PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DEL PERSONAL
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONÍA PERUANA-UNAP 1 FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE
“AÑO DE LA INVERSIÓN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA”
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONÍA PERUANA-UNAP
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS -FACEN TRABAJO MONOGRÁFICO
RESPONSABLES: López Pastrana Danny Valeria Enríquez Vela Danika Melissa Rengifo Mejía Erick Alberto ASIGNATURA: Administración de Recursos Humanos
DOCENTE: Francisco Paredes ESCUELA: Contabilidad CICLO: IV NIVEL: II
2013 2
DEDICATORIA
El presente trabajo va dedicado a Dios por darnos la vida y al mismo tiempo a nuestros padres que están siempre apoyándonos incondicionalmente, por consiguiente al docente por cada clase que nos brinda y por la forma que enriquece nuestros conocimientos que en un futuro contribuirán a nuestro desempeño profesional.
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AGRADECIMIENTO
Agradecemos a todas aquellas personas que nos brindan sus conocimientos y apoyo en la realización del presente trabajo, y a nosotros mismos por nuestra voluntad de salir adelante.
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INDICE
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INTRODUCCIÓN En la actualidad, para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. El Registro y Control del personal es el procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institución. Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones anticipados a ellas. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta técnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc. Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institución. Los Instrumentos técnicos mostrados en este trabajo, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.
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1. CONTROL DEL PERSONAL El control de personal es un procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de una serie de instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institución. Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el trabajador ingresa a laborar a la compañía. Es una función técnica importante para llevar a cabo la política de los recursos humanos, que comienza en forma sucesiva y constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador: asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente. El control de personal, más allá de ser una limitante, es una fuente de información necesaria para determinar la situación actual del trabajador, sobre todo para la toma de decisiones en cuanto a promoción o ascensos, conceder becas académicas, otorgar derechos, compensación por tiempo de servicios, movimientos de rotación, o reubicación.
2. REGISTRO DEL PERSONAL
El registro de personal es una función técnica importante para llevar a cabo la política de los recursos humanos, se lleva específicamente en el file o carpeta personal y, ficha familiar; Este proceso técnico comienza en forma sucesiva, apenas el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre – elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos.
3. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DEL PERSONAL 3.1 CONCEPTO Es el proceso por el cual se logra establecer e implementar los diferentes documentos y registros de control relacionados a los deberes y responsabilidades así como los derechos que van adquiriendo los trabajadores durante su jornada laboral diaria, semanal, mensual, anual y el record de tiempo de servicio. Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta técnica es controlar las
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entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc. Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institución, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal preelaborada por el área de desarrollo de recursos humanos, complementándose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria. El proceso de registro y control del personal está constituido por toda la documentación que sustenta tanto el rendimiento funcional como el comportamiento de todo el personal dentro de la empresa así como fuera de ella como por ejemplo: cuando se encuentran en misión de servicio o se les encomendará representatividad en cualquier evento o institución. Los instrumentos técnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, serán establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institución, siendo dentro de los más utilizados los siguientes: a. la Ficha Personal. b. Ficha Social c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia. d. Parte Diario de Asistencia. e. Papeletas de Autorización de Salidas. f. Tarjetas de Control de Récord laboral. g. File Personal h. Rol Vacacional i. Rol de Cambio de Vigilancia j. Cuadro de Asignación de Personal k. Reglamento Interno de Trabajo Los Instrumentos técnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.
¿Cuáles son los documentos personales?
Partida de nacimiento Documento Nacional de Identidad Certificado de estudio. Certificado de antecedentes policiales Certificado de antecedente judiciales Certificado Médico Partida de matrimonio Partida de bautizo Certificado de extranjería Libreta profesional 8
Código Laboral
¿Cuáles son tus documentos curriculares?
Certificados que acrediten haber participado en eventos como: cursos, seminarios, talleres de capacitación, adiestramiento, entrenamiento, especialización, perfeccionamiento. Títulos de postgrado Certificados de participación como expositor ponente, organizador, miembros en cargo directivos de organismos empresariales e institucionales. Distinción honorífica por haber demostrado alto nivel de responsabilidad representativa otorgada por otras organizaciones
¿Cuáles son los documentos que la empresa expide y que tienen carácter oficial? Dichos documentos son expedidos cada vez que la circunstancia lo requiera para registrar hechos o acontecimientos en concordancia con las obligaciones y los derechos laborales de cada trabajador.
Los documentos son los siguientes:
Resolución de nombramiento o de contrato de trabajo Resolución de permisos, licencias, vacaciones Resolución de afiliación a la AFP Resolución de Amonestación o cualquier sanción disciplinaria Resolución de promoción o ascenso de un cargo inferior a otro superior Resolución de felicitación por méritos de eficiencia y eficacia en el rendimiento funcional Resolución de felicitación por el equilibrio y el mantenimiento de las buenas relaciones humanas para con sus colegas de trabajo. Resolución que acredite haber desempeñado cada puesto de trabajo.
Todos los documentos que corresponden e integran el proceso de Registro y Control de Personal son de alta responsabilidad su ciudadano, mantenimiento y preservación por que se encuentran los registros de los deberes y derechos de todos los trabajadores que sirven a la empresa o entidad para su exigencia y otorgamiento. -Los deberes u obligaciones se exigen. -Los derechos se otorgan o conceden Estos factores son intrínsecos en la gestión de los recursos humanos.
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¿Qué pasa cuando estos factores no son conocidos y seriamente ejecutados y aplicados? Comienza el desorden, se pierde autoridad, hay quejas, reclamos y denuncias que se tienen que resolver. Documentos que se implementan para el control y registro del personal. 1. Tarjeta de los registros de ingresos y salidas 2. Parte diario de tardanzas e inasistencias 3 .Parte semanal de tardanzas e inasistencias para elaborar la planilla de salario 4. Parte quincenal de tardanzas e inasistencias para la confección de planillas de sueldos (el pago quincenal se implementa en las empresas y es facultativo). 5. Parte mensual de tardanza e inasistencias para la confección de planillas de sueldo. El pago es mensual. NOTA: Las tardanzas e inasistencias injustificadas se descuenta y se computa para su récord laboral. 6 .Parte mensual de tardanzas e inasistencias de cada trabajador (este parte se le coloca en su carpeta personal que va formando parte del récord laboral anual). 7. Partes de control generados por las papeletas de salida que son autorizados. Son los siguientes: a. b. c. d.
Por motivos personales Por motivos particulares Por motivo de salud Por motivos de capacitación, adiestramiento, entrenamiento, especialización o perfeccionamiento. e. Misión de servicio f. cuando se le delega representar a la empresa o entidad en otros organismos 8. Rol de Cambios de guardia. 9. Cuadro de control de ocurrencias, que se registra en cada ficha del trabajador para llevar el récord laboral al otorgar los derechos de usos de vacaciones, permisos, licencias con goce y sin goce de haber, para pago de compensación de tiempos de servicios (CTS), para pago a las AFP (Administradores de Fondo de Pensiones) y otros beneficios y también las órdenes judiciales y de descuento que pudiera ocasionar al contraer obligaciones. Con lo enunciado se infiere que el proceso de registro y control de personal guarda una gran seriedad y responsabilidad su implementación.
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3.2 FILE O CARPETA PERSONAL Se conoce al file o carpeta personal también como legajo personal que sirve de contenedor de toda la documentación que sustenta la situación personal y funcional del trabajador desde que ingresa hasta que termina su vínculo laboral con la empresa o entidad que puede ser por renuncia, cesantía o jubilación, sanción acaecido por un fallo judicial, destitución del trabajador o despido por fallecimiento. La carpeta se comienza a formar con el curriculum vitae que fue presentado cuando concursó en la empresa, y durante su trayectoria laboral que va adjuntando todos los documentos que acrediten su situación personal que sustenten sus derechos laborales. Así mismo se agregan los documentos que procesan y expiden la administración otorgando los derechos y exigiendo las obligaciones que corresponden cumplir durante su permanencia en la empresa. La documentación se clasifica en: a. Documentos personales b. Documentos curriculares c. Documentos que son expedidos por la administración Así mismo la carpeta personal se clasifica en dos: a. Carpetas Activas b. Carpetas Pasivas Las primeras corresponden a los trabajadores que se encuentran laborando representado en el cuadro de asignación de personal (CAP). Las segundas corresponden a los que ya no trabajan, o sea que ya no tienen ningún vínculo laboral con la empresa, término que se genera por renuncia, cesantía o jubilación, sanción acaecida por un fallo judicial, destitución o despido del trabajador o fallecimiento. Toda documentación se ordena en forma alfabética y cronológica que permita y facilite la información cuando sea requerida Las carpetas de todo el personal son propiedad de la empresa, se hace entrega la copia autentica cada vez que el trabajador lo solicite dicha documentación debe ser permanentemente actualizada; y tiene carácter confidencial por consiguiente debe encontrarse en los archivos herméticamente guardados y conservados al igual que la ficha personal que a continuación presentamos.
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3.3 FICHA PERSONAL La ficha personal es un documento formato en el que se encuentra registrado todo los datos personales e identificación, el récord de la situación laboral, las ocurrencias hechas por el trabajo durante el tiempo de servicio; y los derechos y obligaciones que contrae cada trabajador. La ficha personal corresponde a cada trabajador sustentado por los documentos que se encuentran a su legado. Por lo que no se puede anotar en su ficha si no hay documento que lo respalde. Es un argot común expresar:” los documentos hablan”. Las fichas son la propiedad de la empresa manteniéndola también en registro computarizado en aquellas empresas que las implementan. Se actualizan permanentemente relación con las obligaciones y derechos que se van generando durante su permanencia en la empresa. Al igual que el legado, las fichas se clasifican en activas y pasivas. Que corresponde al departamento de gestión de recursos humanos(o su equivalente) el registro, mantenimiento y conservación con la finalidad de proporcionar en forma inmediata a la gerencia para el otorgamiento de los derechos y la exigencia de las obligaciones para conocer lo siguiente: 1. Conocer con exactitud el récord de tiempo de servicios del trabajador 2. El récord de tardanzas, permisos, inasistencias justificadas, e injustificadas, licencias, con goce y sin goce de haber. 3. Conocer el importe total de los pagos por AFP, seguros para la liquidación correspondiente. 4. Situación laboral para realizar la rotación, traslado, destaque o reubicación buscando la mejora del trabajador coadyuvante a la dinámica de la organización. 5. Conocer los antecedentes del trabajador registrados en su ficha para otorgar méritos y felicitaciones así como las sanciones a que se hace acreedor por haber cometido falta. 6. Otorgar y restituir derechos 7. Para la promoción o ascenso del trabajador 8. Autorización de descuentos por diferentes conceptos y también las judiciales 9. Para tomar medidas colectivas 10. Para controlar y otorgar los periodos de becas así como los permisos y licencias por motivos de capacitación, especialización y perfeccionamiento que solicita 1 11. Para establecer los diferentes cambios que ha tenido en los diferentes puestos de trabajo que ha desempeñado 12. Otros datos confidenciales que la administración los registra. El uso de la ficha personal es tan importante porque da la información exacta de los derechos y obligaciones que le corresponden a cada trabajador. 1. El empleado Víctor Guerrero ingreso a trabajar en la empresa el 2 de enero del 2004, le debería de corresponder sus vacaciones el 2 de enero del 2005 pero sin embargo ha hecho uso de licencias e inasistencias sin goce de haber por 30 días en consecuencia le corresponde salir de vacaciones el 2 de febrero del 2005. ¿De dónde salió la información? De la ficha personal. 12
2. en la empresa ocurrió un incendio que afecto todas las instalaciones. su expansión llego a las oficinas del departamento de recursos humanos, habiéndose quemado los archivos; sin embargo, se salvaron las fichas personales que se encontraban herméticamente guardada en una caja metálica de acero. 3. Un empleado de más de 10 años de servicio ha tenido un hijo en una conviviente a quien deja de asistir durante el último año. Por esta situación la señora le hace juicio por alimento. El poder judicial resuelve el descuento por planillas que la empresa tiene que atender. ¿De dónde salió la información requerida? De la ficha personal
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EL CUADRO DE ASIGNACION DEL PERSONAL El Cuadro de Asignacion del Personal (CAP) o Cuadro de Personal (CP) es el documento que detalla la relación exacta de todo el personal que se encuentra laborando en la empresa o entidad. La nómina comienza con el personal de órganos de mayor jerarquía hasta el último trabajador de menor jerarquía, indicando el código, la fecha de contrato o nombramiento, cargo que desempeña, remuneración que percibe, área orgánica a la que pertenece. El Cuadro de Asignacion Personal (llamado así en el sector público) o Cuadro de Personal (usado en el sector privado) se actualiza permanentemente cada vez que existen cambios, modificaciones, rescisión de contratos, reducción de personal o fallecimiento. Es importante la implementación de este documento, porque sirve también de sustento para la elaboración de las Planillas de Remuneraciones. Toda empresa se encuentra obligada a presentar el cuadro de personal a la Dirección Regional de Trabajo, que es el organismo fiscalizador del sector privado. Toda entidad Pública tiene la obligación de presentar el Cuadro de Asignación de Personal a los organismos superiores a la que pertenece su fiscalización. Cuando las entidades y las empresas tienen numeroso personal, confeccionan sus cuadros clasificándolos en empleados y obreros y por categorías o niveles, de tal manera que se presente lo más objetivo posible y sea viable la toma de decisiones acertadas. Es función del departamento de Recursos Humanos la elaboración, actualización y mantenimiento del Cuadro de Personal como instrumento de trabajo para la ubicación inmediata del trabajador cuando sea requerido.
4. INVENTARIO Y ENTREGA DEL CARGO 13
El inventario y entrega del cargo es el documento por medio del cual se legaliza la entrega y recepción del cargo, por lo que un trabajador, sea funcionario, empleado u obrero termina su vínculo laboral con la empresa o entidad donde estuvo trabajando. Dicho documento representa el inventario de todas las cosas. (Ya sean mobiliarios, vehículo, útiles de escritorio, sellos, tampones, archivos de documentos, herramientas, proyectos y archivo de informes, etc.) que se encuentran en su poder, pero que no son de su pertenencia. La recepción del cargo lo hace el jefe de personal (o quien haga sus veces), haciendo la verificación y cotejo de todo lo recibido y entregado durante el tiempo que estuvo trabajando. El trabajador que ha cesado en sus funciones, hace entrega así mismo de todo aquello que se encuentre en proceso de trámite o de solución que por razones del tiempo no ha sido posible su culminación, correspondiéndole al sucesor continuar con el trabajo. El término del vínculo laboral se produce: a) b) c) d)
Por renuncia voluntaria del trabajador. Por cese del trabajador por límite de edad. Por rescisión del contrato. Por despido o destitución del trabajador por haber incurrido en falta grave.
Mediante el documento de entrega de cargo, el trabajador deja de pertenecer a la empresa o entidad, firmando y fechando conjuntamente con el receptarte y/o representante legal; significa que a partir de la fecha queda desvinculado dicho trabajador por lo que en ningún caso puede exigírsele con hostigamiento.
El memorando es un documento de comunicación escrita de uso interno del jefe para con los subalternos o viceversa, se usa: a) Para comunicar órdenes e instrucciones de arriba hacia abajo(jefe a subalternos) b) Para comunicar dando cuenta del cumplimiento de las órdenes e instrucciones, así como de solicitar derechos y condiciones circunstanciales de trabajo; por ejemplo, solicitud de permiso. Dicha comunicación es de abajo hacia arriba, de subalternos al jefe. Por consiguiente, en ningún caso se expide el memorando fuera de la empresa o entidad para comunicar a un ex trabajador que ya nada tiene que hacer con los casos requeridos.
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5 USO Y ABUSO DE LAS HORAS EXTRAS Las horas extras, también llamadas sobre tiempos, son horas de trabajo que realizan los trabajadores después de haber culminado la jornada laboral diaria de 8 horas en el sector privado y de 7.45 horas en el sector público. La empresa o entidad se encuentra facultada de establecer las horas extras cada vez que existan necesidades urgentes, tales como: a) Para elevar la producción, las ventas y los servicios. b) Para cumplir con determinados compromisos atrasados que por diferentes motivos justificados no pudieron entregarse. c) Por razones de inventarios y estudios de racionalización de todos los recursos; la empresa tiene que adecuarse a una nueva estructura organizativa, periodo en el cual es necesario realizar horas extras. Para el uso de las horas extras debe haber un convenio pactado entre la empresa y los trabajadores solicitados .En consecuencia, todos los trabajadores no se encuentran obligados, determinándose una lista de aquellos que deben de hacer uso de las horas extras. Asimismo, cabe indicar que el tiempo de horas extras no debe exceder de 7 horas diarias, y se paga 25% da cada hora extra. Cuando un trabajador no concurre a trabajar en horas extras una vez que se ha comprometido con la empresa, se le considera como falta disciplinaria, salvo imponderables que le han impedido cumplir que deben ser ciertamente justificados. El personal posicionado en los cargos de confianza no se encuentra con derecho de haber uso de las horas extras remuneradas. Lo que sí es verdad es que por la responsabilidad que tienen y de una elevada remuneración diferenciada, laboran en sobre tiempos para cumplir con sus funciones. Asimismo, existen empresas que por la naturaleza de sus actividades tienen temporadas de elevada producción y otras de elevada comercialización, en las que se requiere que el personal se encuentre dispuesto a realizar horas extras, y es verdad que se encuentran acostumbrados a esta práctica, para lo cual establecen los presupuestos con antelación para el pago oportuno a su personal. Igualmente, cabe informar que el establecimiento universal de 8 horas diarias de trabajo, es un esfuerzo psicofísico cuya recuperación sosegada está científicamente comprobada como necesario. El descanso es inevitable, y es imperativo que la empresa elabore una programación para ver a quienes les corresponde hacer uso de las horas extras y aplicar la debida rotación, por cuanto existen trabajadores que pueden intencionalmente mermar su rendimiento durante su jornada para poder rendir durante el uso de las horas extras.
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También nos encontramos con trabajadores rendidores que tienen una gran reserva física y mental que conocen sus tareas, y el trabajo en horas extras son de la misma calidad como en la jornada normal.
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BIBLIOGRAFÍA
DONNELLY J., GIBSON L., & IVANCEVICH J. (1995). Fundamentos de Dirección y Administración de Empresas (8ª. Ed.). España: Inmagrag, S.L. KOONTZ H., WEIHRICH H., & CANNICE M. (2008). Administración Una perspectiva global y empresarial (13ª. Ed.). México, DF: McGraw-Hill. CHIAVENATO, I.: Administración de Recursos Humanos. Mc Graw - Hill
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