PROCEDIMIENTO MANEJO DE GESTIÓN DEL CAMBIO P HSE 12 XXX
Versión 1
Fecha 07/01/2011
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GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Proveer a la Empresa una herramienta de aseguramiento de los cambios a realizar en las partes operativa y administrativa de XXXX con el fin de evitar que los cambios se conviertan en peligros inminentes ALCANCE. Este procedimiento aplica para instalaciones y/o equipos que estén en operaciones. Cubre las modificaciones, los cambios permanentes, cambios temporales o cambio de emergencia. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS • Cambio: Referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o permanente realizada a un sistema existente. • Cambio Permanente: Aquel que implica cambios en un documento de Ingeniería (redes eléctricas, cambios estructurales de los vehículos, entre otros). Y se considera permanecerá indefinidamente. • Cambio Temporal: Una modificación que es planeada y efectuada con la intención de retornar a las condiciones de diseño originales después de un tiempo específico. • Cambio de emergencia: Cambio que sigue un camino corto a través del procedimiento normal de manera que se pueda ejecutar rápidamente. La documentación detallada requerida se completará posteriormente y solo entonces el cambio se clasificará como temporal o permanente. • Autorización para alteración: Formato que es diligenciado para aprobar el cambio, sin esta autorización no se puede realizar ninguna acción.
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL PROCEDIMIENTO CARGO Coordinador HSEQ Gerente
RESPONSABILIDAD • Dar visto bueno para la aprobación del cambio. •
Aprobar el cambio.
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DESCRIPCIÓN DETALLADA PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD
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DE
RESPONSABLE
LA
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REALIZACIÓN
DEL
INSTRUCCIONES
IDENTIFICAR EL CAMBIO
Originador
•
EVALUACIÓN TÉCNICA Y DE RIESGOS
Persona competente, Coordinador HSEQ
• Se Hará una evaluación Técnica y de Evaluación de Riesgos. • Esto permitirá evaluar si el cambio es viable y no traerá
Se deberá documentar el cambio que se ha visto necesario realizar. • Para esto se dispondrá del formato de Manejo del Cambio, donde se deberá definir: El título del cambio El problema que derivo el cambio. Nombre del Originador, Fecha y Firma. El Originador del Cambio debe hacer una descripción detallada del cambio donde defina: Solución del Problema Costo Estimado (Si está disponible) Alternativas Consideradas Consecuencias de no llevar a cabo esta modificación. Y lista de documentos anexos.
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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INSTRUCCIONES consecuencias adversas a la empresa. • La Aprobación de la Evaluación Técnica y la Evaluación de Riesgos deberá ir en el formato de Maneo del Cambio.
PROCEDIMIENT O OPERATIVO
APROBAR CAMBIO
Personal encargada de hacer el cambio.
• Se realizará procedimiento específico de la actividad a desarrollar para identificar los pasos necesarios y los riesgos inherentes a estos. • Se deberá asignar un coordinador del Cambio.
EL Gerente, persona encargada de realizar evaluación técnica, Coordinador HSEQ
• Si el procedimiento no cumple con requisitos mínimos de seguridad de de parte técnica, este deberá ser nuevamente revisado. • Se deberá Aprobar el cambio por parte de la gerencia, el Coordinador de HSE y la persona encargada de realizar la evaluación Técnica.
DIVULGAR EL CAMBIO A LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EJECUTAR CAMBIO
Coordinador HSEQ, Coordinador del Cambio.
EL Personal encargada de hacer el cambio.
• Se Divulgará el cambio a realizar a todas las personas que podrían ser afectadas, así como el procedimiento que se utilizará. • Se ejecutará el cambio con continua supervisión de la empresa, si el cambio a realizar no es correspondiente al procedimiento previamente aprobado este será suspendido hasta una nueva validación de la información.
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ACTIVIDAD
ENTREGA PROYECTO
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RESPONSABLE
DEL Coordinador del Cambio.
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INSTRUCCIONES
Deberá firmar en el formato del manejo de cambio en el momento de haber finalizado el proyecto. •
REGISTROS CORRESPONDIENTES AL PROCEDIMIENTO. ADMINISTRACIÓN REGISTROS • Manejo
Cambio. • AST • Evaluación Técnica.
RESPONSABLES
RESPONSABLE
del Partes interesadas Coordinador en la Gestión de HSEQ Cambio.
LUGAR
de Oficina
1 INFORMACIÓN ADICIONAL DEL PROCEDIMIENTO Criterios para la Evaluación de Riesgos.
Nivel de Riesgo
Técnica
Coordinador del Cambio
Otras Personas Involucradas en la Evaluación
Bajo – problema La evaluación de Realizar la poco probable, riesgos comentada evaluación y con “Qué hacer en caso de preparar la consecuencias que...?” realizado por el documentación tales como HSEQ para el manejo lesiones de del cambio primeros auxilios Medio – Hacer un control de la Reunir al equipo Si el cambio es un problemas evaluación de riesgos y preparar la cambio en las posibles y que realizado por el HSEQ documentación instalaciones o pueden tener sustentada por un para el manejo vehículos, quien como resultado listado estructurado de del cambio hace la evaluación lesiones con peligros (AST, Análisis Técnica debe ser
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Nivel de Riesgo pérdida tiempo
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Coordinador del Cambio
Técnica
de de Seguridad Trabajo)
del
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Medio – Hacer un control de la Reunir al equipo Si el cambio es un problemas evaluación de riesgos y la lista de cambio en las posibles y que realizado por un equipo verificación, y instalaciones o pueden tener sustentada por un preparar la vehículos, quien como resultado listado estructurado de documentación hace la evaluación lesiones con peligros (AST, Análisis del manejo del Técnica debe ser pérdida de de Seguridad del cambio consultada acerca de tiempo. Trabajo) los contenidos de la lista de verificación Alto – problemas Evaluaciones de los Reunir al equipo, Si el cambio es un con alto riesgos en el lugar de la lista de cambio en las porcentaje de trabajo donde se verificación, y instalaciones o probabilidad y requiera conocimientos preparar la vehículos, quien que pueden tener especializados por documentación hace la evaluación como parte del equipo (por para el manejo Técnica o un consecuencia ejemplo: Matriz de del cambio delegado debe ser accidentes Riesgo, panorama de miembro del equipo fatales. factores de riesgo específica para la tarea)
CAMBIOS TIPICOS QUE REQUIERES USO DE SIGUIENTE PROCEDIMIENTOS. •
Construcción de instalaciones nuevas, modificaciones del sistema eléctrico, suministro de gas, etc.
•
Cambios / modificaciones en los vehículos.
•
Transporte de Carga fuera del alcance de los procedimientos Operativos.
•
Cambios Significativos en el Sistema de Gestión
•
Otros que se consideren impactantes para la empresa
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Guía manejo del Cambio – Esquema General Cambio Identificado
No ¿Análisis de Riesgo Aceptable?
Aplicar Medidas de Control
SI Realizar Procedimiento para realizar el cambio
No ¿Cumple Requisitos?
Completar o Archivar
SI Ejecutar Acciones / Realizar Cambio
No Completar o Archivar
Aprobación por parte del Gerente, Coordinador HSEQ y Persona que hace la evaluación Técnica
¿Cumple Requisitos?
SI Cerrar y Archivar
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REGISTRO DE ELABORACION, REVISION Y APROBACIÓN
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ELABORADO POR NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
JULIAN HERNANDEZ COORDINADOR HSE 07 DE ENERO DE 2011
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REVISADO Y APROBADO POR ALICIA DIAZ GERENTE GENERAL 07 DE ENERO DE 2011
