SC ICPE-ECOENERG SA
CONTROLUL INREGISTRARILOR
Funcţia
Nume şi prenume
Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 1 / 6 Ex.:
Semnătura
Data
Elaborat
Responsabil MC
ing. Vredea Oswald
0 3. 0 1. 2 0 1 1
Verificat
Director Tehnic
ing. Lup Iosif
03.01.2011
Aprobat
Director General
ing. Gheamalinga Mina
03.01.2011
INDICATORUL ACTUALIZARILOR Pag.
1.
Act.
Paragraff modificat
Motivul modific`rii
Verificat
Aprobat
Data
SCOP
1.1 Procedura stabileşte stabileşte şi menţine metodologia, metodologia, care să asigure identificarea, depozitarea, protejarea protejarea pe parcursul duratei de păstrare, regăsirea şi eliminarea înregistrărilor înregistrărilor rezultate în urma desfăşurării proceselor, conform conform prevederilor prevederilor SIMCMSSO. 1.2 Procedura stabileşte responsabilităţil responsabilităţilee funcţiilor implicate în activităţile activităţile de la punctual 1.1.
2. DOMENIUL DE APLICARE 2.1 Procedura se aplică de către personalul societăţii, tuturor înregistrărilor înregistrărilor rezultate rezultate în urma aplicării prevederilor SIMCMSSO. SIMCMSSO. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ŞI CONEXE SR EN ISO 9001 : 2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe SR EN9000:2006 EN9000:2006 – Sisteme – Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular. SR ENISO 14001:2005 – Sisteme – Sisteme de management de mediu - Cerinte cu ghid de utilizare. SR OHSAS 18001: 2008 – Sistem de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Cerinte. MSIM ECO, Manualul sistemului integrat de management PS-01 – Controlul documentelor. documentelor. PO-08 – Arhivare
SC ICPE-ECOENERG SA
CONTROLUL INREGISTRARILOR
4.
DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI
4.1
Definitii
Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 2 / 6 Ex.:
4.1.1.1 Înregistrare : document prin care se declară rezultate obţinute sau furnizează dovezi ale activităţilor realizate. Nota 1 : Înregistrările pot fi utilizate, de exemplu, pentru a documenta trasabilitatea şi pentru a furniza dovada verificării, acţiunii preventive şi a acţiunii corective. Nota 2 : În general înregistrările nu trebuie supuse controlului reviziilor. 4.1.2 Dovada obiectivă: date care susţin că ceva există sau este adevărat (SR EN ISO 9000:2001). Notă : Dovada obiectivă poate fi obţinută prin observare, măsurare, încercare sau prin alte mijloace.
4.2
Prescurtări SIMCMSSO – sistemul integrat de management al calitatii, mediului si securitatii operationale
5
DESCRIEREA ACTIVITATILOR
5.1 Generalităţi 5.1.1 Toate documentele SIMCMSSO (ex.: manualul sistemului integrat, procedurile de sistem, procedurile operaţionale, procedurile tehnice de lucru) fac referire la planuri, formulare, rapoarte care sunt utilizate pentru a înregistra informaţii rezultate în urma desfăşurării activităţilor de prestare a serviciului. 5.1.2 Înregistrările se păstrează pentru a furniza dovezi obiective referitoare la: - aplicarea şi eficienţa documentelor SIMCMSSO, în toate activităţile desfăşurate; - funcţionarea eficace a SIMCMSSO; - respectarea cerinţelor de calitate impuse de reglementările legale, clienţi, organisme de certificare; - activităţi, procese, elemente SIMCMSSO în scopul îmbunătăţirii calităţii şi reducerii costurilor. 5.1.3 Înregistrările provenite de la furnizori şi de la clienţi fac parte de asemenea, din înregistrările ţinute sub control. 5.1.4 Înregistrările cerute de standardul de referinţă, specifice proceselor care se desfăşoară în societate sunt prezentate în anexa 1. 5.2 Identificarea înregistrărilor 5.2.1 Pentru înregistrările care au fost stabilite la nivelul procedurilor, identificarea se realizează prin codificarea formularelor conform PS-01. 5.2.2 Pentru restul înregistrărilor, identificarea se realizează la nivelul fiecărui compartiment care le emite (în funcţie de specific) prin: titlu, număr, dată, compartiment emitent. 5.3 Structura şi realizarea înregistrărilor 5.3.1 Structura înregistrărilor trebuie să cuprindă elementele de informaţie care să demonstreze că procesele la care se referă, s-au efectuat conform condiţiilor specificate. 5.3.2 Structura cadru a fiecărui tip de înregistrare este reglementată la nivelul procesului care introduce înregistrarea respectivă.
SC ICPE-ECOENERG SA
CONTROLUL INREGISTRARILOR
Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 3 / 6 Ex.:
5.3.3 Realizarea concretă a înregistrării se efectuează pe parcursul derulării proceselor aşa cum este prevăzut în documentul care stabileşte desfăşurarea proceselor respective. 5.3.4 Cerinţele şi responsabilităţile privind modul de realizare a înregistrărilor sunt stabilite la nivelul activităţilor în care intervin şi în documentele aferente; verificarea înregistrărilor se face din punct de vedere al completitudinii de către şeful compartimentului implicat sau de către o persoană desemnată de acesta.
5.4 Colectarea şi indexarea înregistrărilor 5.4.1 Colectarea şi indexarea înregistrărilor constă în centralizarea acestora în dosare, de către şefii de compartiment; acest lucru se poate realiza prin colectare directă sau prin solicitarea predării înregistrărilor de către cei care le-au întocmit. 5.4.2 Într-un dosar se grupează înregistrări referitoare la aceeaşi problemă cu acelaşi termen de păstrare; în cazul aceloraşi categori de înregistrări, întocmite pe perioade diferite şi / sau cu termene de păstrare diferite se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare. 5.5 Stabilirea termenelor de păstrare 5.5.1 Stabilirea termenelor de păstrare se realizează de către şeful compartimentului elaborator în funcţie de legislaţia în vigoare şi de importanţa practică şi tehnică pentru activitatea desfăşurată; termenul de păstrare este consemnat în “Lista înregistrărilor aplicabile”. 5.5.2 Înregistrările pot fi păstrate în cadrul compartimentului; forma de păstrare (biblioraft, fişete etc.) trebuie să asigure regăsirea promptă a acestora şi să evite pericolele de distrugere, deteriorare sau pierdere. 5.5.3 Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la arhiva se realizeaza conform cerintelor stabilite in PO – 08 “Arhivare”. 5.6 Depozitarea, protejarea şi eliminarea înregistrărilor 5.6.1 Depozitarea înregistrărilor la compartimente se realizează în ordine, pe rafturi, pe tematică şi ani, pentru a putea fi regăsite cu uşurinţă. 5.6.2 Protejarea înregistrărilor se realizează prin depozitare în spaţii amenajate astfel încât să asigure prevenirea pierderii lor sau a deteriorării / distrugerii prin: - praf, formare condens , infiltraţii de apă sau inundaţii; - foc sau variaţii extreme ale temperaturii în zona de depozitare; - furt, pierdere, manipulare necorespunzătoare sau deteriorare intenţionată; - pierderea caracterului de confidenţialitate; - acţiunea insectelor, rozătoarelor sau mucegaiului. - Proces verbal de recepţie la terminarea lucrării, etc. 5.6.3 Eliminarea înregistrărilor prevăzute în nomenclatorul arhivistic al societatii este asigurata de catre arhiva, conform legislatiei in vigoare, iar eliminarea celorlalte inregistrari prevazute in “Lista inregistrarilor aplicabile” se realizeaza la nivelul compartimentului. 5.7 Accesul la înregistrări 5.7.1 Înregistrările se pun la dispoziţia reprezentanţilor autorizaţi şi clientului pentru consultare, dacă acest lucru este stipulat în contract; de asemenea se pun la dispoziţia reprezentanţilor organismelor de certificare şi a auditorilor, pe perioada convenită sau a altor părţi interesate dacă au acordul directorului general al societăţii.
SC ICPE-ECOENERG SA
6.
CONTROLUL INREGISTRARILOR
Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 4 / 6 Ex.:
RESPONSABILITĂŢI
6.1. Director general 6.1.1. Analizeaza si aproba prezenta procedura. 6.1.2. Asigura resurse pentru controlul înregistrarilor din sistem, astfel încât sa se evite deteriorarea, distrugerea, precum si pierderea acestora. 6.1.3. Analizeaza si aproba înregistrari, pentru a asigura adecvarea acestora cu cerintele. 6.1.4. Gestioneaza documente specifice proceselor pe care le coordoneaza. 6.2.
Director tehnic
6.2.1. Preia responsabilitatile si autoritatile directorului general, in absenta acestuia. 6.2.2. Analizeaza si verifica documente tehnice si SIMCMSSO. Aproba documente tehnice si SIMCMSSO legate de realizarea produsului. 6.2.3. Coordoneaza deplasarea inregistrarilor in realizarea produsului. 6.2.4. Gestioneaza documente specifice proceselor pe care le coordoneaza. 6.2.5. Gestioneaza si arhiveaza documente de provenienta externa utilizate in realizarea produsului. 6.2.6. Primeste si semneaza de primire, detine pentru consultare, pastreaza integritatea si lizibilitatea documentelor specifice SIMCMSSO. 6.2.7. Tine sub control documentele pe care le emite in domeniile specifice, in conformitate cu prezenta procedura.
6.3 Şef de compartiment 6.3.1 Urmăreşte aplicarea documentelor SIMCMSSO în activităţile desfăşurate în cadrul compartimentului şi elaborarea înregistrărilor prevăzute. 6.3.2 Verifică completitudinea şi corectitudinea înregistrărilor emise. 6.3.3 Instruieşte personalul din subordine în ceea ce priveşte întocmirea şi păstrarea înregistrărilor. 6.3.4 Pune la dispoziţie înregistrările solicitate, clienţilor / organismelor de certificare / auditorilor interni şi externi. 6.3.5 Colectează înregistrările şi le centralizează în dosare. 6.3.6 Întocmeşte şi menţine lista înregistrărilor aplicabile în compartiment. 6.3.7 Păstrează înregistrările pe perioada prevăzută şi le elimină după expirarea acesteia. 6.4
Responsabil cu Managementul Pentru Calitate
6.4.1 Tine sub control inregistrarile pe care le emite in domeniul calitatii, in conformitate cu prezenta procedura. 6.4.2 Elaboreaza si supune aprobarii, semneaza inregistrari specifice activitatii 6.4.3 Gestioneaza si arhiveaza documente de provenienta externa corelate cu mediu/SSO, asigurând gestionarea interna si valabilitatea acestora 6.4.4 Verifică prin audituri interne modul cum sunt elaborate, verificate, păstrate şi eliminate înregistrările.
6.5.
Responsabil cu Mediu/SSO
6.5.1. Tin sub control inregistrarile pe care le emite in domeniile mediului / SSO, in conformitate cu prezenta procedura. 6.5.2. Elaboreaza si supun aprobarii, semneaza inregistrari specifice activitatii.
SC ICPE-ECOENERG SA
CONTROLUL INREGISTRARILOR
Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 5 / 6 Ex.:
6.5.3. Primestc si semneaza de primire, detin pentru consultare, pastreaza integritatea si lizibilitatea documentelor specifice difuzate. 6.5.4. Gestioneaza si arhiveaza documente de provenienta externa corelate cu mediu/SSO, asigurând gestionarea interna si valabilitatea acestora.
7.
INREGISTRARI
Nr. Identificare crt. 1 LIA
Denumire înregistrare Lista inregistrarilor aplicabile
Nr. ex. 2
Emitent
Durată de păstrare Responsabil AC/ RAC 1 an de la Sef compartiment La fiecare compart. pierderea valab.
8.
ANEXE
8.1.
Anexa 1 : Model pentru lista inregistrarilor aplicabile
Difuzare
SC ICPE-ECOENERG SA
CONTROLUL INREGISTRARILOR
Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 6 / 6 Ex.:
Anexa 1
Model pentru lista inregistrarilor aplicabile SC ICPEECOENERG SA
LIA LISTA ÎNREGISTRĂRILOR APLICABILE Comp.: Pag.: /
Data:
Elaborat: Prezenta anulează lista din data: Nr. crt.
Denumirea înregistrării
Termenul de pastrare
