PROC-G-004 Procedimiento Para Control de Registros

JAMSA NDT PANAMÁ, S.A. Control de Calidad en Soldaduras, Inspecciones y Consultorías MANUAL DE CALIDAD

Identificación: PROC-G-004 Revisión: 1.0 Inicio de vigencia: Septiembre 2014

Procedimiento para para control de registros.

JAMSA NDT S.A.

Documento controlado, controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización. autorización.

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DOCUMENTO CONTROLADO PROC-G-004 Procedimiento para control de registros. Copia controlada No. : 001

Nombre

Puesto o función

Elaboró:

Ing. Juan Arévalo

Supervisor

2014-09

Revisó:

Ing. Mario Muñoz Wong

Gerente General

2014-09

Aprobó:

Ing. Mario Muñoz Wong

Gerente General

2014-09

Firma

Fecha

Localización del documento: Archivo Administrativo

Control de Cambios Estado Vigente

Fecha de Inicio de vigencia 2014-09-25

Revisión 01

Descripción del cambio realizado Ninguno (versión original).

Documento controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

Realizó

Revisó

Aprobó

JAP

MMW

MMW

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ÍNDICE 1.

OBJETIVO Y ALCANCE. _____________________________________________ 4

2.

DEFINICIONES Y NOTACIONES. ______________________________________ 4

3.

REFERENCIAS. ____________________________________________________ 4

4.

DESARROLLO. ____________________________________________________ 4 4.1.

Generalidades. _________________________________________________________ 4

4.2.

Control de documentos. _________________________________________________ 5

4.3.

Protección y legibilidad de los documentos (registros) ________________________ 5

4.4.

Préstamo y devolución de documentos (registros) ___________________________ 6

5.

6.

RESPONSABILIDADES ______________________________________________ 6 5.1.

Gerente general. _______________________________________________________ 6

5.2.

Gerente administrativo. _________________________________________________ 6

5.3.

Gerente de técnico. _____________________________________________________ 7

5.4.

Gerente de Calidad. _____________________________________________________ 7

FORMATOS RELACIONADOS. ________________________________________ 7


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1. OBJETIVO Y ALCANCE. El presente documento detalla y describe los pasos a seguir por JAMSA, para adquirir suministros y contratar servicios clave para la ejecución de inspecciones y servicios contratados. Para garantizar la calidad de los servicios prestados, JAMSA se asegura de adquirir equipos, materiales y suministros que cumplan con los más altos estándares de calidad.

2. DEFINICIONES Y NOTACIONES. Son de uso de este procedimiento las definiciones y notaciones contempladas en los documentos de referencia del mismo.

3. REFERENCIAS. 

ISO/IEC 17020

4. DESARROLLO. 4.1. Generalidades. a. Es responsabilidad de la gerencia general, administrativa y técnica informar a la gerencia de calidad el establecimiento de nuevos registros o su retiro, lo mismo que cualquier novedad sobre los mismos para que actualice el listado maestro de registros. b. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables; además deben conservarse en perfecto estado, sin tachaduras, enmendaduras o comentarios. c. La clasificación, almacenamiento, conservación y disposición de los registros depende de cada proceso en el que se genere. d. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad se deben almacenar de tal forma que se puedan consultar con facilidad, deben permanecer en un medio ambiente adecuado para prevenir el deterioro o daño y para evitar su pérdida. e. Los registros generados en el Sistema de Gestión de Calidad, aquellos no confidenciales, pueden ser consultados por cualquier persona de JAMSA.


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4.2. Control de documentos. Los siguientes son los criterios a considerar para el control de registros y documentos del Sistema de Gestión de JAMSA, los cuales están claramente explícitos en la Lista Maestra de control de Documentos y Registros FOR-G-006 “Formato para control de registros”. a. RETENCIÓN: El tiempo durante el cual serán guardados los documentos en el archivo de cada Proceso, teniendo en cuenta los aspectos legales, contractuales y por experiencia. El tiempo de retención lo determina cada área de acuerdo al tipo de documento a archivar. b. DISPOSICIÓN FINAL: Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo de cada Proceso los tipos de disposición definidos son: Conservación Total (CT), Digitalización (D) - después de digitalizar los registros se procede a realizar backup, según lo establecido en el PROC-T-004 “Procedimiento para respaldar la información en formato electrónico”, y Eliminación (E). En la Lista Maestra de control de Documentos y Registros se tendrán en cuenta, al menos los siguientes criterios: Almacenamiento: Se definen las características para almacenar el documento (registro). Para detallar este aspecto se definieron los siguientes campos: Tipo de almacenamiento: Puede ser en medio físico o magnético. Lugar: Define el lugar (oficina, carpeta, computador, etc.) donde se mantiene el documento en medio físico o magnético. Niveles de Acceso: Restricciones de acceso o consulta de la información registrada. 

 



El gerente de cada área, es el responsable de solicitar la inclusión, actualización o anulación de los formatos al gerente de calidad. Cuando se trate de formatos para inclusión, se debe asegurar que contengan todos los aspectos del control que se indican en este procedimiento. Lo anteriormente descrito se detalla en el formato FOR-G-006 “Formato para control de registros”.

4.3. Protección y legibilidad de los documentos (registros) a. Protección de documentos (registros) en medio físico Todos los registros en copia dura deben ser legibles, libres de enmendaduras; cuando por algún caso deba enmendarse un registro, debe validarse con firma responsable en el sitio donde se haga la corrección, o con notas aclaratorias que justifiquen la situación. Todos los campos de un registro deben ser llenados. Cuando el campo no corresponde a las características del proceso, servicio o inspección, se debe llenar con las letras N/A (No


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Aplica). Si por alguna circunstancia no se dispone de un dato, debe trazarse una línea en el campo. Archivo: 

La gerencia de cada área de JAMSA es responsable de controlar los registros generados en su área que hayan sido establecidos para demostrar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión. Los registros se deben proteger en carpetas, fólder o cualquier otro elemento que conserve su legibilidad y evite deterioro en su presentación. Estas deben estar debidamente identificadas para permitir su búsqueda e identificación en el listado maestro de registros. 

Archivo Central o Histórico

Las carpetas luego de terminar su tiempo en archivo de Proceso pasan a archivo central, quien se encarga de administrar los documentos hasta su disposición final.

b. Protección de documentos (registros) en medio magnético. Los registros generados mediante software no tendrán codificación y se debe garantizar su integridad mediante el sistema de copias de seguridad que se manejaran conforme lo establecido en el procedimiento PROC-T-004. Cada área es responsable de realizar las copias de seguridad del equipo de cada miembro del equipo de JAMSA.

4.4. Préstamo y devolución de documentos (registros) Todos los registros generados por JAMSA deberán controlarse para garantizar que estos no se pierdan y se puedan recuperar de manera fácil y rápida. La recuperación se agiliza organizando de manera consecutiva, cronológicamente, alfabéticamente, entre otros, el contenido de las carpetas de los documentos (registros).

5. RESPONSABILIDADES 5.1. Gerente general. 1) Suministrar los medios necesarios para generar y mantener los registros de manera adecuada. 2) Revisar y aprobar los criterios de control de los documentos de cada área. 3) Definir los criterios de control de documentos propios de su área.

5.2. Gerente administrativo. 1) Definir los criterios de control de documentos propios de su área. 2) Resguardar los documentos y registros de los archivos centrales y propios de su área.


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5.3. Gerente de técnico. 1) Definir los criterios de control de los documentos propios de su área. 2) Resguardar el archivo de documentos y registros de su área.

5.4. Gerente de Calidad. 1) 2) 3) 4)

Definir los criterios de control de los documentos propios de su área. Resguardar el archivo de documentos y registros de su área. Actualizar la lista maestra de documentos. Difundir los criterios de control de documentos y registros.

6. FORMATOS RELACIONADOS. 1. FOR-G-006 Formato para control de registros.


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