Project Charter Document Project Name: Pembutan Website Sistem Informasi Perpustakaan Kab. Sleman Department: Jurusan Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Focus Area: Sistem Informasi Perpustakaan Product/Process: Website Project Time : 10 March 2015 till 20 Apryl 2015 Cost Estimation : Rp 2.500.000
Prepared By Document Owner(s)
Project/Organization Role
Niki Min Hidayati Robbi
Project Manager
Abdul Abdul
Develop Developer er
John Afandi
Stakeholder
Project Charter Version Control Version
Date
Author
Change Description
1.0
5/03/2015
Niki Min Hidayati Robbi, Abdul
Document created
Confidential Document1 Last printed on 8/18/2017 10:52:00 AM
Project Charter
TABLE OF CONTENTS 1
PROJECT CHARTER PURPOSE ........................................................................................... 3
PROJECT CHARTER PURPOSE Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah website Sistem Informasi Perpustakaan untuk Pemerintah Kabupaten Sleman. Website ini sebagai media informasi perpustakaan kota yang meliputi informasi buku, peminjaman, dan lain-lain.
2
PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
Project goals
Objectives
Scope
Assumptions
Risks
Costs
Timeline
Approach
Organization
3
PROJECT OVERVIEW Pada dasarnya Sistem Informasi Perpustakaan untuk Kabupaten Sleman ini merupakan pengembangan dari Sistem Informasi yang telah ada sebelumnya yang berbentuk aplikasi Desktop. Tujuan dibuatnya Sistem Informasi Perpustakaan berbasis website adalah agar mudah untuk diakses para pengguna perpustakaan dengan jaringan internet sehingga dapat menghemat biaya operasional perpustakaan.
4
PROJECT SCOPE
4.1
Goals and Objectives Goals
Objectives
Proyek akan memberikan dan mengembangkan fitur informasi buku
1. Mengembangkan fitur informasi penyimpanan dan stok buku
Proyek akan memberikan dan mengembangkan fitur peminjaman buku
2. Mengembangkan fitur informasi peminjaman buku 3. Mengembangkan fitur informasi pengembalian buku
Confidential
Page 3
8/18/2017
Project Charter
4.2
4.3
Departmental Statements of Work (SOW) Departmental SOW
Owner/Prime
Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder
Projecr Manager , Stakeholder
Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat
Web Developer , Stakeholder
Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan
Web Designer, Stakerholder
Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang terlah di sepakati.
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)
Stakeholder, Tim proyek
Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work product tersebut
Project Manager
Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 7 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
Testing aplikasi
Tester
Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang terlah dibuat
Implementasi aplikasi web
Tim Proyek
Tim melakukan implementasi aplikasi web.
Project Deliverables Milestone
Deliverable
1.
2. Confidential
Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai Melakukan wawancara
Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder Menentukan batasan proyek Menentukan estimasi kebutuhan dana awal Dokumentasi pertemuan Dokumen kebutuhan proyek
Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung
Page 4
8/18/2017
Project Charter
terhadap stakeholder lainnya (mahasiswa)
3.
Pembuatan Sistem (prototyping)
4.
Desain Interface
5.
Presentasi Prototype kepada stakeholder
6.
Presentasi produk akhir
4.4
untuk proyek Dokumen kebutuhan proyek Dokumentasi pertemuan Dokumentasi pengembangan aplikasi Mendapatkan hasil website sementara (prototype) Layanan website sudah bekerja 80 persen Dokument pengembangan aplikasi (progress) Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan Dokumen pengembangan aplikasi (final) Mendapatkan feedback dari stakeholder Informasi tentang kebutuhan minor Dokument kebutuhan proyek Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder Sistem dapat berjalan dengan baik Produk telah diimplementasikan
Deliverables Out of Scope Tidak termasuk dalam proyek ini adalah system peminjaman dan pengembalian buku. Selain itu pengolahan data dan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.
Informasi proses bisnis yang ada Informasi struktru organisasi
Informasi Prestasi dan Karya
Dokumen Kebutuhan
12/03/2015
Mendapatkan kebutuhan utama
Confidential
19/03/2015
High
Dokumen kebutuhan (final)
Desain Sistem dan interface
High
Informasi stakeholder yang terlibat
Analisa hasil interview
Confidence Level
Prototype
Page 5
High
8/18/2017
Project Charter
Presentasi ke Stakeholder
09/04/2015
Hosting dan Domain aplikasi
10/04/2015
Testing aplikasi
16/04/2015
Feedback mengenai prototype
Medium
Melukakan pembelian hosting dan domain untuk implementasi aplikasi web
Medium
Memperoleh dokumentasi testing aplikasi
High
5
PROJECT CONDITIONS
5.1
Project Assumptions Proyekinidiasumsikansuatuproyek yang bertujuanuntukmembuatdanmengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Sistem Informasi Perpustakaan
Proyek ini diasumsikan dapat membantu anggota perpustakaan untuk dapat menggunakan fasilitas perpustakaan dengan lebih mudah dan nyaman
Proyek ini diasumsikan dapat membantu pihak pengelola Perpustakaan untuk mengintegrasikan system pada perpustakaan.
5.2
Project Issues Priority Criteria 1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution. 2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone. 3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion. 4−Closed issue.
#
Issue
1
Anggota tim mendapatk an musibah
2
3 Confidential
Priority
Owner
Description
Status & Resolution
Low
Project Manager
Kemungkinana terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim
Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
Listrik mati pada saat pengemban gan aplikasi web
High
Web Develop er,Web Designer
Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.
Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak.
Data Hilang
High
Tim
Dimungkinkan
Melakukan backup secara
Page 6
8/18/2017
Project Charter
#
5.3
5.4
Issue
Priority
Owner
Description
Status & Resolution
Proyek
sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga
berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.
Project Risks #
Risk Area
Likelihood
RiskOwner
Project Impact-Mitigation Plan
1
Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit
High
Project Manager
Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mungkin diadakan pertemuan setiap harinya walaupaun hanya sebentar. Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak dan waktu.
2
Informasi dari stakeholder utama kurang
Medium
Project Manager
Mencari stakeholder yang lainnya seperti mahasiswa dan alumni yang pernah menjadi warga laboratorium e-bisnis
3
Ruang Lingkup proyek melebar terlalu luas
High
Project Manajer
Melakukan inisiasi diawa mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam proyek
4
Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target
High
Stakeholder
Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.
5
Kurangnya personil tim
Medium
Project Manager
Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan
Project Constraints Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi web yang berisi informasi buku, buku yang dipinjam dan buku yang telah dikembalikan.
Confidential
Page 7
8/18/2017
Project Charter
6
Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya. Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya. Tingakt sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.
Project Structure Approach Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan.
7
Project Team Organization Plans Project Team Role
Project Team Member(s)
Project Manager
Niki Min Hidayati Robbi
Responsibilities
Web Developer
Abdul
Web Designer
Andi
Website Analyst
Doni
Dokumentator
Arriza
Tester
Rizal Marta
Confidential
Page 8
Melakukan interview terhadap stakeholder proyek Melukan pembagian tugas Control Project Team Bertanggung jawab atas berjalannya proyek Finnancial Melakukan pengembangan website Desain interface website Melakukan analisa terhadap rancangan website Dokumentasi pengerjaan proyek Dokumentasi pengembangan website Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur website Memberikan feedback
8/18/2017
Project Charter
8
APPROVALS
Prepared by
Niki Min Hidayati Robbi Project Manager
Approved by
Pengelola Perpustakaan kota Kab. Sleman Project Sponsor