UNIVERSIDAD “AUTÓNOMA TOMAS FRÍAS” FACUL FACULT TAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS EC ONÓMICAS FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRESUPUESTO BASE CERO MATERIA: MATERIA:
Administración Administ ración de Presupuestos (A D M – 4 7 0)
DOCENTE:
Lic. Jaime Ortiz D.
ESTUDIANTE:
Univ. Univ. Aviza Aviz Alan Seint Fermín
FECHA:
P - 29 - V – 13
Potosí – Bolivia 0
Presupuesto Base Cero 1.- INTRODUCCIÓN El presupuesto base cero es un proceso presupuestario aplicado tanto en el gestión empresarial como en programas presupuestarios públicos que exige a cada gestor justificar detalladamente la totalidad de las peticiones presupuestarias, debiendo justificarse la necesidad de cada importe a gastar. En general el procedimiento debe identificar las actividades en grupos de decisión que son evaluados y ordenados según su prioridad. Se realiza sin tomar en consideración experiencias habidas. Este presupue sto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de camb io y por el aumento continuo de costos en todos los niveles. Resulta costoso y con información extemporánea, pero sirve para evitar vicios, repeticiones y obsolescencia. Primeramente se citara el origen de este tipo de presupuesto
2.- ANTECEDENTES Existe un antecedente sobresaliente de intento de este presupuesto, por parte del Departamento de Agricultura de EE.UU, para el año de 1964, que fue un verdadero fracaso, puesto que resulto extremadamente laborioso, con obtención de cifras extemporáneas, que lejos de ayudar perjudicaron, por haber retardado todo, y cuando fueron obtenidos, para nada sirvieron. Lo que ha puesto como novedad la expresión de presupuesto base cero, ha sido la modalidad que le ha dado el norteamericano Peter Phyr. 1 El nacimiento de este enfoque fue en el año de 1970, y Peter Phyr lo introdujo en la empresa norteamericana Texas Instruments donde escribió un artículo sobre lo que se
JUÁREZ, Benito. “Presupuesto Base Cero”. Editorial: Ediciones contables y administravas. México 1983
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estaba llevando a cabo en esa empresa sobre administración presupuestal. Ante el éxito del sistema, se extendió a otras empresas como Westinhouse, Boeing o AT&T.2 En 1971, el entonces gobernador del Estado de Georgia, Jimmy Carter, contrató como asesor a Phyr para la implantación del sistema presupuestario en la Administración del Estado llamando lo Presupuesto Base. En 1977, cuando Carter fue elegido Presidente de los Estados Unidos instauró esta técnica de elaboración del presupuesto en la Administración Federal para el ejercicio fiscal de 1979. La base del presupuesto base cero fue, según el presidente Carter, el denominado síndrome presupuestario, un sistema de elaboración de presupuestos que en e l ambiente inflacionista de los años setenta, conllevaba presión sobre los presupuestos de empr esas que generaba decisiones de recortes de gastos poco motivados y que incurría en errores de gestión. Los antecedentes del presupuesto base cero son los sistemas presupuestarios denominados de planificación por programas, conocido por las iniciales en inglés PPBS (Planning
Programing
Budgeting
System),
introducido
en
la
Administración
norteamericana en los años cincuenta, y que pretendió reformar el sistema presupuestario existente.3 En conclusión el presupuesto base cero surge en la empresa privada y lo adopta el presidente Carter en EE.UU. para la Administración Federal con el fin de reducir el gasto sin reducir la cantidad o calidad de los servicios suministrados.
3.- DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO BASE CERO El presupuesto base cero es una metodología de planeación y presupuesto que trata de revaluar cada año todos los programas y gastos de una entidad organizacional, de ahí su denominación.4 Consiste en revaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre de cero; es decir se, elabora como si fuera la primera operación de la empresa, y se evalúa y justifica
FERNÁNDEZ VACCARO, Pablo. “El presupuesto: el presupuesto como instrumento de políca económica en el Uruguay”. Contaduría General de la Nación. Uruguay 2007. 3 HACIENDA PUBLICA, “Sistemas y estructuras presupuestarias”, Universidad de Salamanca, Salamanca 2009. 4 ÍDEM 1 2
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el monto y necesidad de cada renglón del mismo. Se olvida del pasado para planear con plena conciencia el futuro. Es el proceso de realizar un presupuesto basado únicamente en las expectativas par a el año siguiente, sin referencias a los años anteriores, sin base de datos h istóricos; también en nuevas operaciones que sean diferentes a las habituales de la empresa. Cuando las empresas están gastando más de lo necesario o desmesuradamente, se elabora el presupuesto base cero, para reorientar los recursos con mayor efectividad. El proceso base cero proporciona información detallada sobre el dinero que se necesita para lograr los resultados deseados, enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior. El presupuesto base cero proporciona un medio para poder identificar y evaluar eficazmente las actividades y los problemas correspondientes para poder tomar decisiones y las medidas para resolver los problemas y asignar y aprovechar los recursos en forma eficaz. Por su parte Peter A. Phyr lo define diciendo que el Presupuesto Base Cero, en primer lugar, es un proceso de carácter administrativo, después, un proceso de planeación, y en tercer lugar un proceso presupuestario. Sobre la segunda etapa, es un proceso de planeación porque requiere de fijar metas y objetivos por las que se deben tomar decisiones de acuerdo a la política de organización de la institución con la finalidad de seleccionar las mejores opciones respecto a la relación beneficio-costo. La aportación más importante de Phyr a este sistema de presupuesto, es la aplicación del Paquete de Decisión, el cuál es un documento que identifica y describe una actividad específica, para que la administración pueda analizar y jerarquizar las actividades por orden de mayor a menor beneficio a las que se aplicarán los recursos disponibles, y así tomar una decisión de aprobación o no. El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado completo y en detalle. Cada gerente debe preparar un paquete de decisión de
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cada actividad u operación el cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas y evaluación de resultados.5 Responde a las siguientes preguntas: * ¿Por qué debe gastarse? * ¿La forma elegida es la mejor? Consiste en identificar actividades organizacionales y clasificarlas mediante análisis y evaluación del costo beneficio. En consecuencia, este método puede ser aplicado a toda actividad, función u operación donde sea posible determinar la relación costo-beneficio. 6 En conclusión la idea de que se parte en esta técnica, es plantearse la definición de objetivos y metas, toda vez que se elabora un presupuesto, como si fuera el primer año de implantación del mismo, o sea, a partir de cero en la elaboración de cada uno de los programas.7 A continuación se muestra una figura Nº 1 de cómo es el presupuesto base cero: FIGURA Nº 1: como es el presupuesto base cero
Planeación Establecer planes y programas. Fijar los objetivos y metas. Tomar decisiones sobre políticas básicas.
Presupuesto Base Cero Identificar y evaluar detalladamente todas las actividades, alternativas y costos, necesarios para realizar los planes.
Evaluación Comprobar el presupuesto con el plan. Determinar las alternativas entre metas y costo.
Presupuesto y plan de operaciones
Revisiones
CÁMARA DE DIPUTADOS, CENTRO DE ESTUDIOS DE LAS FINANZAS PÚBLICAS. “El presupuesto base cero: compilación de notas seleccionadas”. Palacio legislavo de San Lázaro 2005. 6 STONICH, Paul J. “Cómo planicar y presupuestar con base en cero”. Estados unidos mexicanos. México 1978. 7 ÍDEM 2 5
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4.- PAQUETES DE DECISIÓN Paquete de Decisión es el documento que identifica y describe una actividad específica de tal manera que la administración pueda (Figura Nº 2): A) Evaluar y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten por los mismo
o similares recursos limitados y; B) Decidir si la aprobara o desaprobara.
La descripción completa de cada actividad, función u operación que la administración necesita para evaluarla y compararla con otras similares incluye: a) Metas y objetivos b) Consecuencias de aprobar la actividad c) Medida de rendimiento d) Otros posibles recursos de acción e) Costos y beneficios
Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos grupos: 1. De eliminación mutua: o sea, aquellos que presentan diversas alternativas para
realizar la misma actividad, eligiéndose la mejor y excluyendo los paquetes restantes y; 2. De incremento: son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o
costo.8 Son los programas o categorías equivalentes que se toman como unidades, para la adopción de decisiones sobre lo que se va programar. Para cada unidad de Decisión se deben definir varias alternativas que son normalmente cuatro: - Nivel mínimo: mínimo nivel de asignación de recursos con el cua l la Unidad podrá seguir operando - Nivel corriente: misma producción del período anterior contemplando los aumentos inflacionarios
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- Nivel incremental: producción del año anterior incrementado en un determinado porcentaje, según lo que opinen los responsables. - Nivel cero: se plantea qué pasaría si esa Unidad desapareciera.- Esta es la esencia del Presupuesto Base Cero9 Figura Nº 2: Paquete de decisión
PAQUETE DE DECISI N Nombre del paquete:
SISTEMA AUTOMATIZADO PARA INVENTARIOS
Departamento:
PLANEACIÓN
Centro de costo:
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Clasificación:
3 CONCEPTO
Un sistema perpetuo y de acceso inmediato para inventarios de artículos terminados y en proceso de fabricación. Se requiere la actividad de programación de dos hombres-año y $30.000,00 de gastos por costos de computadora. BENEFICIOS Disminuirán las demoras de producción y embarque a la falta de existencias y decrecerán en 25% los niveles de inventarios. Su costo se recuperara en un año. ALTERNATIVAS Y CONSECUENCIAS Eliminar el sistema.- Empero, esto no permitirá los beneficios mencionados y se desperdiciaran los $20.000,00 gastados en su preparación. Demorar su instalación, de septiembre 19 de abril de 2013 ahorrando así $30.000,00 en el primer año. Eliminar la capacidad de acceso inmediato del sistema. (%$5.000,00 de disminución en el costo del paquete) Extender el sistema para incluir inventarios de materias primas. ($15.000,00 de costo adicional) RECURSOS REQUERIDOS 1977 – 1978
$
0,00
(Personal 0)
1978 – 1979
$ 30.000,00
(Personal 2)
1978 – 1979
$ 30.000,00
Computación
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5.- DIFERENCIAS CON EL SISTEMA TRADICIONAL Entre el presupuesto base cero y el presupuesto tradicional pueden establecerse las siguientes diferencias básicas.10
TRADICIONAL 1.- Se inicia con un importe monetario ya existente 2.- Principia definiendo los rubros y partidas presupuestarias que se deben gastar en el próximo periodo. 3.- Evalúa la relación costo-beneficio de nuevas actividades. 4.- No examina alternativas óptimas ante cierta situación. 5.- Se elabora para las actividades tanto los costos directos como indirectos.
BASE CERO 1.- Se inicia con el importe monetario en cero. 2.- Principia haciendo un diagnóstico, definiendo una misión y objetivos, los cuales posteriormente se cuantificaran, según las mejores alternativas. 3.- Evalúa la relación costo-beneficio en todo el sistema. 4.- Analiza y evalúa diferentes alternativas con el objeto de escoger la mejor 5.- Se elabora únicamente en las que incluyen actividades que implican costos indirectos.
6.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS VENTAJAS - Favorece la eficiente ubicación de fondos, con base en necesidades y beneficios para la organización. - Evita que los costos salgan de control. - Permite a los administradores encontrar caminos costo-efectivos para mejorar sus operaciones. - Incrementa la motivación del personal staff al brindarle mayor iniciativa y responsabilidad en la toma de decisiones. - Incrementa la comunicación y la coordinación dentro de la organización.
RODRÍGUEZ V. Gustavo. “Enfoque generalizado de los presupuestos, pos de presupuestos y breve explicación de cada uno”. Universidad Sergio Arboleda. 10
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- Destierra la práctica, bastante usual, de inflar los presupuestos pensando que luego serán recortados, cubriendo así a los administrativos. - Identifica y elimina operaciones obsoletas o innecesarias. 11 - Mientras que el Presupuesto base cero analiza todos los gastos, incluidos los existentes, el resto de los sistemas realiza un análisis sólo de las nuevas decisiones de gasto. - El horizonte temporal del PPBC es más amplio que el anual. - Parte de cero cada año, de modo que se vuelva a justificar todas las partidas del nuevo presupuesto y no se negocie el incremento sobre el presupuesto del año anterior s in más. Para el caso del sector público, conlleva la ordenación por prioridades de actividades del Sector Público, con un detalle analítico de las distintas formas de alcanzar cada o bjetivo. 12 DESVENTAJAS - Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de decisión. Es un trabajo arduo y exhaustivo, que requiere de mucho tiempo. - Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos. - Se necesita capacitar a los administradores. El presupuesto base cero debe ser entendido por los administradores a varios niveles en la organización. - Implica utilizar análisis, imaginación y creatividad para programar, defender y fundamentar las acciones a realizar en cada unidad y en la organización. 13 - Necesidad de una planificación adecuada antes de su puesta en marcha. - Su aplicación estricta y sin planificación absorbe una enorme utilización de tiempo. - En su aplicación se ha detectado la utilización de datos inútiles y duplicidad de esfuerzos en distintos niveles del proceso. 14
7.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO BASE CERO
ÍDEM 6 Wikipedia.org 13 ÍDEM 6 14 ÍDEM 12 11 12
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El presupuesto base cero se desarrolló a partir de las siguientes etapas que se listan:
1. Identificación de actividades La unidad administrativa que solicita los recursos debe elaborar un informe con
Información básica sobre unidad de decisión.
Objetivos a largo plazo atribuidos a la unidad.
Necesidades concretas a atender.
Alternativas para alcanzar cada finalidad (indicando por qué la fórmula elegida es apropiada).
Grado de consecución de los objetivos hasta el momento de elaboración del informe.
2. Identificación de paquetes de decisión. Deben incluir:
Datos de identificación (centro de gasto, nº proyecto, etc).
Descripción de objetivos (y sus consecuencias).
Análisis de alternativas para realizar la actividad y de los posibles niveles de gasto.
Evaluación de los objetivos a c/p, expresando los resultados esperados de forma cuantitativa y con la probabilidad de ser logrados.
Evaluación de los objetivos a l/p de la unidad administrativa.
Otra información adicional que ayude a evaluar el “paquete de decisión”. 15
3. Diseño de las hojas de análisis de los distintos bloques de decisión. 4. Establecimiento de distintas alternativas. 5. Ordenación de las prioridades. 6. Toma de decisión.16 8.- EFECTOS DEL PRESUPUESTO BASE CERO
ÍDEM 3 ÍDEM 12
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1) No hay reducciones significativas del gasto (depende más de voluntad política y posibilidades recaudatorias). 2) Generalmente, ha generado transferencias de fondos dentro de la misma unidad administrativa
causa: si el director de la unidad no tiene garantizado el presupuesto
de la unidad, tiene incentivos a presentar muchos programas de nivel mínimo (que tienen más posibilidades de pasar la evaluación en el organismo superior). 3) Escasas transferencias de fondos entre organismos por distintos organismos
poco homogéneos
causa: paquetes elaborados difíciles de comparar.
4) Ha logrado eliminar las actividades menos productivas de los centros de gasto (no absolutamente). 5) Mejor conocimiento del destino de los recursos entregados a cada unidad administrativa para unidades administrativas y organismo central (coste y rendimiento de los mismos).
9.- CONCLUSIÓN El método de planeación y presupuesto base cero, proporciona grandes oportunidades a la alta gerencia empresarial, puesto que contando con esta herramienta de operación, tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo que es la entidad en su conjunto, de utilizar más información para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera más efectiva, y de recudir los costos en forma lógica y no arbitrariamente, en forma integral. El diseño del proceso debe ser desarrollado tomando en cuenta los diversos factores ambientales que afecta a la organización el “nivel cultural” de la misma y sus objetivos. Este método no viene a desplazar el sistema presupuestal que se tenga implantado, mucho menos al programa de presupuesto por programas, sino más bien viene a ser un complemento, mediante un enfoque adicional, que permite todas las ventajas citadas. Los paquetes de decisiones son un conjunto para tomar decisiones sobre lo más importante o sobre lo que se crea conveniente, y con base en lo resultante, tomar la decisión que servirá de fundamento para la elaboración del presupuesto. Con lo anterior se precisa que el presupuesto base cero de Phyr, no viene a substituir las otras técnicas presupuestales, puesto que es un simple método. 10
10.- BIBLIOGRAFÍA
JUÁREZ, Benito. “Presupuesto Base Cero”. Editorial: Ediciones contables y administrativas. México 1983.
FERNÁNDEZ VACCARO, Pablo. “El presupuesto: el presupuesto como instru mento de política económica en el Uruguay”. Contaduría General de la Nación. Uruguay 2007.
HACIENDA PUBLICA, “Sistemas y estructuras presupuestarias”, Universidad de Salamanca, Salamanca 2009.
CÁMARA DE DIPUTADOS, CENTRO DE ESTUDIOS DE LAS FINANZAS PÚBLICAS. “El presupuesto base cero: compilación de notas seleccionadas”. Palacio legislativo de San Lázaro 2005.
STONICH, Paul J. “Cómo planificar y presupuestar con base en cero”. Estados unidos mexicanos. México 1978.
RODRÍGUEZ V. Gustavo. “Enfoque generalizado de los presupuestos, tipos de presupuestos y breve explicación de cada uno”. Universidad Sergio Arboleda.
Wikipedia.org
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