satisfacer las nuevas necesidades fue, sin duda, el crecimiento de la industria del software o de programas para computadoras. Nacieron modernas aplicaciones empresariales y abarcaron áreas de creación reciente de la empresa. Si los MRP y los MRP II eran como los controladores de los brazos y piernas de un atleta, los FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

ERP integraban no sólo eso, sino todos los órganos y músculos del mismo, o mejor dicho de la empresa. Así, se inició el control de áreas como contabilidad, finanzas, administración de órdenes de venta y logística, entre otras, bajo un solo y transparente sistema de información.

MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES Presentación de los programas de inventario •

Menús y Submenús

Todos los programas han sido construidos para que el usuario navegue a través de menús y submenús, la presentación de los programas son variables de acuerdo a la complejidad del mismo. Por ejemplo existen programas que están asociados a módulos de cuenta corriente de clientes, contabilidad, puntos de venta, otros. Con la incorporación del sistema operativo windows los programas que habían sido construidos en sistema operativo D.O.S. a base de menús y submenús, incorporan la


utilización

de


ventanas.

MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES D.O.S.= Disco de Sistema operativo, sistema operativo que trabajaba con lenguaje Basic.


MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES

Software gratuitos Hoy en día, la tecnología está al alcance de todos. Mediante Internet uno puede descargar una infinidad de programas gratuitos de gestión de inventarios y otros. Ante la imposibilidad de estas alternativas podemos utilizar hasta una planilla en Excel para llevar nuestro control de inventarios. Donde podemos personalizar nuestros requerimientos de control.


Lista de inventario Identificació n de inventario

Nombre

CLAVE

Fecha

Referen -cia

Descripción

Precio por unidad

DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO

Saldo Entradas inicia

Surtida

Salidas Sustituto

Total

Cantidad en existencias

Nivel de nuevo pedido

UNIDAD DE MEDIDA

Saldo final

No Surtida

Fecha de caducidad

Fecha

Referen -cia

Saldo Entradas inicia

Periodo de nuevo pedido

Cantidad de nuevo pedido

INVENTARIO SEGURIDAD

Surtida

Salidas Sustituto

Total

PROGRAMA

Saldo final


No Surtida

Fecha de caducidad

l

l



COTIZA INSUMOS Y MATERIALES

OBJETIVO ESPERADO Usar instrumentos de cotización de materiales e insumos respondiendo a la demanda de stock de mercadería de la empresa. •

TIPOS DE STOCK

Los stocks pueden clasificarse de varias maneras Por su grado de transformación  Materias primas  Componentes

 Productos en curso de fabricación

 Productos semiterminados

 Productos terminados

 Subproductos

 Materiales para consumo y reposición

 Embalajes y envases



 Materias primas . Materiales utilizados para hacer los componentes del producto terminado.

 Componentes. Partes o submontajes que se incorporan al producto final.

 Productos en curso de fabricación . Se trata de materiales y componentes que están experimentando transformaciones o que están en la planta entre dos operaciones consecutivas.

 Productos semiterminados . Los que han sufrido ya parte de las operaciones de producción y cuya venta no tendrá lugar hasta tanto no se complete dicho proceso productivo.

 Productos terminados . Los artículos finales destinados a su venta.

 Subproductos . De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal.

 Materiales para consumo y reposición . Tales como combustibles, repuestos, material de oficina.


 Embalajes y envases . Los necesarios para el transporte en condiciones adecuadas.

 Por su categoría funcional

• Inventarios de ciclo

• Stocks de seguridad

• Inventarios estacionales

• Inventarios en tránsito


Inventarios de ciclo . En la mayoría de las ocasiones, no tiene sentido producir o comprar artículos a medida que van siendo demandados. En estos casos, se lanza una orden de pedido de un tamaño superior a las necesidades del momento, dando así lugar a un inventario que es consumido a lo largo del tiempo. Así, por ejemplo, un supermercado realizará un pedido de un determinado número de tambores de detergente, en lugar de esperar a que se produzca la demanda del cliente, para pedir el tambor que satisficiera dicha demanda. Este inventario recibe el nombre de inventario de ciclo , ya que se presenta periódicamente, dando lugar a una pauta de comportamiento cíclica.


Stocks de seguridad . Constituidos como protección frente a la incertidumbre de la demanda y del plazo de entrega del pedido. Evitando, dentro de lo posible, la inexistencia de inventarios en un momento dado. Inventarios estacionales . Su objeto es hacer frente a un aumento esperado de las ventas, por ejemplo, el material escolar a principios de septiembre que acopia una papelería situada junto a un colegio. Inventarios en tránsito . Se denomina así a los artículos que están circulando entre las diferentes fases de producción y de distribución, como, por ejemplo, entre el almacén de productos terminados y un almacén regional de distribución, o entre distintas fases del montaje.


•

SUPERFICIE UTILIZADA POR ELEMENTOS DE APILAMIENTO, Y PASILLOS Y VOLUMEN UTILIZADO.  Características del Flujo Lineal: • Los muelles están en sentido opuesto • Para vehículos diferentes • Interesa mantener la unidad de carga sin romper tanto tiempo como sea posible • Colocar el producto de alta rotación cerca de la zona de picking FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA


 Características del Flujo en U: • Los mismos muelles pueden ser utilizados para carga y descarga • El edificio se puede extender por tres laterales • La zona de acceso y parking de los vehículos puede ser compartida • El personal y el equipo pueden ser compartidos • Control más fácil de seguridad








•

GESTIÓN DE INVENTARIO

Los modelos en que basar la planificación de aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sean dependientes o independientes.

•

Modelos para Reaprovisionamiento no programado, en los que la demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el modelo más común es el Lote Económico de Compras.

•

Modelos para Reaprovisionamiento programado, en los que la demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas. Responden a peticiones de Reaprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en técnicas de optimización o simulación. A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categorías:

•

Modelos de Reaprovisionamiento continuo, en los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o "punto de pedido". La cantidad a pedir es el "lote económico de compra".



•

Modelos de Reaprovisionamiento periódico, en los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias nivel objetivo. Estos últimos modelos podrían, a su vez, subdividirse en función de demanda es determinista o probabilista, constante o variable que no aportan diferencias metodológicas relevantes. Se utilizaron por muchos años los modelos clásicos de Reaprovisionamiento no programados, lo que producía resultados anómalos y extendía en las empresas ciertas dudas sobre la bondad de los modelos analíticos como sustitutos del buen hacer, intuitivo de los gestores de inventarios. Hasta que en 1965 se definió los conceptos de demanda dependiente y demanda independiente era claro que los modelos clásicos eran los únicos aplicables a casos de demanda no programada o independiente.



 CONTROL DE INVENTARIOS Hasta ahora se han descrito las formas "clásicas" de abordar la planificación del Reaprovisionamiento y se han descrito algunas herramientas fundamentales para la gestión de inventarios, como son las técnicas de previsión de demanda y el análisis de costos. Seguidamente como prolongación lógica de los procesos de planificación, se expondrán algunos temas relacionados con el control de inventarios, tales como las técnicas de medida y recuentos de stock y criterios generalmente admitidos de clasificación de materiales, necesarios para asignar óptimamente los esfuerzos que lleva aparejada la gestión de inventarios.

 MEDIDA DE LOS STOCKS Para controlar adecuadamente los stocks, el gestor de los inventarios debe contar con una serie de medidas y ratios de control que reflejen de la manera más completa posible la situación del activo circulante y, en su caso, de los recursos puestos a su disposición para esa gestión. Las magnitudes objeto de medida las podemos agrupar en las siguientes categorías: •

Existencias

•

Movimientos FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA


Rotación

•

Cobertura

Y en su caso como antes se comento: •

Recursos

La medida de existencias es la cuantificación del Activo circulante de que se dispone en cada momento (si el sistema de medida así lo permite) o en determinados momentos característicos de la actividad de la empresa: Existencias semanales (las presentes un día determinado y fijo de la semana), mensuales (generalmente en el último día de cada mes), y anuales o del ejercicio contable (en Europa suele ser al 31 de diciembre; en otros ámbitos territoriales depende de la practica contable generalmente admitidas). Se trata, por lo tanto, de una medida absoluta aunque puede relativizarse basándose en medidas medias: existencias medias anuales, mensuales o semanales, por ejemplo. Las existencias se pueden medir en unidades físicas (lo que hemos denominado precedentemente como "volumen" de los stocks, aunque en la práctica puede tratarse de unidades de volumen propiamente dicho, de peso o unidades discretas), o en unidades monetarias (dólares, euros, pesos ..... ) esta ultima valoración presenta algunos problemas de definición, como ya se expuso al hablar de los costos de los inventarios, por lo que el gestor de los inventarios, sin perder nunca de vista la


cuantificación económica de las existencias debe centrar su atención en el control de la cuantificación física.


La medición de los movimientos del circulante, es decir, de las entradas y salidas de materiales, es otro aspecto fundamental del control de inventarios, que requiere por lo general la utilización de herramientas informáticas de apoyo. Al igual que en el caso anterior, esta medición puede realizarse sobre la base de unidades físicas o monetarias, con las mismas limitaciones y necesidades por parte del gestor de inventarios antes expuestas. Las entradas y salidas pueden medirse pedido a pedido, o en términos periódicos: entradas o salidas diarias, semanales, mensuales, o anuales, por ejemplo. El ratio o tasa de rotación es otra magnitud, en este caso relativa fundamental para el control de los inventarios que relaciona las salidas con las existencias La inversa (matizada) del ratio de rotación es el ratio o indicador denominado cobertura. La cobertura mide generalmente el número de días que permiten cubrir las existencias disponibles en cada momento (o las existencias medidas de cierto periodo). La expresión clásica de este indicador es la siguiente: Cobertura = Existencias X 365 Salidas (anuales) FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

El resultado de la aplicación de este ratio será un número de "días de stock" que nos indica que las existencias disponibles en ese momento de una determinada referencia o familia de productos permiten cubrir la demanda durante los días indicados. Si en el numerador se colocan las existencias medidas de un cierto periodo (semana, mes, etc.). MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES

en lugar de las existencias diarias habrá que ajustar el factor 365 dividiéndolo por el número de días de que conste dicho periodo. Por lo demás, habrá que prestar la debida atención a la problemática de las unidades en el mismo sentido que se expuso al hablar del ratio de rotación. Finalmente otra medida que puede ser de interés para el gestor de los inventarios es el grado de utilización o de ocupación de los recursos de que dispone, generalmente de la capacidad de almacenamiento. Es un indicador de carácter eminentemente físico que cabe definir de la siguiente manera: Utilización = Existencias Capacidad Para una referencia determinada si en el numerador de la anterior expresión se sitúan las existencias medias anuales y en el denominador la capacidad dedicada a dicha referencia, el grado de utilización optimo seria el 50%, ya que eso significa que no ha ingresado durante el año analizado un nuevo pedido en el almacén, hasta que se han agotado las existencias de las que disponíamos. Si el valor del índice, es superior a 0,50 FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

ello nos indica que hemos mantenido algún otro tipo de inventarios en el almacén además de los estrictamente necesarios bajo el punto de vista logístico: por ejemplo, stocks de seguridad, stocks estratégicos, o stocks especulativos.


Si el análisis se extiende a múltiples referencias y no existen en los almacenes capacidades dedicadas a un solo producto, sino que la capacidad es compartida, el indicador es menos potente, ya que un grado de utilización superior al 50% puede deberse a los efectos ajenos a la pura logística antes descritos, o a una gestión cuidadosa del almacén, en la que se aprovechan vacíos generados por salidas de una cierta referencia para ubicar otras referencias que en ese momento están entrando.

 CLASIFICACION DE LOS MATERIALES

El Hecho de clasificar los materiales que forman parte de nuestros inventarios es una práctica usual que tiene por objetivo limitar las actividades de planificación y control a un cierto número de referencias, las más importantes. Cuando en un inventario existen millares de referencias es muy difícil que se puedan extender dichas actividades a todas ellas y es necesario asignar de forma óptima la capacidad real de gestión. La clasificación de los materiales se suele abordar sobre la base de los dos siguientes criterios: FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Salidas (en unidades monetarias) Rotación


La clasificación por salidas es la más extendida, y agrupa los artículos en la conocida clasificación "ABC", a veces denominada "XYZ" para no confundir las siglas anteriores con el concepto "Activities Based Costs", de uso generalizado en los últimos tiempos. La clasificación "ABC" se basa en la conocida Ley de Pareto, y diferencia los artículos entre los importantes y escasos (categoría A) y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa que ninguna de ambas denominaciones ( categoría B). Es clásico considerar las siguientes agrupaciones de los artículos: TIPO A: 20% de las referencias 80% del valor TIPO B: 30% de las referencias 15% del valor TIPO C: 50% de las referencias 5% del valor Si manejamos muchas referencias, la clasificación que hagamos atendiendo al valor de las salidas, y al número de los artículos de que se dispone no difiriera excesivamente de FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

la tabla indicada. La gestión "fina" de los inventarios deberá ir avanzando desde la categoría A hacia las categorías B y C, en función de las posibilidades reales que tengamos. La clasificación de acuerdo con el incide de rotación esta menos definida con carácter general que la anterior, dependiendo de las características de cada empresa. Agrupa los artículos en la serie de categorías de mayor a menor rotación, de acuerdo con las siguientes o parecidas denominaciones: MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES •

Artículos de alta rotación

•

Artículos de rotación normal

•

Artículos de baja rotación

•

Artículos obsoletos

Esta claro que los artículos obsoletos son los de índice de rotación extremadamente bajo, próximo a cero, pero el resto de la clasificación dependerá de las practicas habituales de cada empresa. Así mismo, esta clasificación, para que realmente sea útil, habrá que segmentarla en los tres tipos fundamentales de stock siguientes: •

Materias primas y componentes

•

Material en curso

•

Productos terminados


Por otra parte, así como en la anterior clasificación ABC, por salidas estaba claro que dábamos preferencia a las referencias de la categoría A frénate a las B y C, en esta nueva clasificación, puede ser importante centrar la atención en los productos de los últimos escalones con preferencia a los primeros, para evitar el riesgo de encontrarnos en algún momento con grandes cantidades de productos obsoletos. En todo caso, un "mix" adecuado de ambas clasificaciones permitiría realizar a un buen control de nuestros inventarios adaptándolo a las disponibilidades que tengamos en materia de recursos humanos y herramientas de gestión.


•

PLANIFICACIÓN REQUERIMIENTOS DE MATERIALES (MRP)

Los sistemas de planificación de requerimientos de materiales (MRP) integran las actividades de producción y compras. Programan las adquisiciones a proveedores en función de la producción programada. El MRP, es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks (o inventarios) que responde a las preguntas: ¿qué? ¿cuánto? y ¿cuándo?, se debe fabricar y/o aprovisionar. El objetivo del MRP es brindar un enfoque más efectivo, sensible y disciplinado para determinar los requerimientos de materiales de la empresa. El procedimiento del MRP está basado en dos ideas esenciales:


1.- La demanda de la mayoría de los artículos no es independiente, únicamente lo es la de los productos terminados. 2.- Las necesidades de cada artículo y el momento en que deben ser satisfechas estas necesidades, se pueden calcular a partir de unos datos bastantes sencillos: • Las demandas independientes. • La estructura del producto.

Así pues, el MRP consiste esencialmente en un cálculo de necesidades netas de los artículos ( productos terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.) introduciendo un factor nuevo, no considerado en los métodos tradicionales de gestión de stocks, que es el plazo de fabricación o plazo de entrega en la compra de cada uno de MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES los artículos, lo que en definitiva conduce a modular a lo largo del tiempo las necesidades, ya que indica la oportunidad de fabricar (o aprovisionar) los componentes con la debida planificación respecto a su utilización en la fase siguiente de fabricación. En la base del nacimiento de los sistemas MRP está la distinción entre demanda independiente y demanda dependiente: Demanda Independiente. Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de decisiones ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de productos terminados acostumbra a ser externa a la empresa en el sentido en que las decisiones de los clientes no son controlables por la


empresa (aunque sí pueden ser influidas). También se clasificaría como demanda independiente la correspondiente a piezas de recambio. Demanda Dependiente. Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa, por ejemplo aún si se pronostica una demanda de 100 coches para el mes próximo (demanda independiente) la Dirección puede determinar fabricar 120 este mes, para lo que se precisaran 120 carburadores , 120 volantes, 600 ruedas, etc. La demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de la decisión tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches. Es importante esta distinción, porque los métodos a usar en la gestión de stocks de un producto variarán completamente según éste se halle sujeto a demanda dependiente o independiente. Cuando la demanda es independiente se aplican métodos estadísticos de previsión de esta demanda, generalmente basados en modelos que suponen una demanda continua, pero cuando la demanda es dependiente se utiliza un sistema MRP generado por una demanda discreta.

MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES El aplicar las técnicas clásicas de control de inventarios a productos con demanda dependiente (como se hacía antes del MRP) genera ciertos inconvenientes. El sistema de planificación viene configurado por 3 parámetros: - Horizonte - Periodo - Frecuencia •

COTIZACIÓN DE MATERIALES E INSUMOS FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

MODULO 2: COMPRA LOS INSUMOS Y MATERIALES •

COMPRA LOS INSUMOS Y MATERIALES

OBJETIVO ESPERADO Conocer y Utilizar los procedimientos adecuados en la operación de compra. •

PROVEEDORES EN BODEGA


Son los participes de la cadena de abastecimiento que tienen como principal rol; el proporcionar materias primas, equipos, mano de obra, maquinaria, dinero y todo lo que la empresa requiera, para satisfacer sus necesidades productivas o comerciales. Las empresas buscan en la actualidad no solo un buen producto sino también, toda empresa trata de asegurar un flujo continuo de sus insumos, productos o partes y piezas, al más bajo costo posible para asegurar su funcionamiento y margen final en los actuales mercados de competencia. •

TIPOS DE PROVEEDORES

Un proveedor es un suministrador, y según su grado de integración cabe distinguir, en orden de menor a mayor, entre proveedores Normales, Colaboradores y proveedor cofabricante.

 PROVEEDOR NORMAL: Proveedor con el cual negociamos su precio, calidad del producto, plazos de entrega y fiabilidades de entrega. Estos son los proveedores con mínimo nivel de integración, lamentablemente la mayoría en la actualidad. MODULO 2: COMPRA LOS INSUMOS Y MATERIALES

 PROVEEDOR COLABORADOR: Proveedor con un nivel de integración superior al proveedor normal, cuya calidad esta garantizada y autocertificada, siendo plenamente responsable de los artículos suministrados directamente a las unidades operativas. FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

En el se valoran, además de los puntos correspondientes a la evaluación como tal (comparación tradicional), su capacidad de procesos, su sistema de aseguramiento de calidad, su nivel tecnológico, su flexibilidad y adaptación a nuestros requerimientos específicos, su capacidad y tendencia de mejorar constantemente.

 PROVEEDOR COFABRICANTE: Proveedor que además de cumplir con las condicionantes y características del proveedor colaborador, adopta una cooperación permanente junto a nosotros en el desarrollo de nuevos productos y tecnologías, con

mutuas

inversiones

en

I

+

D

y

mejoras

tecnológicas.

Existe en él un intercambio continuo en la información referente no solo a las ventas y compras, sino además a procesos y productos. Son los proveedores con el máximo grado de integración con nuestra organización, siendo ya no solo proveedor sino un partner colaborativo de nuestras metas. En cualquier empresa que posea su organigrama, flujograma, procedimientos y estructura, si no está contemplando a los proveedores, hoy esa empresa esta mal enfocada.

MODULO 2: COMPRA LOS INSUMOS Y MATERIALES

Es tal la necesidad de integración que deben tener con sus proveedores, que si no lo consideran para hacer más eficiente su negocio, lo más probable es que no tendrán éxito en dicha gestión. FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Es por esto mismo que, que los expertos y profesionales del área ya concuerdan en general, que las empresas que han tenido buenas relaciones con sus proveedores, los califican como socios en las etapas de procesos en que son requeridos. Incluso, hoy los contratos con los proveedores más estratégicos, son a mediano y largo plazo. En este nuevo tipo de sociedad, la empresa hará compromisos a largo plazo con los proveedores, les proporcionará pronósticos más precisos y soporte técnico. •

Relación y búsqueda de nuevos proveedores

Ver al proveedor como a un adversario es contra productivo. Las relaciones cercanas y a largo plazo con unos pocos proveedores son una mejor forma asegurar los flujos de materiales y el abastecimiento permanente. Una buena relación con el proveedor es aquella en la que éste, está comprometido a ayudar al comprador y su empresa con mejorar su producto, desarrollar nuevas y mejores tecnologías, y por sobre todo a ganar pedidos. Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nueva tecnología, materiales y procesos para un negocio específico o industria. Las compras son un modo de transmitir esta información a la gente apropiada en la organización.


• Además, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está

comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto y en

el

programa

de

producción.


La función de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones mutuamente ventajosas. Un proceso de salida y programación con los proveedores se puede dividir en cinco etapas. • Hacer un compromiso de compra a largo plazo con los proveedores. El contrato,

según los expertos, debe tener a lo menos, una duración entre 18 a 24 meses. Este acuerdo a largo plazo asegura el compromiso entre el proveedor y el fabricante, permitiéndole a este último, obtener un descuento en el precio del volumen. • Dar al proveedor un pronóstico mensual para cada periodo móvil de 6 meses. El

proveedor utilizará este pronóstico para proyectos de planeación de materiales, siendo modificable dentro de los tiempos de espera acordados. • Dar al proveedor una salida mensual “en firme” (controlada) para el siguiente mes de

producción. Establecer con el proveedor el ritmo al cual serán entregados los productos en la planta (hora, día o semana).


• Establecer un acuerdo con el proveedor sobre la política para cambiar las tasas de

entrega. Esta política debe ser muy clara e incluir por igual incrementos y FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

disminuciones. El tiempo de espera del proveedor será uno de los factores más importantes en la posible tasa de cambios. Por ejemplo: un programa normal podría ser más o menos 10% el primer mes, un 25% aproximadamente el segundo, y un 50% el tercero


•

ORDEN DE COMPRA DE MATERIALES E INSUMOS FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Los fundamentos de la orden de compra son básicamente sencillos. Una orden de compra es por lo general un documento numerado expedido por un comprador a un vendedor. Los detalles de la compra se enumeran específicamente en cuanto al tema, la cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad. La compañía personal tiene la autoridad de hacer órdenes de compra. Este documento puede ser usado por cualquiera de las partes (comprador o vendedor), para cubrir en el caso de una controversia. Por eso es importante toda la información pertinente se incluya en el PO (orden

de

compra).

Hay muchos tipos de órdenes de compra, que están en uso en las empresas modernas. Estos incluyen el PO, que son enviados por fax, se envían por correo electrónico, por correo o llamando por teléfono al vendedor. Todas estas son vinculantes para el comprador y representan una buena opción para el vendedor. Abarcan detalles tales como una orden en blanco para cubrirse en el tiempo o una compra individual. Un PO puede estar cómo una orden para ser enviadas en la fecha que necesita llegar. Cualquier

detalle

especial

se

precisa

en

la

PO.

El número asociado a la PO es exclusivo de la orden. Este número puede ser de ayuda cuando se trata de averiguar qué ha ocurrido al perder una orden. Este número PO y los detalles de envío se pueden poner fácilmente. Esto indicación facilita conocer el envío, MODULO 2: COMPRA LOS INSUMOS Y MATERIALES

•

ORDEN DE COMPRA DE MATERIALES E INSUMOS FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

cuando se envían y cómo. La mayoría de las empresas que compra y vende a proveedores distantes utilizan este sistema para mantener ordenado los registros de las compras.





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CRITERIOS DE VALORIZACIÓN

a) LIFO (last in, first out). Entiende que la última mercancía que entra es la primera que sale. En consecuencia, el valor de coste de la última venta será igual al precio de adquisición de la última mercancía comprada y, por tanto, quedan como existencias finales las entradas más antiguas. Última entrada, primera salida, abreviado UEPS. b) FIFO (fírst in,first out). Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta, por tanto, será el más antiguo de los precios de adquisición existentes. Este método de primera entrada, primera salida, abreviado PEPS, supone que las existencias inventariadas coinciden con las últimas entradas. En entornos inflacionistas valora a un mayor coste las existencias al considerar las últimas que son las más caras. Por ello incrementa más el resultado de la empresa que otros métodos como el anterior. c) Precio Medio Ponderado (PMP). El valor de coste de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios. Ello tiene como resultado, en las condiciones actuales del mercado, un coste intermedio entre los dos anteriores.



Los impuestos son el dinero que una persona, una familia o una empresa deben pagar al Estado para contribuir con sus ingresos. Esta es la forma más importante por medio de la cual el Estado obtiene recursos para llevar a cabo sus actividades y funciones (administración, inversión social, en infraestructura, en seguridad nacional, en prestación de servicios, etc.).

Los impuestos tienen muchas formas de clasificación. A continuación veremos algunas de éstas:

Impuestos directos e indirectos

Esta es la principal clasificación de los impuestos.

Los impuestos directos son aquellos que recaen directamente sobre la persona, empresa, sociedad etc. Entre los impuestos directos se pueden clasificar: los impuestos a la renta, al enriquecimiento, o aquellos que se cobran por trámites personales como la obtención de documentos, pagos de derechos y licencias, etc.



Los impuestos indirectos Se le imponen a bienes y servicios y)a las transacciones que se realizan con ellos; es decir, las personas, indirectamente, a través de la compra de bienes y servicios, pagan el Impuesto, aun cuando el Estado no está cobrando directamente el impuesto a éstas. Los impuestos indirectos, entonces, se cobran en la compra y venta de bienes y servicios y al realizar otro tipo de transacciones comerciales como la importación de bienes (traer bienes desde otros países al país). Un caso típico de este tipo de impuesto es el impuesto al valor agregado (IVA).



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IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) Los impuestos son una de las fuentes de ingresos más importantes que tienen los Estados en el mundo. Gracias a ellos, los gobiernos reciben dinero que pueden utilizar para llevar a cabo proyectos sociales, de inversión y administración del Estado, entre muchos otros propósitos. Existen muchos tipos de impuestos. Hay impuestos directos, indirectos, regresivos, progresivos, etc. Igualmente, existen impuestos que se cobran sobre el ingreso, la propiedad, el gasto, etc. El IVA, impuesto al valor agregado, es un impuesto a la venta de bienes de consumo. Para entender mejor su significado, hay que analizar sus características: Es un impuesto al gasto: Puesto que el IVA se cobra como un porcentaje del valor de una mercancía o servicio, y los consumidores deben pagarlo al momento de comprar la mercancía o servicio, el IVA es un impuesto que castiga el consumo, es decir, es un impuesto al gasto de las personas. Es un impuesto indirecto Se suelen llamar impuestos indirectos a aquellos impuestos que se imponen a los bienes y servicios y no a las personas directamente; es decir, indirectamente, las personas, a través de la compra de bienes y servicios, pagan el impuesto, pero el Estado no se los cobra directamente a éstas. Así, los `impuestos indirectos se cobran FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

en la compra y venta de bienes y servicios y en otro tipo de transacciones comerciales. MODULO 2: COMPRA LOS INSUMOS Y MATERIALES

Es un impuesto regresivo Los impuestos regresivos son aquellos que se cobran a todos por igual; es decir, sin importar la capacidad económica de una persona (trátese de una persona pobre o de una persona adinerada, ambas pagarán la misma cantidad de dinero por el impuesto). Esto quiere decir que la cantidad de plata que debe pagar el pobre por este impuesto es mayor en proporción a su ingreso que la que debe pagar la persona adinerada y afectará más fuertemente su economía personal. El cobro del IVA se hace sobre el valor agregado (como su nombre lo indica); es decir, el impuesto se aplica sólo a la diferencia entre el valor de las ventas de una empresa y el valor de sus compras a otras empresas, entre el precio de venta final y la suma de los costos parciales. El IVA es un impuesto muy común alrededor del mundo. En la mayoría de países, los impuestos indirectos como el IVA representan gran parte de todos sus ingresos. Lo anterior es aún más cierto en países en vía de desarrollo, puesto que la forma de recaudar los impuestos indirectos es más sencilla que la forma de recaudar los impuestos directos. No todos los bienes y servicios de una economía están gravados con el IVA. Dependiendo del tipo de mercancía o servicio, el gobierno de un país decide gravar (es decir: imponer) o no con el IVA las transacciones con dicha mercancía o servicio, FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

por ejemplo, en Colombia, los libros no están gravados con el IVA pero la ropa y los electrodomésticos sí.


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FACTURACION EN LA COMPRA DE MATERIALES E INSUMOS




La Factura de Compra es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. En la factura se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets. En algunos países, la factura no tiene valor jurídico en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. En la reclamación de cantidad del Juicio Monitorio la factura es el documento utilizado de forma preferente como prueba de la deuda, aunque también se emplean otros como el albarán. El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.



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TIPOS DE FACTURAS

Las facturas pueden ser de tres tipos: A, B o C, entre las cuales están las: • Ordinarias. documentan la operación comercial. • Rectificativas. documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien

devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen. • Recapitulativas. documentan agrupaciones de facturas de un período. Para que esta

factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores. Además existen las siguientes variantes: • Pro-forma: Documenta una [oferta], con indicación de la forma exacta que tendrá la

factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante. Suele incluir la fecha máxima de validez. • Copia: Documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original.

Debe llevar la indicación de copia para permitir distinguirla del original. • Duplicado: Documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original.

La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el original.



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CARACTERISTICAS DE UNA FACTURA

Relacionadas con la forma: •

Dimensiones mínimas 21.5 cm. de ancho 15 cm. de alto.

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La numeración debe ser creativa única nacional. En el caso de contribuyentes que desarrollen actividades en más de un establecimiento o sucursal, deberán emitir sus documentos con numeración correlativa conforme a la resolución Nº 2107 de 1983 del S.I.I.

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Los ejemplares llevarán Impresa la leyenda que indique su destino en el vértice inferior derecho del documento e inferior derecho horizontal, por ejemplo: original: cliente; duplicado: Servicio de Impuestos Internos, etc.

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Debe estar timbrado con el sello oficial por el Servicio de Imuestos Internos; previo a su emisión por el comerciante.

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Rol único tributario del emisor del documento, el nombre del documento (la palabra factura) y su número correlativo deberán ser impresos en un recuadro de 4 cm. De altura por 8 cm. De largo, enmarcado por una línea de un milímetro de grosor. Dicho recuadro estará ubicado en el ángulo superior derecho del documento, a 0.5 cm. del corte y de color rojo.



Relacionadas con emisión: •

Fecha de emisión

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Numeración correlativa

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Nombre completo o razón social y número de RUT del contribuyente emisor.

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Nombre completo o razón social y número de Rol único tributario del destinatario.

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Domicilio completo del establecimiento.

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Giro del negocio.

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Detalle de las mercadería transferidas o naturaliza del servicio.

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Detalle de la mercadería transferida, precio unitario y monto de las operaciones.

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El detalle de las mercaderías y el precio unitario podrán emitirse cuando se hayan emitido oportunamente las correspondientes guías de despacho.

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Indicar separadamente la cantidad recargada por completo de impuesto cuando procedan. FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

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Indicar Nº y fecha de la guía de despacho cuando procedan.

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Indicar las condiciones de venta, por ejemplo al contado, al crédito, mercadería puesta en bodega, etc.

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Las copias podrán emitirse con papeles y colores o tintas diferentes de la original y no deberán llevar impreso ningún tipo de fondo.


REGISTRA INFORMACION

OBJETIVO ESPERADO Utilizar herramienta de registro de movimientos de materiales e insumos. •

Sistema Kardex: Sistema de almacenamiento de las fichas kardex, era un archivero de tarjetas.

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Tarjeta Kardex:

Tarjeta que se utilizaba para registrar las entradas y salidas de productos en la bodega, antes de la utilización de la informática como apoyo en la gestión de inventarios. Código de barras FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Código de barras EAN13 El código de barras es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo en un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus

MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES características asociadas. Actualmente, el código de barras está implantado masivamente de forma global. La correspondencia o mapeo entre la información y el código que la representa se denomina simbología. Estas simbologías pueden ser clasificadas en dos grupos atendiendo a dos criterios diferentes: •

Continua o discreta: los caracteres en las simbologías continuas comienzan con un espacio y en el siguiente comienzan con una barra (o viceversa). Sin embargo, en los caracteres en las simbologías discretas, éstos comienzan y terminan con barras y el espacio entre caracteres es ignorado, ya que no es lo suficientemente ancho.

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Bidimensional o multidimensional: las barras en las simbologías bidimensionales pueden ser anchas o estrechas. Sin embargo, las barras en las simbologías multidimensionales


son múltiplos de una anchura determinada (X). De esta forma, se emplean barras con anchura X, 2X, 3X, y 4X.

La Información disponible en un Sistema


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La Información disponible en un Sistema de Código de Barras

La información se procesa y almacena con base en un sistema digital binario donde todo se resume a sucesiones de unos y ceros. La memoria y central de decisiones lógicas es un computador electrónico del tipo estándar, disponible ya en muchas empresas comerciales y generalmente compatibles con las distintas marcas y modelos de preferencia en cada país. Estos equipos permiten también interconectar entre sí distintas sucursales o distribuidores centralizando toda la información. Ahora el distribuidor puede conocer mejor los parámetros dinámicos de sus circuitos comerciales, permitiéndole mejorar el rendimiento y las tomas de decisiones, ya que conocerá con exactitud y al instante toda la información proveniente de las bocas de venta estén o no en su casa central. Conoce los tiempos de permanencia de depósito de cada producto y los días y horas en que los consumidores realizan sus rutinas de compras, FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

pudiendo entonces decidir en qué momento debe presentar ofertas, de qué productos y a qué precios.

Código de barras en el producto

Código de barras en un billete bancario libanés, principios del siglo XXI.

MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES Los códigos de barras se imprimen en los envases, embalajes o etiquetas de los productos. Entre sus requisitos básicos se encuentran la visibilidad y fácil legibilidad por lo que es imprescindible un adecuado contraste de colores. En este sentido, el negro sobre fondo blanco es el más habitual encontrando también azul sobre blanco o negro sobre marrón en las cajas de cartón ondulado. El código de barras lo imprimen los fabricantes (o, más habitualmente, los fabricantes de envases y etiquetas por encargo de los primeros) y, en algunas ocasiones, los distribuidores. Para no entorpecer la imagen del producto y sus mensajes promocionales, se recomienda imprimir el código de barras en lugares discretos tales como los laterales o la parte trasera del


envase. Sin embargo, en casos de productos pequeños que se distribuye individualmente no se puede evitar que ocupe buena parte de su superficie: rotuladores, barras de pegamento, otros. Tipos de códigos de barras Simulación de un código EAN-128 Los códigos de barras se dividen en dos grandes grupos: los códigos de barras lineales y los códigos de barras de dos dimensiones. Códigos de barras lineales •

EAN

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Code 128

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Code 39

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Code 93

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Codabar

MODULO 2: ADQUIRIR INSUMOS Y MATERIALES Códigos de barras bi-dimensionales •

PDF417, Es un código multifilas, continuo, de longitud variable, que tiene alta capacidad de almacenamiento de datos. Es un archivo portátil de datos (Potable Data File), tiene una capacidad de hasta 1800 caracteres numéricos, alfanuméricos y especiales. El código contiene toda la información, no se requiere consultar a un archivo.


•

Cuenta con mecanismos de detección y corrección de errores: 9 niveles de seguridad lo que permite la lectura y decodificación exitosa aun cuando el daño del código llegue hasta un 40%.

MODULO 2: APLICAR TECNICAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD •

APLICA TECNICAS DE PREVENSION DE RIESGO

OBJETIVO ESPERADO Actuar según corresponde a normas de seguridad e higiene en bodega. FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

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SEÑALES DE SEGURIDAD

Definiciones generales Color de seguridad: A los fines de la seguridad color de características específicas al que se le asigna un significado definido. Símbolo de seguridad: Representación gráfica que se utiliza en las señales de seguridad. Señal de seguridad: Aquella que, mediante la combinación de una forma geométrica, de un color y de un símbolo, da una indicación concreta relacionada con la seguridad. La señal de seguridad puede incluir un texto (palabras, letras o cifras) destinado a aclarar sus significado y alcance. Señal suplementaria: Aquella que tiene solamente un texto, destinado a completar, si fuese necesario, la información suministrada por una señal de seguridad. Aplicación de los colores La aplicación de los colores de seguridad se hace directamente sobre los objetos, partes de edificios, elementos de máquinas, equipos o dispositivos, los colores aplicables son los siguientes: ROJO: El color rojo denota parada o prohibición e identifica además los elementos contra incendio. Se usa para indicar dispositivos de parada de emergencia o dispositivos relacionados con la seguridad cuyo uso está prohibido en circunstancias normales, por ejemplo: Botones de alarma. Botones, pulsador o palancas de parada de emergencia. Botones o palanca que accionen sistema de seguridad contra incendio (rociadores, inyección de gas extintor, etc.).

MODULO 3: APLICAR TECNICAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD AMARILLO: Se usará solo o combinado con bandas de color negro, de igual ancho, inclinadas 45º respecto de la horizontal para indicar precaución o advertir sobre riesgos en: Partes de máquinas que puedan golpear, cortar, electrocutar o dañar de cualquier otro modo; además se usará para enfatizar dichos riesgos en caso de quitarse las protecciones o tapas y también para indicar los límites de carrera de partes móviles. FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Interior o bordes de puertas o tapas que deben permanecer habitualmente cerradas, por ejemplo de: tapas de cajas de llaves, fusibles o conexiones eléctricas, contacto del marco de las puertas cerradas (puerta de la caja de escalera y de la antecámara del ascensor contra incendio), de tapas de piso o de inspección. Desniveles que puedan originar caídas, por ejemplo: primer y último tramo de escalera, bordes de plataformas, fosas, etc.. Barreras o vallas, barandas, pilares, postes, partes salientes de instalaciones o artefacto que se prolonguen dentro de las áreas de pasajes normales y que puedan ser chocados o golpeados. Partes salientes de equipos de construcciones o movimiento de materiales (paragolpes, plumas), de topadoras, tractores, grúas, zorras autoelevadores, etc.). VERDE: El color verde denota condición segura. Se usa en elementos de seguridad general, excepto incendio, por ejemplo en: Puertas de acceso a salas de primeros auxilios. Puertas o salidas de emergencia. Botiquines. Armarios con elementos de seguridad. Armarios con elementos de protección personal. Camillas. Duchas de seguridad.

MODULO 3: APLICAR TECNICAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD AZUL: El color azul denota obligación. Se aplica sobre aquellas partes de artefactos cuya remoción o accionamiento implique la obligación de proceder con precaución, por ejemplo: Tapas de tableros eléctricos. Tapas de cajas de engranajes. FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Cajas de comando de aparejos y máquinas. Utilización de equipos de protección personal, etc.

Color de Seguridad

Significado

Rojo

· Pararse · Prohibición · Elementos contra incendio

Amarillo

Aplicación

· Señales de detención · Dispositivos de parada de emergencia · Señales de prohibición

· Precaución

· Indicación de riesgos ( incendio, explosión, radiación ionizante)

· Advertencia

· Indicación de desniveles, pasos bajos, obstáculos, etc.

Verde

· Condición segura · Señal informativa

Azul

· Obligatoriedad

· Indicación de rutas de escape. Salida de emergencia. Estación de rescate o de Primeros Auxilios, etc. · Obligatoriedad de usar equipos de protección personal

MODULO 3: APLICAR TECNICAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD

Señales de prohibición FUNDACION CHILENA FRANCESA DE FORMACION Y DESARROLLO AREA LOGISTICA

Prohibido pasar a los peatones Prohibido fumar y encender fuego

Prohibido fumar

Agua no potable

Prohibido apagar con agua

Entrada prohibida a personas no autorizadas

No tocar

Prohibido a los vehículos de manutención


MODULO 3: APLICAR TECNICAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD Señales de advertencia

Materiales inflamables

Materiales explosivos

Materias radiactivas

Riesgo eléctrico

Radiaciones no ionizantes

Materias tóxicas

Cargas suspendidas

Peligro en general

Radiación láser

Campo magnético

Materias corrosivas

Vehiculos de manutención

Materias comburentes

Riesgo de

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