CAPITULO 12 ENTRENAMIENTO
1. ¿Cuál es la diferencia entre entrenamiento y desarrollo del personal?
Existe una diferencia entre el entrenamiento y el desarrollo de personas porque, aunque sus métodos de aprendizaje sean semejantes, su perspectiva temporal es diferente. El entrenamiento se orienta al presente, se enfoca hacia el cargo actual y busca mejorar las habilidades y capacidades relacionadas con el desempeño inmediato del cargo. El desarrollo de personas se centra en los cargos de la organización y en la nuevas habilidades y capacidades exigidas. Ambos, entrenamiento y desarrollo constituyen proceso de aprendizaje. 2. Conceptúe que es entrenamiento
El entrenamiento es una fuente de utilidades porque aumenta el capital y enriquece el patrimonio humano de la organización. Es un proceso sistemático de mejoramiento del comportamiento de las personas, para conseguir los objetivos organizacionales. Casi siempre el entrenamiento ha sido entendido como el proceso mediante el cual la persona se prepara para desempeñar de manera excelente las tareas especificas del cargo que debe ocupar. El entrenamiento puede implicar un cambio de habilidad, conocimiento, actitud o comportamiento, lo cual significa cambiar lo que los empleados conocen, loa hábitos de trabajo, las actitudes frente al trabajo las interacciones con los colegas o el supervisor. 3. Conceptúe que es aprendizaje
El aprendizaje significa cambio en el comportamiento de la persona mediante la incorporación de nuevos hábitos, actitudes , conocimientos y destrezas. Se habla mucho de aprendizaje organizacional para referirse a la cultura de perfeccionamiento de las personas que predomina en las organizaciones exitosas. 4. ¿Cuáles son los tipos de cambio de comportamiento que se generan a través del entrenamiento?
Los tipos de cambio son:
Transmisión de información Desarrollo de habilidades Desarrollo de actitudes Desarrollo de conceptos
5. Explique transmisión de de información
En el entrenamiento se requiere transmitir información para aumentar el conocimiento de las personas, teniendo en cuenta información sobre la organización, sus productos o servicios, políticas y directrices, reglas y reglamentos, y sus clientes.
6. Explique el desarrollo de habilidades
El desarrollo de habilidades dentro del entrenamiento, se refiere a mejorar las habilidades y destrezas en el cual se requiere capacitar al personal para la ejecución y operación de tareas, manejo de equipos, maquinas y herramientas. 7. Explique el desarrollo de actitudes
En el desarrollo de actitudes para desarrollar o modificar comportamientos y se refiere al cambio de actitudes negativas a actitudes favorables, de toma de conciencia y sensibilidad con las personas, con los clientes internos y externos. 8. Explique el desarrollo de conceptos
Es elevar el nivel de abstracción, que es desarrollar ideas y conceptos para ayudar a las personas a pensar en términos globales y amplios. 9. Conceptúe el entrenamiento como proceso cíclico y continuo
El entrenamiento es un proceso cíclico y continuo compuesto de cuatro etapas:
Diagnostico:
inventario de las necesidades de entrenamiento que se deben satisfacer. Estas necesidades pueden ser pasadas, presentes y futuras. Diseño: elaboración del programa de entrenamiento para satisfacer las necesidades diagnosticadas. Implementación: aplicación y conducción del programa de entrenamiento. Evaluación: Verificación de los resultados del entrenamiento.
Este ciclo, esta compuesto de cuatro tiempos los cuales son:
Necesidades de entrenamiento que se deben satisfacer. Diseño del programa de entrenamiento Ejecución del programa de entrenamiento Evolución de los resultados del entrenamiento.
10. ¿En qué consiste el diagnóstico de las necesidades de entrenamiento?
La primera etapa del entrenamiento es la evaluación de necesidades de la organización, que no siempre son muy claras y se deben diagnosticar a partir de ciertos censos e investigaciones internas capaz de localizarlas y descubrirlas. 11. ¿Cuáles son los métodos empleados para el inventario de necesidades de entrenamiento?
El diagnostico es el inventario de las necesidades de entrenamiento, que utiliza métodos como el análisis organizacional, el análisis de RH, análisis de estructura de cargos y el análisis del entrenamiento. Análisis Organizacional:
a partir del diagnostico de la organización, verificar los aspectos de la misión, la visión y los objetivos estratégicos que debe atender el entrenamiento.
Análisis de los Recursos Humanos:
a partir del perfil de las personas, determinar cuales con los comportamientos, las actitudes, los conocimientos y competencias necesarios
para que las personas contribuyan a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. Análisis de la estructura de cargos:
a partir del examen de los requisitos y especificaciones de los cargos, determinar cuales son las habilidades, destrezas y competencias que las personas deberán desarrollar para desempeñar adecuadamente los cargos. a partir de los objetivos y metas que se deberán utilizar como criterios para evaluar la eficiencia y eficacia del programa de entrenamiento.
Análisis del entrenamiento:
12. ¿Cuáles son los indicadores de necesidades de entrenamiento?
Además de los métodos de inventario de necesidades, existen indicadores que señalan necesidades futuras (a priori) y necesidades actuales que se manifiestan en los hechos pasados (a posteriori). Indicadores a priori son eventos que, si ocurren, provocaran necesidades de entrenamiento futuras, fácilmente previstas, como:
Expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados Reducción del numero de empleados Cambio de métodos y procesos de trabajo Sustituciones o movimiento de personal Premios, licencias y vacaciones de personal Cambios en los programas de trabajo o de producción Modernización de los equipos y de nuevas tecnologías Producción y comercialización de nuevos productos y servicios
Indicadores a posteriori son los problemas provocados por necesidades de entrenamiento no entendidas aún, como: 1. Problemas de producción:
Baja calidad de producción Baja productividad Averías frecuentes en equipos e instalaciones Comunicaciones deficientes Elevado numero de accidentes de trabajo Exceso de errores y de desperdicio Poca versatilidad de los empleados Mal aprovechamiento de los espacios disponibles
2. Problemas de personal: Relaciones deficiente entre el personal Número excesivo de quejas Mala atención al cliente Comunicación deficiente Poco interés en el trabajo Falta de cooperación Errores en la ejecución de ordenes.
13. ¿En qué consiste el diseño del programa de entrenamiento?
Es la segunda etapa del proceso de entrenamiento, esta relacionada con la planeación de las acciones de entrenamiento. Después de diagnosticar y localizar las necesidades, es necesario centrar la atención en esas necesidades mediante un programa integrado y cohesionado. 14. ¿Cuáles son los principales elementos de la programación del entrenamiento?
Los principales elementos de la programación del entrenamiento son:
Quien debe entrenarse => entrenados o instruidos Cómo entrenar => Métodos de entrenamiento o recursos instruccionales En qué entrenar => Asunto o contenido del entrenamiento Quién debe entrenar => instructor o entrenador Dónde entrenar => local de entrenamiento Cuándo entrenar => época u horario de entrenamiento Para qué entrenar => objetivos del entrenamiento.
15. ¿Cuáles son los principales tipos de entrenamiento?
Los tipos de entrenamiento ofrecidos por organizaciones estadounidenses:
Habilidades generales Habilidades de supervisión Habilidades de técnicas o actualización de conocimientos Habilidades de comunicación Servicios y relaciones con los clientes Desarrollo de ejecutivos Nuevos métodos y procedimientos Habilidades de ventas Habilidades burocráticas y de secretariado Desarrollo personal Habilidades básicas con computadores Relaciones con empleados Prevención de accidentes y promoción de salud Educación del consumidor Educación básica para la prevención
16. Explique la tecnología del entrenamiento
Se refiere a los recursos didácticos, pedagógicos e instruccionales utilizados en el entrenamiento. La tecnología de la información influye en los métodos de entrenamiento y reduce los costos operacionales. En la actualidad, nuevas técnicas de entrenamiento se imponen a las tradicionales, entre las cuales se pueden mencionar: Imágenes visuales e información en audio son poderosas herramientas de comunicación. La videograbadora registra las clases, los mensajes y presentaciones audiovisuales para ser vistos por quienes reciben, en grupo o individualmente el entrenamiento.
Recursos
Audiovisuales:
Teleconferencia:
Empleo de equipos de audio y video para permitir que las personas participen en las reuniones aunque estén distantes entre sí, o de la localidad del evento. Comunicaciones electrónicas:
los avances de la tecnología permiten la comunicación interactiva entre personas físicamente distantes. Por el correo de voz, el director actúa como fuente que envía un mensaje sonoro a las demás personas conectadas a la red de teléfonos de una empresa. Correo electrónico:
el e-mail es una forma de comunicación electrónica que permite a las personas comunicarse entre si a través de mensajes electrónicos enviados por computadores unidos a redes de computadoras. Tecnología de multimedia:
comunicación electrónica que integra voz, video y textos codificados digitalmente y transportados por redes de fibra óptica. 17. ¿En qué consiste la conducción del programa de entrenamiento?
La conducción, implementación y aplicación de programas de entrenamiento es la tercera etapa del proceso. Hay una sofisticada tecnología de entrenamiento. 18. ¿Cuáles son las técnicas para transmitir y difundir información?
Existen varias técnicas para transmitir la información necesaria y desarrollar las habilidades requeridas en el programa de entrenamiento. Las dos principales técnicas son: Conferencia:
Es la técnica mas utilizada para transmitir información en programas de entrenamiento. Es un medio de comunicación de una sola vía. Es la situación de entrenamiento donde el instructor habla y los entrenados escuchan sin hablar. Sin embargo esta presenta varias desventajas como que los entrenados adoptan una postura pasiva, existe poca o ninguna oportunidad de aclarar dudas o confirmar si ellos entendieron el material de la conferencia. Estas limitaciones no permiten que la conferencia tenga mucho valor para promover cambios de actitud o de comportamiento. Instrucción programada: Es una técnica utilizada para transmitir información en programas de entrenamiento. Es para instruir sin la presencia e intervención del instructor humano. Solo se presentan pequeñas partes de información que requieren respuestas relacionadas individualmente a los entrenados, quienes pueden determinar su respuesta para saber si comprendieron la información obtenida. Los tipos de respuesta generalmente son de opción múltiple. Pero este a su ves tiene ventajas y desventajas. Una de las ventajas es que se puede computarizar y los entrenados aprenden en sus propias casas, saben de inmediato si se equivocaron o acertaron y participan activamente. Una de las desventajas es que no presentan las respuestas al entrenador de la misma forma en que no presentan dudas.
FORMA DE EVALUACIÓN DE LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN EMPRESARIAL Evaluación de los eventos
Concluida la fase de operación y con el propósito de tener conocimiento preciso de los resultados logrados en relación a lo planeado, es necesario llevar a cabo un trabajo de evaluación para obtener información útil para analizar los cambios de conducta logrados en los capacitados, su desempeño en el área de trabajo, juzgar alternativas y tomar decisiones acerca de los diferentes elementos que intervinieron en el proceso. Para obtener datos objetivos y completos de esta etapa, es conveniente que se realice en tres momentos: Evaluación diagnóstica
Se efectúa al inicio del proceso y parte de los resultados que arroja el diagnóstico de necesidades, de las propuestas establecidas en el plan y programas, ejecución de las acciones, así como de los conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que requiere. Esta evaluación permite analizar la situación actual de la organización, losfines que busca lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a la función de capacitación con referencia al que hacer global del centro de trabajo. Evaluación intermedia
Se realiza durante el proceso con el objeto de localizar deficiencias cuando aún se está en posibilidad de subsanarlas, intenta poner de manifiesto los puntos débiles y errores cometidos de tal forma que sean corregidos, aclarados o resueltos. Evaluación sumaria
Se enfoca a los logros obtenidos como resultado de las actividades efectuadas afin de establecer parámetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo. En este momento es cuando se analiza la efectividad y funcionalidad de las acciones emprendidas a fin de reprogramar nuevas tareas. Constancias de habilidades laborales
Para acreditar y avatar las acciones de capacitación, deben expedirse constancias de habilidades laborales que se otorgarán a los participantes una vez concluida su formación integral.
Tienen un carácter terminal, entendiéndose por ello que las actividades de enseñanza aprendizaje aprobadas por el trabajador, deben abarcar todos los aspectos que le permitan el mejor desempeño especifico dentro de la empresa o centro de trabajo en que tal documento se expida y de conformidad con el programa que para dicho puesto se estableció en el plan. Seguimiento del proceso
Como parte del proceso evaluador de las acciones se considera necesario llevar a cabo el seguimiento, el cual implica conocer los resultados y su repercusión en el ambiente de la organización. El seguimiento es un proceso integral, dinámico y participativo enfocado a la obtención de información para la toma de decisiones en cuanto a la planeación de las acciones y su retroalimentación, la ubicación, desempeño y desarrollo profesional del capacitando para determinar si su formación fue la requerida, o no y por qué. Los aspectos a considerar en el seguimiento serán aquellos que tienen que ver con los recursos humanos, materiales y financieros utilizados durante la realización de las acciones. La obtención de información significativa para una nueva planeación y operación de las acciones de la capacitación se obtiene utilizando diferentes instrumentos tales como el cuestionario, mediante el cual el personal capacitado proporciona datos acerca de los aspectos que intervinieron en su formación y la forma en cómo estos están siendo aplicados en la práctica laboral cotidiana (organización, efectividad, evaluación, intereses, experiencias adquiridas durante el curso, etc.). Los resultados que se obtienen del seguimiento son:
Analizar el desempeño profesional del personal capacitado.
Comparar el desempeño del personal capacitado con el no capacitado.
Orientar la planeación de las acciones para su mejor operación.
Valorar las capacidades de las entidades responsables del programa (recursos humanos y materiales).
Identificar necesidades no satisfechas, condiciones actuales y deseadas.
Determinar los objetivos y metas a cubrir en la empresa.
Formas de planeación para la capacitación empresarial
No se puede hablar de un sólo modelo de planeación estratégica de capacitación que sea aplicable y exitoso para todas las empresas, ya que es necesario elaborar un modelo en particular a cada empresa, ya que éste depende de varios factores, como son: Si la empresa sabe a dónde quiere llegar, cuenta con un plan global, los directivos cuentan con autoridad e ingerencia en la empresa, la organización reconoce los logros de la capacitación y la impulsa, el tamaño, estructura, presupuesto y recursos que tiene la organización y lo que está dispuesto a invertir en cada unidad, etc. Sin embargo, se plantea, a continuación, un modelo base de la planeación estratégica de capacitación que puede servir de guía para desarrollar un esquema diseñado particularmente a las necesidades y posibilidades de la organización. Procedimiento
1. Análisis del plan estratégico global ·
Definición de la compañía que se quiere ser
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Determinación de situación actual
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Debilidades y oportunidades
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Peligros y potencialidades
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Recursos
2. Definir si la capacitación va a ser una estrategia importante o incluso indispensable en la planeación estratégica global ·
¿Por qué?
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¿Cuáles serán los apoyos?
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¿Cómo la incorporan?
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¿Quién o quiénes serán los responsables?
3. Analizar a los clientes de la capacitación ·
¿Quiénes son?
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¿Cómo deben ser clasificados?
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¿Por qué serán usuarios de la capacitación?
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¿Mejorarán su desempeño?
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¿Cómo?
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¿A qué áreas o segmentos de la empresa se da atención?
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¿Es correcto o debe cambiarse esta situación
4. Analizar a la empresa ·
Sus tendencias
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Estándares de calidad-productividad y estadísticas
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Competencia
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Requerimiento para el desarrollo de potencial humano
5. ¿A dónde quiere llegar la capacitación? ·
¿Cuáles son las oportunidades y peligros para la capacitación? ¿Cuáles sus potencialidades?
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Evaluación y selección de alternativas estratégicas para lograr las metas.
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Desarrollo de objetivos a largo plazo.
6. ¿Puede llegar hasta ahí? ·
Requerimientos de personal para implantar un proceso capacitador.
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Requerimientos de instalaciones, recursos financieros, etc.
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Relación entre metas y estrategias con base en el interés de la alta dirección en la capacitación y por lo tanto del apoyo y visualización de la misma, así como del análisis situacional de la empresa y de la capacitación.
7. ¿Qué decisiones deben tomarse para lograr lo esperado? ·
Preparar planes detallados para implantar estrategias a través de los mecanismos adecuados: sistema integral de capacitación.
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Desarrollar planes de contingencia; traducir los planes en presupuestos.
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Decisiones y acciones a corto y mediano plazo en cuanto a organización, personal, etc.
8. Establecer objetivos estratégicos de capacitación ·
De los objetivos estratégicos de la empresa se desprenden los objetivos estratégicos de capacitación.
9. Elaborar las estrategias de la planeación estratégica de capacitación
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Definir como se lograrán los objetivos estratégicos de capacitación.
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Identificar y conocer a los clientes de capacitación: áreas claves, puestos, prioridad de atención.
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Estos aspectos deberán unirse y organizarse a través de uno o varios planes orientadores.
También aquí se debe establecer cómo y cuándo se revisará y
evaluará la planeación estratégica de capacitación10. Revisión periódica ·
Puede realizarse semestral o anualmente.
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Se puede llevar a cabo en un tiempo menor cuando sea por primera vez, siempre que se haya decidido el tiempo para disponer de información y resultados a evaluar.
11. Evaluación permanente de la planeación estratégica de capacitación. y de la planeación operativa de la capacitación. ·
Auditar resultados y avances conforme a lo planeado.
REFERENCIAS
1. http://www.rrhh-web.com/Capacitacion3.html
