PROCESO ADMINISTRATIVO
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Proporciona información precisa y oportuna acerca de la situación de la dirección de los planes sirviendo como base para que en el futuro se mejore el proceso de planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Principios de control
Desde la perspectiva de un proceso administrativo, el propósito del control es que los negocios funcionen dentro del marco de normas fijadas por el medio interno y externo. A continuación se explican los principios de control: • Principios de declaración de objetos. La función del control es percibir des-
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viaciones posibles o reales de los planes trazados, con la suficiente anticipación para poder corregirlos. Principio de eficiencia de los controles. Las técnicas y enfoques de control son eficientes cuando perciben y destacan las causas de desviaciones reales o potenciales de los planes con un costo mínimo o con muy pocas consecuencias no buscadas. Principio de responsabilidad del control. La responsabilidad primaria del control recae en el gerente responsable de la ejecución de los planes. Principio del control directo. A mayor calidad de los gerentes y de sus subordinados, menor necesidad de los controles indirectos. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costos y tiempos, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren control. De equilibrio. Todo grupo conferido le corresponde un grado de control correspondiente. Con referente a la autoridad que se delega y la autoridad que se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada esté siendo debidamente ejercida. De la costeabilidad. El control debe justificar el costo que éste representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste aporta. De las desviaciones. Las variaciones o desviaciones que resulten en relación con los planes deben de aclararse para saber las causas que las originaron, para prever el futuro.
Etapas o ciclo de control
Los pasos necesarios para llevar a cabo una secuencia y llevar a cabo el control, son: • Establecimientos de estándares. Toda empresa
se fija metas relacionadas con calidad, satisfacción, innovación y otras. Los estándares o unidades de medida representan el estado de ejecución correcto; de hecho, son planes definidos de la empresa. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, si no que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados: – Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado.
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INTEGRACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
CAPÍTULO 4 119
– Posición en el mercado. Estándares utilizados para definir la aceptación de
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algún producto en el mercado, y la efectividad de la función mercadológica. – Productividad. Debe establecerse en toda la empresa. Se determina con base en medidas tales como horas máquinas, horas hombre, entre otras. – Calidad del producto. Se determina para establecer indicadores de calidad en relación con la competencia. – Desarrollo del personal. Tiene como fin valorar los programas de desarrollo de la gerencia y su efectividad. – Evaluación de la actuación. Determina las condiciones que deben darse para que el trabajo se lleve a cabo correctamente. Medición de resultados. Trata la valoración de la ejecución y los resultados, aplicando las unidades de medida, que deben de ser determinadas de acuerdo con los estándares. Al establecer dichas unidades, éste es uno de los problemas más complicados, sobre todo en áreas eminentemente cualitativas. Para realizar su función, esta etapa se apoya básicamente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control depende directamente de la recepción de información, la cual debe de ser oportuna, confiable y válida. Ya efectuada la medición y obtenida la información, es necesario comparar los resultados medios en relación con los estándares preestablecidos, determinándose de esta forma las desviaciones mismas que tienen que informarse con el reporte correspondiente. Comparación del desempeño con el estándar. En este paso del proceso de control es comparar el desempeño con el estándar. Los administradores responsables del control deben analizar y evaluar los resultados con cuidado, dado que todo es importante. Cuando se compara el desempeño con la norma, los administradores deben dirigir su atención a la excepción, como lo menciona el pr incipio de control explicado anteriormente. Los administradores pueden ahorrarse tiempo y esfuerzo si lo aplican. Corrección. Tomar la decisión correctiva es función de los ejecutivos. Antes de iniciarla es importante reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación: es aquí donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control. Retroalimentación. La retroalimentación es básica en el proceso de control, dado que a través de ésta la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al transcurrir el tiempo. De la calidad de la información, tendrá como resultado el grado y oportunidad con que se retroalimenta el sistema.
La metodología de las etapas de control se observa en el cuadro 4-10. Tipo o enfoques del control
Davis y Donnelly han designado tres tipos de control, el control preliminar, el concurrente o coincidente y el de retroalimentación. • Control preliminar. Este control, que también se le conoce como previo, se orienta hacia el futuro; su objetivo consiste en evitar problemas antes de que sur jan.Tiene lugar antes de que principien las operaciones, e incluye la creación de
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PROCESO ADMINISTRATIVO
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Cuadro 4-10. Etapas de control
Establecimiento de estándares de desempeño
Medición del desempeño
Comparación
Determinación de la desviación
Dentro de los límites
Retroalimentación con acciones correctivas
No
Sí
Continuación del proceso del trabajo
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políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. El control concurrente o coincidente. Tiene lugar durante la fase de la “acción” de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran. Control de retroalimentación. Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.
Estos tres tipos de control forman parte de las etapas del control. El control como sistema
El estudio de los sistemas dinámicos logra un estado de equilibrio o estabilidad aun con las condiciones cambiantes del medio ambiente, se denomina como cibernética. Un sistema de control es aquel que sirve para mantener las características de los productos de un sistema de referencia dentro de un rango de tolerancia predeterminado. Es decir, tenemos un sistema de referencia que queremos controlar, con propósito de que los productos del mismo se ajusten a un patrón o nor ma establecida.
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INTEGRACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
CAPÍTULO 4 121
Nos expone el autor Pozo Navarro: el sistema de control persigue un objeto de eficacia para la empresa, es decir, se concibe como el instrumento para mantenerla en condiciones de eficiencia. Esto abarca que el administrador se aboque a tres grandes aspectos. • • •
Lograr objetivos dentro de los plazos oportunos. Lograrlos con la economía de medios, esto es, logrando beneficios. Mantener motivado al equipo humano implicado en su consecución.
Por medio del control, el administrador debe verificar que los recursos de la empresa son aplicados mediante una racionalización y una sistematización, para así lograr la consecución de los objetivos del organismo. Instrumentos de control
Uno de los instrumentos de control son las gráficas de Gantt, que es una técnica de planeación y control desarrollada por Henry L. Gantt, que muestra, mediante una gráfica de barras, los requisitos de tiempo para las diversas tareas o acontecimientos de una producción o algún otro programa. Aunque basada en un concepto simple, esta gráfica ha sido considerada como revolucionaria en el administrador. Lo que Gantt advirtió fue la totalidad de las metas de un programa debe ser vista como una serie de planes de apoyo interrelacionados que los individuos pueden comprender y seguir. Los avances más importantes en el campo de control se desprenden de este sencillo principio,así como de los principios básicos del control, como la selección de los elementos decisivos del plan. Otro instrumento de control son las auditorías administrativas para evaluar la eficacia y eficiencia de los sistemas de una organización desde la responsabilidad social hasta el control contable. Las auditorías administrativas pueden ser internas que son aquellas que hacen evaluación periódica de los procesos de planeación, organización, dirección y control inherentes a la empresa; y externas que son aquellas evaluaciones que se llevan a cabo por una organización externa como puede ser una fir ma de contadores públicos titulados, realice auditorías financieras de una empresa. . d e v r e s e r s t h g i r l l A . a i r t a P l a i r o t i d E o p u r G . 4 1 0 2 © t h g i r y p o C
Formatos para el control
Los formatos para el control que definen las empresas generalmente son los informes que pueden ser mensuales, trimestrales, semanales y anuales. Estos formatos contienen el membrete de la empresa, la fecha, el área responsable, el nombre del personal responsable, los objetivos que se persiguen en ese periodo, las metas cuantificadas a alcanzar, la calendarización para el control, la variación y la justificación de las variaciones. Estos formatos varían de acuerdo con la que tienen como objetivo las empresas en particular. Clases de control
La mayor parte de los esfuerzos de control se orientan hacia las áreas que son: de producción, finanzas, de administración, de ventas, generales y de normas. • De producción. El éxito organizacional depende de su habilidad para producir bienes y servicios con eficiencia y eficacia. Los controles de producción abarcan la vigilancia de las actividades de producción para cerciorarse de que se efectúen
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