Código: ASIG-PD-04
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS 1
Versión: 2.0 Fecha: Junio 12 de 2014 Página: 1 de 5
Objetivo
Establecer las actividades necesarias para el control, administración y disposición de los registros del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio. 2
Alcance
Este procedimiento aplica para la identificación, el almacenamiento, protección, recuperación y la disposición de todos los registros generados dentro del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo resultado de la ejecución de sus actividades 3
Definiciones
Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante consulta), los registros del SIG y para permitir su consulta solamente a las áreas afectadas. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Comité de archivo: Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
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Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Identificación: acción que permite reconocer los registros del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y relacionarlos con el documento respectivo establecido en el SIG. Legibilidad: que pueda leerse la información contenida en el registro. Protección: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil. Registro: tipo especial de documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tiempo de retención: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo respectivo después de las transferencias documentales. Las condiciones de control sobre el tiempo de retención y la disposición de los registros deben ser coherentes con las Tablas de Retención Documental del Ministerio, listado maestro de registros y lo dictado por la Ley 594 de 2000. 4
Generalidades del procedimiento
El control de los registros se realizará de acuerdo con las políticas y directrices del Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos ASIG-PD-01, El Programa de Gestión Documental GD-PG-01 y lineamientos de Gestión de bases de datos para el Ministerio del Trabajo. Cada dependencia del Ministerio del Trabajo debe administrar sus archivos de acuerdo con las funciones que se esté desarrollando, estableciendo de esta forma la responsabilidad en: Almacenamiento: Tipo de soporte donde se encuentra Físico o Digital. Protección: Tipo de Archivo donde se encuentra el Físico o Digital
.
Recuperación: Como llego a la información asegurada, en casos de detrimento de esta. Tiempo de Retención: Tiempo de archivo en Gestión o Central. Gestión: Archivo Diario y Primario para la Documentación Generada. Central: Archivo Diario y Secundario para la Documentación Generada. Disposición: Actividad para la decisión de la conservación del documento. Según los requisitos consignados por el listado Maestro de Registros del SIG en los casos que aplique y las tablas de retención documental y la política de recuperación de información Digital.
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Las Tablas de Retención Documental establecen los parámetros de organización de los archivos de acuerdo con los documentos producidos o recibidos en relación con las funciones y procesos; se debe tener en cuenta que las copias recibidas y que no se encuentran en la Tabla de Retención Documental, sirven como referencia a la gestión administrativa y de información de manera temporal o permanente. Para la organización, identificación y acceso a los archivos de los documentos de Ministerio del Trabajo se deben aplicar las directrices definidas en el capítulo 4 del “Programa de Gestión Documental” GD-PG-01. En el capítulo 7 del “Programa de Gestión Documental” se establecen las directrices para el almacenamiento, conservación y disposición final de los documentos de archivo. 5
Descripción de las actividades No.
Actividad
Responsable
Registro/Documento
Identificar los registros del Sistema Integrado de Gestión
1.
Al elaborar o modificar las actividades de documento o en particular en un procedimiento se identifican los registros relacionándolos en la Responsable y/o gestor columna “Registro/Documento”. del proceso N/A Los registros se identifican en cada una de las actividades de los procedimientos por el nombre y el código asignado al formato o por el nombre en el caso de no ser un formato del SIG como correo electrónico, fotos, base de datos, aplicativos entre otros. Actualizar el listado maestro de registros
2.
Para incluir el registro en el Listado Maestro de Administrador del SIG Registros ASIG-PD-04-F-01
Listado maestro de registros ASIG-PD-04F-01
Diligenciar el registro 3.
Los registros se deben diligenciar garantizando Servidores Públicos que sean legibles, identificables y que proporcio- responsables de ejecu- N/A nen evidencia de la conformidad con los requisi- tar los procedimientos tos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del Sistema Integrado de Gestión.
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Almacenar el registro
4.
Clasificar, archivar y almacenar los registros generados en los procesos según lo establecido en los criterios mencionados en Generalidades del Procedimiento. Servidores Públicos responsables de ejecu- N/A Teniendo en cuenta que además de los registros tar los procedimientos físicos, se cuenta con registros electrónicos, se deberá garantizar la obtención de las copias de seguridad (back ups) con la periodicidad requerida.
Proteger el Registro 5.
Conservar el registro para que no sufra alteraciones en su información. Según lo establecido en los criterios mencionados en Generalidades del Procedimiento.
Servidores Públicos responsables de ejecu- N/A tar los procedimientos
Recuperar los registros 5.
Servidores públicos Controlar el uso y consulta de los registros, te- responsables del archi- N/A niendo en cuenta el nivel de confidencialidad de vo los mismos y asegurando su integridad. Disponer finalmente del registro
6.
Servidores públicos Una vez cumplido el período de retención de responsables del archiacuerdo con las tablas de retención documental vo se determina la disposición final de los registros. Fin
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Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral 5).
Actividad 2: La inclusión de un registro en Listado Maestro de Registros ASIG-PD-04-F-01 requiere cumplir los requisitos consignados por el listado Maestro de Registros del SIG en los casos que aplique, las tablas de retención documental y la política de recuperación de información Digital. NOTA: El tipo de archivo y almacenamiento de los registros deberá garantizar su protección, disposición y recuperación por el tiempo definido. 7. Anexos
