Project Charter Sistem Informasi Sekolah
Disusun oleh: Project Manager Agus Darmawan
H1L008079
Anggota Widyarto
H1L00801
!yan "ayuad#i
H1L0080
%$Arum &aeliyatu &aeliyatull 'hikmah 'hikmah
H1L0080 H1L00807 7
(ard (ardia iana na Dwi Dwi tris trisna nawa wati ti
H1L0 H1L008 080% 0%1 1
)ery )istiawan
H1L008081
!isna *uniati Anggita
H1L0090$+
',(,&-,!IA& .,&DIDI'A& &ASI/&AL &I,!SI-AS 2,&D,!AL S/,DI!(A& )A'L-AS SAI&S DA& -,'&I' 2!SA& (I.A .!/3!A( S-DI -,'&I' I&)/!(A-I'A .!W/',!-/ 4011
Daftar Isi Daftar Isi................................................................................................ 1 Project Charter...................................................................................... 2 SISTEM INFORMASI SEKOLAH................................................................
1
.ro#e5t 6harter
2udul .royek
: Sistem Informasi Sekolah
-anggal (ulai .royek : 22 Januari 2011 -anggal Akhir .royek : 22 Mei 2011 &omor 'ontrak
: ....
Informasi Anggaran
: Perusahaan 10thLoading menganggarkan Rp 0.000.000!"
untuk pro#ek ini. $ia#a teralokasi untuk pekerjaan manajer pro#ek sekitar 10 jam per minggu selama empat %ulan! sta& internal lainn#a '(10 jam per minggu selama empat %ulan! dan untuk instalasi so&t)are di sekolah #ang mem%eri pro#ek. (ana#er .royek
: Agus Darma)an
-u#uan .royek
: Mem%uat aplikasi %er%asis )e% ser*ice untuk mem%antu
mengelola pela#anan pengelolaan data sekolah dengan metode %aru +melalui )e%, dalam peningkatan pela#anan anggota sekolah secara le%ih cepat dan e&isien. -o&t)are ini akan mencakup %e%erapa &itur #ang %isa digunakan oleh user +calon sis)asis)i, antara lain : presensi dan data kehadiran! data sis)a! data guru dan kar#a)an! kehadiran sis)a! kehadiran guru dan kar#a)an! kedisiplinan! keuangan sis)a! honor guru! pengumuman! data instansi! dan cadangan data. $e%erapa %agian )e% %e%as diakses pu%lik! sedangkan %agian lainn#a han#a dapat diakses oleh anggota sekolah. .endekatan : •
Melakukan pertemuan langsung dengan klien +pihak sekolah, untuk mendapatkan re/uirement"re/uirement #ang di%utuhkan.
•
Melakukan re*ie) terhadap template internal dan eksternal serta contoh"contoh dokumen manajemen pro#ek.
•
Melakukan riset perangkat lunak untuk men#ediakan jaminan keamanan dan mengelola input dari user.
2
•
Mengem%angkan so&t)are dengan pendekatan iterati&! mengumpulkan umpan %alik dari user. .eranan dan -anggung 2awa
&ama
.eranan
.osisi
Informasi 'ontak
Agus Darma)an
Project Manager
Project Manager
augustgenerous(#ahoo.co.id
R#an Adji
Anggota im -o&t)are Anal#st
r#an%a#uadji(#ahoo.com
er# istia)an
Anggota tim
3nitiale456rh(#ahoo.com
7id#arto
Anggota im -o&t)are De*eloper +progammer,
7id#arto(#ahoo.com
Mardiana D)i risna)ati
Anggota im -o&t)are De*eloper +progammer,
nhatriest#(#ahoo.co.id
Arum 8aeli#atul 9hikmah
Anggota im -o&t)are De*eloper +progammer,! dokumentator
arum.cute16(#ahoo.co.id
Risna uniati Anggita
Anggota im Representati& klien
nana.cantikk(#ahoo.com
$a#u
-o&t)are De*eloper +progammer,
!
SIS-,( I&)/!(ASI S,'/LAH 1 Introdu5tion"a5kground
Pendidikan merupakan salah satu modal kemajuan dari suatu %angsa! sistem pendidikan #ang %aik ditunjang dengan &asilitas #ang %aik merupakan tantangan utama dalam usaha peningkatan mutu pendidikan . -ejalan dengan ;3-3 kami #aitu:
98?L?@3 38?RMA-3 pada sis)asis)i +generasi penerus %angsa,! sehingga para murid dapat merasakan secara langsung keuntungan dari eknologi 3n&ormasi itu sendiri.
itur"&itur #ang terdapat pada -3 -ekolah antara lain: •
Data -is)a
•
Data @uru9ar#a)an
•
9ehadiran -is)a
•
9ehadiran @uru9ar#a)an
•
Data 9egiatan
•
9edisiplinan
•
Jad)al Mengajar
•
9euangan -is)a
•
onor @uru
4 "usiness /#e5ti:e
eknologi 3n&ormasi %erperan penting dalam memper%aiki kualitas suatu 3nstansi. Penggunaann#a tidak han#a se%agai proses otomatisasi terhadap akses in&ormasi! tetapi juga menciptakan akurasi! kecepatan! dan kelengkapan se%uah sistem #ang terintegrasi !sehingga proses organisasi #ang terjadi akan e&isien! terukur dan &leksi%el. $ahkan de)asa ini perkem%angan eknologi 3n&ormasi mulai mendapat sam%utan positi& dari mas#arakat. Perkem%angann#a tidak han#a disam%ut dan dinikmati oleh kalangan %isnis maupun pemerintah saja! tetapi juga mulai meram%ah dalam dunia pendidikan. karena ketersediaan in&ormasi #ang terintegrasi makin penting dalam mendukung upa#a menciptakan generasi penerus %angsa #ang kompetiti&. eknologi in&ormasi menjadi ke%utuhan #ang tak dapat dita)ar lagi! karena ketersediaan in&ormasi #ang terintegrasi makin penting dalam mendukung upa#a menciptakan sistem #ang e&isien dan kompetiti&. $ 6urrent Situation and .rolem/;;ortunity Statement
9e%an#akan sekolah tidak memiliki manajemen #ang %aik. Mereka masih menggunakan sistem pencatatan manual sehingga sangat tidak e&ekti&. Ada %an#ak masalah #ang menjadikan %an#ak kesempatan untuk mem%uat aplikasi terkomputerisasi. -ehingga diharapkan sekolah #ang menggunakan aplikasi ini %isa le%ih e&ekti& dengan manajemen #ang terkomputerisasi. + 6riti5al Assum;tion and 6onstraints
-istem 3n&ormasi -ekolah harus dapat mem%erikan man&aat #ang signi&ikan %agi pihak sekolah dalam hal kemudahan memperoleh akses tentang in&ormasi sekolah terse%ut. Pengguna dapat mengakses dengan cara online. ?leh karena itu! sistem harus mudah diakses oleh pengguna. -istem selalu %ekerja dengan %aik tanpa adan#a ham%atan #ang %ersi&at teknis maupun personal + human error ,. Project manager harus selalu sigap atas adan#a permasalahan #ang mengganggu kinerja sistem khususn#a #ang %erhu%ungan dengan la#anan terhadap klien. -istem harus dapat dijalankan pada hard)are dan so&t)are #ang sudah ada! dan dapat meminimasi ke%utuhan dukungan teknis. Analysis of /;tions and !e5ommendation
erdapat tiga opsi untuk oportuniti terse%ut: 1. idak adan#a la#anan -istem 3n&ormasi -ekolah tidak mempengaruhi dari %isnis perusahaan terkait! 2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi. B. Melakukan perancangan dan implementasi dari la#anan ini dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak #ang telah ada.
"
% .reliminary .ro#e5t !e
1. Proses pengisian data kehadiran pada -istem 3n&ormasi -ekolah dapat dilakukan secara manual +menggunakan ke#%oard,! %arcode scanner! maupun &ingerprint scanner. 2. Pen#ajian laporan data kehadiran pega)ai #ang sangat detil dan memudahkan dalam memeriksa data @uru! 9ar#a)an! dan para murid . B. Data sis)a digunakan untuk mengelola in&ormasi penting tentang sis)a #ang terda&tar di sekolah. itur ini dapat mem%antu anda dalam mengelola!menam%ah data sis)a!mengedit kenaikan kelas.
4. Data @uru dan 9ar#a)an digunakan untuk mengelola in&ormasi penting tentang tenaga pengajar maupun kar#a)an"kar#a)an #ang terda&tar di sekolah Anda! seperti %iodata! pangkat! ja%atan! alamat! status %ekerja! shi&t kerja dan lain"lain. C. Data #ang dimasukkan akan tersimpan pada data%ase sehingga kapanpun diperlukan untuk %er%agai keperluan! Anda dapat memprosesn#a dalam )aktu #ang cepat. '. Memeriksa data kehadiran sis)a! proses pencarian data kehadiran dan pem%uatan laporann#a sangat mudah dan cepat. Pencarian data kehadiran sis)a dapat dilakukan %erdasarkan nama83- sis)a tertentu pada suatu periode )aktu . 6. erdapat data%ase tentang peraturan sekolah %eserta
. itur ini digunakan untuk mem%uat data pem%a#aran %ia#a pendidikan sis)a! seperti -PP! uang pem%angunan! dll. Data pem%a#aran terse%ut dapat ditampilkan dalam %er%agai &ormat laporan #ang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan e*aluasi! seperti : " Laporan sis)a #ang %elum melakukan pem%a#aran " Laporan sis)a #ang sudah melakukan pem%a#aran 5. itur ini digunakan untuk mengelola data tentang honor guru. -istem 3n&ormasi -ekolah juga men#ediakan &asilitas : " mem%uat komponen"komponen honor guru! "
update honor guru
"
mem%uat laporan"laporan #ang %erkenaan dengan honor gurukar#a)an.
"
mem%uat slip honor guru
" mem%uat tunjangan %erdasarkan ja%atan 10. Pengumuman digunakan untuk mem%uat pengumuman dan in&ormasi singkat #ang akan disosialisasikan kepada seluruh @uru! kar#a)an dan murid.3nstansi digunakan untuk mengatur in&ormasi dan tampilan program sehingga sesuai dengan instansi. 11. adangan data digunakan untuk mem%uat %ack up data. Proses %ack up data sangat penting dilakukan untuk menghindari hal"hal #ang tidak diinginkan pada
#
data #ang ada seperti data terhapus! harddisk rusak dan se%again#a. 12. Proses %ack up data pada program ini dapat dilakukan secara manual maupun otomatis. -etelah data di %ack up ke harddisk! perlu dilakukan pemindahan data secara reguler dari harddisk ke D atau D;D dan disimpan ditempat #ang aman.
7 "udget ,stimate and )inan5ial Analysis
>stimasi %ia#a pro#ek se%esar Rp 0.000.000!". 9isaran terse%ut didasarkan pada )aktu #ang diluangkan anggota tim +termasuk project manager, untuk mengerjakan pro#ek 10 jam per minggu selama 4 %ulan dengan %a#aran Rp 100.000!"jam +untuk project manager, dan Rp C0.000!"jam untuk ' sta& lainn#a. total 10 jam E 4 minggu E 4 %ulan E +Rp 100.000!" F ' E (Rp C0.000!", G Rp '4.000.000!" -elain itu saat so&t)are di%uat diperlukan %ia#a untuk menginstalasi so&t)are. $ia#a terse%ut se%esar Rp '.000.000!" ditam%ah dengan pengadaan alat tam%ahan seperti %arcode scanner dan &inger scanner seharga Rp 10.000.000!". -etelah pro#ek selesai! diperlukan adan#a %ia#a untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap tahun se%esar Rp B.000.000!". -elain itu karena adan#a &itur tam%ahan pada aplikasi ini seperti %arcode scanner! maupun &inger scanner +sidik jari, ! maka diperlukan adan#a %ia#a maintenance se%esar Rp 2.000.000!" tiap tahunan. otal %ia#a tahunann#a se%esar Rp C.000.000!". $ene&it #ang diperoleh sekolah dengan menggunakan aplikasi ini %erasal dari memudahkan kontrol di*isi! indi*idu dan kehadiran pega)ai dan memudahkan dalam mengolah data kehadiran guru! kar#a)an dan sis)a. Jika menggunakan cara kon*ensional +a%sensi langsung,! sekolah mem%utuhkan paling tidak le%ih dari 2 pega)ai untuk melakukan pencatatan! sedangkan setelah menggunakan aplikasi ini! sekolah cukup menggunakan 1 orang #ang mengelola s#stem pencatatan kehadiran sehingga sekolah menghemat tenaga kerja se%an#ak H B orang. otal penghematan terse%ut +dalam %entuk rupiah, #ang dipro#eksikan tiap tahunn#a adalah B orang (12 %ulan E Rp 1.000.000!" %ulan G Rp B'.000.000!" >Ehi%it A mem%erikan ringkasan %ia#a pro#ek dan man&aat serta menunjukkan estimasi 8et Present ;alue +8P;,! Return o& 3n*estment +R?3,! dan tahun terjadin#a pa#%ack. Juga terdapat da&tar asumsi #ang di%uat dalam men#usun analisis &inansial a)al ini.. >stimasi pa#%ack adalah dalam satu tahun! 8P; %ernilai Rp 15.600.000!". 8 S5hedule ,stimate
Iser menginginkan pro#ek diselesaikan dalam )aktu enam %ulan! tapi terdapat %e%erapa &leksi%ilitas dalam jad)al.
$
9 .otential !isks
erdapat %e%erapa resiko pada pro#ek ini. Resiko ter%esar adalah kesalahan dalam memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan in&ormasi kedalam sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang in&ormasi ter%aru! misalkan pihak sekolah lupa memasukan kehadiran sis)ai! guru dan kar#a)an apa%ila telat datang ke sekolah. Resiko terdapat pada sistem reser*asi apa%ila terdapat anggota sekolah #ang melakukan tindakan iseng dengan menga%sensikan anggota sekolah lain #ang tidak hadir. erdapat %e%erapa risiko teknis dalam memilih tipe so&t)are #ang digunakan untuk search pada sistem! pemeriksaan keamanan! proses pem%a#aran! dan lain"lain. Resiko %isnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem #ang tepat guna sehingga pihak sekolah tidak merasa rugi dalam mengin*estasikan )aktu dan uang pada pro#ek dan dapat memperoleh man&aat #ang diinginkan.
10 ,=hiits Tingkat Diskon
5%
Asumsi : Proyek diselesaikan dalam 4 bulan
Tahun
0
Cost
1
2
3
4000000
5000000
5000000
5000000
Dis!ount "a!tor
1
0#$5
0#$0
0#5
Dis!ounted !ost
4000000
4&50000
4500000
4250000
'ene"it
0
3000000
3000000
3000000
Dis!ount "a!tor
1
0#$5
0#$0
0#5
Dis!ounted bene"it
0
34200000
32400000
3000000
Dis!ounted bene"it(!ost
( 4000000
2$450000
2&$00000
2350000
A!!umulated bene"it(!ost
( 4000000
(34550000
( 50000
1$&00000
&&500000
$&200000
)P*
+ayba!k tia+ tahun
Asumsi(asumsi : Cost tahun +ertama : Pro,e!t manager : 10 ,am - .+ 100#000/( , am
1000000
%
ta" lain 10 ,am - .+ 50#000/(
4000000
'iaya instalasi o"tare
000000
Total Cost tahun +ertama
0000000
Cost tahunan setelah +royek selesai : aintenan!e biaya koneksi ,aringan
3000000
'iaya maintenan!e alat 6'ar!ode 7inger Print8
2000000
Total !ost tahunan
5000000
'ene"it : Penghematan +egaai
3
9a,i 1 +egaai tia+ bulan
1000000
Total +enghematan +egaai tia+ tahun 12 - 3 - .+ 1#000#000/(
3000000
11 S5hedule
&
Jad)al ta%el kerja pro#ek pada ta%el 1. -ael 1 Jad)al Pelaksanaan 9erja Pro#ek &o
'egiatan 'er#a .royek
"ulan
3 1.
Persiapan
2.
Pengam%ilan data primer
B.
Pem%uatan -istem 3n&ormasi
4.
Pen#usunan laporan
33
333
3;
1'
